2.

3 Prosedur Penyimpanan Sarana dan Prasarana

Penyimpanan ialah kegiatan yang dilakukan untuk menampung hasil pengadaan barang-
barang demi keamanan baik yang belum atau akan didistribusikan. Kegiatan penyimpanan
meliputi menerima, menyimpan, dan mengeluarkan/mendistribusikan barang dari gudang.

1. Penerimaan
Penerimaan barang merupakan awal dari arus bergeraknya barang di gudang baik yang
masuk maupun keluar. Penerimaan barang dari penyedia barang atau lembaga lain
memang terlihat mudah akan tetapi apabila tidak memiliki sistem yang mengatur hal
tersebut maka dapat dipastikan akan mengganggu produktivitas dari alur barang. Hal ini
akan mengakibatkan terjadinya kerusakan atau kesalahan barang yang terdapat didalam
gudang. Berikut hal-hal penting yang perlu diperhatikan dalam penerimaan barang :
1. Pemeriksaan & Pengecekan Barang
Sebelum barang dimasukkan ke penyimpanan, sebaiknya barang yang telah dikirim
supplier dicek terlebih dahulu (Berdasarkan bukti pesanan barang dari gudang). Hal
tersebut dilakukan agar barang yang diterima benar-benar dalam kondisi baik dan
spesifikasi barang tepat seperti jumlah, kualitas, type, maupun kelengkapan
administrasi seperti surat kepemilikan. Namun apabila didapati barang yang diterima
dalam kondisi rusak, pembeli dapat melakukan pengaduan dengan mengirim surat
pengaduan barang. Berikut contoh surat pesanan barang & surat pengaduan barang :

Surat Pesanan Barang Surat Pengaduan Barang

2. Pembuatan Berita Acara Penerimaan
Surat tanda terima merupakan surat tanda bukti yang dikirimkan oleh supplier terkait
penerimaan barang/jasa yang diberikan. Tujuan dari pemberian surat tanda terima
adalah untuk memastikan bahwa barang/jasa telah diterima secara utuh oleh pihak
pembeli, dan pihak penjual tidak perlu lagi memeriksa ulang kepada pihak jasa
ekspedisi perihal keberadaan barang/jasa tersebut.Selain itu juga bukti tanda terima
barang akan dijakan dasar oleh supplier untuk menagih pembayaran ke pemesan
barang.
2. Penyimpanan
Penyimpanan adalah kegiatan yang dilakukan untuk menampung hasil pengadaan barang
milik negara (baik hasil pembelian, hibah, hadiah) seperti perabot, alat tulis kantor, surat-
surat maupun barang elektronik pada wadah/tempat yang telah disediakan.

1. Aspek – Aspek yang Perlu diperhatikan dalam Penyimpanan

A. Aspek Fisik
Aspek fisik dalam penyimpanan adalah wadah yang diperlukan untuk
menampung barang milik negara berasal dari pengadaan. Aspek ini biasa
disebut gudang. Sebagai tempat penyimpanan, gudang dapat dibedakan menjadi
beberapa hal yaitu:
1. Gudang Pusat
Gudang yang diperlukan untuk menampung barang hasil pengadaan, yang
terletak pada unit biasanya gudang pusat juga digunakan untuk menyimpan
barang yang akan dijadikan stok atau persediaan.
2. Gudang Penyalur
Gudang yang digunakan untuk menyimpan barang sementara sebelum
disalurkan ke unit atau satuan kerja yang membutuhkan.
3. Gudang Transit
Gudang yang digunakan untuk menyimpan barang sementara sebelum
disalurkan ke unit satuan kerja yang membutuhkan.
4. Gudang Khusus
Gudang khusus digunakan untuk tempat penyimpanan barang yang sudah
habis masa pakainya atau barang usang, yang bisa diakibatkan karena
memang barang tersebut sudah tidak dapat digunakan karena adanya
perkembangan kebutuhan barang sekolah, misalnya Overhead Projector
(OHP) yang tergantikan dengan Liquit Crystal Display (LCD). Gudang
khusus digunakan untuk tempat transit barang-barang yang akan dihapus.
5. Gudang Pemakai
Gudang yang diperlukan untuk menyimpan barangbarang yang akan dan
telah digunakan dalam pelaksanaan kegiatan.
 B. Aspek Administrasi
Aspek administratif yaitu hal-hal yang diperlukan untuk mendukung
pelaksanaan kegiatan dalam penyimpanan seperti: bendaharawan kepala
gudang, urusan tata usaha, urusan penerimaan, urusan penyimpanan dan
pemeliharaan, urusan pengeluaran.

2. Hal – Hal yang Harus diperhatikan dalam Penyimpanan

1. Persediaan Alat-Alat Pemeliharaan
Agar semua barang yang tersimpan digudang dalam keadaan baik, petugas
gudang harus menyediakan alat-alat pemeliharaan seperti kemoceng, kain
pembersih, obeng dan lain sebagainya. Pemeliharaan yang dilakukan sendiri
dapat bersifat pengecekan, pencegahan, perbaikan ringan, dan perbaikan berat.
2. Pergudangan yang Memenuhi Syarat
Gudang sendiri merupakan tempat penyimpanan barang, jadi diharapkan
gudang yang dimiliki sekolah harus memenuhi syarat – syarat yang telah
ditentukan. Gudang sendiri berdasarkan bentuknya terdapat dua macam yaitu
gudang terbuka & gudang tertutup. Gudang terbuka adalah gudang yang tidak
berdinding dan tidak beratap, tetapi berlantai dan harus dikeraskan sesuai
dengan berat barang-barang yang akan disimpan. Sedangkan gudang tertutup
adalah gudang berdinding dan beratap yang konstruksinya disesuaikan dengan
fungsi gudang itu.
3. Sifat Barang yang disimpan
Sebelum barang disimpan sebaiknya dikelompokkan terlebih dahulu sesuai
dengan sifat dan karakteristik barang tersebut.
4. Prosedur & Tata Cara
Kegiatan penyimpanan barang akan berjalan dengan baik apabila petugas
gudang sudah menerapkan prosedur dan tata cara yang efektif dan efesien dalam
penyimpanan barang.
5. Biaya yang Disediakan
Kepala gudang harus memperhatikan semua hal dalam penyimpanan termasuk
biaya, dalam kegiatan penyimpanan sendiri memerlukan biaya untuk pengadaan
barang, pemeliharan barang dan lain sebagainya.
 6. Jangka Waktu Penyimpanan
Petugas gudang harus memperhatikan jangka waktu penyimpanan agar dapat
mengeluarkan barang-barang yang memang jangka waktunya sudah habis.

3. Tata Cara Penyimpanan Barang

1. Penelitian
Meneliti dan mengecek barang – barang yang akan disimpan.
2. Klasifikasi
Mengelompokkan barang sesuai dengan spesifikasinya, seperti sifatnya habis
pakai, sekali pakai serta memberikan kode identifikasi barang sesuai dengan
urutan kode klasifikasi barang. Berikut contoh kode klasifikasi barang :
3. Pembukuan Barang
Mencatat barang semua barang ke kartu persediaan barang (kartu stock), berikut
contoh kartu persediaan barang :

4. Pengontrolan Barang
Barang-barang yang sudah diterima,dicatat, digudangkan,diatur,dirawat dan di
jaga secara tertib aman dan rapih lalu menyelenggarakan administrasi
penyimpanan dan penggunaan atas semua barang yang ada dalam ruang atau
gudang. Lalu mengontrol dan menghitung barang secara berkala setelah itu
membuat laporan tentang keadaan penyimpanan barang sesuai dengan ketentuan
yang berlaku.
4. Beberapa Contoh Penyimpanan Barang di Sekolah
1. Barang – barang yang harus disimpan di ruang kepala sekolah
A. Grafik Kegiatan Sekolah
B. Struktur Organisasi Sekolah
C. Uraian Rencana Kerja tahunan
D. Daftar Pelajaran
E. Daftar Guru dan Pegawai
F. Gambar Presiden dan Wapres
G. Sang Saka Merah Putih
H. Papan Pengelolaan
I. Teks Pancasila
J. Pembukaan UU 1945 dan lain lain

2. Barang – barang yang harus disimpan di ruang kelas

A. Papan Absen Kelas

B. Daftar Pembagian Tugas Piket
C. Daftar Mata Pelajaran
D. Organisasi kelas
E. Peraturan Tata Tertib Kelas
F. Peta & Jam Dinding
G. Kipas Angin / AC
H. Papan Tulis dan lain – lain

3. Barang – barang yang harus disimpan di ruang guru

A. Papan Pengumuman
B. Papan Jadwal Pelajaran
C. Kalender Pendidikan
D. Struktur Organisasi Sekolah
E. Daftar Pembagian Tugas Guru
F. Denah Sekolah
5. Penyimpanan Dokumen Administrasi Sarana & Prasarana berdasarkan Sistem
Kearsipan
Sistem penyimpanan arsip adalah sistem pengelolaan dan penemuan kembali arsip
berdasarkan pedoman yang telah dipilih untuk meningkatkan efektivitas dan
efesiensi penggunaan waktu, tempat, tenaga, dan biaya. Sistem penataan dan
penyimpanan arsip yang baik dan teratur mencerminkan keberhasilan suatu
pengelolaan kegiatan pada masa lalu, yang akan besar pengaruhnya terhadap
pengembangan pada masa yang akan datang.

A. Tujuan dari Penyimpanan Dokumen sendiri adalah :

1. Agar dokumen / arsip dapat disimpan dan ditemukan kembali dengan cepat
dan tepat
2. Menunjang terlaksananya penyusutan arsip yang berdaya guna dan berhasil
guna.
3. Agar dokumen tidak hilang, sehingga informasinya dapat dipelihara.

B. Macam – Macam Sistem Penyimpanan Dokumen Berdasrkan Kearsipan

Dalam penyimpanan arsip diperlukan sebuah sistem, hal ini dikarenakan apabila
dibutuhkan kembali dokumen yang diperlukan dapat ditemukan dengan cepat.
Sistem penyimpanan biasa dikenal dengan sebutan filling atau filling system.
Terdapat lima sistem penyimpanan arsip/surat, yaitu :
1. Sistem Abjad (Alphabetical Filling System)
Sistem abjad merupakan salah satu penyimpanan arsip yang mana
penyelenggaraan sistem kearsipannya berdasarkan abjad alfabet, disusun
mulai dari A sampai Z, Aa sampai Zz, dan seterusnya.
2. Sistem Subjek (Subjectical Filling System)
Sistem subjek adalah sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip
berdasarkan pengelompokan nama masalah/subjek pada isi surat
3. Sistem Tanggal (Cronological Filling System)
Sistem tanggal adalah sistem penyimpanan arsip yang berdasarkan tahun,
bulan, dan tanggal pada arsip yang dibuat.
4. Sistem Wilayah (Geographical Filling System)
Sistem wilayah adalah sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip
berdasarkan nama wilayah dan nama tempat.
 5. Sistem Nomor (Numerical Filling System)
Sistem nomor adalah sistem penyimpanan arsip dengan menggunakan kode
angka / nomor sebagai pengganti dari nama arsip atau nama suatu
organisasi.

3. Penyaluran / Pendistribusian Barang

Penyaluran atau pendistribusian perlengkapan merupakan kegiatan pemindahan barang
dan tanggung jawab kepada unit – unit atau orang – orang yang membutuhkan barang
tersebut.
A. Hal – hal yang harus diperhatikan dalam Penyaluran
1. Ketepatan barang yang disampaikan baik jumlah maupun jenisnya
2. Ketepatan sasaran penyampaian
3. Ketepatan kondisi barang yang disalurkan

B. Asas – Asas Penyaluran / Pendistribusian

Untuk menanggulangi kesalahan dalam melakukan kegiatan pendistribusian,
terdapat asas-asas yang perlu diperhatikan antara lain :
1. Asas Keahlian
Asas keahlian berkaitan dengan orang – orang yang menangani dan melakukan
pengelolaan logistik harus benar-benar memiliki kompetensi teoritis dan teknis
operatif yang memadai dalam pengelolaan logistik.
2. Asas Kreativitas
Asas kreativitas berkaitan dengan orang yang menangani dan melakukan
pengelolaan pendistribusian logistik harus senantiasa mampu memberikan
berbagai alternatif tindakan dan solusi permasalahan, berkaitan dengan kegiatan
manajerial maupun kegiatan operasional dalam upaya pengelolaan perbekalan
guna mendukung efektivitas dan efesiensi pencapaian tujuan organisasi.
3. Asas Ketelitian
Asas ketelitian berkaitan dengan orang yang menangani dan melakukan
pengelolaan logistik harus orang yang teliti dan baik, berkaitan dengan kegiatan
pendistribusian logistik sehingga dapat memberikan informasi/data yang tepat
dan benar.
 4. Asas Ketertiban & Kedisiplinan
Asas ketertiban dan kedispilinan berkaitan dengan orang yang menangani dan
melakukan pengelolaan logistik harus mampu mengelola tugas-tugas utamanya
maupun mengelola waktu , yang berkaitan dengan kegiatan logistik.
5. Asas Kualitas Pelayanan
Asas kualitas pelayanan dengan orang yang menangani dan melakukan
pengelolaan logistik hendaknya tidak hanya mempertimbangkan kepuasan
beberapa pihak yang berkepentingan (stakeholder) dan dilayani, baik terhadap
penggunaa (user) maupun pemasok (supplier).
6. Asas Kesempurnaan Watak
Asas kesempurnaan watak berkaitan dengan orang yang menangani dan
melakukan pengelolaan logistik harus memiliki sifat sikap mental dan moralitas
yang baik, terutama sikap jujur dan bertangggung jawab.
7. Asas Efektivitas
Asas efektivitas merupakan segala aktivitas yang dilakukan dalam manajemen
logistik yang berkaitan dengan kegiatan pendistribusian logistik, yang
berorientasi pada pencapaian tujuan organisasi.
8. Asas Efesiensi
Asas efesiensi yaitu setiap kegiatan pengelolan harus selalu memerhatikan dan
menerapkan pertimbangan seminimum mungkin biaya yang dikeluarkan baik
berkaitan dengan finansial, material, maupun waktu.

C. Proses Penyaluran Sarana dan Prasarana

Penyaluran Sarana dan prasarana pendidikan meliputi tiga kegiatan pokok yaitu
penyusunan alokasi, pengiriman, dan penyerahan.
1. Penyusunan Alokasi
Untuk menghindari pemborosan dalam pembagian / pendistribusian barang
sehingga merata dan seimbang dengan kebutuhan pemakaiannya masing-
masing, maka perlu disusun alokasi kuantitas dan frekuensi pendistribusiannya,
sehingga sungguh-sungguh dapat menunjang kegiatan instruksional. Dalam
penyusunan alokasi barang tersebut perlu memerhatikan beberapa hal, sebagai
berikut :
1. Penerimaan barang
2. Waktu penyerahan barang
 3. Jenis barang
4. Jumlah barang
5. Kegunaan/keperluan barang.
Semakin jelas alokasinya, maka semakin jelas pula pelimpahan tanggung jawab
pada penerima. Dengan demikian, pendistribusian akan lebih mudah
dilaksanakan dan dikontrol setiap saat. Tujuan akhir penyusunan alokasi
tersebut adalah untuk menghidari pemborosan yang seharusnya tidak terjadi.

2. Pengiriman Barang
Dalam memenuhi order dan mengirimkan barang, maka bagian gudang
bertanggung jawab memenuhi order dengan mengeluarkan barang dari gudang
sesuai instruksi. Pengiriman barang dari pusat penyaluran barang perlu
memerhatikan beberapa hal, sebagai beriku :
1. Cara pengiriman
2. Pengemasan
3. Pemuatan
4. Pengangkutan

3. Penyerahan Barang
Adapun hal-hal yang perlu dilakukan dalam penyerahan barang, antara lain :
1. Dalam penyerahan barang hendaklah tidak melupakan untuk mengisi daftar
penyerahan barang, surat pengantar, tanda terima, biaya pengiriman, dan
sebagainya.
2. Barang yang telah diterima diinventarisasikan oleh panitia pengadaan,
setelah kebenarannya diperikaa berdasarkan daftar yang ada dalam surat
pengantar.
3. Tidak semua personel bisa menggunakan secara bebas. Barang-barang
tersebut perlu diatur lebih lanjut untuk memudahkan pengawasan dan
pertanggungjawaban.