MAKALAH

SISTEM AKUNTANSI PENGGAJIAN DAN PENGUPAHAN

Disusun Untuk Memenuhi Tugas Mata Kuliah Sistem Informasi

Akuntansi Dosen Pengampu :
Eka Nur Rofik, M.Ak

Disusun oleh :
Kelompok 11
1. Yunita Mayasari (12403193131)
2. Santi (12403193139)
3. Erlinda Prastika Febrianti (12403193142)

SEMESTER 5

JURUSAN AKUNTANSI SYARIAH 5D

FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS ISLAM

UNIVERSITAS ISLAM NEGERI SAYYID ALI RAHMATULLAH

TULUNGAGUNG

SEPTEMBER 2021

i
 KATA PENGANTAR

Assalaamualaikum Wr.Wb

Puji syukur kami panjatkan atas kehadirat Allah SWT karena telah memberikan
kelancaran dan kemurahan-Nya terhadap kami, sehingga kami dapat menyelesaikan
tugas mata kuliah "Sistem Informasi Akuntansi" dalam bentuk makalah. Sholawat serta
salam semoga senantiasa terlimpahkan kepada junjungan kita Nabiyullah Muhammad
SAW.

Dalam penulisan makalah ini, kami menyadari bahwa masih banyak

kekurangan dan kesalahan yang mungkin tidak secara langsung kami sadari, sebab
dengan kemampuan dan pengetahuan kami yang terbatas, maka makalah yang berjudul
"Sistem Akuntansi Penggajian dan Pengupahan" ini, masih jauh dari kata sempurna.
Untuk itu kritik dan saran dari semua pihak sangat kami harapkan demi
penyempurnaan pembuatan makalah ini, kami berharap dari makalah yang telah kami
susun ini dapat bermamfaat dan menambah wawasan bagi kami maupun pembaca.
Amiin.

Wassalaamualaikum Wr.Wb
Tulungagung, 28 September 2021

Penyusun,

ii
 DAFTAR ISI
HALAMAN SAMPUL ……………………………………………………………….i
KATA PENGANTAR………………………………………………………………...ii
DAFTAR ISI ………………………………………………………………………… iii
BAB I
PENDAHULUAN……………………………………………………………………. 1
A. Latar Belakang …………………………………………………………………….. 1

B. Rumusan Masalah………………………………………………………………….. 3

C. Tujuan ………………………………………………………………………………3
BAB II
PEMBAHASAN ……………………………………………………………………... 4
A. SIKLUS MANAJEMEN SUMBER DAYA MANUSIA/PENGGAJIAN………… 4
B. AKTIVITAS SIKLUS PENGGAJIAN……………………………………………..5
C. DOKUMEN PENGGAJIAN YANG DIGUNAKAN……………………………... 9
D. CATATAN YANG DIGUNAKAN………………………………………………...10
E. JARINGAN PROSEDUR YANG MEMBENTUK SISTEM
PENGGAJIAN DAN PENGUPAHAN……………………………………………. 11
F. FUNGSI YANG TERKAIT DENGAN SISTEM PENGGAJIAN
DAN PENGUPAHAN……………………………………………………………... 12
G. PENGENDALIAN INTERNAL ATAS SISTEM INFORMASI
AKUNTANSI BERBASIS KOMPUTER PADA SISTEM PENGGAJIAN
DAN PENGUPAHAN……………………………………………………………... 14
H. TUJUAN PENGENDALIAN, ANCAMAN DAN PROSEDUR………………….. 16
BAB III
PENUTUP……………………………………………………………………………..19
A. Kesimpulan………………………………………………………………………… 19

DAFTAR PUSTAKA…………………………………………………………………20

iii
 BAB II
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang

Setiap perusahaan memiliki tujuan yang harus dicapai dalam menjalankan

aktivitas usahanya. Perusahaaan dituntut untuk dapat berkembang dan lebih

berinovasi agar dapat bersaing secara sehat dalam dunia bisnis. Tujuan tersebut dapat

tercapai apabila perusahaan dapat mengelola sumber daya yang dimiliki dengan baik.

Sumber daya yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan perusahaan adalah sumber

daya alam, sumber daya manusia dan sumber daya modal.

Salah satu unsur terpenting dalam perusahaan adalah sumber daya manusia.

Semakin berkembang perusahaan maka semakin banyak membutuhkan sumber daya

manusia. Sumber daya manusia adalah orang yang bekerja dalam organisasi atau

orang yang melakukan berbagai aktivitas untuk mencapai tujuan organisasi. Agar

perusahaan dapat berkembang dan mencapai tujuan yang telah ditetapkan maka

dibutuhkan sumber daya manusia yang memadai, kompeten dan berkualitas. Sumber

daya manusia pada perusahaan yang biasa disebut pegawai atau karyawan memegang

peranan penting dalam kegiatan operasional perusahaan.

Pekerja atau karyawan pada suatu perusahaan perlu diberikan kompensasi

sebagai bentuk balas jasa yang diberikan oleh perusahaan. Salah satu kompensasi

atau imbalan yang dimaksud adalah dalam bentuk gaji dan upah. Hal ini

dimaksudkan untuk memberikan hak kepada tenaga kerja yang telah memberikan

1
 tenaga dan pikiran dalam memajukan perusahaan. Pemberian gaji yang sesuai

akan mendorong motivasi karyawan agar lebih giat dalam bekerja.

Gaji dan upah adalah pembayaran atas balas jasa yang telah dilakukan oleh

karyawan yang memiliki jenjang jabatan dalam perusahaan, baik itu seorang manager

maupun karyawan pelaksana. Pembayaran gaji merupakan kegiatan yang rutin

dilakukan oleh perusahaan. Gaji termasuk biaya tenaga kerja yang merupakan unsur

terbesar dalam perusahaan yang memerlukan ketelitian dalam penepatan,

penggolongan, pencatatan serta pembayarannya. Aktivitas perusahaan selalu

berlangsung dinamis dan cepat sehingga pimpinan perusahaan tidak mungkin

mengendalikan dan melakukan pengawasan seluruh kegiatan perusahaan tersebut,

termasuk masalah penggajian.

Permasalahan yang sering terjadi dalam pemberian gaji, salah satunya adalah

penyalahgunaan oleh pihak tertentu sehingga muncul kecurangan dan penyelewengan

yang mengakibatkan kerugian pada perusahaan. Dalam hal ini tentunya penggajian

karyawan sangatlah penting diperhatikan oleh perusahaan. Oleh karena itu diperlukan

sistem akuntansi penggajian yang mampu mengendalikan gaji dan upah di suatu

perusahaan.

Sistem akuntansi penggajian dan pengupahan merupakan serangkaian

aktivitas–aktivitas bisnis dalam kegiatan pengolahan data yang terkait dan

berhubungan dengan pengelolaan karyawan perusahaan secara efektif, termasuk di

dalamnya penentuan gaji, upah dan intensif lainnya (Krismiaji dalam Hirmawan

2016). Penerapan sistem akuntansi penggajian merupakan suatu upaya untuk

2
 memperlancar proses pemberian gaji dan upah agar berjalan efektif dan efisien

serta dapat meningkatkan pengendalian intern perusahaan. Sistem akuntansi

penggajian yang baik akan berpengaruh dalam meningkatkan pengendalian intern

perusahaan.

Pengendalian intern adalah organisasi dan metoda yang digunakan untuk

menjaga atau melindungi aktiva, menghasilkan informasi yang akurat dan dapat

dipercaya, perbaiki efisiensi, dan untuk mendorong ditaatinya kebijakan manajemen

(Krismiaji dalam Qudus 2015). Sistem akuntansi penggajian dengan pengendalian

intern sangat berkaitan, hal ini dapat dilihat dari bagaimana suatu fungsi dapat

terkontrol oleh fungsi lain melalui laporan yang sampai kepada pihak manajemen.

Adanya sistem pengendalian intern akan membantu perusahaan dalam

mengendalikan keakuratan data akuntansi serta berperan dalam menjaga kekayaan

perusahaan.

B. Rumusan Masalah
1. Bagaimana siklus manajemen sumber daya manusia/penggajian?
2. Bagaimana aktivitas siklus penggajian?
3. Apa saja dokumen penggajian dan catatan yang digunakan untuk penggajian?
4. Bagaimana cara penggajian dan pengupahan?
5. Apa fungsi yang terkait dengan sistem penggajian dan pengupahan?
6. Apa tujuan pengendalian, ancaman dan prosedur?

C. Tujuan Penulisan
1. Untuk mengetahui siklus manajemen sumber daya manusia/penggajian
2. Untuk mengetahui aktivitas siklus penggajian beseta dokumen dan catatan yang
digunakan
3. Untuk mengetahui cara penggajian dan pengupahan

3
 4. Untuk mengetahui fungi penggajian beserta tujuan pengendalian, ancaman, dan
prosedurnya.

BAB II
PEMBAHASAN

A. SIKLUS MANAJEMEN SUMBER DAYA MANUSIA/PENGGAJIAN

Siklus SDM/Penggajian adalah aktivitas bisnis yang berulang dan operasi
pemrosesan data yang terkait manajemen yang efektif atas tenaga kerja. Fungsi
utama sistem penggajian adalah memberikan kompensasi untuk pegawai. Tanggung
jawab yang mengelola SDM ini adalah kontroler. Siklus SDM tidak hanya
disesuaikan dengan kebutuhan informasi bagi manajemen namun juga untuk pihak
pemerintah, perusahaan asuransi, atau lainnya yang berhubungan dengan kewajiban
pegawai kepada pihak ketiga yang langsung dipotongkan dari gajinya. Control atas
sistem ini harus memadai, untuk memastikan bahwa tidak ada gaji yang dibayarkan
untuk pegawai yang telah keluar (gaji fiktif) dan tidak ada lagi yang dibayarkan
melebihi jumlah yang seharusnya. Pengelolaan SDM harus disesuaikan dengan
standart yang telah di tetapkan dari setiap jabatan mulai dari tahapan rekruitment,
seleksi, penempatan, pengembangan karir dan pemutusan hubungan kerja.
Memang dari dulu SIA belum digunakan untuk mengukur atau melaporkan
status sumber daya manusia sebuah perusahaan. Salah satu alasannya adalah aset
yang dilaporkan dalam laporan keuangan mencerminkan sumberdaya yang dimiliki
perusahaan, tetapi yang belum dikonsumsi. Namun, para pegawai tidak “dimiliki”
oleh perusahaan. Akibatnya, nilai sumberdaya manusia dahulu diakui ketika
digunakan, yang biasanya dicatat sebagai biaya gaji dan upah atau, dalam hal tenaga
kerja langsung di perusahaan manufaktur, dimasukkan sebagai bagian dari biaya
persediaan.

4
B. AKTIVITAS SIKLUS PENGGAJIAN
Tujuan utama dalam sistem informasi akuntansi adalah menghasilkan output
berupa informasi keuangan begitu pula dengan SIA pada siklus penggajian juga
menghasilkan output yang berupa Cek. Cek gaji dikirim untuk mentransfer dana dari
rekening reguler perusahaan ke rekening penggajian. Penggajian adalah salah satu
aplikasi SIA yang terus diproses dalam bentuk batch karena 2 (dua) hal yaitu cek gaji
dibuat secara periodik dan sebagian besar pegawai dibayar pada waktu yang
bersamaan.
Aktivitas-aktivitas yang dilakukan pada sistem penggajian adalah:
a. Perbarui File Induk Penggajian
Langkah ini digunakan untuk mencerminkan berbagai jenis perubahan
penggajian
yang meliputi :
1. Perekrutan
2. Pemberhentian
3. Perubahan tingkat gaji
4. Perubahan dalam pengurangan diskresi
Semua perubahan penggajian dimasukkan tepat pada waktunya dan
ditampilkan dalam periode pembayaran berikutnya, namun catatan tentang
pegawai yang telah berhenti atau dipecat jangan langsung dihapus karena beberap
laporan akhir tahun (termasuk formulir w-2) membutuhkan data mengenai semua
pegawai yang pernah bekerja untuk organisasi tersebut sepanjang tahun terkait.
b. Perbarui Tarif & Pemotongan Pajak
Perubahan tersebut terjadi ketika bagian penggajian menerima pembaruan
mengenai perubahan dalam tarif pajak dan potongan gaji lainnya dari berbagai
unit pemerintah dan perusahaan asuransi.
c. Validasi Data Waktu dan Kehadiran
Penerapan insentif dan bonus membutuhkan adanya hubungan antara sistem
penggajian dengan sistem informasi penjualan dan siklus lainnya guna
mengumpulkan data yang akan digunakan untuk menggunakan teknologi

5
 informasi. Program penggajian tersebut akan melakukan pemeriksaan edit untuk
memverifikasi akurasi dan kewajaran data pada saat dimasukkan.
d. Mempersiapkan Penggajian
File data yang telah di urutkan kemudian digunakan untuk membuat cek gaji
pegawai selanjutnya semua potongan penggajian akan dijumlah dan totalnya
dikurangkan dari gaji kotor untuk mendapatkan gaji bersih. Terakhir yaitu daftar
penggajian dan cek gaji pegawai dicetak. Daftar penggajian yaitu laporan yang
mendaftar gaji kotor setiap pegawai, potongan gaji & gaji bersih dalam format
multi kolom dan disertai daftar potongan terpisah yang mendaftar berbagai
potongan sukarela untuk setiap pegawai.
e. Membayar gaji
Membayar Gaji Sebagian besar pegawai dibayar dengan menggunakan cek
atau dengan penyimpanan langsung gaji bersih ke rekening bank pribadi mereka.
Departemen tempat pegawai bekerja akan memberikan data mengenai jam yang
dihabiskan dan seorang supervisor biasanya akan mengkonfirmasi data tersebut.
Informasi tingkat gaji didapat dari file induk penggajian. Prosedur penggajian
yang pertama yaitu file transaksi penggajian diurut berdasarkan no mor pegawai,
agar berada dalam urutan yang sama dengan yang berada dalam file induk
penggajian.
Apabila organisasi tersebut memproses penggajian dari beberapa divisi, file
transaksi penggajian setiap divisi harus digabungkan. File data yang diurutkan
kemudian digunakan untuk membuat cek gaji pegawai. Bagi setiap pegawai,
catatan file induk penggajian data catatan transaksi terkait akan dibaca dan gaji
kotor akan dihitung. Bagian para pegawai yang dibayar per jam, jumlah jam yang
dihabiskan akan dikali dengan tingkat upah dan kemudian tambahan untuk lembur
atau bonus akan ditambahkan. Bagi para pegawai yang menerima gaji bulanan,
gaji kotor adalah pecahan dari gaji tahunan, yang mencerminkan lamanya periode
pembayaran.
Selanjutnya, semua potongan penggajian akan dijumlah dan totalnya
dikurangkan dari gaji kotor untuk mendapatkan gaji bersih. Potongan gaji berada
dalam dua kategori umum: potongan untuk pajak penghasilan dan potongan

6
 sukarela. Potongan untuk pajak penghasilan mencakup pajak federal, negara
bagian, dan lokal, serta pajak jaminan sosial. Potongan sukarela mencakup
kontribusi rencana pensiun; premi asuransi jiwa, kesehatan, dan cacat ; iuran
serikat pekerja; dan kontribusi untuk berbagai amal. Terakhir, daftar penggajian
dan cek gaji pegawai dicetak.
Daftar penggajian adalah laporan yang mendaftar gaji kotor setiap pegawai,
potongan gaji, dan gaji bersih dalam format multikolom. Daftar ini sering kali
disertai dengan daftar potongan terpisah, yang mendaftar berbagai potongan
sukarela untuk setiap pegawai. Daftar penggajian juga digunakan untuk
mengesahkan transfer dana ke rekening bank perusahaan untuk penggajian. Cek
gaji pegawai juga umumnya melampirkan slip gaji, yang mencantumkan jumlah
gaji kotor, potongan, dan gaji bersih untuk periode saat ini, dan total hingga tahun
ini, untuk setiap kategori.
f. Keluarkan Dana Penggajian
Langkah selanjutnya adalah pembayaran yang sesungguhnya atas cek gaji ke
pegawai. Sebagian besar pegawai dibayar dengan menggunakan cek atau dengan
penyimpanan langsung gaji bersih ke rekening bank probadi mereka. Setoran
langsung adalah salah satu untuk meningkatkan efisiensi dan mengurangi biaya
pemrosesan penggajian. Para pegawai yang dibayar melalui setoran langsung
biasanya akan menerima sebuah kopi cek gaji yang menunjukkan jumlah yang
disimpan bersama dengan slip gaji.
Setiap penggajian tersebut harus menghasilkan serangkaian file simpanan gaji,
satu untuk setiap bank tempat setoran gaji dilakukan. Setiap file berisi sebuah
catatan unutk setiap pegawai yang rekeningnya ada di bank tertentu. Setiap
catatan mencakup nama pegawai, nomor jaminan sosial, nomor rekening bank,
dan jumlah gaji bersih. Dana tersebut kemudian akan dikirim secara elektronis
dari rekening bank perusahaan ke rekening pegawai. Jadi, setoran langsung
meniadakan perlunya kasir menandatangani setiap cek gaji. Akan tetapi, kasir
tetap harus mensahkan transfer dana dari rekening giro reguler organisasi tersebut.

7
g. Hitung Kompensasi dan Pajak Yang Dibayar Perusahaan
Perusahaan membayar beberapa pajak penghasilan dan koempensasi pegawai.
banyak perusahan juga menawarkan para pegawai mereka rencana kompensasi
fleksibel, yang memungkinkan setiap pegawai. Menerima jaminan minimum
asuransi pengobatan dan konstribusi pensiun, ditambah dengan kredit kompensasi
tambahan yang dapat digunakan untuk mendapatkan waktu libur ekstra atau
asuransi kesehatan tambahan. Contohnya, perusahaan harus membayar pajak
jaminan sosial, sebagai tambahan dari jumlah yang ditahan dari cek gaji pegawai.
Hukum federal dan negara bagian juga mensyaratkan perusahaan untuk
memberikan kontribusi dalam persentase tertentu ke setiap gaji kotor pegawai,
hingga ke batas maksimal tahunan, untuk dana asuransi kompensasi
pengangguran federal dan negara bagian. Sebagai tambahan, perusahaan sering
kali memberikan kontribusi atau menanggung keseluruhan pembayaran permi
asuransi kesehatan, cacat, dan jiwa untuk para pegawai.
h. Keluarkan Pajak Penghasilan dan Potongan Lain – lain
Aktivitas terakhir dalam proses penggajian adalah membayar kewajiban pajak
penghasilan dan potongan sukarela lainnya dari setiap pegawai. Lembaga
pemerintahan terkait menspesifikasikan waktu untuk pembayaran ini. Sebagai
tambahan, dana yang secara sukarela dikurangi dari cek gaji pegawai untuk
berbagai kompensasi, seperti rencana tabungan gaji, harus dibayarkan ke
organisasi terkait.

Sistem informasi akuntansi penggajian dan pengupahan dirancang manajemen

untuk menyajikan informasi keuangan bagi kepentingan perusahaan dan pertanggung
jawaban keuangan kepada pihak luar perusahaan (investor, kreditor, dan kantor
pelayanan pajak). Yang pada tujuan khususnya untuk masalah ini, sistem ini juga
dirancang untuk menangani transaksi-transaksi gaji dan pembayarannya diantaranya
sistem ini digunakan perusahaan untuk mencatat daftar hadir, mencatat transaksi
kedalam jurnal, memposting kedalam buku besar serta menyiapkan laporan
keuangan.. Rangkaian kegiatan ini terdiri dari proses pemasukan data, penyimpanan,
pengolahan, proses menghasilhan laporan, dan pengendalian.

8
C. DOKUMEN PENGGAJIAN YANG DIGUNAKAN

Dokumen yang digunakan dalam siklus penggajian dan pengupahan seperti

dikemukakan oleh Mulyadi (2001 : 374 ) yaitu :
1. Dokumen pendukung perubahan gaji dan upah
Dokumen ini umumnya dikeluarkan oleh fungsi kepegawaian berupa surat-surat
keputusan yang bersangkutan dengan karyawan, seperti surat keputusan
pengangkatan karyawan, perubahan tarif upah, pemindahan, dan lain sebagainya.
Tembusan dokumen ini diserahkan ke fungsi pembuat daftar gaji dan upah untuk
kepentingan pembuatan daftar gaji dan upah.
2. Kartu jam hadir
Dokumen ini digunakan oleh fungsi pencatat waktu untuk mencatat jam hadir
setiap karyawan diperusahaan. Catatan jam hadir dapat berupa daftar hadir biasa,
dapat pula berbentuk mesin pencatat waktu.
3. Kartu jam kerja
Dokumen ini digunakan hanya diperlukan dalam perusahaan yang produksinya
berdasarkan pesanan. Dokumen ini diisi oleh mandor kemudian diserahi ke fungsi
pembuat daftar gaji dan upah kemudian dibandigkan dengan kartu jam hadir
sebelum digunakan untuk distribusi biaya upah langsung kesetiap jenis produk.
4. Daftar gaji dan upah
Dokumen ini berisi jumlah gaji dan upah bruto setiap karyawan, dikurangi
potongan-potongan berupa PPh Pasal 21, utang karyawan, iuran untuk organisasi
karyawan, dan lain sebagainya.
5. Rekap daftar gaji dan rekap daftar upah
Dokumen ini merupakan ringkasan gaji dan upah per departemen, yang dibuat
berdasarkan daftar gaji dan upah. Distribusi biaya tenaga kerja ini dilakukan oleh
fungsi akuntansi biaya dengan dasar rekap daftar gaji dan upah.
6. Surat pernyataan gaji dan upah.
Dokumen ini dibuat oleh fungsi pembuat daftar gaji dan upah bersamaan dengan
pembuatan daftar gaji dan upah atau dalam kegiatan yang terpisah dari pembuatan
daftar gaji dan upah. Dokumen ini dibuat sebagai catatan bagi setiap karyawan

9
 mengenai rincian gaji dan upah yang diterima setiap karyawan beserta berbagai
potongan yang menjadi beban setiap karyawan.
7. Amplop gaji dan upah
Uang gaji dan upah karyawan diserahkan kepada setiap karyawan dalam amplop
gaji dan upah. Di halaman muka amplop gaji dan upah setiap karyawan ini berisi
informasi mengenai nama karyawan, nomor identifikasi karyawan dan jumlah gaji
bersih yang diterima karyawan dalam bulan tertentu
8. Bukti kas keluar
Dokumen ini merupakan perintah pengeluaran uang yang dibuat oleh fungsi
akuntansi kepada fungsi keuangan, berdasarkan informasi dalam daftar gaji dan
upah yang diterima dari fungsi pembuatan gaji dan upah.

D. CATATAN YANG DIGUNAKAN

Adapun catatan akuntansi yang digunakan dalam pencatatan transaksi yang
berhubungan dengan siklus penggajian dan pengupahan adalah:
1. Jurnal Umum
Dokumen sumber untuk pencatatan dalam jurnal adalah bukti kas keluar. Menurut
James A. Hall (2001:330), jurnal untuk mencatat biaya gaji adalah sebagai
berikut:
Gaji dan Upah xxx
Kas xxx
Potongan xxx
Pajak Penghasilan xxx
Premi grup asuransi xxx
Potongan Dana Pensiun xxx
Iuran Serikat Buruh xxx
2. Kartu Harga Pokok Produk
Catatan ini merupakan buku pembantu yang digunakan mencatat upah tenaga
kerja langsung yang dikeluarkan untuk pesanan tertentu. Dokumen sumber untuk
pencatatan kedalam buku pembantu ini adalah rekap daftar upah.
3. Catatan Biaya

10
 Catatan ini merupakan buku pembantu yang dipakai untuk mencatat biaya tenaga
kerja tidak langsung dan biaya tenaga kerja non produk setiap departemen dalam
perusahaan. Sumber informasi untuk pencatatan ini adalah jurnal umum atau
rekap daftar gaji dan upah.
4. Kartu Penghasilan Karyawan
Catatan mengenai penghasilan karyawan dan berbagai potongan yang diterima
oleh setiap karyawan. Ini dipakai sebagai dasar penghitungan PPh pasal 21 yang
menjadi beban setiap karyawan.

E. JARINGAN PROSEDUR YANG MEMBENTUK SISTEM PENGGAJIAN DAN

PENGUPAHAN
Adapun jaringan prosedur yang membentuk sistem penggajian dan pengupahan
menurut Mulyadi ( 2001) adalah sebagai berikut :
1. Prosedur pencatatan waktu hadir
Prosedur ini bertujuan untuk mencatat waktu hadir karyawan. Pencatatan
waktu hadir diselenggarakan oleh fungsi pencatat waktu dengan menggunakan
daftar hadir pada pintu masuk kantor administrasi atau pabrik. Pencatat waktu
hadir dapat menggunakan daftar hadir biasa, yang karyawan harus
menandatanganinya setiap hadir dan pulang dari perusahaan atau dapat
menggunakan kartu hadir (berupa clock card) yang diisi secara otomatis dengan
menggunakan mesin pencatatan waktu (time recorder machine).
Pencatatan waktu hadir ini diselenggarakan untuk menentukan gaji dan
upah karyawan. Bagi karyawan yang digaji bulanan, daftar hadir digunakan untuk
menentukan apakah karyawan dapat memperoleh gaji penuh, atau harus dipotong
akibat ketidakhadiran mereka. Daftar hadir ini juga digunakan untuk menentukan
apakah karyawan bekerja di perusahaan dalam jam biasa atau jam lembur,
Sehingga dapat digunakan untuk menentukan apakah karyawan akan menerima
gaji saja atau menerima tunjangan lembur (yang terakhir ini umumnya bertarif di
atas tarif gaji biasa).

11
 2. Prosedur pembuatan daftar gaji dan upah
Fungsi pembuat daftar gaji dan upah membuat daftar gaji dan upah
karyawan. Data yang dipakai adalah surat keputusan mengenai pengangkatan
karyawan baru, pemberhentian karyawan, penurunan pangkat, daftar gaji bulan
sebelumnya dan daftar hadir.
3. Prosedur distribusi gaji dan upah
Dalam prosedur distribusi biaya gaji dan upah, biaya tenaga kerja
didistribusikan kepada departemen-departemen yang menikmati manfaat tenaga
kerja. Distribusi biaya tenaga kerja ini dimaksudkan untuk pengendalian biaya
dan perhitungan harga pokok produk.
4. Prosedur pembayaran gaji dan upah
Prosedur pembayaran gaji dan upah melibatkan fungsi akuntansi dan
fungsi keuangan. Fungsi akuntansi membuat perintah pengeluaran kas kepada
fungsi keuangan untuk menulis cek guna pembayaran gaji dan upah. Fungsi
keuangan kemudian menguangkan cek tersebut ke bank dan memasukkan uang ke
amplop gaji dan upah. Jika jumlah karyawan perusahaan banyak, pembagian
amplop gaji dan upah biasanya dilakukan oleh juru bayar (pay master).
Pembayaran gaji dan upah dapat dilakukan dengan membagikan cek gaji dan upah
kepada karyawan.
5. Prosedur pembuatan bukti kas keluar
Prosedur pembuatan bukti kas keluar melibatkan fungsi akuntansi sebagai
pembuat perintah pengeluaran kas yang selanjutnya fungsi keuangan untuk
menulis cek guna pembayaran gaji dan upah.

F. FUNGSI YANG TERKAIT DENGAN SISTEM PENGGAJIAN DAN

PENGUPAHAN
Dalam sistem penggajian dan pengupahan ada beberapa fungsi yang saling
terkait satu dengan yang lainnya. Fungsi-fungsi yang saling terkait dengan sistem
penggajian dan pengupahan antara lain :
1. Fungsi Personalia/Kepegawaian

12
 Tanggung jawabnya dalam pengangkatan karyawan, penetapan jabatan, penetapan,
tariff gaji, dan upah, promosi dan penurunan pangkat, mutasi karyawan,
penghentian karyawan dari pekerjaannya, dan penetapan berbagai tunjangan
kesejahteraan karyawan serta perhitungan gaji dan upah karyawan
2. Fungsi Keuangan
Fungsi ini bertanggung jawab untuk mengisi cek guna pembayaran gaji dan upah
dan menguangkan cek tersebut ke bank. Uang tunai tersebut kemudiandimasukkan
ke dalam amplop gaji dan upah setiap karyawan, untuk selanjutnya dibagikan
kepada karyawan yang berhak.
3. Fungsi Akuntansi
Dalam sistem akuntansi penggajian dan pengupahan, fungsi akuntansi bertanggung
jawab untuk mencatat kewajiban yang timbul dalam hubungannya dengan
pembayaran gaji dan upah karyawan (misalnya utang gaji dan upah karyawan,
utang pajak, utang dana pensiun). Fungsi akuntansi yang menangani sistem
akuntansi penggajian dan pengupahan terdiri dari :
a. Bagian Utang.
Bagian ini memegang fungsi pencatat utang yang dalam sistem akuntansi
penggajian dan pengupahan bertanggung jawab untuk memproses pembayaran
gaji dan upah seperti yang tercantum dalam daftar gaji dan upah. Bagian ini
menerbitkan bukti kas keluar yang memberi otorisasi kepada fungsi pembayaran
gaji dan upah untuk membayarkan gaji dan upah kepada karyawan seprti yang
tercantum dalam daftar gaji dan upah tersebut.
b. Bagian Kartu Biaya.
Bagian ini memegang fungsi akuntansi biaya yang dalam sistem akuntansi
panggajian dan pengupahan bertanggung jawab untuk mancatat distribusi biaya
ke dalam kartu harga pokok produk dan kartu biaya berdasarkan rekap daftar
gaji dan upah dan kartu jam kerja (untuk tenaga kerja langsung pabrik).
c. Bagian Jurnal.
Bagian ini memegang fungsi pencatat jurnal yang bertanggung jawab untuk
mencatat biaya gaji dan upah dalam jurnal umum.
4. Fungsi Pencatat Waktu

13
 Fungsi ini bertanggung jawab untuk menyelenggarakan catatan waktu hadir bagi
semua karyawan perusahaan. Sistem pengendalian intern yang baik mensyaratkan
fungsi pencatatan waktu hadir karyawan tidak boleh dilaksanakan oleh fungsi
operasi atau oleh fungsi pembuat daftar gaji dan upah.
5. Fungsi Pembuat Daftar Gaji dan Upah
Fungsi ini bertanggung jawab untuk membuat daftar gaji dan upah yang berisi
penghasilan bruto yang menjadi hak dan berbagai potongan yang menjadi beban
setiap karyawan selama jangka waktu pembayaran gaji dan upah. Daftar gaji dan
upah diserahkan oleh fungsi pembuat daftar gaji dan upah kepada fungsi akuntansi
guna pembuatan bukti kas keluar yang dipakai sebagai dasar untuk pembayaran gaji
dan upah karyawan

G. PENGENDALIAN INTERNAL ATAS SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

BERBASIS KOMPUTER PADA SISTEM PENGGAJIAN DAN PENGUPAHAN
Romney dan Steinbart (2004:229) mendefinisikan pengendalian internal
sebagai “rencana organisasi dan metode bisnis yang dipergunakan untuk menjaga
asset, memberikan informasi yang akurat dan andal, mendorong dan memperbaiki
efisiensi jalannya organisasi, serta mendorong kesesuaian dengan kebijakan yang telah
ditetapkan”.1
Menurut Bodnar dan Hopwood (2000:182) prosedur-prosedur pengendalian
internal merupakan “kebijakan dan prosedur yang tercakup dalam lingkungan
pengendalian dan sistem akuntansi yang harus ditetapkan oleh manajemen untuk
memberikan jaminan yang memadai bahwa tujuan tertentu akan dapat dicapai”.2
Fungsi sistem informasi akuntansi (SIA) dalam siklus SDM/Penggajian
menurut Romney dan Steinbart (2004:199) adalah menyediakan pengendalian yang
memadai agar dapat memastikan terpenuhinya tujuan berikut ini :
1. Semua transaksi penggajian diotorisasi dengan benar
2. Semua transaksi penggajian yang dicatat valid
3. Semua transaksi penggajian yang valid dan diotorisasi dicatat

1
Marshall B. Romney dan Paul John Steinbart, Sistem Informasi Akuntansi, Buku Dua, Ed. Keempat,
(Jakarta : Salemba Empat, 2005), hal. 229
2
George Bodnar dan William Hopwood, Sistem Informasi Akuntansi. (Jakarta : Salemba Empat), Hal. 182

14
 4. Semua transaksi penggajian dicatat secara akurat
5. Peraturan pemerintah terkait yang berhubungan dengan pengiriman pajak dan
pengisian laporan penggajian/SDM telah terpenuhi
6. Aset ( kas atau pun data ) dijaga dari kehilangan ataupun pencurian
7. Aktivitas siklus SDM/penggajian dilakukan dengan benar

Dalam penerapan sistem pengendalian internal gaji dan upah perlu

diperhatikan unsur-unsur pengendalian internal atas gaji dan upah. Mulyadi (2001 ;
386-387) membagi unsur pengendalian internal dalam sistem informasi akuntansi pada
penggajian dan pengupahan dari beberapa segi yaitu3 :
a. Organisasi
1. Fungsi pembuatan daftar gaji dan upah harus terpisah dari fungsi keuangan.
2. Fungsi pencatatan waktu harus terpisah dari fungsi operasional.
b. Sistem Otorisasi
1. Setiap orang yang namanya tercantum dalam daftar gaji dan upah harus
memiliki surat keputusan pengangkatan sebagai karyawan perusahaan yang
ditandatangani oleh Direktur Utama.
2. Setiap perubahan gaji dan upah karyawan karena perubahan pangkat, perubahan
tarif gaji dan upah, tambahan keluarga harus didasarkan pada surat keputusan
Direktur Keuangan.
3. Setiap potongan atas gaji dan upah karyawan selain dari pajak penghasilan harus
didasarkan atas surat potongn atas gaji dan upah yang diotorisasi oleh fungsi
kepegawaian.
4. Kartu jam hadir harus diotorisasi oleh fungsi pencatat waktu.
5. Perintah lembur harus diotorisasi oleh kepala departemen karyawan yang
bersangkutan.
6. Daftar gaji dan upah harus diotorisasi oleh fungsi personalia.
7. Bukti kas keluar untuk pembayaran gaji dan upah harus diotorisasi oleh fungsi
akuntansi.
c. Prosedur Pencatatan

3
Mulyadi, Sistem Akuntansi, (Yogyakarta : STIE YKPN, 2001), Hal. 386 - 387

15
 1. Perubahan dalam catatan penghasilan karyawan direkonsiliasi dengan daftar gaji
dan upah karyawan.
2. Tarif upah yang dicantumkan dalam kartu jam kerja diverifikasi ketelitiannya
oleh fungsi akuntansi.
d. Praktik yang Sehat
1. Kartu jam hadir harus dibandingkan dengan kartu jam kerja sebelum kartu yang
terakhir ini dipakai sebagai dasar distribusi tenaga kerja langsung.
2. Pemasukan kartu jam hadir kedalam mesin pencatat waktu harus diawasi oleh
fungsi pencatat waktu.
3. Pembuatan daftar gaji dan upah harus diverifikasi kebenaran dan ketelitian
perhitungannya oleh fungsi akuntansi sebelum dilakukan pembayaran
4. Perhitungan pajak penghasilan karyawan direkonsiliasi dengan catatan
penghasilan karyawan
5. Catatan penghasilan karyawan disimpan oleh fungsi pembuat daftar gaji dan
upah

H. TUJUAN PENGENDALIAN, ANCAMAN DAN PROSEDUR

Selain tugas-tugasnya, siklus manajemen SDM/Penggajian juga memiliki
fungsi utama yaitu pengendalian yang memadai agar dapat memastikan terpenuhinya
tujuan-tujuan berikut ini :
1. Semua Transaksi Penggajian diotorisasi dengan benar
2. Semua Transaksi Penggajian yang dicatat valid
3. Semua Transaksi Penggajian yang valid dan diotorisasi dicatat
4. Semua Transaksi Penggajian dicatat secara akurat
5. Peraturan pemerintah terkait yang berhubungan dengan pengiriman pajak dan
pengisian laporan penggajian serta MSDM telah terpenuhi
6. Aset (baik kas maupun data) dijaga dari kehilangan atau pencurian
7. Aktivitas siklus manajeman SDM/Penggajian dilakukan secara efisien dan efektif

Berbagai dokumen dan catatan (kartu waktu, daftar penggajian) berikut adalah
ancaman–ancaman utama dalam seklus manajemen SDM/Penggajian dan prosedur
pengendlian yang dapat diterapkan untuk mengurangi ancaman-ancaman tersebut.

16
Berikut ancaman-ancaman utama dalam siklus manajemen SDM/penggajian dan
prosedur pengendalian yang dapat diterapkan untuk mengurangi ancaman-ancaman
tersebut. Oleh karena setiap perusahaan, apapun lini bisnisnya, menghadapi ancaman-
ancaman ini, merupakan hal yang penting untuk memahami cara bagaimana SIA dapat
di desain sebaik mungkin agar dapat mengatasi ancaman-ancaman tersebut.
Proses/aktivitas Ancaman Prosedur pengendalian
yang dapat diterapkan
1.Pengontrakan dan 1. Mempekerjakan 1. Prosedur
perekrutan tenaga kerja pegawai yang tidak mempekerjakan yang baik,
berkualifikasi atau termasuk verifikasi
berkelakuan buruk keahlian pelamar kerja,
2. Pelanggaran hukum referensi dan riwayat
Ketenagakerjaan pekerjaan
2. Dokumentasi lengkap
atas prosedur untuk
mempekerjakan; pelatihan
perkembangan terkini
dalam hal ketenagakerjaan
2.Pemrosesan 1.Perubahan file induk 1. Pemisahan tugas: data
penggajian penggajian tanpa otorisasi SDM vs penggajian dan
2.Data waktu yang tidak distribusi cek gaji;
akurat pengendalian akses;
3.Pemrosesan penggajian tinjauan atas semua
yang tidak akurat perubahan
4.Pencurian atau distribusi 2. Otomasisasi
cek gaji tipuan pengumpulan data;
berbagai pemeriksaan
edit; rekonsiliasi data
kartu waktu dengan data
kartu waktu kerja
3. Total batch dan

17
 pengendalian aplikasi
lainnya; rekening kliring
penggajian.
4. Setoran langsung;
distribusi cek gaji
dilakukan oleh seseorang
yang independent dari
proses penggajian
3.Umum 1. Kehilangan atau 1. Prosedur pembuatan
pengungkapan data tanpa cadangan; rencana
otorisasi pemulihan dari bencana;
2. Kinerja yang kurang pengendalian akses fisik
baik dan logis; enkripsi data
2. Pengembangan dan
tinjauan periodic atas
metric
kinerja yang tepat;
program pelatihan4

4
Marshall B. Romney dan Paul John Steinbart, Sistem Informasi Akuntansi, Buku Dua, Ed. Keempat,
(Jakarta : Salemba Empat, 2005), hal. 201

18
 BAB III

PENUTUP

A. Kesimpulan
Setiap perusahaan memiliki tujuan yang harus dicapai dalam menjalankan
aktivitas usahanya. Perusahaaan dituntut untuk dapat berkembang dan lebih berinovasi
agar dapat bersaing secara sehat dalam dunia bisnis. Tujuan tersebut dapat tercapai
apabila perusahaan dapat mengelola sumber daya yang dimiliki dengan baik. Sumber
daya yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan perusahaan adalah sumber daya
alam, sumber daya manusia dan sumber daya modal. Salah satu unsur terpenting
dalam perusahaan adalah sumber daya manusia.
 Pekerja atau karyawan pada suatu perusahaan perlu diberikan kompensasi
sebagai bentuk balas jasa yang diberikan oleh perusahaan. Salah satu kompensasi atau
imbalan yang dimaksud adalah dalam bentuk gaji dan upah. Hal ini dimaksudkan
untuk memberikan hak kepada tenaga kerja yang telah memberikan tenaga dan pikiran
dalam memajukan perusahaan. 
Pemberian gaji yang sesuai akan mendorong motivasi karyawan agar lebih giat
dalam bekerja. Gaji dan upah adalah pembayaran atas balas jasa yang telah dilakukan
oleh karyawan yang memiliki jenjang jabatan dalam perusahaan, baik itu seorang
manager maupun karyawan pelaksana. Dalam hal ini tentunya penggajian karyawan
sangatlah penting diperhatikan oleh perusahaan. Oleh karena itu diperlukan sistem
akuntansi penggajian yang mampu mengendalikan gaji dan upah di suatu perusahaan.
Sistem akuntansi penggajian dan pengupahan merupakan serangkaian
aktivitas–aktivitas bisnis dalam kegiatan pengolahan data yang terkait dan
berhubungan dengan pengelolaan karyawan perusahaan secara efektif, termasuk di
dalamnya penentuan gaji, upah dan intensif lainnya . Penerapan sistem akuntansi
penggajian merupakan suatu upaya untuk memperlancar proses pemberian gaji dan
upah agar berjalan efektif dan efisien serta dapat meningkatkan pengendalian intern
perusahaan.

19
 DAFTAR PUSTAKA
Hopwood, G. B. (2000). Sistem Informasi Akuntansi. Jakarta: Salemba Empat.

Muda, I. (2017). Sistem Informasi Akuntansi. Medan: MADENATERA.

Mulyadi. (2002). Sistem Akuntansi. Yogyakarta: STIE YKPN.

Steinbart, M. B. (2005). Accounting Information System Buku Dua. Jakarta: Salemba

Empat.

Steinbart, M. B. (2005). Sistem Informasi Akuntansi. In M. B. Steinbat, Sistem Informasi

Akuntansi (p. 201). Jakarta: Salemba Empat.

20