Anda di halaman 1dari 27

MAKALAH

“MANAJEMEN FARMASI DI APOTEK”


Makalah Ini Disusun Untuk Memenuhi Tugas Mata Kuliah Manajemen Farmasi
Dosen Pengampu : Dr. apt. Indri Hapsari, M. Si

DISUSUN OLEH:
1. Nadia Hilfani (1908010125)
2. Revie Abira Husna (1908010126)
3. Reza Yulian Adi Pratama (1908010127)
4. Velina Rahmasari (1908010128)
5. Abid Hanifi Samha (1908010129)
6. Oktaviana Setya Eris Putri (1908010130)
7. Lilis Aenin Aniah (1908010131)
8. Chantika Ilyandari (1908010132)
9. Azzah Zaina Maulida (1908010133)
10. Billdina Fadiya Libna Vidyani (2008010003)
11. Mentari Hasna Nabila (2008010008)
Kelas : 6C

PROGRAM STUDI SARJANA FARMASI


FAKULTAS FARMASI
UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH PURWOKERTO
2022
KATA PENGANTAR
Assalamu ‘alaikum wr. wb.
Puji syukur penulis panjatkan kehadirat Allah Azza Wa Jalla, atas luasnya limpahan
rahmat dan hidayah-Nya, sehingga makalah ini dapat diselesaikan sebagaimana mestinya.
Shalawat dan salam tidak luput kami kirimkan atas qudwah kita Rasulullah Muhammad
Shallallahu‟Alaihi Wasallam, para sahabatnya serta ummatnya yang senantiasa iltizam diatas
kebenaran hingga akhir zaman.
Makalah Manajemen Farmasi di Apotek ini disusun untuk memenuhi salah satu tugas
kelompok mata kuliah wajib Manajemen Farmasi program studi S1 Farmasi Universitas
Muhammadiyah Purwokerto yang dibimbing oleh Ibu Dr. apt. Indri Hapsari, M. Si. Kami
menyadari bahwa dalam penyusunan dan penulisan makalah ini penuh keterbatasan dan masih
jauh dari kesempurnaan. Karena itu, saran yang konstruktif merupakan bagian yang tak
terpisahkan dan senantiasa penulis harapkan demi penyempurnaan makalah ini.
Dalam penyusunan makalah ini tidak sedikit kesulitan yang penulis temui, namun berkat
bantuan dari berbagai pihak, makalah ini dapat terselesaikan dengan baik. Akhirnya penulis
berharap semoga makalah ini dapat bermanfaat. Aamiin Ya Rabbil Aalamiin.

Billahi Fiisabilil Haq Fastabiqul Khaerat.


Wasssalamu ‘alaikum wr. wb
Purwokerto, Maret 2022

Penulis,

ii
DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR .................................................................................................................... ii

DAFTAR ISI.................................................................................................................................. iii

BAB I PENDAHULUAN ............................................................................................................... 1

A. Latar Belakang ..................................................................................................................... 1

B. Rumusan Masalah ................................................................................................................ 2

C. Tujuan Pembahasan ............................................................................................................. 2

BAB II PEMBAHASAN ................................................................................................................ 3

A. Penerapan Fungsi Manajemen Apotek ................................................................................ 3

B. Analisis SWOT Di Apotek ................................................................................................ 17

C. Struktur Organisasi Dan Jobdesk ....................................................................................... 19

BAB III PENUTUP ...................................................................................................................... 23

A. Kesimpulan ........................................................................................................................ 23

B. Saran .................................................................................................................................. 23

DAFTAR PUSTAKA ................................................................................................................... 24

iii
BAB I

PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Apotek menurut KepMenkes No. 1027/MENKES/SK/IX/2004 adalah tempat
tertentu, tempat dilakukan pekerjaan kefarmasian dan penyaluran sediaan farmasi,
perbekalan kesehatan lainnya kepada masyarakat. Sebagai bagian dari rantai distribusi
obat, Apotek berkewajiban memberikan pelayanan obat dengan atau tanpa resep
dokter. Menurut PP 51 tahun 2009 tentang Pekerjaan Kefarmasian,
Apotek adalah sarana pelayanan kefarmasian tempat dilakukan praktek
kefarmasian oleh apoteker. Apotek merupakan sarana pelayanan kesehatan yang
melakukan pekerjaan kefarmasian dan penyaluran perbekalan farmasi kepada
masyarakat. Apotek memiliki dua fungsi yaitu sebagai unit pelayanan
kesehatan (non profit oriented) dan sebagai unit bisnis (profit oriented). Namun
apotek bukan hanya suatu badan usaha yang semata-mata hanya mengejar keuntungan
saja tetapi apotek mempunyai fungsi sosial yang menyediakan, menyimpan,
dan menyerahkan perbekalan farmasi yang bermutu dan terjamin keabsahannya.
Pelayanan kefarmasian pada saat ini telah bergeser orientasinya dari obat ke
pasien yang mengacu kepada Pharmaceutical Care. Kegiatan pelayanan
kefarmasian yang semula hanya berfokus pada pengelolaan obat sebagai komoditi
menjadi pelayanan yang komprehensif yang bertujuan untuk meningkatkan kualitas
hidup dari pasien. Peran apoteker diharapkan dapat menyeimbangkan antara aspek
kefarmasian dan aspek ekonomi demi kepentingan pasien. Sebagai konsekuensi
perubahan orientasi tersebut, apoteker dituntut untuk meningkatkan pengetahuan,
ketrampilan dan perilaku agar dapat melaksanakan interaksi langsung dengan
pasien. Bentuk interaksi tersebut antara lain adalah melaksanakan pemberian
informasi, monitoring penggunaan obat untuk mengetahui tujuan akhirnya sesuai
harapan dan terdokumentasi dengan baik. Apoteker harus memahami dan
menyadari kemungkinan terjadinya kesalahan pengobatan (medication error)
dalam proses pelayanan. Oleh sebab itu apoteker dalam menjalankan praktek harus sesuai

1
standar. Apoteker harus mampu berkomunikasi dengan tenaga kesehatan lainnya
dalam menetapkan terapi untuk mendukung penggunaan obat yang rasional.
Dalam hal ini, studi kelayakan penting untuk dilakukan karena selain
menjalankan fungsi sebagai unit pelayanan kesehatan, apotek juga berfungsi sebagai unit
bisnis, dimana apotek menjalankan proses bisnis dan memperoleh keuntungan
dari investasi yang ditanamkan. Dengan demikian diperlukan sebuah perencanaan
sebelum melakukan pendirian dan pengelolaan apotek.

B. Rumusan Masalah
1. Bagaimana menerapkan fungsi manajemen di Apotek (apabila sebagai Manajer) ?
2. Bagaimana cara melakukan analisis SWOT di Apotek?
3. Bagaimana struktur organisasi dan jobdesk yang akan disusun?

C. Tujuan Pembahasan
1. Untuk mengetahui cara menerapkan fungsi manajemen di Apotek apabila sebagai
seorang Manajer.
2. Untuk mengetahui cara analisis SWOT di Apotek.
3. Untuk mengetahui cara membuat struktur organisasi dan jobdesk di Apotek.

2
BAB II

PEMBAHASAN

A. Penerapan Fungsi Manajemen Apotek


Fungsi managemen adalah serangkaian bagian-bagian dalam managemen yang harus
diaplikasikan sehingga tujuan serta visi perusahaan dapat tercapai (Terry, 2004).

1. Perencanaan (Planning)
Perencanaan adalah fungsi yang sangat vital yang bukan hanya tugas seorang
pemimpin tetapi juga harus melibatkan setiap orang dalam sebuah organisasi guna
menentukan apa yang harus dikerjakan dan bagaimana cara mencapainya. Sondang
P. Siagian dalam Tanti Prastuti (2014), menjelaskan bahwa: “Perencanaan
(planning) adalah keseluruhan proses perkiraan dan penentuan secara matang hal-
hal yang akan dikerjakan di masa yang akan datang dalam rangka pencapaian
tujuan yang telah ditetapkan”. Secara sederhana dapat disimpulkan bahwa
perencanaan merupakan suatu proses perumusan tentang apa yang akan dilakukan
dan bagaimana pelaksanaannya.
Planning meliputi pengaturan tujuan dan mencari cara bagaimana untuk
mencapai tujuan tersebut. Planning telah dipertimbangkan sebagai fungsi utama
manajemen dan meliputi segala sesuatu yang manajer kerjakan. Di dalam planning,
manajer memperhatikan masa depan, mengatakan “Ini adalah apa yang ingin kita
capai dan bagaimana kita akan melakukannya”.
Membuat keputusan biasanya menjadi bagian dari perencanaan karena setiap
pilihan dibuat berdasarkan proses penyelesaian setiap rencana. Planning penting
karena banyak berperan dalam menggerakan fungsi manajemen yang lain.
Contohnya, setiap manajer harus membuat rencana pekerjaan yang efektif di dalam
kepegawaian organisasi.
Kesuksesan organisasi adalah mencapai tujuan yang telah disusun oleh manajer
pada periode awal membentuk organisasi. Planning adalah sebuah proses di mana
seorang manajer memutuskan tujuan, menetapkan aksi untuk mencapai tujuan

3
(strategi) itu, mengalokasikan tanggung jawab untuk menjalankan strategi kepada
orang tertentu, dan mengukur keberhasilan dengan membandingkan tujuan.
Sebelum mengetahui lebih lanjut tentang perencanaan terlebih dahulu
mengenal perbedaan visi, misi, nilai dasar, dan tujuan. Misi, visi, nilai dasar dan
tujuan adalah titik awal dari perencanaan strategi. Keempat hal ini mengatur
konteks landasan dari suatu proses dan untuk menjalankan sesuatu serta unit
perencana yang tertanam dalam suatu organisasi. Perbedaan misi menggambarkan
tujuan dari suatu organisasi sedangkan visi menggambarkan keinginan untuk masa
depan, seringkali digambarkan dengan jelas, menggugah, singkat oleh manajemer
suatu organisasi.
Nilai dasar menyatakan secara filosofis komitmen yang diprioritaskan oleh
manajer, sedangkan tujuan adalah keinginan masa depan dari suatu organisasi yang
di usahakan untuk di wujudkan. Empat karakteristik tujuan :
a. Tepat dan terukur. Tujuan yang terukur dapat memberikan seorang manajer
standar pembanding terhadap hasil yang telah dilaksanakan.
b. Menyebutkan issue yang penting. Untuk membangun manajer harus memilih
beberapa tujuan major untuk menaksir kinerja organisasi.
c. Menantang tetapi realis. Memberikan sebuah tantangan tersendiri bagi semua
karyawan, anggota organisasi untuk mengiprovisasi kinerja dalam organisasi.
jika tujuan tidak realis atau terlalu mudah akan membuat putus asa dan bosan
pada diri karyawan atau anggota organisasi.
d. Menetapkan dalam periode waktu tertentu yang seharusnya dapat dicapai.
Tenggat waktu dapat menyuntikkan rasa urgensi dalam pencapaian tujuan dan
bertindak sebagai motivator. Namun, tidak semua tujuan memerlukan kendala
waktu.
Berikut ini adalah prinsip dari perencanaan:
a. Prinsip Kontribusi
Tujuan perencanaan adalah untuk memastikan pencapaian efektif dan efisien
tujuan organisasi, dalam kenyataannya, kriteria dasar untuk perumusan rencana
untuk mencapai Tujuan utama perusahaan. Pencapaian tujuan selalu tergantung
pada rencana dan jumlah kontribusi organisasi terhadap perencanaan.

4
b. Prinsip Suara dan Konsisten Premising
Bangunan adalah asumsi mengenai kekuatan lingkungan seperti kondisi
ekonomi dan pasar, sosial, politik, aspek hukum dan budaya, tindakan pesaing,
dll Ini adalah lazim selama periode pelaksanaan rencana. Oleh karena itu,
Rencana yang dibuat atas dasar tempat sesuai, dan masa depan perusahaan
tergantung pada tingkat kesehatan rencana yang mereka buat sehingga untuk
menghadapi keadaan tempat.
2. Pengorganisasian (Organize)
Organizing adalah proses dalam memastikan kebutuhan manusia dan fisik
setiap sumber daya tersedia untuk menjalankan rencana dan mencapai tujuan yang
berhubungan dengan organisasi. Organizing juga meliputi penugasan setiap
aktifitas, membagi pekerjaan ke dalam setiap tugas yang spesifik, dan menentukan
siapa yang memiliki hak untuk mengerjakan beberapa tugas.
Aspek utama lain dari organizing adalah pengelompokan kegiatan ke
departemen atau beberapa subdivisi lainnya. Misalnya kepegawaian, untuk
memastikan bahwa sumber daya manusia diperlukan untuk mencapai tujuan
organisasi. Memperkerjakan orang untuk pekerjaan merupakan aktifitas
kepegawaian yang khas. Kepegawaian adalah suatu aktifitas utama yang terkadang
diklasifikasikan sebagai fungsi yang terpisah dari organizing.
Organizing, atau dalam bahasa Indonesia pengorganisasian merupakan proses
menyangkut bagaimana strategi dan taktik yang telah dirumuskan dalam
perencanaan didesain dalam sebuah struktur organisasi yang tepat dan tangguh,
sistem dan lingkungan organisasi yang kondusif, dan dapat memastikan bahwa
semua pihak dalam organisasi dapat bekerja secara efektif dan efisien guna
pencapaian tujuan organisasi.
Definisi sederhana dari pengorganisasian ialah seluruh proses pengelompokan
orang, alat, tugas, serta wewenang dan tanggung jawab sedemikian rupa sehingga
tercipta suatu organisasi yang dapat digerakkan sebagai suatu kesatuan yang utuh
dan bulat dalam rangka pencapaian tujuan yang telah ditentukan sebelumnya.
Pengorganisasian adalah penentuan pekerjaan yang harus dilakukan,
pengelompokan tugas dan membagi pekerjaan kepada setiap karyawan, penetapan

5
berbagai departemen serta penentuan hubungan. Tujuan pengorganisasian ini
adalah untuk menetapkan peran serta struktur dimana karyawan dapat mengetahui
apa tugas dan tujuan mereka.
Proses pengorganisasian dapat dilakukan secara efisien jika manajer memiliki
pedoman tertentu sehingga mereka dapat mengambil keputusan dan dapat
bertindak. Untuk mengatur secara efektif, prinsip-prinsip organisasi berikut dapat
digunakan oleh seorang manajer.
Menurut prinsip, pekerjaan seluruh perhatian harus dibagi di antara bawahan
atas dasar kualifikasi, kemampuan dan keterampilan. Ini adalah melalui pembagian
kerja dapat dicapai yang menghasilkan organisasi yang efektif. Pembagian kerja
adalah pemecahan tugas kompleks menjadi komponen-komponennya sehingga
setiap orang bertanggung jawab untuk beberapa aktivitas terbatas bukannya tugas
secara keseluruhan.
Tidak semua orang secara fisik dan psikologi mampu melaksanakan semua
operasi yang menyusun kebanyakan tugas kompleks, bahkan dengan anggapan
seseorang dapat memperoleh semua keterampilan yang diperlukan untuk
melaksanakan tugas tadi. Sebaliknya, pembagian pekerjaan menciptakan tugas yang
lebih sederhana yang dapat dipelajari dan diselesaikan dengan relatif cepat.
Jadi hal ini memperkuat spesialisasi, ketika setiap orang menjadi pakar dalam
pekerjaan tertentu. Karena tindakan ini menciptakan variasi pekerjaan, orang dapat
memilih atau ditugaskan pada suatu posisi yang sesuai dengan bakat dan minat
mereka.
Menurut prinsip ini, semua fungsi dalam kekhawatiran harus benar dan jelas
kepada manajer dan bawahan. Hal ini dapat dilakukan dengan jelas mendefinisikan
tugas-tugas, tanggung jawab, wewenang dan hubungan orang terhadap satu sama
lain. Klarifikasi dalam otoritas-tanggung jawab membantu dalam mencapai
hubungan koordinasi dan dengan demikian organisasi dapat berlangsung efektif.
Sebagai contoh, fungsi utama dari produksi, pemasaran dan keuangan dan
hubungan tanggung jawab wewenang dalam departemen ini harus jelas
didefinisikan untuk setiap orang agar melekat dalam pemikiran karyawan.

6
Klarifikasi dalam hubungan otoritas- tangggung jawab membantu dalam organisasi
yang efisien.
Satu bawahan-satu hubungan yang superior. Setiap bawahan bertanggung
jawab kepada satu manajer. Hal ini membantu dalam menghindari kesenjangan
komunikasi dan kesimpangan tanggung jawab. Jika atasan yang lebih tinggi ingin
memberikan perintah atau hal-hal lain kepada para bawahan yang berada beberapa
tangga di bawah dalam hierarki organisasi, seyogianya hal itu dilakukan melalui
atasan langsung orang yang bersangkutan. Paling tidak dengan sepengetahuan
atasan langsung tersebut.
Pentingnya pengorganisasian, menyebabkan timbulnya sebuah struktur
organisasi, yang dianggap sebagai sebuah kerangka sebuah kerangka yang masih
dapat menggabungkan usaha-usaha mereka dengan baik. Dengan kata lain, salah
satu bagian penting tugas pengorganisasian adalah mengharrmonisasikan kelompok
orang yang berbada, mempertemukan macam-macam kepentingan dan
memanfaatkan kemampuan-kemampuan kesemuanya kesuatu arah tertentu. (Terry,
1979)
Adapun 5 tipe model pengorganisasian antaralain sebagai berikut:
a. Pengorganisasian Lini dan Staf
Tipe Pengorganisasian Lini dan Staf

- Ciri: organisasi besar, terlibat dalam pelaksanaan berbagai kegiatan yang kompleks,
pekerja banyak dan pengetahuan dan keterampilan yang beragam, hubungan kerja

7
langsung antara atasan dan bawahan jarang dilakukan, diperlukan tingkat spesialisasi
manajerial dan teknis operasional yang tinggi.
- Anggota dikelompokkan dalam 2 kategori, yaitu: mereka yang diberi tugas dan
tanggung jawab untuk melaksanakan tugas pokok yang harus dilakukan dalam
organisasi untuk mencapai tujuan dan sasaran yang telah ditetapkan sebelumnya
(karyawan lini/ lini personal) dan mereka yang melakukan kegiatan penunjang guna
mendukung pelaksanaan tugas pokok organisasi (staf personal).

b. Pengorganisasian Fungsional
Tipe Pengorganisasian Fungsional

- Dalam bagian struktur menggunakan pengelompokkan fungsi tertentu yang sejenis


untuk tugas pokok maupun penunjang.
- Ciri: tidak terlalu besar ukuran organisasinya, kegiatan dilaksanakan oleh orang-orang
yang memilikikeahlian dan tingkat ilmiah tinggi, jenjang karier anggota tidak terikat
dengan pangkat dan jebatan struktural, orientasi ilmiah menonjol, pengendalian
pemimpin tidak terlalu ketat.

c. Pengorganisasian Matriks
Tipe Pengorganisasian Matriks

8
- Penggambaran struktur yang langsung dikaitkan dengan kegiatan yang perlu
dilakukan.
- Banyak dilakukan guna memungkinkan koordinasi yang mantap terselenggara.

d. Pengorganisasian Tipe Panitia


- Ciri: penugasan sekelompok orang yang mampu menyelesaikan tugas tambahan
tertentu, satuan kerja yang bersifat ekstra structural dengan wewenang terbatas,
berdasarkan kemampuan dan keahlian anggota yang dapat membagi waktu dalam
tugas fungsional dan tugas tambahan, produktifitas kerja tinggi.

3. Pengarahan / menggerakkan (Directing)


Actuating adalah peran manajer untuk mengarahkan pekerja yang sesuai
dengan tujuan organisasi. Actuating adalah implementasi rencana, berbeda dari
planning dan organizing. Actuating membuat urutan rencana menjadi tindakan
dalam dunia organisasi. Sehingga tanpa tindakan nyata, rencana akan menjadi
imajinasi atau impian yang tidak pernah menjadi kenyataan.
Actuating, dalam bahasa Indonesia artinya adalah menggerakkan. Maksudnya,
suatu tindakan untuk mengupayakan agar semua anggota kelompok berusaha untuk
mencapai sasaran sesuai dengan tujuan organisasi. Jadi, actuating bertujuan untuk
menggerakkan orang agar mau bekerja dengan sendirinya dan penuh dengan

9
kesadaran secara bersama- sama untuk mencapai tujuan organisasi secara efektif
dan efisien. Dalam hal ini dibutuhkan kepemimpinan (leadership) yang baik.
Actuating merupakan upaya untuk merealisasikan suatu rencana. Dengan
berbagai arahan dengan memotivasi setiap karyawan untuk melaksanakan kegiatan
dalam organisasi, yang sesuai dengan peran, tugas dan tanggung jawab. Maka dari
itu, actuating tidak lepas dari peranan kemampuan leadership.
Actuating jelas membutuhkan adanya kematangan pribadi dan pemahaman
terhadap karakter manusia yang memiliki kecenderungan berbeda dan sifatnya
dinamis. Maka dari itu, fungsi actuating ternyata jauh lebih rumit dari kelihatannya,
karena harus melibatkan fungsi dari leadership. Premis yang terkenal pernah
diungkapkan oleh Doghlas Mc Gregor, bahwa seorang karyawan selalu
diasumsikan negatif dan positif.
Implementasi actuating merupakan hal penting yang dipertimbangkan dalam
melakukan actuating adalah untuk memotivasi seorang karyawan untuk melakukan
sesuatu, misalnya saja:
a. Merasa yakin dan mampu melakukan suatu pekerjaan,
b. Percaya bahwa pekerjaan telah menambahkan nilai untuk diri mereka sendiri,
c. Tidak terbebani oleh masalah pribadi atau tugas lain yang lebih penting atau
mendesak,
d. Tugas yang diberikan cukup relevan,
e. Hubungan harmonis antar rekan kerja.

Adapun tujuan dari fungsi penggerakan (actuating) itu sendiri adalah:

- Menciptakan kerjasama yang lebih efisien.


- Mengembangkan kemampuan dan ketrampilan staf.
- Menumbuhkan rasa memiliki dan mencintai pekerjaan.
- Mengusahakan suasana kerja yang meningkatkan motivasi dan prestasi kerja
staf.
- Membuat organisasi berkembang secara dinamis.

Tindakan penggerakan (actuating) dibagi dalam 3 tahap yang terdiri dari:

10
- Tindakan motivating: memberikan semangat, motivasi, inspirasi atau dorongan sehingga
timbul kesadaran dan kemauan para petugas untuk bekerja dengan baik.
- Tindakan directing: pemberian bimbingan melalui contoh-contoh atau teladan, seperti:
pengambilan keputusan, mengadakan komunikasi antara pimpinan dan staf, memilih
orang yang menjadi anggota kelompok dan memperbaiki sikap, pengetahuan maupun
ketrampilan staf.
- Tindakan pengarahan (directing atau commanding): dilakukan dengan memberikan
petunjuk-petunjuk yang benar, jelas, dan tegas agar terlaksana dengan baik terarah kepada
tujuan yang telah ditetapkan.

4. Pengkoordinasian (Coordinating)
Fungsi manajemen ini dikenal sebagai fungsi koordinasi. Ini memastikan
kesatuan tindakan di antara individu, kelompok kerja dan departemen, dan
membawa keharmonisan dalam melaksanakan berbagai kegiatan dan tugas untuk
mencapai tujuan organisasi secara efisien. Fungsi ini merupakn fungsi dengan
tujuan mengarahkan atau mengendalikan agar dapat meningkatkan keefektifan dan
juga efisiensi kerja agar lebih maksimal
Menurut Luther Gullick, koordinasi yaitu melaksanakan kegiatan agar tidak
ada lowongan da tidak ada kekacauan di tempat kerja, dengan cara menyelaraskan
tempat kerja yang ada. Pada fungsi ini terdapat beberapa aktivitas yang harus
dilakukan agar suatu perusahann memiliki fungsi manajemen pengelolaan
perusahaan yang baik, diantaranya:
a. Menerapkan serta mengimplementasikan kepemimpian, bimbingan maupun
motivasi terhadap pekerjaan agar bisa bekerja secara nyaman, baik dan
maksimal.
b. Memberi tugas dan penjelasanya secara rutin terkait dengan jobdesck atau
masalah pekerjaan.
c. Menjelaskan terkait seluruh kebijakan yang berlaku dan sudah ditetapkan.

Konsep koordinasi selalu berlaku untuk upaya kelompok. Tidak perlu


kooerdinasi ketika hanya satu individu yang bekerja. Dengan kata lain, fungsi
koordinasi adalah pengaturan tertib upaya individu dan kelompok untuk

11
memberikan kesatuan tindakan dalam mengejar tujuan bersama. Fungsi koordinasi
melibatkan sinkronisasi berbagai upaya dari berbagai departemen sehingga tujuan
yang direncanakan tercapai dengan konflik minimum.

Fungsi koordinasi manajemen terdiri dari saling terkait berbagai bagian


pekerjaan serta pekerjaan berbagai departemen. Ini melibatkan mengkoordinasikan
berbagai peran pekerjaan dan tanggung jawab karyawan sehingga mereka memiliki
hubungan baik dengan rekan kerja sambil memberikan hasil. Ini juga terdiri dari
pengembangan hubungan dengan pemangku kepentingan dan lingkungan di mana
organisasi beroperasi.

Pentingnya fungsi koordinasi menjadi lebih penting ketika ukuran dan skala operasi
besar di organisasi. Ini karena alasan sebagai berikut:
a. Ketika ukuran dan skala operasi besar, ada lebih banyak orang dan kelompok kerja
yang bekerja. Jadi ada kemungkinan yang lebih besar dari orang-orang yang
bekerja di lintas tujuan karena tujuan unit dan sub-unit dapat dianggap lebih penting
oleh mereka daripada tujuan organisasi. Ukuran yang besar juga dapat
menyebabkan masalah pengawasan dan komunikasi. Karenanya
mengkoordinasikan kegiatan menjadi tugas utama manajemen dalam organisasi
besar.
b. Organisasi besar umumnya cenderung memiliki kegiatan yang berlokasi di tempat
yang berbeda, yang mungkin tidak memungkinkan interasi yang sering dan dekat
diantara orang-orang. Oleh karena itu, kebutuhan untuk berkoordinasi menjadi
lebih besar dan menjadi tanggung jawab utama bagi manajemen.
c. Ukuran besar organisasi sering dikaitkan dengan diversifikasi kegiatan bisnis. Ini
mungkin disebabkan oleh sejumlah besar jenis produk yang diproduksi. Karena itu,
ada beberapa divisi dan sub-divisi kegiatan. Pada saat yang sama, ada juga
peningkatan jumlah level managerial dan pembagian tanggung jawb vertikal.
Semua ini menjadikan fungsi koordinasi sebagai fungsi penting manajemen.
Karena fungsi koordinasi manajemen sangat penting, kadang-kadang disebut
„esensi‟ manajemen. Ini adalah fungsi manajer di semua departemen dan cabang
organisasi, dan berlaku untuk semua tingkatan manajemen. Ini pada akhirnya membantu

12
dalam rekonsilasi tujuan, pencapaian total tujuan organisasi, dan pemeliharaan hubungan
yang harmonis antar berbagai kelompok dan memastikan ekonomi dan efisiensi dalam
organisasi.
Koordinasi adalah elemen atau unsur integral dari semua fungsi manajerial. Ini
diperlukan dalam setiap fungsi dan pada setiap tahap. Fungsi koordinasi tidak dapat
dipisahkan dari fungsi lain seperti penjelasan dibawah ini:
a. Koordinasi melalui perencanaan
Koordinasi adalah bagian dari perencanaan, karena ia memberi tahu apa yang harus
dimasukkan dalam rencana yang baik dan bagaimana cara melaksanakanya.
Perencanaan memfasilitasi koordinasi dengan menginegrasikan berbagai rencana
melalui diskusi timbal bali, pertukaran gagasan.
b. Koordinasi melalui pengorganisasian
Koordinasi adalah inti dari pengorganisasian. Ini adalah bagian dari
pengorganisasian, karena mengambil pimpinan pertama. Bahkan ketika manajemen
menugaskan dan mengelompokkan berbagai kegiatan ke departemen,
mengoordinasikan kegiatan adalah yang terpenting dalam pikirannya.
c. Koordinasi melalui kepegawaian
Koordinasi adalah bagian dari kepegawaian, karena ini menentukan siapa yang
akan menjadi staff dan penempatannya yang rasional. Manajemen selalu
memastikan bahwa, jumlah personil yang tepat di berbagai posisi dengan jenis
pendidikan dan keterampilan yang tepat diambil sehingga ada orang yang tepat di
pekerjaan yang tepat.
d. Koordinasi melalui pengarahan
Koordinasi adalah bagain dari pengarahan, karena memberikan fokus yang jelas.
Tujuan memberikan perintah, instruksi dan bimbingan kepada bawahan hanya
dilayani ketika ada keharmonisan anar atasan dan bawahan.
e. Koordinasi melalui pengendalian
Koordinasi adalah bagian dari pelaporan, karena membuatnya realistis. Manajemen
memastikan melalui koordinasi bahwa tidak ada perbedaan dalam kinerja aktual
dibandingkan dengan kinerja standar untuk mencapat tujuan organisasi.

13
5. Pengawasan / pengendalian (Controlling)
Controlling, memastikan bahwa kinerja sesuai dengan rencana. Hal ini
membandingkan antara kinerja aktual dengan standar yang telah ditentukan. Jika
terjadi perbedaan yang signifikan antara kinerja aktual dan yang diharapkan,
manajer harus mengambil tindakan yang sifatnya mengoreksi. Misalnya
meningkatkan periklanan untuk meningkatkan penjualan.
Fungsi dari controlling adalah menentukan apakah rencana awal perlu direvisi,
melihat hasil dari kinerja selama ini. Jika dirasa butuh ada perubahan, maka seorang
manajer akan kembali pada proses planning. Di mana ia akan merencanakan
sesuatu yang baru, berdasarkan hasil dari controlling.
Menurut G.R Terry, pengawasan dapat didefinisikan sebagai proses penentuan,
apa yang harus dicapai yaitu standar, apa yang sedang dilakukan yaitu pelaksanaan,
menilai pelaksanaan dan apabila perlu melakukan perbaikan-perbaikan, sehingga
pelaksanaan sesuai dengan rencana yaitu selaras dengan standar.
Jelas sekali bahwa fungsi pengawasan yang diambil dari sudut pandang definisi
sangat vital dalam suatu perusahaan. Supaya proses pelaksanaan dilakukan sesuai
dengan ketentuan dari rencana. Melakukan tindakan perbaikan, jika terdapat
penyimpangan. Hal ini dilakukan untuk pencapaian tujuan sesuai dengan rencana.
Jadi pengawasan dilakukan sebelum proses, saat proses, dan setelah proses.
Dengan pengendalian diharapkan juga agar pemanfaatan semua unsur manajemen
menjadi efektif dan efisien.
Dalam controlling ada beberapa proses dan tahapan, yaitu pengawasan. Proses
pengawasan dilakukan secara bertahap dan sistematis melalui langkah sebagai
berikut:
a. Menentukan standar yang akan digunakan sebagai dasar pengendalian.
b. Mengukur pelaksanaan atau hasil yang sudah dicapai.
c. Membandingkan pelaksanaan atau hasil dengan standar dan menentukan
penyimpangan jika ada.
d. Melakukan tindakan perbaikan, jika terdapat penyimpangan agar pelaksanaan dan
tujuan sesuai dengan rencana.

14
e. Meninjau dan menganalisis ulang rencana, apakah sudah realistis atau tidak. Jika
ternyata belum realistis maka perlu diperbaiki.

Selain itu juga, terdapat beberapa proses pengawasan melalui tahap-tahap sebagai
berikut:

a. Mengukur Hasil
- Menemtukan dengan tepat jumlah dan kapasitas secara keseluruhan.
- Dibuat unit pengukuran dan diadakan perhitungan beberapa kali jumlah unit tersebut
dibandingkan dengan keseluruhan jumlah.
- Pengukuran keseluruhan dikelompokkan dalam 2 kelompok, yaitu: kelompok yang
berkaitan dengan pencapaian seluruh program dan kelompok yang berkaitan dengan
keluaran per unit yang dikerjakan.
- Cakupan kelompok pertama lebih luas, menyangkut kemajuan menyeluruh, ditangani
oleh pihak pimpinan.
- Pengukuran dilakukan secara objektif dengan menggunakan jumlah keuntungan dan
biaya.
- Kelompok kedua bersifat lebih mendetail sehingga bias menggunakan ukuran yang
lebih tepat, karena lebih mudah mengukurnya.
- Pengukuran juga dapat dibedakan dengan pengukuran nyata (unit yang dihasilkan,
kartu, dan distribusi sampel) dan tidak nyata (kemajuan eksekutif, membentuk
semangat pekerja).
b. Membandingkan Hasil Yang Dicapai Dengan Hasil Yang Diinginkan.
- Kegiatan hasil yang dicapai.
- Untuk menentukan penyimpangan berarti atau tidak tergantung pada manajer sendiri
setelah menilai dan menganalisis hasilnya.
- Dalam menentukan penyimpangan harus mengetahui tentang umpan balik (informasi)
masuk atau pendapat dari mereka yang melaksanakan pekerjaan.
- Perhatikan data yang tidak bias dikontrol, untuk mendapatkan data yang lebih
mendekati kenyataan.
- Exception principle (prinsip pengecualian): melihat pada hal-hal yang berbeda saja,
maka perhatian diteruskan untuk mengetahui penyebabnya.

15
- Keys points: kegiatan pengawasan dengan hanya memperhatikan pada pembanding
kunci (berbeda untuk setiap jenis perusahaan, tidak boleh dilupakan bagian lainnya).
c. Memperbaiki Penyimpangan
- Langkah terakhir proses pengawasan.
- Tujuan: untuk mendapatkan hasil yang sesuai dengan hasil yang diinginkan.
Fungsi pengawasan sangat penting tanpa adanya pengawasan maka fungsi-fungsi
yang lainnya tidak akan berjalan efektif dan efisien. Pengawasan tidak hanya berlangsung
pada saat pelaksanaan, tetapi juga pada saat perencanaan dan pengorganisasian. Pada
dasarnya dalam fungsi pengawasan juga terdapat proses pengevaluasian untuk menjaga
agar seluruh kegiatan tidak melenceng dari tujuan yang ingin dicapai.
Menurut Stephen Robein (Inu Kencana Syafiie, 2011), pengawasan dapat
didefinisikan sebagai: “Proses mengikuti perkembangan kegiatan untuk menjamin
jalannya pekerjaan, dengan demikian dapat selesai secara sempurna sebagaimana yang
direncanakan sebelumnya, dengan pengoreksian beberapa pemikiran yang saling
berhubungan.
Manajemen sumberdaya manusia sangat penting dalam suatu organisasi untuk
menghindari kesalahan dalam tugas manajemen antara lain mempekerjakan karyawan
yang tidak cocok dengan pekerjaan, perputaran karyawan yang tinggi dan kesalahan-
kesalahan lain dalam masalah tenaga kerja yang dapat merugikan organisasi. Sumberdaya
manusia di definisikan sebagai kemampuan terpadu dari daya pikir dan fisik yang
dimiliki induvidu, dimana perilaku dan sifatnya di tentukan oleh keturunan dan
lingkunganya (Hasibuan, 2001).
Beberapa cara pengendalian yang harus dilakukan oleh seorang manajer yang
meliputi pengawasan langsung, adalah pengawasan yang dilakukan sendiri secara
langsung oleh seorang manejer. Manajer memeriksa pekerjaan yang sedang dilakukan
untuk mengetahui apakah dikerjakan dengan benar dan hasilnya sesuai dengan yang
dikehendakinya.

6. Membuat Keputusan
Metode pengambilan keputusan dapat dilakukan :
a. Elementary Methods (Metode dasar)

16
Metode pendekatan ini sangat simpel, dan membutuhkan perhitungan untuk
mendukung analisis. Metode ini sesuai untuk keadaan di mana masalah hanya
diselesaikan oleh satu orang saja, alternatif yang terbatas dan ada karakter yang
unik di lingkungan pembuatan keputusan.
b. MAUT (Multi-Attribute Utility Theory)
Metode ini menggunakan skala prioritas antara 0-1 untuk membantu dalam
pembuatan keputusan di organisasi. Hasil dari prioritas itu dapat digunakan sebagai
pembuat keputusan.
c. SMART ( Simple Multi Attribute Rating Technique)
Metode pengambilan keputusan ini menggunakan fungsi nilai yang dihitung secara
matematis. Adanya skala penilaian yang telah diketahui oleh banyak orang.
d. Basic Multi-Criteria Decision Analysis (MCDA)
MCDA umumnya mempunyai masalah yang memiliki salah satu dari sejumlah
alternatif. Alternatif tersebut didasarkan pada seberapa baik dalam penilaian hal
yang dipilih. Kriteria dan nilai atau skornya dibuat oleh si pembuat keputusan.
Setelah memberikan penilaian terhadap alternatif dijumlahkan sesuai masing-
masing kriteria dan kemudian diurutkan sesuai jumlah skor. Urutan hasil yang telah
didapatkan oleh pembuat keputusan adalah hasil keputusan.
e. NGT (Nominal Group Technic)
NGT adalah suatu metode untuk mencapai konsensus dalam suatu kelompok dalam
membuat keputusan. Teknik ini mengumpulkan ide-ide dari tiap peserta atau
anggota organisasi kemudian memberikan voting dan rangking terhadap ide-ide
yang mereka pilih. Ide yang dipilih adalah ide yang paling banyak skornya, yang
berarti merupakan konsensus bersama.

B. Analisis SWOT Di Apotek


Analisis SWOT adalah metode analisis yang paling mendasar yang berguna untuk
mengetahui topik atau permasalahan dari empat sisi yang berbeda yaitu Strength
(kekuatan), Weakness (kelemahan), Opportunity (peluang), Threat (ancaman).
Unsur - unsur analisis SWOT

1. Analisis terhadap unsur kekuatan

17
Menganalisis kelebihan apa saja yang dimiliki perusahaan seperti dari segi teknologi,
kualitas hasil produksi, lokasi strategis atau unsur lainnya.

2. Analisis terhadap unsur kelemahan


Menganalisis kelemahan yang dimiliki perusahaan yaitu melakukan perbandingan
dengan perusahaan lain yang tidak dimiliki oleh perusahaan Anda.

3. Analisis terhadap unsur peluang


Menganalisis peluang atau kesempatan yang dimiliki perusahaan yang biasanya dibuat
pada saat awal membangun bisnis. Ini karena bisnis dibangun berdasarkan peluang
untuk menghasilkan keuntungan

4. Analisis terhadap unsur ancaman


Menganalisis ancaman dengan membuat daftar ancaman perusahaan bisa untuk jangka
pendek maupun jangka panjang. Hal ini penting karena menentukan apakah bisnis dapat
bertahan atau tidak di masa depan.

Analisis SWOT bisnis Apotek :

Strength (Kekuatan)

1. Adanya konsultasi, informasi, edukasi dan monitoring bagi konsumen.


2. Adanya pelayanan tes kesehatan (tekanan darah, gula darah, asam urat, kolesterol).
3. Tenaga profesional yang kompeten.
4. Sistem manajemen dan komputerisasi yang baik.
5. Kondisi bangunan baru dan telah diset untuk dokter spesialis.
6. Pemilik sarana apotek adalah seorang apoteker sehingga bisa menerapkan
pharmaceutical care dengan baik.
Weakness (Kelemahan)

1. Modal yang terbatas


2. Sulitnya mendapatkan tenaga kerja yang kompeten, terutama tenaga kerja
kefarmasian.
3. Masih kurangnya ketersediaan obat-obatan pada resep yang dibutuhkan pasien.
4. Apotek belum lama berdiri, sehingga masih belum dikenal masyarakat.

18
5. Merupakan apotek swasta yang berdiri sendiri dan bukan suatu apotek jaringan
atau waralaba.
6. Kurangnya pengetahuan marketing.

Opportunity (peluang)

1. Apotek terletak di wilayah padat penduduk, ini merupakan pasar yang baik bagi
kinerja apotek
2. Memiliki jarak yang sangat jauh dengan apotek lain sehingga tidak ada saingan
dengan apotek lain
3. Apotek terletak di dekat jalan raya sehingga mudah diakses oleh kendaraan pribadi
maupun kendaraan umum
4. Apotek telah bekerja sama dengan BPJS sehingga dapat menarik minat masyarakat
menebus obat secara gratis di apotek kita.
Threat (Ancaman)

1. Terdapat apotek lain yang letaknya tidak terlalu jauh dari apotek.
2. Kemungkinan munculnya kompetitor yang lebih banyak dan berkembang
3. Perubahan regulasi pemerintaha setempat mengenai tata letak apotek
4. Review buruk dari pasien atau pelanggan awal atas pelayanan apotek yang diberikan

C. Struktur Organisasi Dan Jobdesk

19
1. Apoteker Pengelola Apotek
Jobdesk :
a. Memastikan bahwa jumlah dan jenis produk yang dibutuhkan senantiasa tersedia dan
diserahkan kepada yang membutuhkan.
b. Menata apotek sedemikian rupa sehingga berkesan bahwa apotek menyediakan
berbagai obat dan perbekalan kesehatan lain secara lengkap.
c. Menetapkan harga jual produknya dengan harga bersaing.
d. Mempromosikan usaha apoteknya melalui berbagai upaya.
e. Mengelola apotek sedemikian rupa sehingga memberikan keuntungan.
f. Mengupayakan agar pelayanan di apotek dapat berkembang dengan cepat, nyaman
dan ekonomis.
2. Pemilik Sarana Apotek
Jobdesk :
a. Memimpin seluruh kegiatan operasional apotek
b. Mengatur dan mengawasi jalannya kegiatan apotek selamajam operasional
c. Mengelola tertib administrasi apotek secara keseluruhan, termasuk dalam hal
membayar semua biaya pajak yangberhubungan dengan kegiatan apotek
d. Mengusahakan agar apotek semakin berkembang di kemudian hari.
3. Apoteker Pendamping
Jobdesk :
a. Memberikan masukan kepada Apotek manager untuk membuat apotek semakin
berkembang kedepannya
b. Membantu Apoteker untuk menyusun laporan rutin kepada Badan POM
c. Bertanggung jawab atas ketepatan pembacaan resep dokter yang diberikan kepada
pasien
d. Bertanggung jawab untuk menyampaikan informasi mengenai obat kepada pasien
terutama yang berhubungan dengan resep dokter
4. Tata Usaha
a. Mengkoordinir, dan mengawasi seluruh kegiatan tata usaha.
b. Memeriksa laporan keuangan.
c. Melaksanakan kegiatan yang berhubungan dengan kepegawaian.

20
d. Memeriksa laporan hutang piutang.
5. Asisten Apoteker
a. Mengerjakan pekerjaan yang sesuai dengan profesinya dalam memberikan pelayanan
obat bebas dan obat resep.
b. Menyusun buku defecta setiap pagi, dan memelihara buku harga.
c. Mencatat dan membuat laporan keluar masuknya obat.
d. Menyusun resep-resep menurut nomor urut dan tanggalnya, lalu digulung dan
disimpan.
e. Memelihara kebersihan ruang peracikan obat, lemari obat, gudang, dan rak obat.
f. Dalam keadaan darurat, asisten apoteker harus bisa menggantikan pekerjaan sebagai
kasir, penjual obat bebas, dan berperan sebagai juru resep.
6. Petugas Gudang
a. Penerimaan obat dan perbekalan kesehatan dari PBF
b. Pemeriksaan kelengkapan obat dan perbekalan kesehatan
c. Penyimpanan dan pengaturan obat dan perbekalan kesehatan
d. Pendistribusian obat dan perbekalan kesehatan
e. Pengendalian penggunaan persediaan
f. Pencatatan dan pelaporan
g. Menjaga mutu dan keamanan obat dan perbekalan kesehatan
h. Penyusunan persediaan obat dan perbekalan kesehatan
i. Permintaan obat dan perbekalan kesehatan ke PBF
j. Penyusunan laporan
7. Bendahara
a. Bertanggung jawab terhadap kondisi aliran kas yang terjadi
b. Menerima uang yang disetor oleh kasir dari penjualan obat tunai, baik obat bebas dan
bebas terbatas maupun penjualan obat dengan resep
c. Mengeluarkan uang yang diperlukan untuk melaksanakan kegiatan operasional
apotek, seperti listrik dan telepon
d. Menyimpan bukti pembayaran dan pembelian barang, serta bukti pertukaran fraktur
dengan PBF
8. Karyawan pembantu

21
a. Membantu dalam segala bidang yang memerlukan bantuan dan membersihkan
lingkungan yang ada di sekitar apotek
b. Bertugas digudang dan juga sebagai reseptur jika apotek menerima resep racikan
9. Juru resep
a. Membantu tugas apoteker dan asisten apoteker dalam penyediaan atau pembantuan
obat jadi maupun obat racikan
b. Menyiapkan dan membersihkan alat-alat peracikan serta melaporkan hasil sediaan
yang sudah jadi kepada asisten apoteker
c. Membuat obat-obat racikan standar dibawah pengawasan asisten apoteker
d. Menjaga kebersihan apotek
10. Kasir
a. Menerima pembayaran tunai maupun dengan kartu kredit
b. Menerima barang masuk
c. Memberi harga untuk resep-resep yang masuk
d. Melayani penjualan obat bebas dan bebas terbatas
e. Mencatat, menghitung dan menyimpan uang hasil penjualan
f. Menyetor uang hasil penjualan ke bagian keuangan
g. Bertanggung jawab terhadap kesesuaian uang yang masuk dengan penjualan

22
BAB III

PENUTUP
A. Kesimpulan
Fungsi managemen adalah serangkaian bagian-bagian dalam managemen yang harus
diaplikasikan sehingga tujuan serta visi perusahaan dapat tercapai (Terry, 2004).
Diantaranya adalah perencanaan (Planning), Pengarahan / menggerakkan (Directing),
Pengkoordinasian (Coordinating), Pengawasan / pengendalian (controlling). Penerapan
fungsi manajemen di Apotek dapat dilakukan dengan analisis swot, Analisis SWOT
adalah metode analisis yang paling mendasar yang berguna untuk mengetahui topik atau
permasalahan dari empat sisi yang berbeda yaitu Strength (kekuatan), Weakness
(kelemahan), Opportunity (peluang), Threat (ancaman). Adapun Struktur Organisasi
Apotek meliputi Apoteker Pengelola Apotek, Pemilik Sarana Apotek, Apoteker
Pendamping, Tata Usaha, Asisten Apoteker dsb.

B. Saran
Manajemen dalam ranah Apotek, sangat memerlukan evaluasi pada tahap perkembangan
menjalankan usaha, salah satunya dengan melakukan analisis SWOT dimana pada tahap
tersebut perkembangan apotek dapat dievaluasi dengan memantau kekuatan, kelemahan,
peluang dan ancaman dalam bisnis atau Usaha. Sehingga dapat terlihat nilai yang
signifikan untuk kemajuan Apotek.

23
DAFTAR PUSTAKA

Anggia Hendresty, Pemilik Sarana Apotek “KELUARGA”, hasil wawancara pada tanggal 17-20
Juli 2019 di Apotek Keluarga
Rangkuti, Freddy. 2015. Analisis Swot Teknik Membedah Kasus Bisnis. Jakarta: Gramedia
Pustaka
George, R. Terry, 1979, Principles of Management.
Hasibuan, M. 2001. Manajemen Sumber Daya Manusia: Pengertian Dasar, Pengertian dan
Masalah. Jakarta: PT. Toko Gunung Agung.
Prastuti, T. 2014. Analisis Manajemen dalam Optimalisasi Pendapatan Asli Daerah di
Kabupaten Luwu Timur. Skripsi. Makasar : Universitas Hasanuddin.
Syafie, I. K. 2011. Etika Pemerintahan. Jakarta : PT. Rineka Cipta. Terry, George R. 2004.
Prinsip-Prinsip Manajemen Terjemahan J. Smith D. F. M. Jakarta: Bumi Aksara.

24