SISTEM AKUNTANSI PENJUALAN

Tujuan Setelah mempelajari bab ini, mahasiswa mampu

Pembelajaran mendesain dan membuat sistem akuntansi
penjualan dan retur berdasarkan jenis entitas

Pengantar
Bab ini akan diuraikan berbagai sistem akuntansi yang digunakan entitas
untuk menangani aktivitas pokoknya dalam bisnis manufaktur sebagai
model dalam penjelasan terkait aktivitas pokok yang meliputi penjualan,
pembelian, penggajian dan pengupahan, pengendalian biaya, penerimaan
dan pengeluaran kas. Desain system ini akan membahas dengan
sistimatika sebagai berikut:

1. Deskripsi kegiatan pokok.

2. Fungsi yang terkait.
3. Informasi yang diperlukan manajemen.
4. Dokumen yang digunakan.
5. Catatan akuntansi yang digunakan.
6. Jaringan prosedur yang membentuk sistem.
7. Catatan akuntansi yang digunakan.
8. Unsur sistem pengendalian intern.

1
5.1 Sistem Akuntansi Penjualan

1. Ruang Lingkup
Dalam sistem ini akan dibicarakan tentang sistem penjualan
kredit, sistem retur penjualan, serta dibahas pula kombinasi
order pengiriman dan prosedur penagihan.
Penjualan meliputi aktivitas penjualan barang atau jasa baik
secara kredit maupun tunai.

2. Dokumen

Surat Order Pengiriman dan tembusannya, dokumen digunakan

untuk memproses penjualan kredit kepada pelanggan.

Surat Order Pengiriman, tembusan pertama memberikan otorisasi

kepada fungsi pengiriman untuk mengirimkam jenis barang
dengan jumlah dan spesifikasi seperti yang tertera pada
dokumen tersebut.

Tembusan Kredit (credit copy), tembusan ini digunakan untuk

memperoleh otorisasi kredit.

Surat Pengakuan, (acknowledgement copy), dokumen ini dikirim

oleh fungsi penjualan kepada pelanggan untuk memberitahukan
bahwa ordernya telah diterima dan dalam proses pengiriman.

Surat Muat (bill of lading), tembusan ini digunakan oleh

perusahaan sebagai bukti bahwa barang telah diserahkan
kepada perusahaan angkutan.

2
Tembusan Gudang (warehouse copy), tembusan yang digunakan
oleh bagian gudang untuk menyiapkan barang seperti yang
tertera dalam dokumen tersebut

Arsip pengendalian Pengiriman (sales order follow-up copy),

tembusan dari yang diarsipkan oleh fungsi penjualan menurut
tanggal pengiriman yang dijanjikan.

Arsip Index Silang (cross-index file copy), tembusan yang

diarsipkan secara alpabetik menurut nama pelanggan untuk
memudahkan pertanyaan-pertanyaan dari pelanggan mengenai
status pesanannya.

Faktur dan tembusannya. Dokumen yang digunakan sebagai

dasar untuk mencatat timbulnya piutang.

Faktur Penjualan (customer’s copies), tembusan yang dikirim oleh

bagian penagihan kepada pelanggan.

Tembusan Piutang (account receivable copy), tembusan yang

dikirim oleh fungsi penagihan ke fungsi akuntansi sebagai dasar
untuk mencatat piutang dalam kartu piutang.

Tembusan Jurnal Penjualan (sales jounal copy), tembusan yang

dikirim oleh fungsi penagihan ke fungsi akuntansi sebagai dasar
mencatat transaksi penjualan dalam jurnal penjualan.

Tembusan Analisis (analysis copy), tembusan yang dikirim oleh

fungsi penagihan ke fungsi akuntansi sebagai dasar untuk

3
 menghitung harga pokok penjualan yang dicatat dalam kartu
persediaan, untuk analisis penjualan, dan untuk perhitungan
komisi wiraniaga (salesperson).

Tembusan Wiraniaga (salesperson copy), tembusan yang dikirim

oleh fungsi penagihan kepada wiraniaga untuk memberitahukan
bahwa order dari pelanggan yang lewat tangannya telah
dipenuhi sehingga memungkinkannya menghitung komisi
penjualan yang menjadi haknya.

Rekapitulasi Harga Pokok Penjualan, merupakan dokumen

yang digunakan untuk menghitung total harga pokok produk
yang dijual selama periode akuntansi tertentu.
Bukti memorial.

3. Catatan Akuntansi

Jurnal Penjualan, digunakan untuk mencatat transaksi penjualan

kredit dan tunai. Jika perusahaan menjual berbagai macam
produk maka dalam jurnal dapat dibuatkan kolom-kolom
khusus sesuai kebutuhan.

Kartu Piutang, digunakan untuk perincian mutasi piutang

kepada tiap debitur perusahaan.

Kartu Persediaan, buku pembantu yang berisi rincian mutasi

setiap jenis persediaan.

4
 Kartu Gudang, catatan yang diselenggarakan oleh fungsi gudang
untuk mencatatat mutasi dan persediaan fisik barang yang
disimpan di gudang.

Jurnal Umum, digunakan untuk mencatat harga pokok produk

yang dijual selama periode akuntansi tertentu.

4. Fungsi yang terkait

Fungsi Penjualan, fungsi ini bertanggungjawab untuk :

a. menerima surat order dari pembeli,
b. mengedit order dari pelanggan untuk mengecek informasi
yang ada,
c. meminta otorisasi kredit,
d. menentukan tanggal pengiriman dan dari gudng mana
akan dikirim,
e. dan mengisi order pengiriman,
f. juga bertanggungjawab untuk membuat back order.

Fungsi Kredit, fungsi ini bertanggungjawab untuk :

a. berada dibawah fungsi keuangan,
b. meneliti status kredit pelanggan dan memberikan otorisasi
kredit.

Fungsi Gudang, fungsi ini bertanggungjawab untuk:

a. menyimpan barang,
b. menyiapkan barang yang dipesan kepada pelanggan,
c. menyerahkan barang kepada fungsi pengiriman.

Fungsi Pengiriman, bertanggungjawab untuk :

5
 a. menyarahkan barang atas dasar surat order pengiriman
dari fungsi penjualan,
b. menjamin bahwa tidak ada barang yang keluar tanpa ada
otorisasi dari yang berwenang.

Fungsi Penagihan, bertanggungjawab untuk :

a. Membuat dan mengirim faktur penjualan kepada
pelanggan,
b. Menyediakan copy faktur bagi kepentingan pencatatan
transaksi penjualan oleh fungsi akuntansi.

Fungsi Akuntansi, bertanggungjawab atas :

a. mencatat piutang usaha yang timbul dari transaksi
penjualan,
b. membuat dan mengirim surat pernyataan piutang kepada
langganan,
c. membuat laporan penjualan.

5. Jaringan Prosedur

Prosedur Order Penjualan, fungsi penjualan menerima order

dari pembeli dan menambahkan informasi penting pada surat
order dari pembeli. Fungsi penjualan membuat surat order
pengiriman dan mengirimkannya kepada berbagai fungsi yang
lain untuk memungkunkan fungsi tersebut memberikan
kontribusi dalam melayani order dari pembeli.

Prosedur Persetujuan Kredit, fungsi penjualan meminta

persetujuan kredit kepada pembeli tertentu dari fungsi kredit.

6
 Prosedur Pengiriman, fungsi pengiriman mengirimkan barang
kepada pembeli sesuai dengan informasi yang tertera dalam
surat order yang diterima dari fungsi penjualan.

Prosedur Penagihan, fungsi penagihan membuat faktur

penjualan dan mengirimkannya kepada pembeli. bisa juga
faktur dibuat oleh fungsi penjualan sebagai tembusan pada
waktu bagian ini membuat surat order pengiriman

Prosedur Pencatatan Piutang, fungsi akuntansi mencatat

tembusan faktur penjualan kedalam kartu piutang atau dalam
metode pencatatan tertentu mengarsipkan dokumen tembusan
menurut abjad yang berfungsi sebagai catatan piutang.

Prosedur Distribusi Penjualan, fungsi akuntansi

mendistribusikan data penjualan menurut informasi yang
diperlukan oleh manajemen.

Prosedur Pencatatan Harga Pokok Penjualan, fungsi akuntansi

mencatat secara periodik total harga pokok produk yang dijual
dalam periode akuntansi tertentu.

6. Unsur Pengendalian Intern

Organisasi
a. Fungsi penjualan harus terpisah dari fungsi kredit.
b. Fungsi akuntansi harus terpisah dari fungsi penjualan dan
fungsi kredit.
c. Fungsi akuntansi harus terpisah dari fungsi kas.
d. Transaksi penjualan kredir harus dilaksankan oleh fungsi
penjualan, fungsi kredit, fungsi pengiriman, fungsi
7
 penagihan, dan fungsi akuntansi. Tidak ada transaksi
penjualan yang dilaksanakan seluruhnya oleh satu bagian
saja sampai selesai.

Sistem Otorisasi dan prosedur Pencatatan

a. Penerimaan order dari pembeli diotorisasi oleh fungsi
penjualan dengan menggunakan formulir surat order
pengiriman.
b. Persetujuan pemberian kredit diberikan oleh fungsi kredit
dengan membubuhkan tanda tangan pada credit copy (yang
merupakan tembusan surat order pengiriman).
c. Pengiriman barang kepada langganan diotorisasi oleh
fungsi pengiriman dengan cara menandatangani dan
membubuhkan cap “sudah dikirim” pada surat order
pengiriman.
d. Penetapan harga jual, syarat penjualan, syarat
pengangkutan barang, dan potongan penjualan berada
ditangan Direktur Pemasaran dengan penerbitan surat
keputusan mengenai hal tersebut.
e. Pencatatan kedalam kartu piutang dan kedalam jurnal
penjualan, jurnal penerimaan kas, dan jurnal umum
diotorisasi oleh fungsi akuntansi dengan cara memberikan
tanda tangan pada dokumen sumber (faktuf penjualan,
bukti kas masuk, dan memo kredit).
f. Pencatatan terjadinya piutang didasarkan pada faktur
penjualan yang didukung dengan surat order pengiriman
dan surat muat.

8
5.2 Sistem Retur Penjualan

1. Ruang Lingkup
Untuk menangani transaksi pengembalian barang oleh
langganan kepada perusahaan.

2. Dokumen
Memo Kredit, merupakan dokumen sumber untuk pencatatan
transaksi retur penjualan.
Laporan Penerimaan Barang, dugunakan untuk menjadi
dokumen pendukung dari memo kredit dan buat oleh bagian
penerimaan.

3. Catatan Akuntansi
Jurnal Umum / Jurnal Retur Penjualan, digunakan untuk
pencatatan berkurangnya pendapatan penjualan dan piutang.
Dengan jurnal :

Dr Retur Penjualan
Cr Piutang Usaha

Penambahan harga pokok persediaan produk jadi, jurnal:

Dr Persediaan Produk Jadi
Cr Harga Pokok Penjualan

Kartu piutang, digunakan untuk mencatat berkurangnya

piutang kepada debitur tertentu.

Kartu Persediaan, digunakan untuk mencatat bertambahnya

jenis persediaan produk jadi tertentu.

9
 Kartu Gudang, digunakan untuk mencatat bertambahnya jenis
persediaan produk jadi tertentu.

4. Fungsi yang terkait

Fungsi Penjualan, bertanggungjawab menerima pemberitahuan

dari langganan dan membuatkan memo kredit.

Fungsi penerimaan, bertanggungjawab menerima barang sesuai

dengan memo kredit.

Fungsi Gudang, bertanggungjawab menyimpan barang setelah

diperiksa oleh bagian penerimaan barang dan
mencatatatkannya dalam kartu gudang.

Fungsi Akuntansi, bartanggungjawab untuk melakukan

pencatatan pengurangan piutang dan bertambahnya persediaan.

5. Jaringan Prosedur

Prosedur pembuatan memo kredit, bagian penjualan membuat

memo kredit sebagai surat perintah pada bagian penerimaan
barang untuk menerima barang serta kepada bagian akuntansi
untuk mencatat berkurangnya piutang.

Prosedur penerimaan barang, bagian penerimaan menerima

barang berdasarkan memo kredit dan membuat laporan
penerimaan barang.

Prosedur pencatatan retur penjualan, bagian akuntansi

mencatat berkurangnya harga pokok penjualan dan
10
 bertambahnya harga pokok persediaan dan dicatat dalam jurnal
umum dan dalam buku pembantu persediaan.

6. Unsur Pengendalian Intern

Organisasi
a. Fungsi penjual harus terpisah dari fungsi penerimaan.
b. Fungsi akuntansi harus terpisah dari fungsi penjualan.
c. Transaksi retur penjualan harus dilaksankan oleh fungsi
penjualan, fungsi penerimaan, dan fungsi akuntansi. Tidak
transaksi retur penjualan hanya ditangani oleh satu bagian
saja.

Sistem Otorisasi dan Prosedur Penctatan

d. Retur penjualan diotorisasi oleh fungsi penjualan dengan
membubuhkan tanda tangan otorisasi dalam memo kredit.
e. Pencatatan bekurangnya piutang karena retur penjualan
didasarkan pada memo kredit yang didukung dengan
laporan penerimaan barang.

Praktek yang sehat

a. Memo kredit benomor urut tercetak dan pemakaiannya
dipertanggungjawabkan oleh fungsi penjualan.
b. Secara periodik fungsi akuntansi mengirim surat
pernyataan piutang (account receivable statement) kepada
setiap debitur untuk menguji ketelitian catatan piutang
yang diselenggarakan oleh fungsi tersebut.
c. Secara periodik diadakan rekonsiliasi kartu piutang dengan
rekening kontrol piutang dalam buku besar.

11
Ringkasan

Dokumen-dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi penjualan,

yaitu: surat order. Surat order pengiriman, tembusan kredit (credit copy),
surat pengakuan, (acknowledgement copy), surat muat (bill of lading),
tembusan gudang (warehouse copy), arsip pengendalian pengiriman (sales
order follow-up copy), arsip index silang (cross-index file copy, faktur penjualan
(customer’s copies), tembusan piutang (account receivable copy) piutang dalam
kartu piutang, tembusan jurnal penjualan (sales jounal copy), tembusan
analisis (analysis copy), tembusan wiraniaga (salesperson copy), dan
rekapitulasi harga pokok penjualan.

Catatan Akuntansi yang digunakan dalam sistem akuntansi penjualan,

yaitu: jurnal penjualan, kartu piutang, kartu persediaan, kartu gudang,
dan jurnal umum.

Fungsi-fungsi yang terkait dengan ssitem akuntansi penjualan, yaitu :

fungsi penjualan, fungsi kredit, fungsi gudang, fungsi pengiriman, fungsi
penagihan, dan fungsi akuntansi.

Jaringan prosedur yang terkait dengan sistem akuntansi penjualan, yaitu :

prosedur order penjualan, prosedur persetujuan kredit, prosedur
pengiriman, prosedur penagihan, prosedur pencatatan piutang, prosedur
distribusi penjualan, dan prosedur pencatatan harga pokok penjualan.

12
Referensi

1. Mulyadi, 2013. Sistem Akuntansi, Edisi ke-3, cetakan ke-5, Jakrta :

Penerbit Salemba Empat.

2. Romney, Marshall B, PaulJohn Steinbart, 2006. Sistem Informasi

Akuntansi, Jakarta : Salemba Empat

3. Bodnar, George H, William S. Hopwood, 2003. Sistem Informasi

Akuntansi, Jakarta : Salemba Empat.

13