BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang Masalah

Pengarsipan adalah model data menyediakan informasi yang dibutuhkan
untuk merancang struktur penyimpanan bagi pengumpulan data. Terutama
struktur penyimpanan ini harus mendukung efisiensi pengaksesan data untuk
sekumpulan program system informasi yang meliputi system berkas dan cara
pengorganisasian file.
Pada kesempatan ini, Himpuna Mahasiswa Teknik Informatika menyadari
akan manfaat menggunakan perangkat lunak dan berusaha untuk membangun
system yang mendukung penyimpanan, pengolahan serta pengaksesan informasi
dengan harapan proses kegiatan menjadi lebih mudah, cepat dan akurat.
Himpunan Mahasiswa Teknik Informatika Politeknik Pos Indonesia,proses
pengelolaan pengarsipan dokumen pada bagian unit surat masuk dan surat keluar
sumber masih menggunakan proses manual yaitu tanpa terkomputerisasinya
proses pendataan dokumen sehingga menimbulkan beberapa masalah,
diantaranya sulitnya pencarian data surat dikarenakan tempat penyimpanan data
pada system berkas dan akses penyimpanan data dilakukan secara fisik / manual,
dalam melakukan pencarian data dokumen memakan waktu yang lama.
Berdasarkan masalah tersebut, maka dibutuhkan sistem informasi yang
berfungsi untuk melakukan pengelolaan pengarsipan dokumen yang ada di
Himatif Politeknik Pos Indonesia yang berjudul Aplikasi Pengolahan Surat
Masuk dan Surat Keluar di HIMATIF Politeknik Pos Indonesia .
1.2 Identifikasi Masalah
Adapun perumusan masalah yang melatarbelakangi pembuatan aplikasi ini,
yaitu :
1. Bagaimana mengotomasikan proses pencarian data dan dokumen yang ada di
Himatif?
2. Bagaimana menyimpanan data dokumen yang ada di Himatif secara digital?
3. Bagaimana mengintergrasikan dokumen yang masih terpisah-pisah?

1.3 Tujuan
Adapun tujuan pembuatan aplikasi ini, yaitu :
1. Tersedianya sistem informasi pencarian dokumen secara digital.
2. Tersedianya sistem penyimpanan data dokumen secara keseluruhan dalam
bentuk desktop.
3. Membuat data yang sebelumnya berbentuk kertas kedalam sebuah aplikasi
dengan saling terintegrasi dan tersusun rapih dalam sebuah database.

1.4 Ruang Lingkup

Agar perancangan aplikasi tersebut terkesan sederhanan dan mudah mengerti
tetepi tidak mengurangi tujuan penelitian, maka penulis membatasi perancangan
aplikasi tersebut sebagai berikut :
1. Tahapan pengembangan sistem yang dilakukan sampai pada tahap
pembuatan program.
2. Program hanya membahas tentang informasi surat masuk dan surat keluar
pada bagian HIMATIF Politeknik Pos Indonesia.
3. Bahasa pemograman yang digunakan sebagai pembangun sistem adalah
visual basic 2013 dan untuk pengolahan basis datanya digunakan
Software MySQL.
1.5 Sistematika Penulisan
Sistematika penulisan dalam penyusunan laporan tugas proyek ini sebagai
berikut:
BAB I PENDAHULUAN, bab ini berisi pendahuluan yang membahas latar
belakang penulisan laporan dan pembuatan aplikasi, rumusan masalah membahas
tentang apa saja masalah yang terjadi pada pengarsipan surat masuk dan surat keluar
Himatif, tujuan membahas apa saja tujuan dari pembuatan aplikasi ini, dan
sistematika penulisan yang menjelaskan aturan tata penulisan laporan ini.
BAB II LANDASAN TEORI, bab ini berisi tentang landasan teori atau konsep
dasar dan perangkat pendukung dalam pembuatan sistem pengarsipan dokumen
bagian surat masuk dan surat keluar Himatif. Politeknik Pos Indonesia Bandung
yang diambil dari berbagai sumber seperti menjelaskan tentang VB.Net, data flow
diagram, database dan lain-lain.
BAB III ANALISIS dan PERANCANGAN, bab ini membahas tentang analisis
dan perancangan untuk pembuatan sistem pengarsipan surat masuk dan surat keluar
Himatif Politeknik Pos Indonesia. Bab ini juga membahas requirement specification
serta klasifikasi fungsionalitas dan non-fungsionalitas, membahas pemodelan sistem
aplikasi menggunakan UML untuk menggambarkan sistem dengan diagram statis,
dinamis dan fungsional.
BAB IV IMPLEMENTASI dan PENGUJIAN, bab ini terdapat pembahasan
dalam merincikan komponen-komponen pendukung berupa program, lingkungan
implementasi, tampilan antar-muka, serta pengujian perangkat lunak dengan metode
Blackbox, petunjuk pemakaian, dan instalasi.
BAB V KESIMPULAN dan SARAN, bab ini menampung pencapaian tujuan
berupa kondisi implementasi optimal bagi aplikasi yang dibangun dan saran bagi
pembuat aplikasi, baik itu jika hasil aplikasi dirasa belum sempurna, kurang
mencapai tujuan.