Kod WIM IT-070-3/M07/KP03 Muka surat : 1 drpd 9

INSTITUSI LATIHAN
KEMAHIRAN BELIA DAN SUKAN

KERTAS PENERANGAN
(INFORMATION SHEET)

KOD DAN NAMA PROGRAM

/ IT-070-3 MULTIMEDIA AUTHORING
PROGRAM’S CODE & NAME

TAHAP / LEVEL 3 SEMESTER 3

NO DAN TAJUK UNIT

KOMPETENSI /
07 : STAFF APPRAISAL
COMPETENCY UNIT NO.
AND TITLE

KOD DAN NAMA

SUBJEK/SUBJECT CODE SKP 3372 STAFF APPRAISAL
AND NAME
NO. DAN PENYATAAN
AKTIVITI KERJA / WORK 1. SUPERVISE STAFF DICIPLINE
ACTIVITIES NO. AND 2. PREPARE TEAM MEMBER APPRAISAL
STATEMENT
KOD WIM IT-070-3/M07/KP03

Cawangan Kurikulum & Pentauliahan Versi 2.0 (2016)

 Kod WIM IT-070-3/M07KP03 Muka surat : 2 drpd 9

PENGENALAN
PENGURUSAN PRESTASI

1. DEFINISI
Pengurusan prestasi lebih berbentuk kepada mengendalikan penilaian atau beberapa
siri penilaian pada sesuatu masa dan merupakan satu bahagian yang penting di dalam bidang
pengurusan sumber manusia. Majikan sepatutnya memberi pekerja sokongan dan keadaan
yang sesuai kepada kakitangan bagi mendapatkan keputusan penilaian prestasi yang
dikehendaki. Perkara-perkara yang perlu di ambil kira oleh majikan dalam menilai prestasi
kakitangan adalah seperti berikut :

i. Memberi sokongan secara praktikal yang bersesuaian dengan sumber yang sedia
ada.

ii. Memastikan pekerja mengetahui dengan jelas keputusan prestasi penilaian yang
diperlukan dan memberi khidmat nasihat jika diperlukan.

iii. Memberi program latihan dan pembangunan kepada pekerja supaya mereka dapat
mencapai prestasi yang dikehendaki.

iv. Mengubahsuai pengukuran sasaran, keutamaan dan prestasi berdasarkan kepada

perubahan di dalam keutamaan organisasi, pasaran, dasar kerajaan dan
sebagainya.

2. PEMANTAUAN PRESTASI

Pemantauan prestasi adalah salah satu daripada bahagian di dalam proses pengurusan
prestasi. Penilaian prestasi diadakan sekali atau dua kali setahun dan ianya dalam bentuk
temubual di antara pekerja dan majikan. Kadangkala hasil daripada temubual ini pekerja dapat
meningkatkan gaji dan kenaikan pangkat pekerja. Selain daripada itu, hasil daripada temubual
ini akan memberikan penekanan terhadap program latihan dan pembangunan pekerja.

Proses temubual juga dapat membina dan menyokong seseorang individu dalam
meningkatkan dan membangunkan prestasi kerjanya. Pekerja yang bersemangat biasanya
dapat menerima kritikan daripada majikannya semasa di akhir sesi temubual tersebut.
Beberapa prinsip diperlukan dalam memenuhi cirri-ciri tersebut. Antaranya ialah :
i. tiada kejutan berlaku di dalam penilaian semasa temubual. Penilaian perlu
mengambilkira terhadap prestasi pekerja sebelum temubual kerana ianya
merupakan maklumbalas daripada pengurus.
ii. Proses ini perlu di aplikasikan kepada semua pekerja. Semua pekerja mempunyai
hak untuk mengetahui tahap prestasi mereka an ianya syaat yang perlu dalam
meningkatkan lagi pencapaian pekerja tersebut.

Cawangan Kurikulum & Pentauliahan Versi 2.0 (2016)

 Kod WIM IT-070-3/M07KP03 Muka surat : 3 drpd 9

iii. Pekerja digalakkan untuk menyatakan prestasi mereka dan memberikan pendapat
mereka apa yang mereka fikirkan dan apa yang telah mereka lakukan.
iv. Perbincangan harus difokuskan kepada matlamat yang telah ditetapkan dan
pencapaian yang dikehendaki untuk mencapai matlamat tersebut.
v. Penilai perlu ingat peraturan bahawa mereka hanya mempunyai 2 telinga dan satu
mulut yang digunakan semasa mengendalikan temubual prestasi tersebut.

3. MENILAI KADAR PRESTASI

Bahagian yang paling penting dalam penilaian prestasi adalah untuk membuat
keputusan bagi prestasi individu dalam mengenalpasti matlamat yang telah ditetapkan. Menilai
prestasi adalah lebih mudah daripada membuat keputusan yang berkualiti. Dalam membuat
keputusan terdapat beberapa prinsip yang perlu diambilkira, antaranya ialah :

i. prestasi mesti dinilai bergantung kepada objektif keseluruhan, dimana ianya akan
dipecahkan kepada beberapa matlamat yang akan dipengaruhi oleh objektif
keseluruhan.
ii. Objektif harus boleh digunakan untuk semua pekerja yang mempunyai percampuran
di antara pengukuran objektif dan persaingan dimana persaingan yang digunakan
harus diterangkan dengan berhati-hati dalam bentuk kemahiran yang dapat
ditunjukkan atau perlakuan.
iii. Terdapat beberapa jalan singkat untuk menilai prestasi. Langkah berhati-hati perlu
diberi pada setiap objektif dan matlamat. Perkiraan harus dibuat pada keadaan
dimana mereka telah capai.
iv. Di dalam kadar prestasi, penilai harus mengambil kira di dalam semua aspek
pekerjaan. Pemberian kadar keseluruhan bagi sesuatu kerja sebagai merangkumi
keseluruhan dan tidak benar dan akan mempengaruhi prestasi keseluruhan.
v. Salah satu kesukaran yang dialami oleh pengurus dalam penilaian pekerja adalah
untuk menilai individu itu sendiri. Antaranya adalah masalah memberikan keputusan
prestasi yang baik kepada pekerja yang di senangi dan keputusan yang sebaliknya.
vi. Dalam mengambilkira prestasi individu, penekanan harus diberikan berpandukan
kepada keutamaan objektif dan prestasi keseluruhan dan ianya harus diukur
bertentangan dengan kebolehan pekerja.
vii. Perkiraan harus diambilkira terhadap factor dalaman yang akan mempengaruhi
prestasi seperti perubahan di dalam organisasi, sumber yang ada dan tahap
persaingan yang wujud di dalam perkraan.

Cawangan Kurikulum & Pentauliahan Versi 2.0 (2016)

 Kod WIM IT-070-3/M07KP03 Muka surat : 4 drpd 9

4. KEBERKESANAN PENILAIAN PRESTASI

 Terdapat beberapa faktor yang boleh mempengaruhi prestasi yang dibuat oleh seseorang
pengurus. Diantara faktor yang boleh mempengaruhi pemikiran pengurus adalah :
i. umur, pengalaman pengurus dan pekerja.
ii. Personaliti
iii. Jantina dan bangsa
iv. Hubungan kekeluargaan
v. Prestasi pekerja yang lepas dan sekarang
vi. Kebimbangan penilai / pengurus dan reaksi individu yang dinilai / pekerja.
 Terdapat beberapa garis panduan yang perlu diikuti oleh penilai semasa temubual.
Antaranya ialah :
i. mereka harus merancang dengan teliti pertemuan tersebut terlebih dahulu. Ini
bermakna tidak hanya menggunakan pejabat yang tiada gangguan tetapi penilai
harus membaca segala dokumen yang berkaitan untuk mendapatkan maklumat
yang diperlukan, pekerja harus bersiap sedia untuk pertemuan dengan
mengenalpasti prestasi mereka dan boleh menjangkakan kadar prestasi mereka
sebelum pertemuan tersebut. Ini adalah penting kerana proses tersebut adalah
dalam bentuk 2 hala dan tidak memerlukan kejutan bagi mana-mana pihak.
ii. Penilai harus memastikan bahawa perjumpaan tersebut dikendalikan dalam
keadaan selesa dan tempat yang memberi penekanan terhadap kaunseling,
mengajar dan pembangunan peranan adalah sebahagian daripada tanggungjawab
pengurusan
iii. Penekanan perlu diberi terhadap aspek yang positif dalam prestasi dan bukannya
yang negative namun begitu keseluruhan perlulah dibaiki.
iv. Dalam membincangkan kekurangan keberkesanan prestasi, peluang untuk
meningkatkan prestasi harus ditekankan
v. Pekerja harus digalakkan untuk bercakap dan pengurus harus berbincang segala
masalah yang dihadapinya dan harus diberi penyelesaian terhadap masalah
tersebut.
vi. Tindakan perlu dipersetujui untuk menjelaskan segala masalah yang dikenalpasti
dan membangunkan pekerja yang terlibat.
vii. Segala tindakan yang dipersetujui perlu dibuat agar pengukuran prestasi dapat
diteruskan.
viii. Kadar prestasi akan mempengaruhi pemikiran pekerja semasa perjumpaan. Oleh
sebab itu adalah lebih baik segala perbincangan harus dihindarkan daripada
temubual penilaian yang lebih mengambilkira terhadap pembangunan pekerja.
ix. Akhirnya perlu diingatkan penilaian temubual haruslah dirahsiakan.

Cawangan Kurikulum & Pentauliahan Versi 2.0 (2016)

 Kod WIM IT-070-3/M07KP03 Muka surat : 5 drpd 9

5. STRATEGI MEMPERKENALKAN PENGURUSAN PRESTASI KAKITANGAN

Untuk memperkenalkan pengurusan prestasi kakitangan, beberapa strategi perlu dibuat.
Diantaranya ialah :
i. ianya harus berhubungkait dan menyokong misi organisasi dan nilai teras yang
berkaitrapat dengan strategi korporat.
ii. Ianya mesti sehaluan dan bersesuaian dengan budaya organisasi.
iii. Proses tersebut mesti mendapat komitmen atau kerjasama sepenuhnya dari pucuk
pimpinan serta pengurus dan pekerja bawahan.
iv. Perhubungan dan perbincangan bersama pekerja dapat menyokong komunikasi
yang baik dan latihan kepada semua yang terlibat.
v. Skim ini harus disokong dengan system yang komprehensif, iaitu menetapkan
objektif serta matlamat dan bidang kerja yang jelas.
vi. Skim ini haruslah tetap dan sebarang perubahan di buat jika difikirkan perlu.
vii. Aspek pembangunan individu dalam pengurusan prestasi haruslah diasingkan
daripada pertimbangan untuk memberikan imbuhan.
viii. Tiada mempunyai kaitan dengan pembayaran kewangan sehingga skim tersebut
berkesan pada jangkawaktu tersebut dan diterima oleh organisasi tersebut.

6. TUJUAN PENILAIAN PRESTASI TERHADAP PEKERJA

Alat untuk penilaian dan pembangunan. Dengan melihat prestasi yang dulu untuk
mengenalpasti pencapaian dan kekurangan dan membentuk plan yang terperinci untuk
meningkatkan prestasi dimasa hadapan.
Jika penyelia dapat mengesan kekurangan pekerjanya, maka satu perancangan yang
terperinci perlu dibuat bagi membetulkan keadaan ini. Dengan memberi penekanan yang
sama terhadap masa akan dating dan yang telah lepas, pekerja tidak gemar bertindakbalas
mempertahankan maklumbalas pencapaian. Proses penilaian dapat memberi motivasi kepada
pekerja untuk memperbaiki kelemahannya.

7. MENGAPA PENILAIAN DIPERLUKAN ?

Penilaian prestasi adalah berbentuk aktiviti yang formal dan tidak formal. Pemantauan
(observation) prestasi yang formal harus dilakukan paling minimum sekali dalam setahun atau
lebih untuk kebaikan. Pemantauan dua kali setahun bermakna semakin kurang penilaian
prestasi dibuat terhadap sesuatu penilaian tersebut. Maka tekanan terhadap pekerja akan
semakin berkurangan.

Cawangan Kurikulum & Pentauliahan Versi 2.0 (2016)

 Kod WIM IT-070-3/M07KP03 Muka surat : 6 drpd 9

Penilaian prestasi tidak formal merujuk kepada penilaian yang dilakukan oleh penelia
dari hari ke hari (setiap hari) dan pekerja akan mengetahui prestasi mereka dari masa ke
semasa. Penyelia yang cekap akan selalu memberi maklumat yang tidak formal kepada
pekerja (berkaitan dengan aspek positif dalam kerja dan masalah yang mereka hadapi). Oleh
kerana maklum balas tidak formal lebih terbuka dan jujur, maka pemantauan secara formal
akan kurang digeruni oleh pekerja dan ianya tidak akan menjadi satu kejutan.

8. PERANAN PENYELIA DALAM PENILAIAN PRESTASI

 Semakin besar organisasi tersebut, maka prosedur bagi penilaian adalah lebih formal
dan standard.
 Cirri-ciri penilai : dari segi sejarah, penyelia merupakan seorang penilai prestasi ke atas
pekerjanya. Pada masa kini, sesetengah organisasi telah menyediakan satu bentuk
penilaian ke atas diri sendiri dan penilaian dari rakan sekerja dalam membantu penilaian
yan telah dibuat oleh penyelia.
 Mengikut Gary P.Latham dan Kenneth N.Wexley, Increasing Productivity Through
Performance Appraisal (Reading, MA:Addison-Wesley, 1981), p.80. lebih kurang 95%
penilaian ke atas pekerja dikendalikan oleh penyelia. Walaubagaimanapun, penyelia
bukanlah satu-satunya sumber yang dapat memberikan maklumat penilaian yang tepat
tentang pekerja. Ini adalah kerana pekerja mempunyai nilai dalaman yang baik yang
boleh ditunjukkan oleh mereka sendiri. Oleh sebab itu, penilaian dari rakan sekerja
diperlukan.
 Penilaian sendiri menunjukkan pencapaian yang tinggi oleh pekerja tersebut dan ia
akan cenderung mengurangkan daya usaha dalam proses penilaian dan ini akan
memberikan kesan yang baik dalam stimulasi perbincangan prestasi di antara pekerja
dan penyelia. Walaubagaimanapun, penilaian sendirir ini sangat berkesan sebagai alat
membangunkan pekerja berbanding dengan kegunaan penilaian itu sendiri.
 Terdapat cirri-ciri atau elemen dalam sesuatu jawatan penilaian rakan sekerja adalah
lebih baik daripada penilaian seorang penyelia. Bagi sesetengah jawatan dalam jangka
waktu yang pendek, penyelia tidak akan membuat penilaian terhadap pekerja mereka
kerana mereka lebih banyak mengawal atau dalam keadaan kawasan kerja
berkumpulan, rakan dalam kumpulan selalunya membuat penilaian yang lebih baik
sesame mereka berbanding dengan mana-mana penyelia kerana mereka lebih banyak
memahami prestasi pekerja di antara rakan-rakan mereka. Dalam jangka waktu yang
singkat, bantuan penilaian daripada penyelia bersama dengan penilaian daripada rakan
sekerja dapat meningkatkan ketepatan proses penilaian tersebut.

Cawangan Kurikulum & Pentauliahan Versi 2.0 (2016)

 Kod WIM IT-070-3/M07KP03 Muka surat : 7 drpd 9

9. APA YANG PERLU DINILAI ?

Kriteria yang perlu dipilih oleh penyelia ketika membuat penilaian prestasi ke atas prestasi
kakitangan, akan memberi pengaruh yang besar ke atas apa yang pekerja hendak lakukan.
Tiga bentuk penilaian yang diperlukan dalam membuat penilaian ke atas pekerja adalah hasil
kerja individu, perlakuan dan perangai.

i. Hasil kerja individu.

 Jika hasil kerja diambilkira berbanding dengan keupayaan, maka penyelia perlu
membuat penilaian ke atas hasil kerja akhir. Sebagai contoh, melalui penilaian
berdasarkan hasil kerja seseorang pencuci karpet perlu dinilai berdasarkan berapa
banyakkah bilangan meter persegi karpet yang boleh dicucinya dalam sehari.

ii. Perlakuan.
 Dalam sesetengah kes, adalah sukar untuk mengenalpasti hasil sebenar yang
dikaitkan terus dengan tindakan seseorang pekerja itu. Keadaan ini benar sekiranya
kerja tersebut dilakukan secara individu berbanding dengan secara berkumpulan.
Penilaian prestasi secara berkumpulan adalah lebih mudah dilakukan tetapi
kerjasama dari ahli kumpulan sukar untuk dibuat atau dikenalpasti. Dalam jangka
masa pendek, penilaian ke atas pekerja tidak selalu dilakukan. Dengan
menggunakan contoh tadi, kelakuan pencuci karpet yang boleh digunakan untuk
penilaian prestasi adalah termasuk laporan tentang keadaan kerja atau peralatan
selepas kerja setiap hari.

iii. Perangai.
 Bila kita menilai seseorang berdasarkan kepada kebolehtahanan, keyakinan,
agresif, kesetiaan, kerjasama dan sebagainya, ia merupakan penilaian berdasarkan
perangainya. Menurut Michael J. Kavangh, “Evaluating Performance,” in K.M.
Rowland and G.R. Ferris (eds), Personnel Management. (Boston : Allyn & Bacon,
1982), pp. 187 – 126.
“Pakar-pakar bersetuju bahawa perangai boleh merendahkan mutu keluaran dan
perlakuan criteria penilaian”.
Perangai dirujuk sebagai potensi jangkaan terhadap prestasi dan bukan prestasi
sebenar. Jadi hubungan di antara perangai dan prestasi kerja adalah terkecuali.
Namun begitu factor perangai masih lagi meluas digunakan dalam organisasi untuk
menilai prestasi pekerja atau kakitangan.

Cawangan Kurikulum & Pentauliahan Versi 2.0 (2016)

 Kod WIM IT-070-3/M07KP03 Muka surat : 8 drpd 9

10. PROSES PENGURUSAN PRETASI KAKITANGAN.

Mengikut Stephen P. Robins (1995), terdapat 3 cara untuk melakukan penilaian prestasi iaitu :
i. Absolute Standard.
Pekerja tidak akan dibezakan di antara satu sama lain. Terdapat beberapa cara yang
termasuk di dalam kumpulan ini iaitu :
a. Penulisan esei.
 Adalah satu cara penilaian yang paling mudah kerana kita hanya perlu menulis
kekuatan, kelemahan, prestasi yang lalu, potensi dan cadangan untuk
peningkatan. Penulisan esei tidak melibatkan bentuk yang kompleks atau latihan
intensif untuk menyiapkannya tetapi keputusannya selalu bergantung kepada
kebolehan penulis. Penilaian yang baik atau sebaliknya boleh dikenalpasti
daripada cara penulisan penyelia terhadap prestasi pekerja ditahap yang biasa.
b. Keadaan genting (incident critical).
 Keadaan genting lebih memfokuskan terhadap perlakuan utama pekerja dalam
membuat perbezaan di antara tugasan yang berkesan dan tidak berkesan.
Perlakuan yang utama di sini adalah perlakuan yang spesifik, tidak dikenali
sebagai peranan personality. Senarai keadaan genting dapat memberikan satu
contoh di mana pekerja menunjukkan sifat yang dikehendaki dan ini boleh
dikatakan sebagai peningkatan.
c. Senarai semakan.
 Penyelia menggunakan senarai semakan untuk menyenaraikan penerangan
melalui perlakuan dan memeriksa perlakuan tersebut yang akan diaplikasikan
kepada pekerja. Tujuan utama penyenaraian semakan adalah untuk
mengurangkan kos di mana sesebuah organisasi mempunyai beberapa kategori
pekerjaan, senarai semula mesti di buat pada setiap kategori.
ii. Relative Standard.
Kategori kedua penilaian prestasi iaitu relative standard di mana pekerja dibandingkan
antara pekerja dalam penilaian prestasi pekerja. Terdapat dua cara iaitu taraf
berkumpulan dan taraf individu.
a. Taraf berkumpulan.
 Penilaian prestasi menggunakan pendekatan secara berkumpulan untuk
mengklasifikasikannya.
b. Taraf individu.
 Penilaian prestasi menggunakanpendekatan taraf pekerja dalam bentuk ke atas
ke bawah

Cawangan Kurikulum & Pentauliahan Versi 2.0 (2016)

 Kod WIM IT-070-3/M07KP03 Muka surat : 9 drpd 9

iii. Objektif.
Cara yang terakhir untuk menilai prestasi adalah objektif. Ianya diaplikasikan dalam
bentuk MBO “Management by Objective”. Pada akhir penentuan masa objektif yang
ditentukan (bulanan, suku tahun, setengah tahun atau tahunan) anda dan pekerja akan
duduk bersama dan menilai bagaimanakah prestasi mereka. Sekiranya objektif tersebut
dipilih secara berhati-hati untuk mendapatkan dimensi prestasi yang sebenar di dalam
jawatan dan penulisan pekerja. Mereka boleh bersiap-sedia untuk dinilai dan mereka
juga harus memberikan majikan satu penilaian yang tepat mengenai prestasi kerja
mereka secara keseluruhan.

Cawangan Kurikulum & Pentauliahan Versi 2.0 (2016)