PENERAPAN SISTEM MANAJEMEN MUTU

PADA KELOMPOK PENGRAJIN TEMBAKAU

MELALUI
SERTIFIKASI ISO 9001:2008

Oleh :
Dinas Perindustrian dan Perdagangan
MOJOKERTO
 DAFTAR ISI

I. PENJELASAN UMUM

II. PENJELASAN ADMINISTRASI

A. NAMA DAN LOKASI PEKERJAAN
B. SASARAN PEKERJAAN
C. PELAKSANA PEKERAAN
D. RAPAT PENJELASAN
E. PEMASUKAN DOKUMEN USULAN
F. SYARAT-SYARAT DAN TATA CARA PENYAMPAIAN
USULAN PEKERJAAN INI
1. Materi Usulan / Proposal
2. Tata Cara Penyampaian

III. KERANGKA ACUAN KERJA ( K.A.K )

A. LATAR BELAKANG
B. MAKSUD DAN TUJUAN
C. LINGKUP PEKERJAAN
D. TANGGUNG JAWAB PERENCANA
E. BIAYA PERENCANAAN
F. KEBUTUHAN TENAGA AHLI
G. PENILAIAN HASIL KARYA / KELUARAN

IV. PENUTUP
 I. PENJELASAN UMUM

Dengan diberlakukannya UU Nomor 22 dan 25 Tahun 1999, memberi kewenangan

pada daerah otonomi untuk mengatur dan mengurus kepentingan masyarakat
setempat menurut prakarsa sendiri berdasarkan aspirasi rakyat sesuai dengan
peraturan perundangan. Dengan demikian daerah otonom mempunyai keleluasaan
dalam menyelenggarakan pemerintahan yang mencakup kewenangan semua
bidang pemerintahan kecuali yang telah ditetapkan dan kewenangan pemerintahan
dibidang tertentu.

Sebagai konsekuensi dari pemberian hak dan kewenangan, daerah otonom

mempunyai tugas dan kewajiban yang harus dipikul dalam mencapai tujuan
pemberian otonomi, berupa peningkatan pelayanan dan kesejahteraan masyarakat
yang semakin baik. Salah satu parameter yang kritis adalah konsistensi dan
komitmen terhadap peningkatan kualitas pelayanan publik. Semua unit yang terkait
dengan kinerja pelayanan publik dalam organisasi diharapkan berfungsi dengan
baik dan masih terbuka untuk upaya-upaya peningkatan berkelanjutan.

Dalam rangka memenuhi tujuan diatas maka penerapan Sistem Manajemen Mutu
ISO 9001:2000 merupakan pilihan yang harus dijalankan untuk mengendalikan
sistem yang selalu mengedepankan kualitas dan kepuasan pelanggan.

Untuk melaksanakan kegiatan penerapan Sistem Manajemen Mutu diperlukan pihak

ketiga untuk membimbing penerapan tersebut, sehingga diperlukan sumber dana
yang cukup. Pendanaan dalam kegiatan ini digunakan berasal dari Anggaran
Pendapatan Asli Daerah (PAD) tahun 2009.

Adapun maksud dan tujuan dari kegiatan ini adalah:

 Memastikan bahwa organisasi telah menjalankan dengan sunguh-sunguh Sistem
Manajemen Mutu ISO 9001:2000.
 Memastikan terciptanya Peningkatan Berkelanjutan dalam pelaksanaan Sistem
Manajemen Mutu ISO 9001:2000.
 Memenuhi proses produksi dan pelayanan yang mengedepankan kualitas produk
dan memnuhi kepuasan pelanggan.
II. PENJELASAN ADMINISTRASI

A. NAMA DAN LOKASI PEKERJAAN :

Nama Kegiatan : Sertifikasi Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2000

Kode Kegiatan :
Lokasi : Desa ………. Kabupaten Mojokerto
Sumber Dana : APBD Kabupaten Mojokerto
Tahun Anggaran : 2009
Kode Rekening :

B. SASARAN PEKERJAAN :

1. Tujuan :
meningkatkan mutu serta kinerja Kelompok Pengrajin Tembakau
Desa............... melalui penerapan serta pengembangan Sistem Manajemen
Mutu ISO 9001 : 2000.

2. Sasaran :
Melakukan Perancangan dan Pengembangan Sistem Manajemen Mutu di
Kelompok Pengrajin Tembakau Desa............... , yang compatible dengan
keseluruhan SMM ISO 9001:2000.

3. Waktu Pelaksanaan :
Waktu pelaksanaan ditetapkan selambat-lambatnya 4 (empat) bulan
kalender terhitung sejak Surat Perintah Kerja dikeluarkan.

C. PELAKSANA PEKERJAAN :
 1. Pengguna Barang/Jasa
adalah kepala kantor/satuan kerja/pengguna anggaran daerah /pejabat yang
disamakan, yang dalam hal ini adalah Kepala Dinas Perindustrian dan
Perdagangan Kabupaten Mojokerto.

2. Panitia Pengadaan Barang/Jasa

adalah panitia yang diberi tugas melaksanakan Pengadaan Barang/Jasa di
lingkungan Pemerintah Daerah, yang dalam hal ini diangkat berdasarkan
Kepala Dinas Perindustrian dan Perdagangan Kabupaten Mojokerto

3. Kerangka Acuan Kerja (K.A.K)

Sebagai Acuan dalam pelaksanaan pekerjaan Sertifikasi Sistem Manajemen
Mutu ISO 9001:2000 maka disusun Kerangka Acuan Kerja yang memuat
lingkup serta acuan terkait pelaksanaan pekerjaan.

D. RAPAT PENJELASAN PEKERJAAN

1. Rapat Penjelasan mengenai ketentuan yang tercantum dalam K.A.K ini

adalah pada :
Hari :
Tanggal :
Jam :
Tempat :

2. Semua perusahaan Jasa Konsultansi yang diundang dalam penunjukan

Langsung untuk pekerjaan perencanaan agar mengikuti Rapat Penjelasan ini.

E. PEMASUKAN DOKUMEN USULAN

 1. Dokumen Usulan harus sudah diserahkan kepada panitia dalam acara
pemasukan Dokumen Usulan yang diadakan pada :
Hari :
Tanggal :
Jam :
Tempat :

2. Seluruh proses penunjukan langsung Konsultan Perencana ini berdasarkan

KEPPRES 80 tahun 2003 dan Peraturan-peraturan yang relevan untuk
pekerjaan ini.

F. SYARAT-SYARAT DAN TATA CARA PENYAMPAIAN USULAN PEKERJAAN INI

1. Materi Usulan / Proposal

Usulan Pekerjaan yang diajukan terdiri dari 3 (tiga) dokumen yang masing-
masing terpisah dan berurutan, meliputi :
a. Dokumen Administrasi
Terdiri dari Data Admnistrasi Perusahaan Jasa Konsultansi bersangkutan,
yang disampaikan secara lengkap dan benar melalui blanko isian /
formulir menurut urutan :
1. Neraca Perusahaan Tahun Terakhir
2. Daftar Susunan Pemilik Modal
3. Daftar Susunan Pengurus Perusahaan
4. Rekaman Akte Pendirian beserta perubahannya
5. Rekaman Surat Penetapan NPWP & PKP
6. Rekaman Sertifikat Badan Usaha Jasa Konsultan Konstruksi / LPJK
(INKINDO) Propinsi Jawa Timur
7. Rekaman Tanda Anggota INKINDO yang masih berlaku
8. Surat Pernyataan Pakta Integritas

b. Dokumen Usulan Teknis (Technical Proposal)

 Dokumen yang memuat tentang bagaimana Konsultan yang
bersangkutan akan melaksanakan pekerjaan Penyusunan Rencana ini
sesuai dengan K.A.K dan standart persyaratan teknis lain yang berlaku.

Minimal Usulan Teknis ini harus meliputi :

1. Pendekatan dan Metodologi yang meliputi :
- Pemahaman atas jasa pelayanan yang diminta
- Kualitas Metodologi
- Time Scedhule (Rencana waktu pelaksanaan pekerjaan)
2. Kualifikasi Tenaga Ahli yang meliputi :
- Kerangka Stuktur dari Daftar Personil yang terlibat dalam
pekerjaan perencanaan
- Pengalaman masing-masing personil (Curiculum Vitae) yang
terlibat
3. Daftar pengalaman kerja perusahaan

c. Dokumen Usulan Biaya / Rencana Anggaran Biaya

Perincian pembiayaan dengan memperhitungkan Billing Rate dan Direct
Reimbersable Cost secara keseluruhan yang dihitung berdasarkan
Remunerasi yang logis serta meliputi biaya-biaya :
1. Mobilisasi
2. Layanan Profesional
3. Peralatan

2. Tata Cara Penyampaian

1. Cara Penyusunan
Ketiga Dokumen tersebut dibuat dalam rangkap 3 (tiga) yang dimasukkan
pada sampul tertutup dan pada sudut kanan atas dituliskan :
a. Sampul a : Dokumen Administrasi Perusahaan
b. Sampul b : Dokumen Usulan Teknis
c. Sampul c : Dokumen Usulan Biaya
2. Cara Penyampaian

a. Dokumen tersebut dimasukkan kedalam sampul besar yang dilak di

5 (lima) tempat
b. Dokumen tersebut dialamatkan :
Kepada Yth.
PELAKSANA KEGIATAN SERTIFIKASI SISITEM MANAJEMEN MUTU ISO
9001:2000
Jl. ................, Mojokerto
III KERANGKA ACUAN KERJA ( K.A.K )

A. LATAR BELAKANG
Sebagai konsekuensi dari pemeberlakuan daerah otonom akan mempunyai tugas
dan kewajiban yang harus dipikul dalam mencapai tujuan pemberian otonomi,
berupa peningkatan pelayanan dan kesejahteraan masyarakat yang semakin baik.
Salah satu parameter yang kritis adalah konsistensi dan komitmen terhadap
peningkatan kualitas pelayanan publik. Semua unit yang terkait dengan kinerja
pelayanan publik dalam organisasi diharapkan berfungsi dengan baik dan masih
terbuka untuk upaya-upaya peningkatan berkelanjutan.

Dalam rangka memenuhi tujuan diatas maka penerapan Sistem Manajemen Mutu
ISO 9001:2000 merupakan pilihan yang harus dijalankan untuk mengendalikan
sistem yang selalu mengedepankan kualitas dan kepuasan pelanggan.

B. MAKSUD DAN TUJUAN

Dalam upaya mendapatkan Sertifikat Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2000
diperlukan pihak ketiga yang akan membimbing pelaksanaan kegiatan dan
tercapainya peraihan sertifikat tersebut.

Kerangka Acuan Kerja ( K.A.K ) ini merupakan petunjuk (Guiden) bagi Badan
Konsultansi yang memuat masukkan (Input) dan proses yang harus dipenuhi dan
diperhatikan serta di Interprestasikan kedalam pelaksanaan tugas perencana.

Kegiatan Sertifikasi Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2000 ini bertujuan untuk :
a. Pembimbingan dalam penerapan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2000
b. Mendapatkan Sertifikat Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2000
c. Sertifikasi kegiatan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2000 yang telah
diimplementasikan.

C. LINGKUP KEGIATAN
Kegiatan Sertifikasi Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2000 di ……………………..
Kabupaten Mojokerto dilaksanakan untuk memperoleh Sertifikasi ISO 9001 : 2000.
 C.1. Tahap Kegiatan
Kegiatan Sertifikasi Sistem Manajemen Mutu ISO 9001 : 2000 Untuk di
…………………….. Kabupaten Mojokerto melalui beberapa tahapan
pelaksanaan yang meliputi :

1. Tahap I : Kaji Awal

Dilaksanakan untuk dapat mengidentifikasi lebih dalam pada semua bagian, sejauh
mana Sistem Manajemen Mutu dan kesesuaiannya dengan Standar ISO
9001:2000.

Tujuan :

 Mendapatkan informasi lebih jelas mengenai sistem dokumentasi yang

digunakan pada saat ini.
 Melihat keseluruhan proses operasi sesuai ruang lingkup tujuan sertifikasi ISO
9001:2000.

2. Tahap II : Perancangan Dan Pengembangan.

Memberikan suatu petunjuk dan konsultasi untuk membuat sistem dokumentasi
sesuai dengan Standar ISO 9001:2000.

Tujuan :

 Memperbaiki, membangun dan mengembangkan sistem dokumentasi yang

sesuai dengan proses utama untuk memenuhi Standar ISO 9001:2000.
 Memastikan bahwa Sistem Manajemen Mutu dapat diterapkan secara efektif di
organisasi.

3. Tahap III : Penerapan.

Bimbingan dan motivasi pada semua lapisan pegawai untuk menyadari bahwa
sistem dokumentasi yang dibuat dan telah disepakati bersama merupakan kunci
untuk meraih sertifikat ISO 9001:2000, serta untuk menjaga konsistensi terhadap
mutu produk maupun jasa yang dihasilkan.

Tujuan :

 Untuk memastikan Sistem Manajemen Mutu yang dibangun telah dimengerti,

diterapkan dan dipelihara oleh semua personil yang terkait.

4. Tahap IV : Audit Internal.

 Pelaksanaan Audit Internal (Internal Audit) dilaksanakan oleh auditor internal yang
ditugaskan, untuk memastikan bahwa Sistem Manajemen Mutu telah diterapkan
dan memenuhi Standar ISO 9001:2000.

Tujuan :

 Sebagai bukti bahwa Audit Internal telah dilaksanakan, yang mana merupakan
salah satu syarat yang harus dipenuhi sebelum dilakukan audit oleh Badan
Sertifikasi (Management Review).
 Melakukan perbaikan maupun modifikasi prosedur jika dibutuhkan untuk
memenuhi persyaratan Standar ISO 9001:2000.

5. Tahap V : Audit Sertifikasi.

Kegiatan sertifikasi ini akan dilakukan oleh lembaga sertifikasi internasional yang
dipilih. Badan Sertifikasi akan melakukan audit sesuai ruang lingkup yang
dijaminkan oleh organisasi yang menerapkan Sistem Manajemen Mutu. Hasil audit
akan dibuat sebuah rekomendasi tentang kelulusan organisasi dalam penerapan
sistem, sehingga berhak mendapatkan sertifikat Sistem Manajemen Mutu.

D. BIAYA PELAKSANAAN

1. Biaya Pelaksanaan Sertifikasii

a. Biaya pelaksanaan konsultansi diatur secara kontraktual setelah melalui
tahapan proses pengadaan konsultansi sesuai peraturan yang berlaku
b. Pembayaran biaya Setifikasi didasarkan pada hasil kemajuan pekerjaan,
atau melalui proses tahapan yang diatur sebagai berikut :
1. Termin I : Sebesar 20 % dari biaya pelaksanaan yang
tertuang dalam kontrak, akan dibayarkan PIHAK
PERTAMA kepada PIHAK KEDUA setelah PIHAK
KEDUA melakukan kegiatan Kaji Awal.

2. Termin II : Sebesar 40 % dari biaya pelaksanaan yang

tertuang dalam kontrak, akan dibayarkan PIHAK
PERTAMA kepada PIHAK KEDUA setelah PIHAK
KEDUA melakukan kegiatan Audit Internal.

3. Termin III : Sebesar 40 % dari biaya pelaksanaan yang

tertuang dalam kontrak, akan dibayarkan PIHAK
PERTAMA kepada PIHAK KEDUA setelah
 direkomendasikan badan sertifikasi terhadap
Sertifikat Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2000
kepada PIHAK PERTAMA.

2. Sumber Dana
Sumber dana untuk pekerjaan perencanaan ini dibebankan pada APBD tahun
2009

F. KEBUTUHAN TENAGA AHLI

Untuk melaksanakan tujuannya, Konsultan Manajemen Mutu harus menyediakan

Tenaga Ahli yang memenuhi ketentuan proyek, baik ditinjau dari segi kebutuhan
dasar proyek maupun tingkat kompleksitas pekerjaan minimal kualifikasi
masing-masing tenaga ahli, berdasarkan kebutuhan proyek ini adalah :
- 1 orang ahli utama manajemen mutu
- 1 orang ahli manajemen mutu
- 1 orang dokumentasi manajemen mutu

a 1 (satu) orang Ahli Utama Manajemen Mutu dengan kualifikasi :

 S1 Teknik / Manajemen berpengalaman di bidangnya minimal selama 5
(lima ) tahun.
 Berpengalaman melakukan konsultasi penerapan Sistem Manajemen Mutu
ISO 9001:2000
b 1 (satu) orang Ahli Manajemen Mutu dengan kualifikasi :
 S1 Teknik / Manajemen berpengalaman di bidangnya minimal selama 3
(tiga) tahun
 Berpengalaman melakukan konsultasi penerapan Sistem Manajemen Mutu
ISO 9001:2000
c 1 (satu) orang Tenaga Dokumentasi Manajemen Mutu dengan kualifikasi :
 S1 Teknik / Manajemen, berpengalaman kerja dokumentasi Sistem
Manajemen Mutu
IV PENUTUP
Setelah menerima Pedoman Persyaratan / Kerangka Acuan Kerja (K.A.K) pekerjaan
perencanaan ini, Badan Sertifikasi harus memeriksa dan mengkaji bahan
masukan/input yang telah ada dengan menambah dan mencari bahan masukan/input
lain yang dibutuhkan, sehingga dapat dicapai hasil yang optimal.

Apabila diperlukan dapat diadakan perubahan isi atas Pedoman Persyaratan / Kerangka
Acuan Kerja (K.A.K) ini, sejauh hal tersebut merupakan keharusan serta mendapat
persetujuan semua pihak yang terlibat.

Mojokerto, ………… 2009

PELAKSANA KEGIATAN

name
Pembina
NIP