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Un proyecto es esencialmente un conjunto de actividades interrelacionadas, con un inicio y
una finalización definida, que utiliza recursos limitados para lograr un objetivo deseado.
Los dos elementos básicos que incluye esta definición son: las actividades y los recursos.
LAS ACTIVIDADES son las tareas que deben ejecutarse para llegar en conjunto a un fin
preestablecido (objetivo deseado); por ejemplo: recopilar información; realizar diagnósticos;
confeccionar un diseño global de un procedimiento, programar, escribir manuales de
procedimiento, etc. (ver 6.1. metodología para el desarrollo de sistemas)
LOS RECURSOS son los elementos utilizados para poder realizar la ejecución de cada una
de las tareas; como por ejemplo: hardware, programas de base (sistemas operativos),
programas de aplicación, discos de almacenamiento, energía, servicios, inversiones de capital,
personal, información, dinero y tiempo (ver 2.3 consideraciones en un plan estratégico
informático).
Estas limitaciones en cuyo contexto se resuelve planear un proyecto pueden ser internas, por
ejemplo: computadoras disponibles, capacidad del personal, disposiciones presupuestarias, o
bien externas, como ser: fechas de entrega de cualquier tipo de recursos, factores climáticos,
aprobaciones de organismos oficiales. En ambos casos las limitaciones deben tenerse
particularmente en cuenta al estimar los tiempos de cada actividad.
En cuanto al objetivo del proyecto, este puede ser sencillo y no demandar ni muchas tareas ni
demasiados recursos; o por el contrario, puede ser complejo y exigir múltiples actividades y
una gran cantidad de recursos para poder alcanzarlo.
Ahora piense por un instante en cada uno de los proyectos que se desarrollan en las
organizaciones, y verá que todos ellos tienen cometidos que deben cumplirse en un cierto
plazo de tiempo y que además requieren de la concurrencia de otras personas.
Y es aquí donde empieza a tener relevancia la figura del administrador, en los proyectos a
realizarse en las organizaciones; incluidos los proyectos informáticos.
Creo importante traer el pensamiento de Deming, quien señala y remarca muy claramente, al
presentar su teoría de Calidad Total, que el administrador de un proyecto al planificar las
actividades, debe tener presente que los mejores esfuerzos constituyen un elemento esencial;
pero desgraciadamente, si estos esfuerzos se toman aisladamente sin una debida orientación
basada en principios administrativos, éstos esfuerzos pueden causar profundos daños.
La necesidad de la consistencia en los esfuerzos supone que si cada uno sabe lo que tiene que
hacer y, que si cada uno hiciese lo mejor que puede, el resultado sería la dispersión del
conocimiento y de los esfuerzos; por lo tanto, no hay nada que substituya al trabajo en equipo
y a los buenos líderes, para alcanzar una consistencia entre los esfuerzos y el conocimiento
necesario.
Algo importante a tener siempre presente es que: si el administrador realiza un buen trabajo
en la gestión del proyecto, su éxito podrá ser visto y verificado por los demás; en caso
contrario, naturalmente, el fracaso también estará a la vista de todo el mundo. La
responsabilidad es muy alta: alcanzar el objetivo o no. Pero la oportunidad de "demostrar la
capacidad profesional", es de las que no pueden dejarse pasa por alto.
Los administradores eficaces de proyectos, son los que logran que el trabajo se ejecute a
tiempo, dentro del presupuesto, y conforme a las normas de calidad especificadas.
En el capítulo 6, presentaremos cuáles son las tareas y en qué secuencia deben realizarse
(Metodología estructurada) para alcanzar el objetivo. Ahora vamos a describir los distintos
objetivos que caracterizan a un proyecto informático.
También una buena manera de abordar la estructura conceptual para los sistemas de
información, es desde los trabajos de Gorry y Scott Morton. En el que relacionan el trabajo
fundamental de Herbert.A.Simon sobre la decisión estructurada y no estructurada, con el
planeamiento estratégico, control gerencial y control operacional de Anthony.
Simon divide la toma de decisiones en tres fases: Inteligencia Diseño y Elección; en una
decisión estructurada, las tres fases son totalmente inteligibles y computables por el decisor
humano; por lo cual esa decisión es programable. En una decisión no estructurada no hay
pleno entendimiento de una o algunas de esas fases.
Henry C. Lucas también toma a dichos trabajos, para poder diferenciar los distintos tipos de
sistemas a fin de llegar a una implementación exitosa, de sistemas de información
computarizados.
Es por todo esto que, los conceptos de Proyecto y de Metodología de diseño que, hasta hace
poco tiempo, eran solamente aplicados a grandes emprendimientos; hoy también deben ser
aplicados a medianos y pequeños emprendimientos.
Así es que, el solo hecho de considerar a un asunto informático como un proyecto al que se
asocian técnicas y procedimientos de diseño, supone un paso importante.
Ya vimos una clasificación (ver figura 1), que nos permite clarificar el origen de un proyecto
informático, pero ¿cómo podremos determinar la magnitud de un Proyecto informático?.
En un entorno informático estable, la decisión de iniciar un proyecto viene dada por las
necesidades de: mantenimiento, modificación, mejoramiento, reemplazo o capacidad;
encuadrándose así, el proyecto informático, dentro de una categoría de complejidad mostrada
en la figura 1.2:
La Modificación del programa; involucra algo más que un simple cambio en el programa;
involucra un cambio estructural de una entidad Por ejemplo, un cambio en el número de
dígitos del código postal, o en el código de zona telefónica. La diferencia con el
Mantenimiento es el grado de importancia
El Reemplazo del sistema; ocurre cuando los sistemas de información se tornan físicamente,
tecnológicamente o competitivamente obsoletos. Como es el caso de la utilización del láser,
en el reconocimiento óptico de caracteres para la lectura del código de barras, remplazando a
la entrada por teclado.
La Nueva Capacidad del sistema; son sistemas de información para los cuales no es
necesario el uso de la automatización. Están dados por la capacidad de poder modelizar la
aplicabilidad de nuevos sistemas. Un ejemplo de ello, es la aplicación de los sistemas
expertos.
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Según Rusell Ackoff, la esencia de la sabiduría es la preocupación por el futuro; pero no es, la misma
preocupación que tiene el adivino por el futuro, pues él solamente intenta preverlo; el sabio intenta
controlarlo.
La planificación consiste en diseñar un futuro deseable y seleccionar o crear formas de lograrlo, hasta
donde sea posible.
Por lo tanto, al planificar se construye la secuencia de tareas con la lógica necesaria, y la asignación de
recursos necesarios para alcanzar el objetivo del proyecto en un tiempo óptimo.
La disponibilidad de recursos, hace que la secuencia de tareas pueda variar en el tiempo; dependiendo de
los recursos con que se dispongan. Por lo tanto, al momento de planificar, hay que considerar, las tareas
y los recursos; con el mismo grado de importancia.(ver. 1.1 que es un proyecto informático).
En el método PERT/CPM se coordinan todos los elementos de un proyecto en un plan maestro, mediante
la creación de un modelo lógico, para lograr el mejor tiempo y con el mínimo costo.
La red se define desarrollando una lista de todas las tareas asociadas con el proyecto específico, y una
lista de secuenciamietos, que indica en qué orden deben realizarse las tareas.
1.-establecer, con la aplicación de modelos estadísticos, las estimaciones de tiempo, mas probables para
cada una de las tareas;
2.- luego se calculan los límites de tiempo que definen una amplitud temporal para cada tarea (teniendo
en cuenta los recursos disponibles), y por último;
3.-se halla el camino crítico, o sea el conjunto de actividades, que determina la duración total del
proyecto y que sus atrasos o adelantos originarán atrasos o adelantos de iguales unidades de tiempo en la
duración total del proyecto.
Una vez establecido el camino crítico, se lo utiliza para: considerar alternativas, elaborar la lógica del
plan y precisar las estimaciones de tiempo de las actividades críticas, así como la influencia de
limitaciones y las posibles soluciones de situaciones conflictivas
FIGURA 2.1. PERT Y CPM
Otra herramienta de diseño es el Diagrama de Gantt; ésta es una representación gráfica cronológica, de
las etapas componentes de un proyecto. Este gráfico se sustenta en una estructura de barras horizontales,
en las cuales la longitud es directamente proporcional al tiempo requerido para su ejecución. El objetivo
de este gráfico es el de planear un proyecto y verificar el cumplimiento.
La planificación de recursos pretende determinar qué recursos serán necesarios, cuándo, cómo y dónde
se obtendrán los que no están disponibles y en qué forma serán generados o adquiridos.
El personal;
La información;
$ El dinero.
La herramienta principal para la planificación de recursos es el presupuesto; y éste se compone de la
asignación de responsabilidades para generar y utilizar el dinero, y del calendario para hacerlo.
PLANIFICACIÓN FINANCIERA
Vimos que un proyecto involucra tareas y recursos; por lo tanto, en la planificación son tan importantes
las tareas como los recursos disponibles.
Al momento de asignar los recursos, debe tener en cuenta algunas consideraciones como: la
simultaneidad de tareas para un mismo recurso, la importancia de cada tarea, si es una actividad crítica o
no.
Lo importante es que una vez que fueron identificados los recursos para cada tarea, se deben realizar los
siguientes análisis:
• De Costo;
• De Beneficio;
• De Riesgo;
• De Sensibilidad.
Es importante considerar que la utilidad de los modelos financieros, aumenta cuando se los computariza.
Esto facilitará una exploración financiera rápida, y de una gran cantidad de medios alternativos y/o
supuestos sobre el ambiente. A través de los análisis de riesgo y sensibilidad. dichas exploraciones
alcanzarán un gran valor en el proceso de planificación
Entre tantas condiciones comerciales, en la que se puede estimar la sensibilidad, podemos citar:
Bien, nuevamente concentrando nuestra atención en los proyectos informáticos. Tenemos que en el
proceso de planeamiento, de un sistema de información, se debe determinar:
• La situación actual
• La situación deseada
• Las distintas alternativas
• Físicos
o Sistema Central (Microprocesador, Memoria principal)
o Periféricos (Unidades de entrada, Unidades de salida; Unidades de entrada/salida)
o Comunicaciones (Modem, Repetidores, Hub)
• lógicos
o Estructuras de almacenamiento (Base de datos relacional, orientada a objetos)
o Monitores de comunicaciones
o Lenguajes ( Pascal, Cobol, C++, SQL)
o Métodos de desarrollo ( Ciclo de Vida, Prototipo, Espiral)
o Control de seguridad y calidad
• humanos
o Selección
o Formación
o Incentivos
Según Rusell Ackoff, la esencia de la sabiduría es la preocupación por el futuro; pero no es, la misma
preocupación que tiene el adivino por el futuro, pues él solamente intenta preverlo; el sabio intenta
controlarlo.
La planificación consiste en diseñar un futuro deseable y seleccionar o crear formas de lograrlo, hasta
donde sea posible.
Por lo tanto, al planificar se construye la secuencia de tareas con la lógica necesaria, y la asignación de
recursos necesarios para alcanzar el objetivo del proyecto en un tiempo óptimo.
La disponibilidad de recursos, hace que la secuencia de tareas pueda variar en el tiempo; dependiendo de
los recursos con que se dispongan. Por lo tanto, al momento de planificar, hay que considerar, las tareas y
los recursos; con el mismo grado de importancia.(ver. 1.1 que es un proyecto informático).
La red se define desarrollando una lista de todas las tareas asociadas con el proyecto específico, y una
lista de secuenciamietos, que indica en qué orden deben realizarse las tareas.
1.-establecer, con la aplicación de modelos estadísticos, las estimaciones de tiempo, mas probables para
cada una de las tareas;
2.- luego se calculan los límites de tiempo que definen una amplitud temporal para cada tarea (teniendo
en cuenta los recursos disponibles), y por último;
3.-se halla el camino crítico, o sea el conjunto de actividades, que determina la duración total del proyecto
y que sus atrasos o adelantos originarán atrasos o adelantos de iguales unidades de tiempo en la duración
total del proyecto.
Una vez establecido el camino crítico, se lo utiliza para: considerar alternativas, elaborar la lógica del
plan y precisar las estimaciones de tiempo de las actividades críticas, así como la influencia de
limitaciones y las posibles soluciones de situaciones conflictivas
Otra herramienta de diseño es el Diagrama de Gantt; ésta es una representación gráfica cronológica, de
las etapas componentes de un proyecto. Este gráfico se sustenta en una estructura de barras horizontales,
en las cuales la longitud es directamente proporcional al tiempo requerido para su ejecución. El objetivo
de este gráfico es el de planear un proyecto y verificar el cumplimiento.
La planificación de recursos pretende determinar qué recursos serán necesarios, cuándo, cómo y dónde se
obtendrán los que no están disponibles y en qué forma serán generados o adquiridos.
El personal;
La información;
$ El dinero.
La herramienta principal para la planificación de recursos es el presupuesto; y éste se compone de la
asignación de responsabilidades para generar y utilizar el dinero, y del calendario para hacerlo.
PLANIFICACIÓN FINANCIERA
Vimos que un proyecto involucra tareas y recursos; por lo tanto, en la planificación son tan importantes
las tareas como los recursos disponibles.
Al momento de asignar los recursos, debe tener en cuenta algunas consideraciones como: la
simultaneidad de tareas para un mismo recurso, la importancia de cada tarea, si es una actividad crítica o
no.
Lo importante es que una vez que fueron identificados los recursos para cada tarea, se deben realizar los
siguientes análisis:
• De Costo;
• De Beneficio;
• De Riesgo;
• De Sensibilidad.
Es importante considerar que la utilidad de los modelos financieros, aumenta cuando se los computariza.
Esto facilitará una exploración financiera rápida, y de una gran cantidad de medios alternativos y/o
supuestos sobre el ambiente. A través de los análisis de riesgo y sensibilidad. dichas exploraciones
alcanzarán un gran valor en el proceso de planificación
Entre tantas condiciones comerciales, en la que se puede estimar la sensibilidad, podemos citar:
Bien, nuevamente concentrando nuestra atención en los proyectos informáticos. Tenemos que en el
proceso de planeamiento, de un sistema de información, se debe determinar:
• La situación actual
• La situación deseada
• Las distintas alternativas
• Físicos
o Sistema Central (Microprocesador, Memoria principal)
o Periféricos (Unidades de entrada, Unidades de salida; Unidades de entrada/salida)
o Comunicaciones (Modem, Repetidores, Hub)
• lógicos
o Estructuras de almacenamiento (Base de datos relacional, orientada a objetos)
o Monitores de comunicaciones
o Lenguajes ( Pascal, Cobol, C++, SQL)
o Métodos de desarrollo ( Ciclo de Vida, Prototipo, Espiral)
o Control de seguridad y calidad
• humanos
o Selección
o Formación
o Incentivos