ADMINISTRASI PESERTA DIDIK

Diajukan untuk memenuhi salah satu tugas kelompok mata administrasi

pendidikan

Dosen pengampu : M. Nassir, M.Ag

Disusun oleh : kelompok 2

• Dimas Muhamad Bahrudin
• Eneng Siti Irnawati
• Irni
• Sulis Rahimah
• Satriyo

PAI IV.1

SEKOLAH TINGGI AGAMA ISLAM (STAI)

AL-MASTHURIYAH
TARBIYAH
KABUPATEN SUKABUMI
2022
 KATA PENGANTAR

Puji syukur kehadirat Allah SWT yang telah memberikan rahmat dan hidayah-Nya
sehingga kami dapat menyelesaikan tugas makalah kelompok yang berjudul
“Administrasi Peserta Didik” ini tepat pada waktunya.

Adapun tujuan dari penulisan makalah ini adalah untuk memenuhi sala satu tugas
Dosen M. Nasir, M.Ag., pada mata kuliah Administrasi Pendidikan. Selain itu, makalah
ini juga bertujuan untuk menambah wawasan tentang Administrasi Peserta Didik bagi
para pembaca dan juga bagi penulis.

Kami mengucapkan terima kasih kepada kang M. Nasir, M.Ag., selaku desen mata
kuliah Administrasi Pendidikan yang telah memberikan arahan materi tentang tugas ini
sehingga dapat menambah pengetahuan dan wawasan sesuai dengan bidang studi yang
kami tekuni. Kami juga mengucapkan terima kasih kepada anggota kelompok 2 yang
telah berkontribusi dalam pembuatan makalah ini serta pihak lain yang telah membantu
sehingga kami dapat menyelesaikan makalah ini.

kami menyadari, makalah yang kami tulis ini masih jauh dari kata sempurna. Oleh
karena itu, kritik dan saran yang membangun akan kami nantikan demi kesempurnaan
makalah ini.

Sukabumi, 12 Maret 2022

I
 DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR .......................................................................................... I

DAFRAR ISI ........................................................................................................ II

BAB I PENDAHULUAN

A. Latar belakang .............................................................................................. 3

B. Rumusan masalah ......................................................................................... 4
C. Tujuan ............................................................................................................ 4

BAB II PEMBAHASAN

A. Pengertian Administrasi Peserta Didik........................................................ 5

B. Proses Administrasi Peserta Didik ............................................................... 6
C. Instrumen Administrasi Peserta Didik (Manual dan Elektronik) ............ 8
D. Peran Guru Dalam Administrasi Peserta Didik ......................................... 9

BAB III PENUTUP

A. Kesimpulan .................................................................................................... 11
B. Saran .............................................................................................................. 11

DAFTAR PUSTAKA

II
 BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar belakang
Administrasi peserta didik adalah seluruh proses kegiatan yang direncanakan dan
diusahkan secara sengaja serta bimbingan secara kontiniu terhadap seluruh peserta
didik dalam lembaga pendidikan yang bersanggkutan agar dapat mengikuti proses
belajar mengajar secra efektif dan efesien.
Sebagai anggota masyarakat sekolah, siswa mempunyai hak yaitu untuk memperoleh
pelajaran, mengunakan fasilitas serta memperoleh bimbingan dari sekolah. Selain itu
siswa juga menaati segala aturan di sekolah. Hanya dengan kita mengetahui keadaan
siswa tersebut kita juga dapat memberikan pembelajaran kepada mereka dengan
menghubungkan antara hak dan kewajiban mereka di sekolah.
Komponen kesiswaan keberadaannya sangat dibutuhkan di dalam pelaksanaan kegiatan
pendidikan di sekolah, oleh karena itu keberadaan siswa tidak hanya sekedar memenuhi
kebutuhan saja, akan tetapi merupakan bagian lembaga pendidikan sekolah, dapat
diartikan bahwa dibutuhkan manajemen kesiswaan yang bermutu bagi sekolah itu
sendiri.
Sehingga siswa dapat tumbuh dan berkembang sesuai dengan potensi, kecerdasan
intelektual dan kewajiban peserta didik. Hal ini tentu membutuhkan banyak tenaga dan
sumber daya manusia apabila dilakukan dengan personil atau pegawai sekolah saja,
namun jika sekolah menggunakan teknologi informasi dan komunikasi yang ada maka
segala aktivitas dapat dilakukan dengan efektif dan efesien.
Dalam hal ini pengelolaan peserta didik menurut Hendayat Soetopo danWasty
Soemanto (1982) adalah merupakan suatu penataan atau pengaturan segala sktivitas
yang berkaitan dengan peserta didik, yaitu dari mulai masuknya peserta didik sampai
dengan keluarnya peserta didik tersebut dari suatu sekolah. Dengan demikian
pengelolaan pesrta didik itu bukanlah dengan bentuk pencatatan/pengeloaan data
peserta didik saja, melainkan meliputi aspek yang lebih luas, yang secara operasional
dapat dipergunakan untuk membantu kelancaran upaya pertumbuhan dan
perkembangan peserta didik melalui proses pendidikan di sekolah.
Tujuan administrasi peserta didik itu sendiri adalah mengatur kegiatan-kegiatan peserta
didik dari mulai masuk sampai lulus sekolah. Pengaturan kegiatan peserta didik tersebut
diarahkan pada peningkatan mutu kegiatan belajar mengajar baik intra maupun

3
 ekstrakurikuler, sehingga memberikan kontribusi baik pencapaian visi, misi, dan tujuan
sekolah serta tujuan pendidikan secara keseluruhan.
B. Rumusan masalah
1. Bagaimana Pengertian Administrasi Peserta Didik?
2. Bagaimana Proses Administrasi Peserta Didik?
3. Apa saja Instrumen Administrasi Peserta Didik?
4. Bagaimana Peran Guru dalam Administrasi Peserta Didik?
C. Tujuan
1. Memahami Pengertian Administrasi Peserta Didik
2. Memahami Proses Administrasi Peserta Didik
3. Memahami Instrumen Administrasi Peserta Didik
4. Memahami Peran Guru dalam Administrasi Peserta Didik

4
 BAB II

PEMBAHASAN

A. Pengertian Administrasi Peserta Didik

Siswa merupakan unsur yang sangat penting dalam kegiatan pendidikan dan
juga pengajaran di sekolah. Lembaga pendidikan didirikan guna untuk kepentingan
siswa.
Administrasi merupakan suatu proses yang dilakukan suatu kelompok dalam
suatu organisasi untuk mencapai tujuan tertentu. Sedangkan peserta didik menurut
KBBI berarti orang yang sedang belajar. Jadi dapat disimpulkan bahwa administrasi
peserta didik merupakan proses yang dilakukan oleh suatu kelompok dalam upaya
mengelola peserta didik untuk mencapai tujuan pendidikan.
Administrasi peserta didik ini merupakan bagian dari kegiatan administrasi
yang dilaksanakan di sekolah guna untuk mencapai tujuan pendidikan yang diharapkan.
Administrasi peserta didik meliputi pengelolaan penerimaan siswa baru, pengelolaan
bimbingan dan juga penyuluhan, pengelolaan kelas serta pengelolaan data tentang
siswa dan sebagainya.
Selanjutnya mengenai konsep admisnistrasi peserta didik, ada beberapa
pendapat ahli tentang pengertian administrasi peserta didik/siswa antara lain:
1. Menurut Sutjipto, dkk (1991/1992 : 113) administrasi peserta didik adalah “proses
pengurusan serta layanan dalam hal-hal yang berkaitan dengan murid di suatu
sekolah mulai dari perencanaan penerimaan murid baru, pembinaan selama murid
berada di sekolah, sampai dengan murid menamatkan pendidiknya”.
2. Menurut Suharsimi, dkk (2008 : 57) administrasi siswa sendiri dapat di definisikan
sebagai “pencatatan siswa mulai dari proses penerimaan hingga siswa tersebut
lulus dari sekolah yang disebabkan karena tamat atau sebab lain”
3. Menurut Asnawir (2005 : 167) administrasi kesiswaan merupakan “bagian dari
kegiatan administrasi yang dilaksankan di sekolah, berupa usaha kerjasama yang
dilakukan oleh para pendidik agar terlaksananya proses belajar mengajar yang
relevan, efektif, efesien guna tercapainya tujuan pendidikan yang diharapkan”.
Jadi, administrasi peserta didik adalah proses pengurusan serta layanan dalam
hal-hal yang berkaitan dengan murid di suatu sekolah mulai dari perencanaan,
penerimaan murid baru, pembinaan selama murid berada di sekolah, sampai dengan

5
 murid menamatkan pendidikannya.
Administrasi peserta didik dilaksankan melalui upaya menciptakan suasana
yang kondusif untuk terjadinya proses belajar yang efektif. Tugas kepala sekolah dan
para guru adalah memberikan layanan dengan memperlihatkan apa yang dibutuhkan,
dirasakan dan dicita-citakan murid dalam batas kewenangan, keinginan serta peraturan
dan ketentuan sekolah yang berlaku.

B. Proses Administrasi Peserta Didik

Dalam penerimaan siswa baru perlu dilakukan proses seleksi dan juga
pencatatan siswa yang memasuki sekolah setelah para calon siswa tersebut memahami
persyaratan yang ditentukan oleh pihak sekolah. Kegiatan yang dilaksankan dalam
rangka administrasi peserta didik dibagi menjadi 3 tahap yaitu kegiatan administrasi
pada awal tahun pembelajaran, administrasi selama tahun pembelajaran dan
administrasi akhir tahun pembelajaran. Dalam penerimaan siswa baru perlu dilakukan
proses seleksi dan pencatatan siswa yang memasuki sekolah atau lembaga pendidikan
setelah para calon siswa tersebut memenuhi persyaratan yang ditentukan oleh sekolah.
1. Kegiatan awal tahun pelajaran
Kegiatan awal tahun pembelajaran yang dilakukan setiap sekolah adalah
melaksanakan penerimaan murid baru. Penerimaan murid yang memasuki persyaratan-
persyaratan yang ditentukan oleh sekolah.
Dalam penerimaan murid baru ada beberapa kegiatan yang harus dilakukan
yaitu : pada proses perencanaan terdapat berbagai tahapan dalam yaitu : penetapan daya
tampung sekolah dapat dilakukan dengan formula :
DYT = BB × MB

Keterangan :

DYT = daya tampung

BB = banyaknya bangku

MB = muatan bangku

ATK = anak tinggal kelas

6
 a) Penetapan syarat calon siswa
Dengan syarat yang sudah ditetapkan biasanya oleh Depdikbud dan dijadikan
pedoaman bagi sekolah.
b) Penetapan panitia penerimaan siswa baru
2. Selama tahun pelajaran
Kegiatan setelah murid diterima di sekolah adalah membina murid tersebut
sehingga berkembang sesuai dengan kemampuannya sesuai dengan tujuan sekolah.
Pembinaan dilakukan agar murid dapat menyesuaikan diri dengan tuntutan sekolah.
Dengan pemahaman terhadap lingkungan itu diharapkan dapat tercipta suatu keadaan
dimana murid lebih tertib dan lebih mementingkan tugas-tugas belajarnya,
dibandingkan dengan kegiatan pribadi lainnya di sekolah .
Beberapa hal yang dapat dilakukan dalam rangka pembinaan murid ini adalah :
a) Orientasi untuk murid baru
Orientasi siswa baru mencakup kegiatan hari pertama sekolah, Masa Orientasi
Siswa (MOS)
b) Peraturan kehadiran murid
Kehadiran peserta didik di sekolah adalah kehadiran dan keikutsertaan peserta
didik secara fisik dan mental terhadap aktivitas sekolah dan jam-jam efektif di
sekolah.
a) Promosi dan mutasi murid
Promosi dan mutasi merupakan salah satu fase dalam pembinaan siswa.
Promosi merupakan perpindahan siswa dari satu kelas ke kelas lain yang lebih
tinggi setelah memenuhi persyaratan tertentu. Mutasi adalah perpindahan
siswa dari satu sekolah ke sekolah lainnya karena alasan tertentu.
b) Tata tertib sekolah
Salah satu alat untuk melatih kedisiplinan siswa.
c) Ganjaran dan hukuman
Ganjaran adalah imbalan yang menyenangkan yang diterima murid kerena
prestasinya dalam berusaha untuk mengerjakan sesuatu. Hukuman adalah
imbalan yang tidak menyenangkan yang harus diterima murid akibat tingkah
laku mereka dinilai sekolah tidak pada tempatnya.
3. Akhir tahun pelajaran
Adapun kegiatan pada akhir tahun yaitu pelaksanaan ujian seperti Ujian
Nasional dan Ujian Akhir Semester. Administrasi yang dilakukan berhubungan dengan
7
 kegiatan tersebut diantaranya :
a) Pelaksanaan Ujian Nasional
b) Kenaikan kelas
C. Instrumen Administrasi Peserta Didik (Manual dan Elektronik)
Untuk mempermudah dan memperlancar jalannya administrasi peserta didik
maka perlu ditunjang oleh berbagai instrumen. Instrumen yang dimaksud antara lain
berupa buku- buku, format-format yang digunakan untuk merekam semua data dan
informasi yang berkenaan dengan siswa. Adapun instrumen-instrumen yang dimaksud
antara lain:
1) Buku induk
Buku induk merupakan buku pokok, karena didalamnya memuat semua
informasi yang dianggap lengkap mengenai keadaan siswa. Informasi tersebut
dapat meliputi identitas pribadi siswa sampai pada informasi nilai-nilai hasil
belajar yang diperoleh siswa selama belajar disekolah yang bersangkutan. Buku
induk ini sangat penting dimiliki oleh setiap sekolah karena melalui buku induk
ini akan dapat diketahui berapa jumlah siswa yang terdaftar, identitas siswa
secara lengkap.
2) Buku klaper
Buku ini berfungsi untuk membantu buku induk memuat data murid
yang penting-penting. Pengisiannya dapat diambil dari buku induk tetapi tidak
selengkap buku induk. Daftar nilai juga tercatat. Keutamaan umum buku klaper
adalah untuk memudahkan mencari data murid, apalagi belum diketahui nomor
induknya. Hal ini mudah ditemukan dalam buku klaper karena nama murid
disusun menurut abjad.
3) Buku/ keadaan siswa
Buku ini menggambarkan keadaan jumlah keseluruhan siswa di sekolah.
Biasanya gambaran keadaan siswa di suatu sekolah akan terus teridentifikasi
setiap bulannya.
4) Daftar hadir siswa
Daftar hadir siswa ini dibuat untuk mengendalikan keaktifan siswa
mengikuti kegiatan di sekolah.
5) File penyimpanan berkas siswa
Berkas-berkas yang sifatnya telepas-lepas perlu diarsipkan dengan baik
oleh sekolah, misalnya fotocopy, akte kelahiran, surat keterangan pindah dan
8
 sebagainya. Semua berkas itu sebaiknya dibundelkan menurut kelompok
masing- masing, sehingga berkas itu akan mudah ditemukan bila diperlukan.
Selain itu menurut (Suranta) mengatakan bahwa catatan tentang data
siswa di sekolah dibedakan atas 2 yaitu :
1) Catatan data siswa untuk sekolah, meliputi:
a) Buku induk
b) Buku klaper
c) Catatan tata tertib sekolah, Yaitu kumpulan semua peraturan (bersifat umum
dan khusus, ada yang dari pemerintah ada yang dari sekolah itu sendiri)
2) Catatan siswa untuk masing – masing kelas, yaitu :
a) Buku kelas yang merupakan cuplikan dari buku induk
b) Buku presensi kelas
c) Buku catatan BK
d) Buku catatan prestasi murid meliputi buku daftar nilai dan buku lagger
e) Buku raport
f) Buku mutasi
D. Peran Guru Dalam Administrasi Peserta Didik
Siswa merupakan salah satu sub-sistem yang penting dalam sistem pengelolaan
pendidikan di sekolah menengah. administrasi peserta didik dilakukan agar
transformasi siswa menjadi lulusan yang dikehendaki oleh tujuan pendidik yang
ditetapkan, dapat berlangsung secara efektif dan efisien. Administrasi peserta didik
merupakan proses pengurusan segala hal yang berkaitan dengan siswa di suatu sekolah.
Dimana peranan guru dalam administrasi peserta didik yaitu :
1. Sebagai panitia penerimaan murid baru
2. Berperan dalam memudahkan murid agar dapat beradaptasi cepat dengan
lingkungan sekolah
3. Mencatat setiap kehadiran murid secara kontiniu dan teliti
4. Menciptakan suasana yang menimbulkan motivasi siswa untuk berpretasi tinggi
5. Menciptakan disiplin sekolah atau kelas yang baik
Menurut (Afriansyah, 2019) adapun peranan guru dalam pengelolaan murid yaitu:
1. Guru dapat dilibatkan dalam penerimaan murid baru, dengan menunjuk mereka
sebagai panitia penerimaan yang dapat melaksankan tugas-tugas teknis mulai
dari pencatatan, penerimaan sampai dengan pelaporan peaksanaan tugas

9
 2. Peranan guru besar dalam masa orientasi dipegang oleh guru klas satu,
disamping kepala sekolah. Tugas guru adalah membuat murid dapat lebih cepat
beradaptasi dengan lingkungan sekolah. Peranan guru dalam hal ini sangat
penting
3. Untuk pengaturan kehadiran murid di kelas, guru pun mempunyai andil yang
besar
4. Guru harus mampu menciptakan suasana yang mendorong timbulnya motivasi
murid untuk senantiasa berprestasi tinggi.
5. Guru juga harus berperan besar dalam menciptakan disiplin sekolah atau kelas
yang baik, karena di sekolah merupakan masa pembentukan disiplin, guru
diharapkan mampu menjadi contoh atau panutan bagi mutid-muridnya.

Berdasarkan pendapat di atas, maka dapat disimpulkan bahwa peran guru dalam
administrasi pesera didik adalah sebagai panitia penyeleksi penerimaan siswa baru,
berperan dalam memudahkan siswa beradaptasi dengan lingungan sekolah, mencatat
dan mengontrol kehadiran siswa, melakukan uji kompetensi, menciptakan disiplin
sekolah/kelas yang baik, dan melaksankan bimbingan karir serta penelusuran lulusan.

10
 BAB III

PENUTUP

A. Kesimpulan

Administrasi peserta didik merupakan kegiatan pencatatan murid dari proses

penerimaan hingga murid tamat dari sekolah atau keluar karena pindah sekolah atau
sebab lain. Dalam administrasi peserta didik ada proses yang dilakukan administrator
yaitu kegiatan awal tahun pelajaran, selama tahun pelajaran dan akhir tahun ajaran.
Instrumen dalam administrasi pesera didik adalah buku indik, buku klaper, buku daftar
keadaan siswa, buku hadir siswa dan file penyimpanan berkas siswa. Dalam
administrasi peserta didik guru berperan sebagai panitia penyeleksi penerimaan siswa
baru, berperan dalam memudahkan siswa beradaptasi dengan lingkungan sekolah,
mencatat dan mengontrol kehadiran siswa, melakukan uji kompetensi, menciptakan
disiplin suasana yang menimbulkan motivasi siswa, menciptakan disiplin
sekolah/kelas yang baik, dan melaksankan bimbingan karir serta penelusuran lulusan.

B. Saran
Kami sebagai penulis, menyadari bahwa makalah ini banyak sekali kesalahan
dan sangat jauh dari kesempurnaan. Tentunya, penulis akan terus memperbaiki makalah
dengan mengacu pada sumber yang dapat dipertanggungjawabkan nantinya. Oleh
karena itu, penulis sangat mengharapkan kritik dan saran tentang pembahasan makalah
diatas

11
 DAFTAR PUSTAKA
Achmad, D. (n.d.). Pengelolaan Peserta Didik. Retrieved from
http://file.upi.edu/Direktori/FIP/JUR._ADMINISTRASI

_PENDIDIKAN/197106092005011- DEDY_ACHMAD_KURNIADY/

Pengelolaan_Pendidikan_Teori/ PENGELOLAAN_PESERTA_DIDIK.pdf

Afriansyah, H. (2019). Pengertian dan Proses Administrasi Peserta Didik.

(Padang). Retrieved from
http://elearning.unp.ac.id/mod/book/view.php? id=80288&chapterid=1039

Risnawati. (2014). ADMINISTRASI DAN SUPERVISI

PENDIDIKAN. (Yogyakarta). Retrieved from http://repository.uin-

suska.ac.id/10370/1/Adm dan Supervisi Pendidikan.pdf

Rizki, F. A. (2014). PEMANFAATAN TEKNOLOGI INFORMASI DAN

KOMUNIKASI DALAM ADMINISTRASI KESISWAAN DI SMA NEGERI 62
JAKARTA (2013). (Jakarta).

Suranta, S. (2017). Administrasi Peserta Didik. Retrieved from

http://syahsurantaputri.blogspot.com/2017/05/administra si-peserta-didik.html