Manajemen Administrasi Perkantoran

Nama : Three Nur Hafshah

Kelas : X OTKP
Sekolah : SMK Bina Prestasi
 KATA PENGANTAR
Puji syukur penyusun ucapkan kepada Allah SWT, yang telah memberikan rahmat dan karunia-
Nya sehingga makalah ini dapat diselesaikan dengan baik. Tidak lupa shalawat dan salam semoga
terlimpahkan kepada Rasulullah Muhammad SAW, keluarganya, sahabatnya, dan kepada kita selaku
umatnya.

Kami juga mengucapkan terima kasih kepada semua pihak yang telah memberikan arahan serta
bimbingannya selama ini sehingga penyusunan makalah dapat dibuat dengan sebaik-baiknya. Kami
menyadari masih banyak kekurangan dalam penulisan makalah ini sehingga kami mengharapkan kritik
dan saran yang bersifat membangun demi penyempurnaan makalah ini.

Kami mohon maaf jika di dalam makalah ini terdapat banyak kesalahan dan kekurangan, karena
kesempurnaan hanya milik Yang Maha Kuasa yaitu Allah SWT, dan kekurangan pasti milik kita sebagai
manusia. Semoga makalah ini dapat bermanfaat bagi kita semuanya.

Indonesia , Agustus 2021

Penyusun
 DAFTAR ISI
 KATA PENGANTAR
 DAFTAR ISI
 BAB I PENDAHULUAN
 A. Latar Belakang
 B. Rumusan Masalah
 BAB II PEMBAHASAN
 A. Pengertian Administrasi Perkantoran
 B. Unsur-unsur Administrasi Perkantoran
 1. Unsur Pengorganisasian
 2. Unsur Manajemen
 3. Unsur Tata Hubungan
 4. Unsur Kepegawaian
 5. Unsur Keuangan
 6. Unsur Perbekalan
 7. Unsur Tata Usaha
 8. Unsur Perwakilan
 C. Tujuan Administrasi Perkantoran
 D. Fungsi Administrasi Perkantoran
 1. Fungsi Rutin
 2. Fungsi Teknis
 3. Fungsi Analisis
 4. Fungsi Interpersonal
 5. Fungsi Manajerial
 E. Karakteristik Administrasi Perkantoran
 1. Bersifat Pelayanan
 2. Bersifat Terbuka dan Luas
 3. Dilaksanakan oleh Semua Pihak
 F. Sasaran Administrasi Perkantoran
 1. Ruang Perkantoran (Office Space)
 2. Komunikasi (Communication)


 3. Kepegawaian Perkantoran (Office Personnel)
 4. Perabotan dan Perlengkapan (Furniture and Equipment)
 5. Peralatan dan Mesin (Appliances and Machines)
 6. Perbekalan dan Keperluan Tulis (Supplies and Stationary)
 7. Metode
 8. Warkat (Records)
 9. Kontrol Pimpinan Pelaksana (Executive Controls)
 BAB III PENUTUP
 A. Kesimpulan
 B. Saran
 BAB I
PENDAHULUAN

A. Latar Belakang
Administrasi perkantoran adalah suatu kegiatan administratif yang dilakukan dalam organisasi
kantor dengan menggunakan alat-alat atau fasilitas yang ada dalam kantor yang bersangkutan.
Administrasi perkantoran merupakan sub sistem dalam organisasi kantor yang berfungsi sebagai
pendukung utama upaya pencapaian tujuan organisasi secara keseluruhan dalam bentuk pelayanan ke
dalam dan ke luar organisasi. Administrasi perkantoran berbeda dengan tata-usaha perkantoran. Faktor
pembedanya adalah jenis kegiatan dan luas lingkup unit kerja sebagai tempat pelaksanaan kegiatan.
Tata usaha perkantoran adalah suatu kegiatan yang merupakan bagian dari administrasi perkantoran,
yang bergerak di setiap bagian yang paling kecil dari suatu organisasi kantor, dengan sebutan tata-
usaha, pada umumnya melibatkan pegawai rendah melalui keterampilannya.

Administrasi perkantoran mempunyai hubungan erat dengan pelayanan timbal balik. Ketertiban
dan kelancaran dalam kegiatan administrasi perkantoran berpengaruh terhadap ketertiban dan
kelancaran pelayanan yang dampaknya adalah kepuasan bagi penerima layanan. Fungsi perkantoran
secara umum adalah sebagai pusat pemikiran, pusat administrasi (pelayanan) dan pusat data dan
informasi. Dengan fungsi demikian itu maka perkantoran berperan besar dalam membantu proses
pencapaian tujuan organisasi. Untuk melaksanakan fungsi perkantoran secara baik dan berdaya guna
ada empat macam kegiatan yang dilakukan dalam perkantoran. Empat kegiatan tersebut adalah
kegiatan pencatatan, kegiatan pengelompokan, kegiatan komunikasi dan kegiatan manipulasi. Kegiatan
pencatatan dan kegiatan pengelompokan bersifat kegiatan keterampilan yang dilakukan oleh pegawai-
pegawai golongan I dan II (pegawai negeri sipil), sedangkan kegiatan komunikasi dan kegiatan
manipulasi bersifat manajerial yang dilakukan oleh setiap manajer pada semua tingkat. Meskipun
demikian kegiatan-kegiatan tersebut dimaksudkan untuk melayani manajemen ke dalam dan ke luar
kepada orang/badan/instansi yang berkepentingan.

Produk perkantoran yang akan menjadi barang berharga bagi penerima layanan adalah surat-
surat dalam segala bentuk dan jenis, formulir untuk berbagai macam keperluan sebagai sarana
kelancaran dalam tata-persatuan dan produk sampingan berupa arsip. Arsip beserta data harus
ditangani secara sungguh-sungguh karena sifatnya yang senantiasa bertambah jumlahnya dan karena
manfaatnya terhadap manajemen dalam rangka pengambilan keputusan yang tepat. Klasifikasi arsip
sehubungan dengan sistem penyimpangan ada empat macam yaitu: tidak penting, bermanfaat, penting
dan sangat penting. Agar terdapat efektivitas dan efisiensi yang konsisten, perlu diadakan program
penyusutan arsip secara terpadu.

B. Rumusan Masalah
1. Apa pengertian administrasi perkantoran?
2. Apa saja unsur-unsur administrasi perkantoran?
3. Apa saja tujuan administrasi perkantoran?
4. Apa saja fungsi administrasi perkantoran?
5. Bagaimana karakteristik administrasi perkantoran?
6. Bagaimana sasaran administrasi perkantoran?
 BAB II
PEMBAHASAN

A. Pengertian Administrasi Perkantoran

Secara etimologi kata administrasi berasal dari bahasa latin, yaitu ad yang memiliki arti intensif
dan ministrare yang memiliki arti melayani, membantu, dan memenuhi. Dalam arti sempit, administrasi
perkantoran adalah semua kegiatan yang bersifat teknis ketatausahaan dari suatu perkantoran yang
mempunyai peranan penting dalam pelayanan terhadap pelaksanaan pekerjaan operatif, penyediaan
keterangan bagi pimpinan, dan juga membantu dalam kelancaran perkembangan organisasi.

Administrasi perkantoran atau manajemen kantor merupakan rangkaian kegiatan merencanakan,

mengorganisasi (mengatur dan menyusun), mengarahkan, mengawasi (melakukan kontrol), serta
menyelenggarakan secara tertib berbagai pekerjaan perkantoran atau pekerjaan ketatausahaan. Tidak
tertibnya administrasi perkantoran akan berakibat tidak tertibnya pekerjaan ketatausahaan yang
menghambat kelancaran pelaksanaan pekerjaan operatif, menghambat pengambilan
keputusan/kebijaksanaan oleh pimpinan, dan menghambat perkembangan kemajuan organisasi.

B. Unsur-unsur Administrasi Perkantoran

1. Unsur Pengorganisasian

Unsur pengorganisasian merupakan sebuah rangkaian dari kegiatan untuk menyusun suatu
kerangka dari organisasi yang akan menjadi wadah atau tempat untuk setiap kegiatan dalam usaha kerja
sama mencapai segala tujuan yang telah ditentukan sebelumnya.

2. Unsur Manajemen

Manajemen merupakan rangkaian kegiatan menggerakkan para karyawan dan menggunakan

seluruh fasilitas kerja sehingga tujuan kerja sama yang telah ditetapkan bersama bisa benar-benar
tercapai.

3. Unsur Tata Hubungan

Tata hubungan merupakan salah satu dari 8 rangkaian kegiatan yang berfungsi untuk
menyampaikan warta/berita dari kedua belah pihak agar terjalinnya proses kerja sama.

4. Unsur Kepegawaian

Kepegawaian merupakan rangkaian kegiatan yang berfungsi untuk mengatur dan mengurus
masalah tenaga kerja yang diperlukan dalam usaha kerja sama/dalam sebuah kantor.

5. Unsur Keuangan

Keuangan merupakan rangkaian kegiatan mengelola segi-segi pembelanjaan dalam usaha kerja
sama.
 6. Unsur Perbekalan

Perbekalan merupakan rangkaian kegiatan yang bertujuan untuk pemakaian, mendaftar,

mengadakan, mengatur dan memelihara sampai dengan menyingkirkan/melenyapkan seluruh
perlengkapan yang sudah tidak dibutuhkan lagi dalam sebuah kantor.

7. Unsur Tata Usaha

Tata usaha merupakan rangkaian kegiatan menghimpun, mencatat, mengolah, menggandakan,

mengirim, dan menyimpan keterangan-keterangan yang diperlukan dalam usaha kerja sama.

8. Unsur Perwakilan

Unsur Perwakilan merupakan salah satu rangkaian kegiatan yang berfungsi untuk menciptakan
sebuah hubungan baik dan berusaha untuk memperoleh banyak dukungan dari masyarakat sekitar
tempat usaha/perusahaan.

C. Tujuan Administrasi Perkantoran

1. Menerapkan dan mengembangkan kemampuan berkomunikasi baik lisan maupun tertulis dengan
relasi dengan memperhatikan norma dan lingkungan masyarakat.

2. Menerapkan dan mengembangkan kemampuan teknologi informasi untuk melaksanakan tugas

secara efektif dan efisien.

3. Menerapkan dan mengembangkan kemampuan untuk merencanakan, melaksanakan,

mengorganisasi dan mengevaluasi tugas yang menjadi tanggung jawabnya.

4. Menerapkan dan mengembangkan kemampuan dalam mengelola surat/dokumen sesuai standar

operasi dan prosedur untuk mendukung tugas pokok lembaga.

5. Menerapkan dan mengembangkan pelayanan terhadap relasi sehingga diperoleh manfaat masing-
masing pihak.

6. Menerapkan dan mengembangkan kemampuan mengelola administrasi keuangan sehingga segala

aspek keuangan dapat dilaporkan dan dipertanggungjawabkan.

D. Fungsi Administrasi Perkantoran

Ada lima jenis fungsi pendukung administrasi perkantoran, yaitu fungsi rutin, fungsi teknis, fungsi
analisis, fungsi interpersonal, dan fungsi manajerial.

1. Fungsi Rutin

Fungsi rutin yaitu fungsi administrasi yang membutuhkan pemikiran minimal mencakup
pengarsipan dan penggandaan.

2. Fungsi Teknis

Fungsi teknis yaitu fungsi administrasi yang membutuhkan pendapat, keputusan, dan
keterampilan perkantoran yang memadai.
3. Fungsi Analisis

Fungsi analisis yaitu fungsi administrasi yang membutuhkan pemikiran yang kritis dan kreatif
disertai kemampuan mengambil keputusan, seperti memuat keputusan pembelian barang.

4. Fungsi Interpersonal

Fungsi interpersonal yaitu fungsi administrasi yang membutuhkan penilaian dan analisis sebagai
dasar pengambilan keputusan serta keterampilan yang berhubungan dengan orang lain, seperti
mengoordinasi tim.

5. Fungsi Manajerial

Fungsi manajerial yaitu administrasi yang membutuhkan perencanaan, pengorganisasian,

pengukuran, dan memotivasikan.

E. Karakteristik Administrasi Perkantoran

1. Bersifat Pelayanan

Pekerjaan kantor memiliki karakteristik bersifat pelayanan, karena berfungsi untuk membantu
pekerjaan utama agar dapat terlaksana secara efektif dan efisien.

2. Bersifat Terbuka dan Luas

Administrasi perkantoran bersifat terbuka dan luas, artinya semua pelaksanaan tugas kantor
dapat dilakukan di mana saja, tidak harus dalam gedung sebagai acuannya.

3. Dilaksanakan oleh Semua Pihak

Pekerjaan kantor dapat dilakukan semua pihak dalam organisasi atau perusahaan, mulai dari
pimpinan hingga karyawan yang paling rendah jabatannya.

F. Sasaran Administrasi Perkantoran

Sasaran yang terkena oleh rangkaian kegiatan itu pada umumnya adalah pekerjaan perkantoran
(office work). Walaupun demikian, sasaran administrasi perkantoran sebenarnya lebih luas lagi
cakupannya. Seperti yang disusun oleh Charles Libbey adalah sebagai berikut:

1. Ruang Perkantoran (Office Space)

Ruang perkantoran meliputi perkiraan kebutuhan ruang, pemanasan dan peredaran udara,
pendinginan udara, pantulan suara, lukisan, fasilitas kebersihan, ruang pertemuan, faktor keselamatan,
pemindahan kantor, perubahan-perubahan, pemeliharaan.

2. Komunikasi (Communication)

Komunikasi meliputi pengiriman surat, pelayanan pesuruh, telepon, susunan kabel, sistem
telepon antar kantor, papan pengumuman, pelayanan terima tamu.
3. Kepegawaian Perkantoran (Office Personnel)

Kepegawaian Perkantoran meliputi pemilihan, perkenalan, latihan, pengujian, kenaikan pangkat,

pergantian, sistem saran, keterlambatan, wawancara pemberhentian, fasilitas ruang, semangat kerja
sama dan disiplin.

4. Perabotan dan Perlengkapan (Furniture and Equipment)

Perabotan dan perlengkapan meliputi meja kerja, kursi, meja panjang, perlengkapan arsip, ruang
dan peti besi, perabotan fungsional, perabotan gudang, pemeliharaan dan perbaikan, lemari perbekalan
dan penempatan rak dan perabotan perpustakaan.

5. Peralatan dan Mesin (Appliances and Machines)

Peralatan dan mesin meliputi mesin ketik, mesin hitung, perlengkapan kirim surat dan lain-lain
perkantoran, perlengkapan kebersihan, pemeliharaan dan perbaikan, penilaian peralatan dan mesin
baru.

6. Perbekalan dan Keperluan Tulis (Supplies and Stationary)

Perbekalan dan keperluan tulis meliputi barang-barang keperluan tulis, kertas surat, formulir,
perbekalan kebersihan, perbekalan penggandaan, penilaian perbekalan baru.

7. Metode

Metode meliputi pengolahan bahan keterangan, penyelidikan perkantoran, pengukuran hasil

kerja tulis, penjadwalan prosedur rutin.

8. Warkat (Records)

Warkat meliputi pengoordinasian formulir, perancangan formulir, pelayanan surat- menyurat,

pola surat, peninjauan surat-menyurat, pusat pengetikan, (typing rools), metode pelaporan, jadwal
penyimpanan, praktik kearsipan dan penyimpanan.

9. Kontrol Pimpinan Pelaksana (Executive Controls)

Kontrol pimpinan pelaksana meliputi perencanaan organisasi, pemusatan atau pemencaran

pelayanan, perencanaan anggaran, perkiraan (forecasting), pedoman petunjuk kerja, latihan
pemindahan tugas, dan Analisis tugas pekerjaan.

Namun selain yang di atas, ada dua pandangan mengenai pengertian administrasi yaitu
administrasi sebagai ilmu dan pengertian administrasi sebagai seni. Administrasi sebagai ilmu (science)
atau ilmu terapan, karena kemanfaatannya dapat dirasakan apabila prinsip- prinsip, diterapkan untuk
meningkatkan mutu pelbagai kehidupan masyarakat, bangsa dan negara. Sedangkan administrasi
sebagai seni (Art) merupakan karya seseorang yang dipraktikkannya dengan baik yang diperolehnya dari
pengalaman tanpa sebelumnya mempelajari teori-teori administrasi. Ia berhasil dan sukses
melaksanakan tugasnya tanpa memperoleh pendidikan tentang teori-teori dan asas-asas yang
berkenaan dengan administrasi. Walaupun demikian ia memperoleh kemahiran di dalam bidang
administrasi berdasarkan pengalaman di dalam melaksanakan tugasnya.
 BAB III
PENUTUP

A. Kesimpulan
Administrasi perkantoran atau manajemen kantor merupakan rangkaian kegiatan merencanakan,
mengorganisasi (mengatur dan menyusun), mengarahkan, mengawasi (melakukan kontrol), serta
menyelenggarakan secara tertib berbagai pekerjaan perkantoran atau pekerjaan ketatausahaan.

Administrasi perkantoran mempunyai hubungan erat dengan pelayanan timbal balik. Ketertiban
dan kelancaran dalam kegiatan administrasi perkantoran berpengaruh terhadap ketertiban dan
kelancaran pelayanan yang dampaknya adalah kepuasan bagi penerima layanan.

Tidak tertibnya administrasi perkantoran akan berakibat tidak tertibnya pekerjaan ketatausahaan
yang menghambat kelancaran pelaksanaan pekerjaan operatif, menghambat pengambilan
keputusan/kebijaksanaan oleh pimpinan, dan menghambat perkembangan kemajuan organisasi.

B. Saran
Saat ini ketika persaingan semakin ketat, pandangan yang menyederhanakan masalah
administrasi tidak bisa lagi dianut. Bagian administrasi di perkantoran memegang peranan yang sama
penting di bagian lainnya. Mereka harus dibekali dengan skill dan kemampuan yang cukup di bagiannya.
 DAFTAR PUSTAKA
Haryadi, Hendy. 2000. Administrasi Perkantoran untuk Manajemen. Bandung: Sinar Baru.

Sugandha, Danna. 1986. Manajemen Administrasi. Suatu Pendekatan Sistem Dalam Manajemen
Perkantoran. Bandung: Sinar Baru.

Sukoco, Badri Munir. 2007. Manajemen Administrasi Perkantoran Modern. Jakarta: Erlangga.