2011

Rotina de Departamento Pessoal

Valéria J. Braga
JB - CONTABILIDADE
1/1/2011
 Curso de Capacitação: Auxiliar de Departamento - Rotinas de Departamento De Pessoal
Apostila 01
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1. INTRODUÇÃO
Esta apostila de Rotinas de Departamento De Pessoal não tem a intenção de ser um
compêndio, mas, sim, de subsidiar os colegas, principalmente aqueles que estão iniciando seus
trabalhos na área de pessoal, e que necessitam de um manual prático e de orientação
atualizada.

Nas empresas de menor porte, normalmente inexiste o Departamento De Pessoal, pois as

atividades são normalmente supridas pelo "Contador" da empresa.

Já nas empresas de maior porte, podemos quase sempre encontrá-lo, de estrutura meramente
simples ou então até os mais sofisticados, em nível de Diretoria.

Basicamente o Departamento De Pessoal, é constituído por três setores: Admissão,

Compensação e Desligamento.
O setor de Admissão de Pessoal tem por atribuição cuidar de todo o processo de integração do
indivíduo na empresa, dentro dos critérios administrativos e jurídicos. Tem início na busca do
profissional no mercado de trabalho, adequar nas funções do cargo e efetuar o registro de
acordo com as conformidades da legislação do trabalho.

O setor de Compensação de Pessoal tem por atribuição cuidar de todo processo de controle de
freqüência, pagamento de salários e benefícios, bem como de pagamentos de taxas, impostos e
contribuições. A partir da integração dos empregados na empresa, tem início no controle do
fluxo de freqüência ao trabalho, elaboração da folha de pagamento, controle de benefícios e
finaliza em cálculos de tributos.

O Setor de Desligamento de Pessoal tem por atribuição cuidar de todo processo de

desligamento e quitação do contrato de trabalho, estendendo-se na representação da empresa
junto aos órgãos oficiais (DRT, Sindicato, Justiça do Trabalho, etc.) e cuidar de toda rotina de
fiscalização. Tem início a partir do desligamento do empregado e termina quando da sua
efetiva quitação do contrato de trabalho.

Assim, podemos organizar da seguinte maneira o departamento de pessoal:

SETOR DE ADMISSÃO SETOR DE MANUTENÇÃO SETOR DE DESLIGAMENTO

Atribuições: Atribuições: Atribuições:

Recrutamento Jornada de Trabalho

Rescisão do contrato de Trabalho
Seleção Folha de Pagamento

Integração Benefícios Justiça do Trabalho

Registro Tributação e fiscalização Fiscalização

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Apostila 01
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2. FUNÇÃO DO DEPARTAMENTO DE PESSOAL

Para desenvolver suas atividades a empresa precisa de pessoas, as quais constituem os seus
recursos humanos. Elas são fundamentais para que a empresa possa atingir seus objetivos
(resultados). Mas, para que isso aconteça, as pessoas que compõem a organização precisam ser
eficientes.
Quanto mais eficientes, melhores resultados serão alcançados pela empresa. De nada adianta
dispor de ótimos recursos materiais (máquinas, equipamentos, dinheiro, etc.) e de excelentes
recursos técnico-administrativos (formulários, documentos, etc.), se ela não possuir recursos
humanos capacitados e motivados a utilizá-los.

Para conseguir bons recursos humanos, a empresa deve:

• recrutar e selecionar pessoas com aptidões desejadas; desenvolver essas aptidões individuais
mediante programas de treinamento; e
• motivar os empregados por meio de incentivos.

O setor responsável por essas atividades pode ter as seguintes denominações:

• Departamento de Pessoal;
• Departamento de Recursos Humanos; ou
• Seção ou Setor de Pessoal.
A opção pelos nomes acima apresentados fica a critério da empresa, combinando com a sua
dimensão e sistema de divisão interna.

 Recrutamento-Contratação de Pessoal- Formulário de Requisição > Recrutamento é o

conjunto de todos os procedimentos para convocar, habilitar e empregar um
determinado grupo de pessoas para a execução de atividades específicas de cunho
empresarial ou social.

Existem vários meios de executar o recrutamento:

• anúncios em jornais;
• indicações dos próprios funcionários da empresa;
• rádio, TV e internet;
• cartazes na frente da empresa;
• utilização de agências de emprego;
• busca em escolas e faculdades.

Recrutamento Interno
É realizado com os próprios empregados da empresa, o remanejamento é ocorrido
devido a transferência, promoção. Com o recrutamento interno é possível promover o
plano de carreira e desenvolvimento dos colaboradores.

Recrutamento Externo
Atrai candidatos que não pertence a empresa, são atraídos por anúncios com
informações sobre a vaga. A vantagem principal são as idéias trazidas pelo novo
colaborador, mas este recrutamento é mais demorado, caro e pode gerar
descontentamentos dos colaboradores internos.

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Apostila 01
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 Seleção- Formulário de solicitação de emprego > seleção é uma etapa do processo

seletivo que tem como objetivo levantar maiores informações a respeito do profissional
participante. (Anexo 01)

 Treinamento > treinamento tem como finalidade melhorar o desenvolvimento

profissional do ser humano na sua organização, e no desempenho das suas funções
além de ser o processo que visa à preparação e ao aperfeiçoamento das habilidades e
dos conhecimentos dos funcionários de uma organização.

REQUISIÇÃO DE PESSOAL

IDENTIFICAÇÃO
Nome:
__________________________________________________________________________
Cargo: ________________________ Horário de Trabalho:
_______________________________
Tipo de Contrato: CLT Estagiário Temporário (de ___/___/___ a
___/___/___)
Vaga confidencial: Sim Não Nº de vagas ___________
PERFIL REQUISITADO
Formação Escolar (mínimo 2º Grau Completo):
_______________________________________________
Habilidades Técnicas:
_________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
__________________
__________________________________________________________________________
_________
Competências Comportamentais:
_______________________________________________________
__________________________________________________________________________
_________
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
__________________
Principais Atividades:
_________________________________________________________________
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__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
__________________
__________________________________________________________________________
_________
JUSTIFICATIVAS
Substituição do Funcionário: Sim Não
Nome do Substituído:
_________________________________________________________________
Motivo do Desligamento:
______________________________________________________________
__________________________________________________________________________
_________
Aumento de Quadro: Sim Não
Justificativa do Aumento do Quadro:
_____________________________________________________
__________________________________________________________________________
_________
RECURSOS HUMANOS
Cargo: ____________________________________
Salário: ___________________________________
ASSINATURAS

_________________________ _____________________ ________________________

__ __ __
Gestor da Área Recursos Humanos Diretoria
(____/____/____) (____/____/____) (____/____/____)
Depois de preenchida, e com as assinaturas acima, a Requisição de Pessoal deve ser entregue ao
Recursos Humanos
Observação:

2.1. Recrutamento e Seleção

É a base de todo o processo de Gestão de Pessoas dentro de uma organização. Planejar bem
um processo seletivo de novos funcionários, investindo de forma racional nestas etapas,
minimiza perdas futuras para a organização – seja de talentos (saída de bons profissionais) ou
financeiras (processos demissionais e ações trabalhistas). Tem o objetivo de preencher uma
vaga. Desde o momento que é criada a vaga até o momento em que o profissional é
efetivamente contratado pela empresa.

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Importante: Ao iniciar um processo seletivo todos os documentos gerados devem ser

organizados em pastas e cada etapa do processo deve ser controlada através de relatórios e
lançados em planilha de controle e acompanhamento, até o final do processo. Sendo
posteriormente arquivado para eventuais consultas.

Processo de Recrutamento e Seleção de novos funcionários

No.
Candidatos
Etapa Objetivo
(sugerido)

IDENTIFICACAO DA Identificar a necessidade da Requisição da

R VAGA vaga. Vaga
E -
C
R DEFINIÇÃO DO PERFIL Definir os conhecimentos, Formulário de
U as habilidades, atitudes e Perfil
T valores desejados que o
A candidato possua.
M
E CAPTACAO E Captar candidatos a vaga. Ficha de Cadastro
N INSCRICAO DOS (recrutamento interno ou do Candidato
CANDIDATOS externo)
T
O

Efetuar a análise e seleção Currículo e/ou Variável de

dos currículos em acordo Ficha de Cadastro acordo com
ANÁLISE com os dados do perfil respostas a
CURRICULAR/TRIAGEM desejado. divulgação da
vaga.

S
E
L
ENTREVISTAS Conhecer melhor o Roteiro do 15 candidatos
E candidato e verificar a sua Entrevistador
TÉCNICAS
C postura física e emocional.

6
Ã
Pré-Selecionar os melhores Roteiro das 08 candidatos
O PRÉ-SELECAO candidatos através do Entrevistas
desempenho dos mesmos na
entrevista.

Observar e avaliar se as Testes

AVALIACAO TÉCNICA competências técnicas do Situacionais, 08 candidatos
candidato estão em acordo Testes de
com as competências Aptidão
descritas no Perfil da Vaga. Específicos, etc.

AVALIACAO Avaliar as competências Dinâmicas de 08 candidatos

COMPORTAMENTAL pessoais do candidato. Grupo, Testes
comportamentais,
etc.

SELECAO FINAL Aprovação final do Processo de 01 candidatos

candidato que mais Admissão.
preencheu os requisitos da
vaga.

 12 perguntas essenciais numa entrevista de seleção

A maior parte das perguntas realizadas durante uma entrevista de seleção deve ser
especifica para o cargo que será ocupado, além de serem adequadas as características
da empresa. Nelas, não há respostas certas ou erradas, pois o objetivo será
compreender as características pessoais, as realizações do candidato, bem como os seus
planos para o futuro:

1. Por que você escolheu essa profissão?

2. Como você avalia o seu desempenho profissional ate o presente momento?
3. Quais são as suas principais limitações profissionais?
4. Qual a sua meta profissional de longo prazo?
5. O que mais lhe irrita no ambiente de trabalho?
6. Qual foi a situação profissional mais difícil que você resolveu? Como?
7. Em seu ultimo emprego, quais foram as suas realizações mais importantes?
8. Qual objetivo que você não conseguiu atingir em seu último emprego?
9. Dentre os gerentes com quem você já trabalhou qual o melhor e o pior? Por quê?
10. Por que você saiu (ou deseja sair) do seu emprego atual?
11. O que você sabe sobre nossa empresa?
12. O que lhe traz querer trabalhar conosco?

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 Elaboração de anúncios:

Um anúncio de jornal, para atingir seus objetivos, deve conter os seguintes itens:
• o título do cargo ou função – auxiliar de departamento de pessoal, gerente, auxiliar de
Contabilidade, etc.
• as características da empresa – tipo de empresa, localização, horário de trabalho, etc.;
• o que oferece – salário, benefícios e outras vantagens;
• forma de contato – aonde ir, a quem procurar, em qual horário, etc.; ou ainda, outra forma de
contato.

 Seleção
O objetivo da seleção é escolher a pessoa mais adequada para preencher a vaga.
Em geral, as empresas utilizam os seguintes instrumentos para selecionar seus empregados:
• formulários de solicitação de emprego;
• entrevistas;
• testes.

 Ficha de Solicitação de Emprego ou Currículo Vital

Tal documento não é de caráter obrigatório, porém extremamente útil, servindo como declaração das
veracidades das informações dadas pelo empregado, sendo importante que esteja assinada.

 Pesquisa Salarial (Sindicato da Categoria)

A pesquisa salarial é feita junto ao Sindicato da Categoria e deverá ser realizada antes mesmo
da admissão do empregado. Isso para que a empresa tenha a informação precisa do piso
salarial a ser pago para o empregado. Por meio desta pesquisa, há como a empresa saber os
custos em relação ao registro do empregado, como: INSS, FGTS, Férias, 13º salário e IRRF,
se forem o caso. Por esse motivo, é importante que essa pesquisa seja feita com antecedência
e com muita atenção. Antes mesmo da pesquisa salarial, é necessário que se faça um estudo
sobre a atividade principal da empresa para saber o real enquadramento sindical tanto do
empregado como o da própria empresa. Para fazer essa pesquisa, é necessário ter em mais o
cartão de CNPJ (Cadastro Nacional da Pessoa Jurídica) da empresa e os cargos existente, pois
com Bse nessas informações é que se faz o enquadramento sindical.

 Dissídio Coletivo
O dissídio coletivo é realizado entre o sindicato dos Empregados e o Sindicato Patronal, ao
qual pertencer as empresa. Esse acordo tem uma data-base para ser realizado. Por exemplo, o
Sindicato dos Empregados do Comercio estabelece sua data-base sempre no mês de outubro,
ou seja, nesse mês acontece a assembléia dos sindicatos para que eles possam celebrar um
acordo. Esse acordo devera ser homologado pelo Ministério do Trabalho e do Emprego e
Publicado para toda a classe a qual ele pertença.

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 Entrevista
O objetivo da entrevista de seleção é conhecer as características do candidato. Para isso,
fazem-se perguntas abordando os seguintes aspectos:
• vida profissional – para verificar se o candidato já trabalhou; quantas vezes mudaram de
emprego e quais os motivos da mudança; sua experiência profissional; vida escolar – para
verificar se o candidato estuda, se parou de estudar e, se for o caso, por que isso ocorreu; se
pretende continuar estudando; quais matérias mais gostam;
• pretensões profissionais – para verificar o que o candidato espera da empresa e o que
pretende dar-lhe em troca.

 Testes
Pela entrevista, não é possível verificar quais são as aptidões do candidato. Essa verificação é
feita por meio de testes. Os testes procuram verificar se os candidatos possuem aptidões para
exercer determinada função. Para verificar, por exemplo, se os candidatos possuem aptidões
para atuar na área de pessoal, podem ser utilizados os seguintes testes:
• redação de um texto: para verificar se o candidato redige de forma compreensível e correta;
• exercícios aritméticos: para verificar se o candidato soluciona questões e problemas com a
utilização das quatro operações e de cálculos de percentagem e juros; questões de
conhecimentos gerais: para verificar o grau de conhecimento geral do candidato;
• informática: conhecimentos básicos e utilização do equipamento;
• teste psicológico: esse tipo de teste exige a participação de um psicólogo no processo de
seleção. Os testes psicológicos são optativos, de acordo com os interesses da empresa em
relação ao selecionado.
Procura-se verificar, principalmente, as aptidões do candidato, isto é, a inteligência, a memória
e a atenção.

 Treinamento
O treinamento consiste em transmitir aos empregados os conhecimentos necessários para o
desempenho da sua função. Os tipos de treinamento mais praticados são os de ambientação e o
específico.

 Treinamento de ambientação
É o treinamento dado ao empregado logo após a sua admissão. Seu objetivo é informar o novo
funcionário sobre os diferentes aspectos da organização da empresa. Um programa de
treinamento de ambientação deve abranger os seguintes aspectos:
• apresentar o novo empregado aos colegas;
• dar conhecimento sobre o histórico da empresa: fundação, desenvolvimento, estágio atual,
sistema de organização;
• apresentar as chefias superiores;
• informar sobre os benefícios sociais e recreativos que a empresa oferece.

 Treinamento específico
É o treinamento que procura preparar o empregado para exercer determinada função. O
treinamento específico de um funcionário do Departamento de Pessoal, por exemplo, deve
transmitir o conhecimento de toda a atividade desempenhada dentro do setor de pessoal de
uma empresa.

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2.2. Legislação Trabalhista

 Constituição Federal
 CLT (conjunto de leis esparsas consolidadas em 1943 e complementadas por leis ou
decretos emanados posteriormente).
 Jurisprudência (conjunto uniforme de sentenças proferidas por juízes).
 Doutrina (conjunto dos pareceres dos juristas, isto é, estudiosos do Direito).
 Norma Coletiva de Trabalho (resultante de negociação entre empregados,
representados por sindicatos, e empregadores.
 Regimento Interno da Empresa.
 Contrato Individual de Trabalho
Assim, nenhuma norma coletiva ou individual de trabalho pode contrariar os direitos e
deveres previstos pela CLT ou pela Constituição Federal.

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