Bahan Ajar 3.

1
Perencanaan Usaha Pengolahan Makanan
Khas Daerah Yang Di modifikasi

Pertemuan ke 2
3.1.3 Sumber daya yang di butuhkan
Apabila seorang wirausahawan sudah menentukan produk pengolahan
berdasarkan analisis peluang usaha, wirausahawan dapat menentukan sumber
daya yang dibutuhkan dalam menjalankan usaha tersebut. Dalam perencanaan
proses produksi diperlukan pengelolaan yang baik untuk mencapai tujuan
perusahaan. Sumber daya yang dimiliki oleh perusahaan dapat dikategorikan atas
enam tipe sumber daya (6M), sebagai berikut.
1. Man (Manusia)
Dalam pendekatan ekonomi, sumber daya manusia adalah salah satu faktor
produksi selain tanah, modal, dan keterampilan. Pandangan yang
menyamakan manusia dengan faktor-faktor produksi lainnya dianggap tidak
tepat, baik dilihat dari konsepsi, filsafat, maupun moral. Manusia merupakan
unsur manajemen yang penting dalam mencapai tujuan perusahaan
2. Money (Uang)
Money atau uang merupakan salah satu unsur yang tidak dapat diabaikan.
Uang merupakan alat tukar dan alat pengukur nilai. Besar-kecilnya hasil
kegiatan dapat diukur dari jumlah uang yang beredar dalam perusahaan. Oleh
karena itu, uang merupakan unsur yang penting untuk mencapai tujuan
perusahaan karena segala sesuatu harus diperhitungkan secara rasional. Hal
ini akan berhubungan dengan berapa uang yang harus disediakan untuk
membiayai gaji tenaga kerja, alat-alat yang dibutuhkan dan harus dibeli, serta
berapa hasil yang akan dicapai oleh perusahaan.
3. Material (Fisik)
Perusahaan umumnya tidak menghasilkan sendiri bahan mentah yang
dibutuhkan, tetapi membeli dari pihak lain. Untuk itu manajer perusahaan
berusaha untuk memperoleh bahan mentah dengan harga paling murah,
menggunakan cara pengangkutan yang murah dan membuat proses
pengolahan seefisien mungkin.
 4. Machine (Teknologi)
Mesin memiliki peranan penting dalam proses produksi. Setelah revolusi
industri, banyak pekerjaan manusia yang digantikan oleh mesin. Perkembangan
teknologi yang begitu pesat menyebabkan penggunaan mesin semakin
meningkat. Banyaknya mesin baru yang ditemukan oleh para ahli
memungkinkan peningkatan produksi sangat tinggi.
5. Method (Metode)
Metode sangat dibutuhkan agar mekanisme kerja berjalan efektif dan efisien.
Metode kerja yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan, baik yang
menyangkut proses produksi maupun administrasi tidak terjadi begitu saja
melainkan memerlukan waktu yang lama.
6. Market (Pasar)
Jika barang yang diproduksi tidak laku, proses produksi barang akan berhenti.
Oleh sebab itu, penguasaan pasar dalam arti menyebarkan hasil produksi
merupakan faktor menentukan dalam perusahaan. Agar pasar dapat dikuasai,
kualitas barang harus sesuai dengan selera konsumen dan harga terjangkau
oleh daya beli konsumen.

3.1.4 Administrasi dan Pemasaran

Apa yang dimaksud dengan administrasi? Pengertian administrasi adalah suatu

bentuk usaha dan aktivitas yang berhubungan dengan pengaturan kebijakan
agar dapat mencapai target/ tujuan organisasi. Jadi, boleh dibilang bahwa
administrasi punya peranan yang sangat krusial dalam semua aktivitas sebuah
organisasi.

Selain itu, pengertian administrasi secara sempit dapat diartikan sebagai bentuk
aktivitas yang meliputi catat-mencatat, surat-menyurat, pembukuan sederhana,
ketik-mengetik, dan kegiatan lain yang sifatnya teknis ketatausahaan.

Sedangkan pengertian administrasi secara luas adalah semua proses

kerjasama antara dua orang atau lebih yang bertujuan untuk mencapai target
dengan memanfaatkan sarana dan prasarana tertentu secara berdaya guna
dan berhasil guna.
 Mengacu pada definisi administrasi tersebut kita dapat mengetahui 3 hal
penting berikut ini:

a. Administrasi adalah sebuah seni sekaligus proses. Sebagai seni,

administrasi membutuhkan kiat khusus yang sifatnya kondisional dan
situasional karena selalu terkait dengan situasi, kondisi, waktu, dan tempat.
b. Dalam administrasi terdapat unsur-unsur tertentu, diantaranya; terdapat dua
atau lebih orang di dalamnya, terjadi kerjasama antar orang tersebut yang
sifatnya formal dan hirarkis, memiliki tujuan, terdapat tugas, ketersediaan
sarana dan prasarana.
c. Administrasi muncul secara bersamaan dengan munculnya peradaban
manusia dimana administrasi tersebut untuk mencapai tujuan bersama.

Unsur-Unsur Administrasi

Selain memahami pengertian administrasi, ada beberapa unsur penting yang wajib
ada di sebuah bidang bisnis. Menurut The Liang Gie, ada 8 unsur yang harus ada:

1. Organisasi

Dalam hal ini, organisasi merupakan tempat di mana kegiatan administrasi dilakukan.
Dalam bisnis, orang-orang yang bekerja di dalamnya akan dihimpun mejadi sebuah
wadah.

2. Manajemen

Manajemen merupakan alat utama dalam pelaksanaan administrasi. Ada pengatur,

penggerak, manajer dan tenaga operasional. Dalam manajemen ini masih dibagi
menjadi tiga kelompok; top management, middle management dan lower management
(mandor).

3. Komunikasi

Administrasi juga mengatur pola komunikasi antar departemen yang ada di dalam
suatu organisasi. Misalnya melalui surat, atau warta.
Sangat penting untuk mengetahui dan memperjelas informasi yang beredar sehingga
terjalin komunikasi yang baik antara pihak manajemen, klien, dan administrator itu
sendiri.

4. Kepegawaian

Ini berkaitan dengan penggunaan ternaga kerja. Dalam administrasi ada proses yang
saling berhubungan, yaitu; penerimaan, penempatan, pendayagunaan dan
pemberhentian kerja.

5. Keuangan

Ini berkaitan dengan pembiayaan kontrak kerjasama mulai dari cara memperoleh dana
hingga pertanggungjawabannya. Misalnya; administrasi penjualan, pembelian, kontrak
atau sewa, serta sumber dana.

6. Perbekalan

Berhubungan dengan pengadaan barang, penyimpanan dan penyingkiran. Pihak

administrasi akan menyisir mana barang yang dibutuhkan untuk kegiatan kerja dan
mana yang tidak.

7. Tata usaha

Kegiatan tata usaha meliputi aktivitas pencatatan, penyimpanan dan pengiriman

dokumen/ data. Unsur tata usaha sangat penting dalam administrasi karena dapat
menjadi sumber informasi bagi organisasi dalam mengambil keputusan.

8. Hubungan Masyarakat

Hubungan masyarakat (Public Relation) merupakan suatu usaha dalam menjalin

hubungan baik dengan konsumen atau klien. Administrasi akan menciptakan
peraturan bagaimana berhubungan dengan masyarakat terutama konsumen.

Ciri-Ciri Administrasi

Administrasi memiliki beberapa karakteristik/ciri-ciri antara lain sebagai berikut:

Di dalam kegiatan Administrasi ada beberapa karakteristik/ ciri-ciri yang mudah
dikenali, diantaranya adalah:

1. Administrasi memiliki tujuan yang jelas.

2. Di dalam Administrasi terdapat kelompok manusia yang terdiri dari dua orang
atau lebih.
3. Administrasi selalu berhubungan dengan kegiatan kerjasama.
4. Di dalam Administrasi terdapat usaha atau proses kerja.
5. Kegiatan di dalam Administrasi selalu terdapat kepemimpinan, bimbingan, dan
pengawasan.

Fungsi Administrasi Secara Umum

Berikut ini adalah beberapa fungsi administrasi dalam organisasi:

1. Perencanaan (Planning)

Planning adalah kegiatan perencana yang membutuhkan sebuah aktivitas

administrasi, mulai dari pengumpulan data, pengolahan data, hingga penyusunan
perencanaan.
2. Penyusunan (Organizing)

Organizing adalah kegiatan menyusun dan membangun komunikasi kerja antara

anggota-anggota dalam organisasi sehingga akan tercapai suatu kesatuan usaha
untuk mencapai tujuan organisasi tersebut

3. Kordinasi (Coordinating)

Coordinating merupakan sebagian dari fungsi manajemen yang melakukan sejumlah

aktivitas agar berjalan baik dengan menjauhi terjadinya suatu kekacauan, bentrok,
kekosongan aktivitas yang dilaksanakan dengan menghubungkan, menyatukan dan
menyesuaikan suatu pekerjaan bawahan yang sehingga terdapat kerjasama yang
terencana dalam suatu usaha untuk mencapai suatu tujuan organisasi.

4. Laporan (Reporting)

Reporting adalah aktivitas penyampaian perkembangan atau hasil dari suatu kegiatan
dengan membuat dan memberikan laporan dari tugas dan fungsi para pejabat yang
lebih tinggi baik lisan ataupun tulisan untuk mendapatkan gambaran tentang
pelakasanaan tugas para anggota organisasi.

5. Penyusunan Anggaran (Budgeting)

Budgeting adalah aktivitas perencanaan dan pengelolaan keuangan atau anggaran

dalam organisasi yang dilakukan secara berkesinambungan.

6. Penempatan (Staffing)

Staffing adalah kegiatan yang berhubuungan dengan sumber daya manusia dan
sumber daya lainnya dalam sebuah organisasi; mulai dari perkrutan tenaga kerja,
pengembangan, perlengkapan di dalam organisasi tersebut.

7. Pengarahan (Directing)

Pengarahan atau bimbingan adalah aktivitas berinteraksi dengan anggota organisasi

dalam bentuk memberi bimbingan, saran, perintah-perintah, agar tugas dijalankan
dengan baik guna mencapai tujuan yang telah ditentukan.
Tujuan Administrasi

Setelah mengetahui definisi dan fungsi administrasi, maka kita akan mengetahui apa
tujuan kegiatan administrasi itu dilakukan, yaitu:

1. Menyusun Program Usaha

Setiap organisasi membutuhkan informasi dan data sebagai acuan dalam menyusun
program kerja unggulan. Informasi dan data ini dapat diperoleh dari aktitivitas
administrasi.

Itulah alasannya mengapa proses administrasi harus dilakukan secara sistematis, agar
informasi dan data yang dibutuhkan dapat ditemukan dengan mudah.

2. Mengevaluasi Kegiatan Organisasi

Sistem administrasi yang baik akan membantu organisasi untuk melihat berbagai
informasi dan data. Melalui informasi dan data tersebut maka selanjutnya organisasi
dapat melakukan evaluasi terhadap setiap kegiatan yang dilakukan.

3. Memantau Aktivitas Administrasi

Kegiatan administrasi ini meliputi banyak hal, sehingga pelaksanaannya harus
dilakukan secara teratur dan sistematis.

Dengan adanya administrasi yang baik, maka organisasi atau perusahaan dapat
memantau apa, bagaimana, kapan, di mana, dan mengapa sebuah kegiatan
dilakukan.

4. Memastikan Keamanan Kegiatan Usaha

Setiap organisasi atau perusahaan membutuhkan kepastian keamanan dalam

melakukan kegiatan usahanya. Oleh sebab itu, setiap organisasi membutuhkan
administrasi yang baik untuk memantau setiap aktivitas, baik dari dalam maupun dari
luar.

Dengan adanya proses administrasi, maka setiap aktivitas dan transaksi akan tercatat
secara jelas dan terperinci.

Contoh Kegiatan Administrasi

Sebagai pelengkap artikel ini, kita dapat melihat beberapa contoh bentuk administrasi
berdasarkan jenisnya:

1. Contoh administrasi kependudukan; pembuatan Kartu Keluarga, KTP, Akta

lahir, Surat Kematian, dan lain-lain.
2. Contoh administrasi pendidikan; membuat jadwal pelajaran, mengurus surat-
menyurat, dan mengatur aktivitas sekolah.
3. Contoh administrasi perkantoran; mengurus absensi pegawai, membuat surat
masuk dan keluarg barang, pencatatan stok barang, dan lain-lain.
4. Contoh administrasi keuangan; membuat catatan pembukuan keuangan,
membuat faktur, membuat laporan keuangan, dan lain-lain.
5. Contoh administrasi negara; aturan tata cara pembentukan badan dan komisi di
pemerintahan, aturan dan tata cara pelayanan publik, presiden mengatur
tentang reshufle kabinet.

Peran Administrasi Sebagai Queen of Peace

Bisa dibilang arti administrasi ibarat Queen of Peace. Keributan akan terus terjadi
dalam sebuah perusahaan atau bisnis saat administrasi tidak berjalan semestinya.

Bayangkan bila Anda tidak memiliki format penyimpanan file yang rapi. File dan surat-
menyurat Anda ditaruh sembarangan?

Suatu hari Anda benar-benar membutuhkannya dan dibutuhkan waktu yang lama bagi
Anda untuk menemukannya. Padahal jika Anda menatanya dengan baik tentu waktu
bisa dipersingkat dan digunakan untuk menyelesaikan target lainnya.

Pengertian administrasi dalam bisnis sebenarnya sangat luas dan akan berhubungan
dengan berbagai macam jenis menejemen di beberapa posisi di departement
perusahaan. Menurut kontributor Pankaj Mishra melalui Linkedin, administrator
nantinya akan menjadi penghubung berbagai departemen, partner perusahaan dan
konsumen sekaligus.

Karena itu, bidang ini setidaknya harus bisa meng-cover beberapa hal berikut ini:

 Memahami pengertian administrasi

 Meningkatkan kinerja staf kantor dalam hal pengorganisasian dan mengatur
administrasi kantor di berbagai bidang
 Mengeluarkan standar filing yang tepat
 Mengembangkan dan mengatur aset perusahaan
 Mampu mengembangkan prosedur administrasi
 Mampu mengontrol dan merencanakan budget administrasi
 Membuat laporan kegiatan perusahaan mulai dari penggajian, kegiatan
pengiriman dan lainnya

Walaupun begitu, tugas utama administrator tergantung perusahaan. Yang pasti

bidang ini akan memastikan efisiensi performa perusahaan di semua departemen.
Mereka bertindak sebagai jembatan penghubung antara manejemen dan juga
karyawan.

Adminisrasi kantor adalah salah satu elemen yang dikaitkan dengan efisiensi dan
produktifitas kerja perusahaan. Mereka memberikan informasi yang dibutuhkan oleh
 berbagai departemen sehingga masing-masing job description dan planning setiap
menejemen tercapai.

Mereka menyediakan apa yang dibutuhkan oleh berbagai departemen, membangun

peraturan dan budaya perusahaan. Kelihatannya, bidang ini seperti hilang ditelan
bumi, padahal administrasi ada

Latihan
1. Jelaskan 6 sumber daya yang dibutuhkan dalam menjalankan usaha !
2. Jelaskan pengertian administrasi !
3. Jelaskan unsur - unsur administrasi !
4. Jelaskan lima fungsi administrasi !
5. Tuliskan 2 contoh administrasi !