Diterjemahkan dari bahasa Inggris ke bahasa Indonesia - www.onlinedoctranslator.

com

Cara Mengelola Tim Jarak Jauh Secara

Efektif
Oleh Arlene S. Hirsch27Februari
2017

Pekerjaan jarak jauh memiliki kelebihan—fleksibilitas, biaya overhead rendah atau

tanpa biaya, dan saluran pelamar yang lebih banyak untuk dipekerjakan. Dan itu
memiliki kelemahan—kurangnya interaksi, para manajer khawatir tentang bagaimana
cara mengetahui apakah karyawan mereka tetap pada tugas dan tantangan
komunikasi. Bagaimana perusahaan dapat memaksimalkan keuntungan dan
meminimalkan kerugian? Berikut adalah tip dari supervisor dan pakar di tempat kerja
yang mendapatkan hasil luar biasa dari tim jarak jauh mereka.

Beberapa tenaga kerja adalah hibrida dari pekerja di kantor dan terdistribusi (kata lain
untuk pekerja jarak jauh), dan beberapa tenaga kerja hanya terdiri dari anggota tim
jarak jauh. Karyawan yang tersebar ini dapat bekerja di kota, negara bagian, negara,
dan zona waktu yang berbeda, dan semuanya sangat bergantung pada teknologi untuk
berkomunikasi. Menentukan strategi terbaik untuk mengelola tim jarak jauh bergantung
pada berbagai faktor: model bisnis, budaya dan nilai perusahaan, serta kebutuhan dan
atribut karyawan.

Mengelola tim jarak jauh adalah DNA profesional Felicia Kohlenberger. Sepanjang karir
SDM-nya, dia telah bekerja untuk beberapa perusahaan yang ramah jarak jauh,
termasuk Cellular One, PwC Consulting, CNA Insurance, PepsiCo dan McDonald's.
Pengalamannya sesuai dengan penelitian yang dikutip oleh Remote Leadership
Institute yang menunjukkan bahwa 70 persen manajer di perusahaan Fortune 100
memiliki setidaknya satu anggota tim jarak jauh.

Kohlenberger sekarang adalah direktur SDM senior, Amerika Utara, untuk Glanbia
Performance Network, sebuah perusahaan nutrisi olahraga di Downers Grove, Illinois.
Ketika perusahaan membuat keputusan strategis untuk mendorong pertumbuhannya
melalui merger dan akuisisi, kepemimpinan senior tahu bahwa akan ada karyawan baru
bekerja di lapangan atau di kantor satelit. Kohlenberger mewakili perusahaan induk
untuk karyawan baru ini. Dia sering bepergian ke kota lain untuk bertemu anggota tim
baru dan memastikan bahwa semua orang beroperasi dari buku pedoman yang sama.

"Kita perlu melibatkan semua orang dan membuat mereka merasa menjadi bagian dari
organisasi yang lebih besar. Kita tidak boleh melupakan orang-orang yang bekerja di
lapangan," kata Kohlenberger.

Sebelum membuat keputusan untuk membuat perusahaan perangkat lunaknya

terdistribusi sepenuhnya, Alex Turnbull, pendiri dan CEO GrooveHQ, menggambarkan
kantornya sebagai "Kota Headphone." Karyawannya selalu menggunakan headphone
di tempat kerja, bekerja sama dengan baik tetapi terutama bekerja secara mandiri. Dia
bilang dia tidak mengerti mengapa mereka harus berada di ruangan yang sama
sepanjang waktu.

Melepaskan kantor fisik perusahaan dan mengizinkan semua karyawan untuk bekerja
dari rumah menghilangkan biaya real estat yang mahal, meningkatkan keseimbangan
kerja/kehidupan, dan memperluas kapasitas perusahaan untuk merekrut talenta terbaik
dengan lebih cepat. Tetapi budaya perusahaan menderita sampai staf menemukan
cara untuk mempertahankan rasa kebersamaan dan keterhubungan melalui pertemuan
virtual dan tatap muka dan kumpul-kumpul.

Nilai Memulai dan Menjaga Komunikasi

Proses orientasi yang dirancang dengan baik adalah cara yang efektif untuk
membiasakan karyawan jarak jauh baru dengan orang-orang, proses, dan alat yang
mereka butuhkan untuk berhasil. Teknologi konferensi video dapat membantu.
Misalnya, manajer dapat memberi karyawan baru tur virtual kantor dan
memperkenalkan mereka kepada rekan kerja baru.
Kevin Eikenberry, pendiri The Kevin Eikenberry Group dan salah satu pendiri Institut
Kepemimpinan Jarak Jauh di Indianapolis, mengatakan bahwa penting bagi para
pemimpin organisasi untuk menggunakan teknologi dan memastikan semua orang tahu
cara menggunakannya juga.

"Dari email yang ada di mana-mana hingga cara mengadakan pertemuan, semuanya
dimediasi melalui teknologi," katanya. "Kita harus mencari tahu bagaimana kita akan
bekerja sama dan apa yang bisa kita harapkan dari satu sama lain."

Eikenberry meminta anggota tim virtual baru untuk memulai percakapan telepon
mengenal Anda selama 15 hingga 30 menit dengan setiap anggota tim yang ada (yang
telah diberitahu untuk mengharapkan panggilan itu). Panggilan tersebut mendorong
kolaborasi dan menghilangkan tekanan dari manajer untuk menjadi penghubung utama.

Lanjutkan kolaborasi itu dengan mengatur pertemuan tim yang dijadwalkan secara rutin
untuk menjaga agar pekerja jarak jauh tidak merasa terasing dan terputus dari grup.

GrooveHQ mengadakan pertemuan "kickoff" Senin pagi reguler yang merupakan

kombinasi dari obrolan singkat tentang akhir pekan dan diskusi tentang rencana dan
prioritas untuk minggu mendatang. Tim mengakhiri minggu kerja pada hari Jumat
dengan pertemuan virtual 30 menit untuk merekap kejadian minggu ini dan berbagi
umpan balik pelanggan.

Cara Melihat Yang Tak Terlihat

Karyawan jarak jauh dan manajer mereka sama-sama berjuang dengan perasaan tidak
terlihat. Sementara manajer mungkin menginginkan beberapa bukti (atau kepastian)
bahwa karyawan benar-benar bekerja, karyawan virtual khawatir bahwa "tidak terlihat
adalah tidak terpikirkan".

"Beberapa pemimpin khawatir menjadi efektif dalam lingkungan virtual, karena jika
mereka tidak dapat mengawasi secara fisik apa yang terjadi, bagaimana mereka tahu
bahwa pekerjaan sedang dilakukan?" kata Giselle Kovary, salah satu pendiri People
Performance n-gen yang berbasis di Toronto. "Anda membutuhkan seseorang dengan
gaya kepemimpinan progresif yang bukan seorang manajer mikro."

Kovary merekomendasikan untuk menyiapkan proses manajemen kinerja dengan

tujuan SMART (Spesifik, Terukur, Dapat Ditindaklanjuti, Relevan, Tepat Waktu) dan
kompetensi yang didefinisikan dengan jelas yang memungkinkan para pemimpin
menilai kinerja berbagai anggota tim secara akurat.
Manajer kemudian dapat mengevaluasi karyawan dengan prestasi mereka, daripada
jumlah jam yang mereka habiskan di kantor.

Laura Hambley adalah psikolog organisasi dan pendiri Work EvOHlution, sebuah
perusahaan di Calgary, Alberta, Kanada, yang mengembangkan alat penilaian
psikometri untuk mendukung karyawan, tim, dan pemimpin yang terdistribusi. Menurut
penelitian mereka, manajer dengan anggota tim jarak jauh harus lebih disengaja, lebih
terorganisir, dan bekerja lebih keras untuk membangun kepercayaan daripada manajer
tradisional.

"Anda tidak bisa lepas dari kepemimpinan yang malas," kata Hambley. "Anda harus
secara proaktif menjangkau orang-orang secara teratur untuk menciptakan rasa kerja
tim dan komunitas."

Terlepas dari di mana mereka berada, semua anggota tim harus diperlakukan secara
konsisten.

“Setiap orang perlu memiliki kesempatan yang sama,” kata Kovary. "Kami ingin
mengakui dan menghargai semua orang secara setara."

Dia merekomendasikan untuk menyediakan alat dukungan kepada anggota tim virtual
melalui:

 Pelatihan tepat waktu.

 Kepemimpinan yang mudah diakses dan responsif.
 Penggunaan teknologi yang tepat.

Mark Murphy, pendiri Leadership IQ, sebuah pelatihan kepemimpinan dan perusahaan
konsultan di Marietta, Ga., mendorong para manajer untuk melakukan percakapan
profesional bulanan dengan setiap karyawan jarak jauh untuk membahas sorotan dan
poin rendah dari pekerjaan bulan sebelumnya, area untuk perbaikan, dan rencana
untuk ditingkatkan pertunjukan.

Kohlenberger menekankan perlunya "komunikasi berjenjang"—ketika manajer

memastikan setiap anggota tim tetap berada dalam lingkaran informasi.

"Mungkin ada saat-saat ketika karyawan jarak jauh tidak dilibatkan dalam rapat kantor
di mana keputusan dibuat yang berdampak pada mereka. Manajer yang efektif akan
menyadari kebutuhan untuk mengomunikasikan informasi itu kepada setiap anggota
tim," katanya.

Dengan tidak adanya jenis percakapan pendingin air yang rutin dilakukan di tempat
kerja tradisional, tim dapat menemukan cara untuk meniru pengalaman itu secara
virtual. Zapier, sebuah perusahaan perangkat lunak terdistribusi, mendorong
keterhubungan dengan "hangout" virtual mingguan di mana anggota tim berkumpul
hanya untuk berbicara. Mereka juga memiliki program "Pair Buddies" yang secara acak
memasangkan rekan satu tim untuk panggilan telepon 10 hingga 15 menit yang
meningkatkan rasa kebersamaan dan keterhubungan.

Rekrut Sifat yang Benar

Dibutuhkan temperamen dan keahlian yang unik untuk bekerja dari jarak jauh dengan
penuh percaya diri. Ketika GrooveHQ pertama kali mulai mempekerjakan karyawan
jarak jauh baru, perusahaan menargetkan orang-orang dengan pengalaman startup
sebelumnya. Setelah beberapa perekrutan awal tidak berhasil, ia memperluas
persyaratannya untuk memasukkan orang-orang—seperti pekerja lepas--dengan
pengalaman jarak jauh sebelumnya.

"Kebanyakan orang tidak memiliki organisasi, fokus, dan motivasi untuk menjadi
produktif bekerja dari jarak jauh," kata Turnbull. "Berhasil bekerja dari rumah adalah
keterampilan. Dibutuhkan waktu dan komitmen."

Kohlenberger menemukan bahwa anggota tim jarak jauh terbaik adalah "pemula
mandiri yang mampu beradaptasi dengan perubahan dan bekerja secara mandiri."

Menulis untuk Remotejobs.com, penulis Angela Crist mengidentifikasi sejumlah

keterampilan dan sifat yang harus dicari pada karyawan jarak jauh:

 Kemampuan untuk memprioritaskan.

 Dapat beradaptasi.
 kolaboratif.
 Komunikasi.
 Mandiri.
 terorganisir.
 Dapat diandalkan.
 Berorientasi hasil.
 Motivasi diri.
 Etos kerja yang kuat.

Hambley menambahkan "tech savvy" ke daftar itu. Karena teknologi terus berkembang,
penting bagi anggota tim jarak jauh untuk mahir menggunakan teknologi untuk
berkomunikasi, atau setidaknya terbuka untuk mempelajari solusi baru.

Neil Patel, salah satu pendiri Crazy Egg, sebuah perusahaan analitik yang berbasis di
Seattle, mendorong perekrut untuk mengubah strategi dan kriteria perekrutan mereka
saat mencari karyawan jarak jauh terbaik. Dia merekomendasikan untuk mengajukan
pertanyaan perilaku spesifik untuk mendapatkan wawasan tentang bagaimana kandidat
mendekati pekerjaan jarak jauh.

"Sangat penting untuk memahami mengapa mereka bekerja dari jarak jauh dan
bagaimana mereka bekerja dari jarak jauh," kata Patel.

Dia menyarankan untuk melakukan wawancara virtual menggunakan berbagai

teknologi, seperti email, telepon, dan Skype.

"Pendekatan yang berbeda dapat menyoroti keahlian yang berbeda. Email

menunjukkan kemampuan pekerja untuk merespons secara tepat waktu dan untuk
menulis konten yang koheren. Panggilan telepon menunjukkan kemampuan verbal.
Wawancara video dapat membantu mengirimkan kepribadian kandidat dan kecocokan
budaya."

Campurkan Generasi

Banyak tim virtual terdiri dari beberapa generasi. TeamSnap, perusahaan Colorado
terdistribusi yang mengembangkan aplikasi untuk olahraga tim, mempromosikan dirinya
sebagai tempat yang menyenangkan untuk bekerja di mana setiap orang dihormati dan
diperlakukan dengan bermartabat. Perusahaan memberikan banyak keleluasaan
kepada karyawannya untuk menyelesaikan pekerjaan mereka pada waktu mereka
sendiri, selama mereka tersedia saat dibutuhkan.

Tidak mengherankan, budaya menarik bagi karyawan yang lebih muda. Ini juga
merupakan surga bagi orang tua yang bekerja yang, menurut Chief Creative Officer
Andrew Berkowitz, dihargai dan sangat produktif sebagai anggota tim jarak jauh
mereka. Kedua kelompok menghargai otonomi, fleksibilitas, dan keseimbangan
kerja/kehidupan yang dianggap sebagai ciri khas budaya TeamSnap.

Kovary, seorang pakar generasi, mendorong para manajer untuk mengenali perbedaan
generasi dalam tiga bidang utama: kinerja, kepemimpinan, dan komunikasi.

Seorang pemimpin Baby Boomer dapat mengambil manfaat dari pemahaman bahwa
karyawan Milenial mengharapkan dialog dan umpan balik yang berkelanjutan. Manajer
dapat mengakomodasi harapan itu dengan menggunakan pesan teks dan video singkat
untuk memberikan umpan balik dan pengakuan langsung yang positif.

"Pemimpin yang mengelola tim virtual harus menghabiskan lebih banyak waktu untuk
dapat diakses, menciptakan lingkungan yang menyenangkan dan santai, dan
memberikan umpan balik yang tepat waktu," kata Kovary.
Luangkan waktu untuk membantu generasi yang berbeda merasa nyaman dengan
teknologi tertentu. Kohlenberger bekerja dengan seorang karyawan jarak jauh berusia
60-an yang membutuhkan bantuan ekstra dengan teknologi konferensi video.

"Kami harus menekan jeda untuk mempercepatnya," katanya.

Bereksperimenlah dengan Kemungkinan

Saat Anda membantu tim kepemimpinan Anda memikirkan opsi jarak jauh mereka,
Anda akan menemukan bahwa tidak ada solusi satu ukuran untuk semua. Keputusan
dapat didasarkan pada campuran pertimbangan. Pekerjaan jarak jauh dapat
memungkinkan perusahaan untuk merekrut dari kumpulan bakat yang lebih luas,
mengurangi biaya overhead, dan memberikan layanan pelanggan yang lebih tepat
waktu. Ini juga dapat meningkatkan produktivitas dan keterlibatan karyawan serta
mengurangi gesekan.

Seperti yang dicatat Turnbull: "Ini adalah sebuah perjalanan."

Arlene S. Hirsch, MA, LCPC, adalah seorang konselor karir terkenal dan penulis
dengan praktek pribadi di Chicago. Buku-bukunyatermasuk Bagaimana Menjadi
Bahagia di Tempat Kerja (Jist Publishing, 2003), Cintai Pekerjaan Anda dan
Kesuksesan Akan Mengikuti (Wiley, 1995), dan The Wall Street Journal Premier Guide
to Interviewing (Wiley, 1999). Situs webnya adalahwww.arlenehirsch.com.