“Layout Ruang Kantor dan Lingkungan Kantor”

Pengertian Layout Kantor

Pengertian layout kantor atau tata letak kantor adalah suatu cara atau kegiatan yang dilakukan
untuk menata, menyusun dan menempatkan sesuatu sesuai kegunaannya untuk mencapai
suatu tujuan secara efektif dan efisien. Penataan tata ruang kantor diterapkan harus sesuai
dengan aliran pekerjaan kantor, sehingga penataan layout kantor ini dapat membantu para
karyawan dalam pekerjaannya agar bekerja seproduktif mungkin. Penataan layout kantor
yang baik dan tepat dapat memberikan rasa kepuasan bagi karyawan dalam menjalankan
pekerjaannya dan menimbulkan kesan tersendiri bagi para karyawan. Penataan layout kantor
juga dapat dirumuskan sebagai penataan perlengkapan dan perabotan kantor yang dibutuhkan
secara terperinci sesuai dengan luas bangunan yang tersedia dengan memperhatikan faktor-
faktor fisik dan juga dengan biaya yang layak. Maka berdasarkan penjelasan-penjelasan
tersebut bahwa penataan layout yang baik, tepat dan efisien dapat menimbulkan rasa nyaman,
mempermudah pekerjaan, alur kerja yang mudah dan cepat yang dapat berdampak pada
efektivitas dan produktivitas para karyawan sehingga tujuan layout kantor tersebut tercapai.

Tujuan Penataan Layout Kantor

Penataan layout kantor ini memiliki banyak tujuan, antara lain:
1. Untuk menciptakan jarak tempuh se pendek-pendeknya pada saat pelaksanaan pekerjaan.
2. Pekerjaan tata usaha dapat berjalan dengan lancar.
3. Terpeliharanya kesehatan dan kepuasan karyawan.
4. Agar pengawasan terhadap karyawan dapat dilaksanakan secara maksimal dan juga
memuaskan.
5. Agar dapat menggunakan ruangan secara menyeluruh tanpa adanya ruangan yang kosong
dan tidak berguna, sehingga penggunaannya efisien untuk keperluan para karyawan.
6. Untuk mendapatkan kesan positif bagi para pengunjung, baik dari pengunjung biasa
maupun dari perusahaan lain.
7. Penataan tempat kerja yang fleksibel sehingga dapat dipergunakan untuk berbagai
pekerjaan dan lebih mudah untuk diubah.
8. Untuk memperlancar arus komunikasi antar karyawan, antar pimpinan ataupun antara
pimpinan dan karyawan.
9. Meminimalisir kebisingan.
10. Menciptakan rasa nyaman, keleluasaan kerja dan kepuasan para karyawan dalam bekerja.
11. Pengoptimalan lahan, perlengkapan, perabotan dan mesin-mesin yang ada di kantor.
12. Memudahkan perluasan kerja dimasa yang akan datang.

Manfaat Penataan Layout yang Baik

Manfaat Penataan Layout yang Baik Penataan layout yang baik tentunya memiliki manfaat,
baik itu manfaat bagi perusahaan itu sendiri, bagi karyawan maupun bagi pihak lain.
Manfaat-manfaat tersebut diantaranya adalah:
1. Menghemat tenaga dan waktu para karyawan.
2. Menciptakan kelancaran kerja.
3. Penggunaan lahan seefisien mungkin sehingga dapat dipergunakan untuk kepentingan
yang lain-lainnya.
4. Meminimalisir terganggunya karyawan di suatu bagian oleh karyawan bagian lain atau
oleh publik yang sedang mengunjungi bagian tertentu.
5. Dalam pelaksanaan kerja, akan lebih mudah untuk mengontrol alur kerja karyawan.
6. Para pimpinan dapat lebih mudah mengontrol para karyawannya.

Bentuk-bentuk Layout Kantor

Ada 3 bentuk layout kantor, diantaranya layout terbuka, layout tertutup dan layout landscape
atau gabungan.
1. Layout Terbuka
Layout terbuka adalah bentuk kantor dimana tidak adanya penghalang atau pembatas
antara tempat kerja karyawan dengan karyawan yang lainnya, sehingga pada pelaksanaan
kerja para karyawan dapat saling berkomunikasi dengan mudah, saling mengawasi,
bersosialisasi dan dapat menggunakan peralatan atau perabotan kantor secara bersama
sama. Untuk layout kantor terbuka biasanya dibutuhkan lahan atau bangunan yang luas
dengan jumlah karyawan yang banyak. Bentuk dari layout terbuka ini bisa berbentuk
seperti kelas, atau saling berhadap-hadapan di meja yang besar. Itu semua dapat diatur
sedemikan rupa selama tidak ada sekat yang memisahkan antara karyawan satu dengan
yang lainnya. Berikut adalah beberapa contoh dari layout terbuka: (insert picture)
Dari gambar diatas, dapat disimpulkan bahwa layout kantor terbuka adalah bentuk layout
dimana antar karyawan tidak dipisahkan atau dihalangi oleh sekat-sekat, dan
bentuknyapun dapat disesuaikan dengan ruangan yang ada dan kebutuhan karyawan.
Contoh kantor yang menggunakan layout terbuka adalah Bank di bagian teller, customer
service, kantor pos, dll.
2. Layout Tertutup
Layout tertutup adalah bentuk kantor dimana setiap karyawan memiliki ruanganruangan
tersendiri yang dibatasi oleh sekatsekat atau tembok yang terdiri dari beberapa kamar-
kamar yang tertutup. Adanya penyekat atau bentuk kamar-kamar ini disebabkan oleh
keadaan gedung yang terdiri dari kamar-kamar atau bisa juga karena sifat suatu
pekerjaan yang memerlukan konsentrasi tinggi sehingga membutuhkan ruangan
tersendiri. Seperti ruangan untuk karyawan bidang keuangan, untuk arsitektur, Teknisi
IT, Teknik sipil, Teknik mesin, dan yang lain-lainnya. Bentuk layout yang berkamar-
kamar ini juga bertujuan agar setiap karyawan atau bagian memiliki privasinya tersendiri
sehingga karyawan atau pihak lain tidak dapat dengan mudah mengakses kepentingan
karyawan atau bagian tersebut. Keuntungan dari layout kantor tertutup ini yaitu menjaga
privasi karyawan, bekerja tanpa terhambat gangguan, meningkatkan kreatifitas
karyawan, meminimalisir terjadinya gosip antar karyawan, bersaing degan sehat,
meningkatkan konsentrasi, mengurangi kebisingan, dan meningkatkan produkifitas.
Akan tetepi dalam penggunaan layout bentuk ini tak lepas dari kekurangan, antara lain
yaitu perlunya memiliki ruangan yang sangat luas karena bentuknya yang berkamar-
kamar sehingga akan memakan cukup ruang, karyawan sulit diawasi, komunikasi antar
karyawan akan berkurang, biaya yang dibutuhkan akan lebih besar, kemungkinan
karyawan berperilaku negative, tidak lancarnya arus komunikasi, dan tingkat kemalasan
meningkat. Berikut adalah contoh dari bentuk layout tertutup: (insert picture)
3. Layout Lanscape
Layout kantor landscape adalah suatu bentuk kantor yang didesaign hampir mirip dengan
layout terbuka, hanya saja pada layout landscape diberi sekat atau pembatas yang
berukuran sekitar 1m -1,5m antara karyawan satu dengan yang lainnya sehingga antar
karyawan masih bisa berkomunikasi dan bisa melihat karyawan lain tanpa terhalang
sekat yang berkamar-kamar. Layout kantor landscape ini dibuat untuk meminimalisir
kekurangan yang ada di layout kantor terbuka dan layout kantor tertutup, sehingga layout
kantor ini merupakan perpaduan dari kelebihan keduanya. Pada layout landscape ini,
penataan meja kantor disusun berdasarkan kelompok kerja dan secara individual. Semua
karyawan dikelompokan sesuai bagian-bagian dan tugasnya. Kantor yang menggunakan
layout landscape diantaranya call center, ruangan dosen, dll. Berikut adalah contoh dari
bentuk layout landscape: (insert picture)
Tipe Unit Kantor
1. Traditional Office (cellular rooms)
Dalam satu lantai terdapat pembatas ruang berupa tembok permanen yang membentuk
unit-unit kecil di dalamnya. Besar kecilnya luasan disesuaikan dengan keinginan pemilik
kantor. Di setiap sudut ruang biasa diletakkan jendela untuk pencahayaan alami.
(insert picture)
 Kelebihan tipe traditional office: meningkatkan privasi, konsentrasi pekerja
meningkat.
 Kekurangan tipe traditional office: hierarki ruang kaku, fleksibilitas rendah, sistem
kolaborasi kurang.
2. Taylorist Open Plan
Tipe ini banyak digunakan pada awal abad ke 19. Pada tipe ini, meja kerja disusun dalam
beberapa barisan pada satu ruang besar tanpa sekat. Tipe seperti ini biasa digunakan
untuk perusahaan mail-order, asuransi perusahaan dan agen pemerintahan.
(insert picture)
 Kelebihan tipe taylorist open plan: meningkatkan sistem kolaborasi, biaya murah,
ruang multifungsi.
 Kekurangan tipe taylorist open plan: hierarki ruang kaku, kebisingan meningkat,
kurangnya privasi.
3. Burolandschaft
Ide layout dengan bentuk radikal ini ditemukan oleh Jerman pada tahun 1950. Tipe
dengan nama lain lanskap kantor ini memiliki layout yang didasarkan pada studi intensif
pola komunikasi. (insert picture)
 Kelebihan tipe burolandschaft: lingkungan non-hirarkis yang meningkatkan
komunikasi dan kolaborasi.
 Kekurangan tipe burolandschaft: kebisingan meningkat, kurangnya privasi.
4. Structuralist Office
Tipe ini pertama diterapkan pada bangunan perusahaan Central Beheer di Apeldoorn,
Belanda. Tipe yang dikembangkan oleh Herman Herzberger ini terdiri dari unit-unit kecil
yang disusun dan terkoneksi satu dengan yang lain menyerupai lego atau susunan puzzle.
Konsep dari tipe bangunan ini adalah menciptakan suatu desa pekerja dimana penghuni
akan memiliki perasaan menjadi bagian dari komunitas yang bekerja tanpa tersesat di
tengah keramaian. Pada perusahaan ini pekerja diberi kebebasan, seperti boleh membawa
 furniture dan menghias ruang kerja yang mereka miliki, serta membawa anggota
keluarga ke ruang kerjanya. (insert picture)
 Kelebihan tipe structuralist office: meningkatkan komunikasi dan kolaborasi,
lingkungan kerja menyerupai rumah, mempersonalisasikan tempat kerja.
 Kekurangan tipe structuralist office: layout menyerupai labirin membuat orang
mudah tersesat.
5. Cubicles Tipe
Cubicle ini merupakan tipe dengan ruang kerja tertutup sebagian. Dibatasi partisi dengan
ketinggian 1,5–1,8 m, tipe ini bertujuan mengisolasi pekerja dari lingkungan sekitar dan
kebisingan sehingga mereka dapat berkonsentrasi tanpa gangguan. Kantor dengan tipe
ini disebut juga lautan bilik atau pertanian kubus. Bilik kantor yang diciptakan oleh
desainer Robert Propst pada tahun 1967 ini biasa banyak digunakan di perusahaan
teknologi. (insert picture)
 Kelebihan tipe cubicle: tingkat privasi relative
 Kekurangan tipe cubicle: ruang kerja seragam sehingga memberi kesan monoton.
6. Euro Stakeholder Office
Tipe ini menggabungkan tipe cellular office dengan ruang publik seperti kafe dan area
relaksasi lainnya. Kantor dengan tipe ini mendominasi di Benua Eropa hingga saat ini.
(insert picture)
 Kelebihan tipe Euro Stakeholder Office: meningkatan privasi, bangunan yang lebih
berkelanjutan.
 Kekurangan tipe Euro Stakeholder Office: memberi kesan monoton apabila di tiap
sisi kantor menggunakan tipe office cellular.
7. Casual Office
Kantor dengan tipe ini dipelopori oleh perusahaan perangkat lunak Silicon Valley di
tahun 80an, yang mendorong ruang kerja yang sangat personal dan cocok digunakan
berjam-jam untuk bidang pemrograman. Kantor dengan tipe ini beroperasi selama 24 jam
dengan waktu kerja yang fleksibel. Kantor dengan tipe ini banyak digunakan oleh
perusahaan teknologi dan startup. (insert picture)
 Kelebihan tipe Casual Office: ruang kerja berbasis aktivitas, lingkungan kerja yang
fleksibel.
 Kekurangan tipe Casual Office: sulit untuk mengontrol pekerjaan karyawan.
8. Virtual Office
 Meluasnya penggunaan Internet, laptop dan ponsel memiliki efek terbesar pada
perkembangan kantor baru-baru ini. Kerja bisa menjadi lebih mobile dan pindah dari
kantor ke kafe atau rumah. Tipe ini memberi fleksibilitas waktu dan tempat bagi pekerja.
Tipe kantor dengan sistem hot-desking dan teleworking ini nantinya akan menggantikan
kantor dengan sistem konvensional. (insert picture)
 Kelebihan tipe Virtual Office: mengurangi biaya sewa, mengurangi waktu dan biaya
transportasi.
 Kekurangan tipe Virtual Office: kurangnya interaksi, penurunan produktivitas.

Prinsip-prinsip dalam Penataan Layout Kantor

Dalam penataan layout kantor, ada beberapa prinsip atau pedoman yang harus diperhatikan
antara lain:
1. Penataan layout kantor dirancang agar pada pelaksanaannya seuatu pekerjaan menempuh
alur atau jarak sependekpendeknya.
2. Kegiatan kantor harus berjalan selancar mungkin.
3. Seluruh ruangan di kantor digunakan seefektif dan seefisien mungkin untuk kepentigan
pekerjaan.
4. Ruangan kerja yang bersifat flexible.
5. Bagian yang sering dikunjungi tamu, maka lokasinya harus ditempatkan didekat pintu
utama atau ditempat yang mudah dikunjungi agar tidak mengganggu kelangsungan kerja
karyawan yang lainnya.
6. Bagian atau orang-orang yang memiliki kepentingan yang sama dan saling berhubungan,
maka harus dikelompokan menjadi sat atau saling berdekatan.
7. Bagian ketatausahaan perusahaan alangkah baikya ditempatkan ditengahtengah agar
dapat terjangkau oleh semua bagian.
8. Pekerjaan yang menghasilkan suara yang berisik sebaiknya ditempatkan ditempat yang
jauh dari bagian-bagian lain.
9. Ruangan pimpinan sebaiknya ditempatkan dekat dengan para bawahannya agar
mempermudah dalam pengawasan.
10. Perlu adanya lorong utama yang digunakan sebagai jalan untuk lalu lintas di perusahaan
tersebut yang memiliki lebar minimal 1,2m, lorong tambahan yang lebarnya sekitar
0,9m, dan lebar antar meja minimal 0,6-0,9m agar memiliki cukup ruang untuk kursi.
Asas
Untuk menciptakan layout tata ruang kantor yang sesuai perlu memperhatikan beberapa hal
penting, salah satunya adalah asas tata ruang kantor. Menurut Richard Muther, terdapat 6 asas
tata ruang kantor yang bisa menjadi pedoman.
1. Asas Jarak Terpendek
Asas jarak terpendek adalah penempatan perlengkapan dan perabotan kantor yang
menunjang pekerjaan tertentu diletakkan di lokasi yang berdekatan untuk menghemat
waktu agar pekerjaan lebih efektif.
2. Asas Rangkaian Kerja
Berdasarkan asas ini, tata ruang yang baik yaitu yang bisa menempatkan perlengkapan
berdasarkan rangkaian yang sejalan dengan urutan penyelesaian pekerjaan. Masih
berhubungan dengan asas jarak terpendek, asas ini juga mendukung bahwa alat yang
dibutuhkan dalam suatu pekerjaan harus diletakkan di tempat terjangkau.
3. Asas Penggunaan Segenap Ruangan
Jika Anda memiliki ruang kantor yang tidak begitu besar, maka asas ini patut Anda
terapkan. Asas segenap ruangan adalah asas yang digunakan untuk menata ruangan
dengan memaksimalkan seluruh ruangan yang ada. Dalam asas ini, tidak ada ruangan
yang kosong atau tidak terpakai.
4. Asas Perubahan Susunan Tempat Kerja
Menurut asas ini, tata ruang yang baik adalah penataan ruang yang bisa disusun kembali
dengan mudah tanpa memerlukan waktu yang banyak dan biaya yang besar. Perubahan
ini biasanya dilakukan dengan tujuan membuat suasana baru dalam kantor untuk
menghilangkan rasa bosan.
5. Asas Integrasi Kegiatan
Asas integrasi kegiatan menyebutkan bahwa tata ruang dan peralatan harus menyatukan
kegiatan di seluruh divisi. Dengan begitu, seluruhnya akan saling berkaitan dan
terintegrasi dengan harmonis. Hal ini akan membuat pekerjaan terlaksana dengan baik
dan mencapai tujuan.
6. Asas Keamanan dan Kepuasan Kerja Bagi Pegawai
Asas tata ruang kantor yang satu ini adalah yang paling dasar. Dimana berdasarkan asa
ini tata ruang yang baik harus mampu menciptakan suasana yang nyaman, aman dan
puas terhadap pegawainya.
Penyusunan Meja Kerja
Penyusunan meja kerja sangatlah penting, tetapi penyusunan tu sendiri harus bergantung pada
bentuk layout apa yang digunakan oleh perusahaan tersebut. Ada beberapa bentuk meja kerja
yang dapat disusun, diantaranya adalah:
 Bentuk Kelas, dimana semua karyawan duduk dimeja kantor yang penataannya mirip
dengan meja-meja yang ada dikelas dimana setiap karyawan membelakangi karyawan
lainnya. (insert picture)
 Bentuk L, dimana meja kerja para karyawan disusun seperti huruf L. (insert picture)
 Bentuk U, dimana meja kerja para karyawan disusun seperti huruf U. (insert picture)
 Selain bentuk-bentuk tersebut, meja kerja juga dapat dirancang sekreatif mungkin
dengan bentuk apapun, bisa saja berbentuk huruf T, meja bundar, atau yang lainnya.
(insert picture)

Penyusunan Meja Meeting

Selain penyusunan meja kerja, adapula penyusunan meja meeting yang tak kalah pentingnya
dengan penyusunan meja kerja. Penyusunan meja meeting ini bertujuan agar terciptanya
kenyamanan bagi sesorang yang sedang melaksanakan meeting. Ada beberapa bentuk dari
penyusunan meja meeting, antara lain:
 Bentuk U (insert picture)
 Bentuk bundar (insert picture)
 Bentuk V (insert picture)
 Bentuk Seperti Panggung Bioskop, bentuk setengah bundar, bentuk kelas, dan bentuk
perahu. (insert picture)

Penyebab Penataan Ulang Layout Kantor

Setiap perusahaan ada kalanya melakukan perubahan ulang pada layout kantornya. Ada
beberapa hal yang menjadi alasan untuk melakukan hal tersebut, diantaranya:
1. Berkurang atau bertambahnya karyawan di perusahaan yang bersangkutan.
2. Adanya penambahan, penggantian, atau pengurangan perabot dan perlengkapan kantor
lainnya.
3. Adanya perubahan fungsi baik kualitas maupun kuantitasnya.
4. Adanya perubahan pada proses kerja suatu bagian di perusahaan.
5. Bisa jadi dikarenakan layout yang sedang digunakan sudah lama tidak diubah.
Peninjauan ulang pada layout kantor ini perlu dilaksanakan. Peninjauan itu sendiri
dilakukan sekitar 2-3 tahun lamanya. Alangkah baiknya jika perubahan layout kantor
tidak sering dilakukan, karena hal tersebut cukup memakan waktu dan biaya.