Project Brief Design & Guideline

for Estimator & Planner Internship

 Project Improvement - Objectives

Meningkatkan Mempercepat proses

kemampuan berpikir pembelajaran (accelerate
analitis dan sistematis learning curve) melalui
on the job improvement

Meningkatkan Membiasakan penerapan

kemampuan mengelola inovasi dan design
project dan kolaborasi thinking
dengan pihak yang terkait
Konten Proposal Project Improvement

1. Define the problem vs ideal state (Business Case)

2. Breakdown & clarify the problem

3. Set Objective

4. Analyze root cause

5. Develop improvement project

6. Extra Contents
Konten Proposal Project Improvement
1. Define the problem vs ideal state (Business Case)

1. Pastikan project yang dipilih memiliki dasar yang jelas, memastikan

bahwa project yang dilakukan relevan dengan yang saat ini dikerjakan
oleh Departemen Facility Management (SPK Project & Workshop).
2. Klarifikasi antara kondisi ideal dan kondisi aktual dari permasalahan di Kondisi Ideal
CREM/Paragon gap
3. Dasar dari project ini harus mengacu pada ultimate goal diantaranya
- Arahan dari mentor internship Kondisi Aktual Saat ini
- Target atau outcomes Departemen Facility Management (SPK
Project & Workshop)
- Eliminating non-value added work (waste) OUTPUT: BIG PROBLEM
(Business Case)
- Pain points customer
1. Pada project improvement ini ide yang dipilih boleh merupakan turunan
atau pengembangan dari project yang sudah ada di Departemen Facility
Management (SPK Project & Workshop).
Konten Proposal Project Improvement
2. Breakdown & Clarify The Problem

1. Menguraikan (breakdown) masalah yang terjadi. Break the large problem into smaller, more specific problems. If
you can’t describe it, you can’t solve it!
2. Mengidentifikasi hasil penguraian masalah yang menjadi prioritas untuk diselesaikan

OUTPUT: PRIORITIZED
PROBLEM

Tackle the biggest impact

problem first

- Bila menemui lebih dari satu permasalahan, prioritaskan!

- Silakan gunakan beberapa pilihan tools di bawah ini:
a. The Eisenhower Decision Matrix untuk menentukan prioritas berdasarkan urgensinya untuk diselesaikan
b. The Action Priority Matrix untuk menentukan prioritas berdasarkan impact & effort yang harus dilakukan
c. Affinity Diagram untuk menentukan prioritas berdasarkan simpulan dan kategori masalah
Konten Proposal Project Improvement
3. Set Objective

1. Tentukan tujuan (objective) yang ingin dicapai dari improvement yang akan dilakukan
2. Target yang ditulis harus masuk ke dalam kriteria SMART
3. Gunakan kata kerja untuk mengawali penulisan target

S Specific: What you’ll do, action words

M Measurable: Provide a way to evaluate, use metrics or data targets

OUTPUT: IMPROVEMENT
OBJECTIVE
A Achievable: Within your scope, possible to accomplish, attainable

R Relevant: Makes sense within your job function

T Time-bound: State when you’ll get it done, be specific on date or time frame
Konten Proposal Project Improvement
4. Analyze Root Cause

1. Tentukan akar permasalahan dari masalah yang telah diprioritaskan pada step 2
2. Analisis bisa dilakukan menggunakan brainstorming, 5-why analysis, atau fishbone diagram

INPUT: PRIORITIZED PROBLEM

OUTPUT: AKAR MASALAH (ROOT CAUSE)

Note: analisis root cause tanpa prasangka. Pengalaman dan intuisi penting, namun jangan menganalisis root
cause tanpa berpikir secara mendalam.
Konten Proposal Project Improvement
5. Develop Improvement Project

1. Pada bagian ini, silakan jelaskan improvement apa yang ingin dikerjakan, mengacu pada hasil analisis akar
masalah
2. Jelaskan improvement tersebut secara jelas dan detail meliputi:
a. Key Result
b. Milestone/activity plan
c. Timeline

INPUT: Akar Masalah (root cause)

OUTPUT: Improvement Project

Konten Proposal Project Improvement
6. Extra Contents

6.1 Two Month Journey in Paragon

Ceritakan perjalananmu selama 2 bulan berkontribusi di Paragon, baik itu berbagai assignment dan
program pembelajaran yang sudah dilalui atau experience berharga lainnya.

6.2 What Went Well

Ceritakan yang sudah baik kamu lakukan untuk 2 poin berikut
1. Dalam menyelesaikan assignment
2. Dalam menjalankan peran sebagai mahasiswa internship di RNI

6.3 What Could Be Improved

Ceritakan yang perlu kamu lakukan untuk 2 poin berikut

1. Dalam menyelesaikan assignment
2. Dalam menjalankan peran sebagai mahasiswa internship sebagai Estimator dan Planner