BAB I

DEFINISI ADMINISTRASI BISNIS

Tujuan Pembelajaran Umum:

Setelah mempelajari topik ini, mahasiswa dapat menerangkan, mengidentifikasi

pengertian Administrasi Bisnis dan Ruang ligkup Administasi Bisnis.

Tujuan Pembelajaran Khusus:

1. Mahasiswa mampu menjelaskan pengertian Bisnis dan Administrasi Bisnis

2. Mahasiswa mampu menguraikan fungsi Administrasi Bisnis.
3. Mahasiswa mampu menguraikan isu dan tantangan manajemen Bisnis.
4. Mahasiswa mampu membedakan Manajer dan Pengawas Bisnis.

Lembar Informasi

Pengantar Administrasi Bisnis.

Setiap organisasi bisnis yang baik, maka dapat dipastikan akan mempunyai kantor.
Oleh karena itu, sebelum membicarakan tentang Administrasi Bisnis, pertama-tama akan
dibahas tentang pengertian Manajemen Kantor. Istilah Manajemen Kantor berasal dari 2 kata
yaitu “Manajemen” dan “Kantor”. Kata “Manajemen” berasal dari Bahasa Inggris
“Management” yang berarti mengelola atau mengatur. Para ahli mengatakan “Management
is a process of planing, organizing, actuating, and controlling recources to meet an
objective”. Orang yang menduduki jabatan pada posisi tingkatan manajemen sering disebut
“Manager” atau Manajer dalam Bahasa Indonesia. Secara Umum, tugas seorang manajer
adalah; merencanakan, mengorganisasikan, menggerakan dalam pelaksanaan, dan
mengadakan pengawasan terhadap pelaksanaan kegiatan.
Kantor adalah tempat diselenggarakannya kegiatan menangani informasi Proses
menangani informasi, mulai dari menerima, mengumpulkan, mengolah, menyimpan, sampai
enyalurkan/mendistribusikan informasi. Beberapa ahli mengatakan bahwa “The centre of any
Administrasi Bisnis 1
business where there is a need to receive and send out communication, particularly those
involved in the co-ordinate of the different parts of the business”.
Oleh karena itu, secara umum dapat dikatakan bahwa fungsi Bisnis adalah meliputi
kegiatan hal-hal sebagai berikut:
a. To receive Information,
b. To record Information,
c. To arrange Information,
d. To give Information,
e. To saveguard Information/menjamin aktiva.
Sedangkan hakekat dari pekerjaan kantor itu sendiri yaitu meliputi aktivitas organisasi
yang berhubungan dengan:
• Mengumpulkan/menghitung keterangan,
• Mencatat keterangan,
• Mengolah keterangan,
• Menggandakan keterangan,
• Mengirim keterangan,
• Menyimpan keterangan.

Konsep Dasar Administrasi

Jika dilihat administrasi sebagai suatu ilmu atau science, maka kata Ilmu Administrasi
mulai berkembang sejak akhir abad ke sembilan belas. Walaupun demikian administrasi
berperan sebagai suatu seni atau art yang dipraktekan dalam kehidupan keseharian, sudah
timbul seiring bersamaan dengan munculnya peradaban manusia itu sendiri.

Administrasi sebagai suatu science dapat dikelompokan kepada applied aciences, hal
ini karena manfaatnya ada jika prinsip-prinsip, dan rumusan-rumusannya diterapkan untuk
meningkatkan mutu berbagai kehidupan manusia. Pada sisi lain administrasi dalam praktek
itu sebagai suatu art pada waktu sekarang ini merupakan proses kegiatan yang perlu terus
dikembangkan seiring dengan perkembangan jaman dan teknologi. Hal ini diharapkan agar
administrasi sebagai suatu sarana untuk mencapai tujuan benar-bener dapat memegang
peranan seperti yang direncanakan.

Administrasi Bisnis 2
 Pengertian atau definisi administrasi dapat dibedakan dalam dua pengertian, yaitu
pengertian secara sempit dan pengertian secara luas. Yang pertama dilihat dari pengertian
administrasi secara sempit, kata administrasi berasal dari bahasa Belanda yaitu Administratie.
Dalam pengertian ini administrasi hanya meliputi kegiatan: pencatatan informasi, pengetikan
informasi, surat-menyurat, kearsipan dan sebagainya yang bersifat teknis pelayanan
ketatausahaan atau clerical works.

Yang ke dua dilihat pengertian administrasi dalam arti luas, kata administrasi berasal
dari bahasa Inggris yaitu Administration. Menurut Simon (1958) “Administration as the
activities of groups cooperating to accomplish common goals”. Dari pengertian tersebut
dapat diterjemahan secara umum bahwa administrasi sebagai aktivitas-aktivitas dari
kelompok yang mengadakan kerja sama untuk memcapai tujuan bersama. Pendapat yang
lain dari sudut pandang yang berbeda “Administration is process common to all group effort,
public or private, civil or military, large scale or small scale...” (White, 1958). Pendapat
White (1958) mengisyaratkan bahwa administrasi adalah suatu proses yang pada umumnya
terkandung dalam semua usaha kelompok, baik negara atau swasta, sipil atau militer,
organisasi sekala kecil ataupun besar.

Selain itu juga seorang ahli mengemukakan bahwa: “Administration has been defined
as the guidance, leadership and control of the effort of a group of individuals towards some
common goals” (Newmen dalam Handayaningrat 1989). Uraian tersebut menerangkan
bahwa administrasi didefinisikan sebagai pegangan, kepemimpinan, dan pengawasan dari
usaha usaha kelompok individu-individu guna tercapainya tujuan bersama.

Dua orang pakar dalam bidang Administrasi Pendidikan Hoy dan Miskel (1991: 8)
“define administration as both art and science of applying knowledge to administrative and
organizational problem”. Menurut mereka administrasi itu gabungan antara seni dan ilmu
yang diaplikasikan untuk memecahkan permasalahan-permaslahan organisasi.

Dari definisi-definisi administrasi yang telah diuraikan, maka pada dasarnya konsep
administrasi adalah suatu proses kegiatan usaha kerja sama kelompok manusia (organisasi)
yang direncanakan, diorganisasikan, dilaksanakan, dan diawasi guna mencapai tujuan yang
telah ditentukan.

Administrasi Bisnis 3
 Secara garis besar, administrasi dapat dikelopokan menjadi dua golongan besar yaitu
Public Administration atau istilah dalam bahasa Indonesianya Administrasi Negara, dan
Business Administration atau istilah dalam bahasa Indonesianya Administrasi Niaga/Bisnis.

Menurut Pliffner dalam Handayaningrat (1989) “Administration is the

processconcerned with carrying out public policies”. Yang artinya bahwa Administrasi
adalah suatu proses yang erat kaitannya dengan menjalankan peksanaan kebijakan negara.
Sedangkan Administrasi Bisnis adalah kegiatan-kegiatan usaha kerjasama yang dilakukan
oleh organisasi swasta. Ada yang mendefinisikan bahwa Business is an organization which
provides goods or services what people want. Istilah bisnis berbeda dengan istilah industri,
industri adalah kelompok bisnis-bisnis yang sejenis atau sama, sebagai contoh adalah
industri sepatu, industri perbankan, idustri ritel, dan lain-lain.

Ada beberapa perbedaan antara Administrasi Negara dengan Administrasi Niaga,

diantaranya adalah dilihat dari sisi tujuan. Administrasi Negara bertujuan membarikan
pelayanan yang sebaik-baiknya kepada masyarakat atau disebut juga public services.
Sedangkan Administrasi Niaga bertujuan memperoleh keuntungan yang tinggi-tingginya atau
disebut juga dengan istilah profit motive.

Tujuan Adanya administrasi, baik pada penyelenggaraan negara ataupun organisasi

swanta yaitu untuk mencapai produktifitas yang efektif dan efisien. Seorang ahli administrasi
mengemukakan bahwa adannya administrasi harus dapat menciptakan”..an effective way fir
their organizations to become more profitable is to scrutinize closely the cost of their office
operations and to develop efficient work methods and procedures” (Queble, 1996).

Setelah mendiskusikan beberapa pengertian administrasi dan juga tujuan seta manfaat
administrasi bagi organisasi, maka pengertian administrasi bisnis atau administrasi negara
tidak jauh dari uraian tersebut, tetapi jenis bidangnya diaplikasikan pada organisasi
pemerintahan atau swasta/masyarakat. Bentuk-bentuk organisasi bisnis atau dikenal juga
dengan istilah jenis-jenis badan usaha yang ada di Indonesia meliputi; Perusahaan
perseorangan, CV., Firma, Koperasi, dan Perseroan Terbatas (PT).

Sedangkan pengertian organisasi itu sendiri adalah suatu bentuk atau susunan orang-
orang atau badan-badan dengan tugas pokok dan fungsi tertentu dan diatur prosedurnya,
sehingga terdapat hubungan serta kerja sama guna mencapai suatu tujuan yang ditetapkan.

Administrasi Bisnis 4
Organisasi
Untuk lebih mudah memahami pengertian organisasi, maka perlu melihatnya dari
berbagai perspektif. Setiap sudut pandang biasanya mempunyai batasan tersendiri dalam
menguraikan suatu pengertian. Bagaimana memandang suatu organisasi? organisasi dapat
dipandang dari berbagai sudut pandang, yaitu:

1. Organisasi sebagai wadah.

Organisasi berarti suatu wadah dimana administrasi atau manajemen dilaksanakan
dan wadah ini tergambar dalam susunan organisasi.

2. Organisasi sebagai proses.

Organisasi menggambarkan interaksi antara orang-orang yang merupakan anggota
kelompok dalam hubungan kerja formal dan rangkaian hirarki antara atasan dengan
bawahan.

Untuk apa organisasi itu dibentuk? Ada beberapa alasan kenapa organsasi itu
dibentuk. Tujuan organisasi dibentuk biasanya karena beberapa alasan sebagai berikut:
1. Untuk mempermudah pelaksanaan tugas-tugas
2. Untuk meningkatkan efisiensi
3. Untuk mempermudah pengawasan
4. Untuk menghindari duplikasi tugas
5. Untuk menentukan orang-orang yang diperlukan oleh organisasi

Agar dapat dengan mudah melihat apakah suatu organisasi itu sehat atau kurang sehat,
maka ada beberapa indicator yang dapat diperhatikan sebagai ukuran, diantaranya adalah:
1. Adanya Tujuan yang jelas (mempunyai visi & misi);
2. Tujuan organisasi dipahami oleh seluruh komponen (anggotanya);
3. Tujuan organisasi dapat diterima oleh seluruh komponen (anggotanya);
4. Pembagian tugasnya seimbang, sehingga tidak menimbulkan frustasi;
5. Struktur organisasinya sederhana (tidak terlalu kompleks dan rumit);
6. Adanya kesatuan komando (terjadinya kesatuan perintah untuk mencapai objektif).

Administrasi Bisnis 5
Rangkuman

Rangkuman

Kegiatan administrasi tidak hanya meliputi pelayanan pengumpulan informasi, pencatatan

informasi, dan pengarsipkan informasi saja, tetapi lebih luas dari itu. Pengertian yang

seperti itu adalah betul juga, tetapi dalam arti sempit, yaitu pengertian Tata-Usaha.

Pengertian administrasi dalam arti luas adalah proses pemanfaatan dan pendayagunaan

seluruh sumber daya yang ada untuk mencapai tujuan organisasi dengan cara efektif dan

efisien.

Lembar Latihan

Lembar Latihan/Soal

1. Apakah yang dimaksud Administrasi Bisnis? Gunakan acuan menurut references yang diberkan.
2. Seberapa pentingkah Administrasi Bisnis dalam organsasi bisnis? Kenapa Demikian?
3. Jelaskan kriteria Administrasi Bisnis yang baik!
4. Sebutkan peranan Administrasi Bisnis bagi masyarakat bisnis kita!
5. Berapa jumlah ideal pemilik organisasi Bisnis? Kenapa harus dengan orang-orang yang sudah
dikenal cukup dekat?

Lembar Pre-test

Lembar Pre-test

1. Apa yang Saudara ketahui tentang Administrasi?

2. Apa yang Saudara ketahui tentang Bisnis?
3. Apakah semua organisasi bisnis mempunyai Administrasi?

Administrasi Bisnis 6
Lembar Post-test

Lembar Post-test

1. What do you know about office administration? What are meant by office activities?
Would you please, explain them one by one, and give an example each of them!

2. Define and distinguish (1) Office Manager; (2) Office Supervisor! What are the
differences between them? Explain the jobs of Office Supervisor!

3. What is a business? What are the differences between a business and an industry?
Please, Explain them one by one!

Daftar Pustaka

Daftar Pustaka

Dharmmesta, B.S. & Handoko, H.(1982), Manajemen Pemasaran: Analisis Perilaku

Konsumen. Yogyakarta: PBFE Universitas Gadjah Mada.

Ferrel, O.C, Hirt, G. & Ferrel, L.(2008). Business: A Changing World. New York: McGraw-
Hill Book Company.

Kotler, P.(1980), Marketing Management: Analysis, Planning, and Control. 4th Ed. London:
Prentice-Hall, Inc.

Stanton, W.J.(1978), Fundamentals of Marketing, 5th Ed. Tokyo: Kogakusha, McGraw-Hill

Book Company.

Bangs, David H. (1992) The Business Planning Guide: Creating a Plan for Success in Your
Own Business, 6~ Edit., Los Angeles: Upstar Publishmg Company, Inc.
Administrasi Bisnis 7
Burton, Sharon, (1998). Procedures For The Automated Office, Fourth Edition, Prentice Hall
International

Hakim, Rusman (1998) Dengan Wirausaha Menepis Krisis: Kosep Membangun Masyarakat
Entrepreneur Indonesia, Jakarta: PT Elex Media Komputindo.

Hisrich, R. D. and Peters, M. P. (1992) Entrepreneurship: Starting, Developing, and

ManagingA New P'nterprice, Illinois: Richard D. Irwin, Inc.

http://routeterritory.wordpress.com/, (2009)

Jefferson, Lesley. 2001. How to Pass Business Administration, third level, London: LCCI

Kellaus, Noreman F. and Keeling B. Lewis (1984) Administrative office Management, Ohio:
South Western Publishing Co.

Pegram, Jane. (2001). How to Pass Business Administration, second level. London: LCCI

Queble, Zane K. (2001) Administrative Office Management, An Introduction. Seventh Edit,

New Jersey: Prentice Hall International Inc.

Shaw, Josephine. (2001). How to Pass Business Administration, first level, London LCCI

www.Small%20BUss%20Project/books.htm#v=onepage&q=identifikasi%20peluang%20bis
nis&f=false, (2009)

Zimmerer, Thomas W and Scarborough, Norman M. (2005). Essentials of Entrepreneurship

and Small Business Management. Fourth Edition, NJ, Pearson Prentice Hall.

Administrasi Bisnis 8