GESTION DE PROYECTOS

CONTENIDO

¿Para Que Realizar Un Proyecto?

Etapas De Un Proyecto
¿Por Qué Fracasan Los Proyectos?
El Marco Lógico Como Instrumento Para Diseñar Proyectos
Estructura Del Marco Lógico
Ejecución De Proyectos
Evaluación De Proyectos
Informe Alertivo
Informe De Logro
Perfil De Un Proyecto
Resumen
Descripción Del Solicitante
Antecedentes
Descripción Del Solicitante
Presupuesto
Justificación

¿PARA QUE REALIZAR UN PROYECTO?

Al igual que las personas de empresas privadas, quienes desarrollan proyectos de carácter socioeconómico o
político, como el caso de los alcaldes y funcionarios municipales, necesitan hacer uso de herramientas que les
permitan mantener control de lo que sucede en sus jurisdicciones.

En la actualidad, muchas actividades edilicias se realizan mediante proyectos específicos que se originan en
demandas concretas de los vecinos, tienen una duración determinada y muchas veces involucran el uso de recursos
económicos y materiales provenientes de diversas fuentes.

Conocer respecto al manejo de proyectos se ha convertido en un requisito indispensable para un eficiente trabajo
municipal. Formular objetivos, planear actividades y organizar a las personas que tienen bajo su responsabilidad la
ejecución de las mismas son tareas que no plantean grandes retos ni requieren una gran capacidad académica; por
el contrario, lo mas importante es conocer las necesidades de la población a la cual estará dirigido el proyecto para
que así cumplan con la finalidad que todos desean.

ETAPAS DE UN PROYECTO

Puede considerarse que todos los proyectos siguen tres etapas: diseño, ejecución y evaluación.

Los proyectos comienzan en la fase de DISEÑO: en ella se establecen los objetivos, se llevan a cabo estudios de
factibilidad, se estiman los requisitos de presupuesto y recursos, se definen y coordinan las responsabilidades, se
elaboran planes de trabajo, se obtiene aprobación, etc. Algunos instrumentos para diseñar proyectos son: El Meta-
Plan, El FODA, El Marco Lógico, entre otros. Este ultimo se explicará detalladamente más adelante.

La segunda fase es la EJECUCION: consiste en la administración de los insumos del proyecto (actividades y
recursos) requeridos para lograr los resultados esperados.

La tercera fase es la EVALUACION: aquí se examina el avance que se logra en procura de alcanzar los objetivos.
Tiene la función de ayudar a mejorar el proyecto y podría resultar en el re-diseño, seguido de una ejecución mejorada
hasta que se logran los objetivos.

¿POR QUÉ FRACASAN LOS PROYECTOS?

La mayoría de experiencias demuestra que los proyectos fracasan en alcanzar los objetivos trazados debido a las
siguientes razones:

1. NO SE PLANIFICO ADECUADAMENTE

• No se estimó adecuadamente el tiempo necesario para realizar las actividades

• No se previno el aumento de costos durante el tiempo de ejecución
• No se planificaron todas las actividades que era necesario realizar
• No se tomó en cuenta factores que impedían cumplir los objetivos

2. NO SE CONTROLO LO QUE ESTABA SUCEDIENDO

• Solo en algunos casos se dio seguimiento a las decisiones que se adoptaban

• No se comunicó los problemas que estaban ocurriendo

3. NO SE TOMO EN CUENTA LA OPINION DE LOS BENEFICIARIOS

4. NO SE EVALUARON OTRAS EXPERIENCIAS SIMILARES

5. MALA CONFORMACION DEL EQUIPO DE TRABAJO

• La capacidad estaba debajo de lo que se necesitaba.

• No se ponían de acuerdo en lo que tenían que realizar.
• Se cambió a los miembros del equipo.

6. NO SE DOCUMENTO

7. NO SE MOTIVO A QUIENES TRABAJABAN EN EL PROYECTO.

EL MARCO LOGICO COMO INSTRUMENTO PARA DISENAR PROYECTOS

El marco lógico es un instrumento para diseñar proyectos que tiene la utilidad de transmitir información por muy
compleja que parezca de una manera clara y comprensible, en una sola hoja de papel. Se emplea durante la etapa
de preparación para hacer el diseño general de un proyecto y como guía para las etapas de ejecución y evaluación.

Es un instrumento de planificación participativa. Su poder depende del grado en que se incorpora al diseño del
proyecto toda la gama de los beneficiarios previstos y de otros interesados, ayudando a:

• Establecer los objetivos apropiados

• Definir los indicadores de éxito
• Identificar las actividades importantes
• Definir los posibles inconvenientes durante su desarrollo
• Identificar otros medios de verificar los logros del proyecto
• Definir los recursos necesarios para la ejecución

El marco lógico ayuda a fortalecer las tres etapas principales del ciclo de los proyectos. Un mejor trabajo de diseño
lleva a mejores ejecuciones y evaluaciones así cómo a proporcionar los elementos esenciales para adoptar
decisiones en materia de planificación con el objeto de formular planes de operaciones. Una vez elaborado es más
fácil listar las actividades, estructurar la división del trabajo, definir las responsabilidades la utilización de los recursos
elaborar el presupuesto, etc. El concepto básico del marco lógico es el de causa y efecto. Cuanto más estrecha sea
la relación mejor será el diseño del proyecto.

ESTRUCTURA DEL MARCO LOGICO

Al diseñar un proyecto utilizando el marco lógico hay que tener presente que es un método sistemático que permite
conceptualizar en una matriz de 4 x 4, programas, planes a proyectos de tal forma que organiza el pensamiento en
redes de causa y efecto.

En el marco lógico las actividades son el ingrediente granular de la planificación para fines de ejecución. De igual
manera, el establecimiento de un propósito claro y bien definido es muy importante. Como dice el gato en Alicia en el
País de las Maravillas “si uno no sabe para donde va cualquier camino lo llevará a su destino” Lo mismo sucede con
la planificación, si se desconoce los objetivos bastará con realizar cualquier actividad.

MARCO LOGICO
 RESUMEN INDICADOR
NARRATIVO VERIFICABL
FIN

Es la manera en Miden el efecto

que el proyecto el proyecto logr
contribuirá a la luego de que ha
solución del estado en
problema general. funcionamiento
durante un tiem
relativamente l

PROPOSITO
Jerarquía de Objetivos

La columna vertebral del diseño de proyectos

Es la contribución Miden lo que se

concreta que el alcanzará cuan
proyecto realizará proyecto haya s
para lograr el fin ejecutado en fo
previsto. exitosa.
 FIN
EL OBJETIVO DE MAYO
RANGO AL CUAL CONTR
EL PROYECTO
Conceptos Claves:
PROPOSITO
Separe causa de efecto
Utilizar enunciados sencillos y concisos EL IMPACTO O EFECTO
PROYECTO
Jerarquía de expectativas del proyecto

Fin - ¿Por qué es mayor?

RESULTADO
Razón fundamental. El objetivo de orden superior para el que el proyecto representa una condición lógica.

Propósito - ¿Por qué?

LOS PRODUCTOS TANG

Lo que esperamos lograr; la motivación “real” o esencial para producir resultados. El efecto del proyecto

Resultados - ¿ Por qué?

DEL PROYECTO
Resultados específicos producidos por el manejo de los componentes- los términos de referencia del proyecto. Sus
efectos entregables

Actividades - ¿Cómo? ACTIVIDADES

LAS PRINCIPALES
Las actividades relativas a los diversos componentes que se deben realizar y los recursos disponibles para producir
los resultados

Si las hipótesis relacionadas con el proyecto se plantean de manera explícita, el diseño del proyecto será
mejor

Fin
ACTIVIDADES QUÉ DEB
LLEVARSE A CABO PAR
Erradicar las enfermedades causadas por las impurezas del agua

Propósito
Adopción de prácticas higiénicas por parte de la población rural

Resultados OBTENER RESULTADOS

1. Agua potable a 60% de los pueblos de la Región del noroeste funcionando
2. Los trabajadores de salud capacitados
Actividades
1.1. Escoger los sitios
1.2. Organizar a los trabajadores de los pueblos
1.3. Excavar pozos

2.1. Preparación de currículo

2.2. Contratar trabajadores de salud
2.3. Capacitación de trabajadores
La lógica de un proyecto:
Un conjunto de hipótesis vinculadas

COMO
CONSECUENCIA

INDICADORES VERIFICABLES

Lo esencial del asunto

Si Medidas pa
FIN
el logro del

Medidas pa
PROPOSITO
Conceptos claves:
COMO
• Si se puede medir, se puede manejar el logro del
• Se deben asignar número y fechas a los indicadores en lo respecta a cantidad, calidad y tiempo (CCT)
• Los indicadores asignados al fin permiten determinar el final del efecto del proyecto (FEP)

CONSECUENCIA
INDICADORES VERIFICABLES

OBJETIVAMENTE Medidas pa
RESULTADOS
el logro de
Son condiciones que indican el éxito

• Nos dicen cómo reconoceremos el éxito

• Nos obligan a aclarar lo que queremos decir con nuestros objetivos
• Proporcionan una base objetiva para la evaluación

Si
resultados
PRACTICO
Un resume
ACTIVIDADES
1. Razonable: Mide lo que es importante en un proyecto

presupuest
Objetivo: Construir mejores viviendas
Indicador Inadecuado: Casas rojas y blancas construidas
Indicador mejor: 500 casas de 3 dormitorios construidas

2. Cambio en la medida ATRIBUIBLE al proyecto

proyecto
 Mejor admón. De
oficina de
INDICADORES DEBEN ESTAR BIEN DEFINIDOS

Los niveles alcanzados deben ser definidos específicamente:

•
•
¿Cuánto? (CANTIDAD)
¿Cuán Positivo? (CALIDAD)
impuestos
• ¿Cuándo? (TIEMPO)

RECUERDE CCT

INDICADORES APROPIADOS EN CADA NIVEL

NIVELES RESUM

Proyectos en función
FIN eficiencia y efectivid

Proyectos diseñados
implementados, supe
PROPOSITO
evaluados utilizados
científicos como el m
MEDIOS DE VERIFICACIÓN (MV)

¿cómo conseguir las pruebas?

1. 25 participantes en
haciendo diseños, im
 FIN Indicadore

Conceptos Claves:

• Los indicadores y MV deben ser prácticos y eficaces en función del costo

•
Indicador
Los indicadores y MV proporcionan la base de los sistemas de vigilancia evaluación de un proyecto

MEDIOS DE VERIFICACIÓN
PROPOSITO
Nos muestran: P
• Dónde se obtienen la prueba de haber alcanzado los objetivos
• Dónde se obtienen los datos necesarios para verificar el indicados

Interrogantes importantes

1. ¿Existen fuentes de información? (estadísticas, observaciones, apuntes).

2. ¿Cuán confiables son las fuentes
3. ¿Es necesario recopilar más datos? (costos de la actividad)
4. Si no se obtiene una fuente de verificación, el indicador debe ser modificado

Supuestos y factores externos

¿Cómo podemos manejar los riesgos?

Indicadore
RESULTADOS
re
 Indicadores
FIN
al

Conceptos claves:

Indicadores
PROPOSITO
• Perfeccione los supestos relacionados con riesgos muy generales
• Analice su iportancia y la probabilidad de su ocurrencia
•
al Pro
Maneje activamente los supuetos durante las fases de diseño y ejecución del proyecto y ejerza influencia de ellas

SUPESTOS / RIESGOS

Propósito: Aumento
de la producción de
Indicadores
RESULTADOS arroza los re
Condiciones que deben existir para que el proyecto sea exitoso, pero que no están bajo control directo del
proyecto

EJECUCION DE PROYECTOS

Ejecutar un proyecto es realizar todas y cada una de las actividades propuestas en el diseño del proyecto
encaminadas a la consecución del objetivo planteado en el mismo. Al momento de ejecutar lo que se ha diseñado es
importante contar con informes que permitan establecer el avance a los problemas que se van encontrando, así como
la manera en que se afecta la posibilidad de cumplir con los objetivos trazados.

Resultados:
Para las personas que en las corporaciones municipales tienen la responsabilidad de que los proyectos se lleven a

Presupues
cabo es de gran trascendencia que tome en cuenta las siguientes tareas que tendrán que realizarse durante su
ejecución y en las cuales deberán estar presentes:

• ACTIVIDADES
1. Se sembraron proy
Participar en la elaboración del proyecto

variedades de
• Elaboración del plan general de trabajo
• Selección de personal adecuado y designación de responsabilidades
• Revisión de planes detallados de actividades
• Establecimiento de los sistemas de informes a ser presentados
• Motivación y estimulo a quienes lo ponen en práctica
• Utilización adecuada de los recursos

En éste último punto, la limitación de recursos no puede verse como obstáculo, pues en muchos casos se ha
demostrado que tenerlos en abundancia no es razón para el éxito de un proyecto; es más bien la administración de
los recursos el principal motivo para que fracasen. Administrar no es cosa del “otro mundo” si se sabe hacia donde se
orienta el esfuerzo municipal.

Hay que tener presente que LA ADMINISTRACION DE UN PROYECTO ES SIMPLEMENTE LA ORGANICION DE

PERSONAS Y RECURSOS REQUERIDOS PARA EL LOGRO DE SUS OBJETIVOS, es decir con sentido común. El
éxito de un proyecto radica en la sabia administración de los recursos.

EVALUACION DE PROYECTOS

La evaluación trata del desempeño del proyecto en relación al logro de los objetivos establecidos: es conocer si el
proyecto está o no obteniendo los productos planificados dentro de un período de tiempo y con las limitaciones que
se pudieron pre-establecer.

La evaluación busca determinar si los objetivos a nivel de propósito y fin es están cumpliendo y en que medida
podrían cumplirse más rápidamente con una combinación diferente de productos, etc. y determinar, en el caso de que
no estén logrando, cual es la razón. También se necesita evaluar la relación causa-efecto ¿Son los efectos que se
están produciendo, causados por las actividades que se han realizado?

La mejor manera de obtener esa información es contar con un buen sistema de informes que proporcione esos datos
en el momento oportuno. LA MEJOR INFORMACION ES AQUELLA QUE IDENTIFICA UN PROBLEMA DE MANERA
QUE PUEDA SOLUCIONARSE A TIEMPO.

No es necesario llenarse de papeles con toda clase de informes. Los mejores son aquellos que proporcionan a la
persona adecuada, la información adecuada y en el momento adecuado:

• ¿Quiénes son las Personas adecuadas? Son los que deben dar cuenta del proyecto a la comunidad, los
donantes, etc.
• ¿Cual es la información adecuada? Aquella necesaria para que se conozca el cumplimiento o no de las
responsabilidades.
• ¿Cuándo es el momento adecuado? Es justo cuando se puede identificar un posible problema y se pueden
considerar las alternativas disponibles para corregir la situación.

No es un secreto que elaborar informes tiene un costo en tiempo, dinero o ambos para quien los elabora; esto incluye
decidir que se va a informar, recolectar los datos necesarios, escribirlos, enviarlos, etc. También hay costos para
quien los recibe, incluyendo leerlos, pedir datos adicionales, archivados o tirarlos, etc.

En muchos casos los responsables de proyectos se quejan de que las actividades están siempre atrasadas porque
pasan todo el tiempo elaborando informes explicando los problemas que tienen, en vez de usar el tiempo para tratar
de solucionarlos por ello, lo importante a la hora de hacer informes es:

• Seleccionar solamente las actividades más importantes

• Utilizar formatos breves y sencillos
• Elaborarlos en el momento oportuno

Los informes deben presentarse en Tres Situaciones:

• Cuando no se ha realizado una actividad

• Cuando está en peligro de no realizarse y
• Cuando ha sido realizado

INFORME ALERTIVO

Son los que se utilizan en los dos primeros casos, CUANDO UNA ACTIVIDAD NO SE HA REALIZADO O ES
PROBABLE QUE NO SE REALICE. La identificación oportuna de problemas es la mejor manera de resolverlos. No
es posible que una actividad no se lleve a cabo sin que alguien del nivel superior (alcalde, concejo municipal, etc.)
haya sido informado con tiempo y se hubiera tratado de solucionar los problemas.

EJEMPLO DEL FORMATO DE UN INFORME ALERTIVO

A: _____________________________

De: _____________________________

Fecha: _____________________________

Proyecto: _____________________________

Situación: Identifica por nombre y número el evento que está en peligro o no se ha realizado.

Problema: Discute la naturaleza y el origen del problema sobre el que se informa.

Evaluación: Discute el impacto sobre el proyecto, presenta alternativas así como ventajas y desventajas de cada
una

Acción: Especifica las acciones que se han realizado, también la acción requerida y la fecha en que se debe
realizar.

INFORME DE LOGRO

Son diseñados para dar a conocer la realización de aquellas actividades que se considere relevantes, no de todas las
que se realicen. La información que vale la pena es aquella que da a conocer la calidad, cantidad y tiempo de los
resultados obtenidos.

A: _________________________

De: _________________________

Fecha: _________________________

Proyecto: _________________________

Situación: Identifica el evento realizado por nombre y número.

Logro: Discute el nivel del Logro (cantidad y calidad)

Evaluación: Evalúa el status actual del proyecto, alerta a los administradores sobre aspectos claves que se
avecinan y ratifican o rectifica el cronograma de futuros eventos y adecuaciones de recursos

Acción Especifica las acciones que se llevan a cabo actualmente, podría requerir que algunas acciones
sean realizadas por otros y a la fecha requerida.

Siguiente evento Identifica nombre y fecha del siguiente informe programado

Sobre el que se
Informará:

PERFIL DE UN PROYECTO

El perfil del proyecto es una versión sintética que contiene sus elementos esenciales y sirve para iniciar su
negociación y el tipo de cooperación técnica financiera que se necesita para ponerlo en marcha. Debe contener una
descripción completa de todos sus componentes, pero de forma breve y con un lenguaje muy sencillo. Usualmente
consta de:

RESUMEN

Es una breve referencia (casi siempre de una página) que permita comprender los aspectos centrales del proyecto:
sus metas, las características del grupo beneficiario y los resultados esperados de su ejecución.
DESCRIPCION DEL SOLICITANTE

Aquí se debe presentar a la institución solicitante. La información suministrada debe permitir alcanzar una apreciación
de su naturaleza, sus miembros y situación económica-financiera. La información debe ser suficientemente amplia
como para hacer relacionar las actividades del proyecto propuesto con su que hacer institucional, con la experiencia
acumulada y con los recursos disponibles.

¿QUE INCLUIR EN LA DESCRIPCION DEL SOLICITANTE?

• Nombre
• Fecha de fundación y situación legal
• Objetivos institucionales
• Breve historia, indicando principales etapas
• Miembros de la organización:
 Detalles que ayuden a ilustrar condición socioeconómica
• Situación económica de la institución (municipio)
• Recursos propios
• Otros recursos a los cuales se tiene acceso
• Fuentes internas de financiamiento
• Fuentes externas de financiamiento
• Relaciones sostenidas con otras instituciones locales, nacionales ,internacionales, privadas y públicas
• Actividades actuales
• Principales logros obtenidos hasta la fecha
• líneas de trabajo en las que es ha acumulado experiencia participativa o capacidad técnica

ANTECEDENTES

En esta sección deben explicarse los hechos o circunstancias que dieron origen a la idea de preparar el proyecto.
Además, debe ponerse particular énfasis en todos aquellos antecedentes que se vinculan con la participación y
esfuerzo de los beneficiarios en procura de su realización.

¿QUE DESCRIBIR EN LOS ANTECEDIENTES?

• Origen del proyecto

• Como surgió la idea
• Quienes participaron en su preparación y planificación
• Condiciones generales que dan origen al proyecto:
 Económicas
 Sociales
 Políticas
 Culturales
 Geográficas
• Condición particular de los beneficiarios:
 Descripción socioeconómica de los beneficiarios
• Importancia del proyecto dentro de la región donde se realiza
• Antecedentes específicos del proyecto
• Esfuerzos realizados para lograr el propósito del proyecto
• Financiamiento recibido con anterioridad para realizar acciones vinculadas al proyecto o previas al mismo

JUSTIFICACION

Se refiere a todos los elementos de juicio necesarios para evaluar el impacto socioeconómico del proyecto. Se
presentan el o los problemas centrales que aborda, así como datos de carácter cuantitativo y cualitativo que permitan
apreciar la magnitud o gravedad de los problemas, sus causas y consecuencias.

¿QUE INCLUIR EN LA JUSTIFICACION DEL PROYECTO?

• Importancia social del proyecto:

 Mejoramiento del nivel de vida
 Capacitación
  Perfeccionamiento de destrezas
 Conservación de valores culturales
 Fortalecimiento institucional
 Acceso a servicios
• Importancia económica
 Creación de fuentes de empleo
 Mejora en los niveles de ingreso
 Acceso a nuevos servicios
• Factibilidad económica:
 identificación de costos y beneficios
 Relación entre costos y beneficios
• Requerimientos técnicos
• Conocimientos, habilidades y asesoría que necesitan los beneficiarios para poder implementar el proyecto y la
forma en que se conseguiría
• Capacidad de la institución para administrar los recursos con eficiencia
• Riesgos anticipados durante su ejecución
• Perspectivas posteriores a su ejecución para que pueda ser autosuficiente sin apoyo externo

DESCRIPCIÓN DEL PROYECTO

Con el mayor detalle posible se relata el proyecto, particular énfasis debe darse a la identificación de las actividades a
realizar y su relación con los objetivos perseguidos.

¿QUE INCLUIR EN LA DESCRIPCION DEL PROYECTO?

• Objetivos
• Duración
• Metas cuantitativas y cualitativas
• Beneficiarios:
 Número
 Situación familiar
 Localización
 nivel de ingreso
• Planificación de trabajo:
 Actividades especificas
 Período de realización
• Recursos necesarios para las actividades
 Humanos
 Materiales
 Financieros
• Organización y administración del proyecto
 Distribución de tareas y responsabilidades
 Mecanismos para la toma de decisiones
 Formas de participación de los beneficiarios en cada etapa
• Resultados
 Indicadores cuantitativos
 Indicadores cualitativos
 Distribución de los beneficios

PRESUPUESTO

Aquí se describen los recursos financieros necesarios para evaluar el impacto socioeconómico del proyecto. Se
presentan el o los problemas centrales que aborda, así datos de carácter cuantitativo y cualitativo que permitan
apreciar la magnitud o gravedad de los problemas, sus causas y consecuencias.

¿QUE INCLUIR EN EL PRESUPUESTO?

• Salarios
• No incluir honorarios para consultores
• Espacio de oficina y utilidades
• Materiales y equipo
• Comunicaciones y correo
• Otros gastos directos

EVALUACION

Se debe de realizar en todo momento del desarrollo de un proyecto, y es necesario para comprobar en que medida
se cumplen los objetivos planteados, o se hagan reajustes para mejorar el proceso. (Ver Tema EVALUACION DEL
PROYECTO).

Fecha de Publicación: Octubre, 1999

El Proyecto de Desarrollo Municipal y Participación Ciudadana (PDMPC) nace como resultado de la firma de un
Convenio de cooperación entre el Gobierno de la República de El Salvador, la Corporación de Municipalidades de la
República de El Salvador (COMURES) y el Gobierno de los Estados Unidos de Norte América, actuando a través de
la Agencia para el Desarrollo Internacional (USAID).

El responsable de la ejecución del PDMPC es Research Triangle Institute (RTI), entidad independiente sin fines de
lucro establecida en 1958 por la Universidad Estatal de Carolina del Norte, Universidad de Duke y Universidad de
Carolina del Norte.

El propósito del Convenio es "fortalecer la participación de la población Salvadoreña en el proceso democrático local
y mejorar la capacidad de las Municipalidades para responder a las necesidades de sus ciudadanos". Para lógralo, el
PDMPC cuenta con tres componentes: Reforma y Formulación de Política, Fortalecimiento Municipal y Desarrollo
Democrático Local.

Este último componente tiene como objetivo facilitar procesos mediante los cuales el gobierno local logre un
involucramiento más efectivo y representativo de la sociedad civil en la toma de decisiones a nivel municipal, bajo
tres características esenciales:

1. representatividad tanto sectorial como territorial.

2. transparencia en el manejo de la información, especialmente la que genera el Gobierno Local,

3. estímulo a la voluntad política de las partes - líderes y gobierno local - para trabajar conjuntamente

Proyecto USAID 519-0388