Tugas Rangkuman 4-1 sd 4-8

Pengadaan Ringkasan Pelajaran

Dalam pelajaran ini Anda akan memperoleh pemahaman tentang proses Pengadaan dan
bagaimana Pengadaan terintegrasi dalam solusi lain. Tujuan Pelajaran Setelah menyelesaikan
pelajaran ini, Anda akan dapat:
• Garis besar tugas-tugas yang terkait dalam siklus pengadaan
• Jelaskan bagaimana SAP dalam mySAP ERP mendukung proses utama dalam Pengadaan
Contoh Bisnis
Perusahaan Anda, IDES, membutuhkan bahan untuk proses produksinya. Bahan dibeli langsung
untuk stok. Karyawan IDES dapat memperoleh bahan habis pakai langsung dari katalog online.
Ikhtisar Proses Pengadaan
Pengadaan di mySAP ERP tidak hanya mencakup proses tradisional seperti permintaan,
manajemen pesanan pembelian, dan verifikasi faktur, tetapi juga permintaan layanan mandiri
berbasis katalog untuk bahan dan layanan pemeliharaan, perbaikan, dan operasi (MRO).
Integrasi katalog ini diperluas ke operasi pemeliharaan dan manajemen proyek. Pengadaan di
mySAP ERP meningkatkan proses pengadaan dengan memfasilitasi pembelian terencana dan ad
hoc, manajemen inventaris lengkap, dan pelaporan cerdas pada semua aktivitas pengadaan.
Selain menyediakan alat manajemen hubungan pemasok, mySAP ERP memungkinkan
pemilihan dan kualifikasi pemasok, negosiasi kontrak, undangan penawaran, dan evaluasi
vendor. Dukungan untuk pengoptimalan varian proses memungkinkan pengadaan kategori
material atau layanan individual dengan cara yang paling tepat; misalnya, proses subkontrak
mendukung pengiriman komponen yang diperlukan oleh langkah-langkah manufaktur yang
dialihdayakan, dan pengadaan melalui rencana faktur membantu meningkatkan proses sewa dan
leasing. Siklus Pengadaan (atau Pembelian untuk Membayar) dasar untuk layanan atau material
terdiri dari fase-fase berikut:
Penentuan Persyaratan
Persyaratan material diidentifikasi baik di departemen pengguna atau melalui material
perencanaan dan pengendalian. Anda dapat memasukkan sendiri daftar permintaan pembelian
atau mereka dapat dibuat secara otomatis oleh sistem perencanaan dan pengendalian bahan.
Catatan: Ini dapat mencakup MRP dan pendekatan berbasis permintaan untuk pengendalian
persediaan. Pengecekan reguler tingkat stok bahan yang ditentukan oleh catatan induk,
penggunaan metode titik pemesanan, dan peramalan atas

Penerimaan Barang dan Manajemen Inventaris

Petugas penerima barang dapat mengkonfirmasi penerimaan barang cukup dengan memasukkan
nomor pesanan pembelian. Dengan menentukan toleransi yang diizinkan, pembeli dapat
membatasi kelebihan dan kekurangan pengiriman barang pesanan.
Verifikasi Faktur
Sistem mendukung pemeriksaan dan pencocokan faktur. Petugas bagian hutang diberitahu
tentang variasi kuantitas dan harga karena sistem memiliki akses ke data pesanan pembelian dan
penerimaan barang. Ini mempercepat proses audit dan kliring faktur untuk pembayaran.
Order pembelian
Pesanan pembelian adalah permintaan formal kepada vendor untuk memasok barang atau jasa
tertentu di bawah kondisi yang disebutkan. Anda dapat membuat pesanan pembelian tanpa
referensi, atau dengan mengacu pada permintaan pembelian, permintaan penawaran, atau
pesanan pembelian lainnya. Saat Anda memasukkan data pesanan pembelian, sistem
menyarankan nilai default. Misalnya, sistem menyarankan alamat pemesanan, serta ketentuan
pembayaran dan pengiriman (incoterms) dari catatan induk vendor. Jika Anda telah
mempertahankan master materi untuk materi tertentu dalam sistem SAP, sistem menyarankan
teks pendek materi atau grup materi, misalnya. Jika catatan info pembelian sudah ada di sistem,
sistem akan menyalin proposal harga ke pesanan pembelian. Anda dapat mengirim pesanan
pembelian ke vendor atau melakukan pesanan transportasi stok di pabrik lain milik perusahaan
atau grup Anda. Dengan pesanan transportasi stok, Anda dapat memperhitungkan biaya
pengiriman terkait dalam pesanan pembelian.
Pengadaan Swalayan
Self-Service Procurement memungkinkan karyawan untuk membuat dan mengelola permintaan
mereka sendiri. Ini meringankan departemen pembelian Anda dari beban administrasi ini
sekaligus membuat proses pengadaan lebih cepat dan lebih responsif.
Menyediakan katalog bahan yang paling sering dipesan memastikan bahwa karyawan dapat
dengan mudah mengelola pesanan pembelian mereka sendiri sesuai dengan aturan organisasi
Anda.
Manajemen persediaan
Memposting tanda terima barang ke stok dengan mengacu pada pesanan pembelian memiliki
sejumlah keuntungan bagi Anda, termasuk:
 Titik penerimaan barang dapat mengecek apakah pengirimannya sama dengan data
pesanan pembelian, yaitu apakah barang yang dipesan sudah sampai.
 Sistem menyarankan data dari pesanan pembelian saat Anda memasukkan tanda terima
barang (misalnya, barang dan jumlah). Hal ini memudahkan untuk memasukkan tanda
terima barang dan memeriksa pengiriman lebih dan kurang pengiriman saat barang tiba.
 Riwayat pesanan pembelian diperbarui secara otomatis sebagai hasil dari pengiriman.
Departemen pembelian dapat mengirimkan pengingat tentang keterlambatan pengiriman.
 Saat Anda memposting tanda terima barang ke gudang, sistem membuat dokumen
material yang berisi informasi seperti material yang dikirim dan kuantitas yang dikirim.
Sistem juga mencatat lokasi penyimpanan untuk bahan yang Anda tempatkan ke dalam
stok di pabrik.
 Dalam transaksi yang relevan untuk penilaian material, sistem membuat setidaknya satu
dokumen akuntansi yang mencatat efek pergerakan barang pada nilai saham.
Verifikasi Faktur
Proses pengadaan diakhiri dengan proses verifikasi faktur, di mana faktur dan nota kredit
dimasukkan dan isi serta harga diperiksa keakuratannya. Namun, pembayaran dan evaluasi
faktur bukan merupakan bagian dari faktur. verifikasi; informasi yang sesuai untuk tugas-tugas
ini diteruskan ke departemen lain. Oleh karena itu, verifikasi faktur menciptakan hubungan
antara Pengadaan dan Akuntansi. Jika ada perbedaan antara pesanan pembelian atau penerimaan
barang dan faktur, sistem memperingatkan pengguna dan, tergantung pada konfigurasi sistem,
memblokir faktur untuk pembayaran.

Pesan
Anda dapat mengeluarkan semua dokumen pembelian sebagai pesan. Setiap kali Anda membuat
RFQ, pesanan pembelian, kontrak, atau perjanjian penjadwalan, sistem dapat membuat pesan
dari dokumen yang terpengaruh. Pesan ini kemudian ditempatkan dalam antrian pesan. Antrian
pesan berisi semua pesan yang belum ditransfer ke vendor. Untuk mengeluarkan pesan (dengan
mencetak, email, faks, atau EDI) dari antrian pesan, Anda memiliki opsi berikut:
 Segera terbitkan: Sistem mengeluarkan pesan langsung dari antrian, dalam
kata lain, segera setelah Anda menyimpan dokumen.
 Masalah nanti: Anda menjadwalkan pekerjaan latar belakang yang memproses pesan
antrian dalam interval yang ditentukan, atau Anda memulai masalah langsung dari menu
pembelian. Sebagai aturan, Anda mengeluarkan pesan menggunakan latar belakang

Untuk masalah pesan, Anda dapat menentukan teks header dan teks berbasis item mana yang
menjadi masalah sistem. Teks header dicetak di bagian atas pesanan pembelian dan berisi
informasi umum. Teks item menjelaskan item pesanan pembelian secara lebih rinci. Anda juga
dapat memasukkan dan menerbitkan teks standar. Dalam transaksi pemesanan, Anda dapat
menampilkan dokumen di layar Anda sebelum mencetaknya.