Siklus Pengadaan (atau Pembelian untuk Membayar) dasar untuk layanan atau material

terdiri dari fase-fase berikut:

Penentuan Persyaratan
Anda dapat memasukkan sendiri daftar permintaan pembelian atau mereka dapat dibuat
secara otomatis oleh sistem perencanaan dan pengendalian bahan.
Catatan: Ini dapat mencakup MRP dan pendekatan berbasis permintaan untuk pengendalian
persediaan. Pengecekan reguler tingkat stok bahan yang ditentukan oleh catatan induk,
penggunaan metode titik pemesanan, dan peramalan atas dasar penggunaan masa lalu adalah
aspek penting dari pengendalian persediaan..
Penentuan Sumber
mySAP ERP membantu Anda mengidentifikasi sumber pasokan potensial berdasarkan
pesanan sebelumnya dan perjanjian pembelian jangka panjang yang ada. Ini mempercepat
proses pembuatan permintaan penawaran (RFQ), yang dapat dikirim ke vendor secara
elektronik melalui EDI, jika diinginkan.
Pemilihan Vendor dan Perbandingan Kutipan
Sistem ini mampu mensimulasikan skenario harga, memungkinkan Anda untuk
membandingkan sejumlah kutipan yang berbeda. Surat penolakan dapat dikirim secara
otomatis.
Pembuatan Pesanan Pembelian
Pesanan pembelian mengadopsi informasi dari permintaan dan kutipan untuk membantu
Anda membuat pesanan pembelian. Seperti halnya permintaan pembelian, Anda dapat
membuat pesanan pembelian sendiri atau meminta sistem membuatnya secara otomatis.
Perjanjian dan kontrak penjadwalan vendor (dalam sistem SAP, jenis perjanjian pembelian
jangka panjang) juga didukung.
Tindak Lanjut Pesanan Pembelian
Sistem memeriksa periode pengingat yang telah Anda tentukan dan, jika perlu, secara
otomatis mencetak pengingat atau ekspeditur pada interval yang telah ditentukan. Sistem ini
juga memberi Anda status terkini dari semua permintaan pembelian, penawaran harga, dan
pesanan pembelian.
Penerimaan Barang dan Manajemen Inventaris
Petugas penerima barang dapat melakukan konfirmasi penerimaan barang cukup dengan
memasukkan nomor pesanan pembelian. Dengan menentukan toleransi yang diizinkan,
pembeli dapat membatasi kelebihan dan kekurangan pengiriman barang pesanan.
Verifikasi Faktur
Sistem mendukung pemeriksaan dan pencocokan faktur. Petugas bagian hutang diberitahu
tentang variasi kuantitas dan harga karena sistem memiliki akses ke data pesanan pembelian
dan penerimaan barang. Ini mempercepat proses audit dan kliring faktur untuk pembayaran.

Order pembelian
Saat Anda memasukkan data pesanan pembelian, sistem menyarankan nilai default.
Misalnya, sistem menyarankan alamat pemesanan, serta ketentuan pembayaran dan
pengiriman (incoterms) dari catatan induk vendor. Jika Anda telah mempertahankan master
materi untuk materi tertentu dalam sistem SAP, sistem menyarankan teks pendek materi atau
grup materi, misalnya. Jika catatan info pembelian sudah ada di sistem, sistem akan menyalin
proposal harga ke pesanan pembelian.
Anda dapat mengirim pesanan pembelian ke vendor atau melakukan pesanan transportasi
stok di pabrik lain milik perusahaan atau grup Anda. Dengan pesanan transportasi stok, Anda
dapat memperhitungkan biaya pengiriman terkait dalam pesanan pembelian.
Pengadaan Swalayan
Self-Service Procurement memungkinkan karyawan untuk membuat dan mengelola
permintaan mereka sendiri. Ini meringankan departemen pembelian Anda dari beban
administrasi ini sekaligus membuat proses pengadaan lebih cepat dan lebih responsif.
Menyediakan katalog bahan yang paling sering dipesan memastikan bahwa karyawan dapat
dengan mudah mengelola pesanan pembelian mereka sendiri sesuai dengan aturan organisasi
Anda.
Manajemen persediaan
Memposting tanda terima barang ke stok dengan mengacu pada pesanan pembelian memiliki
sejumlah keuntungan bagi Anda, termasuk:
x Titik penerimaan barang dapat memeriksa apakah
x Sistem menyarankan data dari pesanan pembelian saat Anda memasukkan tanda terima
barang (misalnya, barang dan jumlah).
x Saat Anda memposting tanda terima barang ke gudang, sistem membuat dokumen material
yang berisi informasi seperti kuantitas yang dikirimkan. Sistem juga merekam dan
x Dalam transaksi yang relevan untuk sistem membuat setidaknya satu yang mencatat efek
dari
Verifikasi Faktur
Proses pengadaan diakhiri dengan proses verifikasi faktur, di mana faktur dan nota kredit
dimasukkan dan isi serta harga diperiksa keakuratannya. Namun, pembayaran dan evaluasi
faktur bukan bagian dari faktur verifikasi; informasi yang sesuai untuk tugas-tugas ini
diteruskan ke departemen lain. Oleh karena itu, verifikasi faktur menciptakan hubungan
antara Pengadaan dan Akuntansi.
Ketika Anda memasukkan contoh faktur, vendor, bahan, jumlah yang masih harus ditagih,
syarat pembayaran, dan sebagainya). dengan mengacu pada pesanan pembelian, sistem
menyarankan data dari pesanan pembelian dan tanda terima barang untuk pesanan pembelian
(misalnya, vendor, bahan, jumlah yang masih harus ditagih, syarat pembayaran, dan
sebagainya).