BAB 1

ADMINISTRASI KEPEGAWAIAN

A. Pengertian administrasi kepegawaian

Administrsi kepegawaian merupakan seluruh kegiatan yang berkaitan dengan masalah pegawai
untuk mencapai tujuan organisasi. Dalam dunia usaha dan industri sama artimya dengan istilah
manajemen personalia, manajemen sumber daya manusia, human resources development.
Akan tetapi penggunaan istilah administrasi kepegawaian lebih mengarah pada pegawai yang
bekerja di bidang pemerintahan. Kantor pemerintah lebih banyak menggunakan istilah
administrasi kepegawaian,, sedangkan istilah lainnya digunakan pada kantor-kantor atau
instansi swasta.

B. Prinsip-prinsip administrasi kepegawaian

1) Prinsip-prinsip kemanusiaan
2) Prinsip demokrasi
3) Prinsip the right man on the right place
4) Prinsip equal pay for equal work
5) Prinsip kesatuan arah dan tujuan
6) Prinsip komando
7) Prinsip efisiensi dan produktifitas kerja
8) Prinsip disiplin
9) Prinsip wewenang dan tanggung jawab

C. Fungsi-fungsi administrasi kepegawaian

1) Fungsi manajerial, berkaitan dengan pekerjaan yang menggunakan pikiran
 Perencanaan pegawai
 Pengorganisasian pegawai
 Pengarahan pegawai
 Pengendalian pegawai

2) Fungsi teknis, berkaitan dengan pekerjaan yang dilakukan secara fisik

 Pengadaan pegawai
 Pengembangan pegawai
 Konpensasi pegawai
 Diklat
 Pensiun, dll

D. Kegiatan-kegiatan administrasi kepegawaian

1) Penggajian
2) Rekrutmen
3) Penempatan
4) Training
5) Disiplin dan moral
6) Catatan kepegawaian
 BAB 2
PERENCANAAN KEBUTUHAN PEGAWAI

A. Pengertian rencanaan kebutuhan pegawai

Perencanaan pegawai adalah proses memprediksi jumlah pegawai, kualifikasi, jenis
keahlian/kompetensi yang diinginkan untuk mencapai tujuan organisasi.
Rencana kebutuhan pegawai sangat penting dengan alasan sebagai berikut :
1) Perubahan komposisi pegawai
2) Jumlah kebutuhan pegawai yang kompeten tepat
3) Perubahan tingkat kinerja organisasi
4) Adanya peluang baru yang potensial
5) Perencanaan sebagai dasar keberhasilan manajemen

B. Manfaat rencana kebutuhan pegawai

1) Memperbaiki kinerja pegawai
2) Melakukan pengadaan pegawai baru secara ekonomis
3) Memperoleh pegawai pada posisi yang tepat
4) Menciptakan iklim dan kondisi kerja yang serasi dan dinamis
5) Mejadi dasar untuk kegiatan kepegawaian yang lain, seperti rekrutmen, diklat, dll.

C. Formasi pegawai
Formasi pegawai merupakan langkah awal dalam perencanaan di bidang kepegawaian. Formasi
pegawai adalah penetapan jumlah dan kualitas pegawai yang diperlukan berdasarkan keadaan nyata,
perkiraan perluasan organisasi dan volume pekerjaan sehingga pekerjaan terlaksana secara efektif,
dan efisien.

D. Tujuan formasi pegawai

1) Sebagai bahan perencanaan di bidang kepegawaian
2) Supaya jumlah dan mutu pegawai terpenuhi sesuai dengan jenis, sifat, dan beban kerja yang harus
dilaksanakan
3) Meningkatkan kinerja pegawai

E. Prinsip-prinsip penyusunan formasi

1) Jumlah pegawai sesuai dengan beban kerja
2) Formasi tersedia dengan adanya posisi jabatan yang kosong
3) Beban kerja tidak berubah, komposisi jumlah pegawai tidak berubah
4) Kebutuhan pegawai dinyatakan dalam jabatan dan syarat jabatan
5) Ditunjukkan dengan jumlah pegawai dalam jabatan
6) Peta jabatan dan uraian jabatan hasil analisis jabatan
Peta jabatan adalah susunan nama dan tingkat jabatan structural dan fungsional yang tergambar
dalam suatu struktur organisasi dari tingkat paling rendah sampai dengan paling tinggi. Jabatan
 structural adalah suatu kedudukan yang menunjukkan tugas, tanggung jawab, wewenang, dan
hak seorang pegawai dalam suatu organisasi. Jabatan fungsional adalah kedudukan yang
menunjukkan tugas, tanggung jawab, wewenang, dan hak seorang pegawai dalam satuan
organisasi yang pelaksanaan tugasnya pada keahlian atau keterampilan tertentu serta bersifat
mandir dan untuk kenaikan pangkatnya diisyaratkan dengan angka kredit.

F. Sistem penyusunan formasi

1) Sistem sama, digunakan untuk menentukan formasi yang jumlah dan kualitas pegawainya sama.
2) Sistem ruang lingkup, digunakan untuk menentukan formasi yang jumlah dan kualitasnya
berdasarkan jenis, sifat, dan beban kerja.

G. Proses penyusunan formasi

Penyusunan formasi pegawai dilakukan dengan berpedoman pada analisis kebutuhan pegawai,
analisis jabatan, dan analisis beban kerja. Tahapan proses penyusunan formasi yakni sebagai berikut :
1) Analisis jabatan
Untuk menempatkan pegawai pada jabatan yang tepat dalam suatu organisasi perlu diketahui
terlebih dahulu informasi tentang tugas fungsi dan beban kerjanya. Informasi tersebut diperoleh
dari analisis jabatan. Analisis jabatan adalah langkah mengidentifikasi tugas dan syarat suatu
pekerjaan. Analisis jabatan digunakan untuk mengembangkan uraian jabatan (job description)
dan spesifikasi jabatan (job specification)

Tujuan analisis jabatan :

 untuk memperoleh informasi guna menetapkan kuantitas dan kualitas pegawai,
pengembangan, penilaian, evaluasi, dan promosi pegawai
 memperoleh pegawain pada posisi yang tepat
 memberikan kepuasan pada diri pegawai
 menciptakan ikllim dan kondisi kerja yang kondusif
 memudahkan penyusunan kebijakan-kebijakan program

Manfaat analisis jabatan :

 menghasilkan uraian dan spesifikasi jabatan
 untuk pengadaan pegawai
 untuk pelatihan
 untuk penilaian prestasi
 sebagai alat evaluasi kinerja
 untuk organisasi
 untuk kepentingan promosi dan perpindahan pegawai
 untuk kepentingan konsultasi
 untuk kepentingan induksi. Induksi adalah proses pengenalan karyawan baru pada situasi
atau kelompok kerja. Disebut jg dengan orientasi.
 2) Perkiraan persediaan pegawai
Langkah-langkah menetapkan persediaan pegawai :
 Menyusun daftar susunan jabatan
 Menyusun daftar pegawai menurut jabatan
 Membuat perkiraan perubahan komposisi pegawai
 Membuat perkiraan persediaan pegawai
3) Perhitungan kebutuhan pegawai
Untuk menghitung pegawai setiap instansi wajib melakukan analisis beban kerja. Analisis beban
kerja yaitu suatu teknik untuk menetapkan waktu bagi seorang pegawai dalam menyelesaikan
suatu pekerjaan.
Aspek dalam perhitungan beban kerja yaitu sbb :
 Beban kerja
Beban kerja adalah target yang harus dicapai dalam waktu tertentu.
 Standar kemampuan rata-rata
Standar kemampuan rata-rata adalah kemampuan rata-rata yang diberikan pegawai untuk
memperoleh suatu hasil.
 Waktu kerja efektif

Metode menghitung jumlah kebutuhan pegawai yakni sbb :

a. Metode umum / metode beban kerja
b. Metode jumlah jabatan structural
c. Metode analisis kecendrungan

H. Faktor-faktor menyusun formasi

Faktor-faktor yang perlu dipertimbangkan dalam menyusun formasi yakni sbb :
 Jenis pekerjaan
 Sifat pekerjaan
 Perkiraan beban kerja
 Pekiraan kapasitas / kemampuan rata-rata pegawai
 Kebijaksanaan pelaksanaan pekerjaan
 Jenjang, jumlah pangkat, dan jabatan
 Alat yang tersedia
 Struktur organisasi
 Kemampuan keuangan