Anda di halaman 1dari 7

LEARNING JOURNAL

PUSDIKLAT KEARSIPAN ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA –


23 AGUSTUS S.D SEPTEMBER 2021
Diklat Fungsional Penjenjangan Arsiparis (PNBP) ANRI Tahun 2021
Hari,Tanggal : Rabu 1 September 2021
Nama Peserta : Yunilta Suharti SAP.MM
Nomor Urut Presensi : 35
Unit Kerja : RSUP Persahabatan

TELAAH NSPK KEARSIPAN


I. Pokok Pikiran
NSPK kearsipan ada hal – hal yang berkenan dengan arsip ada di pasal 1 (angka 1)
Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009. Arti dari NSPK itu adalah agar tercita
sinergi antara pemerintah pusat dan daerah non kementrian berkewajiaban
membuat norma, standart, presedur dan kriteria (NSPK) untuk dijadikan pedoman
bagi daerah dalam menyelengarakan urusan pemerintah yang diserahkan ke daerah
dan menjadi pedoman bagi kementerian/lembaga pemerintah non kementerian
untuk melakukan pembinaan dan pengawasan ini masuk dalam :
1. Undang-Undang Nomor 23 tahun 2014 Tentang Pemerintah Daerah pasal
16
2. Undang-Undang Nomor 23 tahun 2014 Peraturan Kerasipan
3. Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 masuk dalam pasal 3 yaitu
penyelengaraan kearsipan dan pasal 7 dan ruang lingkup dan pasal 5 dan
pasal 6
4. PP 28 Tahun 2012 pasal 2 dan 3 dan 4
Peraturan perundang-undangan kearsipan yaitu :
1. Pembinaan kearsipan
2. Sistem pengeloaan arsip dinamis dan pengeloaan arsip statis
3. Pembentukan Sistem Informasi Kearispan Nasional (SIKN) dan jaringan
informasi kearsipan nasional (JIKN)
4. Penjamin mutu peningkatan kapasitas unit kerasipan dan lembaga kerasipan
5. Pendidikan, dan pelatihan ,pembinaan, serta penjaminan mutu sumber daya
manusia kearsipan
6. Prasarana dan sarana kearsipan
7. Perlindungan dan penyelamatam arsip
8. Sosialisasi pencapaian visi dan misi penyelengaraan kearsipan
9. Kerjasama kearsipan
10. Pendanaan kaarsipan
NSPK Pengelolaan arsip dinamis secara efisien,efektif dan sistrematis meliputi
penciptaan,pengunaan ,dan pemeliharaan dan penyustan arsip dimana dalam
pengeloaan ini dibagi yaitu :
1. Pengeloaan arsip dinamis menjadi tangung jawab pencipta arisp
dilaksanakan untuk menjamin ketersedian arsip dalam penyelengaraan
sebagai bahan akutabilitas kinerja dan alat bukti yang syah berdasarkan
suatu system yang memenuhi persyaratan
andal,sistematis,utuh,menyeluruh dan sesuai dengan NSPK dalam
undang – undang nomor 43 tahun 2009 pasal 40 ayat 2 dan untuk
mendukung pengeloaan arsip dinamis yang efektif dan efisien pengelola
arsip mebuat TND,KA ,JRA serta SKKAA berdasarkan undang undang
nomor 43 tahun 2009 pasal 40 ayat 4
2. Pelaksanaan pengeloaan arsip dilakukan arsiparis yaitu pasal 32 ayat 3
peraturan pemerintah republic Indonesia nomor 28 tahun 2012 tentang
pelaksanaan undang – undang nomor 43 tahun 2009 tentang kearsipan
dan tata naskha dina, klasifikasiarsip,serta system klasifikasi keamanan
dan akes arsip ditetapkan oleh pimpinan penciptaarsip diterapkan oleh
pimpinan pencipta arsip berdasarkan pedoman yang ditetapkan oeleh
kepala ANRI .
NSPK dalam Sistim pengeloaan arsip dinamis yaitu dikontrol yaitu dengna pedoman
kearsipan organisasi (kebijakan-presedur-instrumen), yang dilakukan dalam
kegiatan pengelolaan arsip dinamis adalah berdasarkan Peraturan Pemerintah
Republik Indonesia Nomor 28 Tahun 2012 Tentang Pelaksanaan Undang-Undang
Nomor 43 Tahun 2009 Tentang kearsipan. Dan alur dari pengeloaan arsip dinamis
nya masuk dalam kegiatan pemindahan, penyerahan ke arsip statis dan
pemusnahan.
4 NSPK Pencipta arsip yaitu :
1. Peraturan Kepala Perpustakaan Nasional Nomor 4 Tahun 2015 Tentang
pedoman JRA fasilitatif dilingkungan Perpustakaan Nasional Republik
Indonesia
2. Peraturan Perpustakaan Nasional Nomor 5 Tahun 2019 Tentang
pedoman JRA arsip subtantif perpustakaan nasional republic Indonesia
3. Peraturan Perpustakaan Nasional Nomor 2 Tahun 2015 Tentang
klasifikasi arsip di lingkungan Perpustakaan Nasional Republick Indonesia
4. Peraturan Perpustakaan Nasional Nomor 6 Tahun 2019 Tentang Sistim
klasifikasi keamanan dan akses arsip dinamis dilingkungan Perpustakaan
Nasional Republik Indonesia

Penyusunan Manual Kearsipan


I. Pokok Pikiran
Prinsip Manual:
1. Kemudahan dan Kejelasan
2. Efisiensi dan Efektifitas
3. Keselarasan
4. Keterukuran
5. Dinamis
6. Berorientasi pada pihak yang dilayani
7. Kepatuhan Hukum
8. Kepastian Hukum
Kearsipan merupakan pola kerja yang dapat diterapkan, yaitu bagaimana
mengaplikasikan tata kelola arsip, penggunaan, dan pemeliharaan arsip dan
penyusutan arsip. Semua ini diperlukan suatu keahlian dan keterampilan agar arsip
tersebut dapat didayagunakan oleh PA secara optimal.
Jenis Manual Kearsipan:
1. Policy Manual
2. Manual Organisasi Kearsipan
3. Manual Prosedur Administratif
4. Manual Pelaksanaan Kegiatan
5. Manual Kearsipan Menyeluruh
Manual Kearsipan:
1. Pedoman Kebijakan Pengelolaan Arsip Dinamis: Panduan yang digunakan
untuk memastikan kegiatan pengelolaan arsip dinamis kearsipan dalam suatu
lembaga atau organisasi agar berjalan dengan baik dan lancar.
2. SOP Pengelolaan Arsip Dinamis: Pedoman dalam pelaksanaan pengelolaan
arsip dinami di suatu lembaga atau organisasi, kepemimpinan, dan cara
bertindak, contohnya sebagai berikut: Berdasarkan Pasal 33 UU No 43 Tahun
2009, Arsip yang tercipta dari kegiatan lembaga negara dan kegiatan yang
menggunakan sumber negara dinyatakan dalam arsip milik negara. dan
Peraturan Kepala Arsip Nasional Indonesia Nomor 7 Tahun 2016 Tentang
Petunjuk Pelaksanaan sistem Klasifikasi keamanan dan akses arsip dinamis
di lingkungan ANRI.
Manual Kearsipan dan Penyelenggaraan Kearsipan dengan tertib arsip yaitu
dengan:
1. Dukungan Pimpinan
2. Pedoman kearsipan
3. Prasarana dan sarana
4. SDM kearsipan
5. Komitmen

Bimbingan Teknis, Supervisi Dan Pengawasan Kearsipan


I. Pokok Pikiran
Dasar Hukum:
1. Undang-Undang RI Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan;
2. Peraturan Pemerintah RI Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan
Undang-Undang
Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan;
3. Peraturan Menteri Negara PAN Nomor PER/3/M.PAN/3/2009 tentang Jabatan

Fungsional Arsiparis dan Angka Kreditnya; sebagaimana telah direvisi


dengan Peraturan
Menteri Negara PAN dan RB Nomor 48 Tahun 2014 tentang Jabatan
Fungsional Arsiparis;
4. Peraturan Kepala ANRI Nomor 22 Tahun 2012 tentang Desain Pembinaan
Kearsipan;
5. Peraturan Kepala ANRI Nomor 38 tahun 2015 tentang Pedoman
Pengawasan
Kearsipan;
6. Prosedur Tetap ANRI Nomor 1 Tahun 2007 tentang Laporan Hasil Bimbingan
dan prosedur Tetap ANRI Nomor 1 Tahun 2007 tentang Laporan Hasil
Bimbingan dan
Konsultasi Kearsipan;
7. Prosedur Tetap ANRI Nomor 7 Tahun 2007 tentang Laporan Hasil Supervisi
Kearsipan;
8. Dan lain lain

Bimbingan Kearsipan adalah suatu proses kegiatan layanan bantuan mengarahkan


dan atau memberi petunjuk mengenai tata cara pelaksanaan pengelolaan arsip,
yang ditunjang oleh sarana prasarana kearsipan, sumber daya manusia serta
kelembagaan kearsipan sesuai dengan kebutuhan.
Jenis Bimbingan kearsipan yaitu:
1. Bimbingan Teknis kearsipan
2. Bimbingan & Konsultasi kearsipan
3. Pendampingan dalam diklat kearsipan
Metode Bimbingan kearsipan:
1. Klasikal
2. Kunjungan kerja ke unit kerja/instansi (program kerja unit kearsipa/lembaga
kearsipan)
3. Perorangan/unit kerja datang ke unit kearsipan dan lembaga kearsipan
Tolak Ukur bimbingan kearsipan:
1. Kelembagaan
2. Sistem kearsipan
3. SDM
4. Sarana dan prasarana
Supervisi Kearsipan adalah fungsi atau aktivitas membandingkan antara hasil yang
dicapai dengan rencana yang dibuat dibidang manajemen arsip dinamis maupun
statis yang dapat dilaksanakan dengan audit monitoring dan kuisioner. Tujuan
supervisi kearsipan yaitu menjamin penyelenggaraan kearsipan berjalan sesuai
dengan Sistem Kearsipan Nasional dari Peraturan Perundang-undangan yang
berlaku. Sistem Kearsipan Nasional adalah rangkaian kegiatan penyelenggaraan
arsip dinamis dan atau arsip statis yang terpadu, yang didukung oleh SDM,
kelembagaan, dan sara dan prasaran kearsipan yang memadai.
Kegiatan Supervisi Kearsipan:
1. Di pemerintahan daerah dilakukan terhadap penyelenggaraan kearsipan
dinamis dan juga statis
2. Di Instansi pusat dilakukan terhadap penyelenggaraan kearsipan dinamis
SDM Supervisi Kearsipan adalah:
1. Pejabat fungsional arsiparis
2. Pejabat struktural dibidang kearsipan
Teknik Pengujian Supervisi Kearsipan adalah:
1. Pengujian pedoman kearsipan
2. Pengujian operasional kearsipan
3. Pengujian spesifik
4. Pengujian kelembagaan kearsipan
5. Pengujian program kearsipan
6. Pengujian SDM kearsipan
Pengawasan kearsipan adalah proses kegiatan dalam menilai kesesuaian prinsip,
kaidah, dan standar kearsipan dalam penyelenggaraan kearsipan.
Filosofi pengawas kearsipan adalah:
1. Bukan mencari kesalahan
2. Merumuskan permasalahan
3. Obyek pengawasan jangan merasa bersalah
4. Mengawal ketersediaan warisan informasi bangsa dan negara
Kode Etik pengawas kearsipan adalah prinsip-prinsip perilaku dan aturan perilaku
yaitu:
1. Intregritas
2. Obyekfitas
3. Kerahasiaan
4. Kompetensi
Monitoring tindak lanjut hasil pengawasan kearsipan yaitu dengan cara
melaksanakan monitoring atas pelaksanaan tindak lanjut hasil pengawasan
kearsipan. Audit kearsipan adalah proses identifikasi masalah, analisis, dan evaluasi
bukti yang dilakukan secara independen , obyektif, dan professional berdasarkan
standar kearsipan untuk menilai kebenaran, kecermatan, kreadibilitas, efektivitas,
efisiensi, dan keandalan penyelenggaraan kearsipan.
Definisi audit kearsipan ada 2 yaitu:
1. Audit kearsipan eksternal adalah audit kearsipan yang dilaksanakan oleh tim
pengawas kearsipan eksternal atas penyelenggaraan kearsipan pada
pencipta arsip dan lembaga kearsipan
2. Audit kearsipan Internal adalah audit kearsipan yang dilaksanakan oleh tim
pengawas kearsipan internal atas pengelolaan arsip dinamis di lingkungan
pencipta arsip.

II. Penerapan
RSUP Persahabatan adalah Rumah Sakit Vertikal dibawah Kementerian
Kesehatan dan harus taat peraturan yang dikeluarkan oleh Kementerian
Kesehatan. Kementerian Kesehatan dalam pelaksanaan tata kelola
pemerintahan telah memiliki kebijakan e-office dengan terbitnya Permenkes
No 12 Tahun 2018 Tentang Penyelenggaraan E-Office di Lingkungan
Kementerian Kesehatan. E-Office Kementerian Kesehatan meliputi
administrasi kehadiran, perjalanan dinas luar negeri, data dan administrasi
kepegawaian dan Penerapan e-office dalam bidang kearsipan salah satunya
yaitu penerapan aplikasi kearsipan yang harus dilaksanakan secara
menyeluruh di setiap satuan kerja di lingkungan Kementerian Kesehatan, hal
ini tertuang dalam Surat Edaran Sekretaris Jenderal Nomor
HK.03.03/VI/1161/2015 tentang Penggunaan E-Filing Sytem (EFS) Sebagai
Aplikasi Pengolahan Tata Persuratan. E-Office ini juga terhubung dan
terintegrasi dengan beberapa sistem aplikasi lainnya di Kementerian
Kesehatan sehingga layanan kaarsipan terintegrasi dalam satu sistem
memalui sistem elektronik yang mudah diakses secara cepat oleh pengguna
layanan kearsipan. Dan HK.02.01/MENKES/231/2017 yang ditetapkan pada
tanggal 8 juni 2017 yaitu gerakan nasional sadar tertib arsip (GNSTA)
dilingkungan kementerian kesehatan dengan 9 langkah yaitu
1. Penciptaan naskah dinas sesuaio dengan ketentuan peraturan
perundangan
2. Pengunaan aplikasi elektronikal E-filling system (EFS)
3. Pemberkasan arsip aktif yang dilakukan pada central file serta
melaporkan daftar arsip setiap 6 bulan sekali
4. Pelaksaan program arsip vital dan arsip terjaga
5. Mengusulkan ASN yang akan menjadi jabatan fungsional
6. Melakukan pemindahan arsip inaktif secara berkala
7. Melakukan pemusanahan arsip yang telah habis masa retensi
sesuai dengan Peraturan Perundangan
8. Melakukan penyerahan arsip statis
9. Melakukan terhadap pengawas kearsipan
Dan HK.02.01/MENKES /175/2018 tentang jadwal rentensi arsip yang
mengatur masa simpanan arsip baik fasilitatif maupun subtantif dan Rumah
Sakit memiliki sistem Elektronik secara E-Office dengan nama sistem prima
RSUP Persahabatan dan didukung oleh SK Direktur Utama Tentang Tata
Naskah Dinas Kode Klasifikasi dan JRA didukung oleh SOP. Bimbingan
Supervisi dan pengawas kearsipan RSUP Persahabatan berada di Biro Umum
Sekretariat Jendral Kementerian Kesehatan dimana setiap 1 tahun sekali
pejabat fungsional kearsipan diundang dan dilatih oleh pembinanya, dengan
narasumber dari ANRI dan Lembaga lainnya. Pengawasan kearsipan selalu
mengaktifkan pada seluruh jajaran dibawah Rumah Sakit Vertikal untuk melihat
arsip-arsipnya dalam 6 bulan sekali.

Anda mungkin juga menyukai