011 - Adm Umum1
011 - Adm Umum1
Biasanya seorang karyawan yang bertugas dalam hal ini disebut dengan
administrator kantor atau manajer kantor .
Pengertian administrasi perkantoran secara luas adalah suatu kerja sama secara
sistematis dan terordinasi menurut pembagian tugas sesuai dengan struktur
organisasi dalam mencapai tujuan secara efektif dan efisien.
Pengertian administrasi perkantoran dalam arti sempit adalah semua kegiatan yang
bersifat teknis ketatausahaan dalam pelaksanaan pekerjaan operatif, penyediaan
keterangan bagi pimpinan, dan membantu kelancaran perkembangan organisasi.
Pada umumnya kegiatan perkantoran terdri dari beberapa kegiatan antara lain
sebagai berikut :
a. Perencanaan Perkantoran (Office Planning), adalah proses menentukan arah
kegiatan kantor, dengan peninjauan kembali terhadap faktor-faktor yang
mempengaruhi tercapainya tujuan kantor.
Perencanaan perkantoran terdiri dari :
1). Perencanaan gedung
2). Tata ruang kantor
3). Penerangan/cahaya
4). Ventilasi
5). Perlengkapan peralatan dan perabotan kantor
6). Anggaran (budgetting) perkantoran
7). Standar kualitas kerja
8). Sistem informasi dan telekomuniktasi
TUJUAN
Adapun tujuan dari penataan ruang kantor adalah sebagai berikut:
1. Memberikan kemudahan yang optimum bagi arus komunikasi dan arus kerja.
2. Memberikan kondisi kerja yang baik bagi setiap orang.
3. Memudahkan pengawasan sehingga manajer dapat melihat staf yang sedang
bekerja.
4. Memberikan kemudahan yang tinggi kepada setiap gerakan karyawan dari meja
ke meja.
5. Menghindarkan diri dari kemungkinan saling menganggu antara karyawan
dengan karyawan lainnya.
6. Mempergunakan segenap ruangan dengan baik.
7. Memisahkan pekerjaan yang berbunyi keras, gaduh dan menganggu dari
pekerjaan yang sunyi.
8. Terciptanya kesan yang baik tentang organisasi tersebut dari relasi dan tamu
yang datang.
9. Pelaksanaan pekerjaan dapat menempuh jarak yan terpendek.
Drs. The Liang Gie mengatakan bahwa tata ruangan yang baik mempunyai beberapa
keuntungan, diantaranya:
1. Mencegah penghamburan tenaga dan waktu para pegawai
2. Menjamin kelancaran proses pekerjaan yang bersangkutan.
3. Mencegah para pegawai bagian lain terganggu oleh public yang akan menemui
satu bagian lain.
4. Memungkinkan pemakaian ruangan secara efisien.
5. Pengawasan mudah dilaksanakan.
6. Terciptanya suasana kerja yang menyenangkan.
Drs. Moekijat mengatakan tata ruang yang baik akan memberikan manfaat sebagai
berikut:
1. Merecanakan suatu kantor dengan baik akan memberikan efisiensi melakukan
pekerjaan.
2. Penghematan penggunaan ruang lantai yang tepat.
3. Pengawasan dapat dipermudah.
4. Hubungan dapat dipercaya.
5. Perlengkapan dan mesin kantor berguna lebih baik.
6. Jalannya pekerjaan lebih lancar.
7. Menambah kesenangan dan semangat bekerja bagi karyawan.
2. Perencanaan Warna
Dengan menggunakan warna yang tepat dan baik akan diperoleh keuntungan
diantaranya:
a. Kantor menjadi tampak menyenangkan dan menarik pandangan
b. Mempunyai akibat yang tidak langsung terhadap efisiensi dan produktivitas
pegawai.
c. Mencegah kesilauan akibat cahaya yang berlebihan.
d. Memelihara kegembiraan, ketenangan dan semangat bekerja pegawai.
e. Mengurangi rasa tertekan sehingga pegawai merasa lega dan bebas.
Para ahli membedakan tiga warna pokok, yaitu:
a. Warna merah adalah warna yang menggambarkan panas dan kegembiraan
dalam kegiatan kerja. Warna merah dapat digunakan bagi alat untuk merangsang
panca indra dan jiwa agar semangat dalam melaksanakan suatu pekerjaan.
b. Warna kuning adalah warna yang menggambarkan kehangatan matahari dan
berfungsi untuk merangsang mata dan syaraf, sehingga dapat menimbulkan
perasaan riang gembira dengan melenyapkan perasaan tertekan.
c. Warna biru sebagai warna dari langit dan samudera yang menggambarkan
ketentraman dan keluwesan. Warna ini mempunyai pengaruh mengurangi
ketegangan otot-otot tubuh dan tekanan darah.
3.Perencanaan Udara
Dengan pengaturan udara yang tepat dan baik maka diperoleh keuntungan-
keuntungan, diantaranya:
a. Kenyamanan bekerja pegawai terjamin
b. Produktivitas kerja yang lebih tinggi
c. Kualitas pekerjaan yang lebih baik
d. Semangat kerja yang lebih tinggi
e. Kesehatan pegawai terpelihara dengan baik
f. Kesan yang lebih baik dari para tamu
4.Perencanaan Suara
Dengan suara gaduh berakibat pada:
a. Gangguan mental dan saraf bagi pegawai
b. Kesulitan mengadakan konsentrasi
c. Kesalahan yang lebih banyak
d. Kelelahan yang bertambah
e. Semangat kerja pegawai berkurang
Untuk mengatasi faktor suara yang sering mengurangi efisiensi kerja para pegawai,
hendaknya diperhatikan hal berikut:
a. Langit-langit atau dinding ruang dipakai lapisan-lapisan penyadap suara
b. Mesin-mesin tik dibawahnya diberi alas karet busa tipis
c. Pesawat telepon dibuatkan bilik kecil yang tertutup rapat
d. Lantai-lantai ruang sebaiknya diberi alas karet atau semacam tegel dari bahan
yang tidak banyak meneruskan suara.
d. Ventilasi
Peredaran udara segar atau udara yang telah dibersihkan harus diusahakan dalam
ruang kerja
e. Penerangan Cahaya
Cahaya alam / lampu yang cocok dan cukup harus diusahakan, sedang perlengkapan
penerangan dirawat dengan seharusnya
f. Fasilitas kesehatan
Kamar kecil, tolitet, dan sejenisnya harus disediakan untuk para petugas serta
terpelihara kebersihannya
g. Fasilitas Cuci
Ruang Cuci muka / tangan dengan air hangat dan dingin berikut sabun dan handuk
harus disediakan untuk secukupnya.
h. Air minum
Air bersih untuk keperluan minum petugas harus disediakan melalui pipa / tempat
penampungan khusus
i. Tempat pakaian
Dalam kantor harus disediakan temapt untuk menggantungkan pakaian yang tidak
dipakai petugas sewaktu kerja dan fasilitas untuk mengeringkan pakaian yang basah
j. Tempat duduk
petugas harus disediakan tempat duduk untuk keperluan bekerja dengan sandaran
kaki bila perlu
k. Lantai, gang , dan tangga
Lantai harus dijaga agar tidak mudah orang tergelincir, tangga diberi pegangan
untuk tangan, dan bagian-bagian yang terbuka diberi pagar
l. Mesin
Bagian mesin yang berbahaya harus diberi pelindung dari petugas yane memakainya
harus cukup terlatih
m. Beban berat
Petugas tidak boleh ditugaskan mengangkat , membawa atau memindahkan beban
berat yang dapat mendatangkan kecelakaan
n. Pertolongan pertama
Dalam ruang kerja harus dissediakan kotak / lemari obat untuk pertolongan pertama
maupun seseorang pegawai yagn terlatih memberikan pertolongan itu
o. Penjagaan kebakaran
Alat pemadam kebakaran dan sarana untuk melariakn dari bahaya kebakaran harus
disediakan secara memadai termasuk lonceng tanda bahaya kebakaran
p. Pemberitahuan kecelakaan
Kecelakaan dalam kantor yagn menyebakan kematian atau absen petugas lebih dari
3 hari harus dilaporkan kepada pihak yang berwajib.