ADMINISTRASI PERKANTORAN

PENGERTIAN ADMINISTRASI PERKANTORAN

Secara umum Pengertian Administrasi Perkantoran adalah
suatu kegiatan perencanaan keuangan, penagihan dan pencatatan, personalia, dan
distribusi barang serta logistik di sebuah organisasi.

Biasanya seorang karyawan yang bertugas dalam hal ini disebut dengan
administrator kantor atau manajer kantor .

Pengertian Administrasi Perkantoran terbagi atas dua yaitu pengertian administrasi

perkantoran secara luas dan administrasi perkantoran secara sempit.

Pengertian administrasi perkantoran secara luas adalah suatu kerja sama secara
sistematis dan terordinasi menurut pembagian tugas sesuai dengan struktur
organisasi dalam mencapai tujuan secara efektif dan efisien.

Pengertian administrasi perkantoran dalam arti sempit adalah semua kegiatan yang
bersifat teknis ketatausahaan dalam pelaksanaan pekerjaan operatif, penyediaan
keterangan bagi pimpinan, dan membantu kelancaran perkembangan organisasi.

Ruang Lingkup Administrasi Perkantoran

Ruang Lingkup Administrasi Perkantoran yaitu Ruang lingkup administrasi
perkantoran mencakup dari kegiatan kantor dan saranan fasilitas kerja kantoran.

Ruang lingkup administrasi perakantoran adalah sebagai berikut :

1. Kegiatan Kantor
Kegiatan kantor merupakan kegiatan yang selalu dilakukan dalam perkantoran
dimana semakin luas tujuan perusahaan maka semakin besar pula kegiatan
perkantoran yang dilakukan.

Pada umumnya kegiatan perkantoran terdri dari beberapa kegiatan antara lain
sebagai berikut :
a. Perencanaan Perkantoran (Office Planning), adalah proses menentukan arah
kegiatan kantor, dengan peninjauan kembali terhadap faktor-faktor yang
mempengaruhi tercapainya tujuan kantor.
Perencanaan perkantoran terdiri dari :
1). Perencanaan gedung
2). Tata ruang kantor
3). Penerangan/cahaya
4). Ventilasi
5). Perlengkapan peralatan dan perabotan kantor
6). Anggaran (budgetting) perkantoran
7). Standar kualitas kerja
8). Sistem informasi dan telekomuniktasi

b. Pengorganisasian Perkantoran (Office Organizing), adalah pengaturan sejumlah

fungsi organisasi dengan fungsi-fungsi meliputi
* Pembagian tugas dan pekerjaan untuk efisiensi dalam organisasi perusahaan
* Pemeliharaan hubungan kerja yang baik dengan atasan maupun dengan bawahan
* Penyediaan peralatan/perlengkapan yang tepat, sesuai dengan jenis pekerjaan
untuk memudahkan karyawan dalam melakukan pekerjaan.
c. Pengarahan Perkantoran (Office Actuating), Pengarahan perkantoran adalah
suatu kegaitan yang meningkatkan efektivitas dan efisiensi kerja secara maksimal
sesuai dengan target dan sasaran yang telah ditentukan serta untuk menciptakan
lingkungan kerja yang sehat dan dinamis. Pengarahan perkantoran adalah sebagai
berikut.
* Penggunaan teknik yang efektif dalam melakukan pengawasan terhadap
bawahan
* Penggunaan teknik yang efektif dalam memberikan motivasi terhadap bawahan
* Pemberian bantuan kepada karyawan dalam memecahkan masalah ketika
karyawan menghadapi kesulitan dalam pekerjaan
* Penyatuan visi misi karyawan dan organisasi
* Perancangan cara komunikasi yang efektif dengan karyawan, untuk komunikasi
antara atasan dengan bawahan agar sedianya dapat berjalan lancar.
* Penggunaan tolak ukur yang benar dan adil dalam pemberian gaji karyawan.
d. Pengawasan Perkantoran (Office Controlling), Pengawasan perkantoran adalah
kegiatan yang mematikan bahwa sasaran dan perencanaan dapat berjalan sesuai
dengan target yang ingin dicapai. Objek pengawasan perkantoran terdiri dari:
* Penggunaan peralatan dan perabot kantor
* Metode-metode dan standarisasi pekerjaan kantor
* Kualitas pekerjaan kantor
* Pelayanan kantor
* Waktu
* Biaya perkantoran
2. Saranan dan Fasilitas Kerja Kantoran
Dari hasil uraian diatas, kantor merupakan keseluruhan ruang dalam suatu bangunan
yang terdapat kegiatan tata usaha atau kegiatan manajemen maupun berbagai tugas
lainnya. Perkantoran terikat dengan prasarana seperti:
a. Lokasi Kantor
Faktor-faktor yang diperhatikan dalam penentuan lokasi kantor adalah sebagai
berikut..
* Keamanan
* Lingkungan
* Harga
b. Gedung
Faktor-faktor yang menjadi perhatian dalam penentuan gedung adalah sebagai
berikut..
* Gedung menjamin keamanan dan kesehatan karyawan
* Gedung memiliki fasilitas yang memadai
* Harga gedung yang kompetitif seimbang dengan biaya dan keuntungannya.
c. Peralatan
Peralatan digolongkan kedalam dua kelompok antara lain sebagai berikut..
1). Perabotan kantor (office furniture), misalnya kursi, meja, laci, rak dan sebagainya
yang terbuat dari besi, kayu, maupun bahan-bahan lainnya, yang memiliki peranan
penting dalam kantor.
2). Perbekalan kantor (office suplies), misalnya kertas, penghapus, pena, tinta
printer, dan peralatan habis pakai lainnya.
d. Interior
Interior adalah tatanan perabot atau perangkat yang menunjang pelaksanaan kerja
dalam ruang kantor, misalnya plafon, penerangan, ventilisais, hiasan kantor dan
jendela.
e. Mesin-Mesin Kantor
Dalam perencanaan kegiatan kantor memiliki rumus perencanaan mesin yang
digunakan sesuai dengan prosedur kerja, metode kerja dan kebutuhan interior.

Karakteristik Administrasi Perkantoran

Karakteristik Administrasi Perkantoran - Administrasi perkantoran memiliki perbedaan
dengan tata usaha perkantoran. Terdapat faktor pembeda, mulai dari jenis kegiatan
dan luas lingkup unit kerja sebagai tempat dalam pelaksanaan kegiatan. Untuk lebih
jelasnya berikut karakteristik/ciri-ciri administrasi perkantoran ;
a. Bersifat pelayanan (Service) pada semua pihak atau orang
Hal ini bermakna bahwa pekerjaan kantor umumnya merupakan dari pelayanan dan
support untuk kegiatan organisasi.
 b. Merembes dan dilaksanakan oleh semua pihak
Hal ini bermakna bahwa pekerjaan kantor berdampak pada unit-unit lain yang selalu
hadir dan dilaksankan disetiap organisasi.
c. Hasil akhirnya berupa informasi
Informasi adalah keterangan-keterangan yang berisi data yang dapat dipercaya
dalam kepentingan pihak tertentu. Pihak-pihak yang berkepentingan terhadap
informasi yang berada di kantor lain; pimpinan, pemegang saham, pemerintah,
masyarakat, dan karyawan organisasi dsb.
d. Bersifat memudahkan
Pekerjaan kantor merupakan alat katalisator yang memiliki bermacam-macam
kegiatan dari setiap perusahaan dipersatukan.
e. Bersifat pengetikan dan penghitungan
Susunan perkerjaan kantor lebih banyak yang terdiri dari pekerjaan mengetik
f. Dilakukan oleh semua pihak
Pekerjaan kantor tidak selalu dikerjakan dalam satu bagian yang beberapa kantor
dikerjakan dalam tiap bagian perusahaan.

Unsur-Unsur Administrasi Perkantoran

Unsur-Unsur Administrasi Perkantoran - Administrasi perkantoran memiliki beberapa
unsur-unsur antara lain sebagai berikut...
* Organisasi, ialah mengelompokkan dan menyusun kerangka kerja, jalinan
hubungan kerjasama antara para pekerja dalam suatu wadah untuk mencapai tujuan
tertentu.
* Manajemen, berfungsi dalam merencanakan, mengorganisasikan, membina,
membimbing, menggerakkan, dan mengawasi sekelompok orang serta
mengerahkan segenap fasilitas untuk tujuan yang telah ditentukan dapat tercapai
dengan
* baik. adalah kegiatan yang menyampaikan berita, pemberian ide, dan
Komunikasi,
gagasan dari seseorang kepada orang lain, yang bersifat timbal balik antara pimpinan
dengan pimpinan, pimpinan dengan bawahan, baik secara formal maupun yang
nonformal.
* Informasi adalah kegiatan yang menghimpun, mencatat, mengolah,
menggandakan, menyebarkan, dan menyimpan berbagai informasi.
* Personalia, ialah kegiatan yang mengatur dan mengolah penggunaan tenaga kerja
* Keuangan, adalah kegiatan yang mengatur dan mengolah penggunaan sumber
daya sekaligus yang dipertanggungjawaban penggunaan dana.
* Perbekalan, adalah kegiatan yang merencanakan, mengurus dan mengatur dalam
penggunaan peralatan kerja.
 * Humas, ialah kegiatan yang menciptakan hubungan dan dukungan yang baik dari
lingkungan masyarakat terhadap sekitar perusahaan.

Tujuan Administrasi Perkantoran

Tujuan Administrasi Perkantoran - Umumnya, administrasi perkantoran merupakan
pekerjaan kantor yang bertujuan menghimpin, mencatat, mengelolah,
menggandakan, mengirim dan menyimpan keterangan-keterangan yang diperlukan
dalam kegiatan kantor. Tujuan-tujuan administrasi perkantoran adalah sebagai
berikut...
a. Menghimpun, adalah suatu kegiatan-kegiatan yang mencari data, mengusahakan
tersedianya segala informasi yang belum ada sehingga siap untuk digunakan jika
diperlukan.
b. Mencatat, ialah kegiatan yang membutuhkan berbagai peralatan tulis informasi
sehingga terwujud tulisan yang dapat dibaca, dikirm, dan disimpan.
c. Mengolah, yaitu kegiatan yang mengolah informasi dengan maksud untuk
menyajikan dengan bentuk yang lebih berguna
d. Menggandakan, adalah kegiatan yang menyampaikan dengan berbagai cara dan
alat.
e. Mengirim, ialah kegiatan yang menyampaikan dengan berbagai cara dan alat
yang informasinya terdiri dari satu pihak kepada pihak yang lainnya.
f. Menyimpan, adalah kegiatan yang menaruh informasi dengan sejumalh cara dan
alat dalam suatu tempat yang aman.

TATA KELOLA KANTOR

A. PENGERTIAN DAN TUJUAN TATA RUANG KANTOR
PENGERTIAN
Istilah tata ruang kantor berasal dari bahasa inggris, yaitu Office Layout atau sering
disebut juga Layout saja. Tata ruang kantor adalah pengaturan perabotan, mesin,
dan sebaginya didalam ruangan yang tersedia. Ada beberapa ahli yang
mendefinisikan tata ruang kantor diantaranya, sebagai berikut :

TUJUAN
Adapun tujuan dari penataan ruang kantor adalah sebagai berikut:
1. Memberikan kemudahan yang optimum bagi arus komunikasi dan arus kerja.
2. Memberikan kondisi kerja yang baik bagi setiap orang.
3. Memudahkan pengawasan sehingga manajer dapat melihat staf yang sedang
bekerja.
 4. Memberikan kemudahan yang tinggi kepada setiap gerakan karyawan dari meja
ke meja.
5. Menghindarkan diri dari kemungkinan saling menganggu antara karyawan
dengan karyawan lainnya.
6. Mempergunakan segenap ruangan dengan baik.
7. Memisahkan pekerjaan yang berbunyi keras, gaduh dan menganggu dari
pekerjaan yang sunyi.
8. Terciptanya kesan yang baik tentang organisasi tersebut dari relasi dan tamu
yang datang.
9. Pelaksanaan pekerjaan dapat menempuh jarak yan terpendek.

Drs. The Liang Gie mengatakan bahwa tata ruangan yang baik mempunyai beberapa
keuntungan, diantaranya:
1. Mencegah penghamburan tenaga dan waktu para pegawai
2. Menjamin kelancaran proses pekerjaan yang bersangkutan.
3. Mencegah para pegawai bagian lain terganggu oleh public yang akan menemui
satu bagian lain.
4. Memungkinkan pemakaian ruangan secara efisien.
5. Pengawasan mudah dilaksanakan.
6. Terciptanya suasana kerja yang menyenangkan.

Drs. Moekijat mengatakan tata ruang yang baik akan memberikan manfaat sebagai
berikut:
1. Merecanakan suatu kantor dengan baik akan memberikan efisiensi melakukan
pekerjaan.
2. Penghematan penggunaan ruang lantai yang tepat.
3. Pengawasan dapat dipermudah.
4. Hubungan dapat dipercaya.
5. Perlengkapan dan mesin kantor berguna lebih baik.
6. Jalannya pekerjaan lebih lancar.
7. Menambah kesenangan dan semangat bekerja bagi karyawan.

B. ASAS-ASAS POKOK DAN PRINSIP TATA RUANG KANTOR

1. Asas-Asas Pokok Tata Ruang Kantor
Azas tata ruang kantor
 Menurut Richard Muther, ada empat asas tata ruang pada suatu kantor, keempat
azas itu semestinya harus saling melengkapi agar tercipta suasana ruang kantor yang
rapi dan teratur. Keempat Azas tersebut adalah:

Asas jarak terpendek.

Perubahan tata ruang kantor pada asas ini maksudnya adalah menata letak meja-
meja dengan jarak antar meja tidak terlalu lebar sehingga pergerakan antar
karyawan dapat lebih cepat. Jarak antar meja/unit yang jauh akan mengakibatkan
perlu beberapa langkah untuk mencapai ke meja lain, bandingkan dengan jarak meja
yang tidak terlalu lebar.

Asas rangkaian kerja

Asas Penempatan para pegawai dan peralatan menurut urutan pekerjaan
menjadikan pekerjaan lebih cepat dan tidak membuat berseliweran pegawai lainya,
karena pengaturan mejanya sudah runtut/teratur.

Asas penggunaan segenap ruangan

Maksudnya adalah tidak ada ruangan atau luas ruang yang tidak dimanfaatkan. Jika
ada ruangan yang kosong maka dapat diletakan tanaman, hiasan, aquarium dan lain
sebagainya sehingga membuat ruangan semakin nyaman dan asri.

Asas perubahan susunan tempat kerja

Asas ini memungkinkan apabila di kantor ada perkembangan baik pada pekerjaan
maupun pegawai tata ruang dapat diubah dengan mudah dan cepat.

2. Prinsip-Prinsip Tata Ruang Kantor

a. Pekerjaan harus mengalir terus menerus sedapat mungkin dalam garis lurus.
b. Bagian-bagian dan seksi-seksi yang berfungsi sama dan yang berhubungan
harus ditempatkan secara berdekatan untuk mengurangi waktu bepergian.
c. Aliran pekerjaan harus sederhana, sehingga dapat mengurangi hilir mudik
pegawai dan penyampaian surat-surat dalam jarak yang pendek.
d. Meletakkan perlengkapan kantor harus dekat dengan pegawai yang
menggunakannya.
e. Pergunakan meja dan kursi dengan ukuran yang sama dalam sebuah ruangan.
f. Menyusun meja harus sedemikian rupa sehingga tidak ada pegawai yang
terpaksa menghadap pada sumber cahaya.
 g. Kesatuan yang banyak berhubungan dengan masyarakat harus ditempatkan
dibagian depan.
h. Satuan yang pekerjaan bersifat gaduh, sebaiknya ditempatkan dekat jendela
dan hendaknya dijauhkan dari satuan lainnya.
i. Hendaknya tempat arsip-arsip kantor berada pada dinding atau susun tangga
yang mudah terjangkau oleh petugas.

C.BENTUK-BENTUK TATA RUANG KANTOR

I. Tata Ruang Tertutup
Suatu tata ruang dikatakan terpisah-pisah atau tertutup apabila susunan ruang untuk
bekerja terbagi-bagi dalam beberapa bagian.

II. Tata Ruang Terbuka

Dalam susunan ini ruang yang dipergunakan untuk ruang bekerja tidak dipisah-
pisahkan atau tidak menggunakan penyekat, tetapi semua aktivitasnya dilaksanakan
pada satu ruang besar terbuka sehingga semua yang bekerja tampak mudah diamati
dari satu sudut pandang.

III. TATA RUANG KANTOR SEMI TERTUTUP

Ruang kantor semi tertutup adalah ruang yang disekat hanya setinggi 1,5 meter.

D. LINGKUNGAN FISIK KANTOR

Salah satu yang harus diperhatikan dalam perencanaan gedung atau fisik kantor
adalah lokasi. Disamping itu faktor penting yang harus mendapat perhatian adalah
faktor lingkungan, apabila kehadiran suatu kantor tidak dikehendaki oleh lingkungan
masyarakat maka kantor tersebut tidak dapat bertahan lama dan akhirnya akan mati.
Karena itu pula faktor lain yang harus diperhatikan, diantaranya:
- Pengembangan kantor dimasa yang akan datang.
- Gambaran perkembangan wilayah dimasa datang.
- Sumber tenaga kerja dan kebutuhan kantor.
- Udara yang bersih dan segar.
- Ongkos pemeliharaan yang rendah.
- Fasilitas-fasilitas angkutan yang lebih mudah.

E. FAKTOR-FAKTOR YANG MEMPENGARUHI TATA RUANG

1. Perencanaan Cahaya
Penerangan cahaya yang baik akan diperoleh beberapa keuntungan, diantaranya:
 a. Hasil pekerjaan atau produktivitas bertambah.
b. Kualitas pekerjaan lebih baik.
c. Kesalahan-kesalahan berkurang.
d. Semangat kerja pegawai lebih baik.
e. Mengurangi ketegangan dan kelelahan.
f. Prestise lebih baik untuk perusahaan.

2. Perencanaan Warna
Dengan menggunakan warna yang tepat dan baik akan diperoleh keuntungan
diantaranya:
a. Kantor menjadi tampak menyenangkan dan menarik pandangan
b. Mempunyai akibat yang tidak langsung terhadap efisiensi dan produktivitas
pegawai.
c. Mencegah kesilauan akibat cahaya yang berlebihan.
d. Memelihara kegembiraan, ketenangan dan semangat bekerja pegawai.
e. Mengurangi rasa tertekan sehingga pegawai merasa lega dan bebas.
Para ahli membedakan tiga warna pokok, yaitu:
a. Warna merah adalah warna yang menggambarkan panas dan kegembiraan
dalam kegiatan kerja. Warna merah dapat digunakan bagi alat untuk merangsang
panca indra dan jiwa agar semangat dalam melaksanakan suatu pekerjaan.
b. Warna kuning adalah warna yang menggambarkan kehangatan matahari dan
berfungsi untuk merangsang mata dan syaraf, sehingga dapat menimbulkan
perasaan riang gembira dengan melenyapkan perasaan tertekan.
c. Warna biru sebagai warna dari langit dan samudera yang menggambarkan
ketentraman dan keluwesan. Warna ini mempunyai pengaruh mengurangi
ketegangan otot-otot tubuh dan tekanan darah.

Menurut Nadine Todd mengatakan bahwa warna memberikan pengaruh terhadap

tamu yang datang, diantaranya:
a. Kepercayaan terhadap kantor
b. Efisiensi atau produktifitas
c. Moral

3.Perencanaan Udara
Dengan pengaturan udara yang tepat dan baik maka diperoleh keuntungan-
keuntungan, diantaranya:
a. Kenyamanan bekerja pegawai terjamin
 b. Produktivitas kerja yang lebih tinggi
c. Kualitas pekerjaan yang lebih baik
d. Semangat kerja yang lebih tinggi
e. Kesehatan pegawai terpelihara dengan baik
f. Kesan yang lebih baik dari para tamu

4.Perencanaan Suara
Dengan suara gaduh berakibat pada:
a. Gangguan mental dan saraf bagi pegawai
b. Kesulitan mengadakan konsentrasi
c. Kesalahan yang lebih banyak
d. Kelelahan yang bertambah
e. Semangat kerja pegawai berkurang
Untuk mengatasi faktor suara yang sering mengurangi efisiensi kerja para pegawai,
hendaknya diperhatikan hal berikut:
a. Langit-langit atau dinding ruang dipakai lapisan-lapisan penyadap suara
b. Mesin-mesin tik dibawahnya diberi alas karet busa tipis
c. Pesawat telepon dibuatkan bilik kecil yang tertutup rapat
d. Lantai-lantai ruang sebaiknya diberi alas karet atau semacam tegel dari bahan
yang tidak banyak meneruskan suara.

F. PEDOMAN DALAM MENYUSUN TATA RUANG KANTOR

1. Pekerjaan dikantor dalam proses pelaksanaan dapat menempuh jalan terpendek
2. Rangkaian aktivitas tata usaha dapat mengalir secar lancer
3. Segenap ruang dipergunakan secara efisien
4. Pengawasan terhadap pekerjaan dapat berlangsung dengan baik
5. Pihak luar yang datang ke kantor tersebut mendapat kesan yang baik tentang
kantor tersebut.
6. Susunan tempat kerja dapat diubah sewaktu-waktu diperlukan.

G. LANGKAH-LANGKAH DALAM MENYUSUN TATA RUANG KANTOR

Penyusunan tata ruang dapat dilakukan dengan langkah-langkah berikut :
1. Buat denah kantor dalam ukuran skala, pintu masuk, jendela dan pilar gedung.
2. Pelajari pekerjaan (jenis, proses, urutan pekerjaan) yang tercakup dalam
lingkungan kantor itu.
3. Tentukan letak meja kerja, lemari, mesin kantor dan fasilitas lainnya dengan
berpedoman pada teknik penataan meja kerja.
 4. Pindah atau hapus dan gambarkan kembali meja kerja, lemari, mesin kantor dan
fasilitas lainnya masing-masingnya dan letakkan pada tempat yang dapat memenuhi
prinsip dan asas tata ruang yang baik.

TEKNIK PENATAAN MEJA KERJA RUANG KANTOR

Penataan meja kerja dilakukan dengan baik. Meja kerja merupakan perlengkapan
kantor yang relatif lebih banyak dari peralatan lainnya, pada umumnya karena setiap
personil memiliki satu meja kerja. Dengan demikian semakin banyak jumlah personil
suatu kantor akan memiliki meja kerja yang relatif banyak. Oleh sebab itu, meja kerja
perlu ditata dengan sedemikian rupa sehingga dapat memenuhi prinsip tata ruang
kantor yang baik.

Teknik penataan meja kerja dapat dilakukan dengan cara berikut :

1. Meja-meja kerja sebaiknya disusun menurut garis lurus menghadap ke jurusan
yang sama atau dengan pola susunan yang saling bertolak belakang atau dengan
posisi beradu punggung.
2. Pada tata ruang yang terbuka atau relatif besar, susunan meja-meja dapat terdiri
atas beberapa baris.
3. Diantara baris meja dan blok suatu baris dengan blok baris lainnya perlu
disediakan jarak untuk lalu lintas personil, atasan, maupun orang lain yang sedang
mendapat layanan.
4. Lebar lorong diantara satu blok baris dengan blok baris lainnya sekitar 120 cm
dan lorong diantara satu baris dengan baris lainnya sekitar 80 cm.
5. Meja untuk pimpinan dalam suatu ruang terbuka ditempatkan dibelakang
menghadap searah dengan personil atau didepan personil berhadapan dengan
personil.
6. Penempatan pimpinan suatu unit kerja dengan pimpinan unit kerja lain pada
rung terbuka ditempatkan dekat dengan personil yang menjadi bawahannya.
7. Penempatan personil disesuaikan dengan jenis pekerjaannya, personnil yang
banyak mengerjakan pekerjaan yang memerlukan konsentrasi kerja yang tinggi
ditempatkan jauh dari lalu lintas orang-orang, demikian juga personil yang banyak
berhubungan dengan pihak luar ditempatkan dekat pintu masuk.
8. Personil yang menggunakan alat kerja yang menimbulkan suara ribut (bising)
ditempatkan pada tempat yang dapat meredam suara atau jauh dari personil lain
yang memerlukan konsentrasi kerjayang tinggi
9. Personil yang memiliki perlengkapan kerja yang relatif sulit dipindahkan
ditempatkan dekat dengan perlengkapan kerjanya
 10. Personil yang memiliki alat kerja yang menimbulkan getaran ditempatkan jauh
dari dinding atau tiang agar getaran tersebut tidak merembes kebagian lain.
11. Personil yang memiliki perlengkapan kerja lemari yang berat atau peti besi
ditempatkan dekat dinding agar perlengkapan kerjanya ditempatkan menempel ke
tembok atau tiang untuk mendapatkan penyangga
12. Pimpinan yang sering menerima tamu dan membicarakan hal-hal yang bersifat
rahasia organisasi ditempatkan pada kamar tersendiri
13. Pimpinan atau tenaga ahli karena sifat pekerjaannya membutuhkan ruangan
tersendiri dapat dibuat ruang tersendiri dengan ukuran 2,5x3,6 (9 m2), untuk
keperluan meja pimpianan (150x90cm), kursi pimpinan, kursi tamu, lemari
pajangan/arsip pimpinan, dan lorong untuk lalu lintas pimpinan dan tamu.

STANDAR RUANG KANTOR

Setiap kantor mempunyai persyaratan lingkungan fisik yang harus diperhatikan dan
diatur sebaik baiknya oleh setiap manajer perkantoran yang modern. Sebagai contoh
di negara Inggris dalam 1963 telah ditetapkan undang-undang mengenai kantor (THE
OFFICE ACT) yang antara lain menetapkan persyaratan atau stadar yang harus dimiliki
oleh setiap ruang kantor.

Standar itu meliputi hal hal sebagai berikut :

a. Kebersihan
Bangunan, perlengkapan, dan perabotan harus dipelihara bersih
b. Luas ruang kantor tidak boleh dijejal dengan pegawai
Ruang kerja harus menyediakan luas lantai 40 square feet sama dengan 3.7 m2 untuk
setiap petugas.
c. Suhu Udara
Temperatur yang layak harus dipertahankan dalam ruang kerja ( minimum 16 C = 61F)

d. Ventilasi
Peredaran udara segar atau udara yang telah dibersihkan harus diusahakan dalam
ruang kerja
e. Penerangan Cahaya
Cahaya alam / lampu yang cocok dan cukup harus diusahakan, sedang perlengkapan
penerangan dirawat dengan seharusnya
f. Fasilitas kesehatan
Kamar kecil, tolitet, dan sejenisnya harus disediakan untuk para petugas serta
terpelihara kebersihannya
 g. Fasilitas Cuci
Ruang Cuci muka / tangan dengan air hangat dan dingin berikut sabun dan handuk
harus disediakan untuk secukupnya.
h. Air minum
Air bersih untuk keperluan minum petugas harus disediakan melalui pipa / tempat
penampungan khusus
i. Tempat pakaian
Dalam kantor harus disediakan temapt untuk menggantungkan pakaian yang tidak
dipakai petugas sewaktu kerja dan fasilitas untuk mengeringkan pakaian yang basah
j. Tempat duduk
petugas harus disediakan tempat duduk untuk keperluan bekerja dengan sandaran
kaki bila perlu
k. Lantai, gang , dan tangga
Lantai harus dijaga agar tidak mudah orang tergelincir, tangga diberi pegangan
untuk tangan, dan bagian-bagian yang terbuka diberi pagar
l. Mesin
Bagian mesin yang berbahaya harus diberi pelindung dari petugas yane memakainya
harus cukup terlatih
m. Beban berat
Petugas tidak boleh ditugaskan mengangkat , membawa atau memindahkan beban
berat yang dapat mendatangkan kecelakaan
n. Pertolongan pertama
Dalam ruang kerja harus dissediakan kotak / lemari obat untuk pertolongan pertama
maupun seseorang pegawai yagn terlatih memberikan pertolongan itu
o. Penjagaan kebakaran
Alat pemadam kebakaran dan sarana untuk melariakn dari bahaya kebakaran harus
disediakan secara memadai termasuk lonceng tanda bahaya kebakaran
p. Pemberitahuan kecelakaan
Kecelakaan dalam kantor yagn menyebakan kematian atau absen petugas lebih dari
3 hari harus dilaporkan kepada pihak yang berwajib.

H. MERANCANG TATA RUANG KANTOR BERBAGAI MACAM BENTUK

Dalam merancang tata ruang suatu kantor, banyak hal yang harus diperhatikan
diantaranya:
a) Jenis atau bidang pekerjaan yang tercakup dalam ruang tersebut.
b) Penempatan bidang pekerjaan sesuai dengan urut-urutan kegiatanya.
c) Banyaknya personal/pegawai yang terlibat dalam jenisnya atau bidang pekerjaan
tersebut.
d) Tata letak atau penempatan personal/pegawai yang menangani jenis/bidang
pekerjaan tersebut.
e) Penerangan atau pencahayaan yang baik.
f) Adanya ventilasi (pertukaran udara) yang memadai.
g) Lain-lain hal yang penting dianggap penting, misalnya masalah keindahan dan
kenyamanan ruangan