Data digital dapat disimpan dalam apa yang disebut format file tradisional, di mana potongan informasi yang berbeda tidak diberi label dan dikategorikan, tetapi disimpan sebagai string byte yang berkelanjutan. Keuntungan utama dari format ini adalah penggunaan ruang yang efisien, tetapi data tetap sulit ditemukan dan dimanipulasi. Sebaliknya, format database, di mana setiap bagian data diberi label atau dikategorikan, menyediakan alat manajemen informasi yang jauh lebih kuat. Data dalam format ini mudah diakses dan dimanipulasi. Dampak teknologi database tidak hanya telah mengubah cara hampir setiap industri menjalankan bisnis, tetapi juga telah menciptakan industri informasi dengan efek luas pada bisnis dan kehidupan pribadi kita.
Terdapat pendekatan untukmengatur dan memanipulasi data untuk memahami
kekuatan database yaitu Pendekatan file tradisional Pendekatan file tradisional tidak memiliki mekanisme untuk menandai, mengambil, dan memanipulasi data. Untuk menghargai manfaat dari pendekatan database, Anda harus mengingat ketidaknyamanan yang terlibat dalam mengakses dan memanipulasi data dalam pendekatan file tradisional yaitu ketergantungan program- data. Tantangan lain dengan penyimpanan file tradisional adalah redundansi data yang tinggi dan integritas data yang rendah, karena dalam sistem file yang lebih lama, file dibuat, dan masih dipertahankan, untuk penggunaan unit organisasi tertentu. Pendekatan basis data Dalam pendekatan database, potongan data diatur tentang entitas. Sebuah kesatuan adalah objek apa pun yang dipilih organisasi untuk mengumpulkan data. Entitas dapat berupa tipe orang, seperti karyawan atau mahasiswa; acara, seperti transaksi penjualan, acara olahraga, atau pertunjukan teater; atau benda mati, seperti produk, bangunan, atau mineral yang diinventarisasi atau dijual. Dalam konteks pengelolaan data, "entitas" mengacu pada semua kejadian yang berbagi jenis data yang sama. Oleh karena itu, tidak masalah jika Anda menyimpan catatan satu siswa atau catatan banyak siswa; entitasnya adalah "siswa." Untuk memahami bagaimana data diatur dalam database, Anda harus terlebih dahulu memahami hierarki data.