LAMPIRAN

KEPUTUSAN KEPALA BAPPEDA

NOMOR
TENTANG STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP) DI
LINGKUNGAN
BADAN PERENCANAAN PEMBANGUNAN DAERAH KABUPATEN
KOTAWARINGIN TIMUR

PEMERINTAH KABUPATEN KOTAWARINGIN TIMUR

BADAN PERENCANAAN PEMBANGUNAN DAERAH

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP)

PELAYANAN ADMINISTRASI SURAT MASUK

PADA SUB BAGIAN UMUM
DAN KEPEGAWAIAN
Nomor SOP 01
Tanggal Desember 2013
BADAN PERENCANAAN PEMBANGUNAN Pembuatan
Tanggal Revisi -
Tanggal Efektif Januari 2014
DAERAH SUB BAGIAN UMUM DAN Ditetapkan Oleh Kepala Badan Perencanaan Pembangunan Daerah
Kabupaten Kotawaringin timur.
Nama SOP : Pelayanan Administrasi Surat Masuk pada Badan
Perencanaan Pembangunan Daerah Kabupaten
KEPEGAWAIAN Kotawaringin timur.

Dasar Hukum: Kualifikasi Pelaksana :

1. Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 39 Tahun 2005 tentang Pedoman Tata 1. Kepala: pendidikan minimal S1
Kearsipan di Daerah; 2. Sekretaris: pendidikan minimal S1
2. Peraturan Daerah Kabupaten Kotawaringin Timur Nomor 2 Tahun 2012 3. Pengadministrasi Umum: pendidikan minimal SLTA
tentang Perubahan kedua atas Peraturan Daerah Kab. Kotim No. 18 Tahun 2008 4. Memahami pedoman tata naskah dinas / kearsipan
Tentang Organisasi dan Tata Kerja Badan Perencanaan Pembangunan Daerah
dan Lembaga Teknis Daerah Kab. Kotim;
3. Peraturan Bupati Kotawaringin Timur nomor 40 Tahun 2012 tentang Rincian
Tugas Pokok, Fungsi Dan Uraian Tugas Badan Perencanaan Pembangunan
Daerah Kabupaten Kotawaringin Timur

Keterkaitan: Peralatan/Perlengkapan:
1. SOP Surat Keluar Instansi lain 1. Buku Pedoman Tata Kearsipan;
2. Buku agenda surat masuk;
3. Buku agenda kegiatan;
4. Kartu kendali surat masuk;
5. Komputer/PC;
6. ATK;
7. Stempel.
Peringatan: Pencatatan dan Pendataan:
1. Jika pelayanan administrasi surat masuk tidak dilakukan dengan tertib Pelayanan administrasi surat masuk yang tertib dan teradministrasi
menyebabkan informasi tidak tersampaikan dan tidak dapat ditindaklanjuti tepat dengan baik adalah salah satu pendukung bagi kelancaran tugas
waktu aparatur sesuai dengan tupoksinya
2. Jika surat masuk tidak teradministrasi dengan baik akan mempersulit dalam
pencarian surat masuk yang hilang atau dalam pencarian disposisi surat yang
terdistribusikan ke bidang.
 Pelaksana Mutu Baku
No. Uraian Prosedur Pengadministrasi
Sekretaris Kepala Persyaratan/ Kelengkapan Waktu Output Ket
Umum
1. Menerima, memberikan nomor - buku agenda surat masuk 30 Surat masuk yang Surat yg masuk
dan mencatat dalam lembar - Lembar disposisi menit telah dilampiri lembar tidak lebih dari
disposisi dan buku agenda surat disposisi 10 surat dan
masuk dan dikerjakan dlm
menyampaikan kepada waktu
sekretaris Bersamaan
2. Membaca, mencermati dan Surat masuk yang 20 - Surat masuk yang Surat masuk yang
memberikan paraf pada lembar telah Menit telah diparaf oleh tidak perlu
disposisi untuk diajukan kepada dilampiri lembar disposisi sekretaris diajukan ke
kepala dan untuk surat masuk - Surat masuk yang kepala seperti
telah didisposisi surat tembusan
yang tidak perlu disposisi
langsung oleh ijin penelitian
langsung dari kepala, sekretaris
dapat mendisposisinya sekretaris
3. Memilah surat masuk yang - Surat masuk yang 15 Surat masuk yang Surat yg masuk
langsung didisposisi oleh telah diparaf oleh sekretaris menit telah diparaf oleh tidak lebih dari
sekretaris dan surat masuk yang - Surat masuk dilampiri sekretaris 10 surat dan
harus diajukan kepada kepala didisposisi diajukan kepada kepala dikerjakan dlm
waktu
4. Membaca, mencermati dan Surat masuk yang telah 25 Surat masuk Surat yg masuk
mendisposisi surat masuk ke unit diparaf oleh sekretaris menit telah didisposisi oleh tidak lebih dari
atau bidang yang sesuai diajukan kepada kepala 10 surat dan
substansi/materi dalam surat dan kepala dikerjakan dlm
menyerahkannya kepada waktu
pengadministrasi umum bersamaan
5. Menerima, mencatat tanggal - Surat masuk yang 30 Surat masuk Surat yg masuk
penyelesaian pada lembar telah didisposisi oleh menit telah tidak lebih dari
disposisi dan mencatat surat kepala terdokumentasi 10 surat dan
masuk yang telah didisposisi - Surat masuk yang dan terdistribusikan dikerjakan dlm
telah didisposisi oleh waktu
dalam buku agenda kegiatan
sekretaris bersamaan
(untuk surat yang berupa
undangan) dan kartu kendali
serta memilah dan
mendistribusikannya pada
unit/bidang pengolah

Kepala BAPPEDA

Drs. BURHANUDDIN, MM
NIP. 19580313 198503 1 012