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Trucos para Microsoft Excel Page 1 of 4

Excel 97-2000
Atajos de teclado:
Poner la fecha del ordenador: Ctrl + ;
Poner la hora del ordenador: Ctrl + :
Repetir el contenido de la celda inmediatamente superior: Ctrl + ' (apóstrofe)
Repetir del contenido de la celda inmediatamente a la izquierda: Ctrl + D

Editar fórmulas: Cuando está editando una fórmula en la barra de fórmulas y tiene seleccionados algunos
caracteres o números, al pulsar Supr se borra la selección. Si pulsa la combinación de teclas Ctrl + Supr
cuando no hay caracteres seleccionados se borrarán todos los caracteres desde el punto donde está el
cursor hasta el final de la línea.

Borrar celdas con el autorrelleno: También se puede utilizar la característica de autorrellenado para borrar
el contenido de las celdas. Sólo ha de seleccionar el rango que quiere eliminar, situar el cursor sobre el
cuadro de llenado y arrastrar el cursor sobre el bloque. A medida que pasa por encima de ellas las celdas
toman el color gris y cuando suelte el botón del ratón se borrará el contenido de todas las celdas con color
gris.

Desplazamiento rápido con las barras de desplazamiento: Pulsar la tecla Mayúsc mientras se arrastra
con el ratón la barra de desplazamiento.

Simulador de vuelo en Excel 97: Abrimos Excel y pulsamos F5. Escribimos X97:l97 y pulsamos Intro.
Pulsamos el tabulador. Manteniendo pulsadas las teclas CTRL y ALT seleccionamos el icono de asistente
para gráficos. Y nos aparece un simulador que se controla con el ratón.

Nuevo método de trabajo, con 4 cifras: Transcurrido el año 2000 y los problemas causados a raíz del
Efecto 2000 resulta muy útil hacer un seguimiento de fechas y comprobar que todo transcurre como es
debido, es una buena idea activar el modo de trabajo de cuatro cifras para evitarnos errores y problemas
posteriores. Esto se consigue accediendo a la orden Celdas del menú Formato, solapa Número, activar la
palabra fecha de la lista deslizante. En la ventana adyacente, elegir un formato que muestre el año con cuatro
dígitos.

Selección de rango de forma exacta: En hojas de cálculo complejas o con celdas muy pequeñas es difícil
seleccionar un conjunto arrastrando con el ratón. Podemos pinchar en la primera celda y pulsar la tecla
MAYUS y pinchar en la última celda, se seleccionará todo el rango comprendido en ese rectángulo
imaginario.

Recálculo manual: Cuando trabajamos en hojas muy grandes, notamos que consumen una gran cantidad de
tiempo tanto en abrirse como cada vez que Excel intenta recalcular al introducir un nuevo valor. Para hacer
que Excel recalcule solamente cuando estemos listos para hacerlo, podemos activar el cálculo manual yendo
a [Herramientas/Opciones/Calcular] y seleccionando la opción [Manual], que permitirá hacer el cálculo
pulsando <F9>. Resulta útil dejar marcada la opción [Recalcular antes de guardar].

Formato rápido:
CTRL.+N: negrita.
CRTL+S: subrayado.
CTRL+K: cursiva.
CTRL+5: Tachado.
CTRL.+9: ocultar fila.
CTRL+MAYUS+8: recuperar fila.
CTRL+0: ocultar columna.
CTRL+MAYUS+9: recuperar columna.
MAYUS+F11: insertar una nueva hoja.
F11: crear un gráfico con el rango seleccionado.

Números aleatorios: Excel permite la generación de números aleatorios por medio de la función RAND().
Multiplicando la fórmula RAND() por un número se obtiene el límite máximo de los números aleatorios. Por
ejemplo, si utilizamos RAND() *10, el máximo será 10. Es necesario multiplicar para obtener números enteros;
en caso contrario, obtendremos decimales. Hemos de tener en cuenta que los números cambiarán cada vez
que recalculemos la plantilla, por lo que si queremos fijarlos hemos de copiarlos a otra celda con la opción
[Pegado especial] del menú [Edición].

Apertura al inicio: Si al utilizar Excel trabajas siempre con la misma plantilla, puedes guardarla dentro de la
carpeta \ARCHIVOS DE PROGRAMA\MICROSOFT OFFICE\OFFICE\XLSTART. El libro se abrirá
automáticamente cada vez que inicies el programa.

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Crear una nueva Hoja de cálculo nueva o realizar una copia rápida de una Hoja ya existente: La Hoja de
Cálculo que quieras reproducir o copiar con las mismas propiedades y características que la hoja activa, sólo
has de señalarla con el ratón en la parte inferior donde aparecen las lengüetas de las hojas y pulsar sin soltar
la tecla de Control (Ctrl) y arrastrarla en horizontal y soltarla cuando aparezca el signo +. Con esto lo que
hemos creado es una nueva hoja de cálculo si estaba en blanco o una copia exacta si teníamos cualquier
clase de dato.

Asistente de división: Cuando tenemos una columna con datos que queremos dividir (por ejemplo, nombres
y apellidos), podemos usar el asistente de conversión de tabla en texto para realizar esta tarea. Seleccionen
los datos a dividir. Hacemos clic en [Datos/ Texto en Columna], elegimos la opción [Delimitados] y
pulsamos [Siguiente]. En [Delimitadores] dejamos solamente [Espacios] habilitado. Hacemos clic en
[Siguiente], y en la tercera pantalla, elegimos la segunda columna para separar definitivamente, después
pulsamos en [Finalizar].

Cerrar todos los libros: Pulsamos Mayusc y sin soltar pinchamos en el menú Archivo y la opción Cerrar
habrá cambiado a Cerrar todo.

Insertar un comentario en una celda: Pulsamos Mayusc+F2 y aparecerá el comentario para que lo
rellenemos.

Botones opuestos: Una función muy útil e indocumentada es la de los botones opuestos, con los cuales
podemos eliminar botones de las barras de herramientas. El truco consiste en hacer clic sobre uno de los
botones y mantenerlo presionado mientras pulsamos la tecla <SHIFT>. Al soltar esta tecla, aparecerá el botón
original.

Más de una línea en la misma celda: Si queremos crear más de una línea en la misma celda escribimos los
datos que deseemos y pulsamos ALT+INTRO, así cuantas líneas queramos crear.

Insertar una hoja nueva en un libro: Pulsamos Mayusc+F11 y se insertará una hoja nueva por delante (a la
izquierda) de la hoja que tengamos activa.

Rellenar un rango de celdas: Seleccionamos el rango a rellenar e introducimos el valor de relleno y


pulsamos CTRL+INTRO.

Autoajustar el ancho de una columna o alto de una fila: Para ajustar el ancho de una columna al valor
más ancho que exista en sus celdas hacemos doble clic en el borde derecho de la etiqueta de la columna.
Igualmente doble clic en el borde inferior si lo que queremos es ajustar el alto de una fila al tipo de letra
mayor.

Crear una gráfica interactiva para actualizarse a través de Internet: Una tarea muy útil consiste en crear
una gráfica asociada a una hoja de cálculo y publicarla en Internet o en una intranet para que cualquier
persona equipada con un navegador pueda consultarla o actualizarla. a) Crear una gráfica a partir de un
rango de celdas con la orden Gráfico del menú Insertar. b) Una vez creada, seleccionarla y grabarla con la
opción Guardar como Página Web del menú Archivo. c) En la ventana que se abre, activar la opción
“Selección: Gráfico” y “Agregar Interactividad”. Pinchar en la opción Publicar. d) En la nueva ventana Publicar
como Página Web, activar la casilla “Abrir la página en el explorador Web”. Pinchar en Publicar. e) La tabla y
la gráfica pueden visionarse con cualquier navegador en Internet.

Copiar el formato de un gráfico: Se puede usar la opción de pegado especial para copiar el formato de un
gráfico a otro. Para hacerlo, seleccionamos el gráfico con el formato original y elegimos [Copiar] del menú
[Edición]; nos posicionamosen el segundo gráfico y aplicamos [Edición/Pegado especial], seleccionamos
[Formatos] y [Aceptar]. Hemos de tener en cuenta que si son gráficos de distintos tipos, se cambiará al
segundo para que coincida con el primero (si, por ejemplo, copiamos el formato de un gráfico de tarta a uno
de barras).

HUEVO DE PASCUA EN EXCEL 97

Para descubrir uno de los secretos de esta hoja de cálculo, haced lo siguiente:
Nuevo documento en blanco. Pulsar F5. Escribid X97:L97. Pulsar aceptar. Pulsar Tab (tabulador, para ir a la
celda M97). Pulsa MAYUSCULAS+CONTROL (mientras marcar sobre el asistente de gráficos). Para salir,
pulsar CONTROL+MAYUSCULAS+ESC. Cuando cambie de pantalla utiliza el ratón para desplazarte por
ella, el botón izquierdo acelera el desplazamiento y el derecho desacelera.

HUEVO DE PASCUA EN EXCEL 2000

Al ejecutar Excel, pulsamos F5 e introducimos el rango L2000:X2000 y pulsamos Intro. Se seleccionará todo

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el rango. Pulsamos la tecla Tab (tabulador, para activar la celda M2000). Pulsamos
MAYUSCULAS+CONTROL (mientras hacemos clic sobre el asistente de gráficos de la barra estándar).

Organizar la hoja de cálculo en Excel:

„ Nuevo libro: En primer lugar abrimos Excel. Desde el menú de Herramientas, seleccionamos Opciones,
donde resaltamos la pestaña General. Luego, en la casilla Número de hojas en nuevo Libro eliminamos
el número que aparece y tecleamos 1. Con esto, cada vez que abramos un nuevo libro tendremos una
única hoja de trabajo.
„ Hojas de trabajo: Si, más adelante necesitáramos trabajar con más de una hoja de trabajo, podemos
obtenerlas desde el menú de Inicio. También es posible conseguirlas haciendo clic con el botón derecho
del ratón sobre la pestaña en la parte inferior de la hoja de trabajo actual, donde seleccionaremos
Insertar. En nuestro caso, vamos a necesitar una sola hoja de trabajo, pero cuando terminemos podemos
cambiar el proceso para que cada libro tenga dos o tres hojas de trabajo.
„ Editor de Visual Basic: Cerramos Excel y lo volvemos a abrir con una sola hoja de trabajo. Ahora,
pulsamos la teclas Alt + F11 del teclado para iniciar el Editor de Visual Basic. También se puede abrir
desde el menú de Herramientas, donde seleccionamos la opción Macro y luego Editor de Visual Basic.
En el panel de la izquierda hacemos doble clic sobre ThisWorkbook. Aparecerá una ventana en el panel
derecho de la pantalla donde teclearemos la macro tal como describimos a continuación:

Sub NewsSheets()
Dim x As Integer
For x = 1 to 5
Sheets.Add
ActiveWindows.NewWindow
Next
ActiveWorkbook.Windows.Arrange ArrangeStyle:=xlTiled
End Sub

Algunas de las palabras se volverán azules, si cualquier palabra aparece en color rojo significa que hay algo
incorrecto, por lo tanto, tendremos que corregirlo.

z Volver a la hoja: Tecleamos de nuevo Alt+F11 (o pulsamos sobre el icono de Excel en la barra de
Herramientas) para volver a la hoja de cálculo.

z Asignación de teclas: Pulsamos a la vez las teclas Alt+F8 del teclado para abrir la ventana de
diálogo Macro. Comprobaremos que la nueva macro que creamos en el paso 2 ha quedado registrada
y pinchamos sobre el botón Opciones. Ahora, en la casilla próxima a Ctrl + introducimos la letra q,
pulsamos en Aceptar y cerramos la ventana.

z Ejecución: Ahora nos encontramos de nuevo en nuestra hoja de trabajo. Pulsamos las teclas Ctrl+q
simultáneamente. En vez de una hoja de trabajo conseguiremos seis, cada una de ellas visitable en
su propia ventana. Por último ya sólo queda guardar el fichero. Esta macro estará siempre disponible
para su utilización, por lo que si pulsamos de Nuevo Ctrl+q obtendremos 12 páginas.

Convertir números a letras en Excel

Ya que mediante el formato de Excel no es posible, la solución puede ser crear un módulo de Visual Basic
que nos realice el trabajo. Afortunadamente, Microsoft nos ofrece otra alternativa en su página web del área
de descarga de Excel. Se trata de utilizar una función llamada Recibo, que se encuentra en una librería
dinámica y que puede llamarse desde Excel definiendo una función.

Veamos los pasos a seguir:

1. Descargamos a nuestro disco duro el archivo E10467.EXE de la dirección


http://www.microsoft.com/spain/support/kbsl/softlib/msfiles/E10467.EXE

2. El archivo E10467.EXE contiene dos archivos empaquetados: DLLTCAST.DLL y E10467.DOC. El


primero es la librería dinámica que contiene la función Recibo y el segundo es un archivo de Word con
las instrucciones para utilizar en Excel la función. Ejecutamos el archivo E10467.EXE y copiamos el
archivo DLLTCAST.DLL a la carpeta c:\windows\system de nuestro disco duro.

3. Arrancamos Excel y en un nuevo libro o en el que necesitemos utilizar la conversión de números a

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letras, insertamos un nuevo módulo de Visual Basic. En Excel 2000 mediante el menú Herramientas--
Macro--Editor de Visual Basic y a continuación ejecutando en este editor el comando Insertar--
Módulo.

4. Escribimos el código siguiente en el módulo:


Declare Sub Recibo Lib "dlltcast.dll" (cifra As Long, ByVal texto As String)
Function letras(minumero)
Dim texto As String * 255
Dim cifra As Long
texto = String(255, 0)
cifra = CLng(minumero)
Call Recibo(cifra, texto)
letras = texto
End Function

5. Guardamos el libro de trabajo y cerramos el editor de Visual Basic. Probamos a utilizar la función en la
hoja de cálculo en la que hemos definido la función escribiendo =letra(Número). Siendo número un
valor numérico o una referencia de celda que contenga un número. Por ejemplo: =letra(56789) o =letra
(B2).

En el archivo de Word E10467.DOC podemos ver la forma de utilizar la función desde cualquier hoja de
cálculo sin tener que definirla nuevamente.

Sala de tortura en Excel

1. Inicia Microsoft Excel.


2. Crea una nueva hoja de cálculo.
3. Selecciona toda la línea 95 y presiona Tab para llegar a la columna B.
4. Selecciona "Acerca de Microsoft Excel..." en el menú "Ayuda" y despliega la ventana "Acerca de
Microsoft Excel".
5. Pulsa las teclas CTRL y MAYUS (Shift) y haz clic en Soporte Técnico.

Una vez hecho esto se abre la ventana "Hall of Tortured Souls", que es un mundo tipo "DOOM". Si te
mueves hacia adelante y subes las gradas verás los nombres del equipo de desarrollo de Excel. Si giras 180
grados, caminas hasta la pared blanca en el final del cuarto y escribes EXCELKFA, se abrirá un pasaje
secreto que esconde nuevas sorpresas.

Jugar al Doom con Excel 97

1) Abre un libro nuevo


2) Pulsa F5
3) Escribe X97:L97 y pulsa Retorno
4) Presiona una vez la tecla TAB
5) Mientras mantienes pulsadas las teclas SHIFT y CTRL haz un clic en el asistente para gráficos.

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