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RCHIVO

:OE M

G.IENERAL
1

.. ·'GON

CARTIILA DE, CIASIFICACION


D'OCUMHNTAL

Ju1j~Godoy de 02anO lIIM~ lrnclda LOpez .AvL

AlRCMIVOGD.lEMLDELAMOIOHI
E~~~im:i~~l) R!a,pLi'biica de Ooh~trflbi,i!!! IPO'tlileo AaS!:lriro al ~mlis'1emlo CulluliB Id~

MIiil!lstel1lo ,de Ciulitura


AmceJy lWora1~5 tAP€lZ ~,Presidelill:ede Ita ,Juntfl) MinisU'a:

Aoademlla CO!hlrnblana de Histo~lal R.f! ,luis' ICam,s MafUiJia


,(Ill~®de~ P~llle)

IP.sldelmcla del 1!!IJ11'I:e;p:ubl ic8 Vic1Q1' Ml1iIMr~ Dlaz


I~FlieIP~eniaJilte ,del Sf', ~kh;ln1!~')

tSiJoot Cristina ttlesl;u;:po


I(~J~I~ ~iw
HlstOrl«l '.

Amhivos IR'egio:na.les

caJOI

A~hhrQ G:eMfa' de 1181 N8d16n Jat{}tJ, Palacios PRJ.r;~'ado leo:lcmn~ll!i!s


US' ES'lhef Re'$1mpo ~~p~l8nt~ (Ie' Ia DI~IiI)

esa

• ~DIr&C,to:r)

(Seere,taliia. IQ:9!l!n,aI)

Morenosa~,val

,J'Ofg;e Pali:u;;ito5, PI~OOiad@

SEilOO,Gonml!l)z Mauricio, Tevar

IHamamjE!Z

IMyiliam IMejia IMI~am MaJill!'!!€IiZ

las, pUtJI~es, de~ Aro~l!lo GeooralldallliaJ Na.ohbl ,(ie, Ctntombla. estAn PIIOt~~ IjIDOr 10 dl5p~~sm'I;Irll'{! li~ 2a; d!} 1982, Poo'fill rilliprOOticitoo e_ados sin ,<I.lIJitoriomeiOl'Iprevia, il:fldi~Oi Ilarueliilt~l, Las epln ooes exp'esa.da.$Q"i!J,'fI~~ada'S en IIaOOIil!! son r~polIiI~ilkMd 1!ii!~IY5~Va ~iiis ;gUW~R, ,dQ

MWHIIVOIGENERW."OE
I~!iit

ILAMOImt CIE.COIJlMBIA.:2OIH 6~ NJo. 'G~91. ,,A_.~, 97!555·· i1'al.::aa.1 2,1'11,. f,ax:: 3312011"91
IE=iIlnata~aIl@aH~'j)Q1: 1J'!i'ag web: WWIN. an:hiI.!Qge:Ji1em!II,,~\i\.C~1

'CUSD'lCACIIQN ELPROCESO ORDENOR1ClNAL

7
1:2
8

DEFll'IlTladN
NDJAMENTOS D'BlA CI.ASWICAC~6N PJliU1\lClPJU DBPROCEDEl\Tai FUNClOl\lEJ

till

to
'lJ

PlUOS,METODO'LOGJ(lOS,
lVEl\rJ1RCrila6··

PARA ,LA,Cl.J\SU:O.lCACU)..•

DB PijOOVCfOREJ

EJ1RVC'IU1t4 OR~1'lC4
SERllif.OOCUMEl\1T.A!ES YASUl\TTOS

'CUADllOS DE ClASlFlCACIONDE

PONDQS

.22

ANEX!O

BmllOGRAFiA

IIINrTIR:O'DIUC'CIION

En d.esaUQlrno de las funciones quec:omo ente rector de Wa, olities p a.1ichivlsltlca le han side eonferidas, el AroehiviD' General de ~a, ad.cm. de Colombia presents la ClJrlill(J de CJtuijiPalian D(J(II._"'~11n.4 con .h finaidad de b,indar paueas generales que permhan" a las instituciones }T admirusti'iLdol"-es de doeumeotos, estableeee un sistema! de ciaswc:lcio.n cohereneecon los IPtlJ'ulplos archivisticos .. e abords asl nn prcceso tendienre a lop ~aeorreera o~ilci6n dielos doenmenros de arehi Q. No ha,y qQ].~ olvi.dl31'que los docUIDeniDs, ~r con ellos Is i.Ml.fOlirmad6n que contienen, siguen los .auj os derivliIIdos del procedimlento adli:nfuUsttt1rlivo y
su inte~retad6n 1 a de ofrecer la organiizad6n p~asmada en un esquem '

,de cl "sificaci(Ul!. Esea permire

Sit~lecel' las agrupadones documeoeales


~9i

, n tomo

a las euales

se reline

documentaaon producida y conservad "

en Ias insrituciones,

19uallmnente fadlita la codUk:aciion de las series y

ubseries documerrtales producidas en los archives en. desarrollo de ' fimclones espeeificas ::!Jsig!lada's,a eada. depeadenda .. Con el fin de faeilitar qm: cada entldad es ablezca su sistema de
dasifkacion documental, en esee
'tex:W 5(:

de arrollan los fundMnentos

basados en .IIa apliicaci6n de 10-, principia . 9ilduvlS,ciros, que los rigen, A 'Ii mismo, se se~J1 los pasos metodo16gioos paril.illh~"rara eabo el proceso de la. clasificaeion, con mJm.s,a la liecuperacion l~cnica. de los docemento ~ a putiir de la l':ec.onstt~,ux:i6U1 de b. estrucrura ,Q,rginica\ de ]~ eo:i'!lri.&..d.

De otta par~e~teni nco en cuenra masesttucwras

org'ni -as y Iss funciQf!,es

de las dependen • iss se seiialan ~as ba es para elab ,mr los Cuadros de e C11.sifinci6n de acuerdo con la jeruqujaJ de 1'8;5 iependendas pr,oducroras d
de documel'ltos.

Para, el desarrollo de' ~a cartilla, ademss de la bibliogn,fia archivfstica y :resultado de ,exper:iencias, se ,oon;suiltMOn el Esta:ruc() Jl.ilun:idpil aprobado :med:i:l!J!nt,e Deceeto 00. 2626/,9'4 'que expide la compiadon de ,dis.pos.ido.nes eonsdtueioaales y leg~es vigefi~- .~ la organizacion yfunde,namienro die los municipio" el .Aruemdo 026/99' por medio del cuam sereo![~~ y de' ermina la-- str uctu fa ~dmini.:s,ttuiV:Ji central. y de _centr!dJzooa del municipio d Coea liIIsi:omo la Esnucmra orgsniaaeional y :l\Jfanuales de ( Funciones pm (:31r'8O did municipio die Santa Fe de Antioquta. Esm~ Garli/In Je'hdjiartirJn l.6pez A~,
D'(J(IIHJ~J#(J4

fue eIIabornda, en el Archi

,0

Gen-

end de la '. aeion, de Colombia pOir Jullia Godoy de Lozano y ~hria Imelda

fKl,jjesionalJes, de la, entidad,

CILASIIFIICACIIC"NI
ELPROCESO:
La. dasi£ic~d6n es elprimer ~a IO~:l:H:ion
1'3&0

del conjunto de pi!ooe:1losdestinados

ai,

de aochl.V'Os tendientes a oorDItrl()lar~ reCuperitfyOOfJS'ervnr Ia infermaeicn coneenids en los documentos: f:a[~ :ll,nultiHz::u::,~,611 adminjs;ttil.ti'\l1:1)jori'di!C'3i y cienuflca.
II. ...

ORGANlUa6w

DE.,ARCHillVDS .

"I!!!

II'.

Clasuficacbj,n
Omclenad.on.
Des(;r.!pdon

IIi!!!...

a«iWm~1Ii(lo. ~~ clasificad&n perroire I;@!, idenllifjc~d6fl y el ag[l:I1?atm~enw sistemadeo Ide docOO1Iertlws seme~Ml~es CODi c::arncreri"stie:as Como
pllooe:so

~()mll.llles.teniiendo c~'mo base' la eseructura (!1;garuco-mru:io:rJiail de ~as, iQs:t!tuciOfies "j lliO!<strLmiIDes adnwstmthfos qu,e adelmtan las dependeneias en e] ,ejemci.ci()de S,gS funciones, La cJ!3Jsif.i,ooofa! debe adleja;i!r]~ esnuceara de aida enridad de talmaners qu,e las agrupaeiones doeumeatales resultanees eoreespondan a las su bd:J.v:is;i.onesq,ue 'coflforman Ia mscitudofl.
EllBVC'n.lRAORGANICA.
ENIJDM)

DEPENDENOAS NAYOR.JERARQUiA

GRUPOS DBTRABAJO

12 define 'qu,e: "El mnnicipio res la en'lidad l!emtOldail fundamental de la eli \I·isi'n politicol administrariva del stado, con aJutono;mi~ politicil~ li.scaID. adimIDiscm:tiw, •.·· De acuerdo '(ion y 10, antericr, la totalidad de les doeumeneos p.mducid'ospo.r un tqunDicipio'" ,cofl~ormaJrafi! l Fende DOCliIimenta] Municipal, .POIt'eiemplo, el e muru,d:pilo de San'taJ. Fe de Antioq'Uiia 'te.n.dni. un F'Qndo Dccumcntal
conformado dependeneiss
pOI ql.lC

E1 Decrero 26211"94, ensu Ardcwo

los: docru:mcnms, produeides

'1recibwdos

POf

13!s

conforman h, 31dminis,trsci6n local. en des~rr,oJlo de las fu.ndones sefidad :50 'en b mencioaada ley.
Confoeme

at

Arcictllo 18 del mrenrcIDonado Decreto

'que sCDal:lll': "La Wey

p dim cstablecer caregorias de mWlidpios de acuerdocon su poblaeien, recursos :liisii;::aJes" Lmpartmcia reco.n6m:ka y :S!tuadoIl geogr..afica. }'I' sefial.ar distineo tegi-men pua 811 o,r-ganizaci&n. gobicl'DOr y admmnisttadbn:'J' la, c3J~ego,lii:ael municipio de:t~irmi_fl!.l!d leaestruenna on'ga,ni.c=" did mismo'i a, d SU\Tez, dicha esrruerura fi~:iIJ[,a blS seeeienes y 9ubls.rec,ciooes doc'UmentaJes. Reremando el ejemplo de Santa, Fe de An'lloC)jULi a, la estmcmr3i o[ganuad,onai. dlel Munirdp~o nos permite Iden'tificaf como grupo adltnmiis:tra,ti- los siguientes: Despscho del Al'c:aldJe; os Secr,et:ui'3. Geneu.l y de Gobierno; Seceetarla de. Phlnclil!l::ion y Obras Publieas, Tesoeerla de Rentas. ilunkipales; MATA; Secretaria de la Cu~tura; Se'cre't3J!'ma de Salud; Seeretarla de: Desarrollc Sccial, Secretarla de - ducacio1il; 'eCfrel:a.ria para b Juventud; Secremna de FQmenr·0 y l'ucismo; El Conce]o lIIumopal y la Personeda }"{'lllLn.icJpal, h cen parte" igu~dmen~e. de w~ ad:mintiS:kadrorru nll.U1ifrdpai, como organos. a'S,eSOI'e5_

D'EFlN1CrON
La ClaJijiclld6n doc,Hmental es Ia IDabQ'fntelectual mediante la cuel se i identlfic:a_n ye.stablooen Iss $eriies qeecompnnen cada agrupacion doeu-

mental (fondo, seceion i aubseecidn), ,otgi!:doo-mnciQ~al de la entidsd.


,Qa:sificar implica, identificae in procroenda en cuenta la e uruerura

,d'e acuerdo

C 'l.1

la est uctura

de los docurnentos de.


aJt:r.

teniendo
pOt

i'b"!i'nka y Jas funeienes


~1i1

llad

una

inStiruCio,fii alo laJI:gu de

~sli6n~

•• • CLASIFlCAR. •••• IDENTIFICAR ••••


••••

PROCEDENCIA ESTRUCTURA
FUNCIO ES

IFUINDAIMEINT'OrS,

!DE ILA,

'C:LA,SIFICACION
.La da!)ifi:ca'c~6n es la adapta"cion de un Fondo DQ(::l,IJmenil'al ala e$ttu,erurn, de ]a; caudad q:llle IJIl), oodlU!cJ~ 0 10 pwdujo" una vea iden.ciBicadas, las p C:lll,'t:ebWOrl9lS, admirusn:ti\rI}S. (depe~dencilJis) y atthiIvisticas (secdes. unidades y tipos documentales) ,en las ClHU~S se .refilli!~~.b stiwci6~ p[oducoora de m
los
dOC1!lJJllU~:irltOs.

La Clfli:5~if.i!ca:do'rn ,es eennatural a los documeruos die aifCmrfl,;fO" ~. que ,estos fI_a;c:en CRaiS1H'Ca!dos:por estar \l'in~~ildo:l!, en pn,mer lugar a, la rns'uJwciom 'que los ,p'[m:luae y em!s'egundo ]UgRl al queditil:' adseritos it una dC!pend,~dl c divisiofll de :!l!,queUa.eil il;;ui'lll',umieu1ro de uop',rocedimi:ellto ad:ninistr:a~c. La oosi6caciotnJ bien fund~_mentada, debew bsssrse tanto en ]:111, ::iIpillicacio.n de los p!,rindpios de procede!l1Jda y de (jI1r:aem originaipHU, idensifiear las caregodas y grupos quereflej3m la estructura jerirquk~ del fondo oo01l0 ~n~a identlf1cad6n delas fuBclone-s a:signadas a las d.epende:rn.ci~, y 10's.
j

asuntos que ,estasttamit'an.

PRJNClPTO DE PROCEDENCJ..4
E~ el procestli dJt;; clasificacion, 19l. prccedencia (~:m'J,d~cw[)permite h:l,e~u.~.:fic:ar ,cllt'eadio[es de' documentos, que Bien pucdea sec los insDrncruonah:::!i, (foMos documemales) y admiaistrativos (seccienes y

subsecciones doeumentales). os inscitudona]e es tin referidos it la totallid1!l111 de' los documentes produeidos P(}cuna entidad. En lo que lJespectaJ, s, los prooucl~res admilnisw.tuvos~ laprocedencie esta dada POili 13.5 dependeecias, llamadas u.ni,dades admiaistrativas, divisiones 0 seecienes, en que es,tan '.~Ji'ii:zadas las iastitucienes de aeuerdo con la es.muc'rur,ijl orginica~ En este orden de ideas, el 0 noepw de proced.encia debe aplicarse ~ t .da 131enddad, il1cluyendo ]'90 unldad mis pequefia que Icumpta fil.tm;iofl.es defiIIidlas Y'dererminsdas, sobre la cud~, U1'lIa, respom,abi.Hdad direera Ejlernplo: En la struetura o~ de un municipio; tos doecmeneos generados en 131 Secretaria de Gobierua, pOl" procedencla, 'con .ormariifl. Ulna i8'ec:ci6n deeuraemal, e:nl lao que se integraran los doeumentes producidos en. dsat:rol1o de las funcioaes as]gnadas., Asin1~5f110, como esta Secretaria puede dele ar alganas funeiones en gll'Up05 de trab.;o Gro,po die hilspecdones GfihlpO de Servicios Gen.eDLl!es. 'entre otros-~O's doeemerrtos qu . c-e:snmoman el ,euJ'l.'1pllimi:ento ~S3:S funcione:s delegsdas, de coafor manirlJ las sllIb.s,eociomes documeo.'taies, coerespnndienees,
j, .,

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MUNIOPIO XYZ

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FONDO DOCill.IENTAL x'YZ

SECREl'AltlA DR GOBIEltNO

SECClO

~'TAL

GR.UPO DElNSPECClON GRUPO DE SEllVlCIOSGBNERAl..ES

StJBSECC16N DOCUMENTAL SVBSECCION DOCUMENTAL

ORDE J D1UGll\t4L sre p:drnJdplQ ~!r(hiYm'stic'oen. laelasificacion, fie apllh:;a,3, partir del <:onocimie.nro de los procodimi,entolS admWSfi3i.HvOiS que deeeeminan el orden en que los d cumenros se producen para d desarrollo de unttimi,tc, elasifieae c nviene restablecer, en 1· lble, el orden pnmitivo de io
doeumeatos o unidades atendiendo ia secuenesa ert que se gefl raren en cumplim:iento
:01'0'

de]trimil~e 9cllmil'lj strsnvn, E S[ adminisrearivas

se puede log;mr, si eodas HS oficin.QS

prcductoras de documenros, conocen sus unciones }' su patdcip1ild6n en losdiferentes ttamibes administrstivos,

El orden migj..1l.3!l (secueneia admiini.stl:a;tlvaJ de' pmduiOci6n) se I\dadona c n ~a5 Unidades Do'C.um:entales(I) en las q'.,IJ.IJ~ Sf platsman las acdvidade adelsntadas en ia re .Q~uci6n de un asento, que pOorfllll.1.cion ~e es ~signado at uaa dependeneia pam el lege de los objeti Q l'!lIiI:'a que fue creada, los
-

Eseas fuaeiones estill definidas en los adOs adn"lirusuaovos (k:y, decreto,

['eso~uci6r1!" aeuerdo, acta, u OoU()S) emiddos por el ,olqpfiismo }' r,egi<1ldas pOl normas die prucedimie:nt-o,

o, .;YJipetltlnte

Par .que e1 p.rindplo de orden. originru oumpla su come-tid debe presel'V3.r las, imere elaclones documenrales que Ie son Inherentes; es decir, que se r:espete el eseatus de cada dCUmenEQ. de acuerdo con el lugae que oeupe en un rnI'f.l!l..i~e dererminado, A:sf. cada unidad ,doumental debenl. estar oonform:adt PQEIos docll.Jnenllo<s que le eorresponden d~ acuerdoa cada tlimJ.te" de ml n1!U!!cra que al revisar una unid.ad docume:n.tru., en. ella se vea feilejrada la ereacidn y uso de los doc-umentos, asi como la rnmn por la C ual .fuemn. ereados,

1 J Um;ia~ at omdksism Ioj jmXQaJ R iilmifiaNiiJ;;j "II~i';N Jf)IIf)l~l!(f/, tmtWYI limpfl' ~ (1~ tM!rilJlfJa .!Or un ~ ii/~'diJtt.!mmml", tI1mpkja €Nii~
(jr!

tklpeJ.iemt',

Cfoiili'lHi lA,r:rilf:r.m~1 l1' ~,'Zginr'4!, .fotm..tluk

- jemplo: Us 'fe:sor1eria de Rentas btf!l.lflliidpales! deben rendir cuenta de los pagos que' efeCll:!l'ianpor diferenres COIil!DeptoS) aralo cu~ cmm:pman p con, los rtrimjtes eseablecidcs en los ~;[aJ1fI!uru!es Procerlirmjemo:s. DkoolS de pi::'Dced.i.mE,entos seia~a.n los. doeumentos necesarios :p'ara la ge:5'ti6n. adminisrrativa e iadican el orden en rque debe" ag1':iIll.parrsesegun su prodl.llcci6n. La, reunion de, estes dlocumentos da como restdt3!do la .l1:idad Documental "Orden de P'aI,~ U., Asw1esta unidad d10umentrull podna e tar confo nnada 'poe .Lssiguienre.s documenrosi Selleltud de compra Co tiz3JciOrne5 Cemficado de Di~,poniibilidrd Pl:esupuesull RegiSl:ro de D~sponibmdad Presupuestal fiacmra de oomp:ra rden de compra Entt:ada, de a.hIDl!cen Becib ' a ssrisfaccion Al ~grupM 1'018, docamenms de aeuerdo con el trimire} 'Sri!,est! respetaado el prineipie a:rchivistic.o ,de orden Qotjgifl~J, pre. ervando La ol'denad.6n fl lea de Wasdocumemos ,Piloducid s en dicho ~rnmit'e. Asimismo~ dado que las Tesoreeas eramiean vario~ pa_go-spOI diferenlles concepros 131 reunidn d t, dar estas nnidades docnmentale data c mo resultad 1,31 Sene Ih~C'ume.ntal(l)1 Ordenes, de ~go.
I .. ,

FUNelONES En Ia. ,clasl6e~clon., las funci nes determinaa ms series que eoeeespende n a cada ~gulpadon documensal, ya qu.e estrus son ,el resultade de acmaciones reguladas por norrnas de p1:ooodimiient~'.n cwnp~~mjeiflt' de
2 ) .SUM ~lMII1J.
IIi:! ,Q,lIjfm~
{I

m-ru:w o~

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I.~'~rhmrJr

«I1itJOI CMfm'b--ma

dI'm'll.m.l:il ,. fI;mti'ltith~1fDH, Jd'timid/} Jl llo'JT fim~iQrM~ ~rdfi~

~d~

los obietivos eneomendados g, 'cada, dependenda. Etru li:od~ mstim.d.oI1 hay fUl1.oCionescomullles y espeeffless. Laseomnnes son aquellas funcienes admifli:Str~tIv:as genirh::'a:\! 'que sirven deapoyo para el ejercicio de lias eompeteneias die cualquier entidad (personal. presupuesto, asnntos iu.t1dk;os. ,etc.). Las 'e:s,pedficas desarrollan la mision de la entidad y (lons'cooyen sru razQ,n de S!e~"baeiendela dJ€e:tlente de cua1quiera orra. ESMS func:i.ones son de1e,gadas ea las ar~s ~c1lica&. Ej emplDi: e~ h:1unicipio para su fulilci~11Iam.iJOO~Oy pMa d cumpiimitoln'to, de
Sill

mision -comoorgamzaci6rn

OO!~orn.ti.VQ-

debe ~d!optaf" Ia eSITuctttta

qu~ le ooi,trespo'.flIda acuerdo OOIf:JJ su rnte:~ri:a. Asi~ p:l.rnllevsra eabe la de funciofi die (;>OriliSti'uH las obnt!l que demande. rei progreso local, crem .lla dependencia q-ue asuma dii!l::ha, responsabilidad CSe'cretaria die Obras P.ublicas); pam. pmrnOlrer la pruttl.dpacion eomuniearla (lJ rud~d u. Ofi.dn3!. de DeS3n-o.~o ,Comunitatio);, paw:a,elm.e:.iora:miel!1~o social }f cultural de sus hahita.mue:s (Otl3idna\ de Cull:uhlI! y Tmri:smo '0 Casa de Ill!>O.drnia). En el pro(;es:o de dllisi[i'c~!c~Qnes n.ece:sadQ identificar las funcioaes de las dependlenciu, y'a. que Lasseries doeumentales que ,sl.«gen como resuhado d!e~cumpU:o:Liento de las nm:ch)ne.;s ~s1gn:adas a ~queUa:s> debe'cij"~ubicarse en 1a dependeneia qu:e las e:j,eclBiti6. Bstableeidss las series doclJ!U1lental!es 5!egUo]~fllfl.do~ las produjo. se procedera a a$ig~mdes Wl8J. ~dentiB.cl3lci6n ql!l,e de :.lJcuero:o'ron Ia 'o.fi:c.ma.que desarrolla la fum:u:i6111. Dicha idem'uiificad6n debera. 'OQl':ltener ,eillcodi,go '0' sigb de la ,de:pendenciaJ. p'm-di.octol'l'l scguido del asignsdea b serie dlOcumenoo"con Iccaal dj:spondni el sistems de ,dasjtEiJcacioflii p~.rn la ti!n:tidi1ld.~ que se ad(]pmri tamibi~i1. en .lIa.s Ta;b[a~ ,de Rel1end'O'fi DocUimenu] (T,RD).
E~emplo! en ua municipio el Despseho del Alcslde se id,enti:ic3J OOJili d

oomgo

1 01; a la S~cf:etada.de Bdueseion, que depende dhooct:amente de este despache, Ie corresponde el ,ciuiigo t8Q.; asl, .~3Jse:r-ie ocumenral D "Histories .~:3iho.ral.ese doeenres" que de :il!cuerdo COil cl Manual de d
1

Funeiones debe "mantener ordenada y a.cma1izada ls documeneacion }' l1oj:a de vida del personal al seeeicie de ]3. ,educadon ,e!FI l munidpidt se e identifieaea con el ,oadlt.go lOO~(JII3I.

PA,SO:S ME,TIODOLOGIICOISI
--

PARA ILA,

IC,LASIIFIIIC,AIC'IIOIN
COon J c1,Mitl~ci nddad que ha pioodu,ddo los documentos, ill...n 'que cacacttrila un aJ:ocm\'lo Y Io eSp!:'c!,fica de man-era deserminanre, es e] vinculo originario y neeesaeio qu los documen os tuvieron en el momen .0' de su ct,t:'llci'n, en cumplimiento de una acti ..rid8d practica, jurldj,ca. y ~ministt>lllil\ra. COI"n:o los documentos debidamenre elassficados deben :r.ene~'ar 131 misi6.n~ obj'erivQs, y funcionamni.ento de la enedad ,que los pmdujo; es necesarie aptiicar Io paso metod ,I "gk s que e presentan 3J Icond_fi!!.Hld6n pan adelanmr l!a elasifieaeion dc' los mismos,
'f!

e reconstruye

rom, e ycemo w_ncion.a la

IDEN11FICACION
'I

DE PRODUcrORES

La primera area que debe abotd~rse es la Idendfitcod6o de las AglupacioRes Documenl!:lid,e _ - F nd I. Seccion, Subse ci . n - a partir _J II . t!' •, ·d 1-~ .. ',.] ne E::I1Ie3.iCU)J1 .. r oe ia mt'01im.a.clOfiI ooIilrem a en (IS actos acmunstratreos
reestrucmraciones

de~organismc producoer ~~ los lor~rmigrnfnas, de

Para la idenJJfiead6n. de un fondo Documental ..que corresp mde a !a [otaid~.d d.e la, docw'nc[!:tacion pfod.urida- tedlhid2ll y conservada [p0·r una entidad- es neeesarie '!ieCOpilar informacio:nt sobre el Origen y e Judon
dcl. .organismo productnr, teniendo en ICucIl:l.l!:a:

- Pecha de creacion

- Fecha de S1lI1p:res:.i.oIDI, :5:1 del caSQ, es - Disposiclenes que WJ], modificadio la eseructura de Ia encid.ad - Organ:ismo,s que le ~an pfe;oodido en el a.e-semtpei() de
fufldooeil mruogas. - O~smos que heredan competeneias,

De aeuerdo con la v]g'€ncia :.:JI,cllminist.rn.tlvaen [as .ms,mmciones pueden eneootrarse los :siguientes, fondos docurneaeales:
PONDOS ABIERTOS
I....

Doeurnerrtacion

de emidades vigenres

administrativamente FONDOS CERRADOS

II."
II••

Documentarian suprimidas

de entidades

FONDOS

AGUl\ruL'\DOS

Documentacion reunlda poT ooa entidad en el transcurso de su vida institucional sin ningim criteria arehivistico de otg21liz~don y con servadon

Es de advertir,

que cads fondo documental

debe clasiflcarse
8olDiI'\~ oeigen ~.

sepa:radamen:~e~ren:iendo ell cuenca qu.e Ia informacion

evolueien del organismc productor es perdnerillu: a cada fondo .. En coasecuencia, cada uno, sera ffata.dloatendiendo 10 sefiaAaclo anteriormerae. De otraparte, itlg-l1f:IJ9.S entidsdes asumen funciones de OUt'U 'quese s:uprimen. iii dsdo que !lJd:m:inisttati.v.runetitetienen que seguir desat.ro!J1afido
las aetivldades cerrespondientes, paea adelantarlas deben conocer 10:s

an:tecrocrn.1ies.que e$tin oonl!clfIIlJdos en la deeumearaeion precedenre, FbI: procedenela, esta docnmentaclon constirulra fond·gs cerrados coa

llimimd6n cronolcgica 'basta. ]a fi cha en que fue producida por la entidad sup~mida, y no debe mezclar que asume las funciones, documenral.
}'3 a:;

con. J08 documentos que prcduzca la en tidad

q1l1e eseos formaran paree de su p.topio ful1do

Para identifiear las Secdome·s y :Subs,C!,cciones Decueaentales J:idtaciomtdas ron ~ ,documrntaci6oprw~ pm: cacbW"Ul de' bs dependencies de; mayor mngo y :por k~iS gtl.!!pO:S de nbajQ e!'II que esms se subdividen- es necesario recopilar los aCIDS admlnistta'li.vos motfumte los wales se le~ 10 cambios esrructueales de la entidad y establecer I jeratquia de las dcpcndcndas pam saber Cl.l:il.es de e!las son del ni,,'C]. direerivo F male.s del ubaltem . EstQ.S,dato rI necesarios pant, C di6.car In dependendas, y las series dooumentales 'que I conespoaden a ada Wl9. 1\1 ab nrdar esta tarea ell neeesario [,e:c;o:pilb.f infoesnacion sob.re' ~a&trucmra, OiI:g:mic~ b entidadl. b~sfu1JdQse en: de
- Organigramas - Creacion y 5upresi6n de dependencies - Manu:des de Funcioocs - Manuales de Procedimientos

- Reglamentos Intemos
La a~sificaci6il debe susrentarse en. el resp ItO a 191 estrucmra de Ia eruldad.

para fo eual es necesark tener a msno tanto Los, statutes comQ' .os Organigramae, Con la .informacion brindada 1'01: estos clemente e de1imira:ni la agropaci.on documental correspondi nte 31 cada divisl6n~, Dt:bt: eenerse siempre presente que las funciones y eeuvidades de' una

>entidad nil) son eseablesei

permanentes,

pues ,es.lI!:as se .mod.i£i,c-:8:1l ICiD!l1.1os

eambloa orga:rriz·acloaales. los: aeeesadmiaiseadvos con los: mementos

q'UJesuseeman dichcs

eambies, sirven de scposte pan 'que lao CJ.asilicacioll. cStC, siempre aeorde

h~sl1Oricos de 130insCiwdol1.

Ufila vez ide[iltrifi:c~dlacadil dependeneia U of kin e, es aecesario analizar earuo sus funciones como ]05, procedirnienros admi]li:n".rati.'Vos que
normalizan la produecion
ytJrittcite

docl.unen.tal

SERIES DOCUiKENTALESY
Las series docnmeneales

ASVNTO~~
eon las fundones

se identifican

y actlvidades

desMrolIDadas p~.r las dependeaeias para el ,c!JmpMmienro de los obiedvos pmpu.eS'l:os, Psra deserrollarsus rondones. cada enddad estlJib!ecel:ciJ_mires y proeedimierrros ~8IT-atiVOS que se :reflejMDI en la pmducd6n dccumental necesariapara iaiciar y finalizar lit iloci,6,n,admi:n.:isti£aitruva. La dlocumelJ'tadOi1 ~ne;r,'Il.diJIen cl!es~rrol.ic;. esta :aclividadl originill. una uflidad. de diOCUfi'lentatli. 'q1l.ll,e~ lieunm.da, mill otras de ,esU'ucmr:a y conrerudi.o homogeneos, QonfOf'maJl 1:'1Sel.de DOC"II.11DU!:llttll Cads serie documental ,es~a asocladaa U!.l1. asunto en plBl:tllL1cula:r" ,c!m.ya diCnOIl'Iin:lli.ci,o.[i[ results de! a.ruHisi.s,del ,contemdo de los doeumentes rennidos en tmno al ttami,ite qu-e .108 genera H3iY fundones e:sped8cas qu,e; ide:ntifl.can un ::JJ'Stlimuprifll.dpl~l Sin emba.rgo, los, proc.ed1iWl.'llenros eseablecidos pam los, ttafini~es adm:nm~tt:U:i.vo5 pueden va.n<Jif.lo cual haceque surjan aSUfit!iD'slLel~donados con le[ptilflld~ pal. En tales cases el 'tfru]o 0 delfl·o:mm:aJdon del asufDluoprindpaJ-Seriepodri subdividirse en eierto mimero de asunros relaeionades, los 'clll~Je$
q]L'iedarnnindieados corao -subseries- .

co rdic don con 1 . dependeneias, el PIlan de des:ilrm~1 .econornicc, SOa cial, ambiefl.tal, ) de obraJs y scrvicios publioos fIS1 como el Plan operative anual de inversicnes", A1 desarrollar esra funcion se producen varies documentos que deben reunirse afle:ndiendiQel trimi'te del asU11~,O los qu" gene:r6. [II coasecut ncia, esea oficina:; por funden. deb -'til clasificar como su a La'erie P~~nes de' Desaemllo, De aeuerdo con .la.itnci6n a_mrim:. el Plan de Desarrollo ~'H;: subdivide 'en Ec~)n,6nuc()., Social, ALnlbientid. Obras )r Servicio ' P'LibHcos. cada uno Ilenma su propio t_rimi'[eque ~o diferencia de los demas, d~.ndo como lI'esuJtado la conform d '0 de sub series En est orden de ideas, las ulbscrics on. el ,con-junto de unidi"de'S, documenrales ~ 'que forman parte dt! una serie - identificadae en forma sepsrads de esta por 5U contenido f calf-acherl5'tic3S espedfi,c'lis 0 POi(' uno. o v· rim: tipos documenrales diferenrea producld s en acciones :adm~nl.strariv;l!ssemeiantes. l sipeniIJe esquem ilustra IQ(),)no proeeder a la clasificaci "11 de esra scrie doeumeneal y sus respecdvas subseries:
OACTKA PRODUcrORA (ProcedenciA)

._._....
"II~~t

OFICINA

DE PLAr-..'EAClO

SERI~

U1lCJOH.

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rr., .." I

•••••

II

•••••

II

•••••

~~

PL NBS DE DES..AJtR.OLLO

SUB, ERIHS (Asunms especlfieos)

,.........

.PLANDEDESARROUD
ECONOM] -PlAN DE n ARR()U.oSOCli\L -PLANOEOE ARROu.o A1fmlENTAL

Los '$W1110<S hacen refereneia al contenido especi:flco de cada unidad documental qu.t: materializan les uimit.es admini ,tn'UlVC)S adelanrados POt las depend,enchs delegadas para reso1verlos. En consecuencia, 10'S doeumentos que guardan rel 'e!":" CQi!1 el a unto deberan integtatse en torno ~.tt:imire del cual forman parr:e.

En los aFCm:'W05 ~drni.n:i:stra'livo()s.,se identifiean facibnenllie los asuntos que trami Ui.:nLas ofieieas ya q~liC'! ,estan sefialados tanto 'en ~Q5 msnuale 5 de
proced1mien~Gs como en las fun.don~5asignadasacad.a, En
]0&

dependencia.

fendos s:C.lln:IiIJ]adocS~, los asuntos se identifiean por iii oof],itenido de Y a traves, de e]JIoses posible reconstruir los tciim.ites y

los doeumentos

por ende el orx:illerru Q!('igrunru en que se produ] eeon los dOamilentois", as! ,ClO,nlO

rambien la red de relacioees entre las dependencies,


A ttra\f,esde los asuams, se puede restableeer ]a histori~. 'instiw.cioMi, eon

lo cualse logmd hace:r 1'1'1 clasi:fiaciofi apllica'lldo lQ5 [prjndpi,QS atrehivisticos de proced.enda y orden or.iginal,

_on esqueenas

que l'eBcjaD la, j,eIRrqlu:zacio.n y clasi£i'c~d6n dada, a la

documentaelen producida p,r una wl1l~ti.tu(;i6il, n ellos se registran jerarquicarnente las Secciones, Subseccioues, I soSeries }' Subsenes Docamenrales. Lescuadros tend-tan tanras easillas como unidades predoetoras de document h:a.ya 'en cad enddad, en. ceneoedaneia con el o~n]gram9, institucional (Ve~se Orgarngn,m~, anexo), Cad unldad pmc.!lucmn se idenrifica:ci. con un c6di:go. s impOftMlite anoltar que eic6diJg' , Sf asigna a ~as d p. ndend~.teniendo
en CUlcrllta

el nivel jler;lflquico

que cY!pan, en la estructura

de

~aJ, entidad;

este puede see n.umenc'o 0 a1f~flumecico de ::!Jc'IlerdioOOn lo estab]ecido, en l cada en.ridJad. HI. numerlco SiC formarit pot los dIgiws q,ue It'e'pre.s, neen csda nivel jera.xqulc,o.

EjemupJo: Primer digilO .•.•••.• Segundo &giro. .


Tercer digito •.....•.

Alcaldia - Despacho Secrewias y Oficinas asesons


OBcinas dependientes de las Secretarias

HI 'co diig'O al f.Illmerico eSTI1ra fo,rmadOo por las sig1ll11s que id,enMciln la depeodenda, segujdo del nUme'f que le c rresp nda a cada aerie documental,

El Cuadeo de Cl:asific-a.d6n que se establesea debeci.retnejar


se establecera el ]ugar que haD ocupado y ocupan

la estreetura

instnuclenal. Did al'iloois~$ y d.d.imi.tfldon de.funclone5< de c~da dependencia, 'eft ]~, forma:dof'l~

'C'\.~ohu;i,ony gcStiOlli de Ia fus tirud6n


En un ICnadrl)i de Oasificaci6n dehen distinguine des niv~~es::E~ prime1Jo

lesci identificado con La,estreceora die ls b.stitud6n yf ,(:oifre.spo.nderR ~ las Secciones y Suasecciones ..El segw:n.do(!:srlli refeeido a las Series y Suooerl.es doeumearsles, es die:cil' Ios tesUmOnlOS de las ac:ti.v:id:lildes diesarro11:al[]:l'IIs par cada oficina
Adem~!i de lias dependeneias, en d cuadeo de clasi:Eiicaci6n debeneegistrarse

hs series docmnenmJes pJ:od~cid.as en eiereieio de las. foodones, alas que

se les a:signad un numero sigukndo, un orden eseablecsdoencada depeedeneia, el Cl!!ru~ :tgregado al de. t:5,l'a" id!entiificam La serie, til como se e::!!:plic6pOI las ~"HiJsmr.iasLaborales Docentes", Atendiendo a ~:8i. Eseructura administrative central y descetlitt:!:lliizada die 1Il.n mumcipi~) se ren(ici, el ~en~e Cuadro de Clasificacion:

.Ii3fa'Y~

110 CJi:ndaCo1!dHlllro
131

0fiJa. Pellllll:lm

133Cti':ad8Prni 1040 SecatI GnaI


150 s..radeGdJarn:l 1S'l CooiJrriadlFnit 152 ~del'dl:ia 155 CM:tI~
1fl)

Sialinul! tBirdJ
IIIIn:IsIIr

It! l!I:nriI GmnI 162 Ana*I 111SU.o,*Aldl EtU:Dn yWUa

110 ~de SocIal

m~.san
173 CoodIdicIe ~ y.iMndla 174 SISBEN 111lSeuaInldllctrE, SeNicios PU:ioati
PIIIIIaJs

181 ~SaWIIs 191 U.MATA

191 Slaltadi! DIIIIIIdJ EcollfD 2Xl1'Ml. IE9:Bf1RIlUJOO ~ 210 Nld:I ...... ~yDepor!e

PI1lb:IS~e...
hiItiIIaIy~
net

,..,k:lpio

Ene~ eusdro antedolJ, se obs~rvaD tJ'es tango's de AglupaclQ11les Dooum~ntale8; Gnpruner bJ,ga:r~, ~des dos Secciones~ AJcaJda.delNiw~ Cerlluil y EsmblecimimtosPUblicos y Bmpres~s mdlUsoml.e.s y Comerciaiftes, del Mumcipio de] N:ivel .Des!teIl.tr:mild.o. De ]a Al.c:rl.dli:a.dependl.enn!!W:;w SulbseociorDIcs, lcor~resF(),m::llie['ltes a]:liIs S!{lcf:etarias jf 0 fiC:i:l:1Sli:S Asesons . .D~ .1.osEsrn;b1ecimientos PUibJicos y Rffip.re8,s,s IndtWsmru.es r Come~es. del 'l'\ifur-',-" denende IWfla!li,d',-c.~ ance ol_, __ C __OR_S -ees one ___. _ ,__ nlClPlOt u:epenu , H em ) CLC_, ('u'b·(sf:cci-.{::, m en oJ:'C'S~_ depeaden de las Seeretarias, Es im:poItafilte (Cjca]car que los euadsos de c]:a5m.fle~(:i6m. deben ser (i!IJhe~n~es eoa la est(u.crnm del:aentidad. Es dedr; que cad.a ,-re~que '00 1'30msdmd6n se sueeda UWI. feesuucW1'l!licio~ e modifa:cad.6.n m~'efna, ell . cusdro delberi ,mooi6car:se de-it. m~n.eril 'que .b, e:s;!rucmm, '~np SUi P(o:Jpjo ,cu::adro de clasii.caci6B~ qllle[?u.~a, :re:ile~af los amb10is sufriidm pOll' ~a imritucion :a ~~ del tiempe •

OFICINA,H;

PRENSA

't1 I)

COH'I'ROL .. rfE!tN*l,

OfICINA. DE

17'11SUMiK:

DE ED. 'If CMlILT.

1173 COCl!RD. DEDE!U~OlI

BIIBILI10GR:AFI.A.
AJlCJIill'!i.r{)S ADMTr>rlST!tr\l1VOS ~'!l!E;R02\MEruCA.l."lo.s. lUtwiirkn Pt~ffitr~ ~ ~ T~ J A",l!ilofolim, G~ .lbl_8rN.!}J!/l J~ fl'$i1/IJH~ Jr wrNWI ~M1ih'J:~ ·G.i!.T.A.A. ~l:illihrmo dE l&'iuc;'IcinlllF l.ulrur;l! " r.&J'Ii!n~- Archivo Gc~.groJl I~ N!I!tji,;rn" c..!bn'ib!Ii,~~_>t.'_, 1.9%

AOC&U'IfO ,GIENlntAL DE LA Ni\:(IUN Itn!. COL{)M~M, R.~!'Ilmo Bogo~ ~M? cot'>;~,JE; \'Ill.1!..V!ER.D.E. ~btl':i. Lui a, M,iI1tNJtht~~ P-mJtal~~_ .M;ldIld" I~2, CON~L1jIOI.Nmlt'NACIO~~L DE fiRCmVOs" li1J'!15
COR"RI.S

G~IIIn:jl d~ AI'I'/IiI1lJ. S~n!;lIf~d~

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M]UJi.ll. Fredcli.:k. Ohi~l1INfDnJ J...r~lM Co:l:.m!bhl, 109'8

1 !M41f'tW'f':J/iM 'had. de Cdro :ROOtIgu~~. l:Iogolii.

ruHI'O. \DS, JaI'Ili:il It .L..o fo~(fJ1I J, h GttiJllm d~ th&~m y iJ:trbi~'(lI ~II IN SrJl~#M1Ntm'rm.;rk. ~ 1~~If; ~~~l1Idio !lAMP.: nn:hi:,'O G!ln~rid 1:1 Nuilin Colombl~ • ~mar~ill: Ek'F!;tlili•. 191,,-, de SCIII!IJlJ~II.'rm-J;n __ or Ai'dIitw M~ -:. P~nallil.criC'!:lnCII de G~.wg._R- 'Ii: Hi1rnn:ll. v ZQU 1992..
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