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ÍNDICE
Contenido
1.1 STAFF
GERENCIAL ..........................................................................................
........................................... 3
1.1.1 GERENTE
GENERAL ...............................................................................................
................................ 3
1.1.2 GERENCIA ADMINISTRATIVA
FINANCIERA ................................................................................... 5
1.1.3 GERENTE DE
OPERACIONES .......................................................................................
........................ 7
1.2 STAFF
TÉCNICO ...............................................................................................
......................................... 10
1.2.1 TÉCNICO
HIDRÁULICO ..........................................................................................
.............................. 10
1.2.2 TÉCNICO DE
CALEFACCIÓN ........................................................................................
....................... 11
1.2.3 TÉCNICO
ELÉCTRICO ............................................................................................
............................... 12
1.2.4 DISEÑO
TÉCNICO ................................................................................................
.................................. 13
1.2.5 CHOFER
2 ............................................................................................................
..................................... 14
1.3 STAFF
ADMINISTRATIVO ...............................................................................
....................................... 15
1.3.1 ASISTENTE
CONTABLE..............................................................................................
.......................... 15
1.3.2 ASISTENTE
ADMINISTRATIVO ...................................................................................
...................... 17
1.3.3
BODEGUERO ..........................................................................................
................................................. 19
1.3.4 CHOFER
1 ............................................................................................................
..................................... 21
1.3.5
CONSERJE ..............................................................................................
.................................................. 21
1.3.6
MENSAJERO ...........................................................................................
.................................................. 22
1.1 STAFF GERENCIAL
Técnico
El Gerente de Operaciones es el encargado de realizar la
planificación de materiales y tiempo de entrega de todos los
proyectos de riego.
Importaciones y exportaciones
Es el encargado de realizar y supervisar todo el proceso que
tiene que ver con la importación de materiales de riego
considerando que para importar una suma mayor a 10.000 dólares
se debe pedir aprobación de la Gerencia General.
Es responsable de la relación directa con los proveedores en el
extranjero, para pedir cotización y realizar la negociación.
Otras actividades
Manejo de relaciones públicas con el cliente.
Actividades principales
En los proyectos de calefacción los planos son desarrollados por
los dibujantes o pueden llegar de la empresa relacionada en
Holanda. La responsabilidad del técnico de calefacción es
desarrollar el diseño entregado en el plano y ejecutar la instalación
hasta que el proyecto se encuentre operativo y el cliente este
satisfecho.
Otras actividades
Brindar asistencia a los técnicos hidráulicos.
Soldador
Otras actividades
Trabajo de campo para hacer mediciones en caso de no tener
levantamiento planimétrico.
Actividades principales
Encargado de la transportación de materiales desde los
proveedores hacia la NITZAN.
Transportar a los técnicos hacia las fincas y de regreso a la
empresa.
Transportar los materiales a las fincas.
Brindar el servicio de mensajería.
Realizará cualquier otra actividad que sea solicitada por su jefe
inmediato.
Actividades bancos
Custodia y emisión de cheque en coordinación con la Gerencia
Financiera.
Conciliaciones bancarias.
Manejo del libro de bancos.
Manejo de papeletas de depósito y coordinación del depósito.
Actividades clientes
Recepción diaria de cobranza causada por ventas de contado.
Archivo de facturas secuenciales del cliente.
Manejo de facturas y comprobantes de retención.
Actividades nómina
Encargado del proceso de nómina que tiene que ver con el
manejo de los ingresos, descuentos, bonos de alimentación y
alimentación, seguros de asistencia médica, descuentos del IESS y
retenciones de impuestos de los empleados.
Creación de carpetas de empleados para registro de cédulas,
documentos del IESS, contratos de trabajo, avisos de entreda, y
cualquier otro docuemnto relacionado con el empleado.
Elaboración de memos de permisos.
Lleva el control de vacaciones y permisos, así como de días
adicionales de trabajo.
Actividades contabilidad
Coordinación de la entrega de información a los contadores. La
empresa que realiza la contabilidad va a NITZAN 4 o 5 veces al
mes en las cuales la asistente contable debe entregar carpetas de
proveedores, clientes, comprobantes de retención, egresos de
caja, registro de nómina, notas de crédito, libro de bancos y
conciliaciones.
Actualización continua de los archivos.
Se encarga de hacer que las facturas sean autorizadas por las
gerencias cuando se debe realizar una compra.
Otras actividades
Facturación en la bodega de ventas over the counter.
Manejo de caja chica y ventas de contado cuando no se
encuentra la recepcionista.
Cobranza.
Realizará cualquier otra actividad que sea solicitada por su jefe
inmediato.
Actividades ventas
Recepción del cobro de las ventas de contado.
Entregar los pagos en efectivo o cheque al Gerente Financiero
diariamente, junto con las facturas y retenciones.
Elaboración de reporte diario de ventas donde se incluye la
fecha, el número de factura, retención y el tipo de pago. Este
reporte debe ser entregado al Gerente Financiero.
Actividades compras
Realizar la cotización de varios proveedores de acuerdo a la
solicitud de gerencia.
Entregar las cotizaciones al gerente que lo solicito.
Actividades cobranza
El gerente financiero entregará todos los viernes una lista de los
clientes que hay que solicitar la cobranza.
Comunicarse con el cliente y solicitar el cobro.
Coordinar con la Gerencia de Operaciones el envío de uno de los
choferes para retirar el cobro.
Entregar al medio día del viernes al Gerente Financiero un
informe de cobranzas.
Otras actividades
Apoyo al Gerente General en lo que requiera.
Coordinación de actividades sociales de la empresa.
Realizará cualquier otra actividad que sea solicitada por su jefe
inmediato.
1.3.3 BODEGUERO
Funciones y Autoridades Las responsabilidades que implica su
cargo son:
Venta de materiales.
Facturación.
Compra de materiales
Manejo operativo de la bodega
Custodia del inventario
Actividades de facturación
Es responsabilidad del bodeguero elaborar la factura
correspondiente a la venta de un proyecto realizada por el Gerente
de Operaciones. Para esto el gerente envía a bodega la proforma
en base a la cual se debe facturar.
Debe hacer aprobar las facturas emitidas por una de las
gerencias funcionales.
Realizar la facturación de las ventas que se realizan vía
telefónica o de manera personal.
Entregar las facturas a contabilidad.
Actividades compras
Realizar la compra de materiales tales como: accesorios PVC,
mangueras, tubos y material eléctrico previa aprobación de una de
las gerencias funcionales.
Realizar las compras cuando existe faltante o no se puede
cumplir con algún pedido, previa aprobación de una de las
gerencias funcionales.
En el caso de requerir material eléctrico solicitar cotizaciones a
diferentes proveedores. Entregar estas cotizaciones al asistente de
contabilidad quien decide a quién comprar y obtiene la
aprobación.
Al recibir el material verificar que se encuentre de acuerdo a las
condiciones de la factura y posteriormente ingresar la factura al
sistema.
Enviar las facturas a contabilidad.
Actividades de bodega
Entrega/recepción de los materiales y las herramientas a los
técnicos.
Llevar un control de las herramientas entregadas.
Apartar físicamente los materiales que se van a utilizar en cada
proyecto para que estos no sean vendidos.
Realizar el ingreso de materiales a la bodega cuando los
técnicos no lo ocuparon.
Mantener limpia la bodega.
Actividades principales
Movilización del Gerente General.
Dar mantenimiento al carro del Gerente General.
Asistir a la familia del Gerente General cuando lo necesite.
Dar asistencia al Gerente General los fines de semana.
Actividades secundarias
Transportar a los técnicos a las fincas cuando el gerente General
no se encuentre en la oficina.
Brindar apoyo en mensajería.
Dar mantenimiento a los carros de la empresa.
Realizará cualquier otra actividad que sea solicitada por su jefe
inmediato.
1.3.5 CONSERJE
Funciones y Autoridades
Proporcionar el servicio de cafetería a empleados y visitantes.
Labores de mensajería local.
Limpieza de oficinas.
Actividades Principales
Abrir las oficinas y hacer la limpieza de las mismas.
Preparar el café y las demás bebidas.
Realizar la limpieza de las oficinas alternas y la cocina que se
encuentra en la bodega.
Realizar depósito y cobro de cheques.
Realizar la limpieza de la bodega de envío pasando un día.
Realizar la limpieza de la bodega de inventario 2 veces por
semana.
Otras actividades
Brindar apoyo en bodega cuando se realiza la preparación de
materiales que se van a exportar.
Brindar apoyo a bodega en la recepción de productos que
provienen de una importación.
Realizará cualquier otra actividad que sea solicitada por su jefe
inmediato.
1.3.6 MENSAJERO
Funciones y Autoridades Entre sus responsabilidades se
encuentran:
Realizar labores de mensajería.
Actividades principales
Realizar depósitos en los diferentes bancos.
Llevar documentación a los proveedores, clientes o lugares
indicados.
Retirar cobros en la locación del cliente.
Atender cualquier solicitud del área administrativa o técnica.
Retiro de materiales en la locación del proveedor.