Nama: Made Bayu Anggara

Nim : 20105029
Kls : MKH A4
1. Dalam menangani kegiatan Konferensi, seorang PCO/EO akan melaksanakan
kegiatan berikut ini dalam kaitannya dengan fungsi manajemen, yaitu :
a. Research & Development
- Melakukan riset mengenai tema dan topik yang akan dibahas dalam konferensi.
- Menentukan tema dan memilih topik konferensi.
- Mengkaji rumusan masalah sesuai dengan tema yang akan dibahas.
- Menentukan visi acara.
- Mengelola papers.
b. Planning
- Menentukan struktur organisasi konferensi.
- Merancang konsep dan sistem berjalannya konferensi.
- Membuat jadwal atau timeline pre-event, event, post-event.
- Merencanakan keuangan dan alokasi.
- Menentukan tempat pelaksanaan.
- Menentukan narasumber.
- Menentukan susunan acara
c. Packaging
- Menyusun perencanaan dan pengelolaan anggaran.
- Membuat kategori pengeluaran.
- Menentukan sponsor dan sumber dana lain.
d. Marketing & Sales
- Menentukan pasar.
- Menyusun strategi pemasaran terkait konferensi yang akan diadakan.
- Memenuhi kebutuhan masyarakat dalam melakukan pemasaran dan promosi.
e. Marketing Communications
- Mencetak dan menyiapkan seluruh atribut poster dan backdrop dari konferensi.
- Menjadi pihak yang berkomunikasi dengan narasumber, peserta, tamu, dan pihak-
pihak terkait.
- Menciptakan hubungan baik dengan masyarakat
f. Operation
- Membuat pengaturan ruangan.
- Memeriksa kelengkapan peralatan konferensi.
- Memastikan semua peralatan berfungsi dengan baik.
- Memastikan semua pengisi acara konferensi hadir.
- Menyambut peserta yang datang, bisa dengan pengisian daftar hadir.
- Mempersiapkan coffee break (jika ada).
- Menempatkan minimal satu panitia di setiap sesi.
- Mencatat notulensi setiap sesi
g. Evaluation.
- Melakukan penilaian pada event dari tahap pertama hingga event telah selesai
diselenggarakan.
 - Membuat laporan pertanggungjawaban.
- Pembuatan procceeding dari konferensi.
2. Kegiatan seorang PCO/EO di dalam menangani kegiatan Konferensi
secara umum dikelompokkan menjadi tiga (3) bagian penting kegiatan
yaitu :
- Pra-Event
Menyusun perencanaan (planning). Pada penyelenggaraan event terdapat tiga
bagian pokok yang dituangkan dalam perencanaan secara detail, yaitu bagian
keuangan, bagian operasional, dan bagian pemasaran. Menyusun pengorganisasian
(organization). Penyusunan struktur organisasi akan menentukan pembagian, proses
dan alur tugas masing-masing bagian, menggambarkan garis perintah, kewenangan,
koordinasi, serta pengambilan keputusan yang berefektitas pada hasil kerja.
- Saat Event
Pelaksanaan (Actuating) dan Pengawasan (Controlling). Pengertian pelaksanaan
event bukan hanya mengacu pada “hari H” yang hanya berlangsung satu atau dua hari,
karena realisasinya memiliki cakupan jauh lebih luas, yaitu memperhitungkan lamanya
pembangunan konstruksi lokasi atau set. Agar event berjalan lancar, maka perlu
dilakukan Pengawasan (Controlling) dengan membuat checklist peralatan dan
kegiatan serta kepastian pengisi acara.
- Sesudah Event.
Evaluasi (Evaluation). Membuat atau menyusun agenda berisi evaluasi, pelaporan
dan perencanaan lanjutan, analisis SWOT tentang event tersebut, yang dilakukan
untuk mengembangkan event tersebut.
3. Berikut ini adalah beberapa kegiatan manajemen yang harus diketahui oleh
PCO/EO di dalam menangani kegiatan Konferensi :
a. Venue Management, mengkoordinasikan pemilihan tempat penyelenggaraan acara
b. Service Management, memberikan layanan terbaik untuk klien dengan memfasilitasi
seluruh produksi event
c. Administration Management, menyiapkan dan memeriksa seluruh kesiapan
administrasi baik teknis maupun non teknis
d. Human Resources Management, bertanggung jawab dalam hal public relation
e. Delegate’s Management, menjalin kesepakatan kpeada utusan atau perwakilan dalam
suatu bidang tertentu
f. Entertainment Management, mengkoordinasikan semua pelaksanaan kegiatan kepada
semua pihak entertain (talent/pengisi acara)
g. Financial Management, bertanggung jawab dalam segala aspek keuangan, menyusun
dan menyepakati anggaran biaya.
h. Communication Management, mengembangkan pendekatan atau membangun
hubungan dalam rencana proyek event.
i. Tours & Travel management, mengkoordinasikan penyelenggaraan transportasi dan
akomodasi.
4. Jelaskan pengertian berikut ini yang ada hubungannya dengan Budgeting of Event:
a. Event Budgeting
 Dalam penyelenggaraan sebuah event, event budgeting merupakan rencana anggaran
dalam penyelenggaraan kegiatan. Budgeting ini berfungsi untuk menentukan modal
awal dari sebuah event.
b. Expenses
Expenses merupakan biaya yang dikeluarkan baik dalam persiapan sebuah event
maupun pada saat penyelenggaraan sebuah event.
c. Revenue
Revenue adalah pendapatan kotor dari penyelenggaraan sebuah event. Pendapatan
kotor dari sebuah event didapat dari pendapatan dikurangi biaya produksi, yaitu biaya
yang dikeluarkan untuk penyelenggaraan sebuah event.
d. Fixed Costs
Fixed costs adalah biaya tetap yang akan dikeluarkan selama penyelenggaraan sebuah
event.
e. Variable costs
Variable costs adalah biaya tak tetap yang dikeluarkan selama penyelenggaraan
sebuah event.
f. Nett profit
Nett profit adalah pendapatan bersih yang diterima selama pengadaan event. Nett
profit didapat dari keuntungan sebuah event yang sudah dikurangi oleh beban pajak
penghasilan.
g. Cash in and cash out
Cash in and cash out adalah arus dana masuk dan arus dana keluar yang digunakan
selama penyelenggaraan event baik dari tahapan persiapan sampai akhir
penyelenggaraan.
h. Financial Reports
Financial reports adalah laporan keuangan yang sudah ditambah dengan berbagai
informasi lain yang berkaitan dengan budgeting, biasanya berisi tentang rincian
biaya, pendapatan, dan laporan uang yang masuk serta uang yang keluar.
5. Salah satu kegiatan PCO/EO di dalam menyelenggarakan kegiatan Konferensi
adalah mencari Sponsor.
a. Sebutkan apa saja yang harus ada di dalam Proposal Sponsor?
Yang harus ada dalam proposal sponsor yaitu:
- Latar belakang, yaitu penjelasan tentang konferensi yang diadakan.
- Tujuan kegiatan, yaitu penjelasan tentang tujuan dari diadakannya konferensi ini.
- Bentuk kegiatan, yaitu penjelasan tentang bentuk kegiatan yang akan
dilaksanakan.
- Penyelenggara, yaitu siapa atau organisasi apa yang menyelenggarakan
konferensi ini.
- Susunan kepanitiaan, yaitu siapa dan apa saja divisi yang bersangkutan dan
nama-nama yang akan bertanggung jawab di setiap divisi.
- Rencana anggaran, yaitu penjelasan tentang berapa anggaran yang kita perlukan
agar pihak sponsor dapat membaca apa dan berapa anggaran yang kita butuhkan.
b. Bentuk sponsor apa saja yang biasanya diberikan oleh Para Sponsor?
Bentuk sponsorship yang biasanya diberikan yaitu dapat berupa merchandise atau
berupa finansial (uang). Ada juga orang yang menawarkan paket- paket yang dimana
paket tersebut menawarkan berbagai hal sesuai dengan tingkatan. Contohnya seperti
 tingkatan gold sampai perunggu. Paket-paket tersebut memiliki perbedaan di setiap
tingkatnya, semakin tinggi tingkatnya, semakin banyak manfaat yang kita dapatkan.
c. Apa alasannya Para Sponsor mau menjadi sponsor dalam kegiatan Konferensi?
Alasan para sponsor mau menjadi sponsor dalam kegiatan konferensi karena:
- Pihak sponsor ingin membangun citra merek produk dan perusahaan.
- Pihak sponsor ingin mempromosikan merek produk dan perusahaan.
- Pihak sponsor ingin mendapatkan pemasaran/promosi dari event yang akan
diselenggarakan.
- Pihak sponsor ingin menjalin hubungan dengan konsumen secara langsung
melalui event ini.
- Pihak sponsor ingin membangun kesadaran merek produk mereka (Brand
Awareness)
d. Apa –apa saja yang diinginkan oleh Pihak Sponsor mensponsori Kegiatan
Konferensi?
Hal-hal yang diinginkan oleh pihak Sponsor dengan mensponsori kegiatan konferensi
yaitu:
- Mendapatkan dan menarik konsumen baru.
- Mendapatkan pemasukan.
- Membangun Brand Awareness produk atau perusahaan.
- Membangun citra merek produk atau perusahaan.
e. Siapa saja yang biasanya mau menjadi Sponsor Kegiatan
Biasanya yang mau menjadi Sponsor Kegiatan yaitu perusahaan yang memiliki modal
yang sudah besar, perusahaan baru yang sedang membangun citra perusahaan, atau
perusahaan yang memiliki hubungan dengan suatu event.
Jenis-jenis perusahaan yang biasanya mau menjadi sponsor, yaitu:
- Perusahaan Bank
- Maskapai Penerbangan
- Perusahaan Otomotif, dll
6. Jelaskan apa yang dimaksud dengan Virtual Conference! Sebutkan tahapan-tahapan
penyelenggaraan International Virtual Conference.
Virtual Conference adalah Teknologi yang memungkinkan peserta dari jarak jauh atau bahkan
dari belahan bumi yang lain, untuk mengakses pertemuan dan acara langsung dari tempat
masing-masing menggunakan komputer atau perangkat lainnya. Virtual Conference Dapat
diselenggarakan sepenuhnya melalui Internet atau jaringan telepon dimana peserta tidak perlu
berkumpul di ruangan fisik yang sama. Melalui teknologi informasi yang dirancang khusus
untuk pengalaman virtual, peserta dapat bergabung dalam rapat virtual dengan mudah. Berikut
tahapan untuk melaksanakan Virtual Conference :
1. Tahap Perencanaan
Perencanaan adalah bagian terpenting dalam penyelenggaraan Virtual Conference.
Beberapa hal yang harus dipertimbangkan mencakup siapa dan berapa banyak pesertanya,
 pengalaman apa yang akan peserta dapatkan, serta bagaimana cara mengukur keberhasilan
eventnya.
2. Tahap persiapan Teknologi
Tahap ini merupakan tahap yang penting karena harus mempersiapkan tools dalam aplikasi
virtual meeting/conference. Pada umumnya penyelenggara hanya mempersiapkan
scheduling saja, tetapi ada persiapan lainnya. Diantaranya ialah menentukan apakah mode
webinar atau conference biasa, mempersiapkan backup plan apabila peserta kesulitan
masuk, seperti menyediakan streaming platform, mempersiapkan polling, persiapan post
attendee URL, dan sebagainya.
3. Tahap persiapan teknis
Kendala yang umumnya terjadi pada saat persiapan teknis adalah suara tidak keluar atau
kurang jernih, atau screen sharing tidak berjalan secara optimal. Hal teknis seperti ini harus
segera teratasi sebelum pelaksanaan forum, misalnya membuat preparation room sebelum
akhirnya membuka forum diskusinya. Dengan demikian tidak ada lagi kendala – kendala
teknis yang mengganggu jalannya acara.
4. Tahap pemasaran
Melakukan pemasaran sangat penting dilakukan agar mendapatkan jumlah peserta secara
optimal. Pemasaran bisa dilakukan dengan beberapa cara mulai dari memperkenalkan
melalui acara pre-event. Gambarannya bisa melakukan webinar gratis atau kelas gratis.
Pengadaan tersebut selain membantu pemasaran juga membantu membiasakan diri dengan
pengadaan event secara virtual
5. Tahap pelaksanaan
Tahapan terakhir adalah pelaksanaan. Ketika pelaksanaan tiba, alangkah baik untuk
membagikan ulang link meeting kepada peserta. Ingatkan di grup apabila banyak peserta
belum hadir di room. Selain itu, harus fokus pada pelaksanaan kegiatan dan membantu para
panelis untuk menjangkau peserta