Anexo manejo de

archivos y carpetas
Nivel Inicial

Cursos de Capacitación
en Informática

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 ¿Cómo y dónde guardamos nuestros trabajos?
Cuando comenzamos a trabajar con computadoras el manejo de archivos es algo que debemos conocer a
fondo. Es muy importante que desde el principio nos acostumbremos a organizar nuestros documentos,
ya sea los que nosotros mismos creamos mediante los programas procesadores de texto, de gráficos,
planillas de cálculo, etc, como los que llegan a nuestras manos provenientes de otras computadoras.
Para guardar organizadamente los documentos en nuestra computadora contamos con Unidades de
almacenamiento. Algunas Unidades de almacenamiento son fijas (como el disco rígido que tenemos
instalado en el CPU) y otras son removibles o extraíbles, como por ejemplo los diskettes (discos de 3,5
pulgadas), los CD y los DVD (discos ópticos) y también los dispositivos de memoria flash (pendrives
que se conectan a un puerto USB de la PC). También existen Discos rígidos extraíbles, aunque
comúnmente se trata de dispositivos fijos.

El disco rígido almacena casi toda la información

que manejamos al trabajar con una computadora. En
él se aloja, por ejemplo, el sistema operativo que
permite arrancar la máquina, los programas, los
archivos de texto, imagen...
Un disco rígido está formado por varios discos
apilados sobre los que se mueve una pequeña cabeza
magnética que graba y lee la información.

La unidad de 3,5 pulgadas permite intercambiar

información utilizando disquetes magnéticos de 1,44
Mb de capacidad. Aunque la capacidad de soporte es
muy limitada si tenemos en cuenta las necesidades de
las aplicaciones actuales se siguen utilizando para
intercambiar archivos pequeños, pues pueden
borrarse y reescribirse cuantas veces se desee de una
manera muy cómoda, aunque la transferencia de
información es bastante lenta si la comparamos con
otros soportes, como el disco rígido o un CD-ROM.

CD-ROM/DVD: Las unidades de CD-ROM y las de DVD

permiten utilizar discos ópticos de una mayor capacidad
que los disquetes de 3,5 pulgadas (hasta 700 Mb los CD y
hasta 4,5 Gb los DVD). Ésta es su principal ventaja, pues se
han convertido en el estándar para distribuir sistemas
operativos, aplicaciones, etc.
El uso de estas unidades está muy extendido, ya que
también permiten leer los discos compactos de audio.

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Memoria USB: es un pequeño dispositivo de
almacenamiento que utiliza memoria flash para
guardar la información. Son resistentes a los
rasguños y al polvo que han afectado a las formas
previas de almacenamiento portátil, como los CD y
los disquetes.
Estas memorias se han convertido en el sistema de
almacenamiento y transporte personal de datos más
utilizado, desplazando en este uso a los tradicionales
disquetes, y a los CDs. Se pueden encontrar en el
mercado fácilmente memorias de 1, 2, 4, 8 GB o
más (esto supone, como mínimo el equivalente a
unos 1000 disquetes).

Cada una de las Unidades de almacenamiento tiene una estructura lógica de carpetas. Para
entenderlo fácilmente debemos imaginarnos que cada una es como una gran carpeta que puede
contener otras más en su interior (subcarpetas), y así sucesivamente.

Para visualizar cuántas unidades tenemos disponibles en nuestra computadora y de qué tipo son
cada una de ellas, debemos abrir la ventana Mi PC, (desde el Menú Inicio o desde el Acceso
directo que hallamos en el escritorio).

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Supongamos que tenemos un trabajo en ejecución, por ejemplo un documento de texto creado con MS-
Word o con OpenOffice Writer. Luego de tipear el texto y darle la forma deseada nos decidimos a
guardarlo en nuestra computadora. Debemos recurrir a la utilidad de Guardar, que puede ser activada
desde el icono correspondiente de la Barra de herramientas o desde el Menú Archivo. En ambos
casos se abrirá la ventana de guardado del documento.

Todos los programas tienen un

menú llamado Archivo. Cuando lo
presionamos muestra un listado de
opciones dentro de las cuales
podemos elegir Guardar,
entonces nos mostrará una ventana
pequeña donde pregunta dónde
queremos guardar nuestro trabajo
(Guardar en) y el nombre con que
lo queremos guardar (Nombre de
archivo). Esta es la ventana que se
llama Guardar como

Una vez que

indicamos lugar (la
carpeta donde lo
vayamos a guardar)
y nombre del
archivo debemos
presionar el botón
Guardar, para que
nuestro trabajo
quede archivado.
Si nos arrepentimos
o falta agregar algo
al trabajo debemos
presionar Cancelar
para que desaparezca
la ventana Guardar
como.

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 Para tener en cuenta: Si estamos creando un trabajo y cerramos el programa sin antes
guardarlo nos pedirá que lo guardemos mostrándonos un cuadro de opciones como el siguiente

Si estamos trabajando en OpenOffice la ventana que se abrirá será muy parecida:

Si optamos la opción Sí (Guardar) se abrirá la ventana Guardar como para proceder a definir
lugar y nombre del trabajo y guardarlo en nuestra computadora.
Si en cambio presionamos el botón No (Rechazar) el trabajo se cerrará sin haberlo guardado y
se perderá.
Si optamos por presionar el botón Cancelar se cerrará el cuadro de opciones pero no se cerrará el
programa que estamos utilizando para crear el documento, por lo tanto podremos seguir
trabajando en él hasta que decidamos guardarlo o bien descartarlo.

¿Cuándo utilizamos la opción “Archivo” – “Guardar como?

Luego de abrir un archivo y de efectuarle

modificaciones, cuando vamos a Archivo – Guardar
no se abrirá la ventana Guardar como sino que, al
estar ya guardado de antemano, lo que hace la opción
Guardar es agregarle las modificaciones efectuadas al
trabajo sin desplegar ninguna pantalla de aviso,
perdiéndose la versión guardada que es reemplazada
por la nueva versión del trabajo. Entonces, si
necesitamos guardar el resultado de esas
modificaciones como un nuevo archivo, o quizás
guardar el mismo trabajo original pero con otro
nombre o en otra ubicación vamos a necesitar la
opción Archivo – Guardar como.

Tanto en MS-Word como en OpenOffice Writer las opciones del menú Archivo son muy
similares
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 ¿Dónde guardar los trabajos?
La carpeta predeterminada por el Sistema Operativo Windows para guardar los documentos es
justamente Mis documentos. Puede que sea una buena opción a la hora de ser organizados, pero de
ninguna manera significa que sea obligatorio.
Entonces, al momento de guardar el documento deberemos definir (desplegando el menú Guardar en) en
qué unidad de almacenamiento y dentro de ésta, en qué carpeta deseamos hacerlo.

A las unidades de almacenamiento se les asigna una letra.

Suele ser lo más común: (A:) la disquetera, (C:) el disco rígido principal (porque
puede haber más de uno), y de ahí en más las siguientes unidades de almacenamiento
llevarán la letra que corresponda, en orden consecutivo.

Buscar un trabajo que está guardado en nuestra

computadora
Cuando no recordamos dónde guardamos un archivo contamos con la herramienta Buscar que
encontraremos en el Menú Inicio – Programas (o Todos los programas) - Buscar

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Se nos abrirá un panel de búsqueda donde definiremos
el nombre (o parte de él) del archivo o carpeta que
estamos buscando.
También podemos incluir algunas palabras que
creamos que están incluidas en el nombre del archivo
o de la carpeta buscada (opción “Con el texto:”)

Deberemos definir en qué unidad de almacenamiento o

carpeta buscar (opción “Buscar en:”)

Si la carpeta en la cual decidimos buscar no está a la vista

tenemos debajo del árbol de carpetas desplegado como se
ve en la imagen la opción Examinar, que nos permitirá
“navegar” por la estructura de discos y carpetas de
nuestra computadora hasta hallar la ubicación
seleccionada donde buscar.

Una vez que definimos los

parámetros de búsqueda
presionamos el botón Buscar
y el resultado de la búsqueda
(los elementos que coinciden
con dichos parámetros)
aparecerán en el panel de la
derecha de la ventana donde
estamos trabajando.
Podremos abrir el archivo
directamente desde ahí con
doble clic además de que se
nos muestra la información de
la carpeta donde está ubicado.

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 Crear una nueva carpeta

Nos ubicamos en la carpeta

dentro de la cual vamos a
ubicar la nueva

Vamos a Archivo – Nuevo –

Nueva carpeta

Aparece la
nueva carpeta
con el nombre
Nueva carpeta
en azul, para
que tipeemos el
nombre que
deseemos darle

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 Cambiar el nombre a un archivo

Para cambiar el nombre de un archivo (o de una carpeta) lo seleccionamos, vamos a

Archivo – Cambiar nombre y cuando el nombre aparece resaltado con color escribimos
el nuevo nombre

Seleccionar archivos

Si queremos
seleccionar un solo
archivo
simplemente
hacemos clic sobre
él. Al colorearse
nos está indicando
que está
seleccionado

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 En cambio si queremos
seleccionar un conjunto de
archivos adyacentes
hacemos clic en el
primero – presionamos la
tecla <Shift>
(Mayúsculas) y sin
soltarla hacemos clic en el
último archivo que
queremos seleccionar.
De esta forma se habrá
seleccionado un conjunto
de archivos

Si los archivos que

queremos seleccionar no
están agrupados en un
conjunto sino que queremos
elegir algunos sí y otros no
lo que haremos es clic en el
primero, luego presionamos
la tecla <Ctrl> (Control) y
sin soltarla vamos haciendo
clic en cada archivo a
seleccionar.
De la misma forma si
hacemos clic en uno de los
archivos seleccionados lo
quitaremos de la selección.

Resumiendo:

Seleccionar un conjunto de archivos adyacentes: Clic + (Shift)

Seleccionar un conjunto de archivos no adyacentes: Clic + (Ctrl)

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 Eliminar archivos
Es importante acostumbrarnos a eliminar los archivos (o carpetas)
que ya no necesitamos.

Para eliminar un
archivo lo
seleccionamos
haciendo clic sobre
él y luego vamos al
Menú Archivo –
opción Eliminar

Nos aparecerá en
pantalla un cuadro que
nos pedirá que
confirmemos nuestra
intención de enviar ese
elemento a la
Papelera de reciclaje,
que es una carpeta
donde se depositan los
elementos eliminados y
desde la cual si nos
arrepentimos de
haberlo borrado lo
podremos recuperar.

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 Recuperando archivos eliminados

Abrimos la
Papelera de
reciclaje (desde el
icono que
hallaremos en el
Escritorio),
seleccionamos el
o los elementos
que deseamos
recuperar y luego
hacemos clic en la
opción Restaurar
este elemento y
nuestro archivo (o
carpeta) volverá a
su ubicación
original.

Vaciar la Papelera de reciclaje

Esta opción la usaremos cuando estemos seguros de que no vamos a necesitar definitivamente
esos archivos o carpetas, porque una vez vaciada la Papelera los elementos eliminados no
se pueden restaurar.

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 Copiar o mover archivos

Copiar archivos o carpetas

Seleccionar el archivo o carpeta a copiar. Ejecutar la acción de Copiar mediante el menú

Edición (o Editar) - opción Copiar.
Navegar a la carpeta donde se desea copiar el archivo o carpeta seleccionados.
Ejecutar la acción de Pegar. Esto se podrá realizar de manera análoga a la acción de copia,
mediante el menú Edición (o Editar) – opción Pegar.
Obtendremos una copia del elemento, mientras que el original permanecerá en su
ubicación original

Mover archivos o carpetas

La acción de mover un archivo o

carpeta será análoga a la de copiar.
Únicamente, en vez de seleccionar
la opción de menú Copiar,
seleccionar la opción Cortar.
El archivo o carpeta cortado será
movido, es decir desaparece de
su ubicación original y se ubica
en la carpeta donde hayamos
decidido pegarlo.

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 Copiar un archivo a un disquete
(mediante el uso del comando “Enviar a”)

Colocamos un disquete
en la disquetera (Unidad
A:).
Luego seleccionamos el
archivo (o carpeta) que
queremos copiar y vamos
al menú Archivo –
opción Enviar a - Disco
de 3 ½ (A:)
El elemento (archivo o
carpeta) se habrá copiado
al disquete

Como vemos el comando “Enviar a” tiene otras funciones a saber:

Carpeta comprimida (en Zip): Utilidad para comprimir archivos para que ocupen
menos espacio la computadora
Mis documentos: copia el elemento a dicha carpeta
Destinatario de correo: crea un mensaje de correo electrónico con el archivo
adjunto listo para enviarse
Escritorio (crear acceso directo): una de las formas de crear estos atajos a nuestros
archivos o carpetas
Unidad CD-RW: CD grabable
Unidad DVD: DVD grabable
Unidad USB Disk: un pendrive insertado en un puerto USB de la PC
Etc, etc (dependiendo de las diversas unidades de almacenamiento que se
encuentren presentes en la computadora

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