1

Strategi dan Teknik Komunikasi Dalam Presentasi

Maksum
Staf Pusat Perpustakaan dan Penyebaran Teknologi Pertanian (PUSTAKA)
Bogor

Pendahuluan
Banyak eksekutif, konsultan, dosen, peneliti, penyuluh, dan profesi lainnya
takut gagal berbicara di depan rekan-rekan, kolega, pelanggan, staf, dan
kelompok penting lainnya. Sebuah studi yang dilakukan di Amerika Serikat
terhadap 10.000 orang manajer, 32% menyatakan bahwa berbicara di depan
orang banyak sebagai hal yang menakutkan (Walters, 1989 dalam Macnamara,
1996). Lebih ekstrim lagi, dalam buku tersebut disampakan bahwa ketakutan
berbicara melebihi ketakutan menghadapi kesulitan keuangan, kelebihan bobot
badan, dan kematian. Dengan kata lain, sepertiga orang dalam studi tersebut
menyatakan "lebih baik mati daripada harus berpidato " (The Book of List dalam
Walter, 1989 dalam Macnamara, 1996).
Sebaliknya, sukses suatu presentasi tidak terletak pada penguasaan subyek
pengetahuan saja, tetapi kemampuan berbicara efektif, menjadi penting untuk
dipelajari dan dilatih. Niki Flacks mantan artis, kreator terkenal dan pembicara
pada Power Talk terkenal di Australia mengatakan "berbicara di depan umum
adalah performing", karena bukan terletak pada aktivitas alami yang diperoleh
sejak lahir, tetapi penekanan pada keterampilan komunikasi lebih dominan,
dimana dibutuhkan pelatihan. Guru besar komunikasi dan hubungan industri
terkenal dari Macquarie University di Sydney mengatakan bahwa dewasa ini
seorang manajer belum bisa dikatakan baik tanpa memiliki keterampilan
berkomunikasi (Macnamara, 1996). Sebuah studi yang dilakukan APM Training
Institute di Australia menemukan bahwa 80,7% menyatakan ada tiga
keterampilan komunikasi yang paling diinginkan eksekutif pemasaran;
keterampilan presentasi adalah yang paling diinginkan (Morphew, 1994).

Moderator
Keberhasilan presentasi sangat tergantung kepada dua orang yang berperan
di dalamnya, yaitu moderator dan pembicara (pemrasaran). Bahkan seringkali
suatu presentasi menjadi gagal karena moderator tidak dapat menjalan tugas
dan fungsinya dengan baik. Dapat anda bayangkan, bagaimana jadinya sebuah
presentasi dan diskusi berlangsung tanpa ada seorang moderator.
Moderator adalah penjual ide atau gagasan yang akan disampaikan
pembicara, di samping pengatur tempo presentasi dan diskusi, pembuat
keputusan dan kesimpulan yang harus dijalankan dengan penuh kebijakan, adil
dan memuaskan semua pihak. Kemampuan menggugah perhatian hadirin serta
membangkitkan semangat untuk menggali berbagai potensi dan permasalahan
yang dibicarakan, menjadi tugas moderator.
Salah satu tugas utama moderator adalah memperkenalkan pembicara.
Bagian ini merupakan yang paling menentukan langkah sukses suatu presentasi.
Oleh karena itu, moderator harus bertindak sebagai seorang penjual yang
menawarkan suatu produk. Pasarkan ide, gagasan, dan pembicara agar hadirin

Maksum: Strategi dan Teknik Komunikasi Dalam Presentasi 1/4

Seminar Rutin Puslitbang Tanaman Pangan, Bogor, 12 Mei 2005.
 2

memberikan perhatian pada apa dan siapa pembicara dan apa kepentingan topik
tersebut bagi hadirin. TIS (topic, importance, speaker) adalah tiga urutan kata
kunci utama yang dapat digunakan sebagai formula untuk memperkenalkan
pembicara.

Presentasi

Lakukan persiapan dengan matang

Presentasi ibarat gunung es yang nampak indah di atas permukaan laut.
Namun keindahan tersebut akan hilang, manakala 90% bagian gunung es yang
ada dibawah permukaan laut tersebut tenggelam. Dengan demikian 90% bagian
dari presentasi adalah persiapan, sisanya penyajian dan diskusi.
Sekalipun anda menguasai subyek dan mampu berbicara penuh wibawa,
persiapan cermat tetap diperlukan untuk dua alasan penting:
(1) Menemukan informasi lebih lanjut tentang subyek untuk disarikan bagi
hadirin. Pilihlah informasi yang menonjol. Jika tidak memiliki cukup informasi,
sebaiknya tidak memberikan presentasi;
(2) Memasarkan gagasan kepada hadirin serta memperoleh dan mempertahan-
kan perhatian hadirin.
Abraham Lincoln pernah mengatakan: "jika memiliki delapan jam untuk
merobohkan pohon, saya akan menghabiskan enam jam untuk mengasah kapak
(Walters, 1989 dalam Macnamara, 1999). Keuntungan utama dari persiapan
yang cermat adalah efisiensi waktu presentasi serta mengurangi kegugupan dan
demam panggung.
Lincoln, mengisyaratkan bahwa untuk suatu presentasi, 90% waktu perlu
digunakan untuk persiapan. Langkah-langkah persiapan itu adalah: (1) analisis
sasaran, (2) survei lokasi, (3) kerangka & struktur, (4) penelitian & penerapan,
(5) penulisan, (6) visualisasi & media, (7) latihan, dan (8) penyampaian/
penyajian. Namun, kedelapan tahap tersebut tidak berarti jika pembicara tidak
menguasai subyek dan pengetahuan penunjang lainnya.
Presentasi harus mempunyai tujuan jelas. Menurut Dunckel & Parnham
(1995), jika anda membawakan presentasi karena diminta atasan, anda hanya
akan membuang waktu; lebih baik anda tidak melakukannya. Jujurlah kepada diri
sendiri mengenai sikap anda terhadap gagasan yang dibicarakan, kesempatan,
atau subyek presentasi itu. Sikap negatif akan berpengaruh terhadap seluruh
aspek organisasi, latihan, dan penyampaian, dan tentunya akan mengakibatkan
tanggapan negatif dari hadirin.

Sampaikan presentasi anda dengan tenang

Banyak pembicara yakin bahwa hadirin akan, atau bahkan harus, menyimak.
Seorang pimpinan dapat memaksa bawahannya untuk menyampaikan
presentasi, tetapi ia tidak dapat memaksa hadirin menyimak presentasi stafnya.
Tiba waktunya presentasi. Saat itu perasaan anda berkecamuk, perut terasa
tidak enak, telapak tangan sedikit berkeringat, dan anda baru dapat tidur
menjelang pagi karena terus berfikir apa yang harus dikatakan dan dilakukan
esok. Pertanyaan yang sering diajukan adalah bagaimana mengatasi kegugupan
menjelang presentasi. Persiapan matang merupakan cara paling awal mengatasi
kegugupan.

Maksum: Strategi dan Teknik Komunikasi Dalam Presentasi 2/4

Seminar Rutin Puslitbang Tanaman Pangan, Bogor, 12 Mei 2005.
 3

Dalam penyajian, sampaikan materi secara sistematis dan berurutan,

hubungan kausal, argumentasi, teori-teori pendukung, akurasi data, pengujian
yang dilakukan, relevansi metodologi yang digunakan, hasil yang diperoleh, serta
manfaatnya. Agar penyajian sistematis dan berurutan: (1) tuliskan kata-kata
kuncinya secara berurutan; (2) manfaatkan alat bantu untuk menyampaikan
materi secara visual; (3) pelihara komunikasi tatap muka selama penyajian;
(4) berikan penjelasan yang jujur pada setiap penanya dan terimalah saran serta
kritik; (5) cermati busana dan penampilan anda, karena perhatian pertama
hadirin diberikan pada penampilan anda.
Menurut Carnegie (1985) hal-hal yang perlu dilakukan dalam suatu penyajian
adalah: (1) buat catatan ringkas dari bagian-bagian yang akan disampaikan,
(2) jangan menulis sesuatu di luar penyajian, (3) jangan menghafal kata demi
kata, (4) sampaikan informasi dalam bentuk ilustrasi atau contoh, (5) kuasai
pengetahuan secara luas, (6) jangan cemas waktu penyajian, dan (7) jangan
meniru gaya orang lain, jadilah diri sendiri.
Ketepatan waktu penyajian merupakan hal penting. Persiapan yang baik
termasuk merancang waktu penyajian secara tepat. Ketepatan waktu tentu harus
proporsional untuk pengantar, isi pembicaraan, kesimpulan, dan saran.

Yakinkan hadirin dengan penampilan anda

Kesan pertama - Dalam teori human relations, komunikasi harus diarahkan
bukan pada pribadi orang yang diajak bicara, tetapi pada faktor-faktor
kejiwaannya, seperti watak, sifat, perangai, kepribadian, sikap, dan tingkah laku.
Sukses penyaji tergantung pada sikap hadirin, sikap dan tindakan hadirin
tersebut tergantung dari sikap penyaji. Kesan pertama sangat menentukan sikap
hadirin selanjutnya. Jika pembicara memberikan kesan pertama yang positif,
maka sikap hadirin akan positif dan menyenangkan.
Tujuh Detik Pertama – Menurut teori public speaking, keberhasilan seseorang
berpidato atau presentasi ditentukan oleh tujuh detik pertama dia tampil di atas
mimbar. Orang cuma membutuhkan tujuh detik untuk melihat apakah anda cukup
berharga untuk didengar atau tidak (Green, 1998).
Rute 350 - Christina Stuart, Direktur utama Speak Easy Training Ltd. di
Inggeris yang telah melatih ratusan pembicara profesional, mengatakan bahwa
pembicara harus mendengarkan dan mengendalikan perhatian hadirin dan
secara teratur menghimpun orang berpikiran ke sana ke mari yang berhenti pada
Rute 350. Temuan riset psikologi komunikasi memperlihatkan bahwa manusia
dapat mendengarkan dan menyerap informasi sekitar 500 kata per menit. Tetapi
rata-rata orang dapat menerima dan mengulang berbicara secara jelas hanya
sekitar 150 kata per menit. Perbedaan kapasitas mental untuk memproses 350
kata per menit - disalurkan ke pikiran lain. Oleh karena itu harus dimanfaatkan
oleh pembicara (Stuart, 1988 dalam Macnamara, 1996).
AIDDA - Hadirin hanya akan mendengarkan pembicara, apabila ada
perhatian (attention) karena penampilan, sikap, dan perilaku pembicara yang
menumbuhkan minat (interest) dan rangsangan (desire), sehingga hadirin berani
mengambil keputusan (decision) untuk bertindak (action) dengan memperhati-
kan, mendengarkan, bertanya, memberikan tanggapan, dan lain-lain. Lebih jauh
lagi, hadirin berusaha mengadopsi, mencoba, dan menerapkannya.

Maksum: Strategi dan Teknik Komunikasi Dalam Presentasi 3/4

Seminar Rutin Puslitbang Tanaman Pangan, Bogor, 12 Mei 2005.
 4

Manfaatkan diskusi sebaik mungkin

Pembicara hendaknya memandang tanggapan, saran, maupun pertanyaan
secara positif. Banyak pembicara pemula beranggapan bahwa forum tanya-
jawab merupakan forum pembantaian, bahkan seringkali khawatir dan takut
diserang, dikritik, diuji, bahkan dijatuhkan. Mungkin saja ada hadirin yang
memang ingin pamer kepandaian; namun pembicara harus tetap bersikap tenang
dan berfikir positif bahwa semua pertanyaan dalam forum itu merupakan
masukan berharga. Apabila yang dikemukakan hadirin memang mengandung
kebenaran, terimalah itu dengan jujur sebagai kebenaran. Tetapi apabila
pernyataan hadirin bertolak belakang, sampaikan penjelasan-penjelasan secara
bijaksana dengan argumentasi yang dapat diterima.

Kesimpulan
Moderator perlu mampu menjual gagasan pembicara, mengatur dan
mengarahkan diskusi terfokus dengan bijaksana dan berwibawa, serta membuat
kesimpulan.
Ada delapan langkah strategi meraih presentasi sukses disamping
penguasaan subyek.
Semua tanggapan dan pertanyaan hadirin merupakan masukan berharga
yang perlu ditanggapi secara positif.

Daftar Pustaka
Carnegie, D. 1985. Quick and Easy Way to Effective Speaking. New York: Dale Carnegie &
Associates.
Dunckel, J. & P. Elizabeth. 1995. Effective Speaking for Buisiness Success. North Van couver,
Canada.
Green, G. 1998. The Magic of Public Speaking. Alih bahasa Agus Teguh H. Gramedia, Jakarta.
Macnamara, J. R. 1996. The Modern Presenter's Handbook. Prentice Hall, Australia.
Rudolft, D.1993. Public Relations. Jakarta: Golden Trayon.

Maksum: Strategi dan Teknik Komunikasi Dalam Presentasi 4/4

Seminar Rutin Puslitbang Tanaman Pangan, Bogor, 12 Mei 2005.