Nama : Luh Kadek Wulan Kusuma Dewi

NIM : 20105042

Kelas : MKH 4/B

1. Tugas-tugas apa saja yang akan dilakukan oleh PCO/EO pada masing-masing tahapan

Manajemen adalah :

a) Research & Development Riset dilakukan untuk menentukan kebutuhan keinginan dan
harapan dari target pasar. Melalui riset yang dilakukan secara mendalam,
penyelenggaraan dapat melihat trend yang sedang berkembang. Tugas yang dilakukan
umumnya dengan menganalisis data sekunder dan laporan penyelenggaraan event
sebelum-sebelumnya ataupun dari pengalaman. Seorang PCO/EO bisa melakukan
research dengan cara menyebar kuisioner atau melakukan focus group discussion
b) Planning, di tahap ini PCO/EO mulai merumuskan strategi-strategi yang kemudian siap
untuk diimplementasikan. Pada fase ini pula PCO/EO melengkapi sumber daya yang
diperlukan untuk penyelenggaraan event.
c) Packaging, di tahap ini PCO/EO melaksanakan pekerjaan yang erat hubungannya
dengan bagian packing, kemudian menjaga barang ketika proses packing, melakukan
packing terhadap barang untuk dapat dipasarkan, melakukan packing sesuai dengan
SOP yang sudah ditentukan
d) Marketing & Sales, di tahap ini PCO/ EO mulai menerapkan strategi marketing, master
plan pemasaran dan penjualan, sehingga mampu meyakinkan karakteristik dari produk
kepada konsumen.
e) Marketing Communications, di tahap ini PCO/EO mulai memasarkan suatu event yang
akan diselenggarajan, meliputi iklan, memasarkan secara langsung, serta berhubungan
dengan baik dan tidak memutus hubungan dengan pihak lainnya.
f) Operation, di tahap ini PCO/EO mulai mengatur tentang tata letak ruangan, memeriksa
kelengkapan, hingga mencatat setiap notulensi setiap sesi
g) Evaluation penyelenggaraan event dapat dilakukan dengan metode review secara
menyeluruh atau per-sesi. Tolak ukur menilai keberhasilan penyelenggaraan event
dengan menggunakan indikator kuantitatif, seperti jumlah peserta atau undangan yang
 hadir dan transaksi, sedangkan hasil dari evaluasi kualitatif dan diumumkan saat
penutupan acara.

2. Tugas-tugas apa saja yang dilakukan oleh PCO/EO pada masing-masing kegiatan adalah :

a. Pra-event :

• Menerjemahkan ide menjadi sebuah konsep.

• Pembentukan tim dan pembagian kerja/tugas masing-masing.
• Penyusunan konsep kreatif, budgeting, rundown, talent, artistik & desain.
• Penentuan/survey/observasi tempat, perlengkapan, akomodasi, konsumsi, transportasi,
dokumentasi, target pasar, audience dan lain-lain.
• Produksi material promosi, publikasi, dan sosialisasi event.
• Penyelesaian administrasi, kontrak, perijinan, tempat, ticketing dan lain-lain.

b. Saat event :

Dalam tahapan ini kinerja sebuah PCO/EO akan dilihat dan diamati oleh banyak pihak.
Koordinasi antar bagian harus benar-benar efektif dan efisien, hal ini bisa didukung dengan
persiapan pada Pra-event yang matang.

Keberhasilan event ini bisa diukur dari :

• Kesiapan semua talent dan pengisi acara.

• Kesiapan perlengkapan dan property penunjang.
• Kesiapan pengamanan dan keamanan.
• Kesiapan semua kru, seperti : show director, stage manager, stage crew, runner, sound
engineer, ligthingman dan bagian-bagian yang lain.
• Running event digelar sesuai rundown.
• Respon audience dan atau impact yang didapat
• Sesuaikah dengan tujuan dan target yang telah ditetapkan.

c. Sesudah event :

• Evaluasi event.
• Penyusunan laporan.
• Pengajuan invoice
3.

a) Vanue Management : mengkoordinasikan pemilihan tempat penyelenggaraan acara

b) Service Management : kemampuan dari PCO/EO untuk menyediakan value kepada
customernya dalam bentuk layanan.
c) Administration Management mengurus suatu bentuk usaha dan aktivitas yang erat
kaitannya dengan pengaturan suatu kebijakan di dalam perusahaan agar tujuan
perusahaan bisa terwujud secara baik.
d) Human Resources Management bertanggung jawab penuh terhadap karyawan yang
memiliki tanggung jawab dan peran dalam memastikan sebuah Perusahaan bisa
berjalan baik dan meraih tujuan yang diinginkan.
e) Delegate’s Management : menjalin kesepakatan kpeada utusan atau perwakilan dalam
suatu bidang tertentu
f) Entertainment Management : mengkoordinasikan semua pelaksanaan kegiatan kepada
semua pihak entertain (talent/pengisi acara)
g) Financial Management bertanggung jawab untuk membantu perencanaan bisnis dan
pengambilan keputusan dengan memberi nasihat keuangan yang sesuai.
h) Communication Management : bertanggung jawab untuk menjaga nama baik
perusahaan dan mempertahankan hubungan baik dengan pihak-pihak yang penting bagi
bisnis.
i) Tours & Travel management : mengkoordinasikan penyelenggaraan transportasi dan
akomodasi.

4.

a) Event Budgeting adalah proses mempersiapkan anggaran dana yang kira-kira akan di
keluarkan di pada suatu event tertentu.
b) Expenses adalah penurunan nilai berupa pengeluaran dana atau penyusutan nilai pada
barang.
c) Revenue adalah pendapatan yang diterima oleh suatu event dari sebuah penjualan
produk atau jasa dalam periode tertentu.
d) Fixed Costs adalah biaya yang tidak berubah seiring dengan kenaikan atau penurunan
jumlah barang atau jasa yang diproduksi atau dijua
e) Variable costs adalah biaya yang berubah sebanding dengan hasil produksi.
 f) Nett profit adalah nilai keuntungan atau kelebihan pendapatan dari aktivitas dalam
suatu periode tertentu.
g) Cash in and cash out :
• Cash in adalah uang yang masuk/ uang yang diterima dari event yang dilakukan
• Cash out adalah uang yang keluar untuk menunjang suatu kegiatan.
h) Financial Reports adalah uatu laporan keuangan yang ditambah dengan informasi-
informasi lain yang berhubungan, baik itu yang langsung maupun yang tidak langsung .

5.

a. Yang harus ada dalam proposal sponsor yaitu:

• Latar belakang, yaitu penjelasan tentang konferensi yang diadakan.
• Tujuan kegiatan, yaitu penjelasan tentang tujuan dari diadakannya konferensi
ini.
• Bentuk kegiatan, yaitu penjelasan tentang bentuk kegiatan yang akan
dilaksanakan.
• Penyelenggara, yaitu siapa atau organisasi apa yang menyelenggarakan
konferensi ini.
• Susunan kepanitiaan, yaitu siapa dan apa saja divisi yang bersangkutan dan
nama-nama yang akan bertanggung jawab di setiap divisi.
• Rencana anggaran, yaitu penjelasan tentang berapa anggaran yang kita perlukan
agar pihak sponsor dapat membaca apa dan berapa anggaran yang kita
butuhkan.
b. Bentuk Sponsor yang biasanya diberikan oleh sponsor yaitu :
Bentuk sponsorship yang biasanya diberikan yaitu dapat berupa merchandise atau
berupa finansial (uang). Ada juga orang yang menawarkan paket- paket yang dimana
paket tersebut menawarkan berbagai hal sesuai dengan tingkatan. Contohnya seperti
tingkatan gold sampai perunggu. Paket-paket tersebut memiliki perbedaan di setiap
tingkatnya, semakin tinggi tingkatnya, semakin banyak manfaat yang kita dapatkan.
c. Alasan para sponsor untuk mau menjadi sponsor pada kegiatan koferensi adalah :
• Pihak sponsor ingin membangun citra merek produk dan perusahaan.
• Pihak sponsor ingin mempromosikan merek produk dan perusahaan.
• Pihak sponsor ingin mendapatkan pemasaran/promosi dari event yang akan
diselenggarakan.
 • Pihak sponsor ingin menjalin hubungan dengan konsumen secara langsung
melalui event ini.
• Pihak sponsor ingin membangun kesadaran merek produk mereka (Brand
Awareness)
d. Yang diinginkan oleh pihak sponsor untuk mensponsori kegiatan konferensi yaitu :
• Membangun popularitas dan citra atas suatu merek.
• Meningkatkan angka penjualan dan keuntungan dagang
• Menjadi salah satu wadah untuk membentuk kemitraan dan jaringan strategis.
e. Yang bisa menjadi sponsor kegiatan yaitu siapa saja bisa menjadi sponsor dalam suatu
kegiatan dengan syarat memenuhi persyaratan yang sudah dibuat oleh kedua belah
pihak.

6. Virtual Conference adalah pertemuan orang-orang di berbagai lokasi sehingga dapat bertemu
secara virtual dan melakukan bisnis. Virtual Conference memungkinkan peserta dari jarak jauh
atau bahkan dari belahan bumi yang lain, untuk mengakses pertemuan dan acara langsung dari
tempat masing-masing menggunakan komputer atau perangkat lainnya. Tahapan-tahapan
penyelenggaraan internasional virtual conference :

a). Menentukan Topik.

b). Memilih Perangkat Penunjang.

c). Merancang Materi yang Akan Disampaikan.

d). Menentukan Waktu Pelaksanaan.

e). Mempromosikan Virtual Conference.

f). Mempersiapkan Rencana Cadangan.

g). Evaluasi