NAMA : SUPENDI

JABATAN : PENGADMINISTRASIAN UMUM (SATUAN POLISI

PAMONG PRAJA KABUPATEN TANGERANG)

i
 KATA PENGANTAR

Puji syukur kehadirat Tuhan Yang Maha Esa atas segala rahmat-Nya
sehingga makalah yang berjudul “Persyaratan Personel Administrasi” dapat
tersusun hingga selesai. Tidak lupa saya juga mengucapkan banyak terimakasih
atas bantuan dari pihak yang telah berkontribusi dengan memberikan sumbangan
baik materi maupun pikirannya.
Dan harapan saya semoga makalah ini dapat menambah pengetahuan dan
pengalaman bagi para pembaca, Untuk ke depannya dapat memperbaiki bentuk
maupun menambah isi makalah agar menjadi lebih baik lagi.
Karena keterbatasan pengetahuan maupun pengalaman saya, saya yakin
masih banyak kekurangan dalam makalah ini, Oleh karena itu saya sangat
mengharapkan saran dan kritik yang membangun dari pembaca demi
kesempurnaan makalah ini.

Tangerang, 18 November 2021

Penulis

ii
 DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR........................................................................... i
DAFTAR ISI.......................................................................................... ii
BAB I PENDAHULUAN...................................................................... 1
1.1 Latar Belakang........................................................................... 1
1.2 Rumusan Masalah...................................................................... 1
1.3 Ruang Lingkup........................................................................... 2
1.3 Tujuan........................................................................................ 2
BAB II PEMBAHASAN....................................................................... 3
2.1 Pokok Permasalahan….............................................................. 3
2.2 Landasan Teori........................................................................... 3
2.3 Solusi Penyelesaian Masalah..................................................... 10
BAB III PENUTUP............................................................................... 10
3.1 Kesimpulan................................................................................ 10
3.2 Saran........................................................................................... 10
DAFTAR PUSTAKA ........................................................................... 11

iii
 BAB I
PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Proses administrasi adalah kegiatan yang ada di dalam lembaga
pemerintahan atau kantor (Satuan Polisi Pamong Praja) dengan mengaktifkan
sumber daya manusia dan materi yang tersedia secara efektif untuk mencapai
tujuan lembaga pemerintahan atau kantor (Satuan Polisi Pamong Praja). Jadi suatu
lembaga pemerintahan atau kantor (Satuan Polisi Pamong Praja) tidak mungkin
bekerja dengan baik tanpa ada proses administratif yang baik pula. Namun proses
administratif hanya mungkin berjalan baik bila tersedia sumber daya manusia
yang baik dan profesional dalam bidang-bidang tugas yang ada dalam lembaga
pemerintahan atau kantor (Satuan Polisi Pamong Praja).
Didalam suatu kerjasama terkandung berbagai kegiatan adiministrasi yaitu
kegiatan-kegiatan perencanaan, pengorganisasian, penggerakkan, dan pengawasan
dengan memadukan sumber daya manusia dan sumber daya lain yang dimiliki
lembaga pemerintahan atau kantor (Satuan Polisi Pamong Praja) dalam mencapai
tujuan yang ditetapkan sebelumnya.
Dalam artian secara sempit, administrasi dapat dipandang sebagai segala
kegiatan pencatatan secara tertulis dan penyusunan sistematisdan seluruh
informasi yang ada agar mempermudah memperoleh rangkuman informasi dari
seluruh kegiatan dan keadaan yang tengah berlangsung dalam sebuah lembaga
pemerintahan kantor (Satuan Polisi Pamong Praja). Kegiatan dalam administrai
ini sendiri meliputi serangkaian aktivitas menghimpun, mencatat, mengolah,
mengadakan, mengirim dan penyimpan keterangan-keterangan yang
diperlukandalam setiap kerja sama. Sementara dalam artiannya secara luas,
administrasi dapat dipandang sebagai keseluruhan proses kerja sama antara dua
orang tau lebih secara rasional dalam rangka mencapai tujuan secara efektif.

1.2 Rumusan Masalah

Adapun yang menjadi rumusan masalah atau yang menjadi bahasan dalam
makalah ini adalah:

1
 1. Apa pengertian perosonel administrasi ?
2. Apa persyaratan personel administrasi ?

1.3 Ruang Lingkup

1.4 Tujuan
Adapun yang menjadi tujuan dari penyusunan makalah ini adalah,
1. Untuk mengetahui pengertian personel administrasi.
2. Untuk mengetahui persyaratan personel administrasi.

2
 BAB II
PEMBAHASAN

2.1 Pokok Permasalahan

Sebuah lembaga pemerintahan atau kantor (Satuan Polisi Pamong Praja)
atau perusahaan umumnya telah menentukan siapa saja pihak yang
bertanggung jawab atau suatu tugas ataupun pekerjaan yang harus
diselesaiakan. Pihak yang bertanggung jawab atas suatu tugas atau pekerjaan
dalam lembaga pemerintahan atau kantor (Satuan Polisi Pamong Praja) /
perusahaan lazim dikenal dengan sebutan personel.
Istilah personel atau sering disebut juga personil merupakan sebutan lain
untuk menyebut pegawai atau staf lembaga pemerintahan atau kantor (Satuan
Polisi Pamong Praja) / perusahaan. Personel kantor dapat diartikan sebagai
pegawai yang bekerja di lingkungan perusahaan atau perkantoran, baik kantor
pemerintah maupun milik swasta, dan mendapatkan imbalan jasa nerupa gaji
dan tunjangan.
Pada sebuah perusahaan, personel terbagi ke dalam beberapa jenjang,
misalanya jenjang manajerial, staf ahli, staf kantor/pegawai, dan administrasi.
Keberadaan personel kantor sangat vital di lingkungan perushaan karena
dapat membantu perusahaan mencapai tujuan yang diinginkan. Pada lembaga
pemerintahan atau kantor (Satuan Polisi Pamong Praja) atau perusahaan,
personel administrasi juga turut menjadi pemegang peranan penting.
Personel administrasi adalah staf atau pegawai yang bertugas untuk
menjalankan tugas-tugas administrasi di lembaga pemerintahan atau kantor
(Satuan Polisi Pamong Praja) atau perusahaan. Selain menjalankan tugas-
tugas administrasi, personel administrasi juga berperan dalam proses
penetapan langkah dan kebijakan yang nantinya akan dijalankan di
perusahaan yang bersangkutan.

3
No Nama Jabatan Tugas pokok / Ikhtisar
. Pelaksana Jabatan
1 2 3 4
1 PENGADMINISTRAS Melakukan kegiatan yang
I UMUM meliputi penerimaan, pencatatan
dan pendokumentasian di bidang serta dokumen
ketatausahaan, keuangan,
kerumahtangaan dan tugas
lainnya sesuai prosedur dan
ketentuan yang berlaku dalam
rangka pelaksanaan tugas.
4
Uraian Tugas
a. Menerima, mencatat,
dan menyortir surat
ketatatusahaan,
membantuadministrasi
kepegawaian,
keuangan,
kerumahtangaan dan
tugas lainnya dahkan
pencarian;
b. memberi lembar
pengantar pada surat –
suratatau dokumen
ketatausahaan,
membantu administrasi
kepegawaian,
keuangan,
kerumahtangaan dan
tugas lainya sesuai
dengan prosedur dan
ketentuan yang berlaku
untuk memudahkan
pengendalian;
c. mengelompokan
surat atau dokumen
ketatausahaan,
membantu administrasi
kepegawaian,
keuangan,
 kerumahtangaan dan
tugas lainnya menurut
jenisdan sifatnya sesuai
dengan prosedur dan
ketetntuan yang berlaku
untuk memudahkan
pendistribusian;
d. Mendokumentasikan
surat ketatatusahaan,
membantu administrasi
kepegawaian,
keuangan,
kerumahtangaan dan
tugas lainnya sesuai
dengan prosedur dan
ketetuan yang berlaku
agar tertib administrasi;
e. Membuat laporan
hasil pelaksanaan tugas
sesuai dengan prosedur
yang berlaku sebagai
bahan evalusai dan
pertanggungjawaban;
dan
f. Melaksanakan tugas
kedinasan lainnya yang
diberikan oleh
pimpinan baiksecara
lisan maupun tertulis.

5
2.2 Landasan Teori
Dalam proses rekrutmen pegawai, setiap kantor tentu memiliki persyaratan
tersendiri yang harus dipenuhi oleh setiap pelamar yang nantinya akan
menjadi personel kantor. Personel administrasi umumnya harus memenuhi
persyaratan-persyaratan sebagai berikut :

1. Persyaratan Pengetahuan
Untuk menjadi personel administrasi suatu lembaga pemerintahan atau
kantor (Satuan Polisi Pamong Praja) atau perusahaan, hal pertama yang
diharapkan ada dalam diri calon personel adalah pengetahuan. Pengetahuan
yang diharapkan ada dalam diri calon personel dapat digolongkan menjadi
dua, yakni pengetahuan umum yang diperoleh melalui pendidikan formal dan
nonformal, serta pengetahuan terkait bidang pekerjaan yang nantinya akan
menjadi tanggung jawab si calon personel. Umumnya, lembaga pemerintahan
atau kantor (Satuan Polisi Pamong Praja) atau perusahaan menetapkan
standar pengetahuan umum melalui tingkat pendidikan formal si calon
personel, tepatnya pendidikan terakhir, seperti tingkat sekolah menengah
(SMA atau SMK) dan tingkat pendidikan tinggi (D3, S1, dan S2). Bukti
pendidikan formal dapat dilihat melalui ijazah, transkrip nilai, atau sertifikat
yang dimiliki calon personel. Bukti pendidikan nonformal, seperti sertifikat
kursus dan pelatihan, juga dapat dilampirka calon personel sebagai bahan
pertimbangan perusahaan.

2. Persyaratan Potensi
Potensi merupakan kemampuan yang menjadi kekuatan pribadi yang
dimiliki oleh setiap individu. Potensi diri dapat merupakan bawaan lahir
(genetik) ataupun diperoleh berdasarkan pengalaman dan pelajaran yang
diterima seseorang dalam hidupnya. Potensi diri dibedakan rnenjadi dua,
yakni potensi fisik dan potensi nonfisik.
a. Potensi fisik adalah kekuatan pribadi yang berwujud kondisi fisik atau
jasmani. Potensi fisik meliputi ha!-hal berikut.

6
 1) Penarnpilan fisik dan rupa wajah, misalnya wajah yang cantik atau
tampan, serta tubuh yang tergolong tinggi dan gagah.
2) Kualitas indra (kemampuan melihat, mendengar, meraba, dan
mencium) yang tergolong baik ataupun sebaliknya.
3) Daya tahan tubuh, misalnya tubuh yang sehat, segar, bugar, kuat, dan
kesehatan yang baik secara umum ataupun sebaliknya.
b. Potensi nonfisik adalah kekuatan pribadi yang meliputi kecerdasan
intelektual (intelligence quotient/IQ), kecerdasan emosional (emotional
quotient/EQ), kecerdasan spiritual (spiritual quotient/SQ), dan kecerdasan
sosial (social quotientl SQ). Berikut adalah penjelasannya.
1) Kecerdasan intelektual (intelligence quotient/IQ)
Menurut Marthen Pali, intelegensi adalah keseluruhan kemampuan
individu untuk berpikir dan bertindak secara terarah, serta mengolah
dan menguasai Iingkungan secara efektif.
2) Kecerdasan Emosional ( emotional quotien/EQ)
Menurut Daniel Goleman, EQ adalah kemampuan individu untuk
mengenali emosi ( perasaan ) diri sendiri dan emosi orang lain,
motivasi diri sendiri, serta mengelola emosi itu dengan baik pada diri
sendiri dan dalam hubungannya dengan orang lain. Ciri-ciri seseorang
dengan kecerdasan emosional adalah sebagai berikut :
a) Dapat memotivasi diri sendiri dan orang lain.
b) Tidak mudah stress dan frustasi saat menghadapi masalah
c) Dapat mengatur dan mengendalikan suasana hati.
d) Mudah berempati.
3) kecerdasan Spiritual ( Spiritual Quotient / SQ)
Kerdasan spiritual merupakan kepekaan batin seseorang untuk melihat
antara sesuatu yang baik dan seseorang untuk melihat anatara sesuatu
yang baik dan sesuatu yang buruk. Ciri-ciri seseorang yang
mempunyai kecerdasan spiritual adalah :
a) Pantang menyerah dan tidak mudah berputus asa
b) Bersifat optimis dan penuh asa
c) Memiliki sifat tenang

7
 d) Menganggap bahwa dirinya adalah milik tuhan
e) Selalu berserah dari dan berdoa.
4) Kecerdasan sosial ( social quotient/SQ)
Kecerdasan sosial merupakan kesuksesan seseorang dalam bergaul
dan berinteraksi sosial. Ciri-ciri orang yang memiliki kecerdasan
sosial adalah :
a) Mempunyai kepekaan sosial
b) Mampu berkomunikasi dengan baik terhadap orang lain.
c) Mempunyai perasaan empati terhadap orang lain
d) Mempunyai pengertian/pemahaman terhadap orang lain.

3. Persyaratan Ketrampilan
Seorang personel kantor tentu dituntut untuk dapat melaksanakan
semua tugas dan pekerjaan yang dibebankan kepadanya dengan baik,
tepat, dan efisien. Seorang personel administrasi dinyatakan terampil
bekerja apabila ia mampu melaksanakan tugas-tugas pelayanan yang
mencakup enam pola kegiatan dengan baik, yakni sebagai berikut.
a. Menghimpun
Kegiatan menghimpun meliputi kegiatan mencari, mengusahakan, dan
méngumpulkan semua data atau keterangan-keterangan yang
berhubungan dengan pekerjaan kantor. Data tersebut dihimpun
berdasarkan tiga rentang waktu, yakni sejak data tersebut belum ada,
ketika data tersebut sudah ada, tetapi masih berserakan (belum
terhimpun), serta ketika data tersebut telah terhimpun dan siap
digunakan.
b. Mencatat
Kegiatan mencatat meliputi pencatatan data atau keterangan terkait
pekerjaan secara manual dengan menggunakan alat tulis.
c. Mengolah
Kegiatan mengolah meliputi pengelolaan data atau keterangan terkait
pekerjaan yang ditangani dengan menggunakan peralatan tertentu.
d. Menggandakan

8
 Kegiatan menggandakan meliputi tugas memperbanyak data atau
keterangan terkait pekerjaan dengan menggunakan peralatan tertentu
sehingga mencapai jumlah yang diperlukan.
e. Mengirim
Kegiatan mengirim merupakan kegiatan menyampaikan data atau
keterangan-keterangan dengan menggunakan jasa perantara, misalnya
kurir, pos, atau agen, dari satu pihak ke pihak lainnya.
f. Menyimpan
Kegiatan menyimpan adalah kegiatan meletakkan suatu data atau
peralatan tertentu yang berkaitan dengan pekerjaan kantor di suatu
tempat tertentu yang relatif aman dari risiko kehilangan atau
kerusakan.
Seorang personel administrasi dapat dikatakan terampil jika ia mampu
bekerja dengan standar mutu, jumlah, dan waktu yang ditetapkan
perusahaan ketika menyelesaikan tugas-tugasnya.

4. Persayatan Kepribadian
Kepribadian dapat diartikan sebagai keseluruhan watak dan sifat
seseorang yang terwujud melalui sikap dan tingkah laku. Terdapat
beberapa faktor pembentuk kepribadian, yakni faktor biologis, faktor
budaya dan peradaban, faktor keluarga, serta faktor sosial dan lingkungan.
Berikut adalah penjelasannya.
a. Faktor biologis, yakni faktor kelahiran manusia dan hubungan
sedarah. Faktor biologis memberikan peranan penting dalam
membentuk otot, pembentukan kerangka, perawakan tinggi- pendek,
anggota tubuh dan fungsinya, warna kulit, gerakan refleksi tubuh,
serta kemampuan nalar, seperti kecerdasan, kemampuan berpikir,
beranalisis, dan kemampuan daya insting.
b. Faktor budaya dan peradaban, yakni faktor sejarah hidup manusia di
dalam peradaban dan kebudayaan, yang menyangkut kumpulan nilai-
niiai, konsep-konsep, pengetahuan, dan kebiasaan manusia dalam

9
 hidup bermasyarakat. Nilai-nilai budaya memberikan peran besar
dalam mernbentuk kepribadian seseorang.
c. Faktor keluarga, yakni keluarga sebagai fondasi dasar dalam
membentuk kepribadian seseorang, Seseorang belajar mengenai cara
berinteraksi melalui keluarga, begitu pula dengan adat-istiadat,
kebiasaan, norma, etika, dan nilai-nilai kehidupan.
d. Faktor sosial dan lingkungan, yakni keadaan sosial dan lingkungan
yang berpengaruh cukup kuat dalam membentuk kepribadian.
Terkadang, seseorang yang memiliki sifat dasar baik, tetapi keadaan
lingkungan sosialnya kurang baik, kemudian membuat orang tersebut
turut memiliki kepribadian yang kurang baik.

Hipprocrates membagi kepribadian menjadi empat kategori, yakni

sanguinel sanguinis (extrovert feeling), choleric/koleris (extroverr
thinking), melancholy/melankolis (introvert thinking), dan phlegmaticl
plegmatis (introvert feeling). Berikut adalah penjeiasan terkait kategori
kepribadian tersebut.
a. Sanguine/sanguinis (extrovert feeling)
Seseorang dengan tipe kepribadian sanguinis umumnya memiliki sifat
selalu optimis, banyak bicara, selalu terlihat gernbira, dan terus terang
dalam mengutarakan pemikirannya.
b. Choleric/koleris (extrovert thinking)
Seseorang dengan tipe kepribadian koleris memiliki sifat disiplin,
pekerja keras, ambisius dan berkemauan keras, serta memiliki
tanggung jawab yang tinggi.
c. Melancholy/melankolis
Kepribadian melancholy atau melankolis tampak pada seseorang yang
memiliki sifat pemikir. Keunggulan seseorang dengan kepribadian
melankolis adalah tekun dalam bidang yang digeluti, memiliki sifat
sistematis dan penuh analisis, bercita-cita tinggi, kreatii, memiliki
bakat khusus, dan memiliki perasaan yang peka.
d. Phlegmatic/plegmatis (introvert thinking)

10
 Seseorang dengan tipe kepribadian plegmatis umumny memiliki sifat
yang tertutup atau introvert. Dengan demikian, kepribadian plegmatis
dapat dikatakan sebagai lawan dari kepribadian koleris dan sanguinis
yang Iebih terbuka.
Tipe-tipe kepribadian seperti yang diuraikan di atas baru akan diketahui
setelah berinteraksi. Namun, ada pula penanda kepribadian berupa ciri
khas yang dapat diketahui sebelum interaksi diiakukan. Ciri khas
kepribadian yang mudah dikenali biasanya rnencakup hal-hal berikut.
1) Cara berbicara dan cara berjalan
2) Sikap badan pada saat duduk
3) Cara berbusana
4) Sifat bersih dan rapi
5) Sifat yang berkaitan dengan menjaga kesehatan diri
6) Kemampuan dan ketrampilan dalam bekerja
7) Sifat agamais.
Syarat-syarat kepribadian yang diperlukan oleh seorang pers nel
administrasi adalah sebagai berikut
1. Loyalitas, yaitu kesetiaan terhadap perusahaan dan pekerjaannya sehingga
tercipta sense of belonging, atau rasa memiliki dan saling menjaga. Selain
itu, loyalitas juga menumbuhkan motivasi bagi pegawai untuk_terus
membela nama baik perusahaan.
2. Tekun dan rajin, yaitu setiap tugas dan pekerjaan yang diberikan selalu
dikerjakan dengan sungguh-sungguh, cermat, dan teliti. Apabila penanganan
pekerjaan tidak dilakukan dengan tekun dan sungguh-sungguh,
kemungkinan besar pekerjaan tersebut tidak dapat selesai dengan baik.
Akibatnya, hal tersebut turut membawa kerugian bagi perusahaan.
3. Kesabaran. Sabar tidak selalu diidentikkan dengan lamban. Sabar sebagai
syarat kepribadian personel administrasi bermakna teliti dalam pekerjaan,
tidak cepat putus asa ketika menemukan kesulitan, serta ulet dalam
melaksanakan setiap pekerjaan yang diberikan kepadanya.
4. Kerapian. Seorang personel administrasi harus memiliki sikap rapi, yakni
dapat menyelesaikan pekerjaan dengan baik, tertata rapi, dan tidak

11
 berantakan atau acak-acakan. Kerapian seorang personal administrasi tidak
hanya terkait rnasalah pekerjaan, tetapi juga lingkungan tempat kerja dan
hal-hal yang bersifat fisik, seperti cara berpakaian.
5. Dapat menyimpan rahasia. Seorang personel administrasi yang baik dan
bertanggung jawab adalah personel yang dapat menjaga dan menyimpan
rahasia perusahaan. Kebocoran rahasia perusahaan dapat menimbulkan
kerugian besar, baik bagi perusahaan maupun pihak yang membocorkan,
terlebih jika kebocoran tersebut sampai diketahui oleh perusahaan pesaing.

2.3 Solusi Penyelesaian Masalah

12
 BAB III
PENUTUP

3.1 Kesimpulan
Personel administrasi adalah staf atau pegawai yang bertugas untuk
menjalankan tugas-tugas administrasi di lembaga pemerintahan atau kantor
(Satuan Polisi Pamong Praja) atau perusahaan. Selain menjalankan tugas-
tugas administrasi, personel administrasi juga berperan dalam proses
penetapan langkah dan kebijakan yang nantinya akan dijalankan di
perusahaan yang bersangkutan.

3.2 Saran
Sebagai seorang siswa yang pada nantinya mungkin akan menjadi
personal administrasi berusahalah untuk belajar dan belajar lagi lebih giat
dalam memahami dan mendalami administrasi sarana dan prasarana demi
terwujudnya tujuan dari lembaga pemerintahan atau kantor (Satuan Polisi
Pamong Praja)/perusahaan. Agar kita tidak ketinggalan maka kita harus aktif
mengikuti perkembangan ilmu pengetahuan yang semakin lama semakin
berkembang seiring dengan perkembangan zaman supaya tidak gaptek (gagap
teknologi).

13
 DAFTAR PUSTAKA

Sri Endang R., Sri Mulyani, Suyetty.  2018. Administrasi Umum. Jakarta: Erlangga

14