El Rol Estratégico de los

Sistemas de Información

Ing. Armando García Hernández

 Aplicaciones de sistemas clave en la
organización (1)
Puesto que en una organización
hay diferentes intereses,
especialidades y niveles, hay
diferentes clases de sistemas.

No existe un solo sistema que

pueda proporcionar toda la
información que una
organización necesita

Cuatro tipos principales de

sistemas de información sirven a
los diferentes niveles de una
organización :

1. Sistemas en el nivel operativo

2. Sistemas en el nivel de
conocimientos.
3. Sistemas en el nivel de
administración.
4. Sistemas en el nivel
estratégico
Ing. Armando García Hernández
DIFERENTES CLASES DE
SISTEMAS
 1. Sistemas en el Nivel Operativo
Apoyan a los administradores operativos
siguiendo la pista a las actividades y
transacciones elementales de la
organización (ventas, recibos, depósitos
de efectivo, nomina y flujo de materiales
en una fabrica).
El propósito principal de los sistemas
en este nivel es contestar a preguntas de
rutina y rastrear el flujo de transacciones
a través de la organización.

¿ Cuántos artículos hay en el
inventario ?

¿ Qué sucede con el pago del señor
González ?
Para contestar este tipo de preguntas, la
información generalmente de fácil
acceso, actualizada y exacta.
Ejemplos de S.I. Operativos :

Sistema para registrar depósitos
bancarios efectuados en cajeros
automáticos.

Sistema que lleva la cuenta del
numero de horas que han trabajado
cada día los empelados de una planta
Ing. Armando García Hernández
2. Sistemas en el Nivel de Conocimientos
Apoyan a los trabajadores de
conocimientos y datos de una
organización.

El propósito de estos sistemas es :

Ayudar a la empresa a
descubrir. organizar e integrar
conocimientos nuevos del
negocio.

Ayudar a la organización a
controlar el flujo de
documentos.

Los sistemas en el nivel de

conocimientos son las aplicaciones
que crecen mas rápidamente en los
negocios hoy en día. Se encuentran
en forma de :

Herramientas de colaboración,

Estaciones de trabajo.

Sistemas de oficina.

Ing. Armando García Hernández

 3. Sistemas en el Nivel de Administración
Están diseñados para servir a las actividades de seguimiento,
control, toma de decisiones y administración de los administradores
de nivel medio.
La pregunta principal que tratan de contestar estos sistemas es :

¿ Están funcionando bien las cosas ?

Por lo regular proporcionan informes periódicos, en lugar de información

instantánea acerca de las operaciones

Algunos sistemas apoyan la toma de decisiones NO rutinarias y

suelen centrarse en decisiones menos estructuradas, para los cuales los
requisitos de información NO siempre están claros.

Estos sistemas a menudo contestaran preguntas del tipo :

¿ Qué sucedería si ?

¿ Qué impacto tendrá sobre los programas de producción una
duplicación de las ventas en el mes de diciembre ?

¿ Como cambiaria nuestro rendimiento de la inversión si el programa
de una fabrica se retrasa seis meses ?
Las respuestas a estas preguntas a menudo requieren nuevos datos
externos a la organización, así como datos internos que NO pueden
extraerse de los sistemas existentes en el nivel operativo.
Ing. Armando García Hernández
 4. Sistemas en el Nivel Estratégico

Ayudan a los administradores de nivel superior (o alta gerencia) a abordar y

resolver cuestiones estratégicas y tendencias a largo plazo, tanto en la
compañía como en su entorno exterior.

Su preocupación principal es la congruencia entre los cambios del entorno exterior y

las capacidades actuales de la organización.

¿ Qué niveles de empleo habrá dentro de cinco años ?

¿ Qué tendencias de costos a largo plazo prevalecen en la industria, dónde
encaja la compañía ?

¿ Qué productos se deberán estar haciendo dentro de cinco años ?

Ing. Armando García Hernández

Aplicaciones de sistemas clave en la
organización (2)
Los sistemas de información también
se pueden diferenciar por su
especialidad funcional.

Las principales funciones de la

organizaciones , como ventas y
marketing, producción, finanzas,
contabilidad y recursos humanos,
cuentan con sus propios sistemas de
información.

En las organizaciones grandes,

subfunciones de estas funciones
principales tamben tienen sus
propios sistemas de información.

Por ej. La función de producción

podría tener sistemas para :
 El control de inventarios
 El control de procesos
 Mantenimiento de la planta.
 planificación de necesidades
de materiales.
Ing. Armando García Hernández
Aplicaciones de sistemas clave en la
organización (3)
Una organización típica cuenta con
sistemas en los niveles operativo, de
administración, de conocimientos y
estratégico, para cada área
funcional. Por ej. :

La función de ventas suele tener
un sistema de ventas en el
nivel operativo para registrar
las cifras diarias de ventas y
procesar pedidos.

Un sistema en el nivel de
conocimientos donde diseña
exhibiciones promocionales para
los productos de la empresa.

Un sistema en el nivel de
administración donde rastrea
las cifras de ventas mensuales
por territorio de ventas y señala
los territorios en las que las
ventas exceden o no llegan a
niveles esperados.

Un sistema para pronosticar las
tendencias de ventas en un
periodo de cinco años sirve al
nivel estratégico.
Ing. Armando García Hernández
Aplicaciones de sistemas clave en la
organización (4)
Las distintas organizaciones tienen
diferentes sistemas de información
para las mismas áreas funcionales.

Puesto que NO hay organizaciones

que tengan exactamente los mismos
objetivos, estructuras o intereses,
los sistemas de información deben
crearse a la medida de las
necesidades únicas de cada una.

NO existe un sistema de
información universal que
encaje en todas las organizaciones.
Cada una de ellas hace el trabajo de
forma un poco distinta.

Así pues, los sistemas de

información pueden clasificarse por :

Especialidad funcional.

O por el nivel de la
organización al que sirven.
Ing. Armando García Hernández
TIPOS PRINCIPALES DE
SISTEMAS
 Tipos de Sistemas
Se construyen sistemas de información para servir a cada uno de los niveles. A
continuación se describen las categorías de sistemas que sirven a cada nivel de
la organización.

Nivel Operativo.
 TPS (Transaction Processing Systems) : Sistemas de Procesamiento de
Transacciones.

Nivel de Conocimientos.
 KWS (Knowledge Work Systems) : Sistemas de Trabajo de Conocimientos.
 OAS (Office Automation Systems) : Sistemas de Automatización de
Oficinas.

Nivel de Administración.
 MIS (Management Information Systems) : Sistemas de Información
Gerencial.
 DSS (Decision Support Systems) : Sistemas de Apoyo a Decisiones.

Nivel estratégico.
 ESS (Executive Support Systems) : Sistemas de Apoyo a Ejecutivos.

A su vez, los sistemas que suelen tener las organizaciones están diseñados para
servir a cada una de las principales áreas funcionales (ventas, marketing,
producción, finanzas, contabilidad, recursos humanos, etc.
Ing. Armando García Hernández
 Sistemas de Procesamiento de Transacciones
(TPS)
Es un sistema computarizado que efectúa y registra las transacciones diarias
rutinarias, necesarias para la marcha del negocio. Cómo ejemplos podemos citar
algunos sistemas :

Captura de pedidos.

Reservaciones de un hotel.

Nomina.

Expedientes de empleados.

Embarques.

Todas las organizaciones tienen estos cinco tipos de TPS, aunque los sistemas sean
manuales (Ventas y marketing, Producción, Finanzas, Contabilidad y Recursos
Humanos).
Los sistemas de procesamiento de transacciones suelen ser tan cruciales para
un negocio que un fallo de TPS durante unas cuantas horas puede ser la perdición
de una compañía y quizá de otras ligadas a ellas.
Los TPS apoyan a casi todas las funciones de negocios en la mayor parte de las
organizaciones. Dentro de cada una de estas funciones principales hay subfunciones
(para cada una de ellas hay un sistemas de aplicación principal.)
Los administradores necesitan TPS para vigilar la situación de las operaciones
internas y las relaciones de la compañía con el entorno exterior . Los TPS también
son importantes productores de información para los demás tipos de sistemas.
Ing. Armando García Hernández
Sistemas de Trabajo de Conocimientos
(KWS)
En general los trabajadores de
conocimientos son personas
que poseen grados
universitarios formales y a
menudo cuentan con una
profesión reconocida, como
ingenieros, doctores, abogados
y científicos.
Su trabajo consiste
primordialmente en crear
nueva información y
conocimientos.
Ej., un KWS como una estación
de trabajo de diseño científica
o ingeniería, promueve la
creación de conocimientos
nuevos y asegura que tanto
estos como la pericia técnica
se integren debidamente en el
negocio.
Ing. Armando García Hernández
 Sistemas de Automatización de Oficinas
(OAS)
Los sistemas de automatización de oficinas ayudan sobre todo a los
trabajadores de datos.
Un OAS es una aplicación de tecnología de información diseñada para
aumentar la productividad de los trabajadores de datos en la
oficina, apoyando las actividades de coordinación y comunicación de la
oficina típica.
Los trabajadores de datos por lo regular tienen una educación menos
formal y avanzada y suelen procesar información, más que crearla.
Estos trabajadores son primordialmente secretarias, contadores, archivistas
o administradores, cuyas principales tareas consisten en usar, manipular
o diseminar información.
Los OAS coordinan a diversos trabajadores de información, unidades
geográficas o áreas funcionales : Ej., los sistemas se comunican con los
clientes, proveedores y otras organizaciones externas a la compañía, y
sirven como centro de distribución de información y flujos de
conocimientos.
Los sistemas típicos de automatización de oficinas manejan y controlan
documentos (mediante procesamiento de textos, autoedición y archivado
digital), programan actividades (mediante calendarios electrónicos) y
comunican (a través de correo electrónico, correo de voz o
videoconferencias)
Ing. Armando García Hernández
 Sistemas de Información Gerencial
(MIS)
Los MIS sirven al nivel de administración de la organización
proporcionando a los administradores informes y, en algunos casos,
acceso en línea a los registros de desempeño actuales e históricos de la
organización.
Por lo general, estos sistemas están orientados de forma casi exclusiva a
sucesos internos, NO del entorno, NI externos.
Los MIS sirven primordialmente a las funciones de planificación, control
y toma de decisiones en el nivel de administración. En general,
dependen de sistemas de procesamiento de transacciones (TPS)
subyacentes para obtener sus datos.
Los MIS resumen y preparan informes acerca de las operaciones
básicas de la compañía.
Los datos de transacciones básicos de los TPS se comprimen y por lo
regular se presentan en informes largos , en fechas preestablecidas.
Por lo general, los MIS sirven a los administradores interesados en
resultados semanales, mensuales o anuales – NO actividades
cotidianas – y suelen contestar a preguntas estructuradas que se conocen
con mucha antelacion.
Estos sistemas generalmente son poco flexibles y tienen una
capacidad analítica reducida; casi todos utilizan rutinas sencillas como
resúmenes y comparaciones, NO modelos matemáticos avanzados, Ni
técnicas estadísticas.
Ing. Armando García Hernández
 Sistemas de Apoyo a decisiones
(DSS)
Las DSS ayudan a los
administradores a tomar
decisiones que son
semiestructuradas, únicas o que
cambian rápidamente, y que no
es facil especificar por
adelantado.
Las DSS tienen que responder
con la suficiente rapidez como
para ejecutarse varias veces al
dia , cada vez que cambian las
condiciones.
Es evidente que por su diseño
las DSS tienen mayor
capacidad analitica que otro
sistemas; estan construidas
explicitamente con diversos
modelos para analizar datos, o
condensan grandes cantidades
de datos en una forma que
pueden analizar los encargados
de tomar decisiones.
Ing. Armando García Hernández
 Sistemas de Apoyo a Ejecutivos
(ESS)
Lo utilizan los administradores de nivel superior para tomar
decisiones.
Las ESS se diseñan de modo que puedan incorporar datos de
sucesos externos, como nuevas leyes fiscales o nuevos
competidores, y tambien obtienen informacion resumida de los
MIS y DSS internos.
Estos sistemas filtran, comprimen y rastrean datos cruciales,
haciendo hincapié en la reduccion de tiempo y esfuerzo que se
requieren para obtener informacion útil para los ejecutivos.
Las ESS emplean el software de graficos mas avanzado y pueden
proporcionar graficas y datos de muchas fuentes.
Entre las preguntas que un ESS puede ayudar a contestar estan
las siguientes :

¿ En que negocio conviene estar ?

¿ Que estan haciendo los competidores ?

¿ Que nuevas adquisiciones protegerían a la empresa contra las
oscilaciones ciclicas del negocio ?

¿ Que unidades se deben vender a fin de conseguir efectivo
para adquisiciones ?
Ing. Armando García Hernández
ASPECTOS (CLAVE)
GERENCIALES
 (Administración)

La clave del éxito estratégico con tecnología de información es, desde luego,
la Dirección.

Los administradores necesitan identificar la tecnología correcta para el nivel de

estrategia apropiado (de negocio, de compañía, de industria).

Los administradores deben identificar el proceso de negocios que se mejorará,

las aptitudes centrales que se fomentarán y las relaciones con otros
participantes en la industria.

Los administradores necesitan implementar cambios en los procesos de

negocios y en la tecnología de toda la organización.
Ing. Armando García Hernández
 (Organización)
En una organización hay muchos tipos de sistemas de información que
tienen diferentes propósitos, desde procesamiento de transacciones hasta
administración de conocimientos y toma de decisiones.

Cada uno de estos sistemas puede aportar una ventaja estratégica.

Cada vez mas organizaciones están reconociendo que la información es

un activo estratégico que puede convertirse en una ventaja de mercado a
largo plazo.

Ing. Armando García Hernández

(Tecnología)
La tecnología de información se
usa en los niveles de estrategia
del negocio, compañía e
industria, para lograr una ventaja
competitiva.

La tecnología sirve para

diferenciar productos existentes,
crear nuevos productos y
servicios, y nutrir aptitudes
centrales a largo plazo.

Tal vez la contribución más

importante de la tecnología en sí
sea su potencial para reducir :

Los costos de administración
dentro de la compañía

y de transacción entre las
compañías

Ing. Armando García Hernández