MATERI 1 MENGANALISISKEGIATAN MICE

Event atau perhelatan adalah pelayanan atau jasa yang unik yang
dilakukan oleh organisasi jasa, karen didalam suatu event dibutuhkan
pengaturan yang tidak hanya berbicara mengenai makanan, minumam,
jadwal acara ataupun yan g lainnya, akan tetapi memuat hampir
keseluruhan bidang jasa. Itupun tergantung terhadap jenis even yang
akan diselenggarakan. Perencenaan suatu event akan berbeda – beda
antara event yang satu dengan yang lainnya, juga mempunyai
tantangan yang berbeda pula. Perencanaan suatu eve nt adalah
kegiatan yang sangat menyenangkang yang membutuhkan kreativitas,
flexibilitas dan pribadi yang tekun bekerja. Modul ini akan menemani
anda untuk menjelajah dunia event dan berdiskusi mengenai,
perencanaan, persiapan dan pelaksanaan event secara propesional.

Banyak sekali alasan mengapa event menjadi bisnis yang berkembang

dan populer. Beberpa manfaat bisnis event bagi pelanggan;

1. Menghemat waktu dan mengurangi stress

2. Menyediakan akses kepada ketersedian kamar, tempat, lokasi dan

peralatan yang jarang dipasaran serta sulit untuk didapat oleh individo

3. Outcomenya bukan merupakan product atau layanan yang

dihasilkan oleh lingkungan rumah atau kantor pada umumnya.
Manfaat untuk industri Jasa:

1. Merupakan salah satu sumber pendapatan

2. Membuat karyawan lebih kreatif, mempunyai keterampilan dan
pengetahuan baru
 3. Membuat suatu organisasi [enyelenggara event kegiatan untuk
mempromosikan diri, dan tidak tergantung kepada tempat akan tetapi
lebih kepada suatu badan organisasi peyelenggara kegiatan.

Mempromosikan kemampuan pengetahuan dan keterampilan serta krteativitas

yang dimiliki oleh pelaku industri MICE.

1. Menetapkan tujuan dan lingkup kegiatan secara keseluruhan

Event atau dalam bahasa Indonesia bisa diartikan sebagai Perhelatan, Hajat, atau
upacara. Biasanya event ini lebih menyangkut kepada makanan, minuman dan
acara yang berlangsung dan dilakukan di rumah, walaupun kegiatan pemenuhan
makanan dan minuman secara tidak langsung dilakukan di luar rumah. Pada
perkembangannya industri event mengalami perubahan drastis. Kegiatan –
kegiatan perhelatan mulai bergeser, tidak lagi dilakukan di rumah akan tetapi
sudah mulai dilakukan di hotel, resort, restoran, auditorium dan sebagainya.
Begitupun pemenuhan makanan dan minuman mulai di sediakan oleh jasa
catering, restoran maupun hotel.

Bahkan akhir akhir ini banyak sekali tempat atau venue yang bisa dijadikan lokasi
untuk suatu event, seperti :

2. Rumah khusus untuk event (pernikahan dsb)

3. Meetings, banquets, conventions,

4. Alam Terbuka termasuk, danau, pantai, kebun binatang, taman, perkebunan

dan masih banyak lagi

5. Kendaraan/ moda transportasi – termasuk Pesawat terbang, yachts, kapal

pesiar, mobil, bus kereta api.

Ruang Lingkup

Event itu sendiri tidak terbatas kepada event formal, akan tetapi bisa saja
termasuk:

1. Festival Olah raga

2. Pesta ulang tahun
3. Khitanan.
4. 17 Agustusan
5. Pengajian
6. Dan lain-lain

Elemen yang dibutuhkan

Dalam hal ini Perencanaan konsep untuk kegiatan MICE harus

mempertimbangkan beberapa element. Element yang dibutuhkan diantaranya,
namun tidak terbatas pada:

1.Tujuan event

Tujuan event adalah tolak ukur untuk apa event tersebut dibuat, seperti halnya
suatu rapat untuk mendiskusikan dan menemukan suatu solusi utuk masalah yang
sedang dihadapi bertujuan untuk mengambil suatu keputusan. Tujuan
diadakannya pameran otomotif adalah untuk melakukan penyampaian informasi,
melakukan promosi dan melakukan penjualan di bidang otomotif.
2. Tema

Tema sangat berkaitan erat dengan tujuan event dalam mencapai suatu kesuksesan dalam pelaksanaan
event tersebut. Tujuan yang di tampilkan oleh suatu event pameran otomotif dari tahun ketahun secara
garis besar mungkin sama, yaitu penyampaian informasi, melakukan promosi dan melakukan penjualan
di bidang otomotif, akan tetapi temanya akan disesuaikan dengan trend terbaru dibidang tersebut bisa
Jadi tema untuk tahun ini ini adalah pameran otomotif yang mengusung kendaraan ramah lingkungan,
atau kendaraan low cost.

4. Data terkait event, event sejenis, event sebelumnya.

Mengapa data terkait event, data event sejenis, dan data event sebelumnya harus dipertimbangkan?
Tujuannya adalah supaya anda bisa mengevaluasi dan membandingkan event yang sudah ada dengan
yang kan direncanakan, tingkat kesuksesan event yang sama, pola persaingan sampai ke pola pemasaran
event yang akan kita rencanakan.

5. Perkembangan market/pasar terkait event yang sejenis

6. perkembangan teknologi Perkembangan teknologi sangat berpengaruh akan keberhasilan
suatu. Jika dilihat dari satu komponent saja, misalnya registrasi peserta, perkembangan
teknologi media social ataupun media elektronik berbasis internet akan berpengaru besar bisa
menjangkau target market yang diharpkan lebih luas dan lebih mudah.
Dalam dunia sekarang ini di mana waktu adalah esensi, siapa pun dapat mengambil keuntungan dari
organisasi yang menyediakan acara untuk mengatur setiap kesempatan, baik untuk bisnis atau
kesenangan. Dengan menggunakan event organizer profesional banyak organisasi, kerumitan, tanggung
jawab dan stres yang berhubungan dengan mengadakan acara yang diambil.

Sementara beberapa peristiwa tidak melibatkan katering, sebagian besar akan terdiri dari beberapa
tingkat penyediaan makanan dan minuman. Barang-barang ini dapat dibuat sepenuhnya pada acara
tersebut atau mungkin memilih untuk membawa barang-barang siap dan menempatkan sentuhan akhir
pada sekali itu tiba.

Sekali lagi, berbagai makanan dan minuman sendiri tersedia dapat bervariasi dari makanan kotak
sederhana terdiri dari sandwich, buah, kue dan minuman, hingga mewah 10 perjamuan saja, disajikan di
meja.

Di sebagian besar hotel ada area khusus untuk fungsi, yang dapat memenuhi berbagai macam kegiatan
yang terdiri dari masing-masing fungsi.

Fasilitas biasanya terdiri dari jumlah kamar yang kosong yang dapat digunakan untuk berbagai tujuan.
Selain itu, mereka dirancang dengan fleksibilitas dalam pikiran untuk memastikan bahwa mereka
memenuhi kebutuhan masing-masing fungsi. Hal ini umum untuk wilayah fungsi yang akan terdiri dari
satu area kosong besar yang dapat dibagi menjadi kamar masing-masing lebih kecil dari ukuran yang
berbeda.

Mengingat bahwa banyak daerah fungsi yang sangat sibuk, juga umum untuk berbagai fasilitas hotel
yang akan digunakan yang berkaitan dengan fungsi

Tujuan dan Ruang lingkup

Tujuan dan ruang lingkup suatu event harus di tentukan apa saja yang termasuk ruang lingkup event?
Secara garis besar ruang lingkup event adalah:

1) Bisnis atau corporate

Selain meeting bisaanya kegiatan MICE yang berhubungan dengan bisnis adalah Exhibition atau
pameran yang bertujuan untuk menjual dan mempromosikan produk barang atau jasanya. Contoh; a)
Trade show – engineering, IT etc. b) Recruitment fair c) Steam rally/agricultural show d) Model
railway/aircraft/cars e) Car boot sale – auto jumble etc.

2) Entertainment dan leisure Dewasa ini banyak sekali event yang berkaitan dengan hiburan dan leisure
ini Karena sangat erat sekali dengan dunia wisata. Even hiburan Bisa berupa event - event seni budaya,
pagelaran music, peragaan busana dll.

16 MODUL DIKLAT PKB GURU SMK USAHA PERJALANAN WISATA GRADE 5

3) Exhibition expotition dan Pameran, Pameran Mobil, furniture Exhibition.

4) Festival

5) Meeting dan convention

6) Kompetisi Olah Raga

Kompetisi olah raga biasanya banyak memanfaatkan jasa pemasok yang banyak. Olah raga sekarang ini,
bukan hanya untuk kesehatan tubuh tapi bisa juga digunakan untuk refreshing atau penghilang
kepenatan, penyaluran hobi dan bahkan aktualisasi diri. Event olah raga diantarnya: a. Liga Sepak bola,
missal Indonesia Super League b. Balap sepeda, missal Tour diSingkarak c. Lari marathon missal
Jakarta run d. Turnament Golf/Turnament tenis

Turnamen (berasal dari bahasa Inggris: tournament) ialah sebuah kompetisi terorganisasi di mana
sejumlah besar tim berpartisipasi dalam sebuah pertandingan atau olahraga. Turnamen dapat dilacak
sampai abad pertengahan dengan pertandingan jousting.Turnamen dapat berarti satu kompetisi atau
lebih yang diselenggarakan di satu tempat dan terkonsentrasi dalam jarak waktu.Turnamen bisa pula
berarti kompetisi yang melibatkan sejumlah pertandingan, masing-masing melibatkan sukumpulan
pesaing, dengan keseluruhan pemenang turnamen yang berdasarkan pada hasil gabungan pertandingan
individu tadi. Kedua pandangan di atas sangatlah berbeda. Bagaimanapun juga turnamen golf sesuai
dengan definisi pertama.

a) Badminton, missal Uber dan Thomas Cup b) Olah raga daerah, Panahan Jemparing, caravan sapi,
sepak bola api, maenpo, c) Olahraganewwave, skateboarding, snowboarding, rollerblading, parkour d)
Olahraga extreme, motorcross, parasailing, caving

MODUL DIKLAT PKB GURU SMK USAHA PERJALANAN WISATA GRADE 5 17

7) Seni

8) Pameran

9) Seminar

10) Workshop

Sedangkan untuk tujuan event bisa bervariasi dan dimodivikasi sesuai dengan kreativitas yang dimiliki
dan permintaan pelanggan. Tujuan event diantaranya, namun tidak terbatas pada: 1) Fundraising
Pengumpulan dana a) Charity group b) Schools c) Club d) Political 2) Pemasaran a) company greeting
customer b) trade show c) local authority 3) AcaraSosial / meet and greet a) Parent–Teacher
Association b) interest groups c) business d) political 4) Pendidikan a) sports coaching b) training course
c) Money Saving Skills – perawatan rumah atau kendaraan d) DIY skills – (do it yourself) dekorasi,
plumbing
5) Pemberian informasi Workshop

6) Bersenang-senang

Dalam proses ini seharusnya tujuan dan ruang lingkup sudah ditetapkan berdasarkan keinginan
klien/pelanggan.