Praia Grande
2007
SISTEMAS DE INFORMAÇÃO COMO FATOR DE
SOBREVIVÊNCIA DA MICRO E PEQUENA
EMPRESA
Aos meus pais Antonio dos Santos e Maria Marchianti dos Santos in memorian. Aos
meus filhos Juliana, Antonio e Gustavo. A minha companheira Maria do Carmo
de Sousa. E a todos aqueles que Deus, em sua infinita bondade, colocou em
minha vida para me tornar o que sou hoje.
AGRADECIMENTOS
A vontade Divina, que deliberou a convergência das inteligências que colaboram para
nossa evolução, proporcionando a realização de mais essa meta.
Ao meu orientador, Prof Fabiano, pela sua competência, atenção e dedicação.
Ao corpo docente da FATEC Praia Grande, pela competência e profissionalismo com
que se dedicam à formação acadêmica nesta instituição de ensino, em especial a Profª.
Cybelle Croce Rocha, cuja colaboração foi fundamental para a qualidade deste trabalho.
Ao Sr. Diretor da FATEC Praia Grande, Nilson Carlos Duarte da Silva, pela
competência e dedicação em prover os recursos necessários ao ambiente acadêmico, exemplo
a ser seguido de profissionalismo, amor e comprometimento a instituição.
Aos funcionários, pela dedicação e empenho em manter um ambiente acadêmico
cordial, alegre e saudável, do qual sentirei muitas saudades.
Aos meus colegas de classe, pelas motivações e companheirismo, em especial meus
colegas de grupo Leandro Rodrigues e Márcio.
A Natalia Cristina de Sousa Aguiar, minha enteada, pela valiosa contribuição na
tradução do resumo deste trabalho para a língua inglesa.
___________________________________________________________________________ v
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SUMÁRIO
LISTA DE FIGURAS...............................................................................................................vi
LISTA DE TABELAS..............................................................................................................vii
LISTA DE ABREVIATURAS E SIGLAS.............................................................................viii
RESUMO...................................................................................................................................ix
ABSTRACT................................................................................................................................x
INTRODUÇÃO........................................................................................................................11
1. MICRO E PEQUENA EMPRESA...................................................................................12
1.1 Conceituação...................................................................................................................12
1.2 Fatores Críticos de Sucesso.............................................................................................13
1.3 Fatores Determinantes de Fracasso.................................................................................18
1.4 Planejamento Estratégico............................................................................................... 20
1.4.1 Formulação dos objetivos organizacionais........................................................... 20
1.4.2. Análise interna das forças e limitações da empresa............................................. 20
1.4.3. Análise externa..................................................................................................... 21
1.4.4. Formulação das Alternativas Estratégicas.............................................................21
2. SISTEMAS DE INFORMAÇÃO.......................................................................................24
2.1 Conceituação de Sistema.................................................................................................24
2.2 Conceituação de informação...........................................................................................26
2.3 Conceito de sistemas de informação...............................................................................27
2.4 Classificação dos Sistemas de Informação.....................................................................29
2.4.1 Classificação pelo modo de processamento...........................................................30
2.4.2 Classificação pelos níveis gerenciais......................................................................31
2.4.3 Classificação pela área funcional...........................................................................33
3. TECNOLOGIA NA ORGANIZAÇÃO.............................................................................36
3.1 Tecnologia da informação...............................................................................................36
3.2 Tecnologia de Sistemas de Informação..........................................................................39
3.2.1 Tecnologia de Sistemas Transacionais...................................................................39
3.2.2 Tecnologia de Sistemas Gerenciais.......................................................................40
3.2.3 Tecnologia de Sistemas Executivos......................................................................41
3.2.4 Tecnologia de Sistemas Especialistas...................................................................42
3.2.5 Tecnologia de Sistemas de Apoio à Decisão........................................................43
3.3 Tecnologias e Gestão do Conhecimento........................................................................44
3.3.1 ERP (Planejamento dos Recursos da Empresa)....................................................44
3.3.2 Business Intelligence: a Inteligência Competitiva................................................45
3.3.3 Data Warehousing (DW)......................................................................................47
3.4 Tecnologia e Organização Empresarial.........................................................................47
CONCLUSÃO........................................................................................................................49
REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS.................................................................................51
__________________________________________________________________________ vi
´
LISTA DE FIGURAS
LISTA DE TABELAS
RESUMO
ABSTRACT
Key-words: Micro and Small Enterprise, Information System, the Information Technology.
Sistemas de Informação como fator de sobrevivência das Micro e Pequenas Empresas - 11
INTRODUÇÃO
1.1 Conceituação
Microempresa:
Verificando-se, através desta análise, a tendência de este segmento tornar-se cada vez
mais representativo para a geração de trabalho e renda e, portanto, para a conformação do
mercado de trabalho no país, passa-se a considerar os fatores determinantes do sucesso das
Micro e Pequenas Empresas, a ser explorado no próximo item.
essenciais do empreendimento, sem os quais a organização não tem ou não teria êxito ou
sucesso em seus objetivos.
Tabela 1
Fatores de sucesso das empresas - Empresas Ativas
C a p a c id a d e e m p re e n d e d o ra 78 84 82
E s c o lh a d e u m b o m ad m in is tra d o r 27 48 49 46
U s o d e c a p ita l p ró p rio 29 33 37 37
R e in v e s tim e n to d o s lu c ro s n a 33
33 28 32
e m p re s a
A c e s s o a n o v a s tec n o lo g ia s 23 29 29 27
T e rc e iriz a ç ã o d a s a tiv id a d e s m e io 5
6 5 6
d a em p re s a
H a b ilid a d e s g e re n c ia is 74 76 76
B o m c o n h e c im e n to d o m e rc a d o 53
55 52 52
o n d e a tu a
B o a e s tra té g ia d e v e n d a s 46 46 53 53
O u tro s 1 1 1
N S /N R 0 0 0
B A S E E M P R E S A S A T IV A S - 902 1 .0 5 2 6 .7 2 6
Acrescenta-se, como indica o terceiro fator, que o empresário deve ter conhecimentos
sobre a melhor forma de colocar os produtos à venda, envolvendo diversos requisitos, como a
definição de preços de comercialização compatíveis com o perfil do mercado, estratégias de
promoções das mercadorias e serviços, marketing etc. (SEBRAE-GO, 2007).
Sistemas de Informação como fator de sobrevivência das Micro e Pequenas Empresas - 16
b. Valores pessoais;
c. Ameaças e oportunidades;
d. Expectativas da sociedade.
Tal contexto pode ser compreendido como o conjunto de atividades necessárias para
obter um custo mais baixo que o dos concorrentes, implantar barreiras a entrada desses
concorrentes no mercado, ou de organizar essas atividades de uma forma única, capaz de
gerar um valor diferenciado para os compradores. As principais forças e fraquezas nos levam
à identificação dos fatores críticos de sucesso para a organização, priorizando as atividades-
Sistemas de Informação como fator de sobrevivência das Micro e Pequenas Empresas - 17
chave do negócio, que precisam ser muito bem executadas, para que a organização atinja seus
objetivos, transformando-se em pontos fortes.
“após a análise dos ambientes e identificação dos pontos fortes, fracos, oportunidades e ameaças,
pode-se obter a matriz SWOT que faz uma análise da situação da empresa e fornece orientações
estratégicas.”
Análise SWOT
Para se elaborar uma matriz SWOT, conforme a FIG. 1, deve-se seguir os passos
descritos a seguir:
Esse método consiste em eliminar os pontos fracos onde existem ameaças e fortalecer
os pontos fortes em áreas onde se identificam oportunidades. Com a matriz SWOT elaborada a
empresa pode analisar e resolver com maior facilidade os problemas da encontrados e depois
aproveitar as oportunidades identificadas.
Para DOLABELA (1999), são determinantes para o fracasso das Micro e Pequenas
Empresas os seguintes fatores:
Como se pode observar, pelo exposto até aqui, uma importante condição para a
sobrevivência das Micro e Pequenas Empresas está fortemente ligada à clara definição de seus
objetivos e ao traçado antecipado dos possíveis caminhos a serem percorridos para atingi-los,
o que implica em planejamento estratégico, que será abordado no tópico seguinte. Mesmo
Sistemas de Informação como fator de sobrevivência das Micro e Pequenas Empresas - 20
A empresa deve definir os objetivos globais que pretende alcançar em longo prazo, ou
seja, sua missão e aonde quer chegar, e estabelecer a ordem de importância e prioridade em
uma hierarquia de objetivos, uma vez que, segundo LIKERT (apud ALBERTIN, 2002:253),
“a organização eficiente deve estar alerta às relações internas e externas, maximizando o
desempenho dos elos de ligação no sentido de seus interesses.”.
A seguir, faz-se uma análise das condições internas da empresa para permitir uma
avaliação dos principais pontos fortes e dos pontos fracos que a organização possui. Os
pontos fortes constituem as forças propulsoras da organização que facilitam o alcance dos
objetivos organizacionais e devem ser reforçados, enquanto os pontos fracos constituem as
limitações e forças restritivas que dificultam ou impedem o alcance desses objetivos, e que
devem ser superados (SEBRAE GOIÁS, 2007). Essa análise interna envolve:
2. SISTEMA DE INFORMAÇÕES
Este capítulo apresenta os conceitos básicos de sistema e informação, bem como o
papel dos sistemas de informação na gestão empresarial.
O conceito de Sistema pode ser descrito com facilidade, pois encontramos a mesma
definição em vários autores, entre eles MAÑAS (1999:62), que considera um sistema “como
um conjunto de elementos interdependentes, ou um todo organizado, ou partes que interagem
formando um todo unitário e complexo”. No entanto, tal conceito é um dos mais difíceis de
compreender plenamente, pois, devido sua abrangência de aplicação, é utilizado em uma
grande variedade de contextos, como, por exemplo: sistema econômico, sistema financeiro,
sistema orgânico, sistema computacional, sistema solar, sistema mecânico, etc.
Todo sistema pode ser dividido em subsistemas menores, que recebem entradas
específicas e produz saídas específicas, como também ser um subsistema de um sistema
maior. Pode ser um sistema fechado, como as máquinas, ou aberto, como os organismos
vivos, sistemas sociais, a organização, a sociedade, etc. A diferença entre os sistemas
fechados e sistemas abertos é que, segundo BERTALANFY (apud BIO, 1996,18),
... do ponto de vista físico, o estado característico de um organismo vivo é o de um sistema aberto.
Um sistema é fechado se nenhum material entra ou deixa-o, é aberto se há importação e
exportação e, conseqüentemente, mudança dos componentes.
Ou seja, sistemas abertos vivem em constante interação com o ambiente, com entradas
introduzidas no sistema (inputs), que são processadas, gerando uma saída (outputs), que pode
realimentar (feedback) esse sistema, como pode ser observado na FIG. 2.
Sistemas de Informação como fator de sobrevivência das Micro e Pequenas Empresas - 25
Nota-se que os componentes são também sistemas (subsistemas), e que, por sua vez,
podem ser decompostos em outros sistemas menores. Todo sistema tem seus objetivos, as
razões de sua existência, de modo que seus elementos possam ser devidamente entendidos, e
estão diretamente relacionados às saídas que o sistema deve produzir definindo, claramente, o
que se quer desse sistema. A seguir, se identificam os elementos do sistema representado na
FIG. 2:
• ENTRADAS: São todos os elementos que o sistema deve receber para serem
processados e convertidos em saídas ou produtos.
Considera-se, portanto, uma empresa como um sistema aberto (já que esta funciona
através de entrada de recursos materiais, tecnológicos, humanos, que são transformados em
bens ou serviços fornecidos ao mercado), constituído de subsistemas (como sistemas de
gestão, produção, compras, vendas, marketing), que dependem da troca de informações entre
o ambiente interno e externo para seu sucesso.
Para se definir informação, deve-se ter a clara distinção conceitual entre dado e
informação. Dados incluem os itens que representam fatos, textos, gráficos, imagens estáticas,
sons, etc. São sinais que não foram processados, correlacionados, integrados, avaliados ou
interpretados de qualquer forma, representando, segundo MANÃS (1999:64), “a expressão
em estado bruto e não interpretada de um fato”.
Uma vez que os dados são processados, interpretados, dentro de um contexto em que
exprime significado, obtém-se a informação, como se constata na afirmação de GORDON &
GORDON (2006:4):
Definimos dado como fatos, valores, observações, e medidas que não estão contextualizadas ou
organizadas... Definimos informação como dados processados – dados que foram organizados e
interpretados e possivelmente formatados, filtrados, analisados e resumidos.
... a eficácia de uma empresa pode ser definida pela relação entre resultados obtidos e resultados
pretendidos. Para que uma empresa possa adotar políticas estratégicas eficazes, é necessário que
estas sejam baseadas em informação, que passa a ser a principal matéria prima de qualquer
organização.
... pode ser definido como um conjunto de componentes inter-relacionados trabalhando juntos para
coletar, recuperar, processar, armazenar e distribuir informações com a finalidade de facilitar o
planejamento, o controle, a coordenação, a análise e o processo decisório em empresas.
internos ou externos, e são classificados como Sistemas de Suporte aos Executivos (SSE),
com base na comunicação e utilização de informações externas (LAUDON & LAUDON,
2001).
Já GORDON & GORDON (2006) adota duas dimensões para classificar os sistemas
de informação: sua finalidade e seu escopo. Quanto à finalidade, são diferenciados em
Sistemas de Automação, Sistemas de Processamento de Transações e Sistemas de Suporte à
Gestão. Quanto ao escopo, são distinguidos entre Sistemas Individuais, Departamentais e
Funcionais, Sistemas Empresariais e Sistemas Interorganizacionais.
As transações são registradas em papel (ou qualquer outro meio de registro não
utilizável por computador) e depois digitadas em um meio de registro de dados utilizável por
computador, por exemplo, disquete, winchester ou fita magnética, formando lotes de
transações. Os lotes são processados posteriormente, em geral periodicamente, por exemplo,
uma vez por dia, uma vez por semana, etc. (REBELLO, 2004).
• Email, fax (fac-simile), voice mail: São sistemas para troca de correspondência,
fax e voz por meio de computadores. Podem ou não fazer uso da Internet;
• GSS (Group Support Systems): São sistemas para facilitar reuniões entre membros
de um grupo de trabalho, voltados para ‘brainstorming’ e discussões,
• Netbanking: São sistemas que permitem que serviços típicos de agências sejam
feitos através da Internet;
3. Tecnologia na organização
O objetivo deste capítulo é demonstrar a relação entre tecnologia e organizações a
partir do contexto de como a tecnologia da informação (TI) interage com a estrutura da
organização e os agentes humanos.
“As organizações têm procurado um uso cada vez mais intenso e amplo de Tecnologia de
Informação (TI), não apenas bits, bytes e demais jargões, mas uma poderosa ferramenta
empresarial, que altere as bases da competitividade e estratégias empresariais. As organizações
passaram a realizar seus planejamentos e criar suas estratégias voltadas para o futuro, tendo como
uma de suas principais bases a TI, devido a seus impactos sociais e empresariais.”
Para CAMPOS & TEIXEIRA (2004:1), a TI cumpre papel significativo, ao ser
utilizada como recurso para subsidiar a administração geral das empresas, quando:
Esta análise é necessária, pois, segundo GATES (1994), os gestores de empresas ficam
fascinados pelas facilidades obtidas na utilização de tecnologia da informação, alertando
ainda esse autor que “antes de investir, eles devem ter em mente que o computador é apenas
um instrumento para ajudar a resolver problemas identificados. Ele não é, como às vezes as
Sistemas de Informação como fator de sobrevivência das Micro e Pequenas Empresas - 38
pessoas parecem esperar, uma mágica panacéia universal”. Assim, os recursos da tecnologia
da informação não podem ser vistos como ferramenta única para a melhoria do negócio. O
autor complementa: “(...) a tecnologia, na melhor das hipóteses, irá adiar a necessidade de
mudanças mais fundamentais. A primeira regra de qualquer tecnologia utilizada nos negócios
é que a automação aplicada a uma operação eficiente aumenta a eficiência. A segunda é que a
automação aplicada a uma operação ineficiente aumenta a ineficiência”.
Sistemas Transacionais;
Sistemas Gerenciais;
Sistemas Executivos;
Sistemas Especialistas;
• Gerar relatórios que possam ser distribuídos a outras pessoas que não os
usuários diretos dos SI.
Um bom exemplo de SIG pode ser encontrado em um sistema que analisa o fluxo de
caixa de uma empresa e possibilita que gestores relacionem e comparem esse fluxo com o que
foi planejado no orçamento.
• Suprir gerentes com informações para que estes possam comparar o desempenho
atual da organização com o que foi planejado;
A grande maioria das informações produzidas por um SIG, quer seja para análise de
tendências, quer seja para planejamento ou revisão, auxilia os gerentes no processo de tomada
de decisão. Isso significa que um SIG, além de ser um Sistema de apoio às operações, pode
ter funções específicas que façam parte de ambientes de apoio à decisão.
MAÑAS (1999) destaca ainda que as principais vantagens dessa tecnologia sejam a
velocidade e qualidade da informação, a eficiência do sistema, análises detalhadas, enfoque
nos fatores críticos de sucesso e melhor comunicação, e que as principais funções e
características desses sistemas são:
• Gerar mapas, gráficos e dados que possam ser submetidos à análise estatística para
suprir os gestores com informações comparativas, fáceis de entender;
Ainda segundo esse autor, os SAD, que também são conhecidos como "Decision
Support Systems" (DSS) ou Sistemas de Suporte à Decisão (SSD), possuem funções
específicas, não vinculadas aos sistemas existentes, que devem facilitar a montagem dos
dados e do conhecimento a partir de diversas fontes, e delas retirarem subsídios para o
processo de tomada de decisão. Podem ser desenvolvidos na organização a partir dos estágios
de controle e integração.
Estas empresas perceberam que a tecnologia necessária para construir e alcançar estas
metas era muito cara, levaria muito tempo para ser desenvolvida e consumiria recursos que
não estavam disponíveis. Como resultado, muitas empresas optaram pelos conhecidos pacotes
de ERP (LAUDON & LAUDON, 2001).
. No entanto, para atingir esse estágio, a organização deve ser estudada e os impactos
das mudanças tecnológicas considerados, definindo-se as atividades necessárias para prevenir
possíveis barreiras e vencer resistências inevitáveis, pois “Todas as implementações de TI
afetam o ambiente social da organização e o modo de trabalhar de seus participantes”
(ALBERTIN, 2002: 160), sejam esses participantes internos ou externos à organização.
Sistemas de Informação como fator de sobrevivência das Micro e Pequenas Empresas - 49
CONCLUSÃO
As Micro e Pequenas Empresas são de extrema importância no contexto sócio-
econômico mundial, promovendo desenvolvimento com base em inovações e tecnologia,
gerando renda e emprego. Por serem mais sensíveis as mudanças de mercado, são grandes as
necessidades informacionais dessas empresas, pois cada vez mais necessitam de informações
para ter uma clara visão estratégica para o negócio e obter vantagens competitivas no mercado
em que atuam. A estratégia de utilizar essas informações e obter uma margem competitiva
depende da obtenção, processamento, armazenamento, análise e disponibilização dos dados, e
de como irão trabalhar com estes dados, ou seja, de um eficiente e eficaz Sistema de
Informações.
Além disso, não basta que haja uma estratégia de Tecnologia de Informação, se esta
não estiver alinhada com a estratégia de negócio da empresa, e se esse alinhamento não for
desenvolvido e mantido ao longo do tempo, em um processo dinâmico de atualização. Não
adianta ter um super computador somente para processar textos e planilhas, como também
Sistemas de Informação como fator de sobrevivência das Micro e Pequenas Empresas - 50
não adianta ter um equipamento que constantemente “trava” o sistema, refletindo em perda de
tempo e ociosidade funcional e impossibilitando a informação de estar disponível no
momento certo. A Tecnologia de Informação, tanto no nível operacional quanto estratégico,
somente se justifica se proporcionar cortes nos custos, ganhos de produção sem incremento de
gastos ou a melhoria da qualidade dos produtos e serviços, de modo a aumentar a
lucratividade e a produtividade da empresa. Se a necessidade de Tecnologia de Informação
não for essencial à atividade principal da empresa, esta deverá avaliar se os benefícios serão
maiores que os custos envolvidos com a implantação do sistema, e considerar a possibilidade
de terceirização, como forma de transformar custos fixos em custos variáveis, tornando a
empresa responsável somente pelo planejamento estratégico, ficando este assunto como
sugestão para futuras pesquisas.
.
Sistemas de Informação como fator de sobrevivência das Micro e Pequenas Empresas - 51
REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS
ACETI , Patrícia A. Zibordi. Software Livre: nova possibilidade de informatização para
micro e pequena empresa brasileira: sugestão de alternativas. RACRE - Rev. Adm. CREUPI,
Esp. Sto. do Pinhal - SP, v. 05, n. 09, jan./dez.2005. Disponível na internet em
<http://www.unipinhal.edu.br/ojs/racre/include/getdoc.php?id=22&article=7&mode=pdf>.
Acesso em 10 Out 2007
BIO, Sérgio Rodrigues. Sistemas de Informação: Um Enfoque Gerencial. São Paulo: Atlas,
1996.
DOLABELA, Fernando. O Segredo de Luísa: uma idéia, uma paixão e um plano de negócios:
como nasce o empreendedor e se cria uma empresa . 14 ed. atual. São Paulo: Cultura, 2002.
Sistemas de Informação como fator de sobrevivência das Micro e Pequenas Empresas - 52
GATES, Bill. A Empresa na Velocidade do Pensamento. São Paulo: Companhia das Letras,
1999.
LUCATO, Wagner Cezar ; VIEIRA JR., Milton. 24. Produção, v. 16, n. 1, p. 024-033,
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Acesso em 14 Mai 2007.
MAÑAS, Antonio Vico. Administração de Sistemas de Informação. São Paulo: Érica, 1999.
www.fatepa.anchieta.br/pub/Cursos/Administracao/2ano/Administracao_de_Sistemas_de_
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Acesso em: 02 set. 2007.