PANGKALAN UTAMA TNI AL XIV

RUMKITAL dr. R OETOJO

PANDUAN
SUPPLY CHAIN MANAGEMENT
(MANAJEMEN RANTAI PASOKAN)

RUMKITAL dr. R OETOJO

SORONG
2019
PANGKALAN UTAMA TNI AL XIV
RUMKITAL dr. R OETOJO

KEPUTUSAN KEPALA RUMKITAL dr. R OETOJO

NOMOR : KEP / / VI / 2019

TENTANG
PANDUAN SUPPLY CHAIN MANAGEMENT
(MANAJEMEN RANTAI PASOKAN)
RUMKITAL dr. R OETOJO

KARUMKITAL dr. R OETOJO

Menimbang : a. Bahwa dalam rangka peningkatan mutu pelayanan
Rumkital dr. R Oetojo Sorong perlu didukung dengan
pelayanan farmasi yang sesuai dengan standar yang
ditetapkan oleh KEMENKES RI;
b. Bahwa pengadaan yang efektif harus menjamin
ketersediaan, jumlah, dan waktu yang tepat dengan harga
yang terjangkau dan sesuai standar mutu. Sehingga perlu
disusun suatu panduan Supply Chain Management
(Manajemen RantainPasokan) di Rumkital dr. R Oetojo
Sorong;

Mengingat : 1. Undang – Undang Republik Indonesia Nomor 36 Tahun

2009 tentang Kesehatan;
2. Undang-undang Republik Indonesia Nomor 44 Tahun
2009 tentang Rumah Sakit;
3. Peraturan Pemerintah Republik Indonesian No. 51 Tahun
2009 Tentang Pekerjaan Kefarmasian;
4. Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor
72 tahun 2016 Tentang Standar Pelayanan Kefarmasian di
Rumah Sakit;

2
 MEMUTUSKAN :
Menetapkan :
KESATU : Pemberlakuan Panduan Supply Chain Management
(Manajemen RantainPasokan) di Rumkital dr. R Oetojo Sorong
KEDUA : Keputusan ini berlaku sejak tanggal ditetapkan dan bila
dikemudian hari terdapat kekeliruan dan atau kekurangan akan
diadakan perbaikan sebagaimana mestinya.

Ditetapkan di : Sorong
Pada Tanggal : 01 Juni 2019
KARUMKITAL dr. R OETOJO

dr. Fransiscus Tanuardus

Letkol Laut (K) NRP. 16020/P

3
 BAB I
DEFINISI

1. Pengertian
Supply chain system (sistem rantai pasokan) adalah serangkaian aktivitas bisnis
perusahaan dalam pemenuhan pasokan meliputi proses dari penyediaan pasokan
sampai penyaluran pasokan tersebut sampai ke tangan konsumen akhir.
Sedangkan supply chain management (manajemen rantai pasokan) adalah metode
dalam perencanaan, pelaksanaan, dan pengendalian sistem rantai pasokan tersebut.
SCM biasanya dilakukan di perusahaan manufaktur.

2. Manfaat
Adapun manfaat jika kita mengoptimalkan program SCM, yaitu:
• Mengurangi inventory barang
Inventory merupakan bagian paling besar dari aset perusahaan yang berkisar
antara 30%-40%. Oleh karena itu usaha dan cara harus dikembangkan untuk
menekan penimbunan barang di gudang agar biaya dapat diminimalkan.
• Menjamin kelancaran penyediaan barang.
Kelancaran barang yang perlu dijamin adalah mulai dari barang asal (pabrik
pembuat), supplier, perusahaan sendiri, whosaler, retailer, sampai kepada
konsumen akhir.
• Menjamin mutu.
Mutu barang jadi ditentukan tidak hanya oleh proses produksinya, tetapi ditentukan
oleh mutu bahan mentahnya dan mutu dalam kualitas pengirimannya.
• Mengurangi jumlah supplier.
Bertujuan untuk mengurangi ketidakseragaman, biaya-biaya negosiasi, dan
pelacakan (tracking).
• Mengembangkan supplier partnership atau strategic alliance.
Dengan mengadakan kerjasama dengan supplier (supplier partnership) dan juga
mengembangkan strategic alliance dapat menjamin lancarnya pergerakan barang
dalam supply chain.

4
3. Tahap Rantai Pasokan (Supply Chain System)
a. Perancangan
Dalam merancang sebuah produk, ada beberapa hal yang harus diperhatikan:
Customer Relationship Management (CRM) yaitu usaha dalam mendapatkan,
menambah dan mempertahankan konsumen. CRM juga usaha perusahaan dalam
mencari target pasarnya, kepada siapa produknya akan dijual, sehingga
perusahaan dapat merancang seperti apa produk yang ingin ia produksi,
mengingat kepuasan konsumen adalah hal utama dari tujuan perusahaan.

Customer Service Mangement (CSM) yaitu usaha perusahaan dalam

pengadaan informasi bagi konsumen sekaligus mendapatkan informasi dari
konsumen. Pengadaan informasi bagi konsumen meliputi : produk apa yang
disediakan, jadwal pengiriman, dll. Sedangkan informasi dari konsumen meliputi :
jumlah dari produk yang ingin dipesan, identifikasi produk, kapan produk ingin
dipesan, keluhan atau kritikan. Dengan adanya CSM, maka perusahaan akan
dapat merancang produk yang akan diproduksinya

Berbagai teknologi informasi digunakan dalam implementasi CRM. Sebagai

contoh, aplikasi Sales Force Automation (SFA) dapat digunakan untuk
mengotomatiskan hubungan antara para penjual dan pembeli melalui penyediaan
informasi produk dan harga (Copra & Meindl, 2001). Sistem tersebut juga
memungkinkan informasi pelanggan dan produk secara rinci dan real time.

Identification of Supplier yaitu mengidentifikasi supplier atau pemasok. Hal ini

sangat penting bagi SCM, pemasok dan pelanggan adalah dua kunci utama
dalam sebuah rantai pasokan. Pemasok yaitu perusahaan eksternal yang
berfungsi untuk menyediakan bahan yang dibutuhkan oleh perusahaan induk
(perusahaan kita), pemasok yang kita butuhkan tidak hanya satu perusahaan
tetapi banyak perusahaan, jadi mengidentifikasi perusahaan yang akan menjadi
pemasok sangat diperlukan, karena kondisi dari pemasok otomatis akan
mempengaruhi kondisi perusahaan induk.

5
b. Pengadaan
Pengadaan produk meliputi :
Demand Management yaitu usaha untuk mengetahui kebutuhan produk
konsumen. Hal ini berkaitan dengan meramalkan permintaan konsumen. CPFR (
Collaborative Planning Forecasting and Replenishment ). Ramalan ini digunakan
untuk memperkirakan jumlah dan jenis bahan mentah yang harus dibeli,
pengapalan dan waktu pengiriman untuk bahan mentah tersebut dan waktu yang
dibutuhkan untuk proses di manufaktur. Kemudian barang yang sudah jadi
disimpan didalam gudang sampai diorder oleh distributor.
Sistem manajemen permintaan yang baik menggunakan data point-of-sale dari
pelanggan utama untuk mengurangi ketidakpastian (uncertainty) dan menyediakan
aliran yang efisien sepanjang rantai pasok.

Manufacturing Flow Management yaitu usaha pengintegrasian permintaan

konsumen dengan kemampuan pemasok. Hal ini diperlukan karena perusahaan
harus mampu mengantisipasi biaya yang akan keluar jika tidak mampu memenuhi
permintaan konsumen, permintaan pasar tidak terpenuhi akan menurunkan kadar
kepercayaan pelanggan terhadap perusahaan.
Dalam ERP terdapat modul manufacturing yang mencatat aliran produk sepanjang
proses manufaktur dan mengkoordinasikan apa yang dilakukan untuk suatu bagian
pada suatu waktu. Aliran produk tersebut harus dipantau melalui penggunaan
teknologi informasi. Pemantauan ini dilakukan untuk memberikan kepastian
dalam kelancaran aliran manufaktur.

Procurement yaitu usaha pengadaan faktor produksi (modal, tenaga kerja, mesin
dan peralatan, bahan mentah, teknologi informasi). Hubungan baik dengan
pemasok pada pengadaan diperlukan untuk memastikan kelancaran aliran
penyampaian produk hingga konsumen dengan lebih ekonomis. Perusahaan harus
mampu berkolaborasi dengan supplier-supplier yang relevan, melibatkan mereka
dalam perancangan produk baru, mengevaluasi supply riskdan sebagainya.
Manajemen hubungan pemasok merupakan proses yang menentukan bagaimana
suatu perusahaan berinteraksi dengan para pemasoknya. Fungsi pembelian

6
 dikembangkan melalui mekanisme komunikasi yang cepat seperti electronic data
interchange (EDI) dan jaringan internet

c. Pengendalian
Perusahaan harus mampu mengendalikan usaha :
Customer Order Fulfillment (pemenuhan pesanan pelanggan), maksud
pemenuhan pesanan disini yaitu usaha seorang supply chain manajer dalam
mengintegrasikan semua pasokan yang diperlukan dari proses rantai pasokan,
mulai dari pengadaan bahan dari supplier sampai dengan barang tersebut sampai
kepada retailer (pengecer) dan akhirnya ke konsumen akhir. Hal itu dilakukan
dengan tujuan menghasilkan proses yang lancar dan efisien. Oleh karena itu
diperlukan juga hubungan yang secara ekternal, perusahaan harus mampu
berkolaborasi dengan perusahaan pemasok ataupun retailer. Menjalin hubungan
dengan retailer misalnya tentang data penjualan terakhir serta berapa banyak stock
produk yang masih mereka miliki adalah penting bagi perusahaan.
Sebagai bagian dalam sistem ERP (Enterprise Resources Planning),
modul OrderFulfillment digunakan untuk memantau siklus pemenuhan pesanan
dan merupakan catatan kemajuan perusahaan dalam memuaskan permintaan.
ERP merupakan suatu sistem teknologi informasi operasional yang digunakan
untuk mengumpulkan informasi dari semua fungsi dalam perusahaan. Sistem ERP
ini memantau material, pesanan, jadwal, persediaan barang jadi, dan informasi
lainnya yang ada di perusahaan.

d. Produksi (Manufacturing)
Produksi adalah serangkaian kegiatan proses dalam memproduksi bahan mentah
menjadi produk jadi. Dalam hal ini SCM melakukan transformasi dari bahan baku
menjadi barang setengah jadi kemudian menjadi barang jadi (comudity).
Hal yang berkaitan :
Outsourching yaitu pengalihan pekerjaan. Pekerjaan perusahaan induk terbagi
atas dua:
Core dan Non-Core. Core competency yaitu pekerjaan yang berkaitan langsung
dengan proses produksi , sedangakan non-core competencyyaitu pekerjaan yang
tidak berkaitan langsung dengan proses produksi, sehingga pekerjaan ini dapat
7
 dialihkan ke perusahaan lain. Pengalihan pekerjaan tersebut dilakukan dengan
cara meminjam karyawan dari perusahaan vendor (perusahaan outsourcing),
karyawan tersebut bekerja di perusahaan induk hanya saja karyawan tersebut
berasal dari perusahaan vendor/perusahaan outsourcing/perusahaan pendukung.
Selanjutnya perusahaan induk memberi feekepada perusahaan pendukungnya,
yang nantinya akan diberikan sebagai upah karyawan outsourcing.

Lean Manufacturing , merupakan proses produksi yang mementingkan efisiensi

dan efektifitas proses produksi. Efisiensi adalah perbandingan antara biaya dan
waktu yang dikorbankan dengan keberhasilan yang dicapai, semakin kecil waktu
dan atau biaya yang dikorbankan maka semakin efisien. Sedangkan efektifitas
yaitu pencapaian target dengan mengandalkan seluruh sarana prasarana yang
telah disediakan sebelummya, jika seluruh sumber daya itu dapat diandalkan
secara keseluruhan maka semakin efektif.

Fleksibilitas, merupakan kemampuan perusahaan dalam menanggapi perubahan-

perubahan ynag mendadak dalam proses produksi, misalnya perubahan kondisi
atau sistem dari pemasok harus dapat diantisipasi perusahaan dalam
mencegah lower capacity (kekurangan pasokan).
Dalam ERP terdapat modul manufacturing yang mencatat aliran produk sepanjang
proses manufaktur dan mengkoordinasikan apa yang dilakukan untuk suatu bagian
pada suatu waktu. Aliran produk tersebut harus dipantau melaluipenggunaan
teknologi informasi. Pemantauan ini dilakukan untuk memberikan kepastian
dalam kelancaran aliran manufaktur.

e. Pengiriman (Distribusi)
Salah satu lingkup supply chain yaitu mengirim produk jadi sampai ke tangan
konsumen akhir dengan waktu dan tempat yang tepat. Aktivitas ini dapat dilakukan
sendiri oleh perusahaan atau diserahkan ke perusahaan jasa transportasi.
Perusahaan harus merancang jaringan distribusi yang tepat dengan
mempertimbangkan aspek biaya, aspek fleksibilitas dan aspek kecepatan respon
terhadap pelanggan.

8
 f. Return
Merupakan proses yang berhubungan dengan jalur pengembalian produk yang
tidak sesuai dengan spesifikasi keinginan konsumen.

4. Teknologi Informasi yang Berperan dalam SCM (Supply Chain Manajemen)

Electronic Procurement, salah satu model pengadaan yang mendukung hubungan
jangka pendek adalah e-Auction yaitu suatu aplikasi untuk mendukung kegiatan lelang
yang dilakukan secara elektronik. Pada model ini pembeli bisa mengundang beberapa
calon supplier untuk menawarkan harga atas produk dengan spesifikasi dan jumlah
tertentu dalam waktu yang telah ditentukan. Supplier dengan harga rendah yang akan
dianggap menang. Proses lelang ini dilakukan dengan media internet.

Electronic Fulfillment, adalah pemenuhan pesanan pelanggan. Menerima order dari

pelanggan, bisa melalui email atau webbased ordering. Mengelola transaksi.
Manajemen gudang meliputi pengendalian persediaan produk dan kegiatan
administrasi gudang secara umum. Komunikasi dengan pelanggan untuk memberikan
informasi status pesanan, dukungan teknis, dsb. Kegiatan reverse logistics yang
berupa supply chain akibat pengembalian dari pelanggan.

Sales Force Automation (SFA) adalah aplikasi berbasis web yang memfasilitasi
komunikasi dan informasi dari setiap Tenaga Pemasaran. Dengan menggunakan
SFA. Tenaga Pemasaran dapat mengakses informasi terkait agensi dari mana saja
dan kapan saja! Alat ini didedikasikan agar para Tenaga Pemasaran dapat
meningkatkan efisiensi dan profesionalisme dalam melakukan aktivitas penjualan.
Sales Force Automation termasuk dalam salah satu jenis sistem informasi berbisnis.
SFA atau Otomatisasi tenaga penjualan berguna sebagai alat untuk mengotomatisasi
sistem penjualan dan management penjualan. SFA merupakan suatu sistem yang
dapat berdiri sendiri tanpa adanya CRM, sedangkan CRM hanyalah tools /alat yang
membantu suksesnya management Force Salaes Automation dalam perusahaan.
Aplikasi SFA dalam CRM bekerja secara otomatis mendata semua proses
penjualan dari awal, kemudian mencatat data dan dentitas pelanggan yang
kemudian akan diproses lebih lanjut untuk melengkapi informasi yang dibutuhkan
sesuai kebutuhan perusahaan. Selain itu, FSA membantu memudahkan pelanggan
9
mendapatkan informasi mengenai produk yang diinginkannya tanpa harus
bertemu dengan penjualnya.

EDI (Electronic Data Interchange) Menurut kamus TI Pengertian EDI Adalah Metode
untuk saling bertukar data bisnis atau transaksi secara elektronik melalui jaringan
komputer. Secara formal EDI didefinisikan oleh International Data Exchange
Association (IDEA) sebagai “transfer data terstruktur dengan format standard yang
telah disetujui yang dilakukan dari satu sistem komputer ke sistem komputer yang lain
dengan menggunakan media elektronik”. EDI adalah satu bentuk “e-commerce” yang
secara formal diperkenalkan kepada seluruh masyarakat secara luas dengan
menggunakan media komputer di dalam pelaksanaannya.

Manfaat EDI
Manfaat EDI secara Umum adalah:
• Mengurangi kesalahan
• Mengurangi biaya
• Meningkatkan efisiensi operasional
• Meningkatkan kemampuan bersaing
• Meningkatkan hubungan dengan mitra dagang
• Meningkatkan pelayanan pelanggan
Selain itu manfaat EDI secara detail adalah:
• Pertukaran informasi data dapat dilakukan antar aplikasi sehingga tidak perlu re
–entry data dari sisi penerima dan tidak diperlukan prosews printing dari sisi
pengirim
• Penyampaian atau penerimaan informasi dari dokumen lebih cepat dan aman,
sehingga pelayanan dapat segera diperoleh tanpa perlu datang ke kantor
pabean
• Meningkatkan pelayanan kepada pelanggan dengan mendukung terbentuknya
electronic trading dan EDI merupakan pertukaran data elektronik yang telah
disepakati.

10
CoolSoftware Point Of Sales (POS) adalah program untuk penjualan berbasis
sistem operasi Microsoft Windows yang sangat cocok digunakan untuk toko ritel. Hal
ini dikarenakan rancangan program dibuat dengan fasilitas-fasilitas yang sesuai
dengan keperluan pengguna ritel, mempunyai fasilitas sistem informasi yang lengkap,
dan cara penggunaan program yang mudah, bahkan oleh orang yg awam sekalipun.
Selain hal tersebut diatas, program POS ini juga dibangun dengan teknologi software
yang maju sehingga sangat dapat diandalkan dalam hal konsistensi data dan
kecepatannya, walaupun dipasang pada komputer dengan spesifikasi yang minimal
(dari PC sekelas Pentium III ke atas).

ERP (Enterprise Resources Planning) merupakan sebuah framework transaksi

enterprise yang menghubungkan proses pemesanan barang, manajemen
inventarisasi dan kontrol, perencanaan distribusi dan produksi, dan keuangan. ERP
bekerja sebagai kekuatan lintas fungsional perusahaan yang mengintegrasikan dan
mengautomatisasi berbagai proses bisnis internal dan sistem informasi termasuk
manufacturing, logistik, distribusi, akuntansi, keuangan, dan sumber daya manusia
dari sebuah perusahaan (O‟Brien, 2005).
ERP adalah sebuah sistem informasi perusahaan yang dirancang untuk
mengkoordinasikan semua sumber daya, informasi dan aktifitas yang diperlukan untuk
proses bisnis lengkap. Sistem ERP didasarkan pada database pada umumnya dan
rancangan perangkat lunak modular. ERP merupakan software yang
mengintegrasikan semua departemen dan fungsi suatu perusahaan ke dalam satu
sistem komputer yang dapat melayani semua kebutuhan perusahaan, baik dari
departemen penjualan, HRD, produksi atau keuangan.

11
 BAB II
TATA LAKSANA

1. Proses pengadaan obat dan alat kesehatan dimulai dari proses perencanaan yang
dilakukan oleh Instalasi Farmasi atas usulan dari unit kerja pengguna obat dan alat
kesehatan.

Activity Diagram, Perencanaan Obat dan Barang

Activity Diagram, Lelang Obat dan Alat Kesehatan.

12
2. Aktivitas pemesanan obat dan alat kesehatan

Activity Diagram, Pemesanan Obat dan Alat Kesehatan

3. Aktivitas distribusi Obat dan Alat Kesehatan dari Gudang Medis ke Gudang Unit

Activity Diagram, Distribusi obat dan alat kesehatan dari Gudang Medis ke Gudang Unit.

13
4. Aktivitas penjualan Obat dan Alat Kesehatan di Depo Farmasi

Activity Diagram, Penjualan obat dan alat kesehatan di Depo Farmasi kepada pasien.

5. Aktivitas penjualan alat kesehatan di unit penunjang diagnostic

Activity Diagram, Penjualan alat

14
 BAB III
DOKUMENTASI

1. Surat Pemesanan
2. Hasil Lelang
3. Pertanggung jawaban Keuangan

15