BAB I

PENDAHULUAN

A. Tujuan Praktik Kerja Lapangan (PKL)

1. Memberikan pelayanan prima kepada pelanggan internal maupun

pelanggan eksternal organisasi.
2. Menangani atau mengelola telepon masuk dan telepon keluar.
3. Mengelola penanganan surat masuk dan surat keluar.
4. Melakukan kegiatan kearsipan dokumen-dokumen organisasi.
5. Mengoperasikan peralatan-peralatan kantor.

B. Manfaat Praktik Kerja Lapangan (PKL)

a. Manfaat Bagi Sekolah
1. Terjalinnya kerjasama yang baik antara sekolah dan perusahaan
terkait, baik dalam usaha maupun dunia industri.
2. Meningkatkan efesiensi waktu dan tenaga dalam mendidik dan
melatih tenaga kerja yang berkualitas.
3. Bertambahnya keterampilan dan pengetahuan siswa mengenai
gagasan-gagasan seputar dunia usaha serta industri yang
profesional dan handal.
4. Meningkatnya keterampilan siswa-siswi dalam dunia kerja.
5. Memberikan kontribusi dan tenaga kerja bagi perusahaan.
6. Meningkatkan popularitas dan citra sekolah di mata masyarakat.

b. Manfaat Bagi Instansi

1. Dunia Kerja lebih dikenal oleh masyarakat, khususnya masyarakat
sekolah.
2. Membantu meringankan pekerjaan kantor.

1
 2

3. Mendapatkan calon tenaga kerja yang berkualitas sesuai dengan

kebutuhannya.
4. Terjalinnya kerjasama antara dunia pendidikan dengan dunia
instansi sehingga perusahaan dapat dikenal oleh kalangan pelajar.
 3

C. Struktur Organisasi Sekretariat Daerah

Gambar 1.1 Struktur Organisasi Sekretariat Daerah Kabupaten Tasikmalaya.

 BAB II
PEMBAHASAN

A. Kesesuaian Dengan Program Keahlian Di Sekolah

Berhubung penulis melaksanakan Praktik Kerja Lapangan (PKL) di
Kantor Sekretariat Daerah Kabupaten Tasikmalaya, dengan seluruh
kegiatan yang tidak lepas dari pembelajaran sekolah dalam bidang
perkantoran. Maka ada kesesuaian dengan program keahlian Otomatisasi
Tata Kelola Perkantoran yang penulis pelajari.
Di tempat Praktik Kerja Lapangan (PKL) penulis mengerjakan
beberapa pekerjaan yang lebih mengarah kepada kegiatan penanganan
surat masuk dan surat keluar sistem agenda. Sehingga menurut penulis,
kegiatan yang penulis kerjakan sesuai dengan Program Keahlian
Otomatisasi Tata Kelola Perkantoran (OTKP) yang dipelajari dalam
Materi Kearsipan.
Alasan penulis memilih “Prosedur Penanganan Surat Masuk dan
Surat Keluar Pola Sentralisasi Sistem Buku Agenda” sebagai Judul
Laporan Praktik Kerja Lapangan (PKL) adalah karena kegiatan tersebut
merupakan pekerjaan utama selama PKL berlangsung, meskipun ada
beberapa kegiatan yang lain yang penulis kerjakan.

B. Kajian Teori
Berikut ini akan membahas mengenai proses persuratan, mulai dari
pengertian surat, fungsi surat, tujuan penulisan surat, hingga pola kegiatan
administrasinya.
1. Pengertian dan Fungsi Surat, serta Tujuan Penulisan Surat
a. Pengertian Surat
Surat merupakan salah satu bentuk komunikasi tertulis,
yang secara umum merupakan alat untuk menyampaikan suatu
maksud/pesan/informasi secara tertulis, baik berupa permintaan,
pernyataan, pertimbangan, lamaran, penolakan, dan sebagainya.

4
 5

Menurut W.J.S Poerwadaminta dalam Kamus Bahasa

Indonesia (Kemendikbud, 2013 : 159), bahwa surat adalah kertas
yang bertuliskan. Sedangkan menurut Y.S. Marjo, surat adalah alat
komunikasi tertulis atau sarana untuk menyampaikan pernyataan
maupun informasi secara tertulis dari pihak satu kepada pihak lain.

b. Fungsi Surat

Dalam Rosalina Pane (2015 : 33-35) fungsi surat dalam su-

atu organisasi antara lain :

1) Surat Sebagai Barometer Kemajuan Kantor

Surat sebagai barometer kemajuan kantor maksudnya
adalah bahwa melalui komunikasi (komunikasi tertulis) akan
tercipta hubungan kerjasama antara sesama pegawai dalam
menyelesaikan suatu pekerjaan kantor secara efektif dan
efisien.

2) Surat Sebagai Alat Pengingat

Surat sebagai alat pengingat, maksudnya adalah bahwa
surat dapat digunakan sebagai lembaran memori, atau data
yang tersimpan.

3) Surat Sebagai Alat Tata Usaha

Surat sebagai alat tata usaha, maksudnya adalah bahwa
penyusunan surat tidak dapat berdiri sendiri tetapi sangat
berhubungan dengan kegiatan-kegiatan lain.

4) Sebagai Bukti atau Dokumen Tertulis

Maksudnya adalah bahwa surat sebagai dokumen ter-
tulis dapat digunakan sebagai alat bukti jika terjadi perselisi-
han kantor atau antar pihak dalam korespondensi.
 6

5) Surat Sebagai Duta Penulis

Surat sebagai duta atau wakil penulis, maksudnya
adalah bahwa surat menjadi wakil secara tertulis dari instansi,
perusahaan, maupun organisasi.

6) Surat Sebagai Pedoman Kerja

Maksudnya, adalah surat dapat dijadikan petunjuk
bagi pegawai maupun seseorang.

7) Surat Sebagai Media Komunikasi

c. Tujuan Penulisan Surat

Berikut ini tujuan umum penulisan surat, diantaranya :

a. Untuk mendapatkan tanggapan dari pembaca surat tentang isi
surat.
b. Ingin mendapatkan tanggapan dan menyampaikan informasi
kepada pembaca/penerima/pihak lain.
c. Menyampaikan informasi kepada pembaca surat.
d. Memperlancar arus informasi sehingga informasi yang diter-
ima jelas dan tidak salah tangkap.

2. Pengertian Surat Masuk dan Surat Keluar

Surat masuk adalah surat-surat yang diterima oleh suatu organisasi

atau perusahaan yang berasal dari seseorang atau suatu organisasi.
Sedangkan surat keluar adalah surat-surat yang dikeluarkan/dibuat
suatu organisasi/perusahaan untuk dikirimkan pada pihak lain, baik
perseorangan maupun kelompok. Agar surat tidak hilang maupun
rusak, sangat diperlukan tata cara yang baik dan sistematis untuk
mengatur surat-surat tersebut. Sehingga fisik maupun informasi suatu
 7

surat dapat diselamatkan dan mempunyai manfaat bagi semua pihak.

a) Kerugian-kerugian jika tidak ada penanganan surat yang baik,

yaitu :
1. Surat dan informasinya bisa hilang;
2. Kantor menjadi tidak rapi karena banyak tumpukan kertas
yang tidak tertata; dan
3. Surat sulit ditemukan jika dicari karena letaknya tidak disusun
dengan teratur.
b) Manfaat yang akan diperoleh dengan adanya penanganan surat
yang baik, yaitu :
1. Surat akan tercatat dengan baik;
2. Prosedur penanganan surat jelas;
3. Surat disimpan dengan baik sehingga mudah untuk dite-
mukan;
4. Rahasia akan terjaga.

3. Pola Kegiatan Administrasi

Dalam penyelenggaraan kegiatan administrasi, ada tiga pola

yang digunakan, yaitu pola sentralisasi, desentralisasi, dan gabungan.
1) Pola Sentralisasi

Pola ini merupakan pola penanganan surat secara terpusat.

Bagian tata usaha atau sekretaris atau bagian administrasi
bertugas menangani surat masuk atau surat keluar. Kantor yang
menggunakan pola sentralisasi dapat menggunakan salah satu dari
sistem berikut, yaitu :
a. Sistem buku agenda ; dan
b. Sistem kartu kendali.
 8

Ada dua macam buku agenda yang digunakan untuk mencatat

surat masuk dan surat keluar, yaitu buku agenda berpasangan dan
tunggal. Pada buku agenda berpasangan, surat masuk dan keluar
dicatat dalam buku yang berbeda. Surat masuk dicatat dalam buku
agenda surat masuk, dan surat keluar dalam buku agenda surat
keluar (verbal). Sedangkan pada agenda tunggal, surat masuk dan
keluar dicatat dalam satu buku agenda.

Sistem kartu kendali diciptakan untuk mengatasi kekurangan

yang ada di sistem buku agenda. Pada sistem buku agenda,
pencatatan hanya dilakukan oleh satu orang saja, dan tentunya
akan memakan waktu yang lama dalam pencatatannya apabila
dalam suatu kantor harus mencatat surat dalam jumlah yang
banyak. Tetapi jika menggunakan sistem kartu kendali, hal ini
bisa dilakukan oleh beberapa orang sekaligus, sehingga dapat
mempercepat proses penanganan surat, dan pelayanan kepada
masyarakat pun akakn semakin cepat.

2) Pola Desentralisasi

Kegiatan administrasi pola desentralisasi dilakukan oleh

setiap unit atau masing-masing bidang di dalam kantor, artinya
bahwa kegiatan administrasi dilakukan oleh seorang sekretaris,
atau dibantu oleh beberapa administrasi kantor pada unit masing-
masing. Pola ini banyak dianut oleh perusahaan swasta, karean
lebih efisien dan lebih cepat dalam penanganan administrasinya.

3) Pola Gabungan Sentralisasi dan Desentralisasi

Dalam pola gabungan ini, pencatatan surat dilakukan oleh

tata usaha pusat kemudian didistribusikan kepada tata usaha kerja.
Surat-surat yang bersifat aktif disimpan di unit kerja, dan jika
 9

berubah menjadi bersifat inaktif, surat tersebut diserahkan ke tata

usaha pusat untuk disimpan.
 BAB III
PENGALAMAN KERJA

A. Uraian Kegiatan Praktik Kerja Lapangan (PKL)

Pada setiap kantor tentu memiliki kegiatan yang rutin dilakukan
oleh para karyawannya, dan ini berlaku di kantor Setda. Kegiatan rutin ini
diadakan untuk melatih kedisiplinan dan meningkatkan kerjasama yang
baik antar pegawai dari dalam kantor maupun luar kantor.
Hal tersebut dilakukan 5 hari dalam setiap minggunya, dimulai dari
hari Senin sampai dengan hari Jum`at. Kegiatan ini disebut dengan Apel
Pagi dan Ngaji Bersama. Apel pagi pada hari Senin akan diikuti oleh
seluruh karyawan ASN yang berasal dari berbagai SPPD, dan dari hari
Selasa sampai Kamis hanya diikuti oleh karyawan ASN pada kantor Setda
saja termasuk penulis sebagai Peserta PKL. Apel bertempat di Halaman
depan kantor Setda.
Untuk hari Jumat diisi dengan kegiatan Ngaji Bersama yang
bertempat di Basement kantor Setda tersebut. Namun, khusus untuk hari
Jumat pada minggu pertama setiap bulannya, kegiatan Ngaji Bersama
wajib diikuti oleh seluruh karyawan dari berbagai SPPD, sama seperti
kegiatan Apel pada hari Senin. Ngaji bersama minggu pertama dilakukan
di Masjid Agung Biturrohman Kab. Tasikmalaya.
Penerimaan surat masuk pada kantor Setda dilakukan melalui satu
pintu, yaitu pada unit Tata Usaha. Dari hasil yang diamati penulis selama
Prakerin, dalam kegiatan administrasinya kantor Setda menggunakan Pola
Sentralisasi. Setelah dijelaskan pada bab sebelumnya, bahwa pola ini
terdiri atas dua sistem yaitu sistem buku agenda dan sistem kartu kendali.
Dalam hal ini kantor Setda ternyata masih menggunakan sistem
buku agenda namun dilampiri dengan kartu kendali. Meskipun masih
menggunakan pola lama tetapi yang menariknya, proses pelaksanaan
administrasi di kantor Setda masih terlaksana dengan baik, bahkan tidak
ada komplain dari pihak manapun.

10
 11

Oleh karena itu untuk lebih detailnya, berikut akan dijelaskan

bagaimana Prosedur Penanganan Surat Masuk dan Surat Keluar Pola
Sentralisasi Sistem Buku Agenda di Sekretariat Daerah Kabupaten
Tasikmalaya.

1. Prosedur Penanganan Surat Masuk Pola Sentralisasi Sistem

Buku Agenda pada Kantor Setda

a) Penerimaan Surat
Setelah surat diterima, penulis akan menyerahkan tanda
terima surat kepada pihak yang bersangkutan. Lembar tanda
terima berisi nomor urutan agenda surat, nomor surat, asal surat,
perihal surat, dan nama penulis beserta tanda tangan sebagai
bukti penerimaan surat.

b) Penyortiran Surat

Selanjutnya penulis melakukn pemisahan/penyortiran surat

supaya memudahkan proses penginputan atau proses
pengagendaan surat. Jika surat yang diterima untuk perseorangan
dan menyangkut masalah pribadi, surat akan diberikan langsung
kepada pihak yang dituju. Surat yang diterima penulis dapat
berupa surat undangan dan surat permohonan bantuan konsumsi.

c) Pembukaan Surat
1. Surat dibuka menggunakan pisau pembuka surat;
2. Alamat dalam dam alamat pada amplopnya dicocokan;
3. Amplop disatukan dibelakang surat dengan menggunakan
stapler atau clips.
 12

d) Pengagendaan Surat

Kantor Setda dalam melakukan pencatatan/pengagendaan

suratnya sudah menggunakan sistem elektronik. Oleh karena itu,
penulis memproses surat melalui sebuah aplikasi digital bernama
E-Office. Dalam aplikasi ini penulis menjadi lebih mudah
mengisi agenda, dari mulai tanggal ditetapkan surat, asal surat,
nomor surat, indeks dan kode surat, perihal, lampiran, sifat, isi
ringkas, pengolah/kepada siapa surat ditujukan, dan terakhir
tanggal surat diteruskan.

e) Pencetakan Surat
1. Surat yang telah diagendakan penulis, selanjutnya akan
melalui proses pencetakan menggunakan mesin print;
2. Identitas surat dan identitas agenda dicetak pada kartu
kendali yang digunakan khusus sebagai formulir tanda
terima surat;
3. KK yang digunakan terdiri dari 3 rangkap dengan warna
yang berbeda. Lembar I (putih), lembar II (kuning), dan
lembar III (merah);
4. Setelah selesai dicetak, penulis mengambil KK lembar I
untuk disimpan, lembar II dan III disatukan dengan surat
menggunakan stapler.

f) Pencatatan di Buku Ekspedisi Intern

Sebelum surat disampaikan, penulis terlebih dahulu akan
mencatat surat yang telah dilampiri KK lembar II dan III pada
buku ekspedisi intern.
 13

g) Pendistribusian Surat
1. Penulis mendistribusikan surat kepada pengolah/unit kerja
yang bersangkutan.
2. Khusus untuk ruangan Sekretaris Daerah, Bupati, dan Wakil
Bupati, terdapat petugas Sekpri nya masing-masing.
3. Petugas Sekpri akan menandantangani buku ekspedisi
beserta surat yang tadi telah dilampiri KK lembar II dan KK
lembar III.
4. Setelah surat selesai ditandatangani, surat beserta KK lembar
III diserahkan kepada petugas Sekpri untuk diproses lebih
lanjut.
5. KK lembar II diambil kembali oleh penulis dan disatukan
dengan KK lembar I untuk kemudian dijadikan arsip.

2. Prosedur Penanganan Surat Keluar Pola Sentralisasi Sistem

Buku Agenda pada Kantor Setda
Proses penanganan surat keluar di kantor Setda juga dilakukan
pada unit Tata Usaha (TU). Tetapi penulis hanya menerima surat
keluar untuk diregister/diagendakan saja. Jadi proses-proses
sebelumnya dilakukan oleh masing-masing bagian dalam kantor yang
bersangkutan dengan surat tersebut.
Untuk lebih jelasnya, penerimaan surat keluar hanya untuk
proses register yang dilakukan penulis adalah sebagai berikut :

a) Penerimaan Surat
Penerimaan surat yang dimaksud adalah penulis menerima
surat keluar yang diserahkan pleh sekretaris dari tiap-tiap bagian
dalam kantor untuk proses register/agenda. Sekretaris yang
bersangkutan harus membawa surat yang telah digandakan/FC
untuk dijadikan arsip.
 14

b) Pengagendaan Surat
Surat yang penulis terima akan melalui proses agenda.
Sama sebelumnya seperti penagendaan surat masuk, yaitu
dengan melakukan pencatatan pada kartu kendali surat keluar
melalui Aplikasi E-Office. Kartu kendali yang digunakan terdiri
dari 3 (tiga) rangkap dengan berbeda warna. Lembar I berwarna
putih, lembar II berwarna kuning, dan lembar III berwarna
merah.

c) Pencetakan Surat
Surat keluar yang telah diagendakan oleh penulis
selanjutnya akan dicetak pada kartu kendali menggunakan mesin
Print. Selesai dicetak, KK lembar I akan disimpan pada kotak
khusus, KK lembar II akan disatukan dengan surat hasil FC
untuk dijadikan arsip, lalu penulis menyerahkan KK III kepada
sekretaris dari bagian yang bersangkutan sebagai bukti bahwa
surat telah melalui proses agenda dan mendapatkan nomor
register.

d) Penggandaan Surat
Penggandaan surat dilakukan penulis apabila sekretaris dari
bagian yang bersangkutan tidak membawa surat salinan/FC.
Karena untuk surat yang akan menjadi arsip tidak perlu surat
yang asli.

e) Pemberian Cap Dinas/Stempel

Surat keluar yang telah mendapatkan nomor register
biasanya akan dibubuhi cap dinas atau stempel guna menjaga
keformalitasan surat.
 15

Sedikit tambahan, kartu kendali yang digunakan kantor

Setda dalam penanganan surat masuknya hanya dijadikan
sebagai lembar atau formulir tanda terima. Begitu pula dengan
kartu kendali surat keluar yang hanya digunakan sebagai lembar
penomoran agenda/register saja, bukan digunakan sebagai sistem
pelaksanaan administrasinya. Meskipun menggunakan sistem
elektronik, hasil pengagendaan surat akan tetap aman dan
tersimpan dengan baik, bahkan dapat memudahkan penulis
dalam proses pencarian surat.
 16

B. Dokumentasi Kegiatan PKL

Gambar 3.1 Kegiatan Apel Pagi di Halaman Kantor Setda.

Gambar 3.2 Sambutan Bapak Bupati pada acara Pengajian Memperingati Hari Isra
Miraj.
 17

Gambar 3.3 Contoh Surat Keluar.

 18

Gambar 3.4 Tampilan Beranda pada Aplikasi E-Office.

Gambar 3.5 Tampilan pada saat proses Agenda Surat.

Gambar 3.6 Contoh Kartu Kendali untuk Lembar Penerimaan Surat

Masuk.
 19

Gambar 3.7 Contoh Kartu Kendali untuk Lembar Penomoran Surat

Keluar.

Gambar 3.8 Penulis sedang melakukan proses agenda surat.

Gambar 3.9 Penulis sedang mengisi daftar surat di buku ekspedisi intern.
 20

Gambar 3.10 Contoh Surat Masuk.

 BAB IV
PENUTUP

A. Kesimpulan
Kegiatan Praktik Kerja Lapangan (PKL) merupakan kegiatan yang
sangat bermanfaat bagi penulis, dan dapat mengenal lebih jauh bagaimana
cara bekerja dilapangan sesuai keahlian penulis sehingga penulis dapat
melihat gambaran mengenai kegiatan bidang usaha dimasa yang akan
datang serta penulis mengetahui standar kompetisi yang akan dijadikan
peluang kerja dan kesempatan kerja. Penulis ditempatkan pada kantor
Sekretariat Daerah Kabupaten Tasikmalaya divisi Tata Usaha (TU) yang
bertugas dalam hal persuratan, ini sangat sesuai dengan program keahlian
penulis. Seluruh prosedur penanganan surat pola sentralisasi sistem buku
agenda dari mulai penerimaan, proses agenda, pencetakan, pencatatan
pada buku ekspedisi intern, dan pendistribusian dilakukan penulis selama
kegiatan PKL berlangsung. Begitupun dengan penanganan surat
keluarnya, penulis menjadi mengetahui bagaimana tahapan-tahapan yang
dilakukan pada proses register/penomoran secara nyata.

B. Saran
a. Saran Bagi Sekolah
1. Menyediakan lebih banyak perusahaan/instansi untuk Praktik
Kerja Lapangan (PKL) yang sesuai dengan kompetisi keahlian
masing-masing siswa siswi.
2. Memberikan pengarahan dan pengawasan yang lebih teliti,
sehingga siswa siswi lebih terpantau dan terarahkan saat PKL
berlangsung.

21
 22

b. Saran Bagi Instansi

1. Untuk seluruh para pegawai diutamakan kedisiplinan dengan
datang tepat waktu.
2. Tingkatkan terus hubungan kekeluargaan antara pegawai dan
siswa/i PKL.
3. Tingkatkan kembali kekompakan antar para pegawai.