WALFAIDHIN, SE

530069241

“Bagaimana perencanaan dan strategi kapasitas pada perusahaan tempat anda bekerja?”

Jawaban:

Ada dua padangan dalam memaknai “kapasitas”. Pertama, apabila dilihat dari pandangan bisnis,
kapasitas merupakan jumlah output yang dapat dicapai oleh sebuah sistem selama periode waktu
tertentu. Kedua, dilihat dari sudut industri jasa, kapasitas dimaknai sebagai jumlah konsumen yang
dapat ditangani selama beberapa waktu.
Chase dan Jacobs (2005) mendefinisikan kapasitas sebagai kemampuan untuk menampung,
menerima, menyimpan atau mengakomodasi. Bartal dan Martin (1999) mendefinisikan
perencanaan kapasitas dan agregate adalah proses penentuan tujuan dan menetapkan caracara
terbaik untuk mencapainya.
Menurut G.R. Terry (1997), perencanaan adalah tindakan memilih dan menghubungkan fakta dan
membuat serta menggunakan asumsi-asumsi mengenai masa yang akan datang dalam hal
memvisualisasikan dan merumuskan aktivitas yang diangap perlu untuk mencapai hasil yang
diinginkan. Adapun kapasitas (capacity) merupakan hasil produksi (throught put) atau jumlah unit
yang dapat ditahan, diterima, disimpan, atau diproduksi oleh sebuah fasilitas dalam periode waktu
tertentu.
Pada hakikatnya, kapasitas dapat memengaruhi sebagian besar biaya tetap. Kapasitas juga berfungsi
untuk menetukan bahwa permintaan dapat dipenuhi atau tidak, fasilitas yang ada akan berlebih
atau tidak. Jika fasilitas terlalu besar, sebagian fasilitas akan menganggur dan membutuhkan biaya
tambahan yang dibebankan pada produksi atau menjadi beban pelanggan. Hal itu berdampak pada
kenaikan biaya.
Dalam praktiknya, perencanaan kapasitas adalah penentuan kebutuhan kapasitas masa depan yang
sebagian besar didasarkan pada permintaan pada masa yang akan datang. Jika permintaan barang
dan jasa dapat diramalkan dengan tingkat ketepatan yang memadai, penentuan kapasitas dapat
langsung dilakukan. Dalam industri manufaktur, kapasitas diartikan sebagai jumlah yang dapat
diproduksi oleh mesin dalam suatu ukuran waktu.
Menurut Chase dan Aquilano (1955), Chase serta Russel Taylor (2000), kapasitas merupakan
jumlah keluaran yang dapat dihasilkan oleh suatu sistem produksi dalam cakrawala waktu tertentu,
yaitu selama satu tahun atau dalam beberapa tahun mendatang. Menurut Buffa (1999), beberapa
definisi mengenai kapasitas tidak ada yang pasti karena kapasitas harus dihubungkan dengan sejauh
mana suatu peralatan digunakan.
Oleh karena itu, kapasitas suatu kegiatan operasi dapat berubah karena adanya pengubahan batas
kapasitas dengan melakukan lembur atau subkontrak. Dengan mengubah kebijakan mengenai
pemanfaatan peralatan dan fasilitas, dapat pula mengubah kapasitas tanpa menambah jumlah
peralatan, sumber kapasitas ini menjadi tuntutan manajer untuk lebih luwes dalam menyusun
perencanaan kapasitas.

Tujuan Perencanaan Kapasitas

Sebuah keputusan yang diambil oleh seorang manajemen operasi dalam merencanakan kapasitas
akan memberikan pengaruh yang berbeda terhadap performa. Menurut Pycraft (2000), pengaruh-
pengaruh tersebut antara lain biaya, pendapatan, modal kerja, kualitas, dan kecepatan dalam
merespons kebutuhan konsumen.
1. Aspek Biaya
Aspek biaya dipengaruhi oleh keseimbangan antara kapasitas dan permintaan (tingkat
output). Tingkat kapasitas yang melebihi permintaan berarti terjadi under-utilization atas
kapasitas, atau tingkat utilitas kapasitasnya rendah. Hal tersebut akan menghasilkan biaya
per unit yang tinggi pendapatan juga terkena pengaruh atas keseimbangan kapasitas dengan
permintaan, tetapi berkebalikan dari aspek biaya yang telah disebutkan sebelumnya. Jika
tingkat kapasitas sama atau lebih tinggi dari permintaan, semua permitaan terpenuhi dan
tidak ada pendapatan yang hilang.
2. Modal Kerja
Modal kerja akan dipengaruhi apabila ada keputusan operasi untuk memproduksi
persediaan barang jadi. Hal ini berarti permintaan akan terpenuhi, tetapi perusahaan harus
mengeluarkan biaya persediaan sampai produk tersebut terjual.
3. Kualitas Produk atau Jasa
Kualitas produk atau jasa akan dipengaruhi oleh keputusan perencanaan kapasitas,
terutama pada perencanaan kapasitas yang melibatkan perubahan besar di tingkat
kapasitas, seperti melalui perekrutan tenaga kerja baru untuk sementara waktu. Perlu
diperhatikan bahwa staf atau tenaga kerja yang baru, besar kemungkikan dapat
meningkatkan tingkat kesalahan dalam proses operasi.
4. Kecepatan Merespons Kebutuhan Konsumen
Kecepatan merespons kebutuhan konsumen juga terkena dampaknya, seperti
melaksanakan kebijakan persediaan akan menghasilkan kepuasan bagi konsumen karena
konsumen dapat cepat menikmati produk yang berasal dari persediaan, tanpa harus
menunggu produksi barang tersebut.

Strategi Perencanaan Kapasitas

Taylor (2000) membedakan strategi perencanaan kapasitas dalam tiga tipe, yaitu sebagai berikut.
1. Capacity lead strategy, suatu strategi pengembangan kapasitas yang bersifat agresif dan
dimaksudkan untuk mengantisipasi pertumbuhan permintaan pada masa yang akan datang.
2. Capacity lag strategy, suatu strategi pengembangan kapasitas yang bersifat konservatif,
peningkatan kapasitas dilakukan setelah terjadi peningkatan pasar. Strategi ini bermaksud
untuk memaksimumkan maslahat ekonomi investasi, namun dapat berakibat jelek terhadap
pelayanan kepada pelanggan.
3. Average capacity strategy, strategi kapasitas rata-rata, suatu strategi pengembangan
kapasitas yang diselaraskan dengan rata-rata peningkatan estimasi permintaan.
Ada dua strategi yang dapat ditempuh perusahaan. Pertama, strategi melihat dan menunggu adalah
strategi hati-hati karena kapasitas produksi akan dinaikkan apabila permintaan konsumen sudah
naik. Kedua, strategi ekspansionis adalah strategi melebihi produksi di atas permintaan, sehingga
tidak terjadi kekurangan produk di pasaran yang menyebabkan peluang masuknya pesaing lain dan
menjamin pelayanan terbaik dengan tersedianya produk di pasaran.

Dimensi Perencanaan Kapasitas

Strategi untuk perencanaan kapasitas dipisahkan berdasarkan tiga dimensi waktu, seperti
diproyeksikan oleh Brown (2001), yang terlihat pada gambar 5.1 berikut.
Berikut adalah penjelasan mengenai perencanaan kapasitas secara umum yang dipandang dalam
tiga dimensi waktu menurut Brown).
1. Perencanaan Jangka Panjang (long-term)
Perencanaan ini memerlukan waktu lebih dari 1 tahun. Sumber daya produktif (seperti
gedung, peralatan atau fasilitas) membutuhkan waktu yang lama untuk diperoleh atau
dibuang. Perencanaan kapasitas jangka panjang membutuhkan partisipasi dari manajemen
puncak karena keputusan yang diambil berkenaan dengan fungsi penambahan fasilitas dan
peralatan yang memiliki lead time panjang.
2. Perencanaan Jangka Menengah (Medium-Term)
Perencanaan ini memerlukan waktu bulanan atau kwartalan untuk 3 hingga 18 bulan ke
depan. Dengan demikian, kapasitas dapat divariasikan dengan memanfaatkan sumber daya
yang tersedia, yaitu dengan menggunakan alternatif seperti penambahan jumlah karyawan
atau jumlah shif, atau dapat dilakukan subkontrak dan menggunakan persediaan. Hal ini
merupakan tugas dari perencanaan agregat, seperti diilustrasikan oleh Render (2004)
3. Perencanaan Jangka Pendek (Short-Term)
Perencanaan ini memerlukan waktu kurang dari 1 bulan. Hal ini terikat dengan proses
penjadwalan tugas dan karyawan secara harian atau mingguan atau pengalokasian mesin,
dan membutuhkan penyesuaian untuk mengeliminasi perbedaan antara output aktual
dengan yang direncanakan.
Pada dasarnya, sebuah usaha produksi bisa bekerja dengan baik apabila dijalankan oleh produsen
atau disebut sebagai pengusaha (entrepreneur). Pengusaha adalah orang yang mencari peluang yang
menguntungkan dan mengambil risiko seperlunya untuk merencanakan dan mengelola suatu bisnis.
Menurut Haming dan Nurnajamuddin (2011), perencanaan kapasitas didefinisikan sebagai
keputusan perencanaan strategis jangka panjang yang ditujukan untuk mengadakan seluruh sumber
daya produktif yang dibutuhkan oleh perusahaan untuk dapat dipakai menghasilkan level produksi
tertentu.

Jenis-Jenis Perencanaan Kapasitas

Menurut Yamit (2011), jenis-jenis perencanaan kapasitas ada dua jenis, yaitu:
1. Perencanaan kapasitas jangka pendek, yaitu digunakan untuk menangani secara ekonomis
hal-hal yang sifatnya mendadak di masa yang akan datang. Misalnya: untuk memenuhi
permintaan yang bersifat mendadak atau seketika dalam jangka waktu pendek.
2. Perencanaan kapasitas jangka panjang, yaitu strategi operasi dalam menghadapi segala
kemungkinan yang akan terjadi dan sudah dapat diperkirakan sebelumnya. Misalnya:
rencana untuk menurunkan biaya produksi per unit, dalam jangka pendek sangat sulit untuk
dicapai karena unit produk yang dihasilkan masih berskala kecil, tetapi dalam jangka panjang
rencana tersebut dapat dicapai dengan cara meningkatkan produksi.

Strategi Perencanaan Kapasitas

Ada tiga jenis strategi perencanaan kapasitas yang pernah dikatakan oleh Haming dan
Nurnajamuddin (2011), yaitu:
1. Dikatakan oleh Haming dan Nurnajamuddin (2011) bahwa capacity lead strategyyaitu suatu
strategi pengembangan kapasitas yang bersifat agresif dan dimaksudkan untuk
mengantisipasi pertumbuhan permintaan di masa yang akan datang. Strategi itu diharapkan
mampu menampung akses permintaan yang tidak dapat dipenuhi oleh pesaing karena
 keterbatasan kapasitasnya, atau untuk segera mengambil manfaat dari pasar yang tumbuh
dengan cepat.
2. Haming dan Nurnajamuddin (2011) pernah menyatakan bahwa capacity lag strategy, yaitu
suatu strategi pengembangan kapasitas yang bersifat konservatif, peningkatan kapasitas
dilakukan setelah terjadi peningkatan permintaan pasar. Strategi ini bermaksud untuk
memaksimalkan masalah ekonomi investasi. Namun, dapat saja berakibat jelek terhadap
pelayanan kepada pelanggan. Pelanggan yang tidak terlayani dapat saja pindah ke
perusahaan saingan. Strategi ini memakai asumsi bahwa pelanggan yang sebelumnya
bergeser ke perusahaan saingan, akan kembali ke perusahaan sesudah kapasitasnya
ditingkatkan. Pelanggan dipandang sebagai pelanggan yang loyal.
3. Haming dan Nurnajamuddin (2011) pernah juga menyatakan bahwa Average capacity
strategy, yaitu strategi kapasitas rata-rata, suatu strategi pengembangan kapasitas yang
diselaraskan dengan rata-rata peningkatan estimasi permintaan. Strategi ini bersifat
moderat, manajer berasumsi bahwa mereka akan mampu menjual keluaran yang dihasilkan
paling tidak sebesar pertambahan yang diperkirakan.

Faktor Penentu Kapasitas Produksi

Untuk menentukan kapasitas produksi optimum. Menurut Yamit (1998) ada beberapa faktor yang
harus diperhatikan, yaitu:
1. Kapasitas bahan baku, yaitu jumlah bahan baku yang mampu disediakan dalam waktu
tertentu. Jumlah ini dapat diukur dari kemampuan para suplier untuk memasok maupun
kemampuan penyediaan dari sumber bahan baku.
2. Kapasitas jam kerja mesin, yaitu jumlah jam kerja normal mesin yang mampu disediakan
untuk melaksanakan kegiatan produksi.
3. Kapasitas jam tenaga kerja, yaitu jumlah tenaga kerja normal yang mampu disediakan.
Jumlah jam tenaga kerja dipengaruhi oleh jumlah tenaga kerja yang berlaku apakah satu
shift (8 jam), dua shift (16 jam) atau tiga shift (24 jam).
4. Modal kerja, yaitu kemampuan penyediaan dana untuk melaksanakan proses produksi.
Misalnya untuk membeli bahan baku, membayar upah dan lain sebagainya.
5. Jumlah atau kapasitas permintaan.
Menurut (Yamit, 1998), dari berbagai macam faktor tersebut, diusahakan untuk memperoleh
kombinasi jumlah dan jenis produksi yang terakhirnya dapat menghasilkan keuntungan atau biaya
minimum. Ada banyak metode yang dapat digunakan untuk mengkombinasikan berbagai faktor
tersebut dan dapat digunakan untuk menentukan kapasitas produksi optimum, salah satu metode
yang sering digunakan adalah metode Break Even Point.
Metode ini sering digunakan karena mempunyai banyak manfaat bagi perusahaan. Adapun menurut
Prawirosentono (2001), manfaat tersebut adalah dapat menentukan jumlah penjulan minimum
yang harus dipertahankan agar perusahaan tidak mengalami kerugian, menentukan jumlah
penjualan yang harus dicapai untuk memperoleh laba yang telah direncanakan, mengukur dan
menjaga supaya penjualan tidak lebih kecil dari titik impas (TI) atau BEP, menganalisis perubahan
harga jual, harga pokok (harga) dan besarnya hasil penjualan atau tingkat produksi.
PENERAPAN PERENCANAAN DAN STRATEGI KAPASITAS PADA BKKBN PROVINSI
SULAWESI BARAT MELALUI PELAYANAN KB MOBILE

Jika dilihat dari konsep manajemen operasi khususnya perencanaan dan strategi kapasitas lebih
banyak dibahas dan diterapkan pada sektor industri atau pabrik di dunia usaha.
Pada kesempatan ini saya mencoba membahas penerapan perencanaan dan strategis jika
diterapkan di instansi tempat saya bekerja yaitu di Perwakilan BKKBN Provinsi Sulawesi Barat
yang merupakan sektor public non profit.

Sebagaimana diamanatkan Undang-Undang 52 Tahun 2009 tentang Perkembangan

Kependudukan dan Pembangunan Keluarga, bahwa untuk mewujudkan penduduk tumbuh
seimbang dan keluarga berkualitas, Pemerintah menetapkan kebijakan keluarga berencana
melalui penyelenggaraan program keluarga berencana. Dalam ranga meningkatkan cakuan dan
kualitas pelayanan Keluarga Berencana (KB), BKKBN merupakan lembaga yang memiliki tugas
dan fungsi dalam menyelenggarakan Program Keluarga Berencana tersebut. Salah satu cara
meningkatkan capaian pelayanan program KB di masyarakat adalah melalui Pelayanan Mobile
KB.

Pelayanan mobile KB adalah pelayanan KB yang diberikan kepada masyarakan, dimana

pelayanan diberikan dengan mendatangi lokasi-lokasi atau daerah yang membutuhkan
pelayanan KB namun jauh dari fasilitas kesehatan atau sulit diakses.

Dalam pelaksanaannya pelayanan KB Mobile berupa tim yang melakukan pelayanan dengan
outputnya adalah jumlah peserta KB yang terlayani. Tim ini terdiri dari Bidan yang melayani,
tenaga administrasi, tenaga konseling dan tenaga observasi.
Pada kesempatan ini saya mencoba mengasumsikan Pelayanan KB mobile sebagai suatu
manajemen produksi, dimana diasumsikan jumlah peserta KB yang dilayani adalah jumlah
kapasitas produksi dari Tim Pelayanan KB.

Berkaitan dengan Perencanaan Kapasitas, saya mencoba menghitung berapa kemampuan atau
kapasitas Tim Pelayanan KB Mobile melayani peserta KB kusus jenis kontrasepsi implant (susuk) KB
dalam satu hari.

Berdasarkan waktu
Dengan asumsi tim terdiri dari
1 Bidan, 1 tenaga Administrasi, 1tenaga konseling, 1 tenaga obersevasi
Pelayanan dimulai pukul 9.00
Pelayanan ditutup pukul 15.00
Istirahat pukul 12.00-13.00
Waktu yang dibutuhkan melayani 1 orang akseptor KB mulai dari pemberian konseling, observasi
adalah 10 menit.
Berdasakan data tersebut maka diketahui jumlah waktu efektif pelayanan adalah 5 jam atau 300
menit. Jadi dapat diketahui bahwa jumlah akseptor KB yang dapat dilayani dalam satu hari
adalah sebanyak 30 Akseptor.
Jadi kapasitas produksi dari Tim Pelayanan KB adalah 30 Akseptor per hari.

Bagaimanakah strategi jika pada suatu lokasi atau daerah diperoleh informasi bahwa jumlah
masyarakat yang berminat Ber-KB berjumlah 60 orang?
Strategi yang dilakukan adalah menambah jumlah tenaga Bidan dan koselor masing-masing 1
orang sehingga, tim menjadi terdiri dari 2 Bidan dan 2 konselor, 1 Administrasi dan 1 Observator.