BAHASA SsdaURAT

Oleh

Oleh

I Nengah

Susdakartha

PROGRAM STUDI BAHASA DAsadN SASTRA

INDONESIA FAKULTAS SASTRA DAN BUDAYA
UNIVERSITsadAS UDAYANA
2016

1
 DAFTAR ISI

Daftar Isi ………………………………………………………………………… 2

I. Pendahuluan …………………………………………………………………. 3
II. Bentuk – Bentuk Surat ………………………………………………………. 4
III. Bahasa Surat Dinas ………………………………………………………….. 8
IV. Simpulan ……………………………………………………………………… 13
Daftar Pustaka ……………………………………………………………………. 14

2
1. Pendahuluan
Pengertian surat yang diungkapkan melalui definisi telah banyak ditemukan, di
antaranya dikemukakan oleh: Lembaga Administrasi Negara (1972:1), Hidayat
(1974:10), Sutrisno (1966:2), Sumantri (1978:1), Westra (1974/5:3). Di antara definisi-
difinisi yang ada itu, pengertian yang terkandung di dalamnya mempunyai persamaan,
di samping adanya perbedaan yang diakibatkan oleh keperluan dan cara pandang yang
berbeda. Perbedaan yang terdapat di antara definisi-definisi itu pada kesempatan ini
tidak penting dipermasalahkan. Hal yang penting, yang patut ditonjolkan pada
kesempatan ini ialah berkenaan dengan persamaan, yaitu sama-sama memandang bahwa
surat adalah salah satu media komunikasi tertulis. Jadi, wujud bahasa yang digunakan
adalah wujud bahasa tertulis.
Surat yang menggunakan bahasa tertulis ada bermacam-macam.
1. Ditinjau dari segi rupa surat, ada yang berwujud: warkat pos, kartu pos, surat
tercatat, telegeram, dll.
2. Ditinjau dari keamanan isi, ada surat: rahasia, sangat rahasia, terbatas
(konfendisial), dan biasa.
3. Dari segi pemakaian, ada surat: pribadi, dinas (resmi), dan niaga.
4. Dll.
Dalam pembicaraan ini tidaklah semua macam bahasa surat akan dibicarakan,
melainkan terbatas pada bahasa surat dinas inipun hanya bersifat umum. Dikatakan
bersifat umum, karena jenis surat dinas ini masih dapat pula dibeda-bedakan, seperti:
surat pengantar, surat pemberitahuan, surat perintah, panggilan, peringatan, permohonan,
memorandum, nota dinas, undangan, surat keputusan. Adanya pembedaan jenis surat
semacam ini tentu bahasa yang digunakan akan bervariasi pula, khususnya variasi
dalam pemilihan kata dan penyusunan kalimat. Sekali lagi, variasi semacam ini tidaklah
terjangkau dalam tulisan ini. Yang dibicarakan hanyalah berkisar pada bahasa surat
dinas secara umum. Pembicaraan ini didahului dengan pembicaraan bentuk-bentuk surat,
yang erat kaitannya dengan penempatan bagian-bagian surat.

Materi ceramah dalam rangka pengabdian masyarakat Fakultas Sastra dan Budaya Universitas Udayana, 2016

3
2. Bentuk –bentuk Surat
Yang dimaksud dengan bentuk atau style surat ialah susunan letak bagian –
bagian surat (lay-out). Cara penempatan bagian – bagian surat rupanya instansi atau
departemen-departemen yang ada di Indonesia mempunyai kebiasaan atau selera
sendiri-sendiri. Sampai saat ini, bentuk surat dimaksud paling sedikitnya dapat
dibedakan menjadi empat: bentuk resmi (official style), bentuk lurus (blok style), bentuk
setengah lurus (semi block style), dan bentuk lekuk (indented style). Contoh masing-
masing bentuk surat ini dapat dilihat berikut ini.

1. Bentuk Resmi (Official Style)

2
3
4
5

Dengan hormat.

8
9

4
Keterangan
1. = kepala surat
2. = alamat pengirim dan
tanggal pengiriman
3. = nomor surat
4. = lampiran (kalau ada)
5. = hal atau prihal
6. = alamat surat
7. = bagian isi surat
8. = nama pengirim
9. = tembusan atau tindasan

2. Bentuk Lurus (Block Style)

3
4
5

5
3. Bentuk Setengah Lurus (Semi Block Style)

4
5

6
4. Bentuk Lekuk (Indented Style)

3
4
5

7
3. Bahasa Surat Dinas
Sesuai dengan uraian di atas, tulisan ini pembicaraannya berkisar pada
penggunaan bahasa Indonesia dalam surat, khususnya surat-surat yang bersifat dinas.
Penggunaan bahasa Indonesia yang dimaksudkan tentu bahasa Indonesia yang baik dan
benar. Pengertian bahasa Indonesia yang baik adalah bahasa yang komunikatif;
sedangkan, bahasa Indonesia yang benar adalah bahasa Indonesia yang memenuhi
aturan-aturan atau kaidah.
Aturan-aturan yang bersifat umum, yang terdapat dalam bahasa Indonesia
hendaknya diperhatikan dalam pembuatan surat-surat dinas. Jika tidak demikian,
pengertian bahasa Indonesia yang baik dalam surat dinas sulit dapat dicapai. Aturan-
aturan yang perlu diperhatikan menyangkut: cara penulisan, pemilihan dan
pembentukan kata, dan cara penyusunan kalimat.
Dari sisi lain, pengertian penggunaan bahasa Indonesia yang baik dalam surat-
surat dinas bisa ditinjau dari ketiga komponen aturan di atas. Bahasa surat akan
dikatakan baik bila memenuhi kriteria berikut ini.

Menyangkut ejaan
1. Penulisan atau pengetikan hendaknya rapi dan jelas dibaca.
2. Warna tulisan atau pengetikan sebaiknya menggunakan warna hitam.

Menyangkut kata
1. Tidak boleh menggunakan kata-kata yang tabu.
2. Pilihan kata-kata yang bermakna umum.
3. Hindari penggunaan kata-kata slang.
4. Jangan menggunakan kata-kata usang.
5. Hindari penggunaan kata-kata artifisial.

Menyangkut kalimat
1. Gunakan kalimat yang bermakna lugas.
2. Buatlah kalimat yang bervariasi, baik menyangkut variasi susun kalimat, pola
kalimat, maupun variasi panjang –pendek kalimat.
Faktor lain yang baik dalam surat dinas adalah dengan menggantikan bentuk-
bentuk surat yang ada. Komposisi bagian surat: kepala surat, nomor surat, tanggal surat,

8
lampiran, hal atau prihal, alamat surat salam pembuka, isi susrat, salam penutup, tanda
tangan pengirim, inisial, tembusan, catatan, hendaknya ditulis pada komposisi yang
benar. Dengan memperhatikan beberapa persyaratan di atas maka penggunaan bahasa
Indonesia yang baik dalam surat-surat dinas akan lebih mungkin dapat dicapai.
Faktor lain yang sangat berkaitan dengan penggunaan bahasa Indonesia yang
baik dalam surat-surat dinas adalah penggunaan bahasa Indonesia yang benar, yang
sesuai dengan aturan-aturan yang ada. Berbeda halnya dengan penggunaan bahasa
Indonesia dalam pergaulan. Faktor kebenaran dalam situasi pergaulan belum tentu dapat
dijamin kekomunikatifannya. Tetapi dalam ragam bahasa Indonesia surat dinas, faktor
kebenaran gramatika yang ada dalam bahasa Indoensia adalah merupakan faktor
penentu. Oleh karena itu penggunaan bahasa Indonesia yang benar dalam tulisan ini
akan dibicarakan tersendiri dalam uraian berikut.

Bahasa Surat Dinas yang Benar

Penyusunan bahasa Indonesia yang benar dalam surat-surat dinas sering
menimbulkan masalah. Permasalahan itu muncul tentu karena berbagai sebab.
Dalam tulisan ini faktor penyebab itu tidaklah dibicarakan. Yang dibicarakan
adalah permasalahan–permasalahan yang sering dibuat oleh pemakai, baik yang
menyangkut ejaan, pemilihan kata dan cara pembentukannya, maupun cara penyusunan
kalimat-kalimatnya.

3.1 Ejaan
Ejaan yang digunakan dalam bahasa Indonesia dewasa ini adalah Ejaan Bahasa
Indonesia Yang Disempurnakan (EYD). Ejaan Bahasa Indonesia Yang Disempurnakan
ini telah memuat berbagai cara penulisan bahasa Indonesia, namun dalam penerapannya
sering menimbulkan masalah pula.

9
Contoh (Surat Undangan Dinas )

10
 Pada contoh surat di atas yang hanya memuat komposisi. Di dalamnya berisi
lingkaran-lingkaran yang bernomor. Lingkaran-lingkaran yang bernomor itulah
biasanya menimbulakan masalah. Lingkaran pertama yang merupakan alamat surat pada
umumnya ditulis, “Yth. : ............................”
Penggunaan titik dua (: ) dalam hal ini diberi lingkaran karena hal itu salah.
Ejaan Bahasa Indonesia Yang Disempuranakan tidak ada memuat aturan bahwa setelah
Yth. itu berisi titik dua ( : ) (periksa pedoman EYD).
Begitu juga tentang lingkaran nomor dua. Setelah akhir salam pembuka, yang
biasanya ditulis dengan, “Dengan hormat” atau yang sejenisnya dianggap sebagai
kalimat yang sudah selesai, dan bukan merupakan judul. Karenanya setelah salam
pembuka akan tepat bila dibubuhi tanda titik (.).
Pada lingkaran tiga biasanya diakhiri dengan kata pada dan selanjutnya diikuti
dengan perincian, “Hari, tanggal: .............................”, “Pukul : ................................. “,
dan “Tempat : ..................................”. Letak permasalahannya adalah pada penulisan
titik dua (:). Dalam buku pedoman EYD tidak ada menyajikan aturan bahwa setelah titik
dua ditulis dengan huruf besar, terkecuali perincian itu menyangkut nama, gelar, dll.-
nya. Untuk menghindari kesalahan ini barangkali akan lebih baik setelah kata pada itu
dilanjutkan dengan beberapa patah kata lagi sehinggga kalimatnya selesai. Dengan cara
ini maka penulisan perincian selanjutnya bisa diawali dengan huruf besar, karena
perincian itu dianggap kalimat-kalimat baru. Penambahan kata yang dimaksudkan
misalnya pada ketentuan di bawah ini.

3.2 Pemilihan Kata dan Pembentukannya

Masalah pemilihan kata yang benar sering dijadikan masalah oleh pembuat
surat dinas. Hal ini muncul karena bahasa Indonesia itu berkembang. Dalam
perkembangan ini, banyak muncul kata-kata baru atau kata-kata asing yang membaur
dengan kosa kata yang telah ada. Akibatnya, pemakai bahasa Indonesia sulit
membedakan di antara kata-kata yang ada itu, mana termasuk benar dan mana yang
termasuk salah.
Dalam kesempatan ini tidak akan banyak dibicarakan masalah itu karena
masalah pembentukan kata dan istilah sudah ada pedomannya, diatur pada buku
Pedoman Umum Pembentukan Kata dan Istilah. Satu hal yang barangkali bisa
ditekankan, gunakanlah kata-kata yang ada dalam bahasa Indonesia, seperti di bawah ini.

11
Baku Tidak Baku
acak random
alih tugas tour of duty
baku standar
cakupan scope
dwi pihak bilateral
subjek subyek
kanjang stamina
kesenjangan gap
nisbah ratio
penyejuk udara air conditioner
tumpang tindih overlap
apotek apotik
analisis analisa
manajemen managemen
konduite kondite

3.3 Penyusun Kalimat

Penyusun kalimat yang benar, yang berunsurkan kata atau kelompok kata,
tidaklah mudah. Setiap kata atau kelompok kata yang menduduki tempat dalam kalimat
mempunyai fungsi tertentu. Dengan kata lain, setiap kata atau kelompok kata yang hadir
di tengah-tengah kalimat mempunyai kedudukan dan fungsi. Jadi fungsi kata apakah
sebagai subjek, predikat, objek, keterangan, dan penegas hendaknya diperhatikan benar-
banar.
Setelah memperhatikan fungsi-fungsi setiap unsur kalimat itu, langkah
berikutnya perhatikan pulalah susunannya. Susunan yang dimaksud, yaitu susunan
kalimat bahasa Indonesia yang pada umumnya berpola diterangkan – menerangkan (d-
m).
Itulah gambaran sepintas dalam penyusunan kalimat dalam bahasa Indonesia
yang perlu diperhatikan guna dapat membuat susunan kalimat yang baik. Janganlah
membuat frase, kalimat, atau susunan kalimat seperti berikut.

12
- Lagi dua hari ..............
- Perlu juga kita ketahui ...............
Susunan kalimat semacam itu jelas menyalahi struktur karena polanya mengikuti hukum
menerangkan – diterangkan (m-d). Kalimat di atas akan benar susunannya bila diubah
menjadi “Dua hari lagi ....................”, “Kita perlu juga mengetahui ...............”.
Di samping contoh di atas, ada pula ditemukan penggunaan kata yang kurang
berfungsi seperti berikut ini.
- Surat daripada A ...............
- Selain daripada itu .............
- Adalah merupakan suatu kenyataan ................
Kata-kata yang bergaris bawah pada contoh-contoh kalimat di atas jika diperhatikan
dari segi fungsi rasanya kurang berperan. Karenanya kata-kata itu sebaiknya
dihilangkan saja.

4. Simpulan
Untuk mengakhiri uraian di atas, ada baiknya dibuatkan suatu rumusan dalam
bentuk simpulan. Dengan demikian, diharapkan isi uraian tulisan ini lebih mudah dapat
ditangkap.
Adapun simpulan yang dapat ditarik dari uraian di atas adalah seperti di bawah
ini.
1. Surat adalah salah satu bentuk media komunikasi yang menggunakan wujud
bahasa tertulis.
2. Akibat adanya berbagai macam surat dinas, maka bahasa yang digunakan juga
bervariasi, terutama dalam pemilihan kata dan kalimat.
3. Variasi bahasa Indonesia dalam surat dinas adalah termasuk variasi bahasa
Indonesia baku. Dengan demikian, penggunaan bahasa Indoneia yang baik dan
benar lebih memungkinkan dapat dicapai.
4. Dalam surat - surat dinas, beberapa aturan bahasa Indonesia yang menyangkut
ejaan, pemilihan dan pembentukan kata, dan penyusunan kalimat hendaknya
diperhatikan.

13
 5. Mengenai penulisan yang benar hdaendaknya berpegang pada EYD;
sedangkan menganai pemilihan kata dan pembentukan kata hendaknya
berpegang pada buku Pedoman Pembentukan Istilah.
6. Untuk dapat menyusun kalimsadat yang baik, kedudukan dan fungsi
setiap unsurnya perlu diperhatikan secara cermat. Di samping itu, perlu
pula diperhatikan urutan penempatannya.

DAFTAR PUSTAKA
Departemen Pendidikan dan Kebsadudayaan. 1978a. Surat-Menyurat Indonesia,
Jakarta:
Proyek Pembinaan Kurikulum dan Pengadaan Buku Sekolah Ekonomi.
--------------------------. 1978b. Surat-Mesadnyurat Indonesia. Jakarta: Proyek
Pembinaan
Kurikulum dan Pengadaan Buku Sekolah Ekonomi.
Hidayat, S. 1961. Pembimbing Administrasi dan Surat Menyurat. Jember : Sumber
Ilmu. Lembaga Administrasi Negara. 1972. sadBuku Pedoman Tata Surat
Menyurat dan
Kearsipan. Jakarta : P dan K.
7 Sumantri, Maman. 1976. Surat Menyurat. Jakarta: Pusat Pembinaan dan
Pengembangan Bahasa.
Sutrisno,Pendayagunaan
Drs. R.I. 1976. “Korespondensis
Karyawan Buletin Balai
Aparatur Departemen P dan Pembinaan
K.
Administrasi
Universitas Gajah Mada. Yogyakarta.
Wastra, Drs. Pariata. 1974/1975. “Korespsadondensi Indonesia”. Proyek Penataran
dan

14