BusinessObjects 6.1
Windows
2 Manual del usuario de BusinessObjects: Acceso a los datos y análisis de datos
Marcas Business Objects, el logotipo de Business Objects, Crystal Reports y Crystal Enterprise son
comerciales marcas comerciales o marcas registradas de Business Objects o de sus compañías afiliadas en
los Estados Unidos y demás países. Todos los demás nombres aquí mencionados pueden ser
marcas comerciales de sus respectivos propietarios.
Este producto incluye código cuyo uso es autorizado por RSA Security, Inc. Algunas partes
autorizadas por IBM están disponibles en http://oss.software.ibm.com/icu4j.
Patentes Business Objects es propietaria de las siguientes patentes E.E.U.U. que pueden proteger
productos ofrecidos y vendidos por Business Objects: 5,555,403, 6,247,008 B1, 6,578,027 B2,
6,490,593 y 6,289,352.
Núm. de 310-10-610-05
referencia
Acceso a los datos y análisis de datos 3
Índice general
Ejemplos 9
Parte IIntroducción
Índice general
4 Acceso a los datos y análisis de datos
Índice general
Acceso a los datos y análisis de datos 5
Índice general
6 Acceso a los datos y análisis de datos
Índice general
Acceso a los datos y análisis de datos 7
Índice general
8 Acceso a los datos y análisis de datos
Parte VApéndice
Índice general
Acceso a los datos y análisis de datos 9
Ejemplos
¿Cómo se comparan las cifras oficiales con mis objetivos personales? . . . 49
Adición de información regional a un documento existente . . . . . . . . . . . . . 52
Elaboración de una consulta en el Panel de consulta y su ejecución . . . . . 65
Limitación de los resultados de una consulta mediante una condición . . . . 72
Creación de un informe eModas que muestre las ventas por tienda y
categoría en Florida . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 87
Creación de un informe eModas sobre ventas con petición de orden por
estado, tienda y categoría . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 91
Creación de un informe que muestre la venta de artículos por estado . . . . 95
Acceso a un buzón de entrada de Outlook con VBA . . . . . . . . . . . . . . . . . 106
Creación de una consulta en Internet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 143
BUSINESSOBJECTS solicita que vincule proveedores de datos . . . . . . . . . . 221
Informes que muestran el volumen de negocios por país y centro de
vacaciones, volumen de negocios por país . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 237
Razones por las que el volumen de negocios es mejor en este centro de
vacaciones que en el resto . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 246
Cambio de análisis de Centro de vacaciones a Ventas . . . . . . . . . . . . . . . 253
Análisis de margen de beneficios . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 265
Objetivo de análisis centrado en un centro de vacaciones destacado
empleando filtros de exploración como condiciones de consulta . . . . . . . 271
Filtro de datos para mostrar únicamente los ingresos de ventas de dos
regiones . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 313
Visualización de las tiendas con ingresos semanales superiores a los
€200.000 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 319
¿Cómo se pueden ordenar los meses correctamente? . . . . . . . . . . . . . . . 326
Ordenación de clientes por nacionalidad y, después, por nombre
en orden alfabético . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 327
Visualización de las tres líneas de productos más vendidas . . . . . . . . . . . 330
Presentación de ingresos de ventas para los tres meses con
valores máximos en comparación con el volumen total de negocios . . . . 334
Representantes de ventas que generan ingresos superiores
a los €500.000 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 339
Ejemplos
10 Acceso a los datos y análisis de datos
Ejemplos
Acceso a los datos y análisis de datos 11
Ejemplos
12 Acceso a los datos y análisis de datos
Ejemplos
Maximización de los recursos de
información
prefacio
14 Acceso a los datos y análisis de datos
Presentación general
La solución de business intelligence Business Objects es soportada por miles de
páginas de documentación, disponibles con los productos, en Internet, en el CD
y mediante amplios sistemas de ayuda en pantalla y multimedia.
Empacados con información técnica exhaustiva, ejemplos de la empresa y
consejos para solucionar problemas y optimizar los productos, este amplio juego
de documentación proporciona soluciones concretas a los problemas de su
empresa.
Business Objects también ofrece una gama completa de soporte y servicios para
ayudar a maximizar los beneficios de su inversión en business intelligence. Vea
en las secciones siguientes cómo Business Objects puede ayudarlo a planificar
y cumplir con los requisitos específicos de soporte técnico, formación y asesoría.
Recursos de información
Cualquiera que sea su perfil de Business Objects, podemos ayudarlo a acceder
rápidamente a la documentación y demás información que necesita.
Documentation Roadmap
La guía básica de documentación, Documentation Roadmap, hace referencia a
todos los manuales y multimedia de Business Objects y le permite, de un vistazo,
ver qué información está disponible, de dónde y en qué formato.
Vea o descargue Business Objects Documentation Roadmap en el sitio Web
www.businessobjects.com/services/documentation.htm
Documentación en la Web
El juego completo de documentación electrónica está disponible para los
clientes que cuentan con un contrato de mantenimiento válido en el sitio Web de
asistencia al cliente en pantalla, Online Customer Support (OCS), en
www.businessobjects.com/services/support.htm
Recursos de información
16 Acceso a los datos y análisis de datos
Búsqueda en el CD de documentación
Busque en todo el juego de documentación en el CD de documentación de
Business Objects que se incluye con nuestros productos. Este CD proporciona
a la vez el juego completo de documentación, además de sugerencias y trucos,
tutoriales multimedia y materiales de demostración.
Pida el CD de documentación en pantalla, en la tienda de abastecimiento,
Business Objects Documentation Supply Store, o con su representante local.
Multimedia
Si es novato de Business Objects ¿Está actualizando desde una versión anterior
o está ampliando, por ejemplo, de nuestra solución de escritorio a la solución
Web? Pruebe uno de nuestros Quick Tours multimedia o tutoriales de
introducción. Todos están disponibles a través del sitio Web de asistencia al
cliente, Online Customer Support (OCS), o en el CD de documentación.
NOTA
Si su comentario se refiere a un producto Business Objects y no a la
documentación, póngase en contacto con nuestros expertos de Asistencia al
cliente. Para obtener información sobre Asistencia al cliente, visite:
www.businessobjects.com/services/support.htm
Recursos de información
18 Acceso a los datos y análisis de datos
Servicios
Una red global de expertos en tecnología Business Objects proporciona
asistencia al cliente, formación y asesoría para asegurar el beneficio máximo en
business intelligence para su empresa.
Servicios
20 Acceso a los datos y análisis de datos
Dirección Contenido
Documentación de Business Objects Presentación general de la documentación de
Business Objects. Lleva a asistencia al cliente, Online
www.businessobjects.com/services/ Customer Support, tienda de abastecimiento de
documentation.htm documentación, Documentation Supply Store, guía
básica de documentación, Documentation Roadmap,
sugerencias y trucos, Tips & Tricks, buzón de
documentación.
Buzón de Business Objects Comentarios o preguntas acerca de la
Documentation documentación.
documentation@businessobjects.com
Documentación de los productos La documentación más reciente de productos
Business Objects, para descargarla o verla en
pantalla.
www.businessobjects.com/services/
support.htm
Información sobre productos Información sobre la gama completa de productos
Business Objects Business Objects.
www.businessobjects.com
Developer Suite en pantalla Disponible para los clientes que cuentan con un
contrato de mantenimiento válido y una licencia de
Developer Suite a través del sitio de asistencia al
www.techsupport.businessobjects.com
cliente, Web Online Customer Support (OCS).
Proporciona toda la documentación, ejemplos, kits
y sugerencias más recientes.
Dirección Contenido
Knowledge Base (KB) Artículos, documentos y resoluciones de casos
técnicos.
www.techsupport.businessobjects.com También utilice el intercambio de conocimientos,
Knowledge Exchange para conocer qué retos
afrontan otros usuarios, tanto clientes como
empleados, y qué estrategias encuentran para
comunicar problemas complejos. Desde la base de
conocimientos, Knowledge Base, haga clic en el
vínculo de intercambio de conocimientos,
Knowledge Exchange.
Tips & Tricks Ejemplos prácticos que se enfocan en la empresa.
www.businessobjects.com/forms/
tipsandtricks_login.asp
Online Customer Support
Público objetivo
Este manual está destinado para usuarios finales no técnicos que tienen la
intención de utilizar BusinessObjects para crear informes utilizando datos
personales o de la empresa.
Convención Indica
Versales Los nombres de todos los productos como
BusinessObjects, WebIntelligence, Supervisor y
Designer.
Fuente Courier Código, sintaxis SQL, programas. Por ejemplo:
@Select(País\ID de País). Esta fuente
también se utiliza para todas las rutas de acceso,
directorios, secuencias de comandos, comandos
y archivos para UNIX.
Código Colocado al final de una línea de código, el
más código símbolo ( ) indica que la línea siguiente se debe
introducir de manera continua sin que haya un
retorno de carro.
$NOMBRE_DE_RUTA_DE Ruta de acceso a un directorio en la estructura de
_ACCESO_DIRECTORIO directorios de instalación/configuración de
Business Objects. Por ejemplo:
• $INSTALLDIR se refiere al directorio de
instalación de Business Objects.
• $LOCDATADIR se refiere a un subdirectorio
del directorio de instalación de
BusinessObjects llamado locData.
parte
Introducción a BusinessObjects
capítulo
24 Acceso a los datos y análisis de datos
Presentación general
En esta sección se proporciona una descripción de BusinessObjects, se
presentan conceptos de BusinessObjects y se incluye una lista de los nuevos
componentes de BusinessObjects 6.1.
Introducción a BusinessObjects
Acceso a los datos y análisis de datos 25
Definición de BusinessObjects
BusinessObjects es una solución integrada de elaboración de consultas,
creación de informes y análisis para actividades profesionales, que le permite
acceder a los datos de la base de datos de su empresa directamente desde su
escritorio, y presentar y analizar esta información en un documento de
BusinessObjects.
BusinessObjects facilita el acceso a los datos debido a que le permite trabajar
con ellos en términos propios de empresa que le son familiares, y no en los
términos técnicos de una base de datos como SQL.
Una vez que ha utilizado BusinessObjects para acceder a los datos que
necesita, puede presentar la información en informes ya sea como tablas
simples o de forma sofisticada, como por ejemplo, en documentos dinámicos
con gráficos explorables.
Puede guardar los documentos para uso personal, enviarlos a otros usuarios o
publicarlos en el diccionario de la empresa para darles una mayor circulación en
caso necesario.
En esta sección se presentan las características de BusinessObjects, así como
su funcionamiento.
Definición de BusinessObjects
26 Acceso a los datos y análisis de datos
Un universo de BusinessObjects
Introducción a BusinessObjects
Acceso a los datos y análisis de datos 27
Definición de BusinessObjects
28 Acceso a los datos y análisis de datos
También puede crear informes sofisticados con una gran cantidad de datos,
organizados y presentados de forma que las personas que los utilizan vayan
directamente a la información que les interesa:
Introducción a BusinessObjects
Acceso a los datos y análisis de datos 29
Definición de BusinessObjects
30 Acceso a los datos y análisis de datos
Distribución de la información
Los documentos que ha creado puede compartirlos de manera rápida y fácil con
otros usuarios de su empresa, bien enviándolos directamente a personas o
grupos seleccionados o bien publicándolos como documentos de la empresa.
Para distribuir documentos de estas dos formas, se utiliza el diccionario de
BusinessObjects. En el diccionario se guardan los documentos que envía para
que otros usuarios puedan recuperarlos y visualizarlos. También se guarda
información sobre los documentos almacenados, como el nombre del remitente,
la fecha y hora, así como los usuarios de la empresa que están autorizados para
recuperar y visualizar un documento.
Puede recuperar documentos enviados por otros usuarios, entre los que se
incluyen documentos de WebIntelligence y BusinessQuery, que puede abrir y
visualizar en BusinessObjects. Además, puede utilizar Broadcast Agent para
enviar documentos para procesamiento planificado.
NOTA
Para obtener información sobre el envío, la recuperación, impresión, publicación
y planificación de documentos, consulte el Manual del usuario de InfoView.
Puede abrir una versión electrónica de este manual directamente en el menú
Ayuda de BusinessObjects.
Introducción a BusinessObjects
Acceso a los datos y análisis de datos 31
Seguridad
El diccionario lo configura y administra el supervisor de BusinessObjects. Todos
los derechos que usted tiene como usuario los otorga el supervisor de
BusinessObjects mediante Supervisor. El supervisor define:
• Las partes de la interfaz de BusinessObjects a las que el usuario puede
acceder. El supervisor puede limitar la disponibilidad de la funcionalidad de
BusinessObjects, como el acceso a determinados comandos de menú.
• Las conexiones de la base de datos
• Los universos accesibles para la creación y edición de consultas
Los derechos acordados para cada usuario definen el perfil del usuario. Este
sistema de seguridad según perfil permite distribuir un único documento a
muchos usuarios, aunque los usuarios finales sólo tienen acceso a la
información que se les autoriza ver.
Definición de BusinessObjects
32 Acceso a los datos y análisis de datos
Introducción a BusinessObjects
Acceso a los datos y análisis de datos 33
Introducción a BusinessObjects
Acceso a los datos
parte
Introducción al acceso a datos
con BusinessObjects
capítulo
38 Acceso a los datos y análisis de datos
Presentación general
Este capítulo trata sobre el acceso a datos o la forma de obtener datos desde la
base de datos para los informes que cree con BusinessObjects. Presenta los
diferentes orígenes de datos que están disponibles y la forma de acceder a ellos
con BusinessObjects para obtener la información necesaria en el momento
necesario.
NOTA
Los proveedores de datos OLAP y SAP están documentados en manuales
especiales que el usuario recibe al adquirir OLAP o SAP Access Pack. El resto
de tipos de proveedores de datos está documentado en este manual.
Conexiones restringidas
Si está trabajando con un universo que está configurado con una conexión
restringida, necesita proporcionar el nombre de usuario y la contraseña de la
base de datos para ejecutar una consulta. Estos nombre de usuario y contraseña
no son los que utiliza para conectarse a BusinessObjects; son el nombre de
usuario y la contraseña de la base de datos subyacente (por ejemplo, una base
de datos Oracle o SQL Server) a la que accede un universo. Por lo general, esta
base de datos permanece oculta para usted, pero el diseñador de universos
puede configurar una conexión restringida para agregar una capa de seguridad
adicional. Dependiendo del tipo de conexión restringida, necesita proporcionar
el nombre de usuario y la contraseña de la base de datos en uno o todos los
casos siguientes:
• La primera vez que ejecuta una consulta (para obtener más información
sobre la ejecución de una consulta, consulte Elaboración de una consulta en
el Panel de consulta y su ejecución en la página 63).
• Cuando ejecuta una consulta (para obtener más información sobre cómo
actualizar una consulta, consulte Actualización de documentos de
BusinessObjects en el capítulo 1 del Manual del usuario de BusinessObjects:
Técnicas de creación de informes y formato.
• Cuando analiza una consulta para probar su validez (para obtener más
información sobre cómo analizar una consulta, consulte Uso del SQL de
consultas de BusinessObjects en la página 391).
44 Acceso a los datos y análisis de datos
Si desea... Entonces...
Crear una consulta en un 1. Haga clic en Universo y, a continuación, haga
universo clic en Siguiente.
2. Vaya al paso siguiente.
Utilizar un procedimiento 1. Haga clic en Otros y, a continuación, seleccione
almacenado, SQL una opción del cuadro de lista.
manual, un archivo de 2. Haga clic en Finalizar.
datos personales, un El cuadro de diálogo que aparece permitirá crear
archivo XML, un un proveedor de datos y recuperar los datos para
procedimiento VBA, un el informe.
cubo OLAP o una página
Web como origen de
datos
RECUERDE
Los proveedores de datos OLAP y SAP están documentados en manuales
especiales que el usuario recibe al adquirir OLAP o SAP Access Pack.
EJEMPLO
¿Cómo se comparan las cifras oficiales con mis objetivos personales?
La información de ventas de la empresa se almacena en la base de datos de la
empresa, a la que se accede mediante una consulta en un universo en
BusinessObjects. Ya tiene un documento de BusinessObjects que contiene esta
información.
Los objetivos trimestrales están guardados en una hoja de cálculo de Microsoft
Excel y quiere comparar las cifras con sus datos personales. Proceda de la
siguiente manera:
1. Abra el documento que contiene los datos de la empresa.
2. Haga clic en Nuevo proveedor de datos en el menú Datos.
3. En el Asistente que aparece, haga clic en Acceder a nuevos datos por otra
vía.
SUGERENCIA
Si quiere ver los nuevos datos tan pronto como BusinessObjects los haya
recuperado, utilice los comandos Tabla, Tabla de doble entrada o Gráfico en el
menú Insertar y, a continuación, siga el asistente para acceder a los datos que
desea.
EJEMPLO
Adición de información regional a un documento existente
Está trabajando en un documento con cifras de ventas por año, pero necesita
cierta información regional para completar los datos. En vez de crear una nueva
consulta, lo cual significa crear varios proveedores de datos en el mismo
documento, puede simplemente añadir objetos del resultado al proveedor de
datos existente. Proceda de la siguiente manera:
1. Haga clic en Editar proveedor de datos en el menú Datos.
En el Panel de consulta, añada los objetos que desea (por ejemplo Región,
Ciudad) en el cuadro Objetos del resultado. Para ello, haga doble clic en el icono
de cada objeto de la lista Clases y objetos.
2. Haga clic en Ejecutar.
BusinessObjects devuelve los nuevos datos al informe y, siempre que los datos
aparezcan en una tabla, aparecen automáticamente las nuevas columnas.
Si el documento Entonces...
contiene…
Un proveedor de datos Aparecerá el editor (Panel de consulta, cuadro de
diálogo Acceder a los datos personales, etc.) del
proveedor de datos.
Más de un proveedor de Aparecerá el cuadro de diálogo Lista de
datos proveedores de datos.
Seleccione el proveedor de datos que desea editar
y, a continuación, haga clic en Aceptar.
Si... Entonces
Desea ver los resultados que creará el Haga clic en Continuar la ejecución.
proveedor de datos que está
ejecutando
Desea eliminar los resultados creados Haga clic en Rechazar los resultados.
por el proveedor de datos al
interrumpir la ejecución
capítulo
56 Acceso a los datos y análisis de datos
Presentación general
En este capítulo se describe el modo de acceder a los datos a través de la
tecnología original de BusinessObjects: elaboración de consultas en universos.
¿Qué es un universo?
Los universos de BusinessObjects facilitan el acceso a los datos, ya que
contienen objetos de información de importancia empresarial conocidos por el
usuario. Además, para crear informes eficaces con información relevante para
su trabajo, no es necesario tener un conocimiento de la estructura o tecnología
de la base de datos.
Los universos son la interfaz semántica que aísla al usuario de las dificultades
de la base de datos. Un universo realiza las asignaciones de los datos de la base
de datos, en términos cotidianos que describen la situación empresarial.
Los universos se componen de clases y objetos. Los objetos de un universo de
recursos humanos, por ejemplo, serían Nombres, Direcciones, Sueldos. Las
clases son agrupaciones lógicas de objetos. Cada clase tiene un nombre
significativo como, por ejemplo, Vacaciones (para objetos relacionados con las
vacaciones de los empleados). Cada objeto realiza las asignaciones de los datos
y le permite recuperar los datos de los informes.
Material de demostración
En el paquete de BusinessObjects, se incluyen dos bases de datos de ejemplo,
Viajes Archipiélagos y eModas, junto con los universos e informes respectivos.
Se instalan junto con BusinessObjects y se utilizan en los ejemplos de este
manual. Las bases de datos son compatibles con Microsoft Access 2000. El CD
de BusinessObjects incluye también archivos de comandos SQL genéricos y
archivos de datos que permiten al administrador de una base de datos elaborar
bases de datos en cualquier SGBDR.
Viajes Archipiélagos
El universo Viajes Archipiélagos accede a información de la base de datos
club.mdb. Está diseñado para un operador turístico imaginario que gestiona
clubes de playa en distintos centros vacacionales de todo el mundo. Se utiliza
para recuperar datos sobre ventas y reservas relacionados con los centros y los
clientes en un período determinado. La imagen de la página 58 muestra las
clases y objetos del universo que aparecen en BusinessObjects.
Debido a que los universos ofrecen una interfaz semántica entre el usuario y la
base de datos, los nombres de las clases y objetos del universo de demostración
son muy claros. La clase Centro de vacaciones contiene objetos que se asignan
a datos de centros de vacaciones:
• El objeto Centro de vacaciones recupera los nombres de los centros de
vacaciones de la empresa.
• El objeto Servicio recupera datos de los tipos de servicios de cada centro de
vacaciones: alojamiento, comida y bebida, esparcimiento.
• El objeto Tipo de prestaciones recupera datos de los tipos de servicio de cada
centro vacacional, por ejemplo, suite familiar (para alojamiento), restaurante
(para comida y bebida).
58 Acceso a los datos y análisis de datos
Para obtener información adicional sobre las clases y los distintos tipos de
objetos que puede encontrar en BusinessObjects, consulte la sección Clases y
subclases y Objetos de dimensión, indicador e información en la página 59.
Clases y subclases
El universo de demostración contiene cinco clases: Centro de vacaciones,
Cliente, Ventas, Reservas e Indicadores. La finalidad de las clases es ofrecer
agrupaciones lógicas de objetos. La clase Cliente, por ejemplo, contiene objetos
que se asignan a datos de clientes de la base de datos.
La clase Cliente contiene una subclase denominada Patrocinador. Una subclase
es a una clase lo que una subcarpeta a una carpeta.
eModas
La base de datos eModas contiene los datos de los minoristas de una cadena de
prendas de vestir. Registra 211 productos (663 con variaciones de color)
vendidos en más de 13 establecimientos de Europa en los últimos tres años.
Contiene aproximadamente 90.000 filas de datos.
60 Acceso a los datos y análisis de datos
Para Entonces
crear un documento nuevo, haga clic en el botón Asistente para la
creación de informes (barra de
herramientas Estándar).
Asistente
para la para editar una consulta u otro tipo de haga clic en Editar proveedor de
creación de proveedor de datos en el documento datos en el menú Datos.
informes actual,
para crear una consulta nueva u otro haga clic en Nuevo proveedor de
tipo de proveedor de datos en el datos en el menú Datos.
documento actual,
d
e f g i j k
h
Panel de consulta
Búsqueda de objetos
Puede buscar un objeto escribiendo su nombre en el cuadro de búsqueda.
BusinessObjects abre la carpeta del objeto y lo selecciona. En el caso de
universos de gran tamaño con gran número de objetos, ésta función resulta de
Cuadro de gran utilidad.
búsqueda
Adición de objetos en una consulta
Cuando se incluye un objeto en la consulta, indica a BusinessObjects que
recupere los datos para ese objeto de la base de datos. Por ejemplo, para ver el
volumen de negocios por centro de vacaciones en el informe, incluye los objetos
Volumen de negocios y Centro de vacaciones en la consulta.
Un objeto en una consulta se incluye colocándolo en el cuadro Objetos del
resultado. Hay tres maneras de hacerlo. Puede:
• Hacer clic en un icono en la lista Clases y objetos y arrastrarlo al panel
Objetos del resultado
• Hacer doble clic en un objeto en la lista Clases y objetos
• Hacer clic en una carpeta de clase y arrastrarla al cuadro Objetos del
resultado. Todos los objetos de la clase aparecen en el cuadro Objetos del
resultado.
Una vez que ha colocado objetos en el cuadro Objetos del resultado, ha
elaborado una consulta básica.
Ejecución de la consulta
Una vez que haya elaborado la consulta deseada, haga clic en Ejecutar para que
la consulta recupere los datos de la base de datos.
EJEMPLO
Elaboración de una consulta en el Panel de consulta y su ejecución
Ha mostrado el Panel de consulta del universo Viajes Archipiélagos y desea
mover objetos del cuadro Clases y objetos al cuadro Objetos del resultado para
crear la consulta.
1. Haga clic en el signo más (+) que aparece junto a la clase Centro de
vacaciones, la clase Ventas e Indicadores.
De esta forma, se muestran los objetos de cada clase.
2. Haga doble clic en los objetos que desee. Para averiguar, por ejemplo, los
beneficios anuales de cada centro de vacaciones, haga doble clic en Centro
de vacaciones, Año y en la clase Indicadores en Volumen de negocios.
El Panel de consulta presentará ahora este aspecto:
NOTA
Si el diseñador de universos ha configurado el universo con una conexión
restringida, BusinessObjects le pide que introduzca el nombre de usuario y la
contraseña de la base de datos antes de recuperar los datos. Para obtener más
información sobre conexiones restringidas, consulte Conexiones restringidas en
la página 43.
NOTA
Todas las tareas anteriormente mencionadas pueden realizarlas usuarios finales
sin conocimientos técnicos. En la sección "Personalización de consultas en
universos" en la página 345, puede encontrar información sobre procedimientos
de elaboración de consultas más eficaces diseñadas para usuarios avanzados.
Objeto de
análisis
Para ver las jerarquías del universo con el que trabaja, haga clic en el botón
Objeto de análisis de la barra de herramientas del Panel de consulta.
Aparecerá el cuadro de diálogo Objeto de análisis.
NOTA
En el caso de que un universo no contenga jerarquías, BusinessObjects utiliza
sus clases como jerarquías de forma predeterminada.
SUGERENCIA
Puede seleccionar todos los objetos de una jerarquía haciendo clic en la casilla
de verificación de la jerarquía en el cuadro de diálogo Objeto de análisis.
Aplicación de condiciones
Una condición es una forma de limitar los datos que devuelve una consulta. A
continuación, se muestra un ejemplo.
EJEMPLO
Limitación de los resultados de una consulta mediante una condición
El objeto Centro de vacaciones recupera cinco valores: Australian Reef,
Bahamas Beach, French Riviera, Hawaiian Club y Royal Caribbean.
Puede aplicar una condición al objeto Centro de vacaciones con el fin de definir
que únicamente desea recuperar los datos de los centros vacacionales
Bahamas Beach y Royal Caribbean.
En BusinessObjects, puede definir tres tipos de condiciones en una consulta:
Condición Descripción
Condiciones Cuando los diseñadores del universo elaboran
predefinidas universos, pueden crear condiciones predefinidas
para que las utilice. Por ejemplo, el universo Viajes
Archipiélagos contiene condiciones predefinidas
como Año 2002, que le permite obtener reservas
para 2002 únicamente.
Puede aplicar una o varias condiciones predefinidas
cuando elabora una consulta. Sin embargo, no
puede eliminar condiciones predefinidas de un
universo, ni puede editar su definición.
Condiciones simples Permiten limitar los datos devueltos por un objeto de
resultado. Por ejemplo, puede obtener información
sobre clientes determinados aplicando una
condición simple en el objeto Cliente y, a
continuación, seleccionando los nombres de cliente
que aparecen en un cuadro de diálogo.
Condiciones complejas Le permiten limitar los resultados de la consulta por
cualquier objeto del universo.
Para obtener información adicional al respecto,
consulte la sección Aplicación de condiciones
complejas en consultas en la página 354.
SUGERENCIA
Para obtener información sobre el uso de dos o más condiciones en la misma
consulta, consulte la sección Uso de una consulta existente en una condición en
la página 375.
3. Mantenga pulsada la tecla Ctrl, haga clic en los valores que desea recuperar
y, a continuación, haga clic en Aceptar.
La condición aparece en el cuadro Condiciones.
Al ejecutar la consulta, sólo los datos correspondientes a los valores que
seleccionó aparecerán en el informe.
Aplicación de ordenaciones
Las ordenaciones controlan el orden en que aparecen los datos: ascendente o
descendente. Puede aplicar, por ejemplo, una ordenación en un indicador para
que los datos aparezcan en orden ascendente, del valor más bajo al más alto.
En la tabla siguiente se presenta el orden en que aparecen los datos:
2. Haga clic en Sin filas duplicadas si desea eliminar filas de datos duplicadas
del resultado de la consulta.
3. Para obtener un resultado parcial, puede hacer lo siguiente:
• Haga clic en 10 filas o 20 filas.
• Introduzca un número de filas en el campo Otro. Puede utilizar las flechas
para aumentar o disminuir el valor.
4. Haga clic en No recuperar los datos si no desea que la consulta se conecte
a la base de datos al ser ejecutada.
Al actualizar la consulta, esta opción se desactivará de forma automática, lo
que significa que la consulta se conectará a la base de datos y los datos
aparecerán en el informe.
• Haga clic en Aceptar para volver al Panel de consulta.
Si está de acuerdo con la consulta que ha generado, haga clic en Ejecutar.
La consulta se conecta a la base de datos y recupera los datos que ha
especificado. El informe que aparece muestra los datos de los objetos que ha
colocado en el cuadro Objetos del resultado del Panel de consulta.
capítulo
80 Acceso a los datos y análisis de datos
Presentación general
En este capítulo se explica la forma de crear informes con proveedores de datos
distintos de universos de BusinessObjects. Además de universos, puede crear
informes mediante SQL manual, procedimientos almacenados, archivos de
datos personales, procedimientos de Visual Basic for Applications (VBA),
archivos XML, cubos OLAP y Web Connect.
NOTA
BusinessObjects no ejecuta las cláusulas COMPUTE y ORDER BY en
sentencias de SQL manual.
Crear una
nueva
conexión
EJEMPLO
Creación de un informe eModas que muestre las ventas por tienda y categoría
en Florida
1. Inicie BusinessObjects.
2. Haga clic en Asistente para la creación de informes.
3. Seleccione una opción para el diseño del informe y, a continuación, haga clic
en Siguiente.
4. Seleccione Editor manual del SQL en el cuadro de lista Otros, y, a
Asistente continuación, haga clic en Siguiente.
para la
creación de
Se abrirá el cuadro de diálogo Editor manual del SQL.
informes Ahora tiene que crear una conexión con la base de datos eModas de
Microsoft Access. Proceda de la siguiente manera:
5. Haga clic en Crear una nueva conexión.
Se abrirá el cuadro de diálogo Agregar una conexión.
6. Seleccione Controladores ODBC de la lista de controladores y haga clic en
Crear una
Aceptar.
nueva
conexión Se abrirá el cuadro de diálogo Propiedades de la conexión.
7. Escriba ‘eModas’ en el cuadro Nombre, seleccione ‘eModas’ en el cuadro de
Creación de una petición de orden con una lista de valores para un archivo
de comandos SQL manual
Una petición de orden es una cuestión que necesita que los usuarios
seleccionen valores cuando ejecutan consultas. De esta forma, los usuarios
filtran la consulta para obtener los datos con los que guardan relación.
Además, una petición de orden puede mostrar una lista de valores; el usuario
puede seleccionar de esta lista en vez de tener que escribir directamente en la
petición de orden.
EJEMPLO
Creación de un informe eModas sobre ventas con petición de orden por estado,
tienda y categoría
1. Haga clic en Asistente para la creación de informes.
2. Seleccione una opción para el diseño del informe y, a continuación, haga clic
en Siguiente.
EJEMPLO
Creación de un informe que muestre la venta de artículos por estado
1. Haga clic en el botón Asistente para la creación de informes de la barra de
herramientas Estándar.
Aparecerá el Asistente para la creación de informes.
2. Seleccione una opción para el diseño del informe y, a continuación, haga clic
Asistente en Siguiente.
para la
creación de Aparecerá el cuadro de diálogo Indicar el acceso a los datos.
informes
Si desea... Entonces...
Volver a utilizar el valor Seleccione Utilizar este valor en la lista
introducido la próxima vez que desplegable Próxima ejecución.
se ejecute el informe
BusinessObjects solicite un Seleccione Invitar al usuario a introducir
valor la próxima vez que un valoren la lista Próxima ejecución
ejecute el informe
2. Seleccione una opción para el diseño del informe y, a continuación, haga clic
en Siguiente.
Aparecerá el cuadro de diálogo Indicar el acceso a los datos.
3. En Otros, haga clic en Archivos de datos personales y, a continuación, haga
clic en Finalizar:
4. Haga clic en Examinar para localizar el archivo que contiene los datos que
desea.
Aparecerá el cuadro de diálogo Abrir un archivo para acceder a datos
personales.
Una vez localizado el archivo y cerrado el cuadro de diálogo, la ruta del
archivo aparecerá en el campo Nombre del cuadro de diálogo Acceder a los
datos personales.
El campo Formato muestra el formato del archivo seleccionado.
Las opciones del cuadro de diálogo son específicas del tipo de archivo con el
que esté trabajando.
Si ha seleccionado un archivo dBASE, no existirán opciones adicionales; por
tanto, haga clic en Ejecutar.
Editar
subrutina
Subrutina
seleccio- Crear
nada nueva
subrutina
Eliminar
subrutina
EJEMPLO
Acceso a un buzón de entrada de Outlook con VBA
En este ejemplo se muestra la forma de generar un informe en función del
contenido de un buzón de entrada de Outlook.
en Crear.
Se abrirá el Editor de Visual Basic con una subrutina de la estructura.
sColName(1) = "From"
sColName(2) = "To"
sColName(3) = "Cc"
sColName(4) = "Subject"
sColName(5) = "Size"
sColName(6) = "Created"
sColName(7) = "Received"
'Loop through 10 rows in the inbox and assign values to the 7 columns
'in each row.
For row = 1 To 10
'Get the row's data.
Set objMail = objInboxFolder.Items.Item(row)
oColData(1) = objMail.SenderName
oColData(2) = objMail.To
oColData(3) = objMail.CC
oColData(4) = objMail.Subject
oColData(5) = objMail.Size
oColData(6) = objMail.CreationTime
oColData(7) = objMail.ReceivedTime
'Loop throug the columns.
For col = 1 To 7
Set oCol = oColumns.Item(col)
'Set the column name and data type on the first iteration.
If row = 1 Then
oCol.Name = sColName(col)
'First 5 columns are strings, last 2 are dates.
If col < 6 Then
oCol.Type = boCharacterObject
Else
oCol.Type = boDateObject
End If
End If
oCol.Qualification = boDimension
oCol.Item(row) = oColData(col)
Next col
Next row
dpInterface.CheckDataIntegrity (boCheckAll)
End Sub
6. Haga clic en Compilar en el menú Depurar para compilar el proyecto.
¿Qué es XML?
XML es un formato de datos de texto que estructura los datos en elementos o
códigos. Los archivos XML son similares a los archivos HTML utilizados para
crear páginas en la World Wide Web. La diferencia principal es que, mientras
que la definición de elementos HTML está limitada a aquéllos utilizados para
describir la estructura de una página Web, un archivo XML puede contener
cualquier elemento, dependiendo de su aplicación.
A continuación se incluye un archivo XML que contiene datos de la base de
datos Viajes Archipiélagos:
<Centro de vacaciones>
<País>US</País>
<Nombre_de_Centro_de_vacaciones>Bahamas Beach</Nombre_de_Centro_de_vacaciones>
<Prestaciones>Food and Drinks</Prestaciones>
<Volumen de negocios>169680</Volumen de negocios>
</Centro de vacaciones>
<Centro de vacaciones>
<País>US</País>
<Nombre_de_Centro_de_vacaciones>Bahamas Beach</Nombre_de_Centro_de_vacaciones>
<Prestaciones>Recreation</Prestaciones>
<Volumen de negocios>128100</Volumen de negocios>
</Centro de vacaciones>
</Centros de vacaciones>
Los archivos XML pueden almacenar muchos tipos de datos diferentes. Este
manual podría guardarse como XML, de igual forma que los datos de una base
de datos relacional. XML del tipo base de datos, como los datos anteriores de
una librería, es el único XML que es significativo como origen de datos para
BusinessObjects.
Para volver a cargar el XML, haga clic en Actualizar. Para ver los valores de
un elemento, seleccione el elemento en el cuadro Estructura y haga clic en
Mostrar valores de ejemplo.
9. Escriba el nombre del filtro en el cuadro de texto Nombre del nuevo filtro y
haga clic en Aceptar.
El filtro aparecerá en la lista de filtros XML.
capítulo
124 Acceso a los datos y análisis de datos
Presentación general
En este capítulo se presenta Web Connect, un proveedor de datos que permite
recuperar datos de páginas de la World Wide Web.
NOTA
Los catálogos en sí son simples punteros a archivos de consultas. Son las
propias consultas las que contienen toda la información necesaria para
recuperar datos específicos de las páginas Web de referencia, además de las
opciones de visualización y peticiones de orden que puedan haberse incluido.
Área de
cuadrícula
Ventana del
Explorador
Generación de informes
Una vez que ha seleccionado los datos que desea en la consulta en Internet,
basta con hacer clic en Ejecutar para generar un informe de BusinessObjects.
Puede dar formato a este informe siguiendo el mismo procedimiento que en el
caso de informes de BusinessObjects. Si ha optado por editar el proveedor de
datos, regresará al Panel de consulta en Internet.
NOTA
Puede aplicar el modo de corte y rotación en un informe de consulta en Internet,
así como guardar la consulta en Internet para uso personal o de la empresa. Sin
embargo, no es posible explorar directamente el informe de consulta en Internet
dentro de Web Connect. Para explorar los datos de una consulta en Internet,
debe en primer lugar definir de forma manual la jerarquía de los objetos en
BusinessObjects. Para obtener información acerca de este procedimiento,
consulte la sección Exploración mediante jerarquías personalizadas en la
página 275.
Actualización de informes
Cuando actualice un informe basado en una consulta en Internet,
BusinessObjects volverá a conectarse a la página (o páginas Web) y obtendrá
la información más reciente. Si la estructura de la página Web ha cambiado,
aparecerá un mensaje de error en la celda correspondiente. El mensaje
aparecerá como #ERROR o #EMPTY, dependiendo de la opción seleccionada
en el cuadro de diálogo Opciones del Panel de consulta en Internet (para obtener
más información sobre la configuración del Panel de consulta en Internet,
consulte la sección Definición de opciones individuales de consulta en Internet
en la página 178). Cuando aparezca este error, debe cambiar el proveedor de
datos de la consulta en Internet por el que se corresponda con la estructura de
la nueva página Web.
NOTA
Los catálogos son simples punteros a los archivos de consultas. Son las
consultas las que contienen toda la información necesaria para recuperar datos
específicos de las páginas Web de referencia, además de las opciones de
visualización y peticiones de orden que puedan haberse incluido.
a.
a. Barra de herramientas
b. Ventana del Explorador
c. Encabezado de cuadrícula de consulta
d. Cuerpo de cuadrícula de consulta
NOTA
Si desea modificar la página que se carga automáticamente como página de
inicio en Internet Explorer, haga clic en Opciones de Internet en el menú
Herramientas de Internet Explorer e introduzca otro URL en el campo de la
dirección de la página de inicio.
Cuando se selecciona un área dentro de una página, Web Connect busca el área
seleccionada para códigos HTML de filas y encabezados (<TR>, <TH>, <TD>).
Web Connect selecciona a continuación el código HTML padre más cercano
para este conjunto de códigos de tabla. Dependiendo de la selección interna
inicial, seleccionará bien una celda independiente, una fila o una tabla de datos.
Web Connect asignará, por tanto, una celda de la consulta a cada celda de tabla
seleccionada. Si selecciona, por ejemplo, dos celdas adyacentes en una tabla
HTML, Web Connect las interpreta en el nivel inferior como elemento de una fila
y, por tanto, asignará una fila de la cuadrícula de consulta a la fila de datos.
Web Connect le permite también agregar varias celdas de datos HTML o incluso
una página Web completa a una sola celda de la cuadrícula de consulta. Este
método reemplaza la clasificación de acuerdo al modelo de objeto de documento
HTML y le permite colocar varias celdas de datos o varias tablas en una única
celda de la cuadrícula de datos. Para colocar datos en una sola celda, seleccione
las celdas correspondientes en la ventana del Explorador del Panel de consulta
en Internet. Mientras mantiene pulsada la tecla Mayús, arrastre y suelte los datos
seleccionados en la celda correspondiente de la cuadrícula de consulta. Los
datos Web seleccionados se colocarán en la celda seleccionada. El informe
resultante mostrará los datos Web en una sola celda. Este método resulta de
gran utilidad si recientemente muestra estos datos como HTML, haciendo clic en
la celda apropiada de la cuadrícula de consulta y seleccionando, posteriormente,
HTML del menú desplegable (para obtener información acerca de la creación de
un informe deBusinessObjects en HTML, consulte la sección‚ “Creación de un
informe de BusinessObjects en HTML" en la página 150).
NOTA
Los URL utilizados para crear consultas se guardan en el registro para que
pueda recuperarlos en el cuadro combinado del Panel de consulta en Internet.
EJEMPLO
Creación de una consulta en Internet
En el ejemplo siguiente, se crea una consulta extrayendo los datos de
conversión de divisa de un sitio Web. Una vez que la consulta se ha generado
correctamente, será capaz de crear un informe sencillo de BusinessObjects
haciendo clic en Ejecutar.
Para crear una consulta en Internet:
1. Introduzca el URL del sitio que desea consultar en el cuadro Dirección. (En
este ejemplo, se trata de un sitio que ofrece datos de conversión de divisa.)
2. Seleccione las dos divisas para las que desea la tasa de conversión: Dólar -
EE.UU y Euros.
Tenga en cuenta que la fila superior de la nueva tabla del Panel de consulta
en Internet se encuentra sombreada. Se trata de la fila del encabezado. Las
filas que no se encuentran sombreadas son las filas centrales. Para cada
consulta que genere, tendrá que diferenciar entre datos del encabezado y los
de la parte central.
A medida que agrega valores, Web Connect añade siempre una columna
adicional a la derecha de los datos de la cuadrícula y una fila adicional
debajo. En estas celdas añadidas sólo se encuentran disponibles las
funciones “arrastrar y soltar” y pegar. Las demás opciones del menú
contextual aparecen atenuadas.
Si comete un error al copiar los datos de las celdas en el Panel de consulta
en Internet, haga clic con el botón derecho en la celda y seleccione la opción
Borrar en el menú de acceso directo.
NOTA
La publicación del documento en Documentos de la empresa le permite ver y
actualizar los datos en InfoView. Guardar el informe como HTML le permitirá ver
el documento en un explorador Web, aunque no podrá actualizar los datos. El
documento permanecerá inalterable.
NOTA
La creación de informes en HTML mediante Web Connect le permite mostrar
componentes Web como gráficos en los informes, tal y como se indica en el
ejemplo de informe anterior. Sin embargo, únicamente pueden visualizarse los
componentes con vínculos absolutos. Los gráficos vinculados mediante
referencias relativas no pueden visualizarse.
Salvaguarda de informes
Puede guardar cualquier informe que genere, tal y como se indica a
continuación.
1. Haga clic en Guardar en el menú Archivo.
NOTA
Al guardar un informe, se guardan los resultados de la consulta así como la
propia definición de la consulta. Para obtener información sobre cómo guardar
consultas de forma individual, consulte la sección Salvaguarda de consultas
Web Connect en la página 173.
NOTA
Asimismo, puede eliminar toda la cuadrícula haciendo clic con el botón derecho
en la celda superior izquierda de la tabla.
Peticiones multivalores
Una petición de orden multivalor es una petición que le permite seleccionar
varios elementos de una lista. Utilizando el mismo ejemplo, si se han
seleccionado los tres elementos (AUD;GBP;ITL), se recuperan los datos
asociados con las tres peticiones al ejecutar la consulta.
11. Haga clic en Crear una columna asociada para mostrar los valores de la
petición en una columna independiente cuando se ejecute o actualice la
consulta.
En este caso, se introduce automáticamente un nombre para la columna, que
se corresponde con el nombre de la petición introducida.
13. Para asociar la petición recién creada con el campo de divisa del URL,
seleccione la sección del URL que desea sustituir por la petición (en este
caso, "EUR" al final del URL).
El área de texto seleccionada aparece en la parte inferior derecha del cuadro
de diálogo.
NOTA
El formato de una petición en un URL es el siguiente:
http://...@prompt(‘mensaje’). Puede introducir varias peticiones dentro del
mismo URL, aunque sólo se admite una petición multivalor por consulta en
Internet.
Debido a que con la petición ha sustituido EUR en el URL, la próxima vez que
ejecute la consulta, la columna asociada del informe mostrará las tasas de
cambio de una o varias de las 3 divisas que ha indicado en la petición.
Como resultado, debe cambiar el encabezado de esta columna en la
cuadrícula de consulta en Internet. Si decide desactivar la nueva petición
haciendo clic en Desactivar, la consulta utilizará los valores iniciales (en este
caso, EUR) y el URL devuelve el valor inicial (es decir, con EUR al final).
16. Haga clic con el botón derecho en el encabezado Euro y seleccione Cambiar
encabezado en el menú de acceso directo.
Introduzca "Tasa de cambio" en el cuadro de diálogo Cambiar nombre a
celda y haga clic a continuación en Aceptar.
2. Haga clic en Valores, seleccione uno o varios valores y haga clic en Aceptar.
Administración de consultas
En esta sección se explica cómo abrir, editar y guardar consultas existentes en
Internet, así como la forma de definir las preferencias de las mismas.
Este cuadro de diálogo le permite abrir y editar una consulta existente. Se trata
de una función de gran importancia en material de gestión de datos Web, ya que
la estructura de las páginas Web puede cambiar frecuentemente. Si la estructura
de una página Web cambia, las celdas del informe correspondiente que contiene
dichos datos mostrarán un mensaje de error, (para obtener información adicional
sobre mensajes de error de fuente de datos, consulte la sección Errores de
conversión en la página 180). Si selecciona la opción Guardar ubicación de la
consulta, Web Connect señala la ubicación de la consulta seleccionada de forma
predeterminada la próxima vez que se haga clic en la opción para abrir la
consulta de Internet.
NOTA
El cuadro de diálogo Abrir le permite también volver a cargar una consulta
predefinida si su definición se ha modificado y el personal de TI ha cargado en
la Web la nueva definición. Se trata de un método eficaz de resolver errores
derivados de modificaciones en la estructura de las páginas Web de origen.
Administración de consultas
172 Acceso a los datos y análisis de datos
3. Para ver el origen de cada celda de datos, haga clic con el botón derecho en
la tabla y seleccione Seleccionar en explorador en el menú de acceso
directo o haga doble clic en la celda seleccionada.
La información asociada aparece resaltada en el Explorador.
Administración de consultas
174 Acceso a los datos y análisis de datos
Definición de preferencias
Puede modificar las preferencias del Panel de consulta en Internet para definir
el tiempo de espera para la descarga de una página y un tamaño
predeterminado para el Panel de consulta en Internet.
1. Haga clic en Preferencias en el Panel de consulta en Internet.
Aparecerá el cuadro de diálogo Preferencias.
2. Elija una de las siguientes opciones de tiempo de espera. Éste será el tiempo
de espera máximo, en segundos, que Web Connect utilizará para intentar
mostrar una página Web en la ventana del Explorador.
Puede seleccionar un valor incremental entre 5 y 180 segundos o bien
introducir el valor que desee.
3. Elija un tamaño predeterminado para el Panel de consulta en Internet. A
continuación, se muestran las opciones posibles:
• Muy pequeño
• Pequeño
• Mediano (valor predeterminado)
• Grande
• Muy grande (pantalla completa)
NOTA
Dichos tamaños serán siempre proporcionales a la resolución de la pantalla.
Actualización de documentos
Cuando se actualiza un informe que contiene peticiones de orden, aparece un
cuadro de diálogo con los nombres de las distintas peticiones.
Al actualizar un informe sin peticiones, se recuperarán automáticamente los
datos Web más recientes en base a la información introducida en la consulta en
Internet.
La diferencia entre las opciones de petición monovalor y multivalor es notable
cuando se intenta actualizar el proveedor de datos en Internet. En el caso de
peticiones monovalor, únicamente se introduce un valor por petición, mientras
que con peticiones multivalores, pueden introducirse varios valores.
Actualización en InfoView
Cuando se actualiza un documento en INFOVIEW, aparecerá el cuadro de diálogo
habitual de peticiones de INFOVIEW.
Administración de consultas
176 Acceso a los datos y análisis de datos
NOTA
En ciertas páginas de varios marcos (como las que contienen marcos que hacen
referencia a otros marcos), no es posible aplicar este método.
Autocalificación de celdas
Cuando se crean y ejecutan consultas en Internet, Web Connect califica los
datos automáticamente. Dicha calificación se realiza normalmente al hacer clic
en Ejecutar.
Sin embargo, como ha podido comprobar en la sección Opciones del menú
contextual de la cuadrícula de consulta en Internet en la página 155, puede
calificar de forma manual cualquiera de las celdas de datos de la cuadrícula de
consulta. De ser así, cuando ejecute la consulta, Web Connect utilizará siempre
las calificaciones de datos que usted ha realizado de forma manual.
Para sobrescribir las calificaciones manuales que haya realizado, debe realizar
la autocalificación de los datos en la cuadrícula de consulta. Con esto se
restablecen las calificaciones manuales, devolviendo las autocalificaciones de
las columnas calificadas anteriormente.
1. Abra o cree la consulta en Internet.
2. Haga clic en Autocalificación en el Panel de consulta en Internet.
El análisis de las celdas implica la recuperación del contenido y su
comprobación para una posible conversión a datos numéricos. Una celda
numérica solo puede contener números y dos tipos de caracteres adicionales
([ ], ['] [.] y [,] para el separador de mil [.] o [,] para separadores decimales.
También se acepta [+] y [-] delante del número).
Las cadenas siguientes, por ejemplo, pueden convertirse en numéricas:
• 1 000 432
• 1.234.345,23
• 1.43
• 1'324.23
NOTA
Una columna sólo puede autocalificarse como Dimensión/Carácter o Indicador/
Numérico.
Administración de consultas
178 Acceso a los datos y análisis de datos
NOTA
El botón de autocalificación aplica la calificación automática a todas las
columnas, se hayan o no calificado con anterioridad.
Opciones de separador
Cuando se arrastran datos numéricos en la cuadrícula de consulta, Web
Connect interpreta cualquier separador que encuentra de acuerdo a un algoritmo
predefinido.
Por ejemplo:
NOTA
Si no define una opción de separador, en una situación ambigua Web Connect
utilizará de forma predeterminada un separador de punto.
Administración de consultas
180 Acceso a los datos y análisis de datos
Errores de conversión
Al actualizar una consulta en Internet, si el contenido de una celda no se puede
convertir en la Calificación/Tipo definido previamente, puede configurar Web
Connect para que actúe de acuerdo a una de las reglas siguientes:
• Definir celda en #EMPTY: la celda del informe aparece vacía.
• Definir celda en #ERROR: el texto #ERROR aparecerá en la celda del
informe.
• Convertir columna a carácter: todas las celdas de la columna que contiene el
error se convierte al tipo Carácter y se muestra en el informe.
NOTA
Asimismo, se admiten los sitios Web que requieren autentificación Windows NT,
siempre que el dominio al que intenta registrarse el usuario sea el dominio
predeterminado. Únicamente se admiten los sitios que requieren certificados de
cliente. No se admiten los sitios que requieren certificados de servidor.
Formulario
En esta sección se explica la manera de configurar Web Connect para acceder
a una página Web que requiera información de autentificación integrada en
modo de formulario. Una vez que ha configurado la autentificación de la
consulta, se le pedirá que introduzca el nombre de usuario y la contraseña
cuando la ejecute por primera vez. Sin embargo, tras introducir una vez dichos
datos de autentificación, no será necesario introducirlos de nuevo durante la
sesión en curso.
Siempre que inicie una nueva sesión, tendrá que volver a introducir la
contraseña. El nombre de usuario queda almacenado junto con el documento.
1. Inicie el explorador de Internet e intente acceder a una página Web que
requiera autentificación en modo de formulario.
Aparecerá una página Web similar a la que se presenta a continuación.
NOTA
En este ejemplo, antes de agregar una petición, asegúrese de que dispone de
una lista de símbolos de graduación de la empresa. Al elaborar la petición,
tendrá que introducir dichos símbolos. Posteriormente, cuando genere los
informes, podrá seleccionar las empresas que desea incluir (eligiendo el símbolo
de graduación adecuado).
10. En el tercer panel, seleccione la parte del URL que desea sustituir por la
petición
En este ejemplo, es BOBJ, el símbolo de graduación de Business Objects. El
texto del URL que seleccione aparece debajo del cuadro "Seleccionar área
de texto".
@Prompt(‘Cotizaciones’).
Creación de la consulta
1. Inicie Web Connect y cree una nueva consulta.
2. Localice el sitio Web que contiene los datos que necesita.
En este ejemplo, utilice la ventana del Explorador para seleccionar dos
divisas cuya tasa de conversión desea ver, US Dollars y Japanese Yen.
3. Arrastre las celdas con los datos necesarios al Panel de consulta en Internet.
7. Haga clic en Crear una columna asociada para asociar los valores
adicionales que haya agregado con una nueva columna.
En este caso, se introduce automáticamente un nombre para la columna, que
se corresponde con el nombre introducido en Nombre de petición.
9. Seleccione la sección del URL que desea sustituir por la petición (en este
caso, "USD").
El área de texto seleccionada aparece en la parte inferior derecha del cuadro
de diálogo.
6. Haga clic en Crear una columna asociada para asociar los valores
adicionales que haya agregado con una nueva columna.
Se introduce automáticamente un nombre para la columna, que se
corresponde con el nombre introducido en Nombre de petición.
9. Para asociar la petición recién creada con el campo de divisa del URL,
seleccione la sección del URL que desea sustituir por la petición (en este
caso, "JPY" al final del URL).
El área de texto seleccionada aparece en la parte inferior derecha del cuadro
de diálogo.
10. Haga clic en Activar para vincular este texto con la petición seleccionada.
La petición aparece agregada al final del URL.
11. Haga clic en Aceptar para volver al Panel de consulta en Internet.
capítulo
210 Acceso a los datos y análisis de datos
Presentación general
Es posible que todos los datos que precise no procedan de la misma fuente. Por
ejemplo, puede que tenga objetivos comerciales en una base de datos de la
empresa y datos personales guardados en una hoja de cálculo. BusinessObjects
le permite combinar datos de orígenes diferentes en el mismo informe.
En este capítulo se explica lo siguiente:
• Los diferentes orígenes de datos que se pueden utilizar
• La manera de incluir datos de orígenes diferentes en el mismo informe
• Cuándo BusinessObjects vincula automáticamente datos de orígenes
diferentes y cuándo el usuario debe establecer por sí mismo el vínculo
Información adicional
Para obtener información adicional sobre la vinculación de proveedores de
datos, consulte Vinculación de proveedores de datos en la página 221.
Si... Entonces
Desea visualizar datos en una tabla o Utilice la ficha Rotación del cuadro de
tabla de doble entrada existente, diálogo Formato de tabla.
Desea visualizar datos en un gráfico Utilice la ficha Rotación del cuadro de
existente, diálogo Formato de gráfico.
Desea visualizar datos en cualquier Utilice el Panel Corte y rotación.
tipo de bloque existente,
4. Haga clic en Utilizar una consulta existente para elaborar una nueva. (Esta
opción no está disponible si el informe todavía no contiene por lo menos un
proveedor de datos que se base en un universo, proveedor de datos
personales o proveedor de datos de OLAP).
Aparece una lista de los proveedores de datos que están actualmente en el
documento.
EJEMPLO
BusinessObjects solicita que vincule proveedores de datos
A continuación se muestra un ejemplo en el que BusinessObjects le solicita la
vinculación de proveedores de datos:
• Se crea un documento nuevo ejecutando una consulta en un universo.
• Se da formato al informe como una clave maestra/información empleando,
por ejemplo, la dimensión Año.
• Se desea comparar el volumen de negocios anual con los objetivos de
ventas, de manera que se inserta una tabla nueva en la sección Año.
• En lugar de insertar datos del documento o utilizar el universo en el que
ejecutó la consulta por primera vez, se toman datos de la hoja de cálculo que
contiene los objetivos personales.
• Aunque la hoja de cálculo contenga la columna Año, BusinessObjects le
solicita que vincule el archivo de datos personales con la consulta que ya se
encuentra en el informe, debido a que está insertando los datos nuevos en
una sección generada por los datos de consulta.
NOTA
Si aparece el cuadro de diálogo Vínculos entre el proveedor de datos y el informe
y hace clic en Aceptar o Cancelar sin crear ningún vínculo, obtendrá un
producto cartesiano. Un producto cartesiano es un resultado del informe que
devuelve cada fila del primer proveedor de datos junto con las filas del segundo
proveedor de datos. Si el primer proveedor de datos dispone de 100 filas y el
segundo de 50, el producto cartesiano contendrá 5.000 filas.
capítulo
230 Acceso a los datos y análisis de datos
Presentación general
¿De qué forma se pueden administrar consultas y otros proveedores de datos
en documentos de BusinessObjects? Este capítulo responde a esta pregunta
describiendo el modo de:
• Renombrar proveedores de datos
• Obtener estadísticas como la fecha y hora de la última actualización de un
proveedor de datos, y cuántas filas de datos se devolvieron
• Vaciar los datos de los proveedores de datos (proceso conocido como
depuración) y eliminar los proveedores de datos que ya no sean necesarios.
RECUERDE
Proveedor de datos es el término genérico de BusinessObjects para todos los
tipos de consultas: consultas en universos, editor manual del SQL,
procedimientos almacenados, procedimientos VBA, archivos XML, cubos OLAP
y Web Connect.
SUGERENCIA
Puede rellenar un proveedor de datos depurado haciendo clic en Actualizar los datos
en el menú Datos. Tenga en cuenta que este comando actualiza todos los
proveedores de datos del documento activo.
EJEMPLO
Informes que muestran el volumen de negocios por país y centro de
vacaciones, volumen de negocios por país
En este ejemplo, los objetos Volumen de negocios y País son comunes a ambos
informes. En lugar de crear un proveedor de datos para cada informe, cree un
proveedor de datos que contenga los objetos Volumen de negocios, País y
Centro de vacaciones, y utilice estos objetos en ambos informes. Proceda de la
siguiente manera:
1. Cree un informe que muestre el volumen de negocios por país y centro de
vacaciones arrastrando hasta el informe los objetos País, Centro de
vacaciones y Volumen de negocios. (Consulte Elaboración de una consulta
básica sobre un universo en la página 60 para obtener una explicación sobre
cómo crear un informe en un universo.)
2. Agregue una ficha de informe adicional haciendo clic en Informe en el menú
Insertar.
Arrastre los objetos País y Volumen de negocios hasta la nueva ficha de informe
para crear el informe de volumen de negocios por país.
Cuando ejecute este informe, BusinessObjects recupera los datos una vez y los
comparte entre los dos informes en lugar de recuperar los datos dos veces.
NOTA
Puede utilizar el Panel de consulta para modificar un proveedor de datos
haciendo clic en Editar en el menú Datos. Realice este procedimiento en lugar
de crear un nuevo proveedor de datos si desea agregar un nuevo informe a una
nueva ficha y que el informe utilice los mismos datos, o similares, que el informe
o informes existentes.
parte
Introducción al análisis de datos
capítulo
242 Acceso a los datos y análisis de datos
Presentación general
Con BusinessObjects, pueden analizarse los datos examinándolos desde
distintos niveles de información y puntos de vistas. A través de los análisis, se
obtiene información y, por tanto, respuestas a posibles dudas.
La interfaz de BusinessObjects le ofrece todo lo que necesita para el análisis
multidimensional:
• El análisis de informes de BusinessObjects le permite trabajar directamente
con los datos del informe mediante la función “arrastrar y soltar” o haciendo
clic en el ratón.
• Explorer, un componente opcional de BusinessObjects, le permite llevar a
cabo el análisis multidimensional en modo Exploración.
• Los servidores OLAP son bases de datos que almacenan datos resumidos,
listos para análisis de la empresa.
• El modo Corte y rotación de BusinessObjects le permite organizar datos para
el análisis en el panel Corte y rotación.
Análisis de informes
En esta sección del Manual del usuario se describe la forma en que el análisis
de informes de BusinessObjects le permite analizar los datos directamente en el
informe haciendo clic en el ratón o con la función “arrastrar y soltar”.
Puede arrastrar y soltar datos en el informe con el fin de obtener un punto de
vista distinto para el análisis. Para crear tablas y secciones, puede agregar datos
desde el Administrador de informes. Puede remplazar, intercambiar y
reorganizar datos del informe. BusinessObjects vuelve a realizar los cálculos en
el informe inmediatamente de forma que puede ver cómo afectan las distintas
combinaciones de factores a la eficacia del informe.
La agrupación dinámica de informes le permite crear grupos para el análisis
comparativo, pudiendo insertar rápidamente los cálculos más comunes de la
empresa o crear de forma sencilla sus propias fórmulas y variables para el
análisis.
Puede clasificar, filtrar y ordenar los datos haciendo simplemente clic en el ratón
con el fin de especificar el área de análisis.
Modo Exploración de BusinessObjects
El modo Exploración de BusinessObjects le permite analizar datos desde
distintos ángulos y con niveles de información diferentes. Normalmente, se
comienza examinando el nivel superior de información y cuando se localiza un
valor excepcionalmente bajo o alto, o un valor inesperado, puede analizarlo
mostrando los datos relacionados en un mayor grado de detalle. Esto le permite
ver el modo en que los distintos factores de negocio, época del año, zona
geográfica o línea de producto, afectan a los beneficios.
Consulte la sección Análisis de datos en modo Exploración en la página 245
para obtener más información acerca del modo Exploración.
Análisis de informes
244 Acceso a los datos y análisis de datos
Servidores OLAP
Si trabaja con un servidor OLAP, puede ver y seleccionar los datos que desea al
crear un informe. Los servidores OLAP son bases de datos que almacenan datos
resumidos, listos para análisis de la empresa.
Para obtener más información acerca de servidores OLAP, consulte la
documentación de OLAP Access Pack para el servidor de su lugar de trabajo.
Modo Corte y rotación
En "Utilización del modo Corte y rotación" en la página 285 se describe la forma
de utilizar el panel Corte y rotación para agregar, eliminar e intercambiar
redondeo de datos con el fin de analizar la información desde un punto de vista
diferente.
capítulo
246 Acceso a los datos y análisis de datos
Presentación general
En este capítulo se describe el modo en que BusinessObjects utiliza el modo
Exploración.
EJEMPLO
Razones por las que el volumen de negocios es mejor en este centro de
vacaciones que en el resto
Se observa que el volumen de negocios en el centro de vacaciones Club
Hawaiian es muy superior al de los otros centros de vacaciones. Para conocer
el motivo, basta con observar todos los factores que afectan al volumen de
negocios.
Si ha visualizado todos los factores que podían resultar de gran utilidad para el
análisis en una tabla o gráfico, dispondrá de demasiados datos, lo cual dificultará
la lectura del informe. El modo Exploración le permite incluir datos para el
análisis del informe en segundo plano y visualizar únicamente los datos del nivel
superior. Si es necesario, puede realizar la exploración hasta un nivel de datos
más detallado para comprender los datos de nivel superior. De esta forma podrá
ver el modo en que los diferentes aspectos de la empresa afectan al volumen de
negocios paso a paso.
Estos datos subyacentes los configura la persona que crea el informe.
Clase Ventas
Jerarquías
Los objetos también se organizan de este modo para su exploración. Al analizar
los datos en modo Exploración, se utilizan jerarquías. Las clases del universo
son las jerarquías predeterminadas que se utilizan para la exploración, sin
embargo, el diseñador de universos también puede configurar jerarquías
personalizadas. También puede crear y editar jerarquías en los informes.
Efectúe una exploración únicamente de las jerarquías que contienen objetos de
dimensión. En modo Exploración, efectúe una exploración de dimensiones, por
ejemplo, de Año a Trimestre hasta Mes. En cada nivel, BusinessObjects vuelve
a calcular indicadores como Volumen de negocios o Margen de beneficios.
Las dimensiones clásicas en las que un diseñador o usuario avanzado crea
jerarquías son ubicación, hora y producto. En el universo de demostración,
Viajes Archipiélagos, existen cuatro jerarquías:
• Centro de vacaciones (País, Centro de vacaciones, Tipo de prestaciones,
Prestaciones)
• Ventas (Año, Trimestre, Mes, Semana, Fecha de la factura)
• Cliente (País de residencia, Región, Ciudad, Cliente)
• Reservas (Año de la reserva, Trimestre de la reserva, Mes de la reserva,
Semana de la reserva, Fecha de la reserva)
Al configurar un informe para su exploración, incluirá objetos de alto nivel para
su visualización en la tabla o gráfico, sin embargo incluirá objetos más detallados
en su objeto de análisis. BusinessObjects recupera estos objetos de la base de
datos y los guarda en segundo plano en el informe, de manera que podrá
disponer de ellos cuando los necesite.
Para analizar los datos en modo Exploración, deberá configurar estos datos
guardados en segundo plano.
Para obtener información sobre el modo de configurar datos para su análisis en
modo Exploración, consulte Definición del objeto de análisis en la página 68.
Si esto ocurre, haga clic en la tabla, gráfico o tabla de doble entrada que desea
analizar.
Al pasar al modo Exploración, de manera predeterminada:
• BusinessObjects crea un nuevo informe que contiene una copia de la tabla,
tabla de doble entrada o gráfico seleccionados. La ficha Informe muestra el
icono de exploración para indicarle que se encuentra en modo Exploración.
El informe original permanece intacto.
• BusinessObjects agrega una suma en los objetos de tipo indicador.
• Si está trabajando en un informe de clave maestra/información,
BusinessObjects muestra la barra de herramientas Exploración.
NOTA
Puede cambiar estos comportamientos predeterminados. Para obtener
información detallada al respecto, consulte Definición de opciones de trabajo en
modo Exploración en la página 283.
Profundización
Al realizar la profundización, se muestra el siguiente nivel de detalle en una
jerarquía.
Para profundizar:
1. Coloque el cursor sobre los datos.
El cursor cambia a una lupa con un signo más. El signo más indica que puede
efectuar la operación de profundización en este valor.
Una etiqueta muestra la dimensión siguiente en la jerarquía:
La etiqueta de Centro de vacaciones
muestra Tipo de prestaciones, que es la
dimensión siguiente en la jerarquía. Esto
significa que al explorar un valor de Centro
de vacaciones, visualizará los valores para
Tipo de prestaciones.
Continuación de profundización
Cada vez que efectúe la profundización BusinessObjects desplaza el valor
explorado a la barra de herramientas Exploración y filtra los datos del informe de
acuerdo con los valores de dicha barra de herramientas.
BusinessObjects
actualiza la columna
Volumen de negocios
para mostrar el volumen
de negocios para French
Riviera.
Sintetización
La sintetización es la operación contraria a la profundización. Al sintetizar, se
retrocede en la jerarquía para visualizar los datos a niveles de menor detalle.
Exploración lateral
Al profundizar y sintetizar, el desplazamiento se realiza por los niveles de la
misma jerarquía. Sin embargo, si no encuentra la respuesta a una pregunta
mediante el análisis de datos en su jerarquía actual, puede desplazarse a otra
jerarquía para analizar otros datos.
EJEMPLO
Cambio de análisis de Centro de vacaciones a Ventas
El informe muestra los datos para Centro de vacaciones, que pertenece a la
jerarquía Centro de vacaciones. El informe contiene también Año, que pertenece
a la jerarquía Ventas; sin embargo, actualmente no se muestran los datos para
Año. Si efectúa una exploración de Centro de vacaciones a Año, puede
profundizar en la dimensión siguiente de la jerarquía Ventas. También puede
realizar una exploración lateral hasta otras jerarquías, o retroceder a la jerarquía
en la que estaba trabajando originalmente. La exploración lateral abre nuevas
rutas de acceso que puede seguir al analizar datos.
Para poder realizar la exploración total, el informe debe contener dimensiones
de más de una jerarquía. Si éste no es el caso, puede:
• Recuperar datos para dimensiones de más de una jerarquía ampliando el
objetivo de análisis, o bien
• Crear nuevas jerarquías en el informe.
NOTA
Para ver más opciones, puede cambiar la configuración en el menú Explorar por.
Para obtener información adicional, consulte Definición de opciones de trabajo
en modo Exploración en la página 283.
Exploración en gráficos
También puede explorar en bloques de gráficos del mismo modo que en las
tablas y tablas de doble entrada.
1. Coloque el cursor en una parte del gráfico.
Aparecerá una etiqueta para indicar la siguiente dimensión inferior en la
jerarquía y el cursor se convertirá en una lupa.
NOTA
No puede explorar en la serie de datos de gráficos de área 2D y 3D.
La etiqueta indica
que puede efectuar
una profundización
en dos jerarquías:
Tipo de
prestaciones y
Trimestre.
NOTA
Si los comandos Insertar y Reemplazar no se encuentran disponibles al hacer
clic en los datos, significará que no existe ninguna variable compatible con la que
reemplazar la selección.
NOTA
No puede arrastrar y colocar variables en gráficos.
Puede escribir
directamente en el
cuadro
Resaltado de
inserción
Resaltado de
sustitución
SUGERENCIA
Puede arrastrar la barra de herramientas Exploración de su posición anclada en
las otras barras de herramientas y colocarla en el lugar que le resulte más
cómodo del espacio de trabajo.
NOTA
Para obtener información sobre la creación local de objetos de tipo indicador,
consulte "Fórmulas, variables locales y funciones" en la página 491.
EJEMPLO
Análisis de margen de beneficios
En un informe se muestran los datos para Cliente, Prestaciones y Margen.
Margen es una variable local con la siguiente sintaxis: Precio del producto –
Coste del producto.
Al expandir Margen, los datos para Precio del producto y Coste del producto
aparecen en el informe. Al contraer el indicador que ha expandido, el informe
muestra únicamente los datos para Margen.
Expansión de indicadores
Para expandir un indicador en modo Exploración:
1. Haga clic con el botón derecho en la celda o elemento de gráfico que muestra
el indicador que va a expandir.
2. Haga clic en Expandir en el menú de acceso directo.
Los componentes del indicador se muestran en el bloque.
Contracción de indicadores
Para contraer un indicador en modo Exploración:
1. Haga clic con el botón derecho en la celda o elemento de gráfico que muestra
el indicador que va a contraer.
2. Haga clic en Contraer en el menú de acceso directo.
Desaparecerán los datos de los componentes del indicador.
NOTA
Si los comandos Expandir y Contraer no se encuentran disponibles al hacer clic
en un indicador, significa que la variable no se ha creado localmente en el
informe y, por lo tanto, no se puede analizar.
NOTA
Los filtros que se muestran en la barra de herramientas Exploración cuando se
tomó la instantánea se convierten en filtros de informe globales.
Ampliación de análisis
Puede colocar nuevos datos en el informe si éste no contiene todos los datos
necesarios para el análisis. Podrá hacerlo ampliando el objeto de análisis en la
ventana del mismo nombre o editando la consulta para recuperar más datos de
la base de datos.
Active el cuadro de
dimensión para incluir
sólo las dimensiones
individuales que
necesita.
NOTA
BusinessObjects muestra los valores actualmente mostrados en la barra de
herramientas Exploración colocando un icono de filtro junto a ellos.
Ampliación de análisis
270 Acceso a los datos y análisis de datos
NOTA
Sólo puede elegir una dimensión cada vez.
EJEMPLO
Objetivo de análisis centrado en un centro de vacaciones destacado
empleando filtros de exploración como condiciones de consulta
Está interesado en el análisis de los excelentes resultados del volumen de
negocios en los Estados Unidos. Ha efectuado una operación de profundización
hasta País y observa que el centro de vacaciones Club Hawaiian ha generado el
mejor volumen de negocios. Ahora desea concentrarse en este centro de
vacaciones y obtener información sobre el país de residencia de los clientes de
dicho centro de vacaciones; sin embargo, estos datos no se encuentran
disponibles en el informe.
Para ello, deberá activar en primer lugar la opción de filtros de exploración:
1. Haga clic en Opciones en el menú Herramientas.
Aparecerá el cuadro de diálogo Opciones.
2. Haga clic en la ficha Exploración.
Ampliación de análisis
272 Acceso a los datos y análisis de datos
Ampliación de análisis
274 Acceso a los datos y análisis de datos
Edición de jerarquías
Los cambios efectuados en una jerarquía creada por un diseñador de universos
afectan únicamente al trabajo en modo Exploración. Si, por ejemplo, elimina una
jerarquía, ya no podrá utilizarla en modo Exploración. Sin embargo, la jerarquía
permanece sin modificación alguna en el universo de manera que podrá utilizarla
para definir el objeto de análisis al crear una consulta en el universo. El
diseñador de universos es la única persona que puede editar o eliminar
jerarquías a nivel de universos.
NOTA
No puede combinar dimensiones de diferentes proveedores de datos en una
misma jerarquía.
Creación de jerarquías
Puede crear sus propias jerarquías personalizadas desde cualquiera de las
dimensiones disponibles en el informe. Las dimensiones que se incluyan en una
jerarquía pueden ser variables locales, variables derivadas o dimensiones que
devuelven los proveedores de datos.
NOTA
También puede utilizar un objeto de usuario de tipo fecha como base para una
jerarquía de tipo hora. Para obtener información sobre objetos del usuario,
consulte Creación de objetos del usuario en la página 347.
NOTA
No puede combinar dimensiones de diferentes proveedores de datos en una
misma jerarquía.
NOTA
No puede cambiar la calificación de datos devueltos por una consulta en un
universo.
capítulo
286 Acceso a los datos y análisis de datos
Presentación general
El modo Corte y rotación permite cambiar la posición de los datos en un informe;
por ejemplo, puede trasladar las columnas a filas para crear una tabla de doble
entrada.
También puede utilizar el modo Corte y rotación para:
• Trabajar con informes de clave maestra/información
• Mostrar y eliminar datos
• Cambiar de nombre, restablecer y eliminar bloques
• Convertir tablas y tablas de doble entrada en gráficos, y viceversa
• Aplicar, editar y eliminar rupturas, filtros, ordenaciones, clasificaciones y
cálculos
Puede acceder al modo Corte y rotación a través del panel Corte y rotación, una
ventana emergente que proporciona una representación gráfica del informe en
el que está trabajando. Para realizar tareas de corte y rotación, arrastre y suelte
los iconos que representan los datos.
e
b
c
d g
Para cambiar de nombre, transformar, restablecer o eliminar un bloque, haga clic con
el botón derecho del ratón en su ficha y, a continuación, haga clic en un comando del
menú de acceso directo que aparece.
Si desea... Entonces...
Utilizar datos que ya se muestran en el 1. Arrastre un icono del cuadro
informe Estructura del bloque.
2. Suéltelo en el cuadro Sección.
3. Haga clic en Aplicar.
Utilizar datos que aún no se muestran 1. Arrastre un icono del cuadro
en el informe Variables disponibles.
2. Suéltelo en el cuadro Sección.
3. Haga clic en Aplicar.
Esta tarea se puede realizar en modo Exploración. Para ello, cambie al modo
Exploración y seleccione los datos que desea utilizar como clave maestra. Haga
clic con el botón derecho del ratón y en el menú de acceso directo que aparece,
haga clic en Definir como clave maestra.
Si desea... Entonces...
Trasladar la clave maestra a un bloque 1. Arrastre la clave maestra del
cuadro Sección al cuadro
Estructura del bloque.
2. Haga clic en Aplicar.
Eliminar la clave maestra del informe 1. Seleccione la clave maestra en el
cuadro Sección.
2. Pulse la tecla Supr.
3. Haga clic en Aplicar.
NOTA
Si selecciona una clave maestra que contiene claves maestras, el menú
emergente proporciona la opción adicional de desactivar la clave maestra junto
con todas sus claves maestras hijas. Asimismo, si selecciona una clave maestra
desactivada que no está en el nivel superior de la jerarquía de claves maestras,
el menú incluye la opción de reactivar esta clave maestra y todas sus claves
maestras superiores. Consulte Desactivación o activación de dos o más
secciones al mismo tiempo en la página 296.
7. Haga clic con el botón derecho del ratón en la clave maestra de la sección
inferior (Trimestre, en el ejemplo que nos ocupa).
8. Haga clic en Activar esta sección y todas las secciones superiores y, a
continuación, haga clic en Aplicar.
Puede utilizar el panel Corte y rotación para mover las variables horizontalmente
con el método de arrastrar y colocar. También puede permutar dos variables.
encima del icono con el que desea permutarlo y, a continuación, suelte el botón
del ratón. Haga clic en Aplicar para visualizar los datos permutados en el
informe.
Gráfico matricial 3D
En modo Corte y rotación puede realizar las siguientes tareas con tablas de
doble entrada y gráficos matriciales 3D:
• Creación de una tabla de doble entrada o un gráfico matricial 3D a partir de
una tabla o un gráfico matricial 2D respectivamente
• Reducción de una tabla de doble entrada o un gráfico matricial 3D a una tabla
o un gráfico matricial 2D respectivamente
• Nueva colocación de datos que aparecen en filas o en el eje Z
• Mover datos entre filas y columnas (en tablas de doble entrada) y entre el eje
Z y el eje X (en gráficos matriciales 3D)
• Convertir tablas de doble entrada en gráficos matriciales 3D, y viceversa
Si desea... Entonces...
Utilizar datos que ya se muestran en el Seleccione un icono de los cuadros
informe Estructura del bloque o Sección.
Utilizar datos que aún no aparecen en Seleccione un icono del cuadro
el informe Variables disponibles.
SUGERENCIA
Puede restablecer uno o varios bloques mediante el procedimiento descrito
arriba. Para restablecer todo el informe, haga clic en el botón Restablecer en la
barra de herramientas del panel Corte y rotación. Al restablecer un bloque o un
informe se elimina cualquier formato que haya aplicado.
Ninguna de las funciones anteriores es específica del modo Corte y rotación; sin
embargo, la interfaz gráfica del panel Corte y rotación ofrece una forma sencilla
de aplicarlas. Además, es útil poder realizar operaciones de corte y rotación, y
después aplicar una o varias de estas funciones en el informe. Por ejemplo, si
crea un informe de clave maestra/información que presenta el volumen de
negocios por centro de vacaciones, puede calcular rápidamente el total de
volumen de negocios por centro de vacaciones.
En las secciones siguientes, aprenderá a utilizar el panel Corte y rotación para
aplicar ordenaciones, clasificación, cálculos, rupturas y filtros a los datos de
informes. Para obtener más información sobre las funciones, consulte las
secciones correspondientes.
parte
Filtrado y clasificación de datos
capítulo
312 Acceso a los datos y análisis de datos
Presentación general
Un informe de BusinessObjects puede incluir una gran cantidad de datos. En
este capítulo se presentan las distintas formas en las que puede organizar y
presentar datos de informe para llamar la atención de los lectores de forma
inmediata sobre determinada información clave.
• Puede restringir la cantidad de información mostrada en un informe para
centrar la atención sobre una determinada selección mediante el uso de
filtros.
• La información se puede ordenar mediante la clasificación u ordenación.
• Puede resaltar datos interesantes con un formato especial mediante el uso
de señales.
EJEMPLO
Filtro de datos para mostrar únicamente los ingresos de ventas de dos
regiones
Puede filtrar los datos para Región BusinessObjects mostrará únicamente los
seleccionando dos de sus valores: Este y valores para estos objetos.
Norte.
En este ejemplo, desea ver los resultados de ingresos de ventas sólo para dos
regiones. Para ello, inserte un filtro en la columna Región y elija visualizar
únicamente Este y Norte.
Tenga en cuenta el modo en que el filtro afecta también a los cálculos. La suma
es distinta en las dos tablas.
Inserción de filtros
Puede insertar un filtro para los datos de tablas, tablas de doble entrada o
gráficos.
3. Mantenga pulsada la tecla Ctrl y haga clic en los valores que desee incluir en
el informe; a continuación, haga clic en Aceptar.
El cuadro de diálogo se cierra y el informe incluirá únicamente los valores
seleccionados. El botón Insertar un filtro de la barra de herramientas aparece
atenuado.
Para eliminar el filtro, haga clic en los datos filtrados y, a continuación, en
Insertar un filtro.
Administración de filtros
Puede administrar filtros en el cuadro de diálogo Filtros realizando una de estas
tareas:
• Seleccionar distintos valores para filtros existentes.
• Agregar nuevos filtros.
• Insertar filtros en variables que no aparecen en el informe.
• Especificar si un filtro se va a aplicar en todo el informe o en un bloque
específico.
• Eliminar filtros.
En las secciones siguientes se describen estas tareas.
1. Haga clic dentro del bloque o celda maestra donde aparecen los datos
filtrados.
2. Haga clic en Filtros, en el menú Formato.
Aparecerá el cuadro de diálogo Filtros.
Los filtros de la
carpeta Global
afectan a todo el
informe.
3. En la lista Filtros en, haga clic en la variable cuyo filtro desea editar.
En el cuadro Valores, aparecen resaltados los valores mostrados
actualmente en el informe (Este y Norte, en la ilustración anterior.)
4. Para seleccionar otros valores, puede:
- Hacer clic en los valores que ya están seleccionados. Desaparecerá la
selección, lo que indica que los valores no aparecerán en el informe.
- Seleccionar los valores cuya selección se canceló previamente. Antes de
llevar a cabo esta acción, active Mostrar todos los valores para ver todos los
valores de la variable.
- Hacer clic en Seleccionar todos los valores. Al hacerlo, podrá mantener el
filtro y aún así ver todos los datos para la variable seleccionada.
5. Cuando haya terminado, haga clic en Aceptar o Aplicar.
Adición de filtros
El cuadro de diálogo Filtros permite agregar filtros al informe. Para agregar un
filtro:
1. Haga clic dentro del informe y, a continuación, haga clic en Filtros en el menú
Formato.
Aparecerá el cuadro de diálogo Filtros.
2. Haga doble clic en una carpeta en el cuadro Filtros en:
- Los filtros de la carpeta Global afectan a todo el informe.
- Los filtros de la carpeta Nombre_de_bloque son específicos del bloque.
3. Haga clic en Agregar.
Aparecerá el cuadro de diálogo Variable(s) a filtrar. En él aparece una lista
de todas las variables del documento que no están filtradas actualmente,
aparezcan o no en el informe actual:
SUGERENCIA
Puede arrastrar y colocar un filtro entre carpetas. De este modo puede cambiar
la forma en que se aplica un filtro. Si, por ejemplo, arrastra un filtro de una
carpeta Nombre_de_bloque a la carpeta Global y hace clic en Aplicar o Aceptar,
el filtro se aplicará al informe completo y no sólo a un bloque.
Eliminación de filtros
Cuando se elimina un filtro, BusinessObjects muestra todos los datos para la
variable a la que se ha aplicado el filtro. Si, por ejemplo, ha aplicado un filtro que
muestre únicamente el volumen de negocios para las regiones Este y Norte, y
después elimina dicho filtro, BusinessObjects muestra el volumen de negocios
para todas las regiones.
Para eliminar un filtro:
1. Haga clic en los datos a los que ha aplicado el filtro.
Insertar un 2. Haga clic en Insertar un filtro en la barra de herramientas Informe.
filtro
NOTA
Puede también elegir el comando Filtros en el menú Formato, resaltar la variable
filtrada en el cuadro Filtros en y, a continuación, hacer clic en Eliminar.
Puede también insertar los datos en una celda existente. Proceda de la siguiente
manera:
1. Seleccione la celda.
2. Haga clic en Campo especial y, a continuación, haga clic en Filtros
globales en el menú Insertar.
BusinessObjects muestra los nombres de los valores filtrados en la celda
seleccionada.
EJEMPLO
Visualización de las tiendas con ingresos semanales superiores a los 200.000
Supongamos que publica un informe semanal sobre ingresos de ventas por
tienda pero que sólo desea mostrar los resultados de los puntos de venta más
rentables.
Para ello, defina un filtro complejo que muestre únicamente aquellas tiendas
cuyo volumen de negocios sea igual o superior a €200.000. Para hacerlo,
escriba una fórmula que establezca que el volumen de negocios debe ser igual
o superior a €200.000. La sintaxis será la siguiente:
=(<Volumen de negocios>>=200000)
Cada semana, cuando actualice el informe con los nuevos datos de ventas, sólo
aparecerán en la tabla aquellas tiendas cuyo volumen de negocios supere los
€200.000.
NOTA
Si existe un error de sintaxis en la fórmula que ha introducido, BusinessObjects
muestra un mensaje de error. Haga clic en Aceptar para volver a la fórmula.
BusinessObjects selecciona automáticamente la parte incorrecta de la sintaxis.
Corrija el error y haga clic en Aceptar; no es posible utilizar la fórmula si contiene
un error.
Ignorancia de filtros
Puede hacer que BusinessObjects ignore todos los filtros insertados en un
informe de modo que realice el cálculo teniendo en cuenta todos los datos y no
sólo los valores filtrados. Para ello, utilice la función NingúnFiltro. La sintaxis es:
=NingúnFiltro(fórmula)
El ejemplo siguiente muestra el modo en que funciona dicha sintaxis.
Aplique un filtro a la columna Ciudad para que muestre únicamente los datos
para Murcia y Oviedo.
En la primera tabla, la suma sólo incluye el volumen de negocios de Murcia y
Oviedo. La fórmula para calcular esta suma es:
=Suma(<Ingresos de ventas>)
En la segunda tabla, la fórmula para calcular la suma incluye la función
NingúnFiltro. Como resultado, la suma incluye el volumen de negocios de todas
las ciudades. La fórmula es la siguiente:
=NingúnFiltro (Suma(<Ingresos de ventas>))
Observe la diferencia entre las dos sumas.
Ordenación de datos
Puede cambiar el orden en el que aparecen los datos en las filas y columnas
aplicando una ordenación a los datos. Puede, por ejemplo, ordenar una columna
de nombres de ciudad para que las ciudades aparezcan en orden alfabético.
Puede aplicar una ordenación por texto, fechas o números. Las ordenaciones se
aplican desde la barra de herramientas Ordenaciones.
Ordenación de datos
Existen tres tipos de ordenaciones que puede aplicar a los datos
NOTA
El orden predeterminado para todos los tipos de datos es ascendente.
Inversión de ordenaciones
1. Haga clic en los datos que ya ha ordenado
2. Haga clic en uno de los botones de ordenación de la barra de herramientas.
Por ejemplo, si desea invertir un orden ascendente, haga clic en el botón
Orden descendente.
Eliminación de ordenaciones
Los botones de Ordenación funcionan como botones de alternar activando y
eliminando las ordenaciones. Para eliminar una ordenación:
1. Haga clic en los datos que ya ha ordenado.
2. Haga clic en el botón utilizado para aplicar la ordenación.
Ordenación de datos
324 Acceso a los datos y análisis de datos
Opción Descripción
Predeterminada Ordena los valores en el orden en que estaban
cuando apareció el cuadro de diálogo
Personalizar la ordenación. Esta opción cancela
el orden especificado pero no cierra el cuadro
de diálogo.
Alfanumérica Muestra los valores en orden alfabético o
numérico.
Mes Muestra los meses del año en orden
cronológico, no alfabético. Únicamente se
aplica para una variable que devuelve los
meses del año.
Día Muestra los días de la semana en orden
cronológico, no alfabético. Únicamente se
aplica para una variable que devuelve los días
de la semana.
O bien,
- Arrastre y coloque los valores de la lista en el orden deseado
- Utilice los botones Arriba y Abajo para colocar los valores en el orden
deseado
4. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Personalizar la
ordenación.
NOTA
No es posible utilizar ordenaciones personalizadas y señales. Si, por ejemplo,
configura una señal para resaltar los meses posteriores a mayo,
BusinessObjects utilizará el orden alfabético en lugar del cronológico.
Ordenación de datos
326 Acceso a los datos y análisis de datos
EJEMPLO
¿Cómo se pueden ordenar los meses correctamente?
En esta tabla, los meses se han ordenado para que aparezcan en orden
cronológico y las líneas de productos se han ordenado manualmente.
RECUERDE
BusinessObjects ordena los meses y los días de acuerdo con la Configuración
regional definida en el Panel de control de Windows. Consulte el Manual del
usuario de BusinessObjects: Técnicas de creación de informes y formato para
obtener más información sobre la comprobación de esta configuración.
EJEMPLO
Ordenación de clientes por nacionalidad y, después, por nombre en orden
alfabético
Esta tabla ordena los datos aplicando, en primer lugar, una ordenación
ascendente a la columna de países y, después, un orden ascendente secundario
a la columna de clientes.
Ordenación de datos
328 Acceso a los datos y análisis de datos
Ordenación principal:
BusinessObjects ordena
primero la tabla por país.
Ordenación secundaria:
BusinessObjects ordena la
tabla por nombre de cliente,
después de hacerlo por país.
4. Haga clic en Arriba para dar una prioridad más alta a la ordenación o en
Abajo para darle una prioridad más baja.
El icono de ordenación se desplaza un lugar hacia arriba o hacia abajo en la
lista de ordenaciones.
5. Haga clic en Aceptar o Aplicar.
La prioridad de ordenación definida se aplicará al informe.
Eliminación de ordenaciones
• Haga clic en la ordenación que desee de la lista Ordenaciones actuales y,
después, en Eliminar.
Ordenación de datos
330 Acceso a los datos y análisis de datos
EJEMPLO
Visualización de las tres líneas de productos más vendidas
En el ejemplo siguiente, la tabla muestra los ingresos de ventas
correspondientes a las líneas de productos de la cadena de venta al por menor
eModas. La tabla de la izquierda muestra el volumen de negocios para todas las
líneas de productos. En la tabla de la derecha, la columna de líneas de productos
muestra únicamente las tres líneas más vendidas.
Visualización de subtotales
Al hacer clic en Mostrar subtotales, BusinessObjects agrega los siguientes
cálculos al informe:
• La suma de todas las filas incluidas en el informe mediante la clasificación
• La suma de todas las filas excluidas del informe mediante la clasificación
• La suma total de todas las filas de estas dos categorías
Visualización de porcentajes
Al hacer clic en Mostrar porcentajes, BusinessObjects agrega los siguientes
cálculos al informe:
• Cada fila incluida expresada como un porcentaje de todas las filas incluidas
• El número total de filas incluidas expresado como un porcentaje de todas las
filas (incluidas y excluidas)
• El número total de filas excluidas expresado como un porcentaje de todas las
filas
• El número total de filas incluidas y excluidas expresado como un porcentaje
(que es siempre el 100%)
b
c
d
Clasificación y rupturas
En una tabla o tabla de doble entrada en la que se hayan insertado rupturas, los
datos se clasifican por separado para cada nivel de ruptura.
NOTA
Si ha creado una variable local utilizando valores de distintos proveedores de
datos, no podrá clasificar los datos basados en esta variable. La variable no
aparecerá en la lista del cuadro de diálogo Clasificación.
EJEMPLO
Presentación de ingresos de ventas para los tres meses con valores máximos
en comparación con el volumen total de negocios
Este informe muestra los tres meses con mayor volumen de negocios. Muestra
el volumen de negocios para septiembre, enero y marzo (Suma) y el volumen
total de negocios para los otros nueve meses del año (Suma resto).
SUGERENCIA
Para eliminar la clasificación, haga clic en los datos clasificados y, a
continuación, en Aplicar una clasificación.
Eliminación de clasificaciones
Al eliminar una clasificación, todos los datos que excluía volverán a aparecer en
el informe. Si, por ejemplo, ha aplicado una clasificación que muestra los 10
clientes principales por volumen de negocios y, después, elimina esta
clasificación, el informe mostrará el volumen de negocios de todos los clientes.
Para eliminar una clasificación, deberá, en primer lugar, hacer clic en los datos
a los que la ha aplicado. Después puede:
• Hacer clic en el botón atenuado Aplicar una clasificación de la barra de
herramientas Informe.
Aplicar una • Hacer clic en Clasificación en el menú Formato, eliminar las marcas de
clasificación
verificación de Máximo y Mínimo y hacer clic en Aceptar o Aplicar.
Ocultación de datos
• En el cuadro Variables utilizadas, haga clic en la variable que desea ocultar
y, a continuación, en Ocultar.
• Para ocultar varias variables al mismo tiempo, mantenga pulsada la tecla Ctrl,
haga clic en las variables y, a continuación, haga clic en Ocultar.
Las variables ocultas aparecerán atenuadas en el cuadro Variables utilizadas.
NOTA
Cuando se oculta una dimensión, BusinessObjects no vuelve a calcular los
indicadores. Ocultar una dimensión no es lo mismo que eliminarla de un informe.
Visualización de datos
• Para visualizar una variable que se ha ocultado previamente, haga clic en ella
en la lista Variables utilizadas y, a continuación, haga clic en Mostrar.
Selección de datos
Puede resaltar los datos en un informe de BusinessObjects mediante el uso de
señales. Las señales utilizan un formato especial para que los datos que
cumplen determinadas condiciones destaquen del resto. De este modo se
llamará la atención sobre tendencias y excepciones del informe.
EJEMPLO
Representantes de ventas que generan ingresos superiores a los €500.000
Supongamos que desea identificar a vendedores excelentes que generan un
volumen de negocios superior a los €500.000, y vendedores mediocres que
generan un volumen de negocios inferior a esta cifra.
Defina una condición para los buenos vendedores: "Volumen de negocios >=
500000" y defina un formato que se aplicará a los valores que cumplan esta
condición: "¡Buen trabajo!" en verde.
Después, defina una condición para los vendedores que no son tan buenos:
"Volumen de negocios <= 50000" y defina un formato que se aplicará a los
valores que cumplan esta condición: "¡Trabajar más duro!" en rojo.
Inserte una columna extra detrás del volumen de negocios y llámela
Rendimiento. A continuación, aplique una señal a la columna de rendimiento.
NOTA
No es posible utilizar señales en los gráficos.
Selección de datos
340 Acceso a los datos y análisis de datos
Creación de señales
Existen 4 pasos necesarios para crear una señal:
1. Seleccione los datos que desea utilizar.
2. Dé un nombre a la señal y descríbala.
3. Defina el rango de valores.
4. Defina el modo en que aparecerá la señal en la celda.
Una vez creada la señal, puede aplicarla, ocultarla o mostrarla.
Selección de datos
342 Acceso a los datos y análisis de datos
Activación de señales
1. Haga clic en la celda, columna o fila en la que desea que aparezca la señal.
2. Haga clic en Señales en el menú Formato.
3. Haga clic en la casilla de verificación situada junto a la señal que desea
activar.
4. Haga clic en Aplicar o Aceptar.
Desactivación de señales
1. Haga clic en la celda, columna o fila en la que aparece la señal.
2. Haga clic en Señales, en el menú Formato.
Copia de señales
1. Haga clic en Señales en el menú Formato.
2. Haga clic en la señal que desea copiar.
3. Haga clic en Copiar.
Aparecerá el cuadro de diálogo Editar las señales.
En la ficha Definición, el nombre de la señal inicial aparece en el cuadro
Nombre seguido del número 2. Si ha cambiado el nombre de la primera señal
para que no coincida con el nombre de la variable, BusinessObjects da a la
nueva señal el nombre de la variable.
4. Escriba un nuevo nombre y descripción para la nueva señal.
5. En la ficha Condiciones, defina el primer rango de valores para la señal.
6. Defina el modo en que el resultado aparece en la celda.
7. Repita el Paso 5 y el Paso 6 para definir un segundo rango de valores, si lo
desea, y haga clic en Aplicar o Aceptar.
Selección de datos
344 Acceso a los datos y análisis de datos
Edición de señales
1. Haga clic en Señales en el menú Formato.
2. Haga clic en la señal que desea editar.
3. Haga clic en Editar.
4. Cambie la definición de la señal.
5. Haga clic en Aplicar o Aceptar.
Eliminación de señales
1. Haga clic en Señales en el menú Formato.
2. Haga clic en la señal que desee eliminar.
3. Haga clic en Eliminar.
capítulo
346 Acceso a los datos y análisis de datos
Presentación general
En este capítulo se describe cómo aprovechar las funciones de consulta más
potentes de BusinessObjects. Aprenderá el modo de:
• Crear sus propios objetos
• Aplicar condiciones complejas
• Trabajar con varias condiciones
• Combinar los resultados de varias consultas en un conjunto de datos
• Ver, editar y volver a utilizar el SQL generado por las consultas de
BusinessObjects
• Utilizar una consulta como entrada para otra
EJEMPLO
Obtención del volumen total de negocios generado por pedido mediante la
creación de un objeto del usuario
Para obtener el volumen de negocios generado por un pedido, deberá crear el
objeto del usuario con la siguiente fórmula:
=Cantidad pedida*Precio producto
Donde Cantidad pedida y Precio producto son objetos del universo. Al incluir el
objeto del usuario Total en una consulta, BusinessObjects realiza el cálculo e
incluye los resultados en el informe.
NOTA
No es posible planificar informes que contengan objetos del usuario y mantener
estos últimos; dichos objetos se eliminan cuando se actualiza el informe. Para
obtener más información, consulte el Manual del usuario de InfoView.
Modo en que los usuarios finales pueden compartir objetos del usuario con
otros usuarios
Si desea compartir objetos del usuario con otros usuarios, deberá solicitar al
diseñador de universos que incluya dichos objetos en el universo relacionado,
de modo que estén disponibles para todos los usuarios finales de
BusinessObjects.
Si desea... Entonces...
Crear objetos del usuario que sólo se Haga clic en Objetos del usuario en
Objetos del puedan utilizar en el universo que la barra de herramientas Panel de
usuario contiene la consulta actual consulta.
No es posible eliminar objetos del
usuario de este modo.
Crear, editar o eliminar objetos del Haga clic en Universos en el menú
usuario en cualquiera de los universos Herramientas.
disponibles
8. Haga clic en la ficha Fórmula para escribir la fórmula del objeto del usuario.
Para obtener información sobre cómo escribir la fórmula, consulte Para
escribir la fórmula de un objeto del usuario: en la página 351.
9. Haga clic en Aceptar.
El objeto del usuario que ha creado aparecerá en el cuadro de diálogo
Objetos del usuario. La próxima vez que cree o edite una consulta en el
universo, el objeto del usuario que ha creado aparecerá en la clase Objetos
del usuario.
RECUERDE
Puede crear un objeto del usuario haciendo clic en Objetos del usuario en la
barra de herramientas Panel de consulta. Con este método, sólo puede crear
objetos del usuario en el universo seleccionado para la consulta en la que está
Objetos del trabajando. El flujo de operaciones es el mismo que el descrito en esta sección.
usuario
Si desea... Utilice...
Utilizar condiciones definidas por el Condiciones predefinidas.
diseñador de universos mediante
Designer que puedan aplicarse a una
consulta, pero que no puedan editarse
ni eliminarse de un universo
Utilizar condiciones que se apliquen Condiciones simples.
seleccionando valores de una lista de
valores del objeto y que permitan
restringir los datos devueltos sólo por
objetos del resultado
Utilizar condiciones que permitan Condiciones complejas.
elegir el operador y operando exacto
de cualquier objeto del universo
EJEMPLO
Clientes que realizaron reservas durante los años 2001 y 2002
Desea promocionar nuevos productos para clientes que realizaron reservas
durante los años 2001 y 2002. Todo lo que necesita es esta lista de nombres y
la obtendrá aplicando una condición compleja sobre Año de la reserva sin utilizar
Año de la reserva como objeto del resultado en la consulta. A continuación se
muestra la manera de hacerlo:
1. Inserte el objeto Cliente en una consulta sobre el universo Viajes
Archipiélagos.
Comodín Descripción
% Sustituye a varios caracteres, o aparece en la
respuesta a una petición de orden. Por
ejemplo, N% devuelve todos los valores que
empiecen por N (Nueva York, Nevada)
_ Sustituye a un carácter único en una
constante. Por ejemplo, GR_VE devuelve
Grave, Grove, Greve.
Uso de En la lista
El operador En la lista permite seleccionar varios valores para un documento.
Estos valores pueden ser una condición sobre una consulta que desee elaborar
o la base para un documento interactivo en el que BusinessObjects solicite a
otros usuarios que seleccionen valores de la lista que ha creado para restringir
la visualización de datos según sus necesidades.
Puede introducir la lista de valores en el campo de texto del cuadro de diálogo
Introducir o seleccionar valores o, si hace clic en Valores en este cuadro de
diálogo, podrá seleccionar valores de una lista. Cuando introduzca valores,
sepárelos mediante una coma (,).
El número máximo de valores permitido en una lista es 256.
para obtener una lista de clientes que no hayan estado en Bahamas Beach?
En realidad esto no es posible. En situaciones como ésta, es necesario pensar
detenidamente acerca de la consulta que va a elaborar y cómo se estructuran
los datos. El resultado de esta consulta incluye a aquellos clientes que han
estado en Bahamas Beach y en otros lugares. ¿Por qué? Porque existen
reservas de estos clientes para otros centros de vacaciones aparte de Bahamas
Beach. Estas reservas por sí solas son suficientes para satisfacer la condición
‘Centro de vacaciones diferente de Bahamas Beach’.
Además, esta condición excluye a los clientes que no han hecho ninguna
reserva. BusinessObjects comprueba los registros de estos clientes con las
reservas y determina que ninguna reserva satisface la condición ‘Centro de
vacaciones diferente de Bahamas Beach’, ya que no existe ninguna reserva. No
obstante, está claro que un informe que muestre los clientes que no han estado
en Bahamas Beach incluirá a los clientes que no hayan estado en ningún sitio.
Este problema se resuelve utilizando el operador Excepto en lugar de Diferente
de. Si se utiliza Excepto, BusinessObjects crea dos consultas:
• Todos los clientes.
• Clientes que tienen reserva para Bahamas Beach.
BusinessObjects restará los clientes devueltos por la segunda consulta de los
devueltos por la primera. De este modo se devolverá el resultado deseado.
Tenga también en cuenta que:
• Con Diferente de sólo se puede especificar un valor, mientras que con Fuera
de la lista se pueden especificar varios.
• Con Excepto, sólo es posible especificar un valor. Sin embargo, se pueden
crear consultas combinadas utilizando MINUS para excluir, por ejemplo,
clientes de Bahamas Beach y clientes de 1996.
Para obtener más información, consulte Creación de consultas combinadas en
la página 385.
NOTA
Si utiliza un operador diferente, es posible que también tenga que utilizar un
operando diferente.
Si... Entonces...
Desea obtener una sola fila de Haga clic en Globalmente y, a
resultados continuación, haga clic en Siguiente.
Desea obtener varias filas de Haga clic en Por uno o más objetos ,
resultados seleccione los objetos en la lista y
haga clic en Siguiente.
Si... Entonces...
Desea realizar un cálculo Haga clic en Independientemente de
independientemente de los objetos sus objetos y, a continuación, haga clic
en Siguiente.
Desea realizar un cálculo para cada Haga clic en Para cada valor de uno o
valor de uno o varios objetos, lo cual varios objetos, seleccione los objetos
permite restringir el cálculo a en la lista y, a continuación, haga clic
determinados objetos en Siguiente.
Si... Entonces...
Desea comparar el objeto con, al Haga clic en Por lo menos un valor del
menos, un valor, lo que le permite cálculo y, a continuación, haga clic en
limitar los valores comparados con el Finalizar.
objeto
Desea comparar el objeto con todos Haga clic en Todos los valores y, a
los valores continuación, en Finalizar.
EJEMPLO
¿Cuándo pagó cada cliente un producto por última vez?
Desea conocer la fecha de la última factura de cada cliente para poder ponerse
en contacto con los clientes que no han comprado productos. Para obtener estos
datos, necesitará aplicar una condición compleja con un cálculo. El cálculo
compara las fechas de factura de cada cliente y, a continuación, devuelve
únicamente la última fecha. A continuación se muestra la manera de hacerlo:
NOTA
Puede crear subconsultas explícitamente. Consulte Aplicación de condiciones
con una subconsulta en la página 371.
• Sincronización..
3. Haga doble clic en el operando Crear una subconsulta (ALL) o Crear una
subconsulta (ANY).
Se creará una ficha para la subconsulta (Subconsulta 1.1).
4. En la ficha Subconsulta 1.1, inserte un objeto en el cuadro Objetos del
resultado.
Tenga en cuenta que sólo puede incluir un objeto del resultado en la
subconsulta.
5. Si es necesario, aplique una condición a la subconsulta.
6. Haga clic en Ejecutar.
NOTA
La ficha de la subconsulta siempre aparece a la derecha de la consulta principal.
En la ficha aparece un número, (Subconsulta n.n). BusinessObjects incrementa
el número de la subconsulta para mostrar la relación entre una consulta y su
subconsulta o subconsultas.
EJEMPLO
¿Qué cliente realizó la primera reserva?
Supongamos que desea obsequiar con una botella de champán al cliente que
realizó la primera reserva. Para obtener el nombre y la dirección de este cliente:
1. Inserte los objetos Cliente y Dirección en una consulta sobre el universo
Viajes Archipiélagos.
2. Arrastre el objeto Fecha de la reserva al cuadro Condiciones.
3. Haga doble clic en el operador Menor o igual a.
4. Haga doble clic en el operando Crear una subconsulta (ALL).
La ficha Subconsulta 1.1 aparecerá en el Panel de consulta.
5. En la ficha Subconsulta 1.1, inserte el objeto Fecha de la reserva en el cuadro
Eliminación de subconsultas
Una subconsulta se genera mediante una condición que contiene el operando
Crear una subconsulta (ALL) o Crear una subconsulta (ANY). Por tanto, puede
eliminar una subconsulta eliminando la condición de la consulta principal.
Para eliminar la condición:
1. Haga clic con el botón derecho del ratón en el icono de la condición en el
cuadro Condiciones.
2. Haga clic en Eliminar en el menú de acceso directo.
Subconsultas y cálculos
El ejemplo ¿Cuándo pagó cada cliente un producto por última vez? en la
página 364 explica que las condiciones complejas generan subconsultas en
segundo plano. Esto puede verlo repitiendo el ejemplo anterior utilizando una
condición compleja con un cálculo.
EJEMPLO
¿Qué cliente realizó la primera reserva? (Utilizando un cálculo)
Para obtener dicho cliente utilizando una condición compleja con un cálculo:
1. Inserte los objetos Cliente y Dirección en una consulta sobre el universo
Viajes Archipiélagos.
2. Arrastre el objeto Fecha de la reserva al cuadro Condiciones.
3. Haga doble clic en el operador Igual a.
4. Haga doble clic en el operando Cálculo.
Aparecerá el Asistente de condiciones complejas.
5. Seleccione el objeto Fecha de la reserva y haga clic en Comenzar.
6. Seleccione la función Mínimo y haga clic en Siguiente.
La función Mínimo devuelve la primera (más pequeña) fecha de la reserva.
7. Seleccione Globalmente y haga clic en Siguiente.
8. Seleccione Independientemente de sus objetos y haga clic en Siguiente.
Tenga en cuenta que está interesado en la primera fecha de reserva general,
de modo que no deberá vincular la fecha a un objeto de la consulta principal.
9. Seleccione Todos los valores y haga clic en Finalizar.
10. Ejecute la consulta.
La consulta devuelve el mismo resultado que la consulta definida utilizando una
subconsulta para responder a la misma pregunta. Si aún no entiende bien por
qué esto es así, examine estos pasos en relación con la descripción de
condiciones complejas del ejemplo ¿Cuándo pagó cada cliente un producto por
última vez? en la página 364.
EJEMPLO
Devolución de la lista de centros de vacaciones/volúmenes de negocios donde
el volumen de negocios de centro de vacaciones por país es > $1000000
En este ejemplo, tiene un informe que contiene un proveedor de datos que lista
todos los países cuyo volumen de negocios es mayor o igual a $1000.000.
Puede utilizar este proveedor de datos para elaborar el nuevo proveedor de
datos que liste todos los centros de vacaciones que estén dentro de estos
volúmenes de negocios por país y centro de vacaciones. Proceda de la siguiente
manera:
1. Haga clic en Tabla, en el menú Insertar.
2. Con ayuda del ratón, dibuje un rectángulo donde desea que aparezca el
nuevo bloque.
YuO
BusinessObjects vincula automáticamente varias condiciones utilizando
operadores del cuadro Condiciones del Panel de consulta:
• Y especifica un resultado que es verdadero para ambas condiciones.
- Por ejemplo, el siguiente grupo de condiciones predefinidas en una
consulta que contiene el objeto Cliente especifica los clientes que estuvieron
en Bahamas Beach en 1999:
SUGERENCIA
Evite el uso de grupos de condiciones tales como Año Igual a 2001 Y Año Igual
a 2002. Este ejemplo no devolvería ningún dato, debido a que Año no puede ser
igual a dos valores diferentes. Para obtener, por ejemplo, la lista de clientes de
2001 y 2002, tendría que crear una consulta combinada utilizando el operador
INTERSECT. Para obtener información sobre consultas combinadas y cómo
crearlas, consulte Creación de consultas combinadas en la página 385.
Orden de precedencia
Cuando existe un grupo de condiciones, BusinessObjects las evalúa en orden.
Por ejemplo, en la siguiente lista de condiciones BusinessObjects determina, en
primer lugar, si los ingresos de ventas son >= 2000000 o si la cantidad vendida
es > 1000. Sólo después de haber evaluado si alguna de estas condiciones es
verdadera, comparará esta evaluación con la condición que comprueba si el
margen es >= 1000000.
debido a que BusinessObjects determina ahora qué tiendas tienen una cantidad
vendida >= 10.000 o un margen >= 1.000.000 y, a continuación, determina
cuáles de éstas tienen ingresos de ventas >= 2.000.000.
EJEMPLO
¿Qué clientes compraron un determinado producto en un período de tiempo
determinado?
Necesita la lista de clientes que estuvieron en el centro de vacaciones Bahamas
Beach en los años 2001 ó 2002. Esto requiere dos condiciones: Centro de
vacaciones=Bahamas Beach y Año=2001 ó 2002. A continuación se muestra la
manera de hacerlo:
1. Incluya el objeto Cliente en una consulta sobre el universo Viajes
Archipiélagos.
2. Haga clic en Condiciones predefinidas, que se encuentra debajo del cuadro
Clases y objetos.
Condiciones Aparecerá la lista de condiciones predefinidas en el universo.
predefinidas 3. Haga clic en el signo + situado a la izquierda de la clase Centro de
vacaciones y haga doble clic en Club Bahamas.
NOTA
La creación de consultas combinadas permite combinar o excluir datos del
resultado de la consulta mediante el uso de operadores para combinar los
resultados de varias consultas. Puede contrastar esto con el uso de los
operadores En la lista y Fuera de la lista al aplicar una condición compleja en una
consulta. Los operadores En la lista y Fuera de la lista incluyen o excluyen datos
del resultado de una consulta en función de la lista de valores que introduzca.
Utilice... Para...
UNION Combinar los datos de dos objetos en una sola columna del
informe.
UNION resulta especialmente útil para trabajar con objetos no
compatibles. Supongamos, por ejemplo, que necesita obtener las
fechas en las que los clientes han realizado reservas o pagado sus
facturas. Esta consulta requiere dos objetos no compatibles: Fecha
de la factura y Fecha de la reserva. Si incluye estos objetos en una
consulta normal, BusinessObjects devuelve dos bloques de datos.
Al crear una consulta combinada con UNION, con Fecha de la
factura en una ficha y Fecha de la reserva en la otra, los datos
aparecen en una columna del informe.
UNION es el operador predeterminado.
Éste es el símbolo del operador UNION:
Utilice... Para...
MINUS Excluir los resultados de una consulta del resultado de la consulta
principal. Puede, por ejemplo, utilizar MINUS para descubrir qué
clientes compraron el producto A pero no el producto B. No es
posible obtener estos datos con una condición como Producto
Diferente de B, ya que la condición incluiría clientes que compraron
A y B.
Éste es el símbolo del operador MINUS:
NOTA
Puede eliminar una de las consultas que ha combinado haciendo clic en su ficha
con el botón derecho del ratón y, a continuación, en el comando Eliminar en el
menú desplegable que aparece.
EJEMPLO
¿Qué clientes compraron productos en los años 2001 y 2002?
La búsqueda de clientes que cumplan con dos criterios es un objetivo
empresarial común. No es posible obtener la lista de clientes que han efectuado
pagos en dos años distintos mediante:
• La aplicación de una condición compleja con el operador En la lista; en este
caso, obtendría clientes de 2001 ó 2002, o posiblemente de ambos.
• Dos condiciones vinculadas mediante Y (Año Igual a 2001 y Año Igual a
2002) debido a que no devolverán ningún dato.
• Dos condiciones vinculadas mediante O (Año Igual a 2001 o Año Igual a
2002) debido a que esto no garantiza que el cliente comprara en los dos
años.
Necesitará crear una consulta combinada que devuelva la intersección de
clientes de los años 2001 y 2002. Ésta es la manera de hacerlo:
1. Incluya el objeto Cliente en una consulta sobre el universo Viajes
Archipiélagos.
2. Arrastre el objeto Año al cuadro Condiciones.
3. Haga doble clic en Igual a, después en Escribir una nueva constante e
introduzca 2001.
4. Pulse Intro y, a continuación, haga clic en Combinar consultas en la barra
de herramientas del Panel de consulta.
Combinar
- La consulta existente aparecerá en la ficha Consulta 1.
consultas
- También aparecerá una segunda ficha, Consulta 2, que ahora estará
activa.
- Cliente es ya un objeto del resultado en Consulta 2.
5. En la ficha Consulta 2, arrastre el objeto Año al cuadro Condiciones.
NOTA
Es posible que BusinessObjects haya creado una consulta SQL compleja para
resolver la consulta, por ejemplo, si la consulta contiene objetos no compatibles
o determinados tipos de condiciones. Estas consultas SQL se pueden dividir en
varias sentencias SELECT, que BusinessObjects indica como carpetas en el
panel izquierdo del cuadro de diálogo Visor de SQL.
NOTA
Si el diseñador de universos ha configurado el universo con una conexión
restringida, BusinessObjects le pide que introduzca el nombre de usuario y la
contraseña de la base de datos antes de analizar la secuencia de comandos.
Para obtener más información sobre conexiones restringidas, consulte
Conexiones restringidas en la página 43.
capítulo
394 Acceso a los datos y análisis de datos
Presentación general
En este capítulo se describen las listas de valores (LOV) y cómo se pueden
utilizar para mejorar el rendimiento de los informes.
EJEMPLO
Visualización de ciudades y regiones en una lista de ciudades
El universo Viajes Archipiélagos tiene un objeto Ciudad. Sin embargo, es posible
que existan ciudades de distintas regiones con el mismo nombre. Para identificar
una ciudad de forma precisa, desea que aparezca la región de la ciudad junto
con el nombre de la ciudad en una lista de valores. Proceda de la siguiente
manera:
5. Haga clic en Examinar para buscar el archivo de texto que contiene los
valores.
6. Seleccione La primera fila contiene los nombres de columnas. (En este caso,
la primera fila se denomina ‘Ciudades’.)
7. Haga clic en Ejecutar.
8. Para ver la lista de valores, haga clic en Mostrar.
Botón Acción
Mostrar BusinessObjects muestra los valores en la lista de
valores del cuadro de diálogo Nombre del objeto.
Para ver la lista en formato de tabla o jerarquía,
haga clic en Presentación en tablas o Presentación
en jerarquías respectivamente. Estas opciones
resultan útiles si la lista de valores contiene más de
un objeto; es decir, combina dos o más columnas de
valores:
• En Presentación en tablas, las columnas
aparecen una junto a otra.
• En Presentación en jerarquías, los valores de la
primera columna aparecen como una carpeta.
La carpeta contiene los valores de la segunda
columna. Si existe una tercera columna, la
segunda aparece como una carpeta que
contiene estos valores, y así sucesivamente.
Actualizar BusinessObjects ejecuta la consulta para la lista de
valores y aparecerá una lista actualizada.
Depurar BusinessObjects vacía el archivo .lov
correspondiente a la lista de valores.
SUGERENCIA
Puede rellenar una lista de valores depurada haciendo clic en Actualizar.
capítulo
408 Acceso a los datos y análisis de datos
Presentación general
En este capítulo se explica el modo de crear y visualizar cálculos simples en
tablas y tablas de doble entrada. En la sección final de este capítulo se describe
todo lo necesario para convertir divisas en/de euros en BusinessObjects.
En los capítulos siguientes se ofrece información adicional sobre el uso de
cálculos en BusinessObjects:
• En la sección Fórmulas, variables locales y funciones en la página 491 se
explica cómo utilizar el editor de fórmulas de BusinessObjects para escribir
sus propios cálculos.
• En la sección Contextos de cálculo y sintaxis compleja en la página 429 se
explican los aspectos más sofisticados de la creación de fórmulas y se facilita
información sobre el funcionamiento del motor de cálculo de
BusinessObjects.
• En la sección Solución de problemas de cálculo en la página 461 se explican
los mensajes de error y otros problemas que pueden tener lugar al insertar
fórmulas y cálculos en los informes, así como el modo de solucionarlos.
• Para obtener información sobre la utilización de cálculos en gráficos,
consulte el Manual del usuario de BusinessObjects: Técnicas de creación de
informes y formato.
Creación de cálculos
Acceso a los datos y análisis de datos 409
Cálculos
BusinessObjects dispone de funciones de cálculo estándar que permiten
efectuar cálculos rápidos en datos de informes. Estos cálculos se encuentran
disponibles directamente desde un menú. Los cálculos que se utilizan con más
frecuencia se encuentran disponibles también en la barra de herramientas
Informe. En esta sección se describe el modo de efectuar cálculos mediante las
funciones de menú y barra de herramientas.
También puede agregar cálculos a los informes creando sus propias fórmulas.
Este tema se describe en la sección Fórmulas, variables locales y funciones en
la página 491.
Cálculos
410 Acceso a los datos y análisis de datos
Cálculos.
Creación de cálculos
Acceso a los datos y análisis de datos 411
Para... Elija...
Calcular la suma de los datos seleccionados. Suma
Contar todas las filas de un objeto de tipo Cuenta
indicador.
Contar los distintos valores de un objeto de tipo
dimensión o información.
Contar el número de filas del cuerpo, incluidas Cuenta total
todas las filas duplicadas y vacías.
Calcular el promedio de los datos seleccionados. Promedio
Visualizar el valor máximo de los datos Máximo
seleccionados.
Visualizar el valor mínimo de los datos Mínimo
seleccionados.
Visualizar los datos seleccionados como Porcentaje
porcentaje.
Calcular la diferencia entre dos valores Variación
seleccionados.
Calcular la diferencia entre dos valores Variación en
seleccionados y mostrarla como porcentaje. porcentaje
El resultado del cálculo se inserta en una celda nueva de la tabla o tabla de doble
entrada.
NOTA
La sintaxis de variación que contiene el operador Where funcionará en todos los
casos excepto cuando tenga dos operadores Where en cascada (variación que
utiliza un operador Where que contiene una fórmula, que a su vez utiliza un
operador Where) o en determinados contextos, por ejemplo, la variación de la
variable "<Volumen de negocios>" en Informe.
Cálculos
412 Acceso a los datos y análisis de datos
a. Suma
b. Porcentaje
c. Cuenta
a b c d e
d. Variación
e. Variación en porcentaje
Creación de cálculos
Acceso a los datos y análisis de datos 413
NOTA
Los comandos de cálculo que se encuentran disponibles en el menú y la barra
de herramientas dependen de los datos que se hayan seleccionado en la tabla
o tabla de doble entrada.
Objetos de
tipo
información
Cálculos
414 Acceso a los datos y análisis de datos
Ejemplos de cálculo
En la siguiente sección se facilitan varios ejemplos de realización de cálculos
mediante el menú Cálculos.
EJEMPLO
Visualización de volumen de negocios total y subtotales
Supongamos que desea calcular y visualizar el volumen de negocios total en una
tabla. Proceda de la siguiente manera:
1. Haga clic en la columna Volumen de negocios.
2. Haga clic en Suma en la barra de herramientas Cálculos.
Suma
- BusinessObjects muestra el volumen de negocios total en el pie de la tabla.
- El botón Suma de la barra de herramientas Cálculos aparece atenuado.
Botón Suma
atenuado
Decida ahora si desea insertar una ruptura en esta tabla con el fin de visualizar
los subtotales para cada centro de vacaciones.
Insertar una
ruptura 3. Haga clic en la columna Centro de vacaciones y, a continuación, en Insertar
una ruptura.
Se insertará un ruptura en los datos y una fila vacía al final de cada sección
de centro de vacaciones.
4. Haga clic en la columna Volumen de negocios.
5. Haga clic una vez en Suma para eliminar el cálculo existente.
Creación de cálculos
Acceso a los datos y análisis de datos 415
BusinessObjects inserta
un subtotal para cada
centro de vacaciones
Cálculos
416 Acceso a los datos y análisis de datos
EJEMPLO
Visualización de promedio, máximo y mínimo de volumen de negocios
En la tabla siguiente se muestran cuatro cálculos diferentes para el volumen de
negocios. Observe que el promedio de volumen de negocios, los volúmenes de
negocio máximo y mínimo, y la Suma se muestran todos en filas independientes
en el orden en que se aplicaron. Cada cifra se identifica mediante el nombre del
cálculo. Al agregar un cálculo del porcentaje, BusinessObjects agrega una
columna adicional que muestra cada fila como un porcentaje del total.
EJEMPLO
Cálculo de la diferencia en volumen de negocios entre dos trimestres
En este ejemplo, dispone de una tabla de doble entrada que muestra el volumen
de negocios por centro de vacaciones en cada trimestre y el volumen de
negocios total por trimestre. Supongamos que desea ver en la tabla la diferencia
en volumen de negocios entre dos trimestres. Proceda de la siguiente manera:
1. Con ayuda del ratón seleccione T2 y, después, con la tecla Ctrl pulsada,
seleccione T1.
2. Haga clic en Variación en porcentaje en la barra de herramientas Cálculos.
Variación en
porcentaje
Creación de cálculos
Acceso a los datos y análisis de datos 417
NOTA
También puede utilizar la tecla Mayús para seleccionar columnas y filas. Si utiliza
la tecla Mayús, BusinessObjects no tendrá en cuenta el orden en que haya
seleccionado las columnas y filas, y seleccionará siempre las celdas de arriba
abajo y de izquierda a derecha. Si lleva a cabo el cálculo anterior usando la tecla
Mayús, BusinessObjects calculará T1-T2.
Cálculos
418 Acceso a los datos y análisis de datos
NOTA
Al mover una celda que contiene un cálculo a una parte diferente del informe, el
resultado del cálculo dependerá del lugar exacto donde se coloque la celda, ya
que este factor puede cambiar el contexto en el que se efectúa el cálculo. Para
obtener más información al respecto, consulte Contextos de cálculo y sintaxis
compleja en la página 429.
EJEMPLO
Visualización de volumen de negocios total como título de tabla
Supongamos que dispone de un informe que muestra el volumen de negocios
total y máximo, y el volumen de negocios total y máximo por centro de
vacaciones y tipo de prestaciones. Y desea que el volumen de negocios total
aparezca en la parte superior del informe. Proceda de la siguiente manera:
Creación de cálculos
Acceso a los datos y análisis de datos 419
Cálculos
420 Acceso a los datos y análisis de datos
3. Seleccione el bloque en la parte inferior del informe que contiene los cálculos
de suma total y máximo, y pulse la tecla Supr para eliminarlo.
Creación de cálculos
Acceso a los datos y análisis de datos 421
Conversión en o de euros
En la sección siguiente se describe el modo en que BusinessObjects utiliza
funciones incorporadas para convertir de manera rápida y exacta una divisa en
o de euros.
Funcionamiento de la conversión
Cada divisa dispone de una tasa fija de conversión con seis dígitos significativos.
El número de dígitos a la derecha de la coma decimal dependerá del número de
dígitos que haya a la izquierda de la misma.
EJEMPLO
Conversión a euros: tasas de conversión de seis dígitos
La tasa de conversión para el florín danés (NLG) es 2,20371, con 1 dígito a la
izquierda de la coma decimal y cinco dígitos a la derecha.
La tasa de conversión para el franco belga (BEF) es 40,3399, con 2 dígitos a la
izquierda de la coma decimal y cuatro dígitos a la derecha.
Para convertir de una divisa compatible con la UME a euros, divida la cantidad
en divisa local entre la tasa de conversión de seis dígitos correspondiente a
dicha divisa y, después, aplique un redondeo al resultado para visualizar el
número apropiado de dígitos decimales.
Conversión en o de euros
422 Acceso a los datos y análisis de datos
Errores de conversión
Al convertir una divisa compatible con la UME en o de euros, utilice la tasa de
conversión fija de seis dígitos y, después, redondee el resultado al número
apropiado de dígitos decimales. Los números con redondeo son menos exactos
que los números originales y el error de redondeo en una cantidad determinada
puede ser bastante insignificante o bastante considerable. BusinessObjects
permite visualizar errores de redondeo después de la conversión en o de euros
para valorar la importancia de la diferencia.
Conversión a euros:
Puede convertir en euros una cantidad de una de las once divisas de la UME con
un sólo clic.
Proceda de la siguiente manera:
1. Seleccione la columna, fila o celda que contiene los datos que desea
convertir.
2. Haga clic en Euro y, después, en Convertir en euros en el menú Datos.
- Si BusinessObjects reconoce la divisa, realiza la conversión y muestra el
resultado.
- Si BusinessObjects no reconoce la divisa, muestra el cuadro de diálogo
Seleccionar la divisa.
Creación de cálculos
Acceso a los datos y análisis de datos 423
Conversión de euros
Puede convertir una cifra de euros a una de las once divisas de la UME con un
sólo clic.
Proceda de la siguiente manera:
1. Seleccione la columna, fila o celda que contiene los datos que desea
convertir.
2. Haga clic en Euro y, después, en Convertir de euros en el menú Datos.
Se abrirá el cuadro de diálogo Seleccionar la divisa.
3. Elija la divisa a la que desea convertir los euros y haga clic en Aceptar.
Los datos se convierten. Si los datos en euros tenían el formato de divisa, el
formato de los datos convertidos será el de la divisa definido en la tabla Tasas
de conversión.
Conversión en o de euros
424 Acceso a los datos y análisis de datos
NOTA
El comando Mostrar errores de redondeo únicamente se encuentra disponible si
la celda seleccionada contiene un número que se haya convertido en o de euros.
Creación de cálculos
Acceso a los datos y análisis de datos 425
Tasas de conversión
BusinessObjects guarda las tasas de conversión y cualquier otra información de
las divisas de la UME, y utiliza esta información para realizar conversiones en y
de euros. Puede editar esta información y agregar otras divisas a esta lista.
Conversión en o de euros
426 Acceso a los datos y análisis de datos
Creación de cálculos
Acceso a los datos y análisis de datos 427
EJEMPLO
Adición de dólares americanos a la lista de divisas
Supongamos que desea agregar dólares americanos a la lista de divisas debido
a que, normalmente, emplea en su empresa la conversión de dólares en euros.
Dispone de la tasa de cambio de dólar/euro del día de la fecha. Debido a que el
precio del dólar frente al euro fluctúa diariamente, deberá actualizar de manera
regular la información de la divisa dólar.
Para agregar dólares americanos a la lista de divisas:
1. Haga clic en Euro y, después, en Mostrar las tasas de conversión en el
menú Datos.
Aparecerá el cuadro de diálogo Tasas de conversión.
2. Haga clic en Agregar.
Aparecerá el cuadro de diálogo Agregar la tasa de conversión.
Conversión en o de euros
428 Acceso a los datos y análisis de datos
Triangulación
Si desea convertir de una divisa a otra, ambas compatibles con la UME, no podrá
utilizar simplemente tasas cruzadas. Tendrá que utilizar un procedimiento
denominado triangulación. Para llevarlo a cabo, convierta la primera divisa a
euros usando una tasa de conversión de seis dígitos y, luego, convierta los euros
a la segunda divisa empleando otra tasa de conversión de seis dígitos.
EJEMPLO
Triangulación: conversión entre divisas compatibles con la UME
En el ejemplo siguiente, se va a convertir una cantidad de marcos alemanes a
francos belgas. Para ello, deberá en primer lugar convertir los marcos alemanes
a euros usando la tasa de conversión de seis dígitos para marcos alemanes.
Después, aplicará a los euros un redondeo no inferior a tres dígitos decimales.
Finalmente, convertirá los euros en francos belgas usando la tasa de conversión
de seis dígitos para francos belgas. Puede realizar esta conversión creando una
fórmula de BusinessObjects.
La siguiente fórmula de BusinessObjects convierte 100 DEM en 2063 BEF.
EuroConvertirDe(EuroConvertirEn(100, "DEM", 3), "BEF", 0)
Creación de cálculos
Contextos de cálculo y sintaxis
compleja
capítulo
430 Acceso a los datos y análisis de datos
Presentación general
Este capítulo está diseñado para ayudarle a utilizar las potentes capacidades de
cálculo proporcionadas por BusinessObjects.
EJEMPLO
Volumen de negocios por región y año, y volumen de negocios por región
El informe que se muestra más adelante contiene dos tablas: volumen de
negocios por región y año, y volumen de negocios por región.
BusinessObjects calcula dinámicamente el indicador Volumen de negocios de
acuerdo con las dimensiones de la tabla. Si elimina la columna Año,
BusinessObjects devolverá el volumen de negocios por región:
EJEMPLO
Cálculo del volumen de negocios en varios contextos predeterminados
El informe siguiente muestra el volumen de negocios por ciudad y trimestre para
el año 2000. El usuario ha incluido cálculos en distintas partes del informe:
• Volumen total de negocios al principio del informe
• Volumen de negocios en la sección Año
• Volumen de negocios en la tabla, y
• Promedio del volumen de negocios en el pie de ruptura.
d. Volumen total
de negocios por
año, trimestre y
ciudad.
EJEMPLO
Sintaxis compleja de una fórmula de agregación
El informe que se muestra en este ejemplo calcula la suma acumulada del
volumen de negocios por centro de vacaciones y país:
EJEMPLO
Cálculo del número de ciudades por región
Si inserta una cuenta en una tabla que contenga las dimensiones Ciudad y
Región, BusinessObjects cuenta las ciudades una por una, utilizando la fórmula
siguiente:
=Cuenta(<Ciudad>)
De forma predeterminada, BusinessObjects realiza los cálculos en función de las
dimensiones de la tabla (Región, Ciudad). Sólo existe una ciudad por ciudad, de
modo que BusinessObjects devuelve siempre 1.
La sintaxis compleja permite especificar que desea que BusinessObjects cuente
las ciudades por región. Para obtener este resultado, deberá ampliar la fórmula:
=Cuenta(<Ciudad>) En <Región>
EJEMPLO
Cálculo del volumen de negocios mínimo por ciudad para cada región
Puede visualizar Región, Ciudad y Volumen de negocios en una tabla. Cuando
se elimina Ciudad de la tabla, BusinessObjects calcula automáticamente el
volumen de negocios por región, ya que Región es ahora la única dimensión
incluida en el cuerpo.
EJEMPLO
Fórmula que incluye contextos de entrada y salida
La fórmula siguiente devuelve el volumen de negocios mínimo por ciudad y
región:
=Mín(<Volumen de negocios> En (<Región>,<Ciudad>)) En <Región>
El contexto de entrada consta de Región y Ciudad, mientras que el contexto de
salida es Región.
SUGERENCIA
Puede también utilizar el Editor de fórmulas para agregar contextos a una
fórmula. La ventaja radica en que puede hacer doble clic en las variables para
agregarlas a la fórmula, en lugar de tener que introducirlas.
Editor de
fórmulas Para mostrar el Editor de fórmulas, haga clic en Editor de fórmulas a la
izquierda de la Barra de fórmulas.
Contextos de restablecimiento
Los contextos de restablecimiento se utilizan en una agregación acumulativa
como, por ejemplo, la suma acumulada de ingresos por trimestre. El contexto de
restablecimiento consta de una o varias dimensiones que restablecen el valor
del cálculo en cero cada vez que se modifica el valor de una dimensión. El mejor
modo de explicarlo es con un ejemplo.
EJEMPLO
Cálculo de la suma acumulada del volumen de negocios por país
Supongamos que desea calcular la suma acumulada del volumen de negocios
por país y año, y, naturalmente, desea que el cálculo se restablezca para cada
país. Cuando el valor de País cambie, desea que el cálculo comience desde
cero.
Para obtener este resultado, se visualiza País, Año y Volumen de negocios en
una tabla, y se aplica una ruptura a País. A continuación, se añade la agregación
acumulativa
=SumaAcumulativa(<Volumen de negocios>;<País>)
Ahora, para calcular la suma acumulada de ingresos, inserte una ruptura en Año
y, a continuación, cambie Volumen de negocios a
=SumaAcumulativa(<Volumen de negocios>)
El resultado es el siguiente:
NOTA
Es posible que los usuarios de versiones anteriores de BusinessObjects hayan
utilizado las palabras clave Col y Row para definir contextos de restablecimiento
en tablas de doble entrada. Estas palabras clave ya no son necesarias. Puede
utilizarlas, pero no tienen ningún valor añadido. Por ejemplo:
=SumaAcumulativa(<Volumen de negocios>; Col <Año>)
y
=SumaAcumulativa(<Volumen de negocios>;<Año>)
devuelven el mismo resultado.
Operador Definición
ParaCada Agrega dimensiones al contexto de entrada o salida.
ParaTodo Elimina dimensiones del contexto de entrada o salida.
EJEMPLO
Uso de ParaCada y ParaTodo
Una tabla que contiene Región, Ciudad y Volumen de negocios devuelve el
volumen de negocios por ciudad y región.
Finalmente, desea ver el volumen de ingresos máximo por región, pero desea
que Ciudad permanezca en la tabla. En otras palabras, deberá eliminar Ciudad
del contexto local sin eliminar físicamente la columna Ciudad. Para ello, deberá
utilizar ParaTodo.
La fórmula y el resultado serían:
=Máx(<Volumen de negocios>) ParaTodo <Ciudad>
Pero, ¿qué ocurre si inserta una ruptura o una sección en País? El resultado
sería que los trimestres se clasificarían por separado para cada país, tal como
se muestra en la tabla de la derecha.
Trimestres clasificados
según los totales por país
El resultado es:
Y el resultado es:
EJEMPLO
Cálculo de un total general utilizando la palabra clave Informe
Supongamos que desea mostrar el total general del volumen de negocios de
todas las dimensiones de un informe. Este cálculo no requiere una sintaxis
compleja si la fórmula se coloca en una celda al principio del informe ya que, en
este caso, el contexto de salida predeterminado contiene todas las dimensiones
del informe. Sin embargo, desea mostrar la información en algún otro lugar, por
ejemplo, dentro de un pie de tabla.
Para obtener este resultado, podría definir un contexto de salida enumerando
todas las dimensiones del informe. Una solución mucho más sencilla sería
utilizar la palabra clave Informe en la fórmula siguiente:
=Suma(<Volumen de negocios>) En Informe
En cualquier lugar del informe donde aparezca esta fórmula, obtendrá el total
general.
NOTA
Una fórmula en la que se utilice la palabra clave Informe para definir el contexto
de salida siempre devuelve un solo valor.
EJEMPLO
Fórmula escrita por BusinessObjects para un cálculo simple
Cree un informe de clave maestra/información que muestre el volumen de
negocios por centro de vacaciones y año. Inserte una suma en Volumen de
negocios. Se trata de un cálculo simple que no requiere ninguna sintaxis
compleja.
Ventajas
En agregaciones simples, como la del ejemplo anterior, rara vez necesita
comprender la sintaxis compleja que utiliza BusinessObjects. Pero, ¿qué ocurre
si no comprende los números que BusinessObjects muestra en un informe?
¿Qué ocurre si le resulta realmente difícil corregir un error como #CÁLCULO?
En estos casos, puede utilizar la sintaxis compleja que ofrece BusinessObjects
para:
• Comprender el cálculo que subyace a la presentación del informe y, a
continuación,
• Editar la fórmula para obtener el resultado deseado. La fórmula que aparece
en la etiqueta constituye una base sobre la que podrá trabajar.
Referencia rápida
Esta sección proporciona una referencia rápida a los términos y conceptos
utilizados en este capítulo.
La información que aparece a continuación está organizada por categoría:
• Términos básicos como documento, microcubo, agregación, etc.
• Contextos de cálculo (local, cuerpo, entrada, salida y restablecimiento)
• Operadores de contexto (En, ParaCada, ParaTodo)
• Palabras clave (Informe, Bloque, Cuerpo, PáginaActual).
Término Definición
Agregación Cálculo que devuelve totales, porcentajes, etc; en él se utilizan
cualquiera de las siguientes funciones:
Promedio, Cuenta, Máx, Mín, DesviaciónEstándar,
DesviaciónEstándarP, Suma, Varianza, VarianzaP.
Agregación Cálculo que devuelve sumas acumuladas, porcentajes, etc; en
acumulativa él se utilizan cualquiera de las siguientes funciones:
PromedioAcumulativo, CuentaAcumulativa, MáxAcumulativo,
MínAcumulativo, SumaAcumulativa.
Dimensión Calificación de un objeto, variable o fórmula que devuelve texto
(nombres, ID, etc.) o fechas.
En un informe, las dimensiones constituyen contextos de
cálculo.
Documento Archivo de BusinessObjects (extensión .rep).
Sintaxis Sintaxis de una fórmula para una agregación, en la que se
compleja muestran los contextos de entrada y salida para la agregación.
Puede utilizar la sintaxis compleja para definir sus propios
contextos de entrada y salida
Deberá utilizar la sintaxis compleja para definir contextos de
restablecimiento.
Fórmula Definición del contenido de una celda. Puede contener
funciones, operadores, variables y texto.
Referencia rápida
458 Acceso a los datos y análisis de datos
Término Definición
Indicador Calificación de un objeto, variable o fórmula que devuelve datos
numéricos, tales como el volumen de negocios.
El resultado de un indicador viene determinado, de forma
predeterminada, por las dimensiones del contexto en el que se
encuentra el indicador dentro de un informe.
Microcubo Conjunto de datos devuelto por una consulta.
Debido a que los documentos pueden contener datos de
distintos orígenes en BusinessObjects, cualquier documento
puede contener varios microcubos.
Informe Páginas de un documento en las que se muestran los datos. Un
documento puede contener numerosos informes; cada informe
tiene una ficha en la parte inferior de la ventana de la aplicación.
Un informe sólo puede mostrar un subconjunto de datos del
documento. Puede utilizar cualquier dimensión, mostrada o no,
como entrada o salida para un cálculo.
Variable Fórmula con nombre.
BusinessObjects siempre almacena los resultados de las
consultas como variables.
Contextos de cálculo
Un contexto de cálculo consta de una o varias dimensiones que determinan la
entrada o salida de cálculos de agregación. Importante: En BusinessObjects
5.1.x, el
Contexto Definición
Local Dimensión o dimensiones que gobiernan la parte del
informe donde se ha insertado el cálculo (por ejemplo, una
variable maestra de una sección).
Cuerpo Dimensión o dimensiones presentes en la parte del informe
(por ejemplo, un bloque) donde se ha insertado el cálculo.
Entrada Una o varias dimensiones que forman parte de un cálculo
de agregación. De manera predeterminada, el contexto de
entrada para un cálculo es definido por las dimensiones del
cuerpo.
Puede definir su propio contexto de entrada mediante una
sintaxis compleja.
Salida Una o varias dimensiones que determinan el resultado de
un cálculo de agregación. De manera predeterminada, el
contexto de salida es definido por las dimensiones del
contexto local.
Puede definir su propio contexto de salida mediante una
sintaxis compleja.
Restablecimient Una o varias dimensiones que restablecen una agregación
o acumulativa como un total acumulativo a 0 cuando cambia
el valor de las dimensiones.
Puede especificar contextos de restablecimiento utilizando
la sintaxis compleja.
NOTA
En BusinessObjects 5.1.x y versiones posteriores, el SQL para los contextos se
genera de forma distinta a las versiones anteriores. Por tanto, si ejecuta una
consulta que se creó en una versión anterior a la 5.0.x, recibirá los mensajes
#SINTAXIS, #CÁLCULO y #ERROR en el informe de actualización.
Referencia rápida
460 Acceso a los datos y análisis de datos
Operadores de contexto
En la fórmula para una agregación que utiliza una sintaxis compleja, un operador
introduce el contexto de entrada y salida.
Operador Definición
En Operador predeterminado. Incluye las dimensiones
especificadas en el contexto.
ParaCada Modifica un contexto incluyendo las dimensiones
especificadas.
ParaTodo Modifica un contexto excluyendo las dimensiones
especificadas.
Palabras clave
En la sintaxis compleja, una palabra clave sustituye a la dimensión o
dimensiones en una parte específica de un informe. La palabra clave permite
definir contextos en fórmulas de agregación mediante el uso de una palabra en
lugar de enumerar las dimensiones del contexto.
capítulo
462 Acceso a los datos y análisis de datos
Presentación general
En este capítulo se describen las soluciones a errores de cálculo que se pueden
producir en BusinessObjects. Un error de cálculo siempre comienza con una
almohadilla (#) y muestra las celdas donde deben estar los datos.
La mayor parte de la información de este capítulo se centra en los errores más
comunes, #CÁLCULO y #VALORMÚLTIP. Para obtener una lista completa de
los errores cubiertos en esta sección, consulte la tabla de contenidos o el índice
de este manual.
Si necesita ayuda con los errores #CÁLCULO y #VALORMÚLTIP en los
informes, le recomendamos que no deje de leer Contextos de cálculo y sintaxis
compleja en la página 429, ya que estos errores a menudo se ocasionan por el
uso de una sintaxis compleja.
#CÁLCULO
En esta sección se proporcionan descripciones, ejemplos y soluciones para los
siguientes errores que pueden surgir en BusinessObjects:
• #CÁLCULO en agregaciones acumulativas, como la ejecución del promedio
acumulativo de volumen de negocios por ciudad
• #CÁLCULO en fórmulas sin agregaciones; por ejemplo, con sentencias SI
ENTONCES SINO
NOTA
La información presentada en esta sección requiere que se conozca la sintaxis
compleja de BusinessObjects, descrita en Uso de sintaxis compleja para
cálculos avanzados en la página 439.
EJEMPLO
#CÁLCULO resultante de una suma acumulativa con un contexto de
restablecimiento.
Ha visualizado los totales acumulativos por país al año y restablece el cálculo por
país. La fórmula es la siguiente:
=SumaAcumulativa(<Volumen de negocios>;<País>)
#CÁLCULO
464 Acceso a los datos y análisis de datos
Ahora puede definir una ruptura en Año, ya que desea visualizar el total
acumulativo de cada año. Copia la fórmula de la columna del total acumulativo y
la pega en el pie de la ruptura. Aparecerá #CÁLCULO:
RECUERDE
Si no define un contexto de resultado en la fórmula, BusinessObjects realiza el
cálculo con el contexto local. Para obtener más información, consulte
Descripción de contextos de entrada y salida en la página 433.
#CÁLCULO
466 Acceso a los datos y análisis de datos
EJEMPLO
#CÁLCULO causado por una fórmula condicional en un pie de ruptura.
Puede utilizar una fórmula con la sentencia SI ENTONCES para definir una
condición y visualizar los datos en un informe. La siguiente fórmula
= Si (<Año>="AF1998") Entonces <Volumen de negocios>
muestra el indicador Volumen de negocios sólo para el año 1998.
En el informe mostrado a continuación, la fórmula se inserta en un pie de ruptura
y esto provoca #CÁLCULO:
#CÁLCULO
468 Acceso a los datos y análisis de datos
##VALORMÚLTIP
En esta sección se proporcionan descripciones, ejemplos y soluciones para el
error #VALORMÚLTIP que puede surgir en BusinessObjects:
• #VALORMÚLTIP en agregaciones, como el volumen de negocios máximo al
año
• #VALORMÚLTIP en cabeceras y pies de rupturas
#VALORMÚLTIP en agregaciones
La expresión "agregaciones" se refiere a cualquier cálculo que contiene una
función de agregación como Suma, Cuenta, Mín, Máx, etc. En los informes, las
agregaciones responden a preguntas como "¿cuál es el volumen de negocios
mínimo por ciudad en cada región?".
En esta sección se describe el motivo por el que #VALORMÚLTIP se produce
en agregaciones, con un ejemplo, y se ofrece una solución.
NOTA
La información presentada en esta sección requiere que se conozca la sintaxis
compleja de BusinessObjects, descrita en Uso de sintaxis compleja para
cálculos avanzados en la página 439.
EJEMPLO
#VALORMÚLTIP en una agregación
Observe la taba siguiente:
NOTA
La fórmula de este ejemplo no comienza con una función de agregación (Mín,
Máx, etc.). Si se omite la función de esta forma, BusinessObjects calcula de
forma predeterminada una suma. Sin embargo, si se hubiese especificado Suma
u otra función de agregación en la fórmula anterior, por ejemplo
=Suma(<Volumen de negocios>) En <Año>
BusinessObjects devuelve #CÁLCULO.
##VALORMÚLTIP
470 Acceso a los datos y análisis de datos
EJEMPLO
#VALORMÚLTIP en un pie de ruptura
En la siguiente tabla se muestra el volumen de negocios total acumulativo para
dos clientes. Cuando introduce Edad en el pie de ruptura, BusinessObjects
devuelve #VALORMÚLTIP:
Esto sucede porque las variables con una relación 1:1, (Cliente y Edad) se
introducen en el mismo nivel de ruptura. De forma predeterminada, una ruptura
se basa sólo en una variable.
##VALORMÚLTIP
472 Acceso a los datos y análisis de datos
Descripción
Una sección de informe presenta los datos en una celda maestra y en uno o
varios bloques. Si utiliza dos variables en el nivel de sección, puede suceder
#VALORMÚLTIP. Aquí tiene un ejemplo.
EJEMPLO
#VALORMÚLTIP en una sección que contiene nombre y dirección
Desea visualizar nombres y direcciones de clientes en una sección y los detalles
del volumen de negocios de estos clientes en una tabla. Para ello, crea una tabla
que contiene Cliente, Dirección, Fecha de la factura y Volumen de negocios y, a
continuación, arrastra Cliente fuera del bloque para crear una sección.
El paso siguiente es arrastrar Dirección fuera del bloque y soltarlo junto a Cliente.
Este sería el resultado:
¿Por qué? Porque de manera predeterminada, sólo hay una variable de clave
maestra por sección.
##VALORMÚLTIP
474 Acceso a los datos y análisis de datos
##VALORMÚLTIP
476 Acceso a los datos y análisis de datos
#######
Descripción
La celda no es lo suficientemente ancha para mostrar todos los datos que
contiene.
Solución
Haga doble clic en el borde derecho de la celda. BusinessObjects ensanchará la
celda para ajustar los datos automáticamente.
#SEÑAL
Descripción
Este error se produce cuando una señal contiene una variable ausente. Por
ejemplo, si la definición de señal contiene la variable Volumen de negocios,
#SEÑAL aparece si no existe Volumen de negocios en el informe.
La propia definición de la señal puede también ser la causa de este error. Por
ejemplo, si intenta comparar un indicador con una dimensión (Volumen de
negocios mayor que País), se obtiene el error #SEÑAL.
Solución
Puede:
Obtener los datos que faltan mediante la inserción del correspondiente objeto en
la consulta (menú Datos, comando Editar proveedor de datos).
Editar la señal para que la definición contenga sólo datos disponibles (menú
Formato, comando Señales).
Desactivar la señal (menú Formato, comando Señales y, a continuación,
desactivar la señal en el cuadro de diálogo).
Comprobar que la definición de la señal no contiene una comparación como por
ejemplo, un indicador con una dimensión.
SUGERENCIA
Para utilizar el comando Señales del menú Formato, haga clic primero en una
celda que contenga datos.
#######
478 Acceso a los datos y análisis de datos
#DICT ERR
Descripción
En BusinessObjects, puede dar formato a un documento mediante la aplicación
de una plantilla. Para ello, seleccione Informe y, a continuación, haga clic en
Aplicar una plantilla, en el menú Formato. Aparecerá el cuadro de diálogo
Aplicar una plantilla.
Una plantilla contiene un conjunto de variables, también denominado diccionario
de variables. El informe al que desea dar formato también contiene un
diccionario de variables. Cuando aplica una plantilla, a menos que haga clic en
el botón Opciones, en el cuadro de diálogo Aplicar una plantilla, para especificar
la correspondencia entre los dos diccionarios de variables, BusinessObjects
sustituye automáticamente las variables de la plantilla por las variables del
informe. En algunos casos, BusinessObjects no puede establecer la
correspondencia entre los dos diccionarios y devuelve el error #DICT ERR.
Solución
Para solucionar este problema:
1. Haga clic en la celda que contiene #DICT ERR y, a continuación, en
Variables del menú Datos.
Aparecerá el cuadro de diálogo Variables.
2. Haga clic en la variable o la fórmula que desea visualizar en la celda
seleccionada.
3. Haga clic en Reemplazar.
El cuadro de diálogo Variables se cierra y aparece la variable o fórmula en el
informe.
#DICT ERR
480 Acceso a los datos y análisis de datos
#DIV/0
Descripción
Se produce cuando una fórmula realiza una división entre 0. Por ejemplo, la
fórmula
=<Volumen de negocios>/<Cantidad vendida>
devuelve 20 si Volumen de negocios es 100 y Cantidad vendida es 5. Pero si
Cantidad vendida es 0, el resultado es #DIV/0.
Solución
Si utiliza una sentencia SI ENTONCES SINO, puede configurar un valor o un
texto, por ejemplo "Ninguna venta", que aparecerá cuando haya una división
entre cero. Proceda de la siguiente manera:
1. Haga clic en Barra de fórmulas en el menú Ver.
2. Haga clic en la celda donde aparece #DIV/0.
3. Escriba la siguiente fórmula en la Barra de fórmulas:
=Si EsError(<Nombre de variable>) Entonces "Ninguna venta" SiNo
(<Nombre de variable>)
4. Pulse la tecla Intro.
SUGERENCIA
Puede utilizar una sentencia SI ENTONCES SINO como la que se señala arriba
para obtener valores predeterminados para errores distintos a #DIV/0.
#ERROR
Descripción
Este error se produce cuando la definición de una fórmula o una variable dentro
de la fórmula es incorrecta. Por ejemplo, la fórmula que devuelve porcentajes en
función de un indicador, como
=<Número de clientes>/Suma(<Número de clientes>)
devuelve #ERROR si el indicador en sí, en este caso Número de clientes,
contiene un error.
Solución
Debe descomponer la fórmula en sus componentes con el fin de localizar qué
parte contiene el error. Proceda de la siguiente manera:
1. Haga clic en Celda, en el menú Insertar, para añadir una celda nueva.
2. Seleccione la celda que contiene el error y, a continuación, haga clic en
Copiar, en el menú Editar.
3. Seleccione la celda nueva y haga clic en Pegar, en el menú Editar.
4. La fórmula que contiene el error aparecerá en la celda nueva.
5. Haga clic en la celda nueva y, a continuación, en la Barra de fórmulas,
seleccione una parte de la fórmula.
6. Copie y pegue la selección en la celda donde primero se produjo el error y, a
continuación, pulse la tecla Intro.
7. Repita este paso hasta que localice la parte de la fórmula que contiene el
error.
8. Corrija el error y, después, coloque toda la fórmula corregida de nuevo en la
celda donde primero se produjo el error.
#ERROR
482 Acceso a los datos y análisis de datos
#ERRI
Se produce en fórmulas complejas dentro de otras fórmulas. Las tres causas
más comunes que lo ocasionan son:
• Fórmulas que combinan indicadores y dimensiones, donde falta una
dimensión en el contexto de cálculo
• Agregaciones que contienen múltiples fórmulas
• Fórmulas con cláusulas DONDE complejas
SUGERENCIA
Cuando realiza cálculos mediante la combinación de fórmulas, #ERRI se puede
producir porque las fórmulas incluidas a su vez en fórmulas contienen errores.
Si ninguna de las soluciones ofrecidas en esta sección elimina el error #ERRI,
intente descomponer la fórmula en sus componentes y pruebe cada uno de ellos.
Este procedimiento se describe en “#ERROR" en la página 481.
SUGERENCIA
Para obtener información sobre contextos de cálculo, consulte "Contextos de
cálculo y sintaxis compleja" en la página 429.
Solución
Utilice el operador ParaCada para agregar la dimensión que falta en el contexto
y aplique la función Suma. Por tanto, si
=Si(<Cliente>="Prince") Entonces <Volumen de negocios>
devuelve #ERRI, la fórmula que necesita es la siguiente:
=Suma((Si(<Cliente>="Prince") Entonces <Volumen de negocios>)
ParaCada<Cliente>)
Solución
Convierta la fórmula dentro de la fórmula en una variable y vuelva a escribir toda
la fórmula con esta nueva variable.
Una variable es una fórmula con un nombre. Una vez que ha creado la variable,
para incluirla en la fórmula todo lo que necesita hacer es escribir su nombre, en
vez de una fórmula compleja dentro de otra fórmula. Aquí tiene un ejemplo.
EJEMPLO
Solución de #IERR mediante la conversión de parte de una fórmula en una
variable
Desea saber la semana en la que sus diez mejores clientes realizaron su primer
pedido. En una tabla que contiene la lista de clientes, añade una columna e
inserta la fórmula siguiente:
=Mín(Semana(<Fecha de pedido>))
Si se produce #ERRI, lo primero que tiene que hacer, con ayuda del comando
Variables en el menú Datos, es crear una variable llamada SemanaFechaPedido
de la fórmula
=Semana(<Fecha de pedido>)
A continuación, escriba la fórmula original con la nueva variable, según se indica:
=Mín(<SemanaFechaPedido>)
No olvide que la fórmula original podría funcionar. El objetivo de este ejemplo es
mostrar cómo corregir #ERRI si ocurriera en fórmulas similares.
#ERRI
484 Acceso a los datos y análisis de datos
Solución
Convierta las condiciones que suceden a DONDE en variables. A continuación,
puede volver a escribir toda la fórmula utilizando las variables en vez de las
fórmulas originales en la cláusula DONDE.
Se trata de la misma solución que para #ERRI en una agregación que contiene
una fórmula compleja. Para obtener información adicional, consulte “Solución de
#IERR mediante la conversión de parte de una fórmula en una variable" en la
página 483.
#DESBORDAMIENTO
Descripción
El resultado del cálculo es un número demasiado grande para que
BusinessObjects lo calcule. El valor máximo es 17e +/- 308, o 15 dígitos.
Solución
Compruebe el valor máximo de la función utilizada en la fórmula. Por ejemplo, el
valor máximo de la función Fact es 709.
La ayuda en pantalla de BusinessObjects sobre funciones incluye los valores
máximos en los casos apropiados.
#SINTAXIS
Descripción
#SINTAXIS se produce cuando una variable utilizada en una fórmula ya no
existe en el documento. Por ejemplo, la fórmula
=<Precio de producto> * <Cantidad vendida>
devuelve #SINTAXIS si el usuario elimina uno de los objetos de la consulta.
La variable que falta puede corresponder a
• Un objeto devuelto por una consulta, o
• Una variable local que ha definido en el informe.
Solución
La forma de solucionar este problema depende de los datos disponibles en el
informe.
#DESBORDAMIENTO
486 Acceso a los datos y análisis de datos
#DESCONOCIDO
Descripción
Se produce cuando el objeto correspondiente a una variable del informe se ha
eliminado de la consulta.
Cuando elimina un objeto de una consulta, BusinessObjects no siempre lo
elimina del informe. En concreto:
NOTA
Si la variable que falta se utiliza en una fórmula, BusinessObjects devuelve
#SINTAXIS.
Solución
Debe agregar el objeto que falta a la consulta. A continuación se muestra la
manera de hacerlo:
1. Haga clic en Editar proveedor de datos, en el menú Datos. Si aparece el
cuadro de diálogo Lista de proveedores de datos, haga clic en la consulta que
desea editar y, a continuación, en Aceptar.
Aparecerá el Panel de consulta.
2. Haga doble clic en el objeto que falta, en el cuadro Clases y objetos.
El objeto aparecerá en el cuadro Objetos del resultado.
3. Haga clic en Ejecutar.
BusinessObjects sustituye #DESCONOCIDO por la variable correspondiente
al objeto que ha agregado.
NOTA
Si no desea agregar los datos que faltan al informe, simplemente elimine la celda
que contiene el error. Seleccione la celda y pulse la tecla Intro. En el menú
Editar, haga clic en Eliminar para eliminar la celda.
Sugerencias y trucos
En esta sección se ofrecen sugerencias para escribir fórmulas y evitar
#CÁLCULO, #VALORMÚLTIP y otro tipo de errores.
Sugerencias y trucos
488 Acceso a los datos y análisis de datos
Sugerencias y trucos
490 Acceso a los datos y análisis de datos
capítulo
492 Acceso a los datos y análisis de datos
Presentación general
En este capítulo se facilita una introducción al uso de fórmulas, variables locales
y funciones de BusinessObjects. En él se explica el modo de configurar sus
propias fórmulas y variables en informes de BusinessObjects empleando
sintaxis de BusinessObjects, y el uso de funciones de BusinessObjects.
Además, se incluyen varios ejemplos de cálculos de empresa.
En la sección Contextos de cálculo y sintaxis compleja en la página 429 se
describe el modo de crear cálculos más potentes mediante sintaxis compleja
para definir contextos de cálculo. Este capítulo dispone además de una
Referencia rápida en la página 457 de cálculos que resume algunos de los
términos clave de BusinessObjects.
En la sección Solución de problemas de cálculo en la página 461 se facilitan
soluciones a errores de cálculo que se pueden producir en BusinessObjects al
escribir o utilizar fórmulas.
Fórmulas
Al ejecutar una consulta, BusinessObjects realiza cálculos de los datos a nivel
de la consulta y devuelve los resultados como variables. También puede
efectuar cálculos sobre datos de informe utilizando los cálculos incorporados
que se encuentran disponibles en el menú o la barra de herramientas de
cálculos. En esta sección se explica el modo de configurar los cálculos de datos
personalizados en los informes escribiendo fórmulas de BusinessObjects.
Cálculos locales
Es posible que desee realizar cálculos personales en los informes o comparar
cifras de la base de datos con cifras de una hoja de cálculo, por ejemplo. La
creación de una fórmula se lo permitirá.
Además, existen determinados tipos de cálculos que algunos servidores SQL no
pueden llevar a cabo. Por ejemplo, el SQL estándar no permite utilizar la lógica
de decisión como la sentencia SI.
Definición de condiciones
Puede utilizar las fórmulas de BusinessObjects para definir condiciones. Puede,
por ejemplo, configurar una condición para ocultar secciones en un informe si los
ingresos de ventas están por debajo de un determinado nivel.
También puede configurar filtros condicionales. Por ejemplo, desea visualizar
tan sólo los puntos de venta que han generado un volumen de negocios semanal
por encima de una determinada suma. Mediante la definición de un filtro con una
condición, al actualizar el informe con los nuevos datos semanales, únicamente
se mostrarán en el informe aquellos puntos de venta que cumplan la condición.
Cuando configure informes para su proceso planificado, puede utilizar
condiciones en Broadcast Agent que especifiquen las condiciones en las que
deberán procesarse los documentos.
Fórmulas
494 Acceso a los datos y análisis de datos
Creación de fórmulas
Hay tres maneras de crear fórmulas. Puede:
• Escribir la fórmula directamente en una celda
• Escribir la fórmula en la Barra de fórmulas
• Utilizar el Editor de fórmulas
a b c d e
a. Abre el Editor de variables
b. Define la fórmula mostrada en la Barra de fórmulas como una variable
c. Elimina del cuadro de texto Barra de fórmulas cualquier cambio no validado
que se realice en la Barra de fórmulas
d. Valida la fórmula mostrada en el cuadro de texto
e. Abre el Editor de fórmulas
Fórmulas
496 Acceso a los datos y análisis de datos
EJEMPLO
Cálculo de un total acumulativo
En la tabla siguiente, se desea visualizar un total acumulativo para los ingresos
de ventas mensuales.
Errores de sintaxis
Si hay un error de sintaxis en una fórmula, aparecerá un mensaje de error y se
resaltará la parte de la fórmula que contiene el error.
Fórmulas
498 Acceso a los datos y análisis de datos
Variables locales
Una variable local es una fórmula con nombre. Las variables locales aparecen
en la lista de variables de la ficha Datos del Administrador de informes; puede
utilizarlas para crear tablas, gráficos y tablas de doble entrada del mismo modo
en que se utilizan las variables devueltas por un proveedor de datos.
Variables locales
500 Acceso a los datos y análisis de datos
EJEMPLO
Resaltado de margen superior al promedio
Ha configurado una fórmula para calcular el margen promedio y decide que
desea resaltar todas las tiendas que se encuentran por encima del margen
promedio. En BusinessObjects puede resaltar los datos empleando señales pero
no puede aplicar una señal en una columna o fila de datos que contenga una
fórmula. No obstante, puede utilizar una señal o una variable. Al convertir la
fórmula en una variable, puede resaltar las tiendas que se encuentran por
encima del promedio.
Variables locales
502 Acceso a los datos y análisis de datos
Si desea... Elija...
Restringir la definición de esta variable Evaluar la fórmula en su contexto. Si
a su contexto en el bloque actual. inserta esta variable en otro bloque del
informe, el resultado de dicho cálculo
se basará siempre en el contexto
original.
Definir la variable de manera que Guardar la fórmula genérica
calcule los datos dinámicamente,
basándose en el contexto del bloque
donde se inserta la variable.
EJEMPLO
Agrupación de trimestres para visualizar el volumen de negocios por semestre
Dispone de un informe que muestra los ingresos de ventas por trimestre, de la
siguiente manera:
4. Escriba el nuevo nombre, H1, en el cuadro Cambiar nombre del grupo y haga
clic en Aceptar.
BusinessObjects agrupa T1 y T2 y muestra el nuevo nombre, H1, en la tabla.
5. Repita del Paso 1 al Paso 4 para agrupar los valores de T3 y T4, y asigne al
nuevo valor el nombre H2.
La tabla presentará ahora este aspecto.
Puede cambiar el nombre de la nueva variable para que resulte más significativo.
Para ello:
1. Haga clic con el botón derecho en la variable Trimestre+ En Tabla 1 en la
ventana Administrador de informes.
2. Haga clic en Editar la variable en el menú de acceso directo.
Se abrirá el cuadro Editar.
informes.
2. Haga clic en Editar la variable en el menú de acceso directo.
Se abrirá el cuadro Editar.
Al hacer clic en el
botón Nueva, se
agrega un grupo
nuevo al cuadro
Grupos de valores.
Puede arrastrar y
colocar valores de una
carpeta de grupo a otra.
NOTA
Para obtener información adicional sobre la configuración y el uso del modo
Exploración, consulte Análisis de datos en modo Exploración en la página 245.
Edición de fórmulas
Puede editar una fórmula directamente en la celda o en la Barra de fórmulas, o
bien puede utilizar el Editor de fórmulas.
1. Haga clic en la celda que muestra el resultado de la fórmula que desea editar.
2. A continuación:
• Introduzca los cambios en la celda y pulse Intro para validarlos.
• Haga clic en la Barra de fórmulas, edite la fórmula y haga clic en Validar una
fórmula para validar la fórmula.
• Haga clic en Editar la fórmula en el menú Datos, realice los cambios en el
Editor de fórmulas y haga clic en Aceptar para validarlos.
BusinessObjects muestra el resultado de la fórmula en la celda.
NOTA
Únicamente puede eliminar variables locales, no variables devueltas por un
proveedor de datos.
Funciones
BusinessObjects contiene muchas funciones incorporadas que amplían en gran
medida sus capacidades. Las funciones son fórmulas predefinidas. Una función
consiste en el nombre de la función seguido de un par de paréntesis. Los
paréntesis pueden contener argumentos y los argumentos facilitan valores a las
funciones en las que se va a operar. Los argumentos pueden ser objetos,
constantes u otras funciones.
Algunas de las funciones más utilizadas se encuentran disponibles directamente
en los menús y barras de herramientas de BusinessObjects. Al elegir una de
estas funciones, los argumentos necesarios se agregan de manera automática.
El grupo entero de funciones está organizado en nueve carpetas en el cuadro
Funciones del Editor de fórmulas:
La carpeta... Enumera...
Todo Todas las funciones en orden
alfabético.
Agregación Las funciones que devuelven totales
de agregaciones (por ejemplo, sumas
o promedios).
Funciones numéricas Funciones que operan en argumentos
numéricos.
Funciones carácter Funciones que operan en objetos
carácter y cadenas de texto.
Funciones fecha Funciones que operan en fechas.
Funciones lógicas Funciones que devuelven verdadero o
falso.
Funciones de documento Funciones que devuelven información
sobre un documento.
Funciones de proveedor de datos Funciones que devuelven información
sobre un proveedor de datos.
Funciones varias Funciones que no pueden clasificarse
en ninguna de las siete carpetas de
categoría.
Funciones
512 Acceso a los datos y análisis de datos
Uso de funciones
Al seleccionar una función en la lista de la ventana Funciones, aparece una
descripción de la sintaxis que requiere la función en la parte inferior de la ventana
Editor de fórmulas.
Al agregar una función a la ventana Fórmula, se agregan las comas necesarias.
En el siguiente ejemplo se muestra el modo de usar una función de
BusinessObjects para clasificar datos de acuerdo con el volumen de negocios
generado.
EJEMPLO
Clasificación de ciudades de acuerdo con los ingresos de ventas
En este ejemplo, se van a clasificar las ciudades de la tabla de acuerdo con los
ingresos de ventas generados en este trimestre.
BusinessObjects
agrega
automáticamente
paréntesis y
comas.
Funciones
514 Acceso a los datos y análisis de datos
SUGERENCIA
Para localizar rápidamente una función en la lista Funciones, abra la carpeta
Todas las funciones y funciones de agregación, y escriba la primera letra de la
función que desea buscar. BusinessObjects resalta la primera función que
comienza por dicha letra.
EJEMPLO
Cálculo de un promedio acumulativo de 3 semanas
El uso de un promedio acumulativo soluciona las fluctuaciones de una variable
de tipo indicador que fluctúa con el tiempo como, por ejemplo, los precios de
stock que cambian diariamente. El promedio acumulativo se obtiene calculando
el promedio del valor actual y el número de valores anteriores especificado. En
BusinessObjects, utilice la función Anterior() para configurar un promedio
acumulativo.
En este ejemplo se muestra el modo de crear la variable para calcular un
promedio acumulativo de tres semanas para los ingresos de ventas.
1. Haga clic con el botón derecho en cualquier variable de la ficha Datos del
Administrador de informes y haga clic en Nueva variable en el menú de
acceso directo.
Aparecerá el Editor de variables.
2. Haga clic en la ficha Definición.
3. En el cuadro Nombre, escriba "acumulativo de 3 semanas".
4. En Calificación, elija Indicador.
5. Haga clic en la ficha Fórmula.
6. En el cuadro Fórmulas, escriba la fórmula:
=(<Ingresos de ventas>+Anterior(<Ingresos de
ventas>)+Anterior(Anterior(<Ingresos de ventas>)))/3.
Esta fórmula agrega los ingresos de ventas de la semana actual a los ingresos
de ventas de las dos semanas anteriores y, luego, divide el total entre tres para
obtener un promedio de estas tres semanas. Para crear esta fórmula, utilizamos
la función Anterior() de BusinessObjects.
7. Haga clic en Aceptar.
La nueva variable se agrega a la lista en la ficha Datos del Administrador de
informes, y podrá utilizarla en las tablas y gráficos del informe.
EJEMPLO
Combinación de nombres y apellidos en una sola celda
La función Concatenación() de BusinessObjects permite combinar dos cadenas
de caracteres. La cadena de caracteres puede ser un texto o una variable de tipo
carácter. La sintaxis para esta función es:
Concatenación(cadena de caracteres, cadena de caracteres)
Para ver el nombre y apellido de una persona en un sola celda, la sintaxis
siguiente:
=Concatenación(<Nombre>,<Apellido>)
dará el siguiente resultado: JuanGutierrez
Normalmente deseará que haya un espacio entre el nombre y el apellido. Para
ello, deberá utilizar la siguiente sintaxis:
=Concatenación(<Nombre> ,(Concatenación(" " ,<Apellido>)))
También puede utilizar el operador de concatenación (Y) para concatenar
cadenas. Si está combinando varias cadenas de caracteres y desea agregar
espacios, el uso del operador Y constituye una solución más sencilla que el uso
de la función Concatenación(). La sintaxis que permite obtener el mismo
resultado empleando el operador Y es:
=<Nombre>Y" "Y<Apellido>
Observe que el espacio introducido está entre comillas.
EJEMPLO
Combinación de texto y datos en una sola celda
Puede utilizar la misma sintaxis que en el ejemplo anterior para agregar un
comentario a los datos de una celda de tabla o una celda maestra. En la tabla
siguiente se muestran las cifras de ventas para Almería en T1 2001, sin embargo
el trimestre no se muestra en la tabla. Mediante la edición del contenido de la
celda maestra, puede agregar un título más significativo para cada sección del
informe tal y como se muestra a continuación:
EJEMPLO
Combinación de texto y números en una sola celda
La función Concatenación() y el operador Y permiten combinar únicamente
datos de tipo carácter. Si desea combinar texto o datos de tipo carácter con
números, deberá convertir primero el número en una cadena de caracteres. De
lo contrario, BusinessObjects muestra el mensaje de error 'Tipo de datos
incorrecto'. Puede convertir un número en una cadena de caracteres mediante
la función FormatoNúmero().
EJEMPLO
Combinación de texto y fechas en una sola celda
De la misma manera, si desea combinar texto con fechas mediante el operador
Y o la función Concatenación(), deberá convertir primero la fecha en una cadena
de caracteres. De lo contrario, BusinessObjects muestra el mensaje de error
'Tipo de datos incorrecto'. Puede convertir una fecha en una cadena de
caracteres mediante la función FormatoNúmero().
EJEMPLO
Comparación de crecimiento de margen anual mediante la función Donde
Un requisito común en las empresas es la comparación de datos de diferentes
fechas o periodos, de manera que pueda evaluar el modo en que han
evolucionado indicadores clave como volumen de negocios y margen. La
función Donde de BusinessObjects permite identificar datos con los valores de
otra variable de manera que pueda comparar los datos relacionados.
EJEMPLO
Uso del resultado de una función como datos para otra función
Puede utilizar el resultado de una función como datos para otra función. De esta
manera podrá combinar funciones para crear fórmulas complejas. Por ejemplo,
la función UniversoNombre() devuelve una cadena que contiene el nombre de
un universo en el que se basa un proveedor de datos. Utilice esta función
facilitando el nombre del proveedor de datos como argumento de cadena, por
ejemplo:
UniversoNombre(‘Ventas’).
El problema de codificar el nombre de un proveedor de datos de este modo es
que si el nombre del proveedor de datos cambia, la función ya no podrá
utilizarse.
Esto se soluciona utilizando el resultado de la función ProveedorDatos() como
datos en la función UniversoNombre(). ProveedorDatos() toma una variable
como datos, de manera que:
ProveedorDatos(<Fecha ventas>)
devuelve el nombre del proveedor de datos de la variable Fecha ventas. Como
resultado, la fórmula
NombreDelUniverso(ProveedorDeDatos(<Fecha ventas>))
devuelve siempre el nombre del universo, incluso si cambia el nombre del
proveedor de datos.
EJEMPLO
Determinación del primer y último día del mes anterior
Es normal ejecutar informes relativos a los datos del último mes completo. Para
ello deberá determinar el primer y último día del mes anterior. Lo llevará a cabo
creando variables que devuelvan estas fechas y, luego, utilizando estas
variables en el informe. Estas variables combinan varias funciones y utilizan sus
resultados como datos para otras funciones.
En primer lugar, cree una variable que devuelva la fecha del primer día del mes
anterior con el formato “AAAAMMDD” (por ejemplo "20020601").
Proceda de la siguiente manera:
1. Haga clic en Variables, en el menú Datos.
Aparecerá el cuadro de diálogo Variables.
2. Haga clic en Agregar.
Aparecerá el Editor de variables.
3. Escriba "PrimerDíaDeMesAnteriorComoCadena" en el cuadro Nombre.
4. Haga clic en la ficha Fórmula.
5. Escriba la fórmula
FormatoNúmero(Año(FechaActual()),"0000")&
FormatoNúmero(NúmeroDeMesDelAño(FechaActual()) - 1 ,"00")&"01"
6. Haga clic en Aceptar para cerrar el Editor de variables.
7. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Variables.
Función Devuelve
FechaActual() La fecha actual
Año(FechaActual()) El año de la fecha actual
como un valor entero
NúmeroDeMesDelAño(FechaActual()) El mes de la fecha actual
como un valor entero
(Si se resta 1, se
obtendrá el mes anterior
como un valor entero)
FormatoNúmero(Año(FechaActual()),’0000’) El año de la fecha actual
como una cadena
FormatNúmero(NúmeroDeMesDelAño( El número de mes
FechaActual())-1),’00’) anterior como una
cadena
La fórmula introducida toma las dos últimas funciones de la tabla, las concatena
(empleando el operador 'Y') y concatena "01" ' al final (para el primer día del mes)
para facilitar una cadena con el formato "AAAAMMDD" (por ejemplo,
"20020601").
A continuación, cree una variable que exprese esta cadena como una fecha:
1. Haga clic en Variables, en el menú Datos.
Aparecerá el cuadro de diálogo Variables.
2. Haga clic en Agregar.
Aparecerá el Editor de variables.
3. Escriba "PrimerDíaDeMesAnteriorComoFecha" en el cuadro Nombre.
4. Haga clic en la ficha Fórmula.
5. Escriba la fórmula
EnFecha<PrimerDíaDeMesAnteriorComoCadena>),’aaaammdd’)
en el cuadro Fórmula.
6. Haga clic en Aceptar para cerrar el Editor de variables.
7. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Variables.
EJEMPLO
Cálculo de volumen de negocios total de todos los centros de vacaciones
parte
Inicio de BusinessObjects con el
comando Ejecutar
apéndice
534 Acceso a los datos y análisis de datos
Presentación general
En este apéndice se explica cómo ejecutar BusinessObjects mediante el uso del
comando Ejecutar de Windows. Puede utilizar el comando Ejecutar como
método alternativo a hacer doble clic en el icono de BusinessObjects. Puede
también especificar opciones de la línea de comandos, como el nombre de
usuario y la contraseña, entre otras opciones.
Opción Descripción
-user [nombre de Nombre de usuario asignado por el supervisor. Los
usuario] nombres de usuario que incluyen espacios se deben
escribir entre comillas, por ejemplo "nombre de
usuario".
-pass [contraseña] Contraseña asignada por el supervisor. Esta opción
es obligatoria si introduce la opción –user. Las
contraseñas que incluyen espacios se deben
escribir entre comillas, por ejemplo "mi contraseña".
Opción Descripción
-keyfile Si trabaja con varios diccionarios, especifica el
[nombre_de_archivo_ke diccionario con el que desea trabajar.
y]
-nologo Ejecuta BusinessObjects sin mostrar la pantalla del
logotipo.
-vars miarchivo.txt Nombre de un archivo de texto en el que se
especifican variables. Puede especificar BOUSER y
BOPASS, que administran el acceso a
BusinessObjects. Puede también declarar sus
propias variables en el archivo. Para obtener más
información sobre estas variables, consulte más
adelante la sección “Especificación de BOUSER,
BOPASS y otras variables”.
SUGERENCIA
En el archivo que declare detrás de la opción –vars, puede también especificar
variables como DBUSER, DBPASSWORD y DBDSN. (Los nombres de estas
variables dependen de la base de datos del lugar de trabajo.) Estas variables se
pueden utilizar para definir una restricción sobre un objeto, por ejemplo. Para
obtener más información sobre estas variables, consulte "Variables de
BusinessObjects" en el Manual de base de datos que se incluye en el paquete
de BusinessObjects.
BOUSER y BOPASS
Cuando el supervisor de BusinessObjects crea usuarios, asigna a cada uno un
nombre de usuario y una contraseña. El nombre de usuario y la contraseña se
guardan en el diccionario. Cuando se inicia una sesión de BusinessObjects en
modo conectado, que es el modo de trabajo predeterminado, BusinessObjects
se conecta al diccionario y lee la información de seguridad. El nombre de usuario
y la contraseña se graban en los archivos objects.lsi u objects.ssi, ubicados en
las carpetas ShData o LocData.
Una vez que haya iniciado BusinessObjects en modo conectado, puede utilizar
las variables BOUSER y BOPASS en el comando Ejecutar. Puede:
• Declarar el valor de las variables detrás de –user y –pass.
Si, por ejemplo, el supervisor le ha asignado el nombre de usuario JUAN y la
contraseña SANCHO, puede escribir el siguiente comando:
c:\BusinessObjects\Busobj.exe -user JUAN -pass SANCHO
NOTA
Los nombres de usuario y las contraseñas que contienen espacios se deben
escribir entre comillas, por ejemplo "nombre de usuario". Deberá utilizar
caracteres en mayúsculas cuando especifique las variables que administren la
seguridad, como en el ejemplo anterior.
apéndice
542 Acceso a los datos y análisis de datos
Presentación general
BusinessObjects 6.x se puede personalizar mediante el lenguaje de
programación Microsoft Visual Basic for Applications. BusinessObjects 6.x
dispone de un Editor de Visual Basic que puede utilizar para desarrollar macros,
complementos y proveedores de datos VBA. El Editor de Visual Basic es el editor
estándar de Microsoft VBA, con el que puede que ya esté familiarizado si utiliza
productos de Microsoft Office.
En este capítulo se describe cómo utilizar macros y complementos en
BusinessObjects. Para obtener información sobre la creación de proveedores de
datos VBA, consulte Utilización de procedimientos de Visual Basic for
Applications en la página 104.
Definición de macro
Una macro es un conjunto de comandos y funciones que se guardan en un
módulo de Visual Basic for Applications y se pueden ejecutar siempre que sea
necesario realizar una tarea. Si realiza una tarea de forma repetitiva, puede
automatizarla con una macro. Las macros se crean con el Editor de Visual Basic.
Definición de complemento
Los complementos son programas que agregan comandos y funciones
opcionales a BusinessObjects. Generalmente, los complementos los crean los
responsables de agregar funciones personalizadas a BusinessObjects en la
empresa. Lo único que usted debe hacer seguramente es instalar y desinstalar
los complementos que le envíen.
Para que pueda utilizar un complemento, debe instalarlo en el equipo y, a
continuación, cargarlo en BusinessObjects. La ubicación predeterminada de la
instalación de los complementos (archivos *.rea) es la carpeta UserDocs en la
carpeta de BusinessObjects. Cuando se carga un complemento, se activa la
función correspondiente en BusinessObjects y se agregan los comandos
asociados a los menús apropiados.
Cuando se descarga un complemento se eliminan las funciones y los comandos
correspondientes de BusinessObjects, pero el programa del complemento
permanece en el equipo, de manera que puede volver a cargarlo de nuevo.
Puede utilizar sus propios programas de Visual Basic for Applications como
complementos personalizados. Para obtener información sobre cómo hacer que
un programa de Visual Basic for Applications sea un complemento, consulte
BusinessObjects SDK Reference Guide.
Utilización de macros
Las macros se crean y se guardan en documentos de BusinessObjects (archivos
.rep) o complementos de BusinessObjects (archivos .rea). Puede ejecutar
macros desde el cuadro de diálogo Macros o desde la barra de herramientas de
Visual Basic si se han asignado macros a los botones de macro.
NOTA
Si VBA no está instalado y abre un documento que contiene macros, recibe un
mensaje de error que le indica que las macros no se ejecutarán. En este caso,
el documento puede devolver datos incorrectos o incompletos. Los proveedores
de datos OLAP Connect y Web Connect también necesitan VBA para que
funcionen correctamente.
a b c
Utilización de macros
546 Acceso a los datos y análisis de datos
Utilización de complementos
Los complementos de BusinessObjects son programas de Visual Basic que
agregan comandos y funciones opcionales a BusinessObjects. Puede distribuir
los complementos que ha creado a otros usuarios, así como recuperar y utilizar
los complementos creados por otros usuarios.
Instalación de un complemento
Haga clic en Complementos, en el menú Herramientas.
Se abrirá el cuadro de diálogo Complementos.
La marca de verificación
muestra que se han
instalado complementos.
Si no se muestra la
marca de verificación
significa que el
complemento está en el
equipo, pero no se ha
instalado.
NOTA
Cuando un usuario instala un complemento, éste sólo queda instalado para
dicho usuario. Si el mismo usuario se conecta con otro nombre, el complemento
no estará disponible.
Utilización de complementos
548 Acceso a los datos y análisis de datos
Utilización de complementos
Puede ejecutar un complemento instalado desde el cuadro de diálogo Macros o
puede asociarlo a un botón en la barra de herramientas de Visual Basic.
Desinstalación de complementos
1. Haga clic en la casilla de verificación situada junto al nombre del
complemento en el cuadro de diálogo Complementos para eliminar la marca
de verificación.
2. Haga clic en Aceptar.
Las funciones y los comandos de los complementos se eliminan de
BusinessObjects, pero el programa del complemento permanece en el
equipo, de forma que se puede volver a cargar fácilmente si es necesario
utilizarlo de nuevo.
NOTA
A veces la macro necesita algún pequeño retoque en el Editor de Visual Basic
después de la conversión para que funcione correctamente. Para obtener
información sobre cómo realizar esta tarea, consulte el manual Customizing
BusinessObjects .
Índice temático
#######, error 477 B
#CÁLCULO, error 463 Básica
#DESBORDAMIENTO, error 485 consultas de página 182
#DESCONOCIDO, error 486 bloques
#DICT ERR, error 478 usar distintos proveedores de datos 213
#DIV/0, error 480 BOPASS, variable 538
#ERRI, error 482 BOUSER, variable 538
#ERROR, error 481 BusinessObjects
#SEÑAL, error 477 actualizar versiones anteriores 32
#SINTAXIS, error 485 componentes nuevos 33
#VALORMÚLTIP, error 468 definición 25
iniciar con el comando Ejecutar 535
A materiales de demostración y ejemplos 32
Abs, función origen de datos 26
Equivalente en Excel 516
acceder a orígenes de datos 38 C
administrador de BusinessObjects cálculos
y SQL manual 93 agregar a informes 409
Administrador de informes ejemplos 414
desplazar variables desde 260 usar de nuevo 418
analizar datos Car, función
en análisis de informes 243 Equivalente en Excel 517
presentación general 242 celdas
usar modo corte y rotación 244 autocalificación 177
usar modo Exploración 243 clasificar
uso de un servidor OLAP 244 aplicar en modo Corte y rotación 306
Año, función y rupturas 334
Equivalente en Excel 518 clasificar datos 330
Archivos de datos personales 39 clasificar en informes de clave maestra/
crear informes 100 información 334
definir opciones 103 editar una clasificación existente 335
ventajas 100 eliminar una clasificación 335
Archivos XML 40 visualizar porcentajes 333
Asc, función visualizar subtotales 333
Equivalente en Excel 517
Índice temático
552 Acceso a los datos y análisis de datos
Índice temático
Acceso a los datos y análisis de datos 553
Índice temático
554 Acceso a los datos y análisis de datos
I
imprimir
en modo Exploración 282
indicador, objetos 59
Índice temático
Acceso a los datos y análisis de datos 555
Índice temático
556 Acceso a los datos y análisis de datos
Índice temático
Acceso a los datos y análisis de datos 557
Índice temático
558 Acceso a los datos y análisis de datos
Índice temático
Acceso a los datos y análisis de datos 559
U
universos
crear 56
crear consultas 57
definición 39, 56
ejecutar consulta en distintos 78
elaborar consultas básicas 60
seleccionar 47
universos, consultas
definición 57
V
valores agrupados
agregar a jerarquía de exploración 508
variables
reglas de compatibilidad 215
Índice temático
560 Acceso a los datos y análisis de datos
Índice temático