LEMBAR JAWAB TUGAS 1

UNIVERSITAS TERBUKA

Nama : Nurlita Trisnaning Utami

Fakultas : FHISIP
Program Studi : D-IV Kearsipan
Kode/Nama MK : ASIP4425/3SKS/ PENGAWASAN KEARSIPAN
Tugas : 1

1. Apakah yang dimaksud dengan akuntabilitas dalam manajemen kearsipan?

Good governance dapat diartikan sebagai pemerintahan yang baik. Konfigurasi

pemerintahan yang baik ditandai dengan pemerintahan yang demokratis, profesional,
menjunjung tinggi supremasi hukum dan hak azazi manusia, desentralistik, partisipatif,
transparansi, keadilan, bersih dan akuntabel, efektif dan efisien. Salah satu aspek dalam
mewujudkan pemerintahan yang baik adalah dengan menjalankan birokrasi yang sesuai
dengan peraturan perundangan.
Birokrasi merupakan struktur tatanan organisasi, bagan, pembagian kerja dan hierarki
yang terdapat pada sebuah lembaga yang penting untuk menjalankan tugas-tugas agar lebih
teratur. Birokrasi akan berjalan lancar dan optimal jika didukung dengan peran serta bidang
kearsipan. Seluruh tugas dan fungsi dari birokasi tentunya menghasilkan produk berupa arsip.
Arsip inilah yang nantinya berguna untuk menyediakan bukti pertanggung jawaban tugas
dan fungsi pemerintahan.
Arsip yang merupakan bukti akuntablilitas kinerja instansi pemerintah harus dikelola
dengan baik. Beberapa alasan rasional birokrasi memelihara arsip, adalah:
1. memungkinkan proses kerja;
2. memberikan layanan yang konsisten, efisien, dan akuntabel;
3. memberikan konsistensi dan kelangsungan dalam manajemen dan administrasi;
4. memenuhi ketentuan-ketentuan peraturan perundang-undangan;
5. melindungi kepentingan organisasi dan hak pegawai, klien, dan pemangku
kepentingan saat ini dan yang akan datang;
6. memberikan bukti aktivitas kerja, personal, dan budaya; serta
7. memelihara memori korporat, personal, dan kolektif.
 Pada saat ditemukan ada indikasi korupsi dan kegagalan dalam hal akuntabilitas pada
birokrasi, hal ini dapat dihubungkan dengan pengelolaan arsip sebagai salah satu
variabel penyebabnya. Pertanggung jawaban (akuntabilitas) tidak hanya dalam arti
sempit pada bidang keuangan yang dilakukan oleh ahli ekonomi dan akuntan. Dalam
rangka mendukung akuntabilitas tersebut, pengelolaan arsip yang sistematis oleh
arsiparis yang profesional pada suatu birokrasi juga harus dilakukan, sehingga sistem
pengelolaan arsip menghasilkan arsip yang lengkap, autentik, reliable, dan dapat
dipergunakan(dipahami).
Manfaat pengelolaan arsip bagi birokrasi, adalah untuk:
1. Melaksanakan pekerjaan secara tertib, efisien dan akuntabel
2. Memberikan layanan yang konsisten dan setara (tidak diskriminatif)
3. Mendukung dan mendokumentasikan format kebijakan dan manajerial pengambilan
keputusan
4. Memberikan konsistensi, kontinuitas, dan produktivitas dalam manajemen dan
administrasi
5. Memfasilitasi efektivitas kinerja kegiatan organisasi
6. Memberikan kontinuitas dalam situasi bencana
7. Memenuhi ketentuan peraturan perundang-undangan kearsipan, dll yang berkaitan
8. Melindungi dan mendukung litigasi (tuntutan hukum) termasuk manajemen resiko
yang berkaitan dengan keberadaan atau kekurangan bahan bukti kegiatan organisasi
9. Melindungi kepentingan organisasi dan hak pegawai, klien, dan pemangku
kepentingan saat ini dan masa depan
10. Mendukung dan mendokumentasikan kegiatan penelitian dan pengembangan saat
ini dan masa depan, dan pencapaiannya, juga penelitian sejarah
11. Memberikan bukti kegiatan kerja, personal, dan budaya
12. Membentuk identitas kerja, personal, dan budaya
13. Memelihara memori korporat, personal, dan kolektif

Perhatian penuh terhadap pengelolaan arsip dinamis dari awal diperlukan untuk
mewujudkan manfaat arsip bagi birokrasi (pencipta arsip), sehingga birokrasi dapat
menciptakan arsip atas fungsi dan kegiatannya secara utuh, akurat, dan memelihara
arsip dengan baik selama diperlukan. Birokrasi harus memperkenalkan pengelolaan
arsip yang baik dan benar untuk meningkatkan nilai arsip sebagai bukti administratif,
akuntabilitas, juga sumber penelitian. Birokrasi menyediakan standar, norma, prosedur,
dan kriteria untuk pengelolaan arsip dinamis sejak penciptaan sampai dengan
penyusutan arsip. Kebuktian (evidential) dalam arsip tidak akan hilang sepanjang waktu
apabila arsip dipelihara sebagai obyek yang memberikan bukti, namun arsip sering hilang
atau tidak dapat cukup memberikan bukti. Untuk melakukan penyelidikan, penelitian, atau
penilaian serangkaian tindakan yang menggunakan arsip tidak berbeda sejak dahulu
yaitu terkait dengan penciptaan dan pemeliharaan arsip.
Arsip yang autentik dan reliabel harus dapat ditemukan kembali untuk berbagai tujuan,
seperti:

1. Pemahaman apa yang harus dilakukan sebelumnya untuk melakukan tindakan

2. Pemeriksaan apabila sesuatu dilakukan secara kurang tepat,
3. Menjawab pertanyaan yang berhubungan dengan tindakan yang telah dilakukan,
4. Menilai tindakan,
5. Memberikan contoh untuk melakukan kegiatan secara konsisten,
6. Memberikan jaminan tindakan yang sesuai bagi pihak luar,
7. Memungkinkan pemeriksaan eksternal yang teliti untuk memperlihatkan apa yang
terjadi dalam kasus tertentu,
8. Memungkinkan konten informasi arsip dapat digunakan kembali sesuai dengan
kebutuhan..

Menurut Mc Kemmish (2005), peran pengelolaan arsip yang berkaitan dengan

akuntabilitas adalah:
1.Memfasilitasi good governance
2. Menyokong mekanisme akuntabilitas
3. Merupakan memori korporat, nasional, dan sosial
4. Mengkonstrusikan identitas individual, komunitas, dan nasional
5. Memberikan sumber informasi yang resmi.

Pengelolaan arsip dinamis yang menjadi kekuatan dalam masyarakat modern (khususnya
yang bertransaksi dengan komunikasi elektronik) berawal dari penciptaan arsip yang harus
dapat menjamin arsip sebagai informasi autentik dan reliabel dengan pemeliharaan sesuai
kebutuhan, hingga penyediaan layanan siap akses kepada pengguna. Karena itu sudah
sewajarnya pada saat kita mengkampanyekan keterbukaan dan akses yang lebih besar
 terhadap informasi, maka pada saat yang sama kita juga harus mengkampanyekan
pengelolaan arsip dinamis dan statis yang lebih baik.
Undang-undang 43 Tahun 2009 menyatakan bahwa salah satu azas dalam
penyelenggraan kearsipan adalah azas akuntabilitas yang dimana penyelenggaraan
kearsipan harus memperhatikan arsip sebagai bahan akuntabilitas dan harus bisa
merefleksikan kegiatan dan peristiwa yang direkam. Oleh karena itu, dibutuhkan suatu
manajemen kearsipan agar rekaman kegiatan suatu organisasi dapat dijadikan alat
pertanggungjawaban kepada publik. Sehingga tercipta tata kelola pemerintahan (good
governance) yang akuntabel dan transparan.
Dari uraian di atas dapat disimpulkan bahwa akuntabilitas menurut KBBI adalah
pertanggungjawaban atau keadaan yang dapat dimintai pertanggungjawaban. Akuntabilitas
dalam manajemen kearsipan diartikan bahwa pengelolaan kearsipan yang efektif efisien dan
sistematis dan sesuai dengan kaidah kearsipan akan menjamin ketersediaan arsip yang
autentik, terpercaya dan sebagai alat bukti yang sah. Selain itu arsip yang autentik dapat
dijadikan pertanggung jawaban (akuntabilitas) kinerja instansi pemerintah dan wujud
pertanggung jawaban birokrasi, sehingga arsip yang tercipta harus akuntabilitas agar dapat
dijadikan alat bukti ketika sewkatu waktu dibutuhkan. Sebaliknya jika arsip tidak dikelola
dengan baik maka dampak yang ditimbulkan arsip hilang dan tidak dapat dijadikan bukti
pertanggung jawaban.

2. Bagaimana menurut rekan mahasiswa kasus hilangnya data kependudukan (DPT)

yang menjadi tanggung jawab KPU/KPU Daerah  yang yang seharusnya dicatat dan
ditata seapik mungkin melalui sistem administrasi dan arsip dinamis. Silahkan anda
menghubungkannya dengan fungsi akuntabilitas dalam manajemen kearsipannya.

Menurut pendapat saya kasus hilangnya data kependudukan (DPT) yang menjadi
tanggung jawab KPU/KPU Daerah yang seharusnya dicatat dan ditata seapik mungkin
melalui sistem administrasi dan arsip dinamis melenceng dari salah satu fungsi arsip yaitu
“akuntabilitas”.Data yang hilang berdampak pada hilangnya rekaman informasi yang
nantinya digunakan sebagai bukti pertanggung jawaban. Kasus tersebut juga menjadi bukti
lemahnya akuntabilitas kinerja KPU/KPU Daerah. KPU/KPU Daerah dianggap gagal dalam
menjalankan tugas dan fungsinya sebagai Lembaga penyelenggaraan pemilu. KPU
seharusnya dapat menyediakan data yang akuntabel guna mendukung pelaksanaan pemilu
yang jujur adil dan transparan.
 Dalam bidang kearsipan adanya data yang akurat mengenai suatu peristiwa atau
kegiatan akan menghasilkan informasi yang berguna bagi pengambilan keputusan sehingga
harus disimpan sebagai bukti, termasuk juga terhadap data kependudukan yang hilang. Data
kependudukan yang hilang merupakan salah satu permasalahan yang sering dijumpai dalam
persiapan awal pelaksanaan pemilu,

Permasalahan hilangnya data kependudukan disebabkan kondisi pengarsipan yang

buruk. Permasalahan tersebut yang sering muncul tetapi sering luput dari pengamatan.
Banyak para pemangku kepentingan yang belum sadar akan pentingnya manajemen
kearsipan yang baik. Mereka akan sadar ketika terjadi kasus data hilang seperti yang terjadi
pada KPU.

Oleh karena itu penting untuk semua pihak menyadari dan mengimplementasikan
manajemen kearsipan yang sesuai dengan aturan, dengan kata lain
manajemen kearsipan yang baik akan menjamin keselamatan bahan pertanggung jawaban
nasional tentang rencana,pelaksanaan dan penyelengaraan kehidupan kebangsaan, serta untuk
menyediakan bahan pertanggungjawaban tersebut bagi pemerintah

Kelemahan manajemen kearsipan Arsip Pemilu yang menyebabkan hilangnya data

kependudukan disebabkan beberapa faktor di antaranya:

1. Kurangnya pengetahuan dalam pelaksanaan pengarsipan
Masih dirasa kurangnya pengetahuan dalam pengarsipan terjadi baik di pusat
dan daerah, sehingga diperlukan Bimbingan Teknis yan simultan dari ANRI dan KPU
dengan maksud menyelamatkan dan melestarikan arsip Pemilu baik Pemilu Kepala
Daerah,Legislatif maupun Presiden. ANRI berkewajiban memberikan bantuan teknis
dan sarana dan prasarana, sehingga arsip tersebut tersimpan dan teregistrasi dengan
baik dan memudahkan untuk dilakukan pencarian kembali.
2. Fasilitas penyimpanan arsip yang minim

Fasilitas penyimpanan arsip yang minim, terutama di daerah mengakibatkan

banyaknya lembaga yang melakukan penyimpanan arsipnya secara sendiri-sendiri
(mandiri) dan belum memanfaatkan tempat penyimpanan arsip yang terpusat. Oleh
sebab itu penyimpanan arsip masih dilakukan dengan standar sendiri-sendiri, hal ini
akan menyulitkan dalam usaha penelusuran kembali terhadap arsip (hal ini terkait
dengan ketidak seragaman prosedur dan perlengkapan pengarsipan). Selain minimnya
 ruang, juga minimnya alat dan perlengkapan seperti: rak, filling cabinet, dan fasilitas
computer.

3. Penumpukan arsip yang membingungkan

Penumpukan arsip akan menimbulkan pemandangan tidak enak dan akan
merepotkan, oleh sebab itu dilakukan pemilahan dan penyimpanan arsip untuk
kemudian dipergunakan sebagai alat pengambilan keputusan atau sebagai bahan
pendukung kegiatan organisasi. Sebelum kiranya tumpukan arsip tersebut bercampur
antara arsip aktif dan inaktif sehingga menimbulkan kesulitan dalam pencarian arsip.
4. Arsip Pemilu yang belum dipandang sebagaimana mestinya. Kebanyakan dari
masyarakat yang lebih memandang arsip sebagai suatu kertas semata, tanpa melihat
sebagai suatu nilai informasi yang penting dan dapat dilihat dari sisi/prespektif
kultural pada masa silam seperti terkait dengan demokrasi dan proses kegiatan
Pemilu. Hal ini berkaitan juga dengan nilai ketepatan arsip kependudukan yang
menjadi sumber masalah penetapan DPT (Daftar Pemilih Tetap).

b. Tolak Ukur Manajemen Kearsipan Yang Baik Bagi Pemilu

Keterkaitan mewujudkan Pemilu yang demokratis dengan proses pengarsipan
memunculkan konteks arsip dinamis yang dianggap sebagai organik yang hidup,
tumbuh dan terus berkembang seirama dengan tata kehidupan masyarakat maupun
tata Kelola pemerintahan. Arsip kependudukan merupakan arsip dinamis yang
memiliki nilai guna administrative bagi KPU/KPU Daerah dalam mewujudkan
persiapan pemilu.

Dari uraian di atas dapat disimpulkan bahwa hilangnya data kependudukan

merupakan salah satu bukti nyata lemahnya fungsi akuntabilitas arsip dalam
manajemen kearsipan. Data yang hilang tidak dapat dijadikan bukti pertanggung
jawaban (akuntabilitas). Oleh karena itu agar arsip kependudukan dapat dijadikan
sebagai bukti akuntabilitas kinerja KPU dan sebagai informasi dasar dalam persiapan
pelaksanaan pemilu, maka arsip harus dikelola dengan baik sesuai dengan peratuarn
perundang undangan.

Sumber:
Mirmani, Anom.2019.Pengawasan Kearsipan.Edisi Kedua.Tangerang Selatan:
Universitas Terbuka.
 http://dpad.jogjaprov.go.id/public/article/
106/8acbaed284b32759c41a23696c3ca837.pdf
https://www.anri.go.id/download/jurnal-vol.4anri122009-1571893398

https://rechtsvinding.bphn.go.id/ejournal/index.php/jrv/article/download/61/55