Manual de Ceremonial y Protocolo

UNIVERSIDAD TECNICA FEDERICO SANTA MARIA

os actos y ceremonias que se realizan en la USM, requieren estar dotados de uniformidad y revestidos de la solemnidad correspondiente a su prestigio e imagen institucional. Por ello, la Direccin General de Comunicaciones (DGC) presenta el Manual de Ceremonial y Protocolo, con el objetivo de ordenar y orientar su elaboracin y diseo en las diferentes Unidades, Departamentos, Campus y Sedes, sobre bases comunes para toda la Institucin. El Manual pretende aportar y apoyar con los elementos fundamentales a considerar en la organizacin y realizacin de ceremonias, eventos acadmicos y actos oficiales de la Universidad. Se sugiere que todas las actividades abarcadas por este manual sean previamente informadas, coordinadas y orientadas con la Direccin General de Comunicaciones, a travs de Relaciones Pblicas.

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Ceremonias y Actos
Con el objetivo de mantener y fortalecer la imagen e identidad corporativa de la Universidad Tcnica Federico Santa Mara, la Institucin se relaciona tanto con la comunidad interna como externa, para lo cual realiza acciones como la organizacin de diversas actividades acadmicas, culturales y de extensin. En este mismo orden, reconoce, destaca y conmemora fechas, ocasiones especiales y a personas, a travs de ceremonias y actos.

Clasificacin de las Ceremonias:

Ceremonias Solemnes:
Son aquellas que se celebran en un contexto de gran formalidad y con una rigurosa planificacin. Su organizacin corresponde a la Direccin General de Comunicaciones (o la unidad dependiente en cada Campus y Sede). Las invitaciones a estos actos sern suscritas por el Rector de la Universidad Tcnica Federico Santa Mara o por el Director de cada Campus o Sede. Son ceremonias solemnes: Romera homenaje a Federico Santa Mara Ceremonia de Titulacin Ceremonia de Inauguracin Ao Acadmico Asuncin del Rector

Ceremonias Institucionales:
Son aquellas que, sin ser solemnes, involucran a toda la Comunidad Universitaria, o a uno o ms de sus Departamentos. Las ceremonias institucionales sern organizadas por la Unidad que corresponda, con apoyo de la Direccin General de Comunicaciones, y las invitaciones sern suscritas por el Rector, quien podr delegar en un Vicerrector o Director esta responsabilidad. Son ceremonias institucionales: Entrega Becas Federico Santa Mara Ceremonia Aos de Servicio Distinciones Acadmicas Reconocimientos y Homenajes Inauguracin de obras de carcter institucional
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Ceremonias Interinstitucionales:
Son aquellas que involucran a dos o ms instituciones con el propsito de crear, mantener o estrechar vnculos entre s. Estas ceremonias sern responsabilidad de la Unidad directamente beneficiada con la vinculacin, y las invitaciones sern cursadas por las mximas autoridades de las entidades involucradas. Son ceremonias interinstitucionales. Firma de convenios o acuerdos Entrega de donaciones Visitas protocolares Lanzamiento/presentacin de proyectos, concursos, licitaciones y otras iniciativas Charlas de empresas

Actos Simples:
Son todos aquellos actos y eventos de carcter acadmico y no acadmico, interno o externo. Son organizados y coordinados por la unidad gestora de los mismos. En estos actos, quienes estn a cargo podrn solicitar la asesora de Relaciones Pblicas, como asimismo la revisin previa de invitaciones, publicaciones, impresos, libretos y otros, con el propsito de guardar las normativas vigentes relacionadas con la imagen corporativa. Son actos simples: Presentacin (lanzamiento) de libros Eventos artsticos Inauguracin o clausura de actividades de extensin acadmica (congresos, seminarios, workshop, ferias, etc.) Premiaciones y entrega de certificados

Aniversarios:
Son todas aquellas conmemoraciones de carcter interno, acadmico o no acadmico. Son organizados y coordinados por la unidad gestora de los mismos. Son aniversarios: Aos Casa Central Aos de una Sede Aos de un Campus Aos de un Departamento Aos de una Carrera Aos de un Sindicato

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Organizacin de ceremonias
Previo a la realizacin de una ceremonia o acto, la unidad responsable del mismo deber determinar fecha y hora de realizacin, considerando: Duplicidad de actividades en la misma fecha u hora, tanto de Casa Central como Campus y Sedes. Reserva oportuna de espacios fsicos, estacionamientos, equipamientos y dependencias a utilizar. Definir objetivo que busca cumplir la Ceremonia Considerar su planificacin con un plazo prudente, que permita cumplir con los procesos establecidos. Consulta de compromisos adquiridos por las autoridades, cuya concurrencia se considere necesaria o conveniente. Una vez establecidas la fecha y hora de la ceremonia, la unidad organizadora deber: Determinar el listado de invitados, en base al objetivo, carcter y naturaleza de la ceremonia. Enviar propsito de invitacin por escrito a autoridad invitada, especificando si se desea que sta haga uso de la palabra y, si es as, sugerir la temtica a tratar. En caso que se desee invitar a autoridades de gobierno (Presidente de la Repblica, Ministros, Senadores, Diputados, etc.) la invitacin deber ser suscrita por el Rector. Las invitaciones deben ser cuidadosamente redactadas, y con el adecuado uso de marca corporativa, indicando telfono correspondiente para la confirmacin. Se sugiere que sean previamente visadas por RR.PP. El tiempo de despacho previo de una invitacin es de 10 das hbiles como mnimo y ste estar a cargo de la unidad organizadora, as como la elaboracin de sobres y etiquetas, adems del ensobrado y franqueo (si correspondiera). Paralelamente, la unidad organizadora tendr las siguientes responsabilidades: Determinar y reservar lugar de realizacin de la actividad, en base a objetivo de la ceremonia y categora del acto y de los invitados. Es conveniente tener claridad sobre el nmero de invitados, para ubicar el lugar ms adecuado, de modo que no quede gente de pie o, por el contrario, los espacios queden vacos. Establecer necesidad de amplificacin y equipos audiovisuales. Informar al Jefe de Prensa y encargada de RR.PP. Confirmar la asistencia/inasistencia de invitados. Contactar, si se requiere, personal de apoyo para confirmar asistencia y atender la recepcin y ubicacin de invitados.
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Verificar otras necesidades: presentacin de coro, entrega de diplomas, obsequios y otros. Confeccionar libreto (en colaboracin con RR.PP). Considerar maestro de ceremonia. Reservar estacionamientos para invitados. Preparar vocativos para autoridades. Definir uso de testera y confirmar la presencia de los convocados a sta. Ordenar, revisar y disponer requerimientos finales: etiquetas, agua, vasos, banderas, ornamentos. Determinar la realizacin de recepcin (comida, cctel o banquete), y si ste se requiere, definir lugar, banquetero y espacios que utilizar el contratado.

Ubicacin de los invitados

La ubicacin de las autoridades ser de acuerdo a su categora, segn el orden de precedencia. Para la firma de convenios o entrega de donaciones, los mximos representantes de las instituciones sern ubicados protocolarmente en testera, quedando el invitado principal a la derecha del Rector. Si fueran tres los firmantes, el Rector se ubicar al centro. (Ver anexo 1) Mesas o testeras: Deben ser equilibradas, con un mnimo de tres personas.

Ubicacin de Banderas (Anexo 2): En todos los actos universitarios debern estar presentes, la bandera nacional y la institucional, con las siguientes opciones de ubicacin: En un estrado, podio o testera, la bandera chilena deber estar a la derecha del orador principal y la institucional, a la izquierda. En caso que deban emplazarse ms de dos banderas, se debe distinguir Si el nmero de banderas es impar, la bandera chilena ocupar el centro, seguida a su derecha por la institucional y a la izquierda por la siguiente en orden alfabtico (en caso de que las banderas sean de otras instituciones educacionales o empresas). Si el nmero de banderas es impar, la bandera chilena ocupar el centro, seguida a su derecha por la siguiente en orden alfabtico y a la izquierda por la que le sigue. El pabelln institucional ir al final (en caso de que las banderas sean pabellones patrios). Si el nmero de banderas es par, la bandera chilena ocupar el primer lugar de la fila, siempre a la izquierda de la visin del pblico, seguida de las que le suceden en orden alfabtico.
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La bandera institucional no puede ser de menor tamao que otras banderas que la acompaan, ni puede quedar izada a menor altura que las dems. Se sugiere que todas las banderas sean de las mismas dimensiones y es obligacin que los mstiles sean de la misma altura y tengan el mismo tope.

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En situaciones de duelo:
Duelos oficiales o nacionales: La Universidad se adhiere a duelos nacionales. En este caso, se izar el pabelln nacional y el institucional a media asta por los das que indique el decreto respectivo. El procedimiento para levantar la bandera indica que sta debe izarse hasta el tope de mstil y luego bajarla hasta quedar a media hasta. Para arriar la bandera, sta se iza hasta el tope y luego se baja en su totalidad. El pabelln se iza a las 08.00 horas de la maana y se arra a las 18.00 horas. Duelos Institucionales: Estas reglas aplican a todos los Campus y Sedes de la Institucin, por ende, cuando se decrete duelo, ste ser para toda la Institucin y no una sede o campus en particular. En este caso, se izar el pabelln institucional a media asta por el da. Son duelos institucionales: el fallecimiento de directivos, profesores emritos y benemritos, acadmicos, funcionarios y alumnos. En este caso, se izar solamente el pabelln institucional a media asta por un da, siguiendo el procedimiento indicado anteriormente. La autoridad universitaria podr tambin decretar duelo institucional en el caso del fallecimiento de un ex alumno, ex acadmico o ex funcionario relevante, cuyo aporte a la USM les hagan acreedores de un homenaje pstumo a travs del smbolo universitario de mayor relevancia, como es el pabelln institucional. Normas Generales en situacin de duelo: De acuerdo al carcter del duelo se realizarn una serie de acciones: En caso de: Autoridad Superior: Aviso de prensa institucional Corona de flores o caridad Delegacin de la Universidad Discurso de autoridad universitaria Velatorio en Universidad (Si la familia as lo solicita) Profesor Benemrito/Emrito: Aviso de prensa institucional

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Corona de flores o caridad Delegacin de la Universidad Discurso de autoridad universitaria Velatorio en Universidad (si la familia lo solicita) Profesores de larga trayectoria: Aviso de prensa institucional Corona de flores o caridad Delegacin de la Universidad Discurso de autoridad universitaria Velatorio en Universidad (si la familia lo solicita) Acadmico, funcionario o alumno: Aviso de prensa institucional Corona de flores o caridad Delegacin de la Universidad Discurso de autoridad universitaria Familiares inmediatos autoridad superior: Aviso de prensa institucional Corona de flores o caridad Delegacin de la Universidad

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Interpretacin de himnos nacionales e institucionales:

El Himno Nacional ser interpretado nicamente en los actos universitarios solemnes y en aquellos que concurra el Presidente de la Repblica, y al inicio de la ceremonia. El Himno Institucional ser interpretado nicamente en los actos universitarios solemnes, y ser al finalizar la ceremonia. Si se requiere interpretar el Himno Nacional de otro pas, ste se realizar inmediatamente a continuacin del Himno Nacional de Chile. En actos institucionales o actos simples no es necesaria la interpretacin de ningn Himno.

Correspondencia protocolar:
Tarjeta de invitacin: Al remitirse una invitacin a una actividad de la USM, se guardarn las siguientes formalidades: La redaccin debe realizarse en tercera persona. El tiempo de despacho previo de una invitacin es de 10 das hbiles como mnimo y 21 como mximo, y ste estar a cargo de la unidad organizadora. En caso que se invite autoridades de Gobierno de alto rango (Presidente de la Repblica, Ministros de Estado, etc.) se sugiere que sean cursadas con 30 das de anticipacin, y suscritas por el Rector. Si entre los invitados se encuentran autoridades regionales (Intendente Regional, diputados y senadores de la zona, etc.), sern cursadas por el Rector y se sugiere que se despachen con 20 das de antelacin. Las invitaciones deben hacerse imprimir, considerando una diagramacin y diseo adecuados, indicando claramente el propsito de la misma, lugar, hora, y dems pormenores. Indicar telfono de confirmacin y designar a una persona que llame para confirmar la asistencia, en caso que no lo hayan hecho los invitados. Si la invitacin es personalizada deben indicarse nombre y cargo del invitante y cargo, unidad o institucin, nombre y apellidos del invitado. Si la invitacin es genrica el invitado debe ser tratado de Usted.Las invitaciones por tarjeta no deben firmarse. Todas las invitaciones deben ser previamente conocidas por RR.PP., la que podr recomendar cambios en su redaccin o presentacin, si no cumplen las normas protocolares corporativas.
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Vocativos:
Es el trmino o tratamiento que se utiliza para dirigirse a una autoridad en un acto pblico o a travs de una comunicacin escrita, y que se establece de acuerdo a su rango al interior de una institucin. Para su aplicacin en los actos universitarios, se recomienda: a.Cualquier otra autoridad no incluida en el listado que se indica a continuacin, puede recibir el vocativo de seor, seguido del cargo que desempea b.En aquellos casos en que determinada autoridad o personalidad tenga ms de un cargo, corresponde utilizar siempre el vocativo de ms alto rango que le sea aplicable.

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Precedencias:
La precedencia se ajusta al protocolo interno, siendo la mayor jerarqua el Presidente del Consejo Superior, sin embargo, el Rector es siempre el anfitrin en toda ceremonia de la Universidad. Teniendo en cuenta esta consideracin, en cualquier acto que se organice, el orden protocolar estar presidido por el Rector, seguido de los invitados que se consideren, manteniendo su correspondiente precedencia. En el caso de visitas polticas nacionales e internacionales, la precedencia se ajustar a la reglamentacin oficial (Academia Diplomtica).
Orden de precedencia protocolar en la Universidad Tcnica Federico Santa Mara

Rector Presidente Consejo Superior Vicerrector Acadmico Vicerrector de Asuntos Econmicos y Administrativos Secretario General Miembros Consejo Superior, Consejo Acadmico y Consejos Normativos. Director General de Comunicaciones Director General de Planificacin y Desarrollo Director General de Docencia Director General de Investigacin, Postgrado Director General de Asistencia Tcnica Director General de Administracin y Finanzas Director Coordinador Campus y Sedes Director General Campus Santiago Director Campus Rancagua Director Sede Via del Mar Director Sede Concepcin Director Academia de Ciencias Aeronuticas Director de Relaciones Estudiantiles Director de Estudios Director Oficina de Asuntos Internacionales Directores de Unidades Administrativas Directores de Departamento Jefes de Carrera
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Profesores Funcionarios Ex alumnos Alumnos Familiares

Orden de precedencia protocolar de autoridades en actos celebrados en regiones

Intendente Regional Senadores de la Circunscripcin por antigedad Diputados del Distrito por antigedad Gobernador Provincial Presidente de la Corte de Apelaciones Oficiales Generales de las Fuerzas Armadas y de orden y seguridad pblica y/o Comandantes de Guarnicin, conforme a la antigedad segn reglamento interno Arzobispo u Obispo Diocesano Alcalde Oficiales Superiores de las Fuerzas Armadas y de orden y seguridad pblica Concejales y Consejeros Regionales Decano del Cuerpo Consular Contralor Regional Tesorero Regional Cnsules Extranjeros Secretarios Regionales Ministeriales Jefes de Servicios Pblicos Rectores de universidades Ministro y Fiscal de la Corte de Apelaciones Jueces de Letras Jueces de Polica Local Oficiales de las Fuerzas Armadas y de orden y seguridad pblica, segn antigedad
* En todo acto oficial, la mayor precedencia la posee el Rector de la Institucin, por ser el dueo de casa, y esta condicin cambia solamente cuando est presente el Presidente de la Repblica de Chile.

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Recepcin y respuesta de llamados telefnicos

Con el objetivo de resguardar la imagen institucional, para responder o hacer llamados telefnicos, se recomienda: Identificar a la Institucin o la Unidad e identificarse personalmente. Ser amable Si el llamado es para un superior, consultarle y comunicar. Si la persona requerida est ocupada, consultar si eventualmente es posible otorgar ayuda o solicitar telfono para devolver llamado. En este ltimo caso se debe obligatoriamente devolver el llamado.

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Anexos
Tipos de Actos, eventos Institucionales o de trabajo
Aniversario: celebracin de carcter simple de un acontecimiento interno importante

para la unidad organizadora.

Charla: Consiste en una exposicin de carcter simple, generalmente con propsitos de

divulgacin o informacin, sobre diferentes tpicos tratados sin mayor profundizacin. No se precisa de requisitos previos para asistir a ella.
Conferencia: Exposicin sobre un tema doctrinal o especfico que reviste grados de

complejidad y profundidad. Est dirigida a un auditorio que posee conocimientos previos sobre el tema y su objetivo es la difusin cultural en reas determinadas o la profundizacin en temas especializados.
Disertacin: Exposicin metdica de carcter acadmico a un trabajo de investigacin

realizado por el expositor y que lleva implcita la defensa de una tesis o la refutacin de otra. Est dirigida a un pblico de pares.

Cursillo: Breve serie de charlas o conferencias, enmarcadas en una temtica central, cu-

yos contenidos pueden ser independientes los unos de los otros, o bien estructurarse en forma secuencial.
Curso: Conjunto de sesiones pedaggicas destinadas a desarrollar varios temas sobre

una materia especfica, durante un periodo determinado, que se estructura en torno a objetivos de enseanza-aprendizaje definidos o implcitos. Para su realizacin, se pueden utilizar materiales de apoyo, incluir instancias de evaluacin y exigir un mnimo de asistencia. El curso tiene como propsito ampliar la formacin general, profesional o acadmica del pblico al cual est dirigido; por lo tanto, puede tener diversos niveles de profundidad o complejidad.
Taller (Workshop): Actividad prctica realizada en conjunto por un grupo de personas

con experiencia profesional en la materia, orientadas por especialistas competentes. Su propsito es estudiar o buscar soluciones a problemas concretos del rea respectiva y posibilitar el intercambio de experiencias mediante el trabajo en pequeos grupos.
Seminario: Actividad acadmica de carcter terico que se realiza a travs de sesiones

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de trabajo colectivo de un grupo de especialistas para estudiar, analizar o enriquecer un tema previamente determinado. Est programado y dirigido por un acadmico experto en la materia, tiene un mnimo de sesiones y concluye con la elaboracin de un informe final expuesto por un relator.

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Coloquio: Reunin de especialistas en la cual no hay pblico ni expositor central. Todos

los asistentes tienen idntico derecho a participar en un trabajo comn, sobre un tema de su inters.

Mesa Redonda: Reunin en la cual un grupo pequeo de personas versadas en un tema,

generalmente polmico, participa en igualdad de condiciones y bajo la direccin de un moderador, exponiendo sus puntos de vista ante un pblico heterogneo. Su propsito es dar a conocer diversos enfoques sobre el mismo problema.
Panel: Modalidad de presentacin de un tema ante una audiencia por un equipo de

diversos especialistas, quienes lo abordan desde diferentes ngulos, con el fin de proporcionar amplia informacin sobre l. Una vez expuesto el tema, el pblico participa formulando preguntas, presentando ideas o experiencias que aclaren puntos de vistas, sin que se produzca debate.

Foro: Reunin en la que uno o ms especialistas exponen ante un pblico heterogneo

un tema previamente determinado, generalmente controvertido, seguido de una discusin en la cual participa el pblico asistente.

Encuentro: Reunin formal de especialistas, en la cual uno o ms expositores abordan

temas inherentes a su rea, con el propsito de conocer e intercambiar trabajos y experiencias realizados en sus respectivos campos disciplinarios.
Simposio: Consiste en reunir a un grupo de especialistas o expertos en un tema, los cua-

les exponen al auditorio sus ideas o conocimientos en forma sucesiva, conformando as un panorama lo ms completo posible del tema en cuestin. Es una tcnica formal en que los especialistas exponen individualmente y en forma sucesiva, durante 15 a 20 minutos. Lo importante es que cada expositor trate un aspecto particular del tema, de tal manera que, al terminar ste, quede desarrollado integralmente y con la mayor profundidad posible. En el simposio se obtiene informacin autorizada y ordenada sobre los diversos aspectos de un mismo tema, puesto que los expositores no defienden posiciones, sino que suman informacin al aportar conocimientos propios de su especialidad.
Congreso: conjunto de sesiones de trabajo sobre una temtica determinada que se realiza

durante un periodo relativamente prolongado y al cual concurren especialistas invitados en calidad de exponentes u observadores. Tiene como propsito presentar tesis, investigaciones o experiencias inditas, para someterlas al juicio crtico de los participantes, a fin de unificar criterios, en relacin con la temtica central. Los trabajos presentados son seleccionados previamente por comisiones especiales designadas para ello por los organizadores del evento. El congreso est estructurado sobre la base de trabajo de comisiones y reuniones plenarias, en las que se analizan las ponencias presentadas y las conclusiones elaboradas por las comisiones. Culmina con una sesin en la que se exponen y someten a aprobacin las conclusiones a las que llegaron las distintas comisiones de

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de trabajo. Un comit especialmente designado redacta las conclusiones del congreso, las que son publicadas posteriormente.
Ciclo: Serie de actividades de extensin (charlas, conferencias, conciertos, etc.), cuyos

contenidos obedecen a una temtica central, que se realiza tambin en forma peridica.

Jornada: Periodo durante el cual se desarrolla una serie de actividades de extensin, cen-

tradas en un rea disciplinaria, cuyo propsito es difundir y actualizar los conocimientos de un grupo de personas con intereses afines.
Feria: Evento social, econmico y cultural que se lleva a cabo en una sede y que llega a

abarcar generalmente un tema o propsito comn.

Programas bsicos para algunas ceremonias

Entrega de Reconocimientos:

Introduccin Palabras del Rector o su representante Entrega de reconocimientos Cierre

Firma de convenios:

Introduccin Palabras del Rector o su representante Palabras de representante de la contraparte Firma de los documentos Cierre En el caso de firmas de convenios, los documentos deben ser visados y autorizados previamente por el Secretario General de la Universidad y la asesora jurdica de la contraparte. La Universidad debe quedar con a lo menos dos originales en su poder (uno para Secretara General y otro para la Unidad gestora o depositaria del convenio). Asimismo, si los convenios estn redactados en idioma extranjero, deben ser traducidos, de modo que se firmen las copias respectivas en espaol y en el idioma en cuestin. Los originales tambin quedan en dos copias de cada uno para la USM.

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Visitas protocolares:

Saludo al Rector en Rectora o Saln de Consejo Superior Entrega de obsequio y material institucional Recorrido por dependencias de la Universidad Reuniones de trabajo en la Unidad correspondiente
Presentacin de libros:

Introduccin Bienvenida a Universidad Presentacin de la obra (puede ser el maestro de ceremonias o alguien designado por el autor) Palabras del autor de la obra Cierre
Ccteles y recepciones

Determinar nmero y perfil de los asistentes (considerar que de preferencia no se ofrece alcohol dentro de la Universidad). Contratar a banquetero (se puede consultar a RR.PP). Se sugiere cotizar al menos 3 presupuestos. Determinar lugar a efectuarse, considerando categora de los invitados y carcter y naturaleza del acto; la capacidad de los espacios fsicos de cada Campus/Sede y la cercana con servicios bsicos como: agua, electricidad con la potencia adecuada en caso de uso de hornos, ventilacin ptima para no acumular olores en espacios cerrados, distancia con baos y condiciones climticas (en caso de ser al aire libre); vas de circulacin de gente ajena a la recepcin, vas de escape y zonas seguras. Tambin se debe considerar espacios para el personal de coctelera: uno para la preparacin de los alimentos y otros como guardarropa y camarines. Solicitar las autorizaciones respectivas y reservar lugar para ubicacin de coctelero. Considerar, dependiendo la hora y da de realizacin, la contratacin de personal adicional, especialmente para aseo y ornato tanto de las dependencias utilizadas, como baos y pasillos/salas. Designar a una persona encargada de entregar los espacios limpios, prolijos y dejar dependencias cerradas, luces apagadas y otros.

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Anexo 1
Ubicacin de invitados
Mesas: Testera

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Siendo 0, Rector USM. Luego, los nmeros se orga-nizan segn orden de precedencias, ya sean USM o externos

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Anexo 2
Ubicacin de banderas

En este caso, estn las banderas de la USM, Chile y la empresa IAIA, que tambin puede ser la de otra empresa u otro pas.

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Otra1, Otra2, Otra3, segn orden alfabtico, independiente si es una bandera institucional o nacional (en este caso, Argentina, Brasil, Espaa e Italia).

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Bibliografa
Eyzaguirre Chadwick Pablo, Relaciones Pblicas, Edicin Activa, Santiago de Chile, 1997. Silva Concha Mario, Ceremonial y Protocolo, Academia Diplomtica de Chile Andrs Bello Fondo Cultura Econmica, Santiago Chile, 1997.

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