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Planejamento de Comunicaes em Projetos

Pesquisas recentes revelam que existe entre os gestores a percepo de que a m comunicao uma das principais causas de problemas em projetos. Por outro lado, as mesmas pesquisas revelam que o Planejamento das Comunicaes ainda bastante negligenciado pela maioria das corporaes. neste contexto que vamos abordar neste artigo o Planejamento das Comunicaes em projetos. Esse importante processo tem como principal objetivo determinar as necessidades de comunicao dos interessados (stakeholders) e gerar um Plano de Gerncia das Comunicaes para o projeto.

Figura 1. Aspectos considerados no planejamento. Fonte: Estudo de Benchmarking em Gerenciamento de Projetos, PMI-Rio, 2005.

Figura 2. Problemas mais freqentes. Fonte: Estudo de Benchmarking em Gerenciamento de Projetos, PMI-Rio, 2005.

m sua revista PM Network, edio de junho de 2005, o PMI reproduz uma pesquisa conduzida pela PCI Global (empresa de consultoria e treinamento em gerncia de projetos). Tal pesquisa, realizada durante o perodo de um ano em diversas empresas americanas de grande porte, constatou que muitos membros de equipes (e at mesmo alguns gerentes) no tinham a menor idia do que estava acontecendo em seus prprios projetos. Mais da metade (64%) dos entrevistados no sabia dizer se seus projetos estavam dentro ou fora do oramento planejado e 44% no souberam informar se os projetos terminariam ou no dentro do prazo. A principal causa? Problemas de comunicao. A mesma revista, na edio de setembro de 2005, cita um outro estudo com gerentes de TI conduzido pela fabricante de hardware e integradora francesa BULL, que apontou a m comunicao entre as partes interessadas como principal causa em 57% dos casos de falhas em projetos. No Brasil, a situao no diferente: o fato de que a gesto da comunicao ainda muito negligenciada reforado pelo estudo apresentado no Frum Nacional de Benchmarking em Gerenciamento de Projetos 2005, realizado pelo PMI-Rio. Uma das concluses do estudo foi que a comunicao o segundo fator menos considerado pelas empresas durante a fase de planejamento dos projetos (o primeiro riscos), sendo considerado apenas por 37% das 80 empresas brasileiras pesquisadas (gura 1).

O mesmo estudo indica que a comunicao percebida como sendo o segundo maior fator de problemas em projetos (segundo 71% das empresas pesquisadas), estando atrs apenas do fator prazo (72%) (gura 2). Considerando as duas causas de problemas mais freqentes (prazo e comunicao), vlido ressaltar que uma parcela razovel dos problemas de prazo est diretamente relacionada com problemas de comunicao. Isso pode ser facilmente entendido ao se considerar que, sem informao convel e no tempo adequado, a tomada de decises ca seriamente prejudicada, quando no invivel, e os problemas se acumulam em vez de serem resolvidos, o que em muitos casos afeta negativamente os cronogramas. A boa (ou m) comunicao tambm tem reexos diretos na moral da equipe, o que pode se reetir em um maior (ou menor) nvel de cooperao e produtividade. Logo, as pesquisas mostram que existe o entendimento de que a comunicao est diretamente relacionada com muitos problemas no ambiente dos projetos, mas apesar dessa percepo, esse fator ainda no devidamente considerado no planejamento. Mas o que , anal, o Planejamento das Comunicaes?

Figura 3. Processos da Gerncia de Comunicaes.

O PLANEJAMENTO DAS COMUNICAES

A gura 3 situa o Planejamento das Comunicaes (processo 10.1) no contexto mais amplo da Gerncia das Comunicaes, uma das reas de conhecimento do PMBOK Terceira Edio. Embora a comunicao em si seja um requisito comum a todos os projetos, as necessidades especcas e os mtodos de distribuio mais adequados podem variar signicativamente de um projeto para outro. Neste contexto, os principais objetivos do processo 10.1 so identicar pr-ativamente as necessidades de comunicao dos interessados e denir a forma mais adequada para a sua distribuio. Tais requisitos devem ser devidamente documentados em um Plano de Gerncia das Comunicaes. O que planejado no processo 10.1 colocado em pr-

Mrcio Galvo, PMP mgalvao@modulo.com.br Graduado em Engenharia de Produo pela UFRJ, com MBA Executivo em e-Business e em Gerncia de Projetos pela FGV (Fundao Getlio Vargas). Certicado pelo PMI como PMP (Project Management Professional), pela Novell como CNE (Certied NetWare Engineer) e pela Microsoft como MCSE (Microsoft Certied Systems Engineer). pesquisador snior do MSLAB (Laboratrio de Segurana da Informao) da Modulo Security Solutions.

tica durante a fase de execuo do projeto, no qual as informaes relevantes devem ser efetivamente distribudas para os interessados, nos momentos adequados (processo 10.2). Um caso especial de distribuio de informao tratado pelo processo 10.3, Relato de Desempenho, e envolve a coleta e distribuio peridica de dados relacionados com a performance do projeto. Como exemplos, podemos mencionar os Relatrios de Status, os indicadores de performance por Anlise do Valor Agregado (EVA Earned Value Analysis), e as previses de desempenho futuro do projeto (forecasting), com base nos dados disponveis at o momento. No PMBOK Terceira Edio, a rea de conhecimento de Gerncia das Comunicaes complementada pelo processo 10.4, que trata do gerenciamento e da resoluo de questes relacionadas com os interessados (stakeholders). Como nosso foco neste artigo o planejamento, vejamos em seguida as entradas, ferramentas e tcnicas e sadas esperadas do processo de Planejamento das Comunicaes.

ENTRADAS PARA O PLANEJAMENTO

De acordo com o PMBOK Terceira Edio, as seguintes entradas (inputs) devem ser analisadas na elaborao de um Plano de Gerncia das Comunicaes:
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