Operatoria para clearing de medicamentos entre CAPS

Octubre 2008 OBJETIVO: Implementar el procedimiento de redistribucin o clearing de medicamentos de CAPS a CAPS (punto a punto) entre efectores REMEDIAR de la Jurisdiccin, Distrito, Regin Sanitaria y/o Provincia, de modo que los sobrantes de stock de medicamentos se deriven a otros centros que lo demanden, para la asignacin ms eficiente de los recursos. PARTICIPANTES: 1- RESPONSABLE

solicitud de clearing y responde por la conveniencia y oportunidad de los traslados propuestos, as como del correcto cumplimiento de la presente operatoria. Asimismo, estar a cargo del estricto traslado de lo autorizado por la UEC. Se abreviar como R para referirnos a cualquiera de estos casos.

PROVINCIAL, DE REGION SANITARIA, DISTRITAL Y/O JURISDICCIONAL a cargo de toda la coordinacin de la operatoria, es quien firma la

2- COORDINADOR DEL CLEARING designado en la solicitud por el R (responsable) para relevar stocks de los CAPS de su rea y analizar la mejor forma de redistribuir los medicamentos para responder a la demanda no cubierta y liberar de sobrestock a aquellos CAPS que lo tuvieran. Coordinar los traslados entre CAPS. Este cargo puede no existir segn el caso y ser cubiertas stas funciones, en su totalidad, por el R (responsable). 3- CAPS para participar de un clearing los CAPS no pueden estar suspendidos y los respectivos responsables deben ser los que figuran en los remitos de entrega de botiquines. Se define como CAPS REMITENTE a aquel que entrega medicamentos y RECEPTOR al que los recibe. Criterios de seleccin de Medicamentos A los efectos determinar las cantidades pasibles de traslado, se debern tener en cuenta los siguientes criterios en orden de prioridad: Se dar prioridad de traslado preferentemente a los medicamentos con fecha prxima de vencimiento (entre 2 y 3 meses). En el Caps Efector, se recomienda mantener un stock mnimo equivalente a 4 (cuatro) meses de prescripcin promedio mensual del medicamento a trasladar. Tambin se deber tener en cuenta la estacionalidad y si se trata o no de un medicamento gestionado desde Remediar (envo selectivo). No debern trasladarse medicamentos vencidos y/o no aptos para su uso. No debern trasladarse envases abiertos, sino en los envases secundarios cerrados como se recibe en el botiqun. CAPS

AV. 9 DE JULIO 1925 CASILLERO 54 (C1073ABA) BUENOS AIRES Telefax 4382-0206/0553/2437/2844/2854

SOLICITUD:

Enviar por correo una carta solicitando el clearing dirigido a la Coordinacin General del PROAPS (Programa Remediar), Avda. 9 de Julio 1925, 8vo. Piso. CP 1073, Ciudad Autnoma de Buenos Aires. Enviar los datos personales del R (responsable) y/o coordinador: apellido y nombre, matrcula (si corresponde), nmero de documento, domicilio del lugar de recepcin de la correspondencia del R (responsable), telfono y correo electrnico. Datos del mvil de traslado: marca, modelo y patente del mvil o mviles que podrn participar del traslado de los medicamentos. Datos de los medicamentos segn se muestra en planilla modelo. Deber estar firmada por el R (responsable). Adjuntar una planilla con todos los datos completos segn el modelo que se adjunta (requisito excluyente). Ver: planilla modelo. En la carta se podrn detallar motivos especiales a tener en cuenta que segn el criterio del R (responsable) justifiquen algunos casos en particular segn corresponda, por ejemplo:

clearing por cierre de un CAPS, mayor demanda por una Campaa local de APS, mayor nmero de casos de embarazadas, etctera.
Cuando la solicitud con la carta y la planilla completa llegan a la UEC se proceder a la gestin de la correspondiente autorizacin.

La solicitud tiene una vigencia para efectuar los traslados en los 60 das siguientes a la autorizacin respectiva. Pasado dicho plazo, deber notificar la anulacin de la autorizacin por no efectuar el clearing en la prctica.

1- PLANILLA MODELO: Todos estos campos deben estar informados en forma excluyente. Se adjunta planilla modelo, aunque podrn usar otro modo de informarlo siempre que estn en forma clara todos los datos solicitados. a) Datos de jurisdiccin y responsable PROVINCIA: segn corresponda JURISDICCIN: este nmero se otorga desde la UEC y se deber completar en cada solicitud y formulario de clearing. NOMBRE y APELLIDO DEL RESPONSABLE PROVINCIAL, DE LA REGION SANITARIA, DISTRITAL Y/O JURISDICCIONAL. DNI RESPONSABLE.

AV. 9 DE JULIO 1925 CASILLERO 54 (C1073ABA) BUENOS AIRES Telefax 4382-0206/0553/2437/2844/2854

b) Datos de los CAPS participantes en clearing punto a punto Tanto del Remitente (el que entrega medicamentos) y del

Receptor (el que los recibe).

CODIGO DE EFECTOR REMEDIAR NOMBRE DEL CAPS NOMBRE DEL RESPONSABLE DEL CAPS tiene que figurar en los remitos de entrega de botiquines al CAPS. DNI DEL RESPONSABLE DEL CAPS

c) Medicamentos CODIGO REMEDIAR: segn los formularios del Programa. MEDICAMENTO PRESENTACIN LOTE: registrado en tinta o a presin en los envases secundarios, blisters, frascos y pomos, junto al vencimiento. VENCIMIENTO: expresado en mes-ao junto al nmero de lote. CANTIDAD DE UNIDADES MNIMAS total de frascos, pomos o comprimidos por lote y medicamento. CANTIDAD DE ENVASES SECUNDARIOS por medicamento. Es el envase cerrado tal como llega en el botiqun, con uno o ms tratamientos. SOLO se autoriza a trasladar envases secundarios cerrados, sin faltantes y en perfecto estado de conservacin, sin deterioros. Con respecto al vencimiento de los medicamentos no se autorizarn traslado de medicamentos con menos de 60 das de vigencia. 2- Se puede adelantar por mail la carta y la planilla al responsable del rea Clearing del Programa. Esta va de comunicacin servir para cualquier consulta o duda referente a las solicitudes de clearing.

AV. 9 DE JULIO 1925 CASILLERO 54 (C1073ABA) BUENOS AIRES Telefax 4382-0206/0553/2437/2844/2854

PROVINCIA: Chubut JURISDICCIN

CDIGO:

REMITENTE CAPS 02898 ALBORADA

LOTE 30555 30554 914 924 025 031 039 035 L30 2877 K7425 K7423 K7418 K7414 K7404 11233 42891 11233 cjx5-cjx6 5033 9A469 9A4116 vto Oct-08 Oct-08 set 06 set 06 Oct-06 Nov-06 Nov-06 Nov-06 Nov-06 Feb-07 Abr-06 Abr-06 Feb-06 Feb-06 Feb-06 Nov-07 Dic-07 Nov-07 Abr-06 Feb-07 Oct-06 Nov-06 UNIDANV. SEC 60 20 120 120 3 3 3 3 3 120 56 56 56 56 56 6 30 6 36 320 12 12 3 2 2 2 1 1 1 1 1 2 1 1 1 1 1 3 1 3 3 2 3 3 CAPS

RECEPTOR

CDIGO MEDICAMENTO/ PRESENTACIN 009 009 013 013 012 012 012 012 012 019 017 017 017 017 017 018 020 018 024 028 027 027 Cotrimoxazol Compr Cotrimoxazol Compr Difenhidramina Comp Difenhidramina Comp Difenhidramina Susp Difenhidramina Susp Difenhidramina Susp Difenhidramina Susp Difenhidramina Susp Fenitona Eritromicina Comp Eritromicina Comp Eritromicina Comp Eritromicina Comp Eritromicina Comp Eritromicina Suspenci Furosemida Comprim Eritromicina Suspenci Hierro gotas Ibuprofeno Comprimid Ibuprofeno Susp Ibuprofeno Susp

Cdigo

Responsable

DNI

21 DE JUNIO 10558 21 DE JUNIO 10558 21 DE JUNIO 10558 21 DE JUNIO 10558 21 DE JUNIO 10558 21 DE JUNIO 10558 21 DE JUNIO 10558 21 DE JUNIO 10558 21 DE JUNIO 10558 21 DE JUNIO 10558 PLAYA UNIN 02902 PLAYA UNIN 02902 PLAYA UNIN 02902 PLAYA UNIN 02902 PLAYA UNIN 02902 PLAYA UNIN 02902 PLAYA UNIN 02902 INGENIERO FRANZET 02907 PIETROBELLI 10599 BELLA VISTA 01507 BELLA VISTA 01507 BELLA VISTA 01507

BARBERIS CLAUDIA 14885863 BARBERIS CLAUDIA 14885863 BARBERIS CLAUDIA 14885863 BARBERIS CLAUDIA 14885863 BARBERIS CLAUDIA 14885863 BARBERIS CLAUDIA 14885863 BARBERIS CLAUDIA 14885863 BARBERIS CLAUDIA 14885863 BARBERIS CLAUDIA 14885863 BARBERIS CLAUDIA 14885863 SANDOVAL TERESA 4579618 SANDOVAL TERESA 4579618 SANDOVAL TERESA 4579618 SANDOVAL TERESA 4579618 SANDOVAL TERESA 4579618 SANDOVAL TERESA 4579618 SANDOVAL TERESA 4579618 MAURO MARIA DEL CARMEN 5430735 PALACIOS JUAN 18116038 CRETTON EDUARDO 16035308 CRETTON EDUARDO 16035308 CRETTON EDUARDO 16035308

El tralado ser realizado personalmente por el responsable provincial. Vehculos en el cual se realizar el traslado: Renault Kangoo EMN783 Ford Ranger DWK338 Responsable CAPS DADOR Responsable jurisdiccin ZALAZAR, Silvia DNI 17887006 STORK, OSCAR HORACIO DNI 11152543

PROCESO DE AUTORIZACION A partir de la recepcin de la solicitud firmada por el R (responsable) en la UEC se iniciar el proceso de anlisis, la cual consta de las siguientes etapas: 1- El estado de los CAPS: no pueden estar suspendidos al momento de la autorizacin. 2- Los responsables de los CAPS mencionados en la solicitud debern figurar en los remitos de entrega de botiquines. 3- Mximo de unidades: Para evitar que se traslade sobrestock al CAPS receptor, se define un mximo de unidades a trasladar que no podr superar 6 veces la PMM (prescripcin mxima mensual) del medicamento en cuestin para el CAPS receptor. Por ejemplo: Si el CAPS receptor entreg en un mes de

su mxima demanda 1000 comprimidos de aspirina, entonces no se permitir el traslado de ms de 6000 comprimidos de aspirina a se CAPS.

La UEC dispone de todos estos datos de los CAPS de la jurisdiccin, que se enviarn en un archivo excel a pedido del R (responsable) para poder optimizar los tiempos de autorizacin.

AV. 9 DE JULIO 1925 CASILLERO 54 (C1073ABA) BUENOS AIRES Telefax 4382-0206/0553/2437/2844/2854

Cantidades mayores a estas unidades sern autorizadas SOLO si cuentan con la debida justificacin, la cual deber ser enviada junto con la solicitud firmada por el R (responsable) y sern tratadas como excepcin. 4- Los lotes y vencimientos sern controlados con los efectivamente comprados por el Programa. Luego de todos estos controles se emite una AUTORIZACIN mediante nota PROAPS con el detalle de los CAPS remitentes, la referencia a la nota de solicitud recibida y las limitaciones que se dispusieran si corresponde segn el caso. La autorizacin con estas limitaciones, ser lo UNICAMENTE vlido a trasladar. Se avisar por mail cuando est autorizado el clearing, de esta forma se gana tiempo de correo en el envo de la nota PROAPS original. Recin en ese momento, se puede implementar el traslado de los medicamentos. Con la primer autorizacin se enviar un juego de Formularios C y cartulas de lote cuyas caractersticas se detallan a continuacin y que sirven de base para el registro de los datos.

Se estipula un mximo de 60 das para realizar los clearings autorizados contando a partir de la fecha de la respectiva autorizacin. Pasado ese plazo se deber notificar a la Coordinacin General, la revocacin de la solicitud en carta original firmada por el R (responsable).

FORMULARIOS DE CLEARING

Debern ser confeccionados en tinta azul o negra y en letra imprenta, clara y legible. En caso de diferencias entre lo consignado en el formulario C y lo recibido, el responsable del CAPS RECEPTOR lo informar al ( R ) responsable, lo dejar asentado en el original y duplicado del formulario C en el campo observaciones. Se descartar aquella medicacin que presente un grado de deterioro o que ofrezca dudas sobre su integridad y confiabilidad de uso. No podr remitirse en ningn caso medicamentos sin el correspondiente Formulario C.

A) FORMULARIO C
Los movimientos de medicamentos entre 2 CAPS se debern asentar en el FORMULARIO C dispuesto por el Programa para el clearing punto a punto. Se enviarn por correo con la primer autorizacin, y los talonarios contienen 50 juegos de formularios C por triplicado. La forma de distribuir las copias guarda relacin con el procedimiento del clearing en s mismo.

Al remitir los medicamentos, el CAPS remitente completa y firma las 3 copias y retiene el triplicado como constancia de la menor cantidad de medicamentos que tendr, a presentar ante una posible auditora.
AV. 9 DE JULIO 1925 CASILLERO 54 (C1073ABA) BUENOS AIRES Telefax 4382-0206/0553/2437/2844/2854

En el mvil, los medicamentos viajan con el original y el duplicado hasta el CAPS receptor. El CAPS receptor firmar las 2 copias y conservar el duplicado como aval del exceso de medicamentos que tendr, a presentar ante una posible auditora. El mvil de traslado lleva el original al coordinador del clearing y/o R (responsable), quien los remite a la UEC junto con la CARATULA DE LOTE (ver ms adelante) a fin de mes en curso. Resumiendo se distribuye de la siguiente forma:
TRIPLICADO: queda en poder del CAPS remitente, quien entrega los medicamentos. DUPLICADO: queda en poder del CAPS receptor, quien recibe los medicamentos. ORIGINAL: el coordinador o responsable (R) lo remitir a la UEC a la coordinacin General. El R (responsable) deber guardar una fotocopia en su poder para tener el historial de los clearings realizados. En el formulario C completar con los datos solicitados: cantidad en unidades mnimas (comprimidos, frascos, etc.), hasta 4 lotes diferentes por formulario y el total en ENVASES SECUNDARIOS. Respecto a las firmas debern figurar las siguientes, sin excepcin: Firma y aclaracin del responsable de CAPS Remitente y del Receptor. El R (responsable) y/o coordinador de la Jurisdiccin, Provincia, Regin Sanitaria o Distrito deber firmar y aclarar los formularios como aval final.

B) CARATULA DE LOTE
Este formulario es el que resumir los datos de los Formularios C que el R (responsable) deber enviar mensualmente a la UEC, con los datos de: nombre de la Jurisdiccin, cantidad de Formularios C, fecha de remisin de formularios, Fecha de primer y ltimo remito o formulario C del grupo remitido ese mes y nmeros de Formulario C respectivos, nmero de cdigo y nombre de los CAPS remitentes o receptores que hayan intervenido en cada operatoria, Firma, aclaracin y DNI del responsable y/o coordinador de la jurisdiccin. Se pone como cartula de todos los formularios C que se remiten a fin de mes. El talonario viene por duplicado: el original se remite a la UEC y el duplicado lo archiva el R (responsable) junto a las fotocopias de los formularios C enviados mensualmente.

Estos formularios debern ser enviados por correo a la UEC en un mximo de 60 das contando a partir de la fecha de autorizacin de los clearings, firmados por el R (responsable) y/o coordinador. Son auditados con regularidad por la auditora externa.

AV. 9 DE JULIO 1925 CASILLERO 54 (C1073ABA) BUENOS AIRES Telefax 4382-0206/0553/2437/2844/2854

CONTROL DE STOCK EN EL CAPS

FORMULARIO B
Los movimientos de clearing se registran de distinta manera en el Formulario B, segn sea un CAPS Remitente o Receptor. La finalidad de este formulario es permitir el registro y control de los movimientos de stocks de medicamentos recibidos y entregados por el CAPS durante el mes, dando como resultado el saldo final al ltimo da del mes, en unidades mnimas. * Los CAPS RECEPTORES, debern consignar en el campo (09) Unidades Recibidas las unidades mnimas de los medicamentos provenientes de otros CAPS en la operatoria de redistribucin o clearing sumado a lo recibido en los botiquines.

CAMPO 09: UNIDADES RECIBIDAS POR CLEARING + UNIDADES RECIBIDAS POR BOTIQUINES

* Los CAPS REMITENTES, debern consignar en el Formulario B, campo 10 Unidades Entregadas SOLO las unidades entregadas a los beneficiarios. Las unidades entregadas a los otros CAPS en clearing se debern consignar en la campo 11 Otras Salidas. Resulta importante diferenciar ambos campos, pues si se registran en el campo Unidades Entregadas medicamentos no entregados a los pacientes sino en clearing, esto afectar negativamente la planificacin de asignacin de botiquines por informar consumos mayores a los reales.

CAMPO 10: UNIDADES ENTREGADAS, se registran SOLO LAS UNIDADES ENTREGADAS A BENEFICIARIOS CAMPO 11: OTRAS SALIDAS, se registran UNIDADES ENTREGADAS EN CLEARING MS LAS UNIDADES DE MEDICAMENTOS DADAS DE BAJA INFORMADAS EN EL FORMULARIO M.

* En el campo 12 Saldo Final se inscribir el producto del conteo fsico de las unidades presentes en el CAPS. El Saldo Final debe reflejar el stock de medicamentos Remediar disponibles en el centro de salud para ser entregados a los beneficiarios. El resultado del conteo fsico deber coincidir con la suma del Saldo Inicial ms las Unidades Recibidas menos Unidades Entregadas menos Otras Salidas.

CAMPO 12: SALDO FINAL = SALDO INICIAL + UNIDADES RECIBIDAS UNIDADES ENTREGADAS OTRAS SALIDAS

AV. 9 DE JULIO 1925 CASILLERO 54 (C1073ABA) BUENOS AIRES Telefax 4382-0206/0553/2437/2844/2854

CASOS PARTICULARES:

CAMBIOS FRENTE A LO AUTORIZADO Cualquier cambio en los clearings realizados respecto de lo autorizado por la UEC, deber ser notificado con los detalles que correspondan por el R (responsable) a la Coordinacin General. Esta justificacin deber ser enviada junto con los Formularios C respectivos. Ejemplos de estos casos seran los cambios de los lotes autorizados y los efectivamente trasladados, o la cantidad de unidades trasladadas por lote, o el caso de suspender la realizacin de un clearing autorizado, etc..

CLEARING DE EXCEPCIN Cuando los R (responsables) hacen salidas en gira y quieren trasladar medicamentos sin conocer los datos exactos de lo que se va a trasladar, primero deber notificar a la UEC por escrito dirigido a la Coordinacin General, la intencin de traslado de medicamentos durante su gira con los detalles que se disponga. Se puede enviar por fax, confirmando su recepcin con la responsable del rea de Clearing del Programa. La UEC analizar cada caso y autorizar mediante nota PROAPS aquellos que estn debidamente justificados y que a criterio propio considere oportunos. Este debe ser considerado un clearing de excepcin, NO se otorgarn autorizaciones urgentes, debern ser gestionadas con 3 das como mnimo. En los casos autorizados, al regreso de la gira el R (responsable) deber enviar los formularios C respectivos, cartula de lote, la copia de la nota PROAPS de autorizacin de la UEC y la solicitud original de pedido de excepcin.

AV. 9 DE JULIO 1925 CASILLERO 54 (C1073ABA) BUENOS AIRES Telefax 4382-0206/0553/2437/2844/2854