Anda di halaman 1dari 33

SOSIALISASI SKT SKL EXPIRED

DAN NEW CSMS QHSE


Departemen SCM PT PP (Persero) Tbk

Jumat, 10 Desember 2021


1. A
SKT SKL EXPIRED
Bagaimana cara memperpanjang
masa berlaku SKT dan SKL?
1
ALUR SKT DAN SKL VENDOR

Tahun ke-0 (misal: 2018) Tahun ke-2 (misal: 2020) Tahun ke-4 (misal: 2022)
Terdaftar sebagai Master Vendor Terdaftar sebagai Master Terdaftar sebagai Master
(SKT SKL aktif) Vendor Vendor
(SKT SKL aktif) (SKT SKL aktif)
1 3 5

2 4

Tahun ke-3 (misal: 2021)


Tahun ke-1 (misal: 2019)
Terdaftar sebagai Master Vendor
Terdaftar sebagai Master
(SKT SKL expired)
Vendor
(SKT SKL aktif) 2
Departemen SCM PT PP (Persero) Tbk – Sosialisasi SKT SKL Expired dan New CSMS QHSE
BAGAIMANA CARA MENGETAHUI MASA BERLAKU SKT
DAN SKL?

1. Log In ke Akun Smart Eproc Anda 2. Download SKT dan SKL Anda

3
Departemen SCM PT PP (Persero) Tbk – Sosialisasi SKT SKL Expired dan New CSMS QHSE
1. B
SKT SKL EXPIRED
Cara Memperpanjang SKT dan
SKL yang Sudah Expired
4
1. Log In ke Akun Smart Eproc Anda

Departemen SCM – Tutorial SKT dan SKL Expired di Smart Eproc 5


2. Notifikasi SKT & SKL Kadaluarsa di Dashboard

Notifikasi akan muncul H-90 hari


masa berlaku SKT dan SKL habis

Departemen SCM – Tutorial SKT dan SKL Expired di Smart Eproc 6


3. Klik Permintaan Perubahan Data

Departemen SCM – Tutorial SKT dan SKL Expired di Smart Eproc 7


4. Ajukan Permintaan Edit Data Vendor

Ajukan Alasan:
Edit data perusahaan untuk keperluan update
SKT dan SKL yang akan expired

Departemen SCM – Tutorial SKT dan SKL Expired di Smart Eproc 8


5. Permintaan Edit Data Akan Disetujui Oleh PP

Departemen SCM – Tutorial SKT dan SKL Expired di Smart Eproc 9


6. Vendor Melakukan Proses Update Data
Klik di sini
untuk edit data

Atau di sini

Departemen SCM – Tutorial SKT dan SKL Expired di Smart Eproc 10


7. Update Semua Data dan Dokumen Administrasi
7. 1 DATA PERUSAHAAN
1. Alamat dan Kode Pos
2. Telepon, Fax & Email
3. PIC

Departemen SCM – Tutorial SKT dan SKL Expired di Smart Eproc 11


7. Update Semua Data dan Dokumen Administrasi
7.2 PERSYARATAN UMUM
1. SITU
2. Organisasi Chart termasuk personil Quality dan
Safety
3. Tanda Daftar Perusahaan (TDP) / NIB (Nomor
Induk Berusaha)
4. Surat Izin Usaha Perdagangan (SIUP) / NIB
(Nomor Induk Berusaha)
5. Lama Perusahaan bekerjasama dengan PP
6. Daftar pengalaman kerja 5 tahun terakhir
7. Daftar proyek yg sedang berjalan (lengkap dgn
data owner & nilai kontrak)
8. Data proyek yg bekerjasama dgn PT PP
9. Daftar peralatan
10. Metode Pelaksanaan

Departemen SCM – Tutorial SKT dan SKL Expired di Smart Eproc 12


7. Update Semua Data dan Dokumen Administrasi
7.2 PERSYARATAN UMUM
11. Hasil pengetesan produk/surat rekomendasi Vendor
12. Surat Keagenan Tunggal/Pabrikan/Agen/Distributor
13. SPT Tahunan PPh Badan
14. SSP 3 bulan terakhir
15. Ekuitas/Nilai Kekayaan Bersih
16. Kualifikasi/Golongan
17. Audit KAP -> 1 (satu) tahun terakhir
18. Kemampuan Dasar (KD)
19. Akte perubahan terakhir
20. Pengesahan Akte perubahan terakhir
21. Masa Jabatan Direksi
22. Fotokopi KTP Pengurus
23. Susunan kepemilikan modal
24. Susunan Pengurus

Departemen SCM – Tutorial SKT dan SKL Expired di Smart Eproc 13


8. Update Semua Data dan Dokumen QHSE
VERIFIKASI QHSE
1. Sertifikat Manajemen Mutu dan
K3L ((ISO 9001:2015, ISO 14001,
OHSAS 18001, ISO 37001:2016)
2. Struktur Organisasi QHE
3. Komitmen QHSE
4. Dokumen CSMS
5. Dokumen Pendukung CSMS

Departemen SCM – Tutorial SKT dan SKL Expired di Smart Eproc 14


9. Notifikasi di Akun Vendor Setelah Submit Edit Data
Klik di sini
untuk edit data
Notifikasi menjadi warna biru

Atau di sini

Departemen SCM – Tutorial SKT dan SKL Expired di Smart Eproc 15


10. SKT dan SKL Terbaru Dapat di-Download di Dashboard

Apabila data sudah lolos review oleh tim PP, maka anda dapat men-
download SKT dan SKL terbaru di dashboard akun smart eproc Anda.

Departemen SCM – Tutorial SKT dan SKL Expired di Smart Eproc 16


CATATAN

1. Apabila masa berlaku SKT dan SKL sudah habis maka secara
otomatis, perusahaan Anda tidak akan mendapatkan RFQ dari PP
yang mengakibatkan tidak bisa mengikuti proses tender.
2. Harap pastikan bahwa nomor telefon dan email yang tertera di
akun smart eproc Anda aktif karena tim verifikator PP akan
menghubungi Anda selama periode review data (tahap 7)

Departemen SCM – Tutorial SKT dan SKL Expired di Smart Eproc 17


2
NEW CSMS
Cara Mengisi CSMS

18
FLOWCHART PENDAFTARAN SUBKON / VENDOR
SUBKON/ VENDOR SUBKON/
SUBKON/ PENILAIAN
SUBKON/ VENDOR MELENGKAPI VENDOR
VENDOR DOKUMEN HSE
MEMILIH JENIS DOKUMEN SESUAI MENGIRIMKAN
MENGAKSES OLEH
PEKERJAAN KATEGORI DATA MELALUI
WEB E-PROC CSMS OFFICER
PEKERJAAN WEB E-PROC
SUPPLIER:
1. LOW RISK (≥30%) PERBAIKA
SUBKON: N
1. MEDIUM (≥40-<60%)
DOKUMEN
2. HIGH RISK (≥60)
(MAKS 3X)

SUBKON /
SUBKON/ VENDOR YA HASIL YA DOKUMEN TIDAK
VENDOR
DIPERKENANKAN MENGIKUTI VERIFIKASI SESUAI
MENERIMA HASIL MINIMUM
TENDER SESUAI JENIS SESUAI DENGAN
JENIS RISIKO VERIFIKASI & PERSYARAT
PEKERJAAN YANG
PEKERJAAN YG TERDAFTAR DI AN
DIDAFTARKAN DIINGINKAN? MASTER VENDOR
SUPPLIER:
TIDAK 1. LOW RISK (≥30%)

SUBKON:
SUBKON/ VENDOR 1. MEDIUM (≥40-<60%)
SUBKON/ VENDOR DAPAT DIPERKENANKAN MENGIKUTI 2. HIGH RISK (≥60)
MENGAJUKAN UPGRADING
NILAI SETELAH 3 BULAN
TENDER SESUAI HASIL AKHIR
VERIFIKASI DOKUMEN

Jika vendor mendaftar untuk jenis pekerjaan HIGH


sedangkan hasil verifikasi mendapatkan nilai MEDIUM,
maka vendor tetap terdaftar di Master Vendor dengan
kategori MEDIUM tetapi tidak diperkenankan untuk
NEXT
mengikuti tender pekerjaan dengan risiko HIGH
Departemen SCM – Tutorial SKT dan SKL Expired di Smart Eproc 19
FLOWCHART PENDAFTARAN SUBKON / VENDOR
LANJUTAN
SUBKON/ VENDOR
MELENGKAPI DOKUMEN HSE
SUBKON/ VENDOR MENGAJUKAN
PENGAJUAN KE DIVISI SESUAI JENIS RISIKO
SUDAH TERDAFTAR DI UPGRADING RISIKO
SCM PEKERJAAN YANG DITUJU
MASTER VENDOR PEKERJAAN DI E-
(JIKA DIPERLUKAN)
PROC

TIDAK
PERBAIKAN NOTIFIKASI KE RE-VERIFIKASI
DOKUMEN
DOKUMEN VENDOR UNTUK DOKUMEN ADMIN &
SESUAI?
(MAKS. 3X) PERBAIKAN HSE

YA

Risiko Awal Risiko Action UPGRADING SUBKON/


Upgrading VENDOR
DISETUJUI
Low Medium Registrasi Ulang
Low High Registrasi Ulang
Medium High Submit Tambahan
Dokumen
Departemen SCM – Tutorial SKT dan SKL Expired di Smart Eproc 20
MEKANISME UPGRADE RISIKO QHSE

Tahapan Upgrade Risiko QHSE:


1. Log In
2. Klik icon helpdesk
3. Klik icon tambah
4. Pilih kategori
5. Ikuti arahan dari tim QHSE PT PP

21
Departemen SCM PT PP (Persero) Tbk – Sosialisasi SKT SKL Expired dan New CSMS QHSE
DATA YANG HARUS DI-UPDATE OLEH VENDOR

Sertifikat Commitment
Sistem Letter (Surat
Struktur
Manajemen K3L Komitmen)
Organisasi
Perusahaan

Checklist CSMS Lampiran CSMS


22
Departemen SCM PT PP (Persero) Tbk – Sosialisasi SKT SKL Expired dan New CSMS QHSE
FORM CHECKLIST CSMS

Form CSMS terbagi menjadi 2 kategori :


1. Bagi vendor yang memiliki scope pekerjaan dengan kategori risiko rendah,
dapat mengisi kuesioner untuk risiko rendah
2. Bagi vendor yang memiliki scope pekerjaan dengan kategori risiko sedang
dan tinggi, dapat mengisi kuesioner untuk risiko medium-high

23
Departemen SCM PT PP (Persero) Tbk – Sosialisasi SKT SKL Expired dan New CSMS QHSE
SKORING KELULUSAN CSMS

Skoring Risiko Rendah:


1. Jika nilai <30%: Tidak lolos
2. Jika nilai ≥ 30%: Lolos kategori low risk
Skoring Risiko Medium-High:
1. Jika nilai <40% : Tidak lolos kategori medium risk
2. Jika nilai 40% - 60% : Lolos kategori medium risk
3. Jika nilai ≥ 60% : Lolos kategori high risk

Catatan:
Vendor mendapat kesempatan untuk 3x perbaikan untuk mencapai nilai minimum kategori risiko yang diinginkan.

24
Departemen SCM PT PP (Persero) Tbk – Sosialisasi SKT SKL Expired dan New CSMS QHSE
FORM CSMS KATEGORI LOW RISK

1. Sertifikat sistem manajemen


2. Kebijakan K3L, Komitmen
QHSE
3. Struktur organisasi perusahaan
4. MSDS material, Manual book
alat/barang
5. Mill sheet material, sertifikat
pabrik barang, Hasil pengetesan
material alam dari project
sebelumnya

Departemen SCM PT PP (Persero) Tbk – Sosialisasi SKT SKL Expired dan New CSMS QHSE 25
FORM CSMS KATEGORI MEDIUM & HIGH
RISK

Sertifikat Sistem Manajemen

Section I:
▰ Management visit
Section II:
▰ Kebijakan K3L & bukti
sosialisasi kebijakan

Departemen SCM PT PP (Persero) Tbk – Sosialisasi SKT SKL Expired dan New CSMS QHSE 26
FORM CSMS KATEGORI MEDIUM & HIGH
RISK
Section III:
▰ 3.1 Struktur organisasi, sertifikat
kompetensi K3L, tugas &
tanggung jawab
▰ 3.2 Prosedur pelatihan, training
program, matriks training
▰ 3.3 Bukti pelaksanaan pelatihan
K3L
▰ 3.4 Sertifikat kompetensi pekerja
khusus
▰ 3.5 Program seleksi & evaluasi
subkontraktor
▰ 3.6 Peraturan dan standar K3L

Departemen SCM PT PP (Persero) Tbk – Sosialisasi SKT SKL Expired dan New CSMS QHSE 27
FORM CSMS KATEGORI MEDIUM & HIGH
RISK
Section IV:
▰ 4.1 Prosedur HIRADC, JSA &
HIRADC
▰ 4.2 Metode komunikasi bahaya
(rambu-rambu, MSDS, poster
K3L, dsb)
▰ 4.3 Orientasi K3L
▰ 4.4 Pengelolaan APD
▰ 4.5 Pengelolaan & manajemen
limbah
▰ 4.6 Kebijakan narkoba, alcohol &
HIV AIDS

Departemen SCM PT PP (Persero) Tbk – Sosialisasi SKT SKL Expired dan New CSMS QHSE 28
FORM CSMS KATEGORI MEDIUM & HIGH
RISK

Section V:
▰ 5.1 Manual K3L & Prosedur
Operasional
▰ 5.2 Pengelolaan alat berat-angkat
angkut

Departemen SCM PT PP (Persero) Tbk – Sosialisasi SKT SKL Expired dan New CSMS QHSE 29
FORM CSMS KATEGORI MEDIUM & HIGH
RISK

Section VI:
▰ 6.1 Sasaran, target, program &
statistic K3L
▰ 5.2 Program komunikasi K3L
▰ 5.3 Investigasi & pelaporan
kecelakaan

Departemen SCM PT PP (Persero) Tbk – Sosialisasi SKT SKL Expired dan New CSMS QHSE 30
FORM CSMS KATEGORI MEDIUM & HIGH
RISK

Section VII:
▰ Audit, Pemeriksaan &
Management Review
Section VIII:
▰ Tanggap darurat

Departemen SCM PT PP (Persero) Tbk – Sosialisasi SKT SKL Expired dan New CSMS QHSE 31
TERIMA KASIH
Untuk Pertanyaan Lebih Lanjut Silahkan Hubungi:
Call Center SCM PT PP (0812 1177 1017 WA Only)

PT PP (Persero) Tbk
Plaza PP - Wisma Subiyanto, Lantai 2
Jl. Letjend TB Simatupang No.57 T +62 21 8403921
Pasar Rebo, Jakarta 13760 www.pt-ppco.id