ASSISTANCE AND GENERAL MANAGER

1. General Manager
Dalam struktur organisasi yang ada di hotel, general manager merupakan pimpinan
tertinggi yang ada di sebuah hotel.
Tugasnya yaitu bertanggung jawab terhadap semua penyelenggaraan kegiatan hotel
serta melakukan pengawasan terhadap performa kerja bawahannya.
2. Assistant General Manager
Assistant General Manager yaitu jabatan yang ada di bawah langsung dari jabatan
general manager. Tugasnya adalah untuk membantu seluruh tugas dari general
manager.
FRONT OFFICE DIVISION

1. Front Office Manajer (FOM)

Pimpinan tertinggi dalam struktur organisasi front office adalah FO Manager. Front Office Manager
ini bertugas mengarahkan dan mengawasi seluruh bawahan secara langsung dan menjamin
bahwa operasional sehari-hari dapat berjalan lancar di departemen kantor depan.

Berikut ini uraian tugas dari Front Office Manager :

Berpartisipasi dalam proses seleksi dan penerimaan karywan di kantor depan

Merencanakan pelatihan, cross train, dan pelatihan kembali karyawan di kantor depan.

Membuat dan mengatur jadwaal kerja bawahan

Mengawasi pekerjaan bawahan terutama pada pergantian shift dan jam-jam sibuk

Mengevaluasi kemampuan kerja karyawan.

Memelihara hubungan kerja dan komunikasi yang baik dengan seluruh departemen yang ada di
hotel.

Mengontrol dan mengawasi penggunaan master key

Mengontrol kondisi kamar yang paling akhir, untuk menghindari hal-hal yang belum terkontrol.

Menyelesaikan permasalahan tamu dengan cepat, efesien, dan penuh keramah-tamahan

Memadukan kerja dengan alokasi budget yang telah ditetapkan

Memperoleh data yang paling muktahir dari tamu yang datang rombongan.

Membuat jadawal yang teratur tentang pertemuan dengan bawahan atau dengan department
head

Memeriksa dan mengecek kelengkapan dan kerapian seragam karyaawan.

2. Reservation Manager

Reservation Manager merupakan pimpinan dari salah satu section yang ada di front office, yaitu
Reservation Section. Berikut ini uraian tugas dari Reservation Manager.

Membantu FOM dalam memantau dan mengontrol akurasi penjualan kamar agar tercapai “room
accupancy” (tingkaat hunian kamar) yang tinggi dengan harga yang maksimal.

Mempersiapkan semua laporan mengenai reservasi sehari-hari seperti penjualan kamar dalam
sebulan, laporan mingguan, dan jumlah kamar yang terjual dalam satu malam

Membina dan menjalin hubungan kerja yang baik dan harmonis anatra pihak travel agent dan
airlane

Mengecek prosedur kerja di bagian reservasi kamar agar menjadi lancar

3. Reservation Supervisor
Reservation Supervisor merupakan bawahan langsung dari Reservation Manager, yang dimana
tuganya yaitu mengawasi langsung para karyawan yang berada dalam section Resevation.

Berikut ini uraian tugas dari Reservation Supervisor : 

Mengawasi dan mengontrol pekerjaan para petugas reservasi sehingga dapaat berjalan lancar
dalam standar prosedur operasi yang berlaku di hotel

Menbuat jadwal kerja bawahan

Mempersiapkan daftar kedatangan tamu (expected arrival list) dan daftar keberangkatan tamu
(expected departure list)

Mengecek hal-hal yang menyangkut kedatangan tamu mulai dari persiapan hingga kedatangan

Membuat perbaikan data reservasi agar tetap dalam kondisi “up to date”

Melakukan courtesy call dengan pihak travel agent, airlane, company, dan perusahaan lainnya

Menjalin kerjasama yang baik dengan bagian lain di departemen kantor depan

4. Reservation

Reservation bertugas menerima reservasi kamar sehari-hari dengan akurat dan efisien
berdasarkan standard operasional prosedur yang berlaku di hotel, seperti :

Menjawab telepon reservation room sesuai dengan tata cara (manner) yang berlaku.

Menindak lanjuti dan menyelesaikan reservasi kamar yang masuk baik yang melalui telepon,
surat, facsimile dan sebagainya.

Memproses semua reservasi kamar tampa menunda-nunda.

Melakukan persetujuan terhadap reservasi kamar atau sebaliknya karena hotel fully booking

Memperoses dan menyelesaikan masalah pembatalan kamar maupun resevasi yang no show
Menawarkan harga teringgi pada saat menerima reservasi kamar melalui telepon.

Menjelaskan kepada pemesan tentang fasilitas kamar yang dimiliki hotel.

Melakukan antisipasi dengan baik pada saat hotel sedang over booking

Mengarsipkan dan menyimpan semua berkas reservasi kamar.

Memperhatikan kemampuan lain kamar

Menjaga kerapihan dan kebersihan area kerjanya.

Mengirim persetujuan reservasi kamar

Mencatat semua reservasi kamar ke dalam agenda reservasi kamar melalui langkah-langkah yang
telah ditentukan

5. Head Front Desk

Head Front Desk merupakan pimpinan dari section Reception, yang dimana merupakan bawahan
langsung dari FO Manager dan atasan langsugn dari Reception Supervisor.

Berikut ini uraian tugas dari Head Front Desk :

Bertanggung jawab atas kelancaran kerja para petugas reception yang bertugas, agar sesuai
standar opersional prosedur

Memperhatikan permintaan khusus tamu yang akan datang

Memeriksa kehadiran para staf

Mengatur jadwal kerja bawahannya

Menyelesaikan masalah keluhan tamu yang tidak dapat diselesaikan oleh bawahannya

6. Reception Supervisor

Reservation Supervisor merupakan bawahan langsung dari Head Front Desk, yang dimana tuganya
yaitu mengawasi langsung para karyawan yang berada dalam section Reception.
Berikut ini uraian tugas dari Reception Supervisor :

Mengawasi dan mengkoordinir para receptionist agar dapat menjalankan fungsinya untuk
melayani tamu terutama saat kedatangan sehingga diperoleh kesan yang baik

Menghitung house account (data keaadaan kamar paling akhir) di setiap pergantian shift

Membuat dan mengecek room discrepancy (perbedaan status kamar) antara FO dan HK

Mengecek semua peralatan dan formulir agar selalu dalam kondisi baik

Membuaat room sales recapitulation

Mengecek kunci-kunci kamar dan memerikasa kunci cadangan yang tersedia

Bekerja sama dengan bagian lain, khususnya menyangkut tamu rombongan

7. Receptionist

Receptionist merupakan orang yang bertugas sehari-harinya secara langsung memberikan

pelayanan kepada tamu. Berikut ini uraian tugas dari Receptionist.

Menyambut dan melayani tamu yang akan check-in

Memeriksa reservasi tamu, mencarikan kamar sesuai pesanan tamu

Membantu regristasi tamu

Memberikan guest card, welcome drink card, serta kunci kamar

Mejaga kebersihan counter kantor depan serta mengecek kelengkapan peralatan serta formulir
yang diperlukan

Menyelesaikan masalah pindahan kamar

Membuat pesan-pesan dalam log book, bila waktu kerja habis sementara masalah dengan tamu
belum diselesaikan

Memberi tahu kepada housekeeping tentang kamar-kamar yang akan check out, check-in dan
pindah kamar

Membuat room rack dan membuat house account selalu akurat

Melakukan pengecekan terhadap room discrepancy antara FO dan HK

Memasukan data regristasi ke komputer, agar semua dapat memanfaatkan untuk transaksi bill
8. Information Cleck

Dalam suatu kondisi tertentu, bagian Information Cleck bisa saja menjadi satu dengan section
Reception, terutama pada struktur organisasi front office di hotel kecil. Maka dari itu Information
cleck terkadang merangkap juga menjadi Receptionist.

Berikut ini uraian tugas dari Information Cleck :

Memerikasa rack informasi, memerikasa semua guest list slip yang sudah check-out dan mengecek
ulang rak kamar

Memerikasa surat yang masuk hotel, memasukan surat yang datang mendahului tamu check-in
dan meletakkannya di rak informasi.

Melayani pengadaan prangko dan pengiriman surat tamu yang akan menginap di hotel

Memeriksa surat-surat tercatat, dokumen dan lain-lain untuk segera dikirim ke kamar serta jangan
lupa meminta tanda terima

Menerima semua pesan untuk tamu yang sedang meninggalkan kamar

Mengontrol semua pemberian kunci kamar, penempatan pada rak kunci, memdata kunci-kunci
yang rusak

Memeriksa semua persediaan brosur informasi agar selalu dalam keadaan siap dan lengkap

9. Telephone Operator

Bagian Telephone Operator merupakan bagian dalam front office department yang bertugas dan
bertanggung jawab dalam menangani seluruh panggilan telepon di hotel.

Berikut ini uraian tugas dari Telephone Operator :

Bertanggung jawab terhadap semua telepon masuk maupun keluar, kalau terpaksa penundaan
harus sesingkat mungkin

Membantu sistem kumunikasi hotel agar berjalan lancar

Mengerjakan wake up call sesuai pesanan tamu

Melakukan panggilan tamu (paging) tamu melalui pengeras suara

Mengetahui nomer extention para pejabat hotel

Memonitor program music dan video sesuai dengan jadwal

10. Chief Concierge

Chif Concierge merupakan pimpinan dari section Concierge, yang dimana merupakan bawahan
langsung dari FO Manager dan atasan langsugn dari Bell Captain.

Berikut ini uraian tugas dan tanggung dari Chih Concierge :

Mengarahkan dan mengawsasi bawahan dalam memberikan pelayanan kepada tamu

Memerintahkan bell captain untuk mendistribusikan semua surat, dan facsimile yang masuk

Memastikan bahwa semua pesan untuk tamu dapat disampaikan secepatnya

Mengawasi proses penitipan barang dan sistem penyimpanan

Secara teratur menghadiri rapat department FO

Mengatur jadwal kerja staff sehingga tidak bentrok dengan program pelatihan yang diselenggaran
hotel

11. Bell Captain

Bell Captain merupakan bawahan langsung dari Chief Concierge, yang dimana tuganya yaitu
mengawasi langsung para karyawan yang berada dalam section Concierge.

Berikut ini uraian tugas dari Bell Capatain :

Mengkoordinir para bawahannya dalam menjemput kedatangan dan mengurus barang bawaan
hingga sampai ke kamar dengan cepat, tepat dan penuh keramahan

Mengkoordinir bawahannya untuk selalu menawarkan bantuan kepada tamu

Menyiapkan daftar kerja bawahannya

Mengecek ruang penyimpanan barang secara teratur dan berkala

Mengurus dan menyelesaikan barang-barang yang tidak bertuan

Memerikasa trolley barang dan papan pengumuman

Memeriksa log book secara teratur sebagai sarana komunikasi dan menindaklanjuti serta
mencatan masalah yang tidak dapat diselesaikan

Memasatikan kondisi bell captain counter dalam keadan bersih, rapih dan semua staff telah
menggunakan seragam kerja

12. Bellboy

Bellboy merupakan petugas yang berada di Section Concierge yang dimana tugas utamanya yaitu
mengantarkan dan membawakan barang bawaan tamu ke kamarnya masing-masing.

Berikut ini uraian tugas dari Bellboy :

Membawa barang bawaan tamu dengan cepat dan efisien pada saat check-in, check-out maupun
pindah kamar

Menyimpan bawang bawaan tamu apabila inginkan penitipan barang bawaannya di bell counter

Menyambut kedatangan tamu yang akan check-in dan mengantarkannya ke reception untuk
registrasi

Memasukan koran yang diperlukan ke kamar tamu

Memasang sign board di lobby hotel untuk acara kegiatan hari ini

Mengirim surat atau pesan yang mendesak ke kamar-kamar tamu

Memjelaskan produk dan fasilitis yang dimiliki hotel pada saat mengantar tamu menuju ke kamar

HOUSEKEEPING DIVISION

Executive Housekeeper
Executive Housekeeper merupakan pimpinan tertinggi di Housekeeping Department.
Adapun tugas dan tanggung jawabnya adalah:

1. Merencanakan program kerja di housekeeping department

 2. Berkoordinasi dengan Front Office Department untuk mendapatkan Expected
Arrival List, Expected Departure List, Guest in House List, VIP in House List
pada hari tersebut.
3. Mengkoordinasi dan mengawasi seluruh kerja bawahannya
4. Mengadakan pelatihan dan memberikan petunjuk kerja yang baik dan benar
kepada staff housekeeping
5. Bertanggung jawab atas pembelian barang dan obat pembersih, lena, guest
amenities dan lain lain
6. Membuat jadwal kerja staff housekeeping dept

Assistant Executive Housekeeper

Assistant Executive Housekeeper, sesuai namanya merupakan asistant dari
executive housekeeper yang bertugas dan bertanggung jawab menggantikan
Executive Housekeeper jika sedang berhalangan atau libur. Adapun tugas dan
tanggung jawabnya adalah sebagai berikut:

1. Membantu pekerjaan Executive Housekeeper dalam membuat program kerja,

petunjuk pelaksanaaan tugas sehari-hari
2. Mengontrol dan mengawasi kinerja bawahan
3. Mengontrol status kamar Check in, Check Out, Room change dan OOO
4. Mengontrol pemakaian bahan dan alat pembersih
5. Mengajukan permintaan pembelian bahan dan alat pembersih jika sudah
habis
6. Memimpin dan membuat jadwal kerja Supervisior

Housekeeping Secretary
Housekeeping secretary merupakan section yang bertugas di dalam housekeeping
office. Tugasnya adalah menerima informasi dari telepon dan juga merupakan pusat
administrasi di Housekeeping Department. 

Order Taker
Order taker merupakan staff yang bekerja di housekeeping secretary section,
dimana memiliki tugas dan tanggung jawab sebagai berikut:

1. Menerima telepon dari department lain termasuk dari kamar tamu dan
menindak lanjutinya
2. Menyampaikan perimtaan dari tamu kepada room boy dan petugas lainnya
yang terkait untuk menindak lanjutinya
3. Mnerima dan mencatat guest complain yang disampaikan lewat telepon oleh
tamu
4. Membuat get pass atau surat ijin untuk membawa barang keluar hotel
5. Membuat Lost and Demage Report kepada accounting atau purchasing
department
Floor Supervisior
Floor supervisior adalah team leader yang mengawasi dan mengontrol kinerja dari
room attendant selama melaksanakan tugas. Adapun rincian tugas dan tanggung
jawab floor supervisior adalah:

1. Mengadakan briefing dengan para room attendant sebelum mengawali shift

dan membahas mengenai hal-hal yang menyangkut kamar tamu seperti VIP,
request dan lainnya
2. Membagikan master key dan peralatan ke masing-masing room attendant
3. Melaporkan kehilangan atau kerusakan di dalam kamar tamu agar dapat
diperbaiki oleh engineering
4. Menerima kembali master key setelah shift berakhir dari room attendant
5. Mengecek kembali hasil kerja room attendant dan memastikan semua sudah
sesuai SOP
6. Memperbarui status kamar dari Dirty menjadi Clean

Room Attendant
Room attendant adalah staff yang bertugas dalam menjaga kebersihan, kerapian,
kelengkapan, keindahan dan kenyamanan dari kamar tamu. Adapun tugas dan
tanggung jawabnya adalah sebagai berikut.

1. Memeriksa dan menulis status kamar saat memulai shift pada work plan
2. Menyiapkan trolley beserta kelengkapannya, meliputi linen, guest supplies,
guest amenities, dan cleaing material
3. Melaksanakn pembersihan kamar tamu, mulai dari tempat tidur, kamar mandi
dan balcony
4. Membuat laporan mengenai kamar yang sudah dibersihkan pada work plan
5. Melaporkan kerusakan dan kehilangan kepada supervisior
6. Merapikan dan mengatur trolley ketika sudah selesai digunakan
7. Menggudangkan cleaning equipment dan supplies dalam keadaan bersih

Public Area Supervisior

Public area supervisior merupakan team leader yang mengawasi dan mengontrol
kinerja dari public area attendant selama melaksanakan tugasnya. Adapun tugas
dan tanggung jawab public area supervisior adalah:

1. Mengadakan briefing dengan public area attendant sebelum mengawali shift

2. Mengawasi kerja public area attendant selama mereka bertugas
3. Memberikan tugas pada public area attendant
4. Membuat report mengenai pembelian bahan dan alat pembersih di public
area section
5. Memberikan penilaian bagi para public area attendant
Public Area Attendant
Public area attendant bertugas dalam menjaga kebersihan, kerapian, kelengkapan,
keindahan dan kenyamanan area-area umum/Public Area di hotel. Adapun tugas
dan tanggung jawabnya adalah sebagai berikut:
1. Melakukan pembersihan di area-area umum sesuai dengan tugas yang
diberikan supervisior Melakukan general cleaning pada area-area umum
2. Melaporkan kerusakan dan kehilangan kepada supervisior terkait area kerja

Linen/Uniform Supervisior
Linen/Uniform supervisior merupakan team leader yang bertugas dalam mengawasi
dan mengontrol kerja para staff linen attendant. Adapun tugas dan tanggung
jawabnya adalah sebagai berikut.

1. Mengadakan briefing dengan linen attendant sebelum mengawali shift

2. Mengawasi kerja linen attendant selama mereka bertugas
3. Memberikan pelatihan bagi para linen attendant
4. Membuat report mengenai pembelian bahan dan alat yang digunakan di linen
section
5. Memberikan penilaian bagi para public area attendant
6. Mengawasi pembagian linen kepada room attendant
7. Membuat laporan mengenai linen yang spot/memiliki noda, robek dan tidak
dapat digunakan lagi

Linen Attendant
Linen attendant bertugas dalam penanganan linen-linen yang ada di hotel. Tugas
dan tanggung jawabnya adalah :

1. Menerima linen kotor dari berbagai section dan department yang ada di hotel
2. Mencatat linen kotor yang diterima
3. Melakukan pencucian hingga penghilangan noda dari linen-linen tersebut.
4. Membagikan linen kepada section dan department yang ada di hotel
5. Mencatat linen hotel yang sudah rusak, bernoda dan tidak dapat digunakan

Laundry Supervisior
Laundry supervisior merupakan team leader di laundry section. Laundry disini
kadang bisa menjadi satu dengan linen atau dipisah. Pada hotel-hotel besar,
biasanya mereka menyediakan fasilitas pencucian pakaian bagi tamu. Adapun tugas
dan tanggung jawab dari laundry supervisior adalah sebagai berikut :

1. Mengawasi kerja laundry attendant selama mereka bertugas

2. Memberikan pelatihan mengenai SOP yang berlaku
3. Membuat report mengenai pembelian bahan dan alat pembersih di Laundry
section
Laundry Attendant/Valet
Laundry attendant atau valey merupakan petugas laundry yang memiliki tugas dan tanggung
jawab sebagai berikut :
1. Menerima request pencucian pakaian dari tamu
2. Mengambil dan memberikan tanda bukti pencucian kepada tamu
3. Melakukan pencucian hingga penghilangan noda dari laundry tamu tersebut.
4.Mengirimkan laundry yang sudah bersih ke kamar tamu
5.Memperhatikan dan memberikan pelayanan khusus kepada pakaian-
pakaian tamu tertentu

FOOD BEVERAGE DIVISION

1. Food & Beverage Director

Seorang food & beverage director, memiliki tugas serta tanggung jawab
seperti:

Menetapkan menu apa saja yang akan disajikan, bagaimana cara

menyajikannya, serta mengatur strategi penjualan agar dapat mencapai
target omzet perusahaan.

Melakukan analisis terhadap kompetitor usaha untuk mendapatkan

strategi pemasaran yang tepat.

Menyusun rincian anggaran untuk semua divisi yang berada di bawah

naungannya seperti F&B production kitchen, F&B service, dan
stewarding.

Merumuskan peraturan-peraturan yang membuat nyaman dan menjamin

kesejahteraan karyawan serta tidak merugikan perusahaan.

Menjadi jembatan untuk berkomunikasi antara karyawan yang berada di

level bawahnya dengan pimpinan tertinggi agar dapat menyampaikan
aspirasi para tenaga kerja.

Menciptakan hubungan kerja yang harmonis antar rekan di lapangan

atau dengan pelanggan.

2. Assistant Food & Beverage Manager

Posisi seorang Assistant food & beverage manager berada tepat di
bawah direktur. Tugasnya:

Mengkoordinasikan kegiatan yang dilakukan antara bagian dapur,

layanan, dengan bagian depan yang bertugas menjamu tamu.

Membuat rencana kerja serta menilai bagaimana rencana tersebut

dilaksanakan, untuk kemudian melaporkan hasilnya kepada direktur.

Mengawasi inventaris fisik yang berada di lingkungan dapur, layanan,

maupun depan.
Mengevaluasi kinerja bawahannya.

Membantu menangani permasalahan yang tidak dapat diatasi bagian

bawah untuk dilaporkan kepada atasan.

3. Restaurant & Bar Manager

Manager dalam struktur organisasi FB service, bertugas untuk:

Mengkoordinir semua kegiatan operasional yang ada di bagian food &

beverage service.

Mengawasi dan memastikan event yang ada di lingkungan kerja berjalan

dengan lancar sesuai keinginan tamu.

Meningkatkan keakraban dengan tamu.

Menciptakan hubungan harmonis antar rekan kerja.

Membuat laporan bulanan yang nantinya akan dikirimkan kepada

atasan.

Mengevaluasi performa kerja karyawan yang berada di bawahnya.

Menyelesaikan masalah yang terjadi di bawah kendalinya serta memberi

laporan kepada atasan.

4. Head Waiter (Supervisor)

Head waiter atau bisa juga disebut supervisor, memiliki peranan dan
tugas:

Memonitor penggunaan stok bahan yang ada.

Memeriksa daily report yang dilaporkan oleh bawahan.

Memastikan pelayanan kepada pelanggan sudah sesuai standar.

Menangani apabila ada keluhan dari konsumen.

Mengatur pembagian kerja setiap bawahan dan memastikan jika

semuanya terbagi dengan adil.

Memastikan kebersihan, kesehatan, serta kedisiplinan setiap bagian

yang berada di bawah kendalinya secara langsung.

Berhubungan langsung dengan tamu VIP.

Melakukan evaluasi kinerja para bawahan.

5. Assistant (Head Waiter Captain)
Biasanya seorang head waiter captain, lebih sering berada di lapangan
dan berinteraksi dengan waiter atau tamu langsung. Tugas yang harus
diemban adalah:

Menggantikan supervisor apabila berhalangan hadir dan menyampaikan

apa pun pesan atau perintah dari atasan kepada bawahan.

Membuat laporan harian yang akan dilaporkan kepada atasan.

Memantau penggunaan stok dan segera melengkapinya ketika

kehabisan.

Memantau secara langsung pelaksanaan layanan kepada tamu serta

penjualannya.

Membuat laporan repair & maintenance order.

Mengatasi permasalahan tamu baik berupa komplain atau hal-hal lain

dan menjamin kebutuhan pelanggan tersedia.

Menciptakan hubungan kerja yang harmonis antar rekan yang bertugas.

6. Waiter
Seorang waiter/waitress, merupakan orang-orang yang langsung
berhubungan dengan pelanggan. Tugas yang harus mereka emban
adalah:

Menangani keluhan pelanggan secara langsung.

Memastikan kepuasan dan kenyamanan pelanggan terhadap pelayanan

yang diberikan.

Melayani langsung pelanggan sesuai kebutuhan mereka.

Mengambil pesanan dari bagian order tracker atau captain untuk

diteruskan kepada bagian dapur.

Memastikan serta mempersiapkan kebutuhan peralatan seperti napkin.

Membawa soiled linen dan dirty dishes ke bagian laundry atau
stewarding.

Melakukan table set up dan clear up.

Menjamin kebersihan area kerja.

SALES MARKETING DIVISION

Tugas-Tugas Utama Para Sales Marketing

Selalu Aktif Dalam Mencari Target Customer.

Pangsa pasar harus sudah terencana bersama dengan pemikiran dari
konsep bisnis. Hal inilah yang semakin memudahkan pada saat produk
Anda sudah benar-beanr siap untuk dipasarkan. Kerja dari para sales
bisa saja dimulai sejak beberapa waktu sebelum terjadinya proses
produksi selesai. Promosikan terhadap masyarakat tentang hasil
temuan dari perusahaan. Tumbuhkan rasa ingin tahu mereka dengan
cara terus menginfokan keunggulan yang dimiliki oleh produk tersebut.

Memantau setiap lokasi dimana para calon pembeli berada. Tentukan

berdasarkan wilayah dan sebarkan para sales pada setiap masing-
masing tempat tersebut. Berlakukan sistem rolling saat para sales
belum mampu dalam mencapai target pada area tertentu. Hal ini adalah
sebagai bentuk penyegaran dan pembaharuan strategi baru dari
pemasaran mereka. Sesuaikan cara berpromosi dengan kondisi lokasi
yang saat ini sedang dicoba.

Kenali secara mendalam karakteristik para calon pelanggan di lokasi

tersebut. Hal ini merupakan awal dari penentuan penggunaan strategi.
Sifat konsumtif untuk lebih mudah dalam menerima produk baru
daripada masyarakat yang sudah terbiasa untuk hidup hemat.
Pelanggan yang lebih selektif terhadap pengeluaran secara finansial
rumah tangga memang membutuhkan tenaga ekstra dalam usaha untuk
mengenalkan produk Anda. Yakinkan mereka bahwa produk yang telah
ditawarkan memiliki keunggulan yang lebih baik apabila dibandingkan
dengan yang lainnya.

Merekap Data Hasil Penjualan Sales.

Data dari hasil penjualan harus disusun dengan rapi, mendetail dan
secara terperinci. Hal ini sangat bermanfaat dalam memudahkan pihak
lain saat menganalisinya. Evaluasi yang akan dilakukan atas dasar
rekapan data tersebut. Selanjutnya akan digunakan dalam menilai
ketepatan strategi sales.

Cara berpromosi yang lebih tepat pada saat terjadinya penjualan yang
semakin meningkat dari waktu ke waktu. Dibutuhkan adanya kerjasama
tim yang semakin solid dan lebih loyal agar visi dam misi perusahaan
dapat terwujud. Para sales harus saling membantu dan tidak
diperkenankan untuk saling serang dan memelihara egonya masing-
masing. Prestasi dari para sales tidak tercermin dari berapa banyak
jumlah produk yang berhasil dijual oleh setiap masing-masing individu,
akan tetapi secara global. Inilah bentuk dari cara gotong-royong
diantara sesama anggota agar dapat meringankan beban dari para sales
marketing di dalam sebuah tim.

Menjamin Kepuasan Dari Para Pelanggan.

Kepuasan pelanggan bisa terjadi karena adanya manfaat yang telah
diberikan dari produk yang sesuai dari informasi sales saat sedang
berpromosi. Jelaskan segala hal yang telah menyangkut produk agar
para pelanggan tidak merasa tertipu. Apabila salah satu dari unsur
setiap produk tidak diketahui dan semakin mengakibatkan terjadinya
kerugian, maka akan semakin berdampak pada kekecawaan para
pelanggan. Jangan sampai Anda menganggap remeh permasalahan
seperti ini, rasa kecewa akan melahirkan rasa tidak percaya. Akan
semakin sulit untuk meyakinkan para pelanggan yang sudah pernah
menggunakan produk akan tetapi tidak merasa puas dengan
manfaatnya. Garansi merupakan sebuah trik penting sebagai langkah
antisipasi untuk mencegah terjadinya kerugian yang seringkali
diakibatkan oleh adanya kelalaian dari perusahaan. Jaminkan kualitas
terhadap produk yang unggul dengan dilengkapi garansi untuk menjaga
kepuasan dari para pelanggan.

Mencari Mitra Kerja

Menggaet pihak lain agar dapat meningkatkan penjualan produk adalah
salah satu cara dalam mempercepat proses penjualan. Tentunya harus
dengan persetujuan dari pimpinan dan hasil diskusi yang telah
dilakukan oleh tim sales sebelumnya. Kerjasama ini harus
menguntungkan bagi kedua belah pihak. Mitra sales marketing dapat
berasal dari kalangan lembaga keuangan, jasa pengiriman barang dan
lain sebagainya.Bagi hasil keuntungan juga harus dipikirkan lagi
sebelum akan terjun langsung ke lapangan. Buatlah perjanjian hitam di
atas putih (bermaterai) lengkap dengan penandatanganan berkas.
Waspadalah terhadap rekan kerja baru bukan berarti mencurigai akan
tetapi keamanan dari segi finansial perusahaan juga wajib untuk dijaga.

Menyusun Strategi Pemasaran Lanjutan.

Penyusunan strategi lanjutan sudah menjadi tanggungjawab para sales
marketing apabila cara-cara anjuran perusahaan sama sekali tidak dapat
memenuhi target penjualan. Ketentuan yang telah disepakati bersama
boleh juga untuk dimodifikasi agar bisa sesuai dengan kondisi
lapangan. Namun jangan sampai merubah nilai total, ingat hanya
menghasilkan inovasi baru saja.

Tugas dan Tanggung Jawab Sales Director

Berperan sebagai pengawas/pemimpin
Seperti yang sudah disinggung sebelumnya, sebagai sales director
kamu akan berperan sebagai pengawas dan pemimpin tim
penjualan.Direktur penjualan mengoordinasikan perkiraan penjualan,
pengangguran, perencanaan, dan optimalisasi proses.Sales director
juga bertanggung jawab mengarahkan dan mendukung implementasi
yang konsisten atas strategi dan rencana bisnis dan penjualan.Ia juga
mengarahkan rencana bisnis yang dimiliki tim penjualan kepada
pemangku kepentingan yang berkaitan.Sales director bertugas untuk
memastikan bahwa target penjualan yang telah ditetapkan akan tercapai
tepat waktu dan kemudian mengembangkan target tersebut.Sebagai
sales director, kamu perlu untuk membangun hubungan yang baik
dengan teman kerja juga koneksi yang akan menguntungkan hubungan
bisnis.

Hal ini tentu akan mendukung kinerja tim internal dan meningkatkan
upaya penjualan.Untuk memastikan kinerja yang optimal, sales director
atau direktur penjualan mengoordinasikan pelatihan manajemen
internal di dalam departemen penjualan.Dalam hal ini, direktur
penjualan berperan sebagai pendamping kepada rekan kerja yang
berada di dalam satu tim.Hal ini mencakup membantu pelaksanaan
tugas dan memastikan peningkatan dalam keterampilan profesional
baik secara individu maupun tim.

Membuat strategi
Sales director juga berperan membuat strategi. Ia akan
mengoordinasikan prakiraan penjualan, penganggaran, dan proses
perencanaan yang akan diterapkan oleh tim.Direktur penjualan memiliki
tanggung jawab untuk menjaga kualitas dalam proses dan strategi
penjualan.Ia bertugas untuk mengoordinasikan rencana strategi dengan
kepala staf penjualan dan pemangku kepentingan yang relevan untuk
menyelaraskan dan menjamin keberhasilan strategi yang ada.

Membuat analisis
Sales director memiliki tugas dalam peran analisis untuk memantau
konsumen serta kompetisi ketika melakukan proses penjualan.Ia
memantau keakuratan dan efisiensi laporan penjualan serta hal-hal
penting lainnya dalam divisi penjualan.Direktur penjualan bertanggung
jawab untuk menyusun, memperbaiki, dan menyarankan revisi pada
laporan penjualan yang diberikan, sebelum dipresentasikan kepada
Chief Sales Officer.Presentasi ke Chief Sales Officer bertujuan untuk
perumusan strategi penjualan dan pengambilan keputusan di masa
depan.
 Mencari kesempatan/peluang
Sales director memiliki tanggung jawab dalam mencari kesempatan dan
peluang yang dapat memajukan penjualan.Ia membantu tenaga
penjualan dalam manajemen dan pemahaman tentang kendala,
hambatan, atau adanya hal yang tidak konsisten dalam proses
peningkatan strategi penjualan.Direktur penjualan juga bertugas untuk
terus mengumpulkan informasi dan menjaga agar tim penjualan tetap
mendapatkan informasi terbaru yang memungkinkan bisnis untuk
bersaing secara kompetitif di pasar.

ACCOUNTING DIVISION

1. Finance Manager

 Mengesahkan laporan keuangan ( Neraca, R/L= Rugi-Laba) untuk disetuju oleh

General Manager, selanjutnya GM menyerahkan kepada Direktur
 Menyetujui pemasukan dan pengeluaran uang
 Menyetujui permintaan barang dari Department ( Goods Request ) Dan pengeluaran
barang dari Gudang ( Store Room Request )
  Memimpin seluruh SDM Accounting sesuai struktur organisas
 Bertanggung jawab langsung kepada General Manager

2. Accounting Supervisor
 Menbuat laporan keuangan ( Neraca, R/L ) untuk diashkan oleh Fin. Adm. Manager
 Mengawasi pekerjaan Accountant dan bawahannya
 Bertanggung jawab langsung kepada Fin. Adm. Manager

3.Night Audit
 Miminta pekerjaan semua kasir operation dalam satu hari
  Membuat summary revenue pada malam hari
 Menyerahkan summary berikut lampirannya ( Bills ) beserta uang pada keesokan
hari kepada Accounting Back Office sesudah ditandatangani Chief Cashier
 Bertanggung jawab langsung kepada Fin. Adm. Manager

4. Internal Auditor
 Memeriksa semua data akuntansi ( sesudah transaksi ) dari hulu ke hilir
 Bekerja sama atau membantu tugas Accounting supervisor untuk membuat laporan
keuangan
 Melaporkan temuan penyimpangan keuangan kepada Finance Manager
 Bertanggung jawab langsung kepada Fin. Adm. Manager

5.Cost Controller
 Mengerjakan pekerjaan akuntansi dan lainnya yang berhubungan dengan keuangan
sebelum terjadi transaksi
  Meneliti, memeriksa, menyetujui Goods Request dari Department untuk persetujuan
Fin. Manager
 Memeriksa segala tagihan atau Invoice dari supplier sebelum dibayar
 Memeriksa permintaan maintenance atau pemeliharaan barang maupun pembuatan
barang oleh ME sebelum disetujui Fin. Manager
 Membuat atau mengubah semua tarif product hotel sebelum dipublikasi
 Bertanggung jawab langsung kepada Fin. Manager

6. Purchasing Supervisor

 Memriksa good request yang sudah disetujui  untuk dicarikan barang ke supplier
 Mengetahui semua harga – harga barang keeperluan hotel di pasar guna pembuatan
Purchase Order
 Membuat summary purchase bulana untuk dilaporkan kepada Fin. Manager
 Bertanggung jawab langsung kepada Fin. Manager

7.  Store Room Supervisor

 Menjaga semua barang yang ada di gudang
 Mengatur alur keluar masuk barang di gudang
 Membuat summary bulanan ( Inventory ) barang untuk laporan kepada Fin. Manager
 Bertanggung jawab langsung kepada Fin. Manager

8.  Chief Cashier

 Memimpin semua outlet Cashier, Room, Restaurant, Room Service, Sport &
Recreation, Drugstore
 Bekerja sama dengan Night Audit
  Membuat summary harian dan bulanan untuk Fin. Manager
 Bertanggung jawab langsung kepada Fin. Manager

9. Accountant
 Membantu pekerjaan Accounting Supervisor
 Memimpin pekerjaan bawahan :City Ledger, Account Receivable, Account Payable,
General Cashier, dan Book Keeper
 Menyusun laporan keuangan dengan Acct. Supervisor
 Bertanggung jawab langsung kepada Acct. Supervisor

10. City Ledger

 Memeriksa semua pendapatan credit untuk pembuatan Invoice kepada customer
 Menagih kepada customer ( pemakai jasa Hotel ) yang tidak membayar kontan atau
kredit untuk diserahkan kepada General Cashier
 Membuat daftar piutang untuk Accountant
 Bertanggung jawab langsung kepada Accountant
11. Account Receivable
 Memeriksa semua data uang masuk/Bill/Outlet yang didapat dari Night Audit
 Membuat Summery Revenue
 Memberikan data Bill cash kepada Book Keeper dan Menyerahkan uang kontan
kepada General Cashie
 Menyerahkan Bill credit kepada City Ledgeruntuk ditagih
 Bertanggung jawab langsung kepada Accountant

12. General Cashier

 Menyimpan uang kontan, buku – buku, check dan giro bilyet untuk pembayaran
 Mengerjakan buku – buku harian kas dan bank
 Menyimpan bukti – bukti kas dan Bank yang masuk atau keluar untuk diserahkan
kepada Book keeper
 Menyetor dan mengambil uang di Bank atas perintah atasan
 Bertanggung jawab langsung kepada Accountant

13.  Account Payable

 Mengerjakan PLDB ( Purchase Ledger Day Book = buku harian pembelian )

 Membuat summary bulanan pembelian
 Memproses uang pengeluaran Hotel
 Mengerjakan seluruh masalah teknis akuntansi dari awal hingga akhir
 Bertanggung jawab langsung kepada Accountant

14.  Book Keeper

 Mengerjakan seluruh masalah teknis akuntansi dari awal hingga akhir

 Bertanggung jawab langsung kepada Accountant
HUMAN RESOURCE DEPARTMEN TANGGUNG JAWABNYA

1. Persiapan
Ada dua hal yang perlu diperhatikan dalam hal persiapan, antara faktor internal dan faktor
eksternal lainnya. Faktor internal meliputi jumlah kebutuhan dalam persiapan untuk
karyawan baru, struktur organisasi, departemen terkait, dan sebagainya. Sedangkan faktor
eksternal dalam hal persiapan termasuk hukum ketenagakerjaan, pangsa kondisi tenaga
kerja, dan sebagainya.

2. Rekrutmen Tenaga Kerja

Rekrutmen adalah suatu proses untuk mencari calon atau karyawan yang dapat memenuhi
kebutuhan sumber daya manusia dari organisasi atau perusahaan. Pada tahap HRD ini
perlu menganalisis posisi yang ada untuk membuat deskripsi pekerjaan (job description) dan
juga spesifikasi pekerjaan (job spesifikasi).
3. Seleksi Tenaga Kerja
Definisi Seleksi tenaga kerja adalah suatu proses yang dilakukan untuk menemukan
pekerjaan yang tepat dari sekian banyak kandidat. Langkah yang diambil dalam proses
seleksi tenaga kerja, yang melihat resume / CV, melakukan seleksi awal berdasarkan CV
pelamar, memanggil pelamar untuk tes wawancara, tes calon karyawan dengan tes tertulis,
proses wawancara / wawancara kerja, dan proses selanjutnya .

4. Pengembangan dan Evaluasi Karyawan

Agar tenaga kerja atau karyawan dapat memberikan kontribusi optimal kepada perusahaan
atau organisasi, maka dia harus menguasai tugas pekerjaan dan tanggung jawab. Proses
pengembangan dan evaluasi karyawan dilakukan sebagai pembekalan agar tenaga kerja
dapat lebih terkontrol dan ahli di bidangnya, serta meningkatkan kinerja yang ada.

5. Penyediaan Kompensasi dan Perlindungan Karyawan

Kompensasi adalah imbalan atau upah bagi karyawan secara teratur kontribusi organisasi
atau perusahaan.
Kompensasi harus tepat dan sesuai dengan kondisi pasar tenaga kerja yang ada di
lingkungan eksternal untuk menghindari masalah tenaga kerja atau membahayakan
organisasi atau perusahaan.