UAS MANAJEMEN DIVISI KAMAR

Oleh:

Ni Made Tiya Risma Putri

20201313027

MAP/4

PROGRAM STUDI DIII PERHOTELAN KONSENTRASI

MANAJEMEN AKOMODASI PERHOTELAN UNIVERSITAS
TRIATMA MULYA
2022
1. Apa saja kendala yang biasanya dihadapi pada saat menangani barang bawaan tamu ?
berikan contoh dan jelaskan !

Jawab:
Kendala yang dihadapi pada saat menangani barang bawaan tamu :
a. Adanya kerusakan pada barang bawaan tamu, Biasanya pada saat tiba dihotel, ada
beberapa barang tamu yang mengalami kerusakan yang tidak disadari oleh tamu itu
sendiri dan biasanya menimbulkan complain.
b. Barang tidak tertata rapi, ketika barang yang dibawa oleh tamu tidak tertata rapi
maka seorang bellboy akan membutuhkan waktu yang cukup lama untuk mengatur
barang tersebut ke atas trolley sehingga menjadi tidak efisien waktu.
c. Barang tamu yang melebihi batas maksimum, maksudnya yaitu ketika barang
yang dibawa oleh tamu sangat berat dan melebihi kemampuan dari seorang bellboy.
d. Kesulitan dalam pemberian luggage tag, biasanya jika tamu yang datang dengan
membawa barang yang banyak dan secara bersamaan, bellboy kesulitan dalam
memberikan tag pada barang tamu karena tamu terburu buru menuju ke konter reception
untuk melakukan proses cisedangkan bellboy belum tau nama dari tamu tersebut.
e. Kemungkinan barang tamu yang tertukar,
f. Barang bawaan tamu rombongan dengan lantai kamar yang berbeda beda.

Biasanya kendalanya adalah jika saat sedang full accoupancy maka bellboy akan
kewalahan mengantar barang apalagi jika dengan lantai yang berbeda - beda dan anggota
bellboy yang incharge hanya sedikit.

2. Jika di suatu hotel tamu datang (check in) bersamaan dengan proses tamu yang akan
pindah kamar, barang tamu yang mana yang terlebih dahulu dipindahkan ?

Jawab:

Jika terjadi hal sudah di sebutkan di atas , barang tamu yang akan pindah kamar lah yang
terlebih dahulu karena jika di sebuah hotel terjadinya full occupancy maka kamar tersebut
bisa langsung di ambil dan di bersihkan untuk tamu lainnya yang akan check -in

3. Jelaskan tugas seorang buttler di sebuah villa ?

Jawab:
a. Pre-Arrival (sebelum kedatangan)

- Melakukan pengecekan daftar tamu yang telah melakukan pemesanan

melalui PMS (property management system), kemudian menghubunginya
untuk memastikan informasi detail prihal kedatangan.

- Memastikan kesiapan kamar tamu sesuai pesanan dan juga menyiapkan

segala kebutuhan apabila ada permintaan khusus dari pihak tamu

- Mempersiapkan welcome amenities yang disesuaikan dengan profil tamu.

b. Proses Check In

- Menyapa tamu dengan hangat ketika tiba

- Menyuguhkan welcome drink kepada tamu

- Memastikan proses check-in tamu berjalan dengan lancar dan cepat

- Memastikan semua barang bawaan tamu ditangani dengan baik

c. Selama Tamu Tinggal (In House)

- Memberikan pelayanan semaksimal mungkin dan menghindari melakukan

hal-hal yang tidak disukai oleh tamu.

- Memberikan informasi lengkap kepada tamu prihal fasilitas yang dimiliki

termasuk hiburan terbaru yang telah disediakan di lingkungan hotel maupun
area sekitar villa

- Meminta masukan dari para tamu prihal pelayanan yang diberikan, hal ini
untuk menghindari complain yang tidak di inginkan.

- Mengecek dan melakukan pembersian kamar tamu sesuai permintaan

termasuk mengganti amenities di dalamnya dengan yang baru.

- Melayani semua kegiatan atau acara special yang diminta tamu seperti
perayaan ulang tahun, hari ibu, dll

- Membantu memesankan tiket pesawat, kereta, transportasi jika dibutuhkan.

- Memeriksa kelengkapan minibar beserta masa kadaluarsa-nya.

- Mengupdate guest history.

 - Selalu bersiap siaga untuk melayani para tamu selama dibutuhkan.

d. Proses Check Out

- Butler ikut mempersiapkan bill ketika tamu hendak check-out

- Membantu tamu untuk melakukan reservasi kembali jika sudah ada

rencana dikemudian hari

- Mempersiapkan cinderamata hotel untuk tamu khusus yang menginap

- Membantu memeriksa ulang barang bawaan dan memastikan tidak ada

barang yang tertinggal

- Menyediakan transportasi tamu untuk kembali pulang ke kota tujuan.

4. Formulir apa saja yang digunakan di bagian Front Office departement ?

Jawab:

Formulir yang digunakan di bagian Front Office department :

- Registration Form untuk registrasi tamu check in
- Reservation Form untuk penerimaan detail pemesanan kamar tamu
- Cash Advance Deposit form digunakan untuk penerimaan pembayaran tamu by
cash
- Expected Arrival List adalah formulir yang berisikan daftar nama-nama tamu
yang diharapkan kedatanganny
- Expected Departure List adalah formulir yang berisikan daftar nama-nama tamu
yang diharapkan keberangkatannya.
- Booking Card adalah kartu yang digunakan untuk memboking atau membloking
kamar pada room rack, agar kamar tersebut tidak bisa dijual oleh petugas lainnya.
- Group Information List adalah daftar informasi dari tamu-tamu rombongan atau
kelompok.
- Rebate Form di gunakan untuk mecatat detail rebate pengurangan revenue hotel
- Miscellaneous form digunakan untuk mencatat segala transaksi yang terposting di
sistem untuk menambah revenue hotel
- SR form (store requisition) digunakan untuk melakukan order ke bagian
accounting setelah melakukan inventory per divisi
- Travel Agent Form
 - Company Ledger Form

5. Bagaimana cara seorang reception bersikap jika seorang reception sedang menerima
telepon masuk dan ada tamu yang datang ke meja reception untuk menanyakan informasi
?

Jawab

Caranya yaitu dengan menyelesaikan telepon yang masuk terlebih dahulu, tetapi tetap
meminta tamu yang datang untuk menunggu. Langkah – langkah nya yaitu dengan
mengatakan kepada tamu yang menelepon untuk menunggu sebentar dan meng hold
telepon terlebih dahulu, kemudian katakan kepada tamu yang datang untuk menunggu
sebentar dan duduk karena kita sedang menerima telepon. Setelah itu serlesaikan
pembicaraan dengan tamu yang menelepon dan berikan informasi yang dibutuhkan oleh
tamu tersebut. Se pengalaman saya berkerja di bagian reception biasa nya kita selalu
mendahulukan telepon masuk dan tamu yang berada di depan akan mengerti dengan
keadaan kita, namun tetap saja kita harus memberikan pengertian kepada tamu yang
berada di depan untuk menunggu .

6. Dari mana saja datangnya tagihan tamu yang menginap di hotel, berikan 2 contoh dan
jelaskan !

Jawab:

Yang paling umum adalah :

1. Tagihan pembayaran kamar tamu , biasanya dalam kegiatan tamu menginap ke

hotel tentu saja tagihan utama tamu adalah melakukan pembayaran kamar yang di
tempatinya . tetapi ini jika melakukan direct booking maupun travel agent
booking, jika menggunakan company agent atau company ledger maka akan di
tagih ke perusahaan yang menanggungnya.
2. Tagihan pembayaran selanjutnya yang utama Consume di restaurant &bar yang
sudah ada di hotel. Tentunya selama tinggal di hotel setiap hotel memiliki menu
makanan dengan ciri khasnya masing- masing dan tamu bisa melakukan consume
disana , maka datanglah penagihan biaya consume tamu.
3. Tagihan pembayaran selanjutnya adalah pemberlakuan deposit untuk other
expenses yang d berlakukan sesuai dengan ketentuan hotel .