SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA REGIONAL ANTIOQUIA CENTRO DE SERVICIOS Y GESTION EMPRESARIAL REA DE TELEINFORMATICA

Versin 004

IDENTIFICACIN 1036930923 1128434681 1128416801 Prioridad

NOMBRE DURLEY BIBIANA CONCHA HENAO LIZETH YINAY SANCHEZ BUSTAMANTE RONALD DAVID CASTRO RUIZ Requerimiento Funcional

N ORDEN 149832 149832 149832

Alta A1

Administrar productos (catlogo)

Alta A2

Administrar Pedidos

Alta A3

Administrar Venta

Descripcin Maneja la ficha de cada artculo con nombre, foto, cdigo de registro, color, forma, material. Permitir la actualizacin del catlogo cuando se agote o existan productos nuevos. Dar la opcin de ingresar, modificar, consultar y publicar en catlogo. Permitir registrar los pedidos de clientes, ya sea de manera directa o virtualmente. Si es virtual solo se har efectivo el pedido una vez sean confirmados los datos telefnicamente por personal de la ptica. Adems, se registrar los pedidos de servicio, es decir, las solicitudes de diseo de los DMSM al laboratorio. Este macroproceso har un registro del valor total del producto pedido por cantidad y aportar para los reportes de ventas por producto, por cliente, por periodos de tiempo. El registro de ventas solo se har cuando sea cancelado el abono final establecido por previo acuerdo entre vendedor y cliente. Cuando se realiza un

Alta A4

Administrar Inventario

abono se disminuye la cuenta total, cuando una persona deja de realizar un abono el producto entra en cuarentena, hasta que el cliente se ponga al dia. Se manejar abono inicial y abono final que corresponden a un porcentaje mnimo establecido por la organizacin. Este registro contiene fecha, producto, cantidad, cliente, monto, saldo. El sistema permitir llevar un control del inventario existente, dicho control se actualizar cuando se efecte una venta, una entrada, una salida. Se tienen conceptos como la garanta, la cual se da dentro de un periodo determinado desde la venta, periodo en el cual el producto presenta imperfectos de diseo o frmula incorrecta, registrando novedades de cambio o devolusin; dar de baja a un producto, esto solo se har cuando hay productos defectuosos en los mismos pedidos de compra, cuando los artculos se convierten en obsoletos; entre otros conceptos. Disear los ficheros de los clientes que contengan sus datos personales, el reporte histrico de graduaciones, lentes y monturas compradas, garanta y encargos. El sistema permitir registrar garantas, validando y cambiando el estado de la garanta. Este macroproceso permitir realizar reportes de todos los procesos anteriores dependiendo del reporte

Alta A5

Administrar clientes con el histrico de compras

Medio M1

Gestionar reportes

Medio M2

Registro cuenta

deseado. Se puede realizar la bsqueda para gestionar un reporte por cliente, producto, ventas, inventario, abonos, pedidos y el registro de la Secretara de Salud. El software validar el nombre de usuario y la contrasea con la que se ingresar al sistema.

SEGUNDA PARTE A1. Administrar productos (catlogo) 1.1. 1.1.1. 1.1.2. 1.1.3. 1.1.4. 1.1.5. Si se desea agregar un nuevo producto. Seleccionar nuevo producto. Seleccionar categora del producto [Gafas graduadas monturas- , lentes de contacto, gafas de sol, varios]. El sistema tendr la opcin para crear nuevas categoras si el administrador lo desea. El sistema generar un cdigo consecutivo para cada producto -dentro de esa categora-con el cual se trabajar en el inventario y catlogo. Ingresar toda la informacin del producto (cdigo referencia, nombre/marca, foto, color, forma, material si son gafas de sol tendr adicionalmente las opciones de color lente, filtro solar, polarizada, fotocromtica, multicapa, graduables-, precio de costo por unidad, valor actual y valor anterior, estado los campos de precio, estado, valor actual y valor anterior se cargarn y actualizarn con las novedades del inventario). Guardar cambios. Modificar producto Buscar producto [Se puede buscar por categora, cdigo y/o por marca]. Seleccionar producto. Seleccionar modificar producto. Hacer modificaciones [Datos obligatorios gafas: cdigo referencia, color, forma, material. Datos que no se pueden modificar desde este proceso: estado, precio, valor actual y anterior]. Guardar cambios. Una vez se hagan modificaciones en los productos, ya sea desde el inventario o desde este proceso, existir la opcin Actualizar Catlogo. Publicar producto en catlogo Buscar producto [Se puede buscar por categora, cdigo o por nombre]. Seleccionar producto. Seleccionar la opcin publicar en catlogo. El sistema habilitar las opciones que se tienen para publicar [las opciones predeterminadas sern: foto, nombre, cdigo de referencia -este contiene las iniciales de la categora y el nmero consecutivo del inventario-, caractersticas

1.1.6. 1.2. 1.2.1. 1.2.2. 1.2.3. 1.2.4.

1.2.5. 1.2.6. 1.3. 1.3.1. 1.3.2. 1.3.3. 1.3.4.

1.3.5. 1.3.6.

como color, material y forma, precio, y estado disponible, no disponible, por confirmar, nuevo-. El sistema guardar la fecha de publicacin]. El sistema permitir la vista previa de la publicacin. Seleccionar la opcin Publicar.

A.2 Administrar Pedidos A2.2 Registrar pedidos A 2.2.1 Seleccionar categora de productos. A 2.2.2 Buscar producto (Si lo hace el cliente tendr la opcin de hacerlo por el catlogo publicado, o por bsqueda avanzada. Si lo hace el administrador lo puede hacer desde la aplicacin misma.) A 2.2.2.1 Si la bsqueda avanzada es para gafas gradudas, solo le permite al cliente buscar por cualquiera de las caractersticas de las monturas [Color, material, forma, marca, cdigo referencia]. A 2.2.2.2 Si la bsqueda avanzada es por gafas de sol, el cliente puede buscar por caractersticas de la montura y/o por caractersticas del lente [Color lente, filtro solar -2 y 3-, polarizada s o no-, fotocromtica s o no-, multicapa s o no-, graduables s o no-]. A 2.2.2.3 El sistema cargar los resultados de bsqueda que coinciden. A 2.2.3 Seleccionar producto. 2.2.4 El sistema muestra si hay existencia o no del producto. [Cada producto en el catlogo tendr estados de Disponible, No disponible, Por Comfirmar o Nuevo. Igualmente, si lo hace el administrador desde la aplicacin all tiene el estado del producto]. A 2.2.5 Si se encuentra en existencia elegir Nuevo pedido. [El administrador para ingresar nuevos pedidos de clientes podr hacerlo tambin directamente desde la opcin de la aplicacin Nuevo Pedido y luego realiza el ingreso o bsqueda de cliente y bsqueda del producto]. A 2.2.5.1 Seleccionar si ya ha hecho pedidos en la ptica. A 2.2.5.2 Si no elige esa opcin, ingresar datos personales del cliente (nombre, nmero de identificacin, telfono casa, telfono mvil, telfono alterno, correo electrnico). A 2.2.5.3 Si se elige la opcin buscar cliente [Solo habilitado para el usuario administrador o vendedor y se puede hacer por nmero de identificacin del cliente, correo electrnico u nombre]. A 2.2.5.4 El sistema registra la fecha y hora actual. A 2.2.5.5 Ingresar las especificaciones del lente [Solo est habilitado para el usuario administrador o vendedor y solo si el pedido lo requiere. Si el pedido es virtual estas especificaciones del lente de las gafas graduadas se llena una vez haya confirmacin telefnica del pedido]. A 2.2.5.6 Ingresar observaciones, si se requieren. A 2.2.5.7 Ingresar cantidad de producto. A 2.2.5.8 Validar si la cantidad se encuentra en existencia. A 2.2.5.9 Ingresar precio final por producto [Solo est habilitado para el usuario administrador o vendedor]. Cuando se requiere de gafas graduadas, es decir, montura ms lente, el precio del lente solo se especifica cuando hay confirmacin con el cliente, ya sea telefnicamente si el pedido se hizo virtual o presencialmente. A 2.2.5.10 El sistema calcular el costo final del producto [Cantidad por precio final]. Si el pedido

A A A

A A A A A A A

A A A A A A

A A A A A A

se hace virtual, al cliente slo le aparecer este clculo si pide de un mismo producto varias unidades, teniendo en cuenta que este tipo de pedido solo puede hacerse por un producto. 2.2.5.11 Confirmacin de informacin del pedido. 2.2.5.12 Si no se confirma el pedido el sistema permitir realizar cambio en el pedido o cancelar el pedido. 2.2.5.13 Guardar registro de pedido. [El sistema actualizar en inventario las existencias, sumando la cantidad elegida en el pedido como unidades en estado Encargos y se reduce en el total de existencias, siempre y cuando se haga presencialmente o sea el administrador quien ingrese el pedido, si es virtual, esto slo ocurrir cuando el administrador o vendedor confirmen el pedido]. 2.2.5.14 Si es pedido en lnea el cliente no debe ingresar las especificaciones del lente y el sistema no calcular el total, en caso de pedir varias existencias, sole le mostrar precio de unidad del producto (Mensaje de espere confirmacin de pedido recibido y la llamada de los encargados de la ptica). Y debe enviar pedido. 2.2.6 Si se desea hacer cambios en el pedido [Solo habilitado para el usuario administrador o vendedor], buscar pedido [por nmero de identificacin del cliente, correo u nombre] 2.2.6.1 Seleccionar pedido 2.2.6.2 Hacer modificaciones al pedido. 2.2.6.3 Confirmar informacin 2.2.6.4 Guardar cambios. 2.2.7 El sistema permitir al administrador consultar pedidos. 2.2.7.1 Si la bsqueda es por cliente ingresar cualquier dato completo del cliente [nombre, correo, cdula]. Si es para conocer los pedidos hechos en un determinado tiempo ingresar fecha inicio y fecha terminacin. 2.2.7.2 Seleccionar opcin buscar 2.2.7.3 El sistema cargar la informacin del pedido 2.2.8 El sistema permitir al administrador cancelar pedidos. 2.2.8.1 Buscar pedido [por nmero de identificacin del cliente, correo u nombre]. 2.2.8.2 Seleccionar pedido. 2.2.8.3 Seleccionar la opcin cancelar pedido (mensaje confirmacin de cancelacin y alerta de verificacin de la cancelacin del pedido de servicio en caso de haberlo solicitado). [El sistema actualizar en inventario las existencias, sumando la cantidad de unidades del pedido cancelado a las unidades en estado Disponibles y al total de existencias, con la novedad por concepto de cancelacin pedido]. 2.2.8.4 Guardar cambios. 2.2.9 El sistema permitir recibir los pedidos en lnea. 2.2.9.1 Una vez un cliente enve su pedido en lnea a la ptica, el sistema generar una notificacin de Pedido en Cola para el usuario administrador. 2.2.9.2 Revisar pedido [El administrador debe confirmar datos telefnicamente]. 2.2.9.3 Una vez se haga la confirmacin telefnica se puede elegir la opcin Confirmar nuevo pedido. 2.2.9.4 Guardar registro pedido [Solo seleccionando esta opcin el sistema anexar a las bases de datos la informacin, antes no y este proceso lo hace el personal de la ptica].

A2.3 Registrar pedidos de servicio A 2.3.1 Seleccionar fecha de pedido del servicio.

A A A A A A A

Ingresar informacin del laboratorio (nombre y nmero de telfono). Registrar si el pedido ya fue entregado a la ptica. Si fue entregado a la ptica el sistema registra la fecha de esta entrega. Ingresar el Invima del lente Ingresar Lote del lente Ingresar el nombre del taller de biselador Ingresar datos del director cientfico optmetra- que revisa el pedido. (Nombre completo, nmero de identificacin). A 2.3.4 El sistema enviar al cliente un correo de que el pedido ya est para ser reclamado. A 2.3.5 Guardar pedido. A 2.3.6 El sistema permitir al administrador modificar la informacin. A 2.3.6.1 Hacer modificaciones. A 2.3.6.2 Guardar cambios. A 2.3.7 El sistema permitir al administrador eliminar la informacin. (Cuando se cancela el pedido del cliente).

2.3.2 2.3.3 2.3.3.1 2.3.3.2 2.3.3.3 2.3.3.4 2.3.3.5

A3. Administrar ventas A 3.1 A 3.2 A 3.3 A 3.4 Buscar cliente Seleccionar cliente. El sistema cargar su informacin de pedido y datos personales. Ingresar nombre vendedor El sistema calcular el total a pagar (precio de los productos por sus cantidades elegidas, menos descuento, ms recargo). A 3.5 Seleccionar fecha del abono inicial A 3.6 Ingresar monto total de abono inicial. A 3.7 Validacin de abono (el abono no debe superar el precio total del producto ni ser un valor negativo). A 3.8 Si el abono no es el correcto (Mensaje error). A 3.9 Si el abono es el correcto el sistema calcular el total restante (total a pagar menos abono inicial). A 3.10 Seleccionar fecha del abono final A 3.11 Ingresar monto final [Si el cliente desea pagar el total del producto para no realizar abonos, se registra como abono final.] A 3.12 Validacin de abono. El sistema calcur el total de los abonos (el abono final no debe superar el total a pagar ni debe ser un valor negativo y debe ser igual al saldo restante o igual al total a pagar en caso de no tener abono inicial). A 3.13 Si el abono no es el correcto (Mensaje error). A 3.14 Seleccionar fecha de entrega del producto. A 3.15 Seleccionar fecha lmite para hacer efectiva la garanta. A 3.16 Guardar cambios A 3.17 Si se desea realizar un abono A 3.17.1 Buscar cliente A 3.17.2 Seleccionar cliente A 3.17.3 Seleccionar tipo de abono (inicial-final). A 3.17.4 Validar abono. A 3.17.5 Guardar cambios. 3.18 Si por X o Y motivo el cliente no realiza el segundo abono.

3.18.1 El producto cambia de estado y entra en cuarentena (durante un periodo de 6 meses) y el abono inicial registra con novedad. Si caduca el tiempo y no es reclamado el producto, este abono se registra en ventas con la novedad respectiva. 3.18.2 Si realiz el pago total y no fue a reclamar el producto, ste tambin cambia de estado, entra en cuarentena (durante un periodo de un ao). 3.18.3 Si no es reclamado durante ese tiempo se deja registro de novedad. 3.19 En caso de implementar descuentos condicionados o promociones se registra novedad. 3.20 En caso de existir una devolucin del dinero porque no existe la forma de suplir la necesidad del cliente, ingresar novedad y el sistema har el clculo de resta al total de ventas.

A4. Administrar inventario A A A A A A 4.1 4.1.1 4.1.2 4.1.3 4.1.4 4.1.5 Registrar entradas Buscar producto [Se puede buscar por categora, cdigo o por nombre]. Seleccionar producto Seleccionar fecha de este movimiento. Ingresar cantidad comprada. Ingresar costo por unidad actual. El sistema contar con el costo de unidad anterior, que es el valor del costo de las entradas del pasado movimiento. El sistema generar el monto total de la inversin para cada producto y para el inventario en general [Costo unidad por unidades compradas ms la inversin en memoria de este producto. Si es del total de inventario, es la sumatoria de los totales por producto]. Cuando un producto no es reclamado, sino que vuelve al total de existencias pero el cliente ya haba pagado parcial o totalmente, esto suma o resta a esta inversin con el registro de novedad. Ingresar nombre del proveedor. Ingresar el stock de ese producto, de acuerdo con la rotacin de este. Cuando la cantidad en existencia para la venta concuerde con el stock, el sistema le generar un estado alerta a este producto. Ingresar el porcentaje de ganancia para la estimacin de precio del producto. El sistema generar la estimacin del precio del producto. Ingresar el precio final para la venta del producto Aunque se ingresa un porcentaje de estimacin, es realmente aqu donde el administrador define el precio final para vender y con el cual se registran las ventas. El sistema mostrar porcentaje y valor de la ganancia. Cuando hay una devolucin de un producto por garanta se encuentra en buen estado-, se deja constancia de la novedad y se ingresa a la cantidad de existencia de ese producto. Cuando hay un cambio de producto por otro por concepto de garanta el sistema resta el producto a las unidades de existencia y suma a la otra segn corresponda y se registra la novedad. Cuando es cancelado un pedido, el producto con las existencias seleccionadas por el cliente ingresan de nuevo al total de existencias con la novedad de cancelacin pedido.

A 4.1.6

4.1.7

A 4.1.8 A 4.1.9

A 4.1.10 A 4.1.11 A 4.1.12

A 4.1.13 4.1.14

4.1.15

4.1.16

A 4.1.17 Se registrar en el sistema el concepto de dar de baja cuando los productos estn defectuosos y no tengan arreglo, se conviertan en obsoletos, vinieron en el pedido de compra defectuosos y no hay posibilidad de cambio, se deja registro de novedad (el costo de estos es tomado como gasto o prdida). 4.1.18 Cuando un producto en cuarentena cumple el tiempo estimado para su reclamo se suma en el total de existencias y se registra novedad (como ganancia parcial o total, parcial si se pag un abono, total si el cliente haba pagado todo, esto se registra en la inversin). A 4.1.19 Mostrar cantidad encargada por los clientes. [Se actualiza al registrar pedido]. A 4.1.20 Mostrar cantidad de existencias disponibles para la venta. [Se actualiza con cantidad encargada, ms cambios, ms dados de baja, ms ventas, menos entradas y devoluciones.]

A5. Administrar clientes con el histrico de compras A5.1 A5.2 A5.3 A5.4 Buscar cliente. Validar cliente. Si el cliente no existe (Mensaje Error). Si el cliente existe el sistema carga toda la informacin del cliente (datos personales, histrico de graduaciones, lentes y monturas compradas, garanta y encargos). A5.6 Cuando el cliente requiere de garanta del producto seleccionar Uso de Garanta. A5.7 El sistema validar si la fecha para la garanta est vigente. A5.8 Si est vigente, ingresar motivo de uso de la garanta. A5.9 Si est vigente y se requiere cambio de producto. A5.9.1 Registrar novedad. A5.9.2 Si est vigente y requiere devolucin de dinero. Registrar novedad. A5.10 Guardar cambios.

M1. Gestionar reportes M M M M M M M M M M 1.1 1.1.1 1.1.1.1 1.1.2 1.2 1.2.1 1.2.2 1.3 1.3.1 1.4 1.4.1 Reporte de ventas. Si es por periodos de tiempo. Seleccionar tiempo inicial y tiempo final. Si es por producto. Buscar producto. Seleccionar producto. Seleccionar tiempo inicial y tiempo final. Si es por vendedor Seleccionar vendedor Si es por cliente. El Sistema carga toda la informacin de la ptica (nombre, direccin, ubicacin, nmero de Telfono). Buscar cliente. [El sistema mostrar la informacin bsica del cliente y sus pedidos hechos]. Seleccionar cliente. Seleccionar pedido del cliente a facturar.

M 1.4.2 M 1.4.3 M 1.4.4

M 1.4.5 M 1.4.6

M M M M M M M M M M M

1.4.7 1.4.8 1.4.9 1.4.10 1.4.11 1.4.12 1.4.13 1.4.14 1.4.15 1.5 1.5.1

M 1.5.2 M 1.5.3

M 1.5.4 M 1.6 M 1.6.1 M 1.6.2 M 1.6.3 1.6.4 M 1.7 M 1.7.1 M 1.7.2 1.8 1.8.1

El sistema asignar un nmero de factura (de acuerdo con la numeracin aprobada por DIAN). El sistema carga toda la informacin del pedido del cliente (producto, cantidad y cdigo asignado al producto, valor por cada producto, valor total y fecha lmite para hacer uso de la garanta). Ingresar total en efectivo entregado por el cliente. El sistema realiza la diferencia entre el valor dado por el cliente y valor a cancelar. El sistema carga la fecha y hora en la que se elaborar la factura El sistema cargar el nombre del usuario que registra la venta Generar reporte. El sistema generar reportes de productos ms vendidos y menos vendidos. El sistema generar reportes de periodos de tiempo de mayor y menor venta. El sistema generar reportes de los abonos por pagar. El sistema generar reportes de los abonos pagados. Reporte de inventario El sistema generar reportes del total de inversin en un tiempo determinado que se elija. El sistema generar reportes de los productos con menor existencia. El sistema generar reportes del total de prdidas [sumatoria de costos de los productos defectuosos y dados de baja. Precio final del producto comparado con precio de compra. Promociones de productos que no salen casi de inventario]. El sistema generar reportes de los productos ms antiguos que se encuentran an existencia. Reporte histrico El sistema generar reporte por cada cliente con todo su histrico o por periodo de tiempo. El sistema generar reporte por total clientes registrados por periodo de tiempo. El sistema generar reporte de los productos con mayor devolucin. El sistema generar reporte del total de garantas realizadas por periodo de tiempo. Reporte pedidos El sistema generar reporte de productos por entregar. El sistema generar reporte de productos encargados. Reporte Secretara de Salud El sistema generar el reporte con los datos solicitados por la entidad estatal (Datos cliente que compraron lente graduables, optmetra, taller de biselado, laboratorio, especificaciones lente, fecha de entrega producto, nmero de lote e invima, fecha de pedido producto y campos para los vistos buenos).

M2 Ingresar al Sistema M.2.1 M.2.2 M.2.3 M.2.4 M.2.5 M.2.5.1 M.2.5.2 M.2.5.3 Elegir usuario. Ingresar contrasea. Validar contrasea. Si no est bien escrita la contrasea (mensaje error). Recuperar contrasea. Ingresar correo destino a donde va llegar su nueva contrasea. Validar correo electrnico. Si no coincide el correo con el que fue registrado el usuario (mensaje error).

M.2.5.4 M.2.6 M.2.6.1 M.2.6.2 M.2.6.3 M.2.6.4

Enviar. Modificar contrasea Ingresar contrasea antigua Confirmar contrasea antigua Ingresar contrasea nueva Guardar cambios

REQUERIMIENTOS NO FUNCIONALES
Requerimiento HARDWARE Descripcin Procesador: Intel core i7 920 @ 3.06 Ghz Memoria: RAM 4 GB Disco Duro: SATA 1TB
-Intel Desktop Board DX58SO

SOFTWARE ESCALABILIDAD

Sistema Operativo: plataforma Windows Xp El proceso de escalabilidad se tendr en cuenta sabiendo que el software se realizar no solo para una ptica en especfico sino para cualquiera que quiera implementar este sistema dentro de su empresa. Se debe tener en cuenta, ya que no se tiene conocimiento sobre qu aplicaciones nuevas requiera la ptica para su crecimiento. El sistema permitir agregar nuevas funciones al sistema. Se realizar todos los tipos de mantenimiento que se requieren en un sistema de informacin tales como: mantenimiento correctivo, mantenimiento para fines especficos, mantenimiento para mejoras y por ltimo el ms necesario, el mantenimiento preventivo, esto se hace por la necesidad del cliente o de la organizacin. Se realizar el mantenimiento requerido durante los siguientes 6 meses despus de haber implementado el software. El sistema que se piensa desarrollar con anterioridad aprobado en el SENA, se ve viable ya que la organizacin (ptica) dio el visto bueno y est apoyando la realizacin de ste. El sistema contara con una copia de seguridad automtica para posibles inconvenientes no programados tales como apagones o cadas de internet. Se darn a conocer las precauciones que se requieren para manejar el sistema de informacin, las cuales surgen en las necesidades de la organizacin y la elaboracin del software. Se manejar una seguridad o unas restricciones que el sistema requiere o que la organizacin vea necesaria para el ptimo desempeo de la aplicacin, claros ejemplos seran

MANTENIMIENTO

VIABILIDAD

ULTMO MINUTO

PRECAUCION

SEGURIDAD

DESEMPEO

la restriccin de usuarios. Se manejara los diferentes tipos de seguridad que se necesitan para el optimo desempeo del software tales como: confidencialidad, confiabilidad, integridad, efectividad, etc. El desempeo del software ser el adecuado para su buen funcionamiento, exigindole que d los resultados esperados cuando la organizacin o los desarrolladores lo requieran. El desempeo debe de ser ptimo, independiente de los posibles factores externos o requisitos que puedan alterar el buen desempeo de la aplicacin, un ejemplo es el de el tamao de las imgenes que no me puede afectar el buen funcionamiento del aplicativo.