PENDOKUMENTASIAN FILE KEPEGAWAIAN

Nomor Dokumen Nomor Revisi : Halaman

...../SDI/04/2017 00 1/2

Ditetapkan :
Tanggal terbit Direktur RSI Garam Kalianget
.......... 2017 Kabupaten Sumenep
SPO

dr.Budi Herlambang
Pendokumentasian file pegawai adalah proses
mengumpulkan, menyimpan, mengelola dan validasi
PENGERTIAN data pegawai berupa catatan-catatan formal dalam
bentuk yang bentuk yang tercetak baik bentuk asli
maupun fotocopy.
1. Menyimpan data pegawai secara sistematis
sehingga memudahkan penemuan kembali pada
saat diperlukan
TUJUAN 2. Mendapatkan informasi sumber daya manusia
dengan tepat waktu, akurat dan lengkap
3. Memiliki riwayat pekerjaan pegawai dari proses
penerimaan sampai dengan pegawai pension
Surat Keputusan Direktur
KEBIJAKAN No.016/RSIGK/KEP/A/2016 Tentang Kebijakan
Pelayanan Rumah Sakit Islam Garam Kalianget
PROSEDUR 1. Unit Administrasi Rekrutmen
Menyerahkan dokumen asli yang terkait
dengan pegawai kepada Unit Kepegawaian,
misalnya lamaran pegawai, surat-surat lain
2. Unit Kepegawaian
a) Menerima dokumen asli dari Unit
Administrasi dan Pengadaan.
b) Memasukkan data pegawai dalam HRD
PENDOKUMENTASIAN FILE KEPEGAWAIAN

Nomor Dokumen Nomor Revisi : Halaman

...../SDI/04/2017 00 2/2

system
c) Dokumen asli, seperti lamaran, SIP/STR
disimpan dalam file masing-masing
pegawai dan disimpan di lemari filling
pegawai yang aman, kuat dan tahan api
d) Dokumen lain yang dikeluarkan rumah
sakit untuk pegawai , seperti SK, Surat
mutasi/rotasi, surat berkaitan dengan
penilaian kinerja, dan lain-lain difotocopy
dan disimpan di masing-masing file
pegawai
e) Dokumen asli SK, Surat mutasi/rotasi,
surat berkaitan dengan penilaian kinerja,
dan lain-lain diserahkan kepada pegawai
yang bersangkutan
f) Menerima dokumen dari pegawai, seperti
foto copy KK, KTP, fotocopy kartu
Jamsostek dll
g) Dokumen-dokumen tersebut disimpan
dalam file masing-masing pegawai dan
disimpan di lemari filling pegawai yang
aman, kuat dan tahan api
h) Mencatat dokumen baru yang diserahkan
pegawai dan diterima Unit Kepegawaian
dalam buku penerimaan dokumen.
i) Mencatat dokumen yang diserahkan
kepada Sekretariat,
j) Melakukan pengecekan terhadap file
pegawai, berkaitan dengan masih relevan
 PENDOKUMENTASIAN FILE KEPEGAWAIAN

Nomor Dokumen Nomor Revisi : Halaman

...../SDI/04/2017 00 3/2

atau tidak dokumen tersebut

k) Jika diperlukan dapat dilakukan retensi
dan pemusnahan dokumen dengan
membuat Berita Acara pemusnahan
dokumen
l) Retensi dokumen pegawai dilakukan
setelah setahun pegawai tidak aktif
bekerja pasca pemutusan hubungan
kerja.
3. Pegawai
a) Menerima dokumen dari Unit
Kepegawaian berkaitan dengan segala hal
yang berhubungan dengan pegawai (SK,
Perjanjian, surat rotasi, dll)
b) Mendapatkan penjelasan berkaitan
dengan dokumen tersebut dari
Kepegawaian
c) Memberikan bukti tanda terima dokumen
Unit Kepegawaian, Sekretariat, Pegawai
UNIT TERKAIT